Effektivisering av lokalanvändning inom kyrkan. Christine Löfvenberg

Transkript

1 Effektivisering av lokalanvändning inom kyrkan Christine Löfvenberg

2

3

4 Drivkrafter för effektivisering Processrelaterade incitament Organisationen förstår och har förtroende för arbetsprocessen! Målrelaterade incitament Organisationen förstår varför effektiviseringarna behövs och vad resultatet kan bli! Lokal- effektivisering - Effektivisering Personrelaterade incitament Organisationen har möjlighet att påverka!

5 Varför arbetar företag med lokaleffektivisering? Bättre ekonomi! Bättre verksamhet! Bättre miljö! Målet är att ha lokalresurser som är till största möjliga nytta för verksamheten till lägsta möjliga resursförbrukning över tiden

6 Lokalanvändningen påverkar andra verksamhetskostnader.

7 Arbetsmodell för FM-/lokalresursplanering Mål och strategier Verksamhetsplaner Verksamhetsförändringar Organisationsförändringar Budget 1.FM-/lokalrevision 2. Samplanering 3. FM-/lokalprojekt In-/outsourcing Investerings- och underhållsplaner Interna och externa avtal FM-/ FM-/ FM-/ lokalresurs- FM-/ lokalresurslokalresurs- plan plan plan plan Omförhandling av internhyror och SLA Anskaffning avveckling

8 Lokalrevision 1. Lokalrevision /revidering av lokalresursplan Lokalresurs- 2. Samplanering plan 3. Lokalprojekt Hur utvecklas verksamheten? Kommer verksamhetens behov av lokaler och att förändras? Har verksamheten rätt lokaler och service? Passar de för verksamhetens behov? Används de effektivt? Ligger kostnaderna på rätt nivå? Vad kan förbättras?

9 Lokalrevision Svenska kyrkan i Borås 2006

10 Uppdrag Lokalrevisionens syfte: Få ett samlat grepp om det framtida behovet av församlingslokaler Identifiera eventuella över- eller underskott på lokaler Redovisa möjligheter att förbättra och effektivisera lokalanvändningen Lokalrevisionens omfattning: Lokaler för församlingsverksamhet Förskolor och fritids Kyrkoförvaltningens lokaler

11 Genomförande 1. Datainsamling Intervjuer med kyrkoherdar, distriktschefer och kyrkoförvaltning Övrig datainsamling 2. Analyser Lokalanvändning Lokalernas ändamålsenlighet Lokalkostnader Verksamhetens utveckling och framtida lokalbehov 3. Förslag/rapportering Exempel på åtgärder för att minska lokalkostnaderna Rapport Dammsvedjans ungdomsgård Källa:

12 Totalt lokalbestånd kvm Lokalrevisionen omfattade kvm Kyrkogårdsförvaltningens byggnader kvm Kyrkor kvm Övr lokaler församlingsverksamhet 2446 kvm Församlingshem kvm

13 Lokalkostnad 2004: 17,6 mkr (undersökta lokaler) Tkr 10000,0 9752,4 9000,0 8000,0 7000,0 5996,3 6000,0 5000,0 4000,0 3000,0 1849,1 2000,0 1000,0 0,0 Församlingshem Kyrkor Övriga lokaler för församl verks

14 Församling/verksamhet Area m2 (BRA) Lokalkostnad, totalt, 2004 Lokalkostnad, totalt kr/m2 Kyrkoförvaltningen Summa kyrkoförvaltningen Caroli församling Caroli kyrka Caroli församlingshem % av St Kyrkog Sjöbo kyrka Sjöbo församlingshem (exkl förskola) Byttorps kyrka och FH Magasinsgatan Summa, Caroli församling Gustav Adolfs församling Gustav Adolfs kyrka Gustav Adolfs församlingshem Hässleholmens kyrka/församlingshem (exkl förskola) Hässleholmens kyrksal: Hyrs ut till ortodoxa fören.?? Dammsvedjans kyrka inkl församlhem (exkl fritids) Trandareds kyrkcentrum Elinshöjd Norrmalms kyrka/församlingshem Lägenhet volontär Hulta Sjögatan Hulta Torg Summa, Gustav Adolfs församling Brämhults församling Brämhults kyrka Brämhults församlingshem Summa, Brämhults församling Bovik lägergård Summa, Bovik Fritidshem/förskolor Brämhults kyrkskola/daghem Sjöbo förskola Hässleholmens förskola Dammsvedjans fritids Summa, fritidshem/förskolor Övrigt Sjöbo daghem % av St. Kyrkogatan Summa, övrigt Summa, totalt

15 Nyckeltal för bedömning av lokalanvändningen Lokalanvändning Kvm BRA/nyttjare Lokalbehov Riktvärde kvm BRA/nyttjare * antal nyttjare Lokalbehov lokalbestånd = Över- eller underskott Nyttjandegrad Nyttjad tid/tillgänglig tid Fyllnadsgrad Nyttjad kapacitet/tillgänglig kapacitet Kapacitet Antal platser Kvm per plats Areafördelning Danskurs i Hässleholmens kyrka Källa:

16 Total bruksarea per medlem, kvm BRA Källa: Kyrkfakta 2010

17 Beräkning av nyttjandegrad

18 Tider då lokalerna används Dammsvedjans kyrka och församlingshem Veckoöversikt: Nyttjande under 4 veckor. Kl Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a minior Aktivitet varje vecka inkl. ställtid Aktivitet varannan vecka inkl. ställtdi FH övr = Församlingshem utom ungdomsgård. UG = Ungdomsgård K:a = Kyrka

19 Nyttjandegrad 100% 90% 80% 70% 60% 50% Gustav Adolfs församling Genomsnittlig nyttjandegrad Gustav Adolfs församling Genomsnittlig nyttjandegrad (Tillgänglig tid: varje dag) Nyttjandegrad = nyttjad tid/tillgänglig tid Period = 4 veckor 40% 30% 20% 10% 20% 18% 5% 21% 16% 9% 16% 10% 26% 0% Norrmalms k-sal Norrmalms FH Dammsvedjans ka Ej kompletta underlag för kyrksalar Dammsvedjans FH Trandareds k-sal Trandareds FH GA ka GA FH Hässleholmens k-sal Hässleholmens FH

20 Festsalen Gillestugan Stora salen Sysalen Lundby gamla Kyrksalen Församl.salen Konf.salen Kyrksalen Barnstugan Soffrummet Församl.salen Kyrkan Församl.salen Förskolan Kyrkan Allrummet Församl.salen Musikrummet Samtalsrummet Nyttjandegrad och fyllnadsgrad för olika utrymmen 100% Nyttjandegrad Nyttjad tid /Tillgänglig tid (14 tim/dag) Nyttjandegrad och fyllnadsgrad Lundby (v 42-43) och Biskopsgårdens församlingar (v 42-44) Nyttjandegrad Fyllnadsgrad Fyllnadsgrad Antal deltagare /Lokalens kapacitet (antal platser) 167% 90% 80% 70% 60% 69% 85% 76% 77% 67% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 35% 35% 30% 25% 21% 22% 28% 21% 18% 9% 23% 17% 23% 24% 20% 15% 21% 21% 19% 18% 15% 7% 18% 25% 8% % 6% 5% 43% 51% 21% 29% 10% 24% 44% 5% 7% Lundby församlingshem x Lundby nya kyrka Toleredskyrkan Länsmansgården Biskopsgården Källa: Lokalrevision Hisingen, 2009

21 Nyckeltal - ungdomsgårdar Lokalanvändning och kostnader för ungdomsgårdar under 4 vecko Ungdom sgård Area Kr/kvm Nytt- Nyttjade tim m ar 4 veckor Lokal- Max antal besökare 4 veckor Lokalkvm jande grad annan verksam het ungdomsgård totalt kostn /nyttjad timme annan verksam het ungdomsgård totalt kostn /besök Gustav Adolf % Caroli % Byttorp % Ungdomsgård Sjöbo % Öppen Norrmalm gård*) % Ungdom Hässleholm sgård en % Mellangård Dam m svedjan % 23, , Ungdomsgård Bräm hult % Äldregård *) Arean och kostnaderna avser ungdomsgården exklusive juniorsalen

22 Tkr Verksamhets- Lokal- och och verksamhetskostnader lokalkostnader , , % 7527, , ,0 27% 6602, , ,8 = Lokalkostnader Verksamhetskostnader 10000,0 5000,0 0, , % 1147,3 3605,3 Caroli församling Gustav Adolfs församling Brämhults församling

23 Kyrkfakta 2010 Kyrka och församlingshem i samma byggnad Lokalkostnad 2010, kr per kvm bruksarea Kostnadsslag Borås Göteborg Helsingborg Lund Uppsala Samtliga Kapitalkostnad Planerat underhåll Driftkostnader Fastighetsadministration Fastighetsförsäkring Energi- och VA-kostnad Larm och bevakning Tillsyn, skötsel och reparationer Lokalvård Övriga kostnader Summa årskostnad, brutto Varav driftkostnad Externa intäkter Summa årskostnad, netto

24 Fastighetskostnader, kr/kvm BRA Kyrka och församlingshem i samma byggnad Källa: Kyrkfakta 2010

25 Bedömning av ändamålsenlighet

26 Bedömning av flexibilitet

27 Utmaningar för framtiden

28 Verksamhetsresultat Verksamhetsresultat prognos för

29 Vad ska Svenska kyrkan i Borås vara om 5-15 år? Pågående utvecklingsprojekt Översyn av samfällighetens administration (klart 2007) Ny organisation inom Gustav Adolfs församling (införd) Utveckling av församlingsvisionen inom Caroli församling (pågår) Förändringar inom befintliga verksamheter (pågår) Ingen dokumenterad samordnad strategi på samfällighetsnivå Inga långsiktiga verksamhetsplaner på församlingsnivå

30 Kvm BRA Minskning av arean med 5-20 procent Minskning av arean med 5-20 procent Nuvarande lokalbestånd ca kvm kvm kvm kvm kvm Procentuell minskning

31 X X X X X EXEMPEL 1-5% Kvm Tkr Närverg Hulta torg Magasinsg Hulta Sjög Studentläg Summa

32 X EXEMPEL 2 10% SAMORDNA DAMMSVEDJAN OCH TRANDARED Kvm Tkr Trandared

33 X EXEMPEL 3 15% SAMORDNA BRÄMHULT OCH HÄSSLEHOLMEN Kvm Tkr Brämhults fh

34 X X EXEMPEL 4 20% SAMORDNA NORRMALM och GUSTAV ADOLF, minska GA FH Kvm Tkr Norrmalm GA FH Summa

35 X X X X X X X X Exempel 1-4 Kvm Tkr X Trandared ,4 Hulta torg ,0 Magasinsg 70 43,5 Hulta Sjögatan ,8 Volontärtlgh 40 28,8 Brämhults fh ,6 Norrmalm ,2 Nävergården ,6 GA fh ,0 Summa ,9

36 X X X Beslutade/planerade åtgärder sept 2012 Kvm Elinshöjd sålt Trandared avvecklat Uppsagda övr hyrda lokaler Avveckla 2/3 av GA fh Bygg om 1/3 Sälj Norrmalms ka Hyr ut kvm Totalt

37 Drivkrafter? Förtroende för arbetsprocessen Strategigrupp som tar fram förslag till Kyrkonämnden Förstå vad och varför Krav på besparingar! Lokal- effektivisering - Effektivisering Möjlighet att påverka I strategigruppen ingår kyrkorådens presidier och tjänstemän

38 Vad behövs för att styra mot ökad lokaleffektivitet? Beslut, styrdokument Plan, lokalresursplan Forum för samverkan, lokastyrgrupp Arbetsmodeller för lokalresurs planeringen och hanteringen av lokalprojekt Lokalresursplanerare/lokalstrateg Anna McLaren Lokalstrateg i Trollhättans kommun

39 Hur kommer man igång? Lokalresursplan Styrdokument Lokalrevision Nyttjandeanalys