Västsvenska Turistrådet AB. Box Göteborg. e-post: Telefon: Organisationsnummer:

Transkript

1 e-post: Telefon: Organisationsnummer: Inbjudan aktiv teknisk arrangör onlinebokning Västsvenska Turistrådet Ni inbjuds att inkomma med ert anbud för tjänstekoncession gällande aktiv Teknisk Arrangör, nedan benämnd TA, för portalen som ägs av med organisationsnummer nedan kallad VT. Uppdragsgivare Uppdragsgivare för tjänstekoncessionen är VT som är ett helägt aktiebolag inom Västra Götalandsregionen. VT arbetar för att stimulera företagande och ekonomisk tillväxt inom turismnäringen i Västsverige. Den övergripande inriktningen av verksamheten har en stark fokusering på strategisk utveckling och marknadskommunikation. Målsättningen är att bli Skandinaviens mest besökta, uppskattade och mest inkomstbringande region. Affärsidén är Västsvenska Turistrådet stimulerar, utvecklar och marknadsför Västra Götaland för att öka exportmognad, konkurrenskraft och försäljningsvolymer hos näringen och genom detta skapa en attraktiv destination. Detta åstadkoms genom att tillhandahålla den största samlade erfarenheten av, och kunskapen om, regionens förutsättningar och marknadernas behov Omfattning Den enskilt största och viktigaste kanalen för kommunikationen kring destinationen Västsverige är den regionala plattformen där besöksnäringsföretag i Västra Götaland erbjuds möjlighet att exponera och försälja sina produkter och paket. Plattformen ägs av VT, men VT bedriver ingen egen försäljning eller dylikt på plattformen. VTs fokus vad gäller marknadsföring omfattar i nuläget följande marknader; Sverige, Norge, Danmark, Tyskland, Storbritannien, USA, Frankrike, Italien, Ryssland och Kina. På den inhemska marknaden är den kanal, i kombination med sociala medier, som står för kommunikationen. Kampanjer, tävlingar samt närvaron i de sociala kanalerna syftar till att driva trafik till webbplatsen där besökaren hittar mer information och har möjlighet att boka boende och aktiviteter. I slutet av 2012 ingick företag och totalt gjordes besök på sajten under året. Marknadsföringen inkluderar, förutom webb och sociala medier, kanaler som press&media, kampanjer med partners, transportörer och researrangörer. Enkom press och mediavärdet uppgick till 357 miljoner kronor under

2 Plattformen hämtar bokningsbara produkter (via bokningssystemet Citybreak) och information (via informationsdatabasen Basetool) från regionens kommuner/destinationer. De bokningsbara produkterna och innehållet i informationsdatabasen presenteras på och kan också presenteras på respektive kommuns/destinations/leverantörs webbplats. Totalt omfattas 49 kommuner. Egna tekniska arrangörer (TA) är i dag Göteborg&Co, Dalsland Turist AB, Next Skövde, Visit Trollhättan-Vänersborg, Skara och Läckö-Kinnekulle. Mål Målsättningen är att underlätta för kunden att köpa upplevelser i hela Västsverige samt att öka företagens försäljningspotential, varmed vi vill erbjuda en TA möjligheten att driva onlinebokningen på hela portalen För att skapa en stark destination vill VT via TA kunna erbjuda ett produktutbud där följande produkter kan bokas dynamiskt och i realtid på Boende: Stugor, hotell, vandrarhem, gästgiverier, herrgårdar, camping... Se & Göra: Aktiviteter, sevärdheter Evenemang: Musik, teater, nöje... Resa: Flyg, båt, tåg, hyrbil Paket: Leverantörspaket alternativt dynamiska arrangörspaket Övrigt Nuläge Totalt under 2012 genomfördes bokningar i Citybreak inom regionen vilket innebär en ökning med 34 % jämfört med Bokningarna genomfördes dels direkt på företagens egna hemsidor, dels via on-linebokningen på Bokningarna genererade gästnätter (+ 16 %) och ett bokningsvärde på 23, 8 miljoner kronor (+ 22 %) och kunder från 40 olika länder på samtliga kontinenter hittade till Västsverige den här vägen. För den som vill sälja direkt till kund finns möjlighet att nyttja onlinebokning i Citybreak via VTs licens. VT har under lång tid arbetar aktivt med att underlätta för företagen att bli on-linebokningsbara. Idag finns 350 produktleverantörer anslutna till VTs citybreaklicens (förmedling) med aktivitets- och boendeprodukter. En transaktionsavgift på 1,9% utgår till systemägaren Visit Technology. Då respektive företag själv ansvarar för sin försäljning finns begränsade möjligheter att erbjuda besökare paketlösningar samt ta förskottsbetalning direkt från kunden. Genom överenskommelse mellan VT och Visit Technology erbjuds företagen möjlighet att köpa sk microbutiker till reducerat pris. I nuläget har ca 40 företag microbutik. Läs mer om bokningssystemet City Break på: Läs mer om Västsvenska Turistrådet, våra marknadsaktiviteter och Västra Götaland som turistdestination på och 2

3 Inbjudans form och förutsättningar Denna inbjudan avser tilldelning av en tjänstekoncession. En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma typ som ett offentligt tjänstekontrakt med den skillnaden att ersättning för tjänsternas utförande utgörs antingen av endast rätten att utnyttja tjänsten eller av dels en sådan rätt och dels betalning. TA får istället ersättning genom eventuell provision från leverantörer och samarbetspartners. Enligt avtalet med VT finns också en skyldighet att använda [''] procentenheter av total provision till återinvestering i plattformen ( som marknadsförings- och försäljningsverktyg för att utveckla besöksnäringen i Västra Götaland. Vid tilldelning av en tjänstekoncession är procedurreglerna i lag (2007:1091) om offentlig upphandling inte tillämpliga. Däremot ska de grundläggande EU-rättsliga principerna om likabehandling, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande iakttas vilket framför allt innebär att tjänstekoncessionen ska konkurrensutsättas. Den nu aktuella inbjudan att agera som TA innebär att den som tilldelas tjänstekoncessionen åläggs att utföra i underlaget angivna uppgifter. Någon ersättning från VT utgår inte för detta. Avtalet kommer att gälla i tre år med möjlighet till förlängning i maximalt tre år därutöver. Efter det att anbuden inkommit till VT kan ett förhandlingsskede ta vid med den eller de anbudsgivare som VT finner lämpliga. Tjänstekoncessionen kan dock tilldelas utan föregående förhandling. Tidplan Offentliggörande av inbjudan Sista dag för anbud Sista dag att ställa frågor Eventuella förhandlingar Preliminär tidpunkt för tilldelning oktober/november 2013 Frågor Frågor kring tjänstekoncessionen ska ställas skriftligt till lotta.nibell-keating@vastsverige.com senast den 2 september Svar på eventuella frågor kommer skickas per e-post till de som begärt att få del av denna inbjudan. Inlämnande av anbud Anbud ska skickas per post till VT enligt nedanstående adress och vara VT tillhanda senast den 10 september Anbudet ska märkas Aktiv Teknisk Arrangör. Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i 90 dagar räknat från sista anbudsdagen. Krav och utvärdering De krav som ställs på den leverantör som tilldelas tjänstekoncessionen framgår av bilaga 1. Av bilagan framgår också vilka kriterier VT kommer använda för att värdera den mest lämpliga leverantören. Anbudsgivaren ska ha med sådana uppgifter i anbudet som visar att kraven i bilaga 1 är uppfyllda. 3

4 Språk Anbud ska lämnas på svenska. Svenska språket ska tillämpas på i alla frågor och dokument rörande denna tjänstekoncession. Ersättning för anbudsgivning Ersättning för anbudsgivning lämnas inte. Sekretess VT omfattas av offentlighetsprincipen och kan på begäran behöva lämna ut inkomna anbud. För det fall anbudsgivaren anser att uppgift i anbudet ska sekretessbeläggas ska det anges vilken/vilka delar av anbudet som ska omfattas av sekretess samt vilken skada som anbudsgivaren kan lida om uppgiften röjs. VT kommer i förekommande fall pröva önskemål om sekretess och någon garanti om att sekretess kommer att erhållas kan inte lämnas. 4

5 Bilaga 1 Skall-krav på anbudsgivare 1. Kontroll av registrering Anbudsgivaren skall ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. VT kommer att kontrollera om anbudsgivaren är: registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt innehar F-skatte- eller FA-skattesedel fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter VT kommer att inhämta uppgifter motsvarande SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter avseende de anbudsgivare som lämnar in anbud. Eftersom VT enbart har möjlighet att inhämta uppgifter från svenska myndigheter skall utländsk anbudsgivare bifoga motsvarande intyg. som inte får vara daterat tidigare än tre månader före datum för sista dag för inlämnande av anbud. 2. Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivare och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk bas och ha tillgång till resurser som svarar mot tjänstekoncessionens omfattning och innehåll. Anbudsgivare skall styrka sina ekonomiska förutsättningar genom fastställda årsredovisningar inklusive undertecknade revisionsberättelser alt balans- och resultaträkningar avseende de två senaste räkenskapsåren. Anbudsgivare skall på begäran lämna information om vilka bankgarantier eller motsvarande som kan ställas som säkerhet. Anbudsgivare skall på begäran redovisa omsättning av sådana tjänster eller varor som tjänstekoncessionen avser för de två senaste räkenskapsåren. Anbudsgivare skall på begäran redovisa kvartals- och/eller delårsrapport. Förändringar av nyckeltalen under innevarande verksamhetsår bör inte vara sådana att dessa innebär väsentliga förändringar av anbudsgivarens ekonomiska stabilitet jämfört med den som redovisats i senaste årsredovisningen. VT skall ha möjlighet att kontrollera anbudsgivarens uppgifter. 3. Teknisk förmåga och kapacitet - Anbudsgivaren ska äga en Citybreak Financial-licens och därmed vara en fullvärdig teknisk arrangör. Licensen ska kunna tas i bruk senast den 15 november Arrangören skall inneha IATA-certifiering, resegarantier och övriga för tjänstekoncessionen nödvändiga ansvarsförsäkringar (enligt sedvanlig standard i branschen) - Anbudsgivare ska lämna två (2) goda referenser avseende liknande uppdrag som utförts under den senaste 3 års perioden. Referenserna skall vara företagskunder (destinationsföreträdare). 1

6 Bilaga 1 - Arrangören ska beskriva sin affärsmodell för utförande av tjänstekoncessionen. Affärsmodellen måste innehålla i vart fall följande; - Ansvar för administrativ hantering av systemet, såsom exempelvis gällande avtal med leverantörer och samarbetspartners, ekonomi, reklamationer, support och utbildning i CityBreak - En aktiv försäljning av utbud i hela Västra Götaland med en möjlighet att skapa de allianser som är nödvändiga för detta, t.ex. med tidigare nämnda befintliga arrangörer - Hänsyn till befintliga lokala, regionala och nationella affärsstrukturer (med en målsättning om tillväxt genom samverkan) - En aktiv medverkan till försäljningsoptimering, breddad försäljningsyta och merförsäljning (exempelvis genom agenter, återförsäljare, samverkanspartners och att aktivt erbjuda leverantörerna stöd via t.ex. CRM-system och DRIP-marketing) - En aktiv medverkan till produkt- och affärsutveckling, t.ex. genom att initiera paketering och skapa affärsallianser som ökar försäljningsmöjligheten för besöksnäringsföretag i Västsverige. - En supportorganisation som erbjuder leverantörer och kunder fri support via mail eller telefon helgfria vardagar Möjlighet att erbjuda analysfunktioner av bokningsflöden i syfte att ständigt förbättra affärsmöjligheterna för besöksnäringen. Utvärdering VT kommer tilldela tjänstekoncessionen till den anbudsgivare som sammantaget lämnat det mest fördelaktiga anbudet för VT. VT kommer vid utvärderingen att använda sig av nedanstående kriterier och göra en samlad bedömning. a, Anbudsgivaren har beskrivit en affärsmodell som förväntas generera ökad tillväxt till besöksnäringen i Västra Götaland. b, Anbudsgivaren påvisar stor marknadskunskap och kapacitet för att genomföra tjänstekoncession som aktiv teknisk arrangör i Västra Götaland. c, Anbudsgivaren kan erbjuda attraktiva tilläggstjänster (inklusiveprislista) för för nyttjare av plattformen ( utöver uppdraget som TA ska utföra i enlighet med denna inbjudan. 2