PROJEKT- OCH PROGRESSPLAN FÖR SILBODALSKOLAN ÅRJÄNGS KOMMUN Årjäng Samhällsbyggnadsavdelning

Transkript

1 PROJEKT- OCH PROGRESSPLAN FÖR SILBODALSKOLAN ÅRJÄNGS KOMMUN Årjäng Samhällsbyggnadsavdelning

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Syfte... 3 Mål... 3 Ansvar... 3 Skolprojektet Silbodalskolan... 3 Bakgrund... 3 Från idé till genomförande av framtidens skola... 3 Målet med en flexibel skola... 5 Skeden och deltider... 5 Skede 1 Programfasen... 5 Skede 2 Genomförandefasen... 5 Projektets genomförande... 6 Partnering som entreprenadform... 6 Aktörer - beställarorganisation... 6 Byggherren... 6 Projektledning... 6 Förvaltning... 6 Skolan... 7 Föräldraskolråd och andra referensgrupper... 7 Entreprenörer utförandeorganisation... 7 Genomförande part... 7 Partneringentreprenörer... 7 Budget och strategi... 8 Budgetkostnader per delprojekt... 8 Kostnadseffektiviseringar... 9 Miljöförtjänster... 9 Kostnadsfördelning... 9 Organisationsmodell för beslutande grupper... 9 Styrgrupp... 9 Projektgrupp... 9 Byggmöten... 9 Övriga grupper icke beslutande... 9 Projektering... 9 Sida 1 av 11

3 Produktion Referensgrupper Arbetsgrupper Fackliga organisationer Huvudtidplan Deltider Beställarorganisationens roll- och ansvarsbeskrivning Byggherrens ansvar Projektledaren ansvar Byggledarens ansvar Utförande organisation Projektchefs ansvar Arkitektens ansvar Bilagor Sida 2 av 11

4 Inledning Syfte Syftet med denna projekt- och progressplan är att kort beskriva bakgrunden till skolprojektet, övergripande mål, deltider, projektbudget, organisation, ansvar och beslutsordningen. Mål Målet är att på ett enkelt sätt tydliggöra processen, budget, tider, ansvar och beslutsordningen. Ansvar Projektägaren är ansvarig för att Projekt- och progressplanen skall hållas uppdaterad genom hela projekttiden. Varje uppdatering skall fastställas av styrgruppen. Skolprojektet Silbodalskolan Bakgrund Silbodalskolan har idag slitna, trånga och omoderna lokaler. De är heller inte tillgänglighetsanpassade i tillräcklig utsträckning. Lokalerna är i många delar inte ändamålsenliga. En del funktioner finns inte i tillräcklig omfattning och andra saknas helt. I högstadiet finns inget skolbibliotek, det finns för få grupprum och vistelseytor för eleverna och utrymmena för lärararbetsplatser är inte tillfredsställande. Önskemålet är att få en modern skola, med flexibla och ändamålsenliga lokaler, framtidens skola. Man vill skapa en trygg skola där eleven är i centrum. Det ska vara nära till allt och dagens långa korridorer ska byggas bort. Varje arbetslag ska få en egen hemvist där merparten av lektionerna sker. Ambitionen är att kunna samla alla funktioner under samma tak och att skolan ska bli en skofri skola. Från idé till genomförande av framtidens skola KLARA arkitektbyrå fick i maj 2011 uppdraget att förprojektera lokaler för F-6 och 7-9 vid Silbodalskolan. Tillsammans med en arbetsgrupp har det genom planeringsverkstäder (workshops) tagits fram riktlinjer för hur framtidens skola skulle kunna gestaltas. Arbetsgruppen har bestått av representanter från verksamheten, tekniska förvaltningen, skolförvaltningen och barn- och utbildningsnämnden. Gruppen har arbetat med värdeord, utvärdering av befintliga lokaler, listat funktionsbehov och gjort tidiga layoutskisser. Arbetsgruppen har gjort studieresor till andra ny- eller ombyggda skolor för att hämta inspiration och se hur de har löst liknande behov. Till en början deltog även representanter för låg- och mellanstadiet i arbetsgruppen, för att vi skulle se till hela skolans behov. Senare togs ett inriktningsbeslut att först prioritera högstadiet. Sida 3 av 11

5 En besiktning av skolans lokaler gjordes för att ta reda på deras fysiska status. Statusbedömningen i kombination med högstadiebyggnadens struktur och befintliga byggnader är svåra att funktionsanpassa vidare. Vidare är det svårt att tekniskt anpassa befintligt byggnad till dagens teknik- och driftkrav. Detta gav arbetsgruppen ett inriktningsbeslut att fortsätta att ta fram ett förslag på en nybyggnad för högstadiet. Parallellt med att ett första skissförslag togs fram upprättades också ett lokalprogram. De första skissförslagen har sedan bearbetats för att optimera ytorna och få väl fungerande samband mellan olika funktioner. Två alternativa förslag finns framtagna (se bilagor), ett större alternativ (alt 1) där alla funktioner finns i samma byggnad och ett mindre alternativ (alt 2) där övningsämnena slöjd och hemkunskap ligger kvar i befintlig byggnad. Genom den föreslagna placeringen av den nya högstadiebyggnaden, i fonden av skolvägen, sammanlänkad med aulan och matsalsbyggnaden, skapas en tydlig entré. Tillsammans med de befintliga byggnaderna omgärdar den en hel och sammanhängande skolgårdsyta. Placeringen innebär dock att lilla gymnastiksalen och den befintliga högstadiebyggnaden behöver rivas. Parallellt med gestaltandet av byggnaden och skolgårdsmiljön görs en trafikutredning för att klarlägga trafikrörelserna för gående, cyklister, bilar, bussar och lastbilar till och från skolan. Angöring för bilar och bussar, inlastning och parkering studeras också. En ny detaljplan måste upprättas för att skolan ska kunna byggas i föreslaget läge och för att lösa anslutningsvägar till skolan. Sida 4 av 11

6 Målet med en flexibel skola Skolan ska fungera för de krav som ställs idag, men också för de krav som kan ställas i framtiden. Förstudien har visat att det går att skapa flexibla lokaler, både generella och varierande rumsformer. Målet är att de ska kunna användas för olika ändamål med olika typer av elevgrupper. Med hemvisternas utformning kan skolan också fungera om elevantalet ökar. Skeden och deltider Projektet består av flera faser och skeden. Varje delskede fungerar som en milstolpe där beslut valideras mot uppsatta mål och budget för projektet. Projektet skall valideras så att brukaren och förvaltare får störst möjliga effekt av avsett ändamål. Programfasen Genomförandefasen tidiga skedet förstudie upphandling systemhandling produktionsskedet Kundnytta och Strategibeslut Partnering Systemhandling Måluppfyllelse Projektering & byggnation behovsbeskrivning planeringsverkstad styrdokument Beslut Beslut Beslut Beslut Beslut Skede 1 Programfasen Projektet har startats genom ett behov, skolan och utbildningsnämnden har initierat starten. Till dags dato har behovsanalys, planeringsverkstad, workshops och olika idéer provats och testats till största nytta för kunderna mot en bedömd riktkostnad. Ett resultat finns i form av en programhandling och utkast till två planförslag. Alternativ 1 omfattar alla ingående verksamheter inklusive slöjd- och hemkunskapsalar omfattande en yta (BRA) på ca 4320 kvm. Alternativ 2 är exklusive nämnda salar och omfattar (BRA) på ca 3670 kvm. Parallellt pågår en trafikutredning vilken skall beaktas och bearbetas in i det slutgiltiga förslaget. Skede 2 Genomförandefasen Projektets nästa fas är ett genomförande med flera olika delskeden. Ett tidigt strategibeslut ligger till grund för att genomföra projektet i en s.k. strategisk partenering, (se vidare under Partnering som entreprenadform ). Delskede 1 är att upphandla en partneringentreprenör enligt LOU. Ett förfrågningsunderlag skall tas fram för en totalentreprenad och upphandlingen genomföras. Delskede 2 är att parterna tillsammans med brukarna och referensgrupper utvecklar programhandlingen till en systemhandling. Delskede 3 innebär validering och säkerställa delmål och projektbudgeten. Delskede 4 är färdigprojektering och byggnation. Sida 5 av 11

7 Projektets genomförande Årjängs Samhällsbyggnadsavdelning kommer att genomföra projektet i nära samarbete med marknadsaktörer i form av en partneringentreprenad. Projektet organiseras enligt skedesindelningarna och beslutsgång kommer att ske genom en styrgrupp och projektgrupp, se bilaga A. Projektägare och ansvariga är Samhällsbyggnadsavdelningen. Partnering som entreprenadform Partnering innebär att man har ett visst förhållningssätt till varandra (parterna) i genomförandet. I grunden är entreprenadformen en totalentreprenad enligt ABT 06 (Allmänna bestämmelser för totalentreprenad). Parterna skriver i ett första skedet(fas 1) en avsiktförklaring där kostnaderna regleras enligt självkostnadsprincipen med ett bestämt % påslag. Parterna jobbar fram en budget som skall godkännas av styrgruppen. Efter att budget och utformning är godkänd kan ett avtal tecknas för genomförandet (fas 2). Under hela byggprocessen krävs en aktiv och en kravställande byggherre. Byggherren och ombudet har till sitt förfogande en beställarorganisation med styrgrupp och projektgrupp. Under hela genomförandeskedet skall parterna tillsammans jobba med ekonomiavstämning och prognosarbete så att uppställd kostnadsram hålls. Fördelar som kan nämnas med partnering är bl.a. följande: skapa större engagemang under genomförandet hos alla parter ökad förståelse för funktionskrav och mål för skolan skapa möjlighet för innovation värdera alternativ och samla erfarenheter från tidigare projekt nå bättre kvalité hos byggproduktionen säkra en högre produktivitet resultatet av projektet bättre ska tillfredsställa kundens behov med större säkerhet kunna hålla utlovad verksamhetsstart och utgiftsbudget högre måluppfyllse, nöjdare kunder och större delaktighet från alla parter Aktörer - beställarorganisation Byggherren Byggherren är. Samhällsbyggnadsavdelningen agerar ombud och kommer att upphandla en entreprenör för strategisk partnering och kontraktet kommer att överföras på kommunen. Projektledning Projektet skall ledas och genomföras av en projektledare. En projektledningsgrupp skapas med ombud, projektledaren och byggledaren. Projektledningen svarar för att säkerställa att personella resurser och kompetens finns tillgängliga för projektet. Förvaltning Samhällsbyggnadskontoret skall svara för drift och förvaltning av fastigheten. Sida 6 av 11

8 Skolan Brukare av skolan är elever och lärare på Silbodalskolan. Brukargruppen har varit aktiva i skede 1 genom bla en planeringsverkstad. Gruppen kommer att utgöra referensgruppen även under skede 2. Skolchefen och ordförande i barn- och utbildningsnämnden kommer att vara aktörer i projektorganisationen, se bilaga A. Föräldraskolråd och andra referensgrupper Referensgrupperna kommer att bjudas in under skede 2. Grupperna kommer att fungera som referensgrupper, ta del av information och arbetets fortlöpande framskridande. Entreprenörer utförandeorganisation Genomförande part Ett eller flera avtal kommer att upprättas med totalentreprenören i en s.k. partneringentreprenad (TE). Entreprenören svarar för genomförande och produktion. Entreprenören skall säkerställa att resurser och produktionskapacitet finns tillgängliga enligt upprättade avtal. Projektchefen ansvarar hos TEs åtagande gällande framdrift och ekonomi. Partneringentreprenörer Totalentreprenören (TE) har tillsammans med projektledningen utsett ett antal underentreprenörer sk partneringentreprenörer (PE). Entreprenörerna svarar för olika kompetensområden inom mark, rör, luft, el, styr och regler. Parterna svarar för konstruktion och produktion. TE svarar för all samordning. Sida 7 av 11

9 Budget och strategi Nedan redovisas kostnader för respektive delprojekt. Kommande beslut kan komma att påverka framtida möjligheter till framtida val. Övergripande finns samordningsvinster om respektive delprojekt utförs samordnade. Positiva vinster är effektivare samband, effektivare lokaler, mer ändamålsenliga lokaler, moderna lokaler och lägre driftkostnader. Viktigaste strategibeslutet är om slöjd- och hemkunskapssalarna skall flytta in i den nya byggnaden enligt alternativ 1. Om man väljer utförande enligt alternativ 2 så har man låst framtida utbyggnadsmöjligheter och därmed delar av samordningsvinsterna. Nedan redovisas delprojekt C Skola Nybyggnad enligt alternativ 1. Budgetkostnader per delprojekt Budgetkostnaderna för respektive delprojekt ger en övergripande kostnadsram. Kostnaderna (byggindex) basmånad är september månad Vidare har som alternativ användning för gamla slöjdsalar antagits att fritidsverksamheten flyttar hem och att man lämnar externt inhyrda lokaler. Notera att det finns en pågående trafikutredning. BUDGETKALKYL Delprojekt Silbodalskolan Pos Delprojekt Kronor i kkr Kommentarer C Skola Nybyggnad, 4320 kvm ingår rivning gymnastiksal - ingår rivning gamla högstadiet - ingår upprustning skolgård - konstnärlig utsmyckning SUMMA Ingår byggherrekostnader och oförutsedda kostnader Exklusive moms BUDGETKALKYL Redovisning av övriga möjliga delprojekt Pos Delprojekt Kronor i kkr Kommentarer A Trafikplatser 2827 B Gång och cykelväg g:a banvallen 1565 F Ombyggnad för förskola 5999 Tidigare slöjdsalar i gamla byggnader G Återställande efter förskola 1000 Återställande externt inhyrda lokaler H Ombyggnad kök 3750 Inkl specialkök á 750kkr SUMMA Ingår byggherrekostnader och oförutsedda kostnader Exklusive moms Sida 8 av 11

10 Kostnadseffektiviseringar Inom Samhällsbyggadsavdelning bedömer man att den årliga energiförbrukning kan sjunka från ca 160 kwh/kvm,år till mål på 80kWh/kvm,år, vilket skulle ge en driftkostnadsbesparing på ca 375kkr exkl moms vid ett energipris på 1kr per kwh. Vidare reducerar man lokalytan om slöjd- och hemkunskapsalarna flyttar in enligt alternativ 1 vilket skulle ge ytterligare årlig driftbesparing på ca 55kkr exkl moms. Miljöförtjänster Inom projektet skall ingå att göra bra klimatval. Projektet skall utvärdera möjligheten till att utföra en miljöklassad byggnad silver enligt BBR. Vidare innehåller delprojektet Silbodalskolan solenergiåtgärder för ca 400kr vilket kan reducera behovet av köpt energi. Kostnadsfördelning Kostnader bör fördelas enligt SKL (Sveriges kommun och landstingsförbunds) gränsdragningslista. Kostnader för löst inredning ingår ej i projektbudgeten utan egna medel skall äskas av barn- och utbildningsnämnden. Organisationsmodell för beslutande grupper Organisationen beskrivs i bilaga A Projektorganisation. Förtydliganden beskrivs nedan över respektive grupps ansvar och befogenheter. Styrgrupp Styrgruppen träffas vid behov och skall fatta alla övergripande beslut för projektets framdrift, tex omfattning, budget eller inriktning. Sammankallande är kommunchef. Medlemmar i styrgruppen se bilaga A. Projektgrupp Gruppen skall fatta alla inriktningsbeslut för projektets framdrift och svara på frågor från projektering och produktion. Sammankallande är Peter Månsson. Projektgruppen träffas 1 ggr/ månad eller vid behov. Medlemmarna i projektgruppen se bilaga A. Byggmöten Byggmöten svarar för att beslut fattas för framdriften av projektet. Beslut kan omfatta teknik, tider, ekonomi m.m. Sammankallande är projektledaren. Antal träffar 1ggr/ månad under hela produktionsfasen. Deltagare vid byggmöten se bilaga B. Övriga grupper icke beslutande Projektering Projekteringen leds av projekteringsledare. Partneringentreprenörer (PE) ansvarar fler tekniska lösningar och funktion. I detta arbete ingår att PE utför och prövar alternativ, tekniska lösningar, funktion, drift- och underhållskostnader (LCC). Sida 9 av 11

11 Produktion Produktion och samordning ansvarar TE för. Parteneringentreprenörer ansvarar för egna installationer och tekniska funktioner. Alla ansvarar för den gemensamma samordningen av installationer och att ställda krav uppnås. Referensgrupper Referensgrupper sammankallas efter behov för att delges information och ges möjlighet till att lämna synpunkter. Arbetsgrupper Arbetsgrupper från skolan, driften, förvaltning mfl bildas för olika verksamhets- och teknikfrågor vid behov. Fackliga organisationer Inom används modellen för facklig samverkan. På detta sätt skall information lämnas i enlighet med MBL 11 och 19. Vidare skall involverade verksamheter under pågående projekttid på sina APT (arbetsplatsträffar) ge arbetstagarna information om projektet. Utöver detta skall projektledning säkerställa att övergripande information ges vid ett eller flera tillfällen där alla berörda parter bereds tid att närvara. Huvudtidplan Deltider Se bilaga C Sida 10 av 11

12 Beställarorganisationens roll- och ansvarsbeskrivning Byggherrens ansvar Byggherre representant är ombudet, Peter Månsson som svarar för följande uppgifter Att leda genomförandet av beslut från kommunfullmäktige och styrgrupp Att fatta erforderliga beslut för projektets framdrift Att deltaga vid styrgruppsmöten Att deltaga vid projektgruppsmöten Att utse kontrollansvarig enligt PBL Projektledaren ansvar Projektledare svarar för följande uppgifter Att rapportera till byggherren och styrgruppen Att hålla ekonomisk genomgång med ombudet Att säkerställa att ekonomistyrning utförs fortlöpande med prognosarbete Att deltaga vid projektgruppsmöten Att utveckla och upprätthålla projektets organisation och säkerställa att erforderliga resurser finns i varje skede av genomförandet Att samtliga funktioner bemannas med personer som har rätt kompetens och förmåga att samverka Att hålla, leda och dokumentera byggmöten Att deltaga i erforderlig omfattning vid projekteringen Att granska fakturaunderlag och deltaga i ekonomimöten Att säkerställa att information ges internt och externt till och från projektet Att säkerställa att besiktningsorganisation finns tillgänglig Byggledarens ansvar Byggledare svarar för följande uppgifter Att rapportera till projektledaren Att deltaga vid byggmöten Att deltaga vid projekteringen Att tillvarata beställarens intressen inom ramen för fastställda funktioner och mål Att se till att arbetsgrupper arbetar för uppsatta mål i effektiv mötesform Att se till att konsekvensanalyser utförs av TE i rätt skede av byggprocessen Att deltaga vid arbetsberedningsmöten och UE-möten på produktionsarbetsplatsen Att inom bevaka att projektet genomförs med fokus på kvalitets- och miljöstyrning Att medverka vid fortlöpande besiktning Att medverka vid genomförande av slutbesiktning Sida 11 av 11

13 Utförande organisation Partneringentreprenör (TE) med produktion och samordningsansvar upprättar eget kvalitetsdokument med bla befattningsbeskrivningar. Nyckelpersoner i TE organisation är projektchef, arkitekt, ekonomi/ kalkylator, produktionschef, installationssamordnare, projekteringsledare och partneringledare. Projektchefs ansvar Projektchef svarar för projektets alla kontrakts- och funktionsmål uppnås. Projektchefen svarar för egen och PE organisation och projektets framdrift samt ekonomistyrning. Arkitektens ansvar Arkitekten svarar för följande uppgifter Att säkerställa funktioner, samband och flöden Att säkerställa arkitekttoniska kvalitéer Att deltaga vid projektgruppsmöten Att deltaga vid projekteringen Att bidra till projektets framdrift och måluppfyllse Att bidra till att projektekonomin hålls Bilagor Bilaga A Projektorganisation Bilaga B Produktionsorganisation Bilaga C Tider Bilaga D Silbodalskolan, skissförslag alt 1 dat Sida 12 av 11

14 SKEDE 1 & 2 Bilaga A Vid behov 1 gång/månad PROJEKTORGANISATION Arbets- och referensgrupper: Skolan Brukargrupper Föräldraskolråd el dyl 1ggr/mån SILBODALSKOLAN Beslutande STYRGRUPP Beredning PROJEKTGRUPP BYGGMÖTEN Ingemar Rosén, Kommunchef, sammankallande May Bjerklund, Skolchef Annika Holmstrand, Barn- och utbildningsnämndens ordförande Oppositionspolitiker Peter Månsson Marit Segolsson* Projektledaren* * adjungerad/föredragande Peter Månsson, sammankallande Marit Segolsson, Förvaltare Maria Edfors-Kullander, Rektor Projektledare Projektchef, (TE) Arkitekt, (TE) Byggledare* * adjungerad/föredragande Projektledaren Leif Bernhardsson, Byggledare Partneringentreprenör (TE) Underentreprenörer (PE) SKEDE 2 PROJEKTERING PRODUKTION PROJEKTERINGS- MÖTEN Projekteringsledare Arkitekt TE med projektörer PE med projektörer ARBETSGRUPPER Skola Förvaltare, drift Brukargrupper

15 Bilaga B PRODUKTIONSORGANISATION SILBODALSKOLAN Beställarorg. Projektledare Byggledare BYGGMÖTEN Entreprenörorg. Projektchef Produktionschef PE Inköp/ekonomi Kontrollorg. KA enl. PBL Besiktningsorg. PE-MÖTEN underentreprenörsmöten Produktionschef PE ARBETSBEREDNING Arbetsledare Ledande montörer PRODUKTION Respektive part EGEN KONTROLL Yrkesarbetare FÄRDIGSTÄLLANDE SLUTBESIKTNING ÖVERLÄMNANDE