Styra IT vad är problemet?

Transkript

1 Styra IT vad är problemet?

2 Varför är vi här idag? 2 I tider av förändring och snabb utveckling gäller det att styra IT med fingertoppskänsla. Som CIO lever du i två världar med olika tempon, den blixtsnabba teknikdrivna och den långsiktiga, strategiska. Dessa två världar har olika prioritering och kräver olika styrning. Att navigera mellan ytterligheterna i det nya affärs- och IT-landskapet är en konst. Alexandra Heymowska, chefredaktör, CIO Sweden

3 Syfte och mål med presentation 3 Syfte Beskriva utmaningar med att skapa effektiv styrning av IT-Tjänster Mål Skapa förståelse hur utmaningarna kan hanteras

4 Kort om Olingo och mig 4 Olingo Grundat januari 2008 kontor i Stockholm och Göteborg 20 anställda Specialister inom IT Service Management med stöd av etablerade ramverk och modeller, som t.ex. ITIL, Lean och Pm3 Verksamhetskonsulter Ackrediterad kursleverantör ITIL och andra ITSM-kurser Kunder ICA, Skanska, Försäkringskassan, Lantmännen, Swedish Match... Fredrik Hultén - bakgrund Civilekonom från Göteborg 1995 Ernst&Young 2000 IT Service Management 2004 Olingo 2008

5 Innehåll 5 One size fits all? IT-Styrning nuläget/utmaningar Styrning/förvaltning av IT-tjänster The big picture

6 IT-Styrning One size doesn t fit all 6 Det handlar inte om att välja mellan ITIL eller Pm3 Mognaden påverkar Verksamhetens/beställarnas mognadsgrad ITs mognadsgrad Komplexiteten påverkar Mängden kunder Olikheterna hos kunderna Mängden tjänster

7 Innehåll 7 One size fits all? IT-Styrning nuläget/utmaningar Styrning/förvaltning av IT-tjänster The big picture

8 Utmaningar från er deltagare 8 När IT initiativen blir flera och riktigt stora och verkligen bidrar till de högst prioriterade målen faller IT-rådets roll och koncernledning tar över styrningen, med all rätta IT-rådets roll och normala väl fungerande Governance modell ifrågasätts Fragmenterade beslutsforum och införande av effektiv systemförvaltning med proaktiv inriktning Ansvarsfördelning på olika organisatoriska och geografiska nivåer centralt/regionalt/lokalt för att nå en god IT-styrning, samtidigt som denna möjliggör för "konstnärlig frihet" och eget ansvar

9 Många har idag inte ett IT-råd 9

10 I många fall så rundar AO-chefer IT 10

11 Innehåll 11 One size fits all? IT-Styrning nuläget/utmaningar Styrning/förvaltning av IT-tjänster The big picture

12 Styrning/förvaltning av IT-tjänster - Prioritering av verksamhetens behov? 12 Affärsprocess 1 Affärsprocess 2 Behov Stöd Behov Stöd Problemområde 1 Men hur prioriterar man verksamhetens behov? - Nya tjänster - Förvaltning av befintliga Underliggande IT-Tjänster IT-tjänst Beroende av följande Processer Personal Alla dessa objekt måste styras och förvaltas Leverantörer

13 Framgångsrik IT-Styrning bygger på förståelse för respektive parts mognad 13 Verksamhetens syn på IT IT:s fokus Förvaltningskonsekvens IT är affären Strategiskt fokus Verksamheten förvaltar Google Amazon IT måste förstå verksamheten Kundfokus Gemensamma förvaltningsforum Försäkringskassan IT måste stödja verksamheten Tjänstefokus IT förvaltar med input från verksamheten Kommuner IT måste fungera Driftfokus IT förvaltar på egen hand Olingo

14 Slutsatser? 14 Nödvändigt att förstå Verksamhetens syn på IT/Verksamhetens mognad Identifiera problemområden i nuvarande Styrning/förvaltning One size doesn t fit all Ta det bästa av kända ramverk/modeller (ITIL, PM3 etc...) Utgå från era förutsättningar

15 15 Ytterligare utmaningar och problemområden

16 Styrning/förvaltning av IT-tjänster Projekt vs Process? 16 Affärsprocess 1 Affärsprocess 2 Behov Stöd Behov Stöd IT-tjänst Beroende av följande Problemområde 2 Hur säkerställer man att projekten tar hänsyn till arbetsprocesserna? - Hur får man projekten att ta hänsyn till krav på förvaltningsbarhet? Underliggande IT-Tjänster Processer Personal Leverantörer

17 Projekten måste ta hänsyn till förvaltningskraven 17 Kravlista Projekt Strategy Kravställning Design Transition Avstämning Linje/ Processer Linjen/processernas krav ska vara tydlig input till projekten. Avstämning mot processkraven under projektets gång. Operations

18 Styrning/förvaltning av IT-tjänster Resursallokering? 18 Affärsprocess 1 Affärsprocess 2 Behov Stöd Behov Stöd IT-tjänst Beroende av följande Problemområde 3 Hur ska personalens tid fördelas mellan förvaltning, nyutveckling och support? Underliggande IT-Tjänster Processer Personal Leverantörer

19 Resursallokering måste förtydligas 19 Tydliga roller och uppdragsbeskrivning per anställd Linjeroll, t.ex. systemadministratör Projektroll, t.ex. systemexpert vid utveckling av ny tjänst Processroll, t.ex. delta i 2nd line support eller förvaltningsforum Tydlig överenskommelse på hur mycket tid som ska läggas per roll 60% linje, 20% projekt, 20% process Hantera variationer över tid Tydligt mandat vid konflikt Äger processägaren eller projektägaren en del av personalens tid?

20 Två kända ramverk/modeller ITIL och Pm3 20 ITIL Styrka Scope som täcker hela ITleveransen Svaghet Saknar beskrivning för hur kopplingen IT-verksamhet ska fungera Pm3 Styrka Beskriver tydliga roller och forum för förvaltning, både på verksamhet- och IT-sidan Svaghet Otydlighet kring budgetering och planering av den infrastruktur som stödjer flera IT-tjänster

21 ITIL och Pm3 Scope 21 Affärsprocess 1 Affärsprocess 2 Behov Stöd Behov Stöd Scope Pm3 Scope ITIL IT-tjänst Beroende av följande Underliggande IT-Tjänster Processer Personal Leverantörer