KOMPETENSHÄFTE Stresshanteringens ABC

Transkript

1 Insightguide series framgångsrik stresshantering chefens guide till hållbara arbetsklimat KOMPETENSHÄFTE Stresshanteringens ABC Det här häftet sammanfattar grundläggande fakta om stress och de åtgärder du som chef kan vidta för att förebygga och hantera stress i din arbetsgrupp. Häftet innehåller information om bland annat: Lagar och föreskrifter kring arbetsmiljön Stressens biologi: hur olika människor reagerar på stress Åtgärder som förebygger stress Åtgärder för att identifiera och hantera stress, på såväl avdelningsnivå som på individnivå Chefskapet handlar om att strukturera och planera verksamheten så att alla har bra förutsättningar att vara effektiva och prestera väl. Det här är en viktig del i att vara chef, men de senaste åren tycker jag att chefskapet har kommit i skymundan för ledarskapet. Vi sätter alltför stor tilltro till att tekniken ska göra oss effektiva. Mobiltelefoner, e-post och sociala medier har många fantastiska fördelar men för att bli effektiva måste vi bli mycket bättre på att välja hur vi använder vår tid. Det här området är eftersatt och det finns massor att göra som kan få oss alla att prestera bättre och må bättre. Roy Olofsson, ledarutvecklare och partner på ValuesOnLine Leadership Centre

2 Kompetenshäfte: 2 framgångsrik stresshantering Innehåll Chefens ansvar för arbetsmiljöarbetet s.3 Arbetsmiljölagen i korthet s.4 Stressens biologi s.5 Så förebygger du stress s.6 Identifiera stress s.8 Åtgärder för att motverka stress på avdelningen eller i organisationen s.10 Åtgärder för att minska pressen i en specifik arbetssituation s.11 Åtgärder vid stressrelaterad långtidssjukskrivning s.14 2 InsightLab

3 framgångsrik stresshantering Stresshanteringens ABC Chefens ansvar för arbetsmiljöarbetet Arbetsgivaren har ett lagstadgat ansvar för att skapa en god arbetsmiljö, såväl fysisk som psykosocial. Arbetsgivaren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Med detta avses att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs. Ansvaret kan delegeras till olika nivåer Ansvaret för arbetsmiljön kan delegeras till chefer på lägre nivåer i organisationen. Arbetsmiljöansvaret ligger alltså på olika nivåer i linjen och inte i skyddsorganisationen (hos skyddsombud eller skyddskommitté). TIPS! Håll koll på förändringar Se till att du som chef håller ett öga på de förändringar i arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter som gäller din bransch eller ditt yrkesområde. Information hittar du på Arbetsmiljöverkets hemsida: För dig som chef är det mycket viktigt att känna till vilket ansvar för arbetsmiljön som ingår i dina arbetsuppgifter. Ställ krav på ett tydligt uppdrag från din arbetsgivare och en tydlig befattningsbeskrivning. Delegeringen från arbetsgivaren kan exempelvis innebära att du är ansvarig för att arbetet i en viss lokal bedrivs i enlighet med gällande arbetsmiljölagstiftning. Om någon får en sjukdom eller kroppsskada till följd av att arbetsgivaren har åsidosatt vad som ålegat arbetsgivaren enligt arbetsmiljölagen kan den eller de chefer som bär ansvaret för detta straffas för arbetsmiljöbrott. Påföljden är normalt dagsböter, i allvarligare fall i kombination med villkorlig dom. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska chefer ha kunskaper om arbetsmiljöregler och om förhållanden som innebär risk för ohälsa och olycksfall. Chefer ska även veta hur ohälsa och olycksfall kan förebyggas och vad som skapar en bra arbetsmiljö. Lagar och föreskrifter om arbetsmiljön Arbetsmiljölagen. Arbetsmiljölagens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Den syftar även till att uppnå en god arbetsmiljö i övrigt. Dessutom ska arbetsförhållandena anpassas till människors olika förutsättningar i både fysiskt och psykiskt avseende. Arbetsmiljölagen ger de grundläggande kraven i arbetsmiljöarbetet och gäller oavsett företagets storlek. Arbetsmiljöverkets föreskrifter förtydligar och specificerar arbetsmiljölagen. En av de viktigaste föreskrifterna, som konkret beskriver hur arbetsgivarens arbetsmiljöarbete ska gå till, är föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1. Arbetsmiljöverket kan göra inspektionsbesök på arbetsplatser. Dessa inspektionsbesök är normalt föranmälda. InsightLab 3

4 Kompetenshäfte: 2 framgångsrik stresshantering För att bli stressad över något måste man ha ett visst engagemang. De som engagerar sig mest och är mest ambitiösa ligger därför i riskzonen. Man kan säga att de som inte brinner blir inte utbrända. Torbjörn Åkerstedt, professor vid Stressforskningsinstitutet i Stockholm Trygghet är en annan viktig del. Vi är ett stabilt företag som inte säger upp folk så snart det blir lågkonjunktur. Vi återinvesterar delar av vinsten på ett klokt sätt och vi har bra försäkringar för medarbetarna. Att känna sig trygg gör också att stressen minskar. Peter Westford, vd på Navigio Rekrytering & Ledarskap Arbetsmiljölagen i korthet Arbetsmiljölagen säger att arbetsgivarens ansvar bland annat inkluderar följande skyldigheter: Fysisk arbetsmiljö - Vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen. - Upplysa arbetstagare om risker och förhållanden på arbetsplatsen. - Fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten. - Anpassa arbetsförhållandena till arbetstagarens särskilda förutsättningar. - Tillhandahålla utrymmen för vila, förtäring och personlig hygien. Psykosocial arbetsmiljö - Planera, leda och kontrollera verksamheten så att arbete kan utövas på ett säkert sätt. - Arbetstagaren ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation. - Organisera arbetet så att starkt styrt och bundet arbete undviks eller begränsas. - Ta hänsyn till psykiska och sociala aspekter på arbetsplatsen. Lästips: Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 1980:14 Psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön AFS 1993:17 Kränkande särbehandling i arbetslivet AFS 1993:2 Våld och hot i arbetsmiljön Samtliga föreskrifter finns på Arbetsmiljöverkets hemsida, Källa: VINGE Advokatbyrå, HR:Briefing nr 1, 2011, Insightlab Ansvar vid sjukdom och rehabilitering Enligt Arbetsmiljölagen, samt en rad olika förarbeten och föreskrifter, har arbetsgivaren ett vittgående ansvar för att såväl förebygga sjukdom och olycksfall som att hjälpa sjukskrivna medarbetare att återgå till arbete. Lättillgänglig och överskådlig information om arbetsgivarens ansvar vid sjukdom och rehabilitering finns på Försäkringskassans hemsida, Här finns även information om hur arbetsgivare och enskilda chefer ska gå tillväga när en medarbetare blir sjuk. 6 steg vid påtalandet av arbetsmiljöproblem 1. Den medarbetare som hittar en risk eller brist i arbetsmiljön kontaktar sin chef. 2. Medarbetaren kontaktar skyddsombudet om inga åtgärder vidtas. 3. Skyddsombudet kontaktar chefen. 4. Skyddsombudet vänder sig till huvudskyddsombudet om problemet inte rättas till. Finns inget huvudskyddsombud kan man vända sig till Arbetsmiljöverket. 5. Huvudskyddsombudet tar upp frågan i skyddskommittén om problemet kvarstår. Finns ingen skyddskommitté kan man vända sig till Arbetsmiljöverket. 6. Skyddskommittén kan vända sig till Arbetsmiljöverket om ingen åtgärd görs. 4 InsightLab

5 framgångsrik stresshantering Stresshanteringens ABC Stressens biologi Kroppens reaktionsmönster vid stress utvecklades under evolutionen för att rädda oss från olika typer av faror, exempelvis anfallande vilddjur. Resurser omfördelades från för tillfället mindre viktiga funktioner som matspjälkning till sådant som blev centralt för att överleva faran, att fly eller fäkta. Uppmärksamheten ökade, blod omfördelades till hjärna och skelettmuskulatur, hjärtfrekvensen ökade liksom blodtrycket. När faran var över återgick kroppen till sitt tidigare tillstånd av balans. Vårt stressystem fungerar likadant idag, men det som framkallar stress ser för det mesta annorlunda ut. Det är sällan som vi behöver slåss eller fly mot besvärliga kolleger, höga räkningar eller konflikter i familjen. Vi får därmed inte något utlopp för den fysiska ansträngning som kroppen har förberett sig för. Vår förmåga att handskas med dagens krav beror på våra attityder och tidigare erfarenheter. Stressen är därför unik för varje individ. Det som kan orsaka en stressreaktion hos en person behöver inte göra det hos en annan. Fysiologiska effekter av stress Om vi ofta upplever stress kommer risken att öka för olika stressrelaterade hälsoproblem och sjukdomar. Exempel är trötthet, sömnproblem, huvudvärk, mag- och tarmbesvär, hjärt-/kärlsjukdomar, diabetes, inlärningssvårigheter, koncentrationsproblem och depression. I och med att så många olika system och organ påverkas under stress kan symptomen variera stort från individ till individ. Kortare perioder av stress är ingenting farligt alls. Det kan tvärtom ha många positiva effekter. Det är långvarig stress, utan vilopauser, som är problemet. Min forskning är inriktad på sömnen och, även om det kan reta en del andra forskare inom stressområdet, brukar jag hävda att det inte är stressens direkta effekter som är skadliga för oss. Det skadliga ligger i att stress leder till sömnrubbningar och sömnsvårigheter. God sömn är mycket viktigt för vår hälsa. Så länge du sover gott tycker jag inte att du behöver oroa dig för att din stress ska leda till några långvariga sjukdomstillstånd. Torbjörn Åkerstedt, professor vid Stressforskningsinstitutet i Stockholm Mentala effekter av stress När vi är stressade stänger hjärnan av funktioner för att all energi ska riktas mot att avvärja fara som hotar vårt liv. Att vi blir mer fokuserade under kortare perioder av stress är oftast något positivt. Men om stressen blir långvarig får vi svårt att prioritera, vi blir lättirriterade och mindre empatiska. Det är naturligt om man tänker på stress en uråldrig överlevnadsmekanism. Hotas vi av livsfara kan vi inte tillåtas att känna empati med fienden. Tillräcklig tid för återhämtning är avgörande Den viktigaste faktorn för hur pass allvarligt stressen påverkar oss är hur länge vi exponeras för stressande situationer. All stress behöver inte upplevas som negativ. Många får till exempel en kick av ett roligt och stimulerande jobb. Men även positiv stress kan vara skadlig i längden om det blir för mycket stress med för korta perioder för återhämtning. Källor: Stressreaktionernas biologi, Thomas Ljung, leg läk, med dr, Peter Friberg, professor, överläkare, Läkartidningen Nr 12, 2004, Volym 101 PDF: Intervju med Roy Olofsson, ledarutvecklare och partner på ValuesOnLine Leadership Centre En InsightGuide till Livsbalans, Insightlab; Prevent: Frågor om stress, Stress/Fragor-om-stress/ InsightLab 5

6 Kompetenshäfte: 2 framgångsrik stresshantering Ha regelbundna face to face-möten, varannan vecka i normalfallet och varje vecka för nyanställda, där man bland annat följer upp målen, både kort- och långsiktiga, och har möjlighet att mitigera. Regelbundna möten är ett sätt att hålla kontakten. Medarbetarna får också möjlighet att prata av sig och kan ta upp saker som de oroar sig för, till exempel en arbetsuppgift. Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson Så förebygger du stressen Arbetslivsforskningen visar att kontroll och inflytande är avgörande för att förebygga stress. Medarbetare som befinner sig i arbetsroller där de har lågt inflytande och låg kontroll över sitt arbete löper påtagligt större risk för stress och utbrändhet än andra. Höga krav i sig behöver inte leda till sämre hälsa, givet att medarbetaren har kontroll över situationen och får stöd. Höga krav är heller inget som stressar oss på fritiden. Brist på kontroll spiller däremot över på fritiden och är mer skadlig. Fråga dina medarbetare vad som stressar Ju fler stressfaktorer och ju högre tempo, desto viktigare blir det att skapa möjligheter för medarbetarna att påverka sin situation. Det kan gälla kontroll över arbetsordning, att kunna ha rätt att stänga av telefonen under vissa tider för att få arbeta ostört. Det är också viktigt att medarbetarna har kontroll över den fysiska miljön. Fråga dina medarbetare vad de upplever som stressande. Minska osäkerheten kring beslut Ju mer osäker man känner sig på om ett beslut är rätt eller inte, desto mer orolig och stressad blir man. Därför behöver medarbetarna vara väl införstådda med verksamheten, visionen och affärsidén. När ett beslut ska fattas måste man förstå hur det kommer att påverka omgivningen, såsom andra avdelningar, kunderna eller konkurrenterna. Man måste också förstå hur förändringar i omgivningen påverkar den egna organisationen. En allt viktigare uppgift för den som är ledare blir därför att vara en god pedagog som kan förklara de komplexa sambanden i branschen och samhället, säger Thomas Fürth som är forskningsledare på Kairos Future. Ge medarbetarna socialt stöd Ju större socialt stöd vi har, hemma såväl som på jobbet, desto bättre mår vi. Det visar en ny avhandling av forskaren Anna Falkenberg vid Uppsala universitet. Som chef kan du inte göra så mycket åt ett bristande socialt stöd i en medarbetares privatliv. Däremot kan du påverka hur det ser ut på jobbet. Enligt Anna Falkenberg handlar det bland annat om att ha ett professionellt bemötande, att du som chef sätter gränser för vilken samtalston ni har på jobbet och att du finns där för dina medarbetare. Helst ska chefen träffa sina medarbetare minst en gång i veckan, om det så blir vid ett formellt eller informellt möte. Om jag var chef skulle jag också se till att då och då ta mig tid att äta lunch eller dricka kaffe en och en med mina medarbetare. Då kan man prata om både jobb och barn eller annat. Det är bra för att få en känsla för hur arbetsplatsen fungerar, säger Anna. Källor: InsightGuide: Nya Spelregler, Insightlab; Hjärnkoll, sa-gor-du-som-chef-slutversion_tillgänglig.pdf; Stöd från chef och familj ger bättre hälsa, Åsa Hammar, Suntliv.nu, , 6 InsightLab

7 framgångsrik stresshantering Stresshanteringens ABC Prata öppet om stress Att våga prata om stress kan faktiskt minska den upplevda stressen. Att använda så kalllad dold coping, det vill säga att man inte visar vad man känner i stressfyllda situationer, ökar risken för utbrändhet och gör det också svårare att komma tillbaka i arbete. Det visar en avhandling från Umeå universitet av forskaren Sofia Norlund. Om arbetsklimatet inte är tillåtande finns det en risk att vi håller våra känslor och tankar för oss själva, vilket varken gynnar arbetsmiljön eller vår hälsa. När de sjukskrivna ska tillbaka till arbetet kan ett dåligt psykosocialt arbetsklimat både försvåra arbetsrehabiliteringen och förlänga sjukskrivningen. Det är viktigt att alla aktörer tar sitt ansvar och att den sjukskrivne får stöd i att uttrycka sina behov på ett tydligt sätt, säger Sofia Norlund. Källa: Högt i tak viktigt för den psykosociala hälsan, Pressmeddelande från Umeå universitet, , 0a9f html Håll koll på de vanligaste stressfaktorerna Hög arbetsbelastning. Stor arbetsbörda, ansvar, tidspress, långa arbetsdagar. Påfrestande arbetstider. Oregelbundna arbetstider, ändringar med kort varsel, övertid och andra faktorer som gör det svårt att planera arbete och fritid. Hektisk arbetssituation. Begränsade möjligheter till återhämtning, pauser, tillräckligt lång lunch, med mera. För låg arbetsbelastning. Man känner sig inte behövd. Begränsad möjlighet att påverka, i allt från planering till upplägg av arbete, arbetstakt, deadlines, med mera. Brist på kunskap och kompetens för de arbetsuppgifter som ska utföras. Otydlig arbetsorganisation och otydliga arbetsroller. Det råder oklarhet kring egna och andras arbetsuppgifter och ansvarsområden. Ledningsstil. Medarbetarna får inte delta i beslut, kommunikationen är bristfällig, det råder avsaknad av tydlig praxis och familjevänliga rutiner. Bristande socialt stöd. Brist på stöd eller hjälp från kolleger och överordnade. Ingen avlastning i arbetet, ingen vägledning, feedback eller gemenskap med arbetskamraterna. Dåligt arbetsklimat. Mobbning, diskriminering, konflikter, orättvis behandling. Ständiga förändringar, i synnerhet när man inte får vara delaktig i planeringen. Osäker jobbsituation. Otrygga anställningsförhållanden, få möjligheter till utveckling och befordran, plötsliga förändringar. Bristande arbetsmiljö. Otrevlig eller farlig fysisk arbetsmiljö med trånga utrymmen, buller, dålig luft, extrema temperaturer eller bristande ergonomi vid arbetsplatserna. Riskfyllt arbete. Risk för ohälsa, olyckor, hot, våld eller ensamarbete. En kombination av att vi tillsammans har skapat företagets grunder och värderingar och den tid jag lägger på ett coachande ledarskap medför att de anställda inom Acceptus AB känner minskad stress ute på deras uppdrag. De känner en trygghet inom företaget och kan alltid luta sig tillbaka på företagets värderingar. Vetskapen om att de alltid kan vända sig till mig för att få stöd och råd gör att de känner ett lugn när de arbetar hos kund. Anette Cederberg, vd, Acceptus AB Källor: Prevent: Stressfaktorer, National Institute for Occupational Safety and Health, NIOSH, InsightLab 7

8 Kompetenshäfte: 2 framgångsrik stresshantering Eftersom vi är ett mindre företag och inte har kollektivavtal för de anställda anlitar vi en försäkringsmäklare gällande försäkringar och pensionssparande. Att ha en god privatekonomi är viktigt för att inte känna sig stressad. Vi har olika upplägg för de anställda lönemässigt där vissa har garantilön samt provision medan andra jobbar helt provisionsbaserat, enligt eget önskemål. Under månadsmötet informerar vi alla konsulter om hur det går för företaget, vilka uppdrag som har kommit in, vilka som är på ingång och vilka prospects vi har. Det ger trygghet för såväl ledning som konsulter. De vet hur det går och är informerade om vad som händer. Christina Savén, ansvarig HR/ Marknad, MedEffekt AB Identifiera stress Tidig upptäckt begränsar skadorna både för individen och för organisationen Arbetsrelaterad stress är ofta svår att upptäcka, oavsett om stressen kan hänföras till organisatoriska eller individuella problem. Många människor är inte medvetna om att de är drabbade av stress. Det är först när det har gått för långt, då kroppen till slut säger stopp, som de inser det ohållbara i situationen. Att stressen kan leda så långt som till utbrändhet beror på normalisering, eller vanans makt. Problematiken tar vid när vi börjar anpassa oss efter krav som överstiger, eller upplevs överstiga, den egna förmågan att hantera belastningen. Förändringen sker så långsamt och utdraget att vi ofta inte märker vartåt det barkar förrän det har gått för långt. Symptom som nedstämdhet, smärta, energilöshet och koncentrationssvårigheter blir normaltillstånd. På ledningsnivå kan oförmågan att tolka medarbetarnas fysiska och psykiska reaktioner leda till fortsatt höga krav med utbrändhet som följd. Det står såväl individen som företaget dyrt. Det är med andra ord viktigt att reagera i tid. När stressen och dess orsaker väl är identifierade blir det mycket enklare att ta itu med dem. Inom en och samma organisation förekommer nästan alltid stora skillnader i den upplevda stressnivån. Samtidigt som vissa avdelningar, grupper eller individer upplever hög stress kan andra uppleva en situation av understimulans. Man bör därför inte behandla stressproblem på en alltför generell nivå. Källor: En InsightGuide till Stress Management, Insightlab; Öka livet!, Om humor, stress och konsten att njuta av livet i praktiken, Måns Möller och Dan Hasson, Oscarsteatern 23 november 2011, föreläsningsanteckningar sammanställda av Gabriella Morath för Kompetenskort 2011, Insightlab Torbjörn Åkerstedt: förstå stressmekanismen För att kunna hantera stress är det viktigt att förstå hur själva stressmekanismen fungerar så att vi kan se när den slår till, både hos oss själva och hos andra. Det menar professor Torbjörn Åkerstedt vid Stressforskningsinstitutet i Stockholm, som föklarar mekanismen såhär: Stressen börjar med att hjärnan automatiskt varvar upp, så fort det inträffar något som den inte automatiskt känner igen som välvilligt. Det kan vara något okänt eller något som vi har dåliga erfarenheter av sedan tidigare. Torbjörn menar att om vi kan identifiera när stressmekanismen slår till, så får vi lättare att hålla lite distans till stressen och bryta mönstret. Och när vi ser det hända hos andra är det viktigt att ha i minnet att det är ett reflexbeteende. Det gör att vi får lite lättare att hjälpa personen ur situationen och att vi inte tar åt oss personligen av den andras reaktioner. TIPS! Läs gärna hela intervjun med professor Torbjörn Åkersted i Häfte 5: Forskare och experter. 8 InsightLab

9 framgångsrik stresshantering Stresshanteringens ABC Var uppmärksam på följande vanliga stressymptom hos enskilda medarbetare Beteendesymptom Bråttombeteende, personen går fort, pratar fort, äter fort, är otålig, har svårt att tolerera andras misstag eller saker som inte fungerar, visar ilska mot andra. Fysiologiska symptom - Ökad svettning - Hjärtklappning - Myrkrypningar i huden - Muskelspänning - Värk, huvudvärk - Allergi, hudåkommor, övervikt - Diarré eller andra magproblem - Sömnproblem - Högt blodtryck - Ökad infektionskänslighet Mentala symptom - Koncentrations- och uppmärksamhetssvårigheter, försämrat minne - Ältande, tankar och energi fokuseras på speciella frågor - Svårighet att koppla av - Ointresse av vad som händer runt omkring - Inaktivitet i de personliga relationerna - Nedstämdhet Öka samarbetet och öppenheten på arbetsplatsen. Det gör att viljan att hjälpa varandra och att vara delaktig ökar och stressen för att inte hinna med minskar. Förståelsen för toppar i arbetet ökar. För att uppnå denna gemenskap och förståelse för varandra krävs att alla bjuder till och att man då och då gör något trevligt tillsammans. Vi har till exempel lagat mat tillsammans och när vi får en ny order så skålar vi. Då känner alla att det vi gör är bra och vi gör det tillsammans. Yvonne Peters Mårtenson, chef på CYMKO Förvaltning: Fråga medarbetarna hur de mår Ett av de allra bästa sätten att identifiera stress är ha en kontinuerlig dialog med medarbetarna och ställa öppna frågor kring hur de mår och om det är något som oroar eller stressar dem. Var uppmärksam på följande typiska stressymptom i arbetsgruppen Missnöje med arbetet Hinner inte med att göra arbetet klart eller till den kvalitet som önskas Ökad övertid Ökad sjuknärvaro, medarbetare går till jobbet trots sjukdom Aversion mot att överhuvudtaget ta sig till arbetsplatsen, sjukfrånvaro Ökad risk för felhandlingar, tillbud och olyckor, arbetsskador Samarbetssvårigheter och konflikter, sökande och utpekande av syndabockar Ökad personalomsättning, kompetensförluster, produktionsstörningar Källor: Stressymptom, Prevent, Frågor om stress, Prevent, InsightLab 9

10 Kompetenshäfte: 2 framgångsrik stresshantering Vi har bitvis hög arbetsbelastning och då behöver man sätta in aktiviteter där vi kan tala om det tillsammans. När det tynger är det viktigt att uppmärksamma det. Det vi gör på jobbet är inget sprintlopp. Det är snarare ett maratonlopp och då behöver man gå in och stötta som ledare. Peter Westford, vd på Navigio Rekrytering & Ledarskap Arbeta med att tydliggöra vilka arbetsuppgifter som är viktigast. Jag brukar använda rubrikerna: - Det här ska vi göra - Det här gör vi i mån av tid - Det här gör vi inte Lena Hansson, Förste rektor, Birger Sjöberggymnasiet Åtgärder för att motverka stress på avdelningen eller i organisationen Trots förebyggande åtgärder kan medarbetare drabbas av stress. Det finns ett antal åtgärder som du kan vidta beroende på hur pass långt stressproblematiken har utvecklats. Gruppdiskussioner och/eller intervjuer. Detta kan ibland vara allt som behövs för att identifiera och åtgärda stressproblem inom en arbetsgrupp eller på en mindre arbetsplats. Medarbetarnas uppfattningar är vanligen det mest känsliga verktyget för att identifiera stressande arbetsförhållanden och ger ofta den första indikationen på hur pass väl olika åtgärder fungerar. Enkäter och undersökningar. Med hjälp av dessa kan information om stressande arbetsförhållanden inhämtas från större grupper av medarbetare. Mått och data. Objektiva mått såsom frånvaro, sjukdom och personalomsättning kan undersökas för att försöka få ett mått på närvaron och omfattningen av arbetsrelaterad stress. Dessa mått är emellertid endast grova indikatorer på stress. Sammanställ och analysera. Informationen sammanställs och analyseras för att ta reda på vad stressproblemen består av och vilka arbetsvillkor som orsakar stress. Förekommer problemen i hela organisationen eller är de begränsade till vissa avdelningar och roller? Ta fram åtgärder. När källorna till stress har identifierats och ni har en bättre förståelse för problemets omfattning blir nästa steg att ta fram åtgärder. I en arbetsgrupp eller mindre organisation kan de informella diskussioner som användes för att identifiera stressproblemet också användas för att ta fram lösningar och idéer till förebyggande åtgärder. I större organisationer behövs ofta en mer formell process. En vanlig arbetsmetod är att utse ett team som utvecklar rekommendationer och åtgärdsförslag baserat på analysen. Vissa stressproblem kan hänföras direkt till enskilda medarbetare och är därför svåra att åtgärda genom organisatoriska förändringar. Här krävs istället hjälp för den enskilde medarbetaren att hantera sin stress. Det kan röra sig om träning i stresshantering eller stödåtgärder såsom kompetensutveckling, hjälp med arbetsupplägg och stöd från närmaste chef. Utvärdera åtgärderna. Utvärdering är nödvändigt för att bestämma om åtgärderna ger de önskade effekterna. Kortsiktiga utvärderingar kan göras varje kvartal för att ge en tidig indikation om åtgärdernas effektivitet eller behov av förändringar. Många åtgärder ger endast initiala effekter. Därför krävs långsiktiga utvärderingar för att bestämma vilka åtgärder som ger varaktiga effekter. Källa: En InsightGuide till Hälsa & Friskvård, Insightlab 10 InsightLab

11 framgångsrik stresshantering Stresshanteringens ABC Åtgärder för att minska pressen i en specifik arbetssituation I första hand gäller det att komma till bukt med stressproblem innan medarbetare drabbas av ohälsa i den grad att sjukskrivning krävs. I andra hand handlar det om att hjälpa medarbetare tillbaka efter sjukskrivning och eventuellt även rehabilitering. Människor som arbetar under hög anspänning, en arbetssituation som ofta förknippas med stress, har signifikant högre sjukersättning andra grupper. Att ha ett jobb där man möter höga krav och har ett lågt inflytande leder exempelvis till påtagligt högre risk för hjärt- och kärlsjukdomar. I en stor del av fallen skulle stressproblemen kunna förebyggas, i synnerhet genom förbättrad arbetsmiljö och ett mer hälsoorienterat ledarskap. Kontroll är ett brett begrepp, men det handlar i grunden om hur mycket inflytande medarbetaren kan utöva över sitt arbete. Kontroll kan delas in i: Uppgiftskontroll. Hur mycket handlingsutrymme medarbetaren har beträffande arbetsuppgifternas planering och utförande. Organisationskontroll. Deltagande i beslutsfattande och möjlighet att påverka organisationen avseende arbetets utformning, förändringar och så vidare. Färdighetskontroll. Att få användning av sina kunskaper, möjligheter att lära sig nya saker och ha ett kreativt eller problemlösande inslag i arbetet. Ditt eget handlingsutrymme som chef har naturligtvis begränsningar i form av ansvar, befogenheter, budgetramar och så vidare. Försök dock att ge medarbetarna så stor kontroll och inflytande över sitt arbete som möjligt. Ta dig tid att diskutera lösningar tillsammans, enskilt med stressade medarbetare och gemensamma samtal med hela arbetsgruppen. Hur kan ni göra för att minska pressen och öka kontrollen? "Nödutgångar" minskar stressen Stress har mycket att göra med brist på valmöjligheter. När situationen är akut tenderar vi att skapa egna nödutgångar. Till exempel tenderar vi att tänka i högre grad på att byta jobb under perioder när pressen är extra stor på arbetet. På så sätt skapar vi en mental nödutgång en känsla av kontroll och valfrihet i situationen. Ofta är det möjligt att öka valmöjligheterna och kontrollen över arbetet genom att låta medarbetarna vara med och till exempel planera arbetet, göra upp sina egna scheman eller påverka tempot vid olika tidpunkter på dagen. Det är väldigt verksamhetsspecifikt men det är viktigt att som ledare hjälpa till att reda ut hur man kan arbeta. Till exempel var våra skolsköterskor stressade över alla elevsamtal som de skulle ha. Men ett sätt att göra det på är att avsätta några dagar istället för att ständigt ha det hängande över sig. Ett annat exempel är att de som jobbar med administration kan använda bärbar dator. Lena Hansson, Förste rektor, Birger Sjöberggymnasiet Korta pauser viktig stresssänkare Att sömn, näringsrik kost och motion är viktigt för hälsan är väl känt. En mindre känd men viktig vana för att man ska kunna återhämta sig både fysiskt och mentalt är korta pauser under arbetstid, till exempel fika med kollegerna. Påminn dina medarbetare om hur viktigt det är att de tar pauser i synnerhet under krävande perioder. Och fika gärna tillsammans! Källa: Prevent, prevent.se/sv/amnesomrade/ Stress/Fragor-om-stress/ Källor: Manage Your Energy, Not Your Time, Tony Schwartz, Harvard Business Review, oktober Stressforskaren Töres Teorells forksning InsightLab 11

12 Kompetenshäfte: 2 framgångsrik stresshantering Den enskilt största orsaken till stress i vårt samhälle som jag ser det är gränslösheten. Att gränsen mellan arbete och fritid luckras upp innebär en belastning för många människor. Man tar med sig jobbet hem, grubblar över problem på kvällen och får svårt att sova. Men gränslösheten är inte bara negativ. För många är det en ventil. Möjligheten att kunna jobba någon timme hemma på kvällen är det som gör att man känner att man har möjlighet att göra ett bra jobb och man blir nöjd och stolt över det som man levererar. Jag tror inte att vi kan sätta upp några generella regler eller begränsningar för gränslösheten som vi blir behjälpta av. Men jag tror att det är bra om arbetsgivaren och cheferna visar att man är medveten om riskerna och att man öppet diskuterar det med sina medarbetare. Torbjörn Åkerstedt, professor vid Stressforskningsinstitutet i Stockholm Lyssna på stressade medarbetare och hjälp dem att själva hitta möjliga lösningar Om du märker att en av dina medarbetare är stressad kan du hjälpa honom eller henne genom att, som chef ta tag i situationen. Din roll är inte i första hand att komma med snabba lösningar utan att lyssna och på så sätt låta din medarbetare själv utforska möjliga lösningar på situationen. Boka in en stunds samtal på en lugn plats där ni kan sitta ostört. Berätta om dina iakttagelser och uppmuntra personen att beskriva sin situation. Gör det tydligt att du är intresserad av att om möjligt hjälpa. Lyssna och visa din omtanke. Ställ öppna frågor för att hjälpa personen förstå sin situation bättre. Be personen uttrycka vad han eller hon skulle vilja se för förändring, vilken hjälp han eller hon vill ha och vem som skulle kunna erbjuda hjälpen. Överväg lättnader i arbetsbelastningen eller andra former av avlastning som du har möjlighet att erbjuda. Gör samtidigt tydligt vilka förväntningar du har om personens framtida insats. Om problemen ter sig oöverstigliga, uppmuntra personen att söka lämpligt stöd och vägledning. Hjälp till genom att ta kontakt med företagshälsovården, personalavdelningen eller annan form av stöd som finns på företaget. Kom överens om önskvärda åtgärder och följ upp. Källa: The Stress Workbook, Warren & Toll, Nicholas Brealey Publishing Åtgärder vid stressrelaterad sjukdom Enligt Arbetsmiljölagen samt en rad olika föreskrifter har arbetsgivaren ett vittgående ansvar för att såväl förebygga sjukdom och olycksfall som att hjälpa sjukskrivna medarbetare att återgå till arbete. Det gäller naturligtvis också när stress är en bidragande orsak till sjukskrivningen. Att göra vid sjukanmälan Vid sjukdom ska medarbetaren göra en sjukanmälan till arbetsgivaren, antingen muntligt eller skriftligt. Sjukanmälan innebär ett anspråk på sjuklön. Den första sjukdagen är en karensdag och medarbetaren får ingen lön. För den andra till och med den fjortonde dagen betalar arbetsgivaren sjuklön. Den åttonde dagen måste medarbetaren lämna ett läkarintyg eller läkarutlåtande (kopia räcker) för fortsatt rätt till sjuklön. Om medarbetaren fortsätter att vara sjuk efter 14 dagar ska du som arbetsgivare anmäla till Försäkringskassan. Anmälan ska göras senast den 21 sjukdagen. Mer information återfinns på Försäkringskassans hemsida, 12 InsightLab

13 framgångsrik stresshantering Stresshanteringens ABC Fokusera på att lösa situationen När en medarbetare sjukanmäler sig är det lätt hänt att man som chef frågar sig: Är personen verkligen sjuk, eller maskar han eller hon? Det är lätt att dra förhastade slutsatser. En medarbetare har drabbats av ryggskador och har varit sjukskriven i veckor. En annan medarbetare har varit sjuk fem mångdagar på tre månader. Vi har alla olika sätt att rättfärdiga vilka sjukskrivningar som vi ser som befogade eller inte. Kom ihåg att du kan ha fel i båda fallen. Förhastade slutsatser kan baseras på personlighet, personens engagemang för arbetet, rykten, tidigare frånvaro och en mängd andra faktorer. Det är bättre att jobba i en miljö som karaktäriseras av förtroende än misstänksamhet. Utgå ifrån fakta och inte spekulationer. Och framför allt, lös situationen som uppstår på grund av frånvaron. För det första är det viktigt att se till att övriga medarbetare inte drabbas av stress när en kollega är sjukskriven. Några förebyggande åtgärder: Mindfulness är det kraftfullaste verktyget för att minska stress och oro som jag har kommi i kontakt med under mina 35 år som läkare. Och i den tid vi lever i - med ständiga förändringar, oändliga valmöjligheter och ett överflöd av information - är det precis vad vi behöver. Ola Schenström, läkare och en av Sveriges främsta experter på mindfulness Se till att det alltid finns någon på arbetsplatsen som vet hur man sköter de viktigaste delarna av någon annans jobb. Dokumentera ansvarsområden och hur olika system hanteras. Ha en lista på experter och support som du kan ringa vid krislägen. Oavsett om du tror att dina sjukanmälda medarbetare verkligen är sjuka eller inte, finns det ett viktigt meddelande som du kan ge dem när de återvänder: jag märkte att du var borta igår och jag är glad att du är tillbaka. Arbetsplatser där man bryr sig, noterar och följer upp frånvaro brukar ha lägre frånvaro. Medarbetarens ansvar vid sjukskrivning Även medarbetaren har ett ansvar under sjukskrivningen. Medarbetaren ska alltid överväga om han eller hon kan arbeta efter förmåga, till exempel deltid, under sjukskrivningen. Som medarbetare har man alltid ett ansvar att aktivt försöka få tillbaka sin arbetsförmåga. Din medarbetare ska också vara med i planeringen av eventuella rehabiliteringsåtgärder och därefter delta aktivt i rehabiliteringen. Ett bra tips är att engagera facket och företagshälsovården som kan hjälpa till i processen. Mindfulness har visat sig ge god effekt Ola Schenström, läkare och expert på mindfulness, anser att vi behöver lära oss att både undvika den stress som går att undvika och att handskas med den stress som är ofrånkomlig i det samhälle vi lever i. Enligt honom är så kallad mindfulness medveten närvaro det bästa verktyget och effekterna beläggs av forskningen. Allt fler arbetsgivare visar intresse för att erbjuda personalen mindfulnessträning. På de arbetsplatser där vi har introducerat mindfulness har man sett effekter ganska snabbt. Personalen uppger att de sover bättre, är mindre splittrade, mer fokuserade och upplever en högre kvalitet både i interna möten och möten med kunderna, säger Ola. TIPS! Läs hela intervjun med Ola Schenström i Häfte 5: Stressforskarnas råd. Du hittar också verktyg och övningar i verktygsdelen i den här rapporten. InsightLab 13

14 Kompetenshäfte: 2 framgångsrik stresshantering Initiera samtal kring de personliga värderingarna Roy Olofsson, ledarutvecklare och partner på ValuesOnLine Leadership Centre, konstaterar att många inte har sin värdegrund klar för sig. De flesta av oss följer bara strömmen och försöker leva upp till andras värderingar och förväntningar. Vad vi än gör känner vi oss otillräckliga för det finns alltid någon som förväntar sig något mer chefen, kunden, familjen eller vännerna. Vi behöver bli bättre på att fråga oss vad vi själva anser är det viktigaste att lägga tiden och kraften på. Och vi behöver ledare som initierar samtal kring de personliga värderingarna, säger Roy. TIPS! Läs hela intervjun med Roy Olofsson i Häfte 5: Stressforskarnas råd. Du hittar också verktyg och övningar i verktygsdelen i den här rapporten. Åtgärder vid stressrelaterad långtidssjukskrivning Numera är det inte arbetsgivaren, utan Försäkringskassan som är skyldig att göra en rehabiliteringsutredning och ta fram en rehabiliteringsplan vid en längre tids sjukskrivning. Arbetsgivaren har dock andra skyldigheter, inte minst att genomföra den anpassning och rehabilitering som kan ske inom eller i anslutning till verksamheten. Det kan röra sig om anpassning av arbetsuppgifter och arbetsplats, teknisk utrustning, möjlighet till arbetsträning eller anpassning av arbetstider. Arbetsgivaren har därmed det huvudsakliga kostnadsansvaret. Arbetsgivaren har också ansvar för att vidta alla de åtgärder som behövs för att förebygga att anställda utsätts för ohälsa eller olycksfall samt att organisera verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering så att problem upptäcks och åtgärdas så tidigt som möjligt. Skapa goda förutsättningar för rehabilitering Det är bra om du som chef tar en tidig kontakt med den sjukskrivne för att till exempel informera om utvecklingen i organisationen, nya medarbetare eller arbetsuppgifter. Allt för att stärka den sjukskrivnes band med arbetsplatsen. Tidiga och kontinuerliga kontakter mellan långtidssjuka och deras arbetskamrater är viktiga för att den sjukskrivne inte ska mista den sociala kontakten och kunna bibehålla motivationen. Kompetensutveckling, utbildning och utveckling av frånvarande personal är också viktigt för att minska återinskolningskostnaderna och öka sannolikheten för en lyckad rehabilitering. Att tänka på när en medarbetare kommer tillbaka efter stressrelaterad sjukskrivning Hur tar man sig tillbaka efter en längre tids negativ stress? Att sätta sig i en koja i skogen för att undvika alla former av stress är, enligt Dan Hasson, författare och forskare vid Karolinska Institutet och Stressforskningsinstitutet, inte lösningen. Istället bör man träna och gradvis trappa upp tempot. Precis som när man har skadat sina muskler och går på sjukgymnastik. Dan understryker dock vikten av att alltid utgå från hjärnans och kroppens biologiska form och status, och att sedan sakta öka belastningen därefter. Förändringen från sjukskriven till heltidsarbetande måste undantagslöst ske gradvis och på den drabbades villkor. Precis som en brännskadad hand ömmar vid beröring en tid efter skadan, sjunker den utbrändes stresströskel under en viss period. Men att bli utbränd är inte detsamma som att bli stressallergiker. Kroppen och psyket återhämtar sig så småningom, så länge förändringen sker gradvis och i lagom takt, menar Dan. Tips! Läs intervjun med Dan Hasson i Häfte 5: Stressforskarnas råd Källa: Öka livet!, Om humor, stress och konsten att njuta av livet i praktiken, Måns Möller och Dan Hasson, Oscarsteatern 23 november 2011, föreläsningsanteckningar sammanställda av Gabriella Morath för Kompetenskort 2011, Insightlab 14 InsightLab

15

16 Korta fakta om stress och häftets innehåll: Enligt Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter ansvarar arbetsgivaren för att skapa en god arbetsmiljö. Ansvaret handlar både om att förebygga sjukdom och olycksfall och att hjälpa sjukskrivna medarbetare att återgå till arbete. Ansvaret för arbetsmiljön delegeras ofta ut till chefer på olika nivåer i organisationen. Som chef är det därmed viktigt att känna till vilket ansvar för arbetsmiljön som ingår i arbetsuppgifterna. Kroppens reaktionsmönster vid stress utvecklades under evolutionen för att rädda oss från olika typer av faror, exempelvis anfallande vilddjur. I och med att många olika system och organ påverkas under stress kan symptomen variera stort från individ till individ. För att kunna hantera stress behöver vi förstå hur själva stressmekanismen fungerar så att vi kan se när den slår till, både hos oss själva och hos andra. Den viktigaste faktorn för hur pass allvarligt stressen påverkar oss är hur länge vi exponeras för stressande situationer. Även positiv stress kan vara skadlig i längden om perioderna för återhämtning blir för korta. Arbetslivsforskningen visar att kontroll och inflytande över arbetssituationen är avgörande för att förebygga stress. Medarbetare som har lågt inflytande och låg kontroll över sitt arbete löper påtagligt större risk för stress och utbrändhet än andra. Ju fler stressfaktorer och ju högre tempo, desto viktigare blir det att skapa möjligheter för medarbetarna att påverka sin situation. Att våga prata om stress kan enligt studier minska den upplevda stressen. Ju större socialt stöd vi har, hemma såväl som på jobbet, desto bättre mår vi. Som chef handlar det bland annat om att ha ett professionellt bemötande, att finnas till hands och att sätta gränser för vilken samtalston ni har på jobbet. Kungsgatan 71 SE Stockholm SWEDEN Tel +46 (0) Fax +46 (0)