ALLA TRYCKSAKER, ALLTID AKTUELL VERSION PÅ ETT ENDA STÄLLE

Transkript

1 FOLKSAMS NYA VARDAG: ALLA TRYCKSAKER, ALLTID AKTUELL VERSION PÅ ETT ENDA STÄLLE EN CASE STUDY OM DIGITAL ASSET MANAGEMENT. AV GOTHIA ADB AB, 2013!!!!

2 ALLA TRYCKSAKER, ALLTID AKTUELL VERSION PÅ ETT ENDA STÄLLE. Klickar du här laddas en trycksaks-pdf ned. Under ett typiskt år uppdateras i storleksordningen 900 av dessa dokument - villkor, produktblad, etc - med ett antal mindre ändringar som till exempel ett årtal eller en procentsats. Även om ändringarna är små kräver de stora resurser. Uppdateringen ska beställas, utföras, granskas, godkännas och till slut ska det uppdaterade dokumentet publiceras på flera olika webbplatser. En resurskrävande och omständlig process som dessutom är affärs-kritisk då försäkringarna inte får säljas utan att juridiskt godkända villkor finns framme. 2

3 BAKGRUND TILL PROJEKTET MEDIAARKIVET OCH EGNA ÄNDRINGAR»HUR RUSTAR VI OSS FÖR ATT MÖTA FRAMTIDENS KRAV OCH UTMANINGAR?» Det var frågan Folksams ledning för Kommunikationsavdelningen ställde sig Utmaningen var att med befintlig inhousebyrå: Klara av produktionen för tillkommande dotterbolag Komma till rätta med ett växande missnöje hos interna produktägare på grund av långsam och omfattande arbetsprocess vid beställning av uppdatering av trycksaker Minska produktionskostnaderna Minska IT-kostnaderna För att komma vidare och få svar på frågan beställdes en oberoende genomlysning av verksamheten. Denna ledde i sin tur till att projektet Mediaarkivet och Egna ändringar startades. PROJEKTET I KORTHET Arbetet utgick från en modell för att få fram en helhetsbild. Utgångspunkten är Vad som ska göras. I detta fall gällde det hantering av, och ändringar i, trycksaker. Därefter arbetades den enklaste och bästa lösningen fram - Vem som ska göra vad, Hur de ska göra det samt vilket Teknikstöd som behövs. VEM? ENKLARE OCH TYDLIGARE ROLLER OCH ANSVAR Tidigare var flera olika roller inom Folksams Inhousebyrå involverad i varje ändring. Efter projektet är bara produktägare, det vill säga den interna kunden, och producenten involverad. De har också sina tydliga ansvarsområden. 3

4 HUR? ENKLARE PROCESS OCH KORTARE CYKELTID Tidigare var processen för ändringar omfattande med många aktiviteter som inte tillförde värde. Projektet förenklade och förkortade tiden från beställning till genomförd ändring från åtskilliga dagar till timmar. TEKNIKSTÖD? ENKLARE OCH MINDRE KOSTSAM IT-MILJÖ Stödsystem som inte var anpassade för småändringar samt många och komplicerade programvaror och script gjorde ändringsprocessen komplex. Projektet ersatte dyra system och egenutvecklade script med ett enda system och sänkte IT-kostnaderna med över 50% per år. RESULTATET Resultatet blev en process som utgår från att den som ansvarar för innehållet, det vill säga produktägaren, utför ändringar själva. För den grafiska formen ansvarar emellertid fortfarande Inhousebyrån. Alla trycksaker placerades i ett och samma system kallat Mediaarkivet. Genom att koppla alla webbplatser samt låta alla intressenter arbeta direkt mot Mediarkivet säkerställs alltid att aktuell version alltid används. Mediaarkivet är ett så kallat Digital Asset Management-system. 4

5 INNEBÖRDEN AV ATT HA ALLA TRYCKSAKER PÅ ETT ENDA STÄLLE Projektet har gjort det möjligt att förverkliga visionen om en gemensam källa för alla trycksaker. Lösningen innehåller en webbportal kallad Mediaarkivet där alla inom organisationen kan hitta såväl Folksams som alla övriga dotterbolags trycksaker. Alla webbplatser kan också länka direkt till aktuell PDF av en trycksak, vilket innebär noll arbete på webbplatsen när en trycksak ändras. Lösningen har också väckt intresse från andra delar inom Folksam som också har behov av trycksaker i sina stödsystem. Ett gränssnitt för att kunna integrera med Mediaarkivet har därför tagits fram. Det faktum att det nu bara finns ett enda system innebär att: AKTUELL VERSION AV EN TRYCKSAK ALDRIG ÄR MER ÄN NÅGRA KLICK BORT FÖR NÅGON INOM ORGANISATIONEN. 5

6 MER OM PROJEKTET OPERATIVA TRYCKSAKER = AFFÄRSKRITISKA DOKUMENT Genomlysningen av Inhousebyråns verksamhet visade bland annat att ett stort antal beställningar gällde uppdateringar av befintliga dokument. Som regel rörde det sig om enkla textändringar. Dokumenten i sig var dock affärskritiska då det rörde sig om kundinformation och villkor för samtliga försäkringar som Folksam erbjuder. Felaktiga villkor kan få stora konsekvenser i ett försäkringsärende. En ny försäkringsprodukt får heller inte börja säljas innan korrekta och juridiskt godkända villkor finns framtagna. Den här typen av dokument klassificeras av Folksam som operativa trycksaker. INEFFEKTIV HANTERING AV SMÅÄNDRINGAR Över 30% av alla beställningar som inkom under ett år till Inhousebyrån utgjordes av rena textändringar i operativa trycksaker. Ingen av dessa ändringar tog mer än en timme att utföra för Inhousebyrån, men på grund av omfattande overhead i form av hantering av beställning, korrektur, uppladdning till trycksaksdatabas samt en komplicerad process för publicering av uppdaterade filer på webbplatsen, tog varje ändring ca tre timmar av Inhousebyråns tid. Rent ekonomiskt var varje sådan här beställning en ren förlustaffär för Inhousebyrån. Processen från mottagen beställning till publicerad ändrad trycksak på webbplatsen, var också komplex med sex olika IT-system involverade. Många av dessa system var gamla och inte anpassade för just detta arbete. De var också en källa till fel då till exempel funktionerna för att generera länk till webbplatsen i många fall inte fungerade. Sammantaget innebar detta att det som regel tog minst en vecka från det att beställning lagts till dess att det ändrade dokumentet fanns på webbplatsen. PROBLEM FÖR INTERNA KUNDER Den långa ledtiden, i kombination med de fel som ofta uppstod, hade lett fram till en situation där de 50-talet interna kunderna började uppleva situationen som allt mer problematisk. GRAFISKA PROFILEN I FARA Det hade gått så långt att övriga verksamheten börjat skissa på egna lösningar för att göra sig oberoende av Inhousebyrån. Tanken var att de skulle konvertera alla operativa trycksaker från InDesign- till Word-format, och skapa ett system där de själva kunde underhålla dessa. Det här var en lösning som riskerade att medföra konsekvenser för Folksams varumärke då det inte skulle gå att säkra Folksams grafiska profil i Word-dokumenten. Redigeringsmöjligheterna i Word är allt för stora. UTMANINGEN Utmaningen låg nu i att hitta en lösning som: Förkortar cykeltiden Frigör tid för Inhousebyrån Minskar IT-kostnaderna Säkerställer den grafiska profilen Det gällde också att agera snabbt för att göra de interna kunderna nöjda samt för att undanröja risken med att andra alternativa lösningar infördes i verksamheten. 6

7 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Vid kartläggningen av allt befintligt systemstöd identifierades en mediadatabas, Canto Cumulus, som då enbart användes som bildbank. Kunde denna mediadatas innehålla all den funktionalitet som behövdes för att ersätta den trycksaksdatabas Folksam använde? FUNKTIONSTESTER VISADE ATT MEDIADATABASEN CUMULUS: kunde skapa minaityrbilder av PDF:er kunde indexera och göra all text i filerna sökbar erbjöd möjlighet att hämta ut en direktlänk till filen innehöll en färdig webbportal med sökfunktionalitet DENNA INSIKT LÖSTE FLERA PROBLEM: Den gamla trycksaksdatabasen kunde släckas ned = lägre IT-kostnader De specialanpassade verktyg som utvecklats för att hämta direktlänkar från gamla trycksaksdatabasen kunde elimineras. Med det följde lägre IT-kostnader, enklare rutiner och färre fel Alla PDF:er migrerades från den gamla trycksaksdatabasen till Canto Cumulus som därmed blev nya Mediaarkivet. Den nya lösningen medförde betydligt bättre överblick, något som skulle visa sig ge ytterligare nyttoeffekter längre fram. Kvar att lösa var dock utmaningen med hur man skulle kunna uppdatera dokumenten på ett sätt som säkerställer den grafiska formen? Och hur skulle man kunna skapa en lösning där all administration runt uppdateringarna minimerades? 7

8 LÅT PRODUKTÄGARE GÖRA ÄNDRINGARNA SJÄLVA En tidig arbetshypotes var att försöka hitta en lösning där produktägarna själva kunde göra ändringarna. En sådan lösning skulle ha stora vinster då alla aktiviteter runt beställning och korrektur skulle kunna elimineras. Frågan var bara hur detta skulle kunna lösas? En av förutsättningarna var att trycksakerna var skapade i Adobe InDesign. Att låta alla produktägare få Adobe InDesign och själva göra ändringarna skulle inte fungera. Dels skulle det bli höga licenskostnader, dels skulle det innebära ett för stort utbildnings- och supportbehov då InDesign är ett omfattande och komplext verktyg. INCOPY OCH CTRLCROSSTALK SKAPAR MÖJLIGHETER Valet föll till slut på verktygen Adobe InCopy med tillägget CtrlCrossTalk. PRINCIPERNA FÖR DENNA LÖSNING ÄR: Produktägare öppnar InDesign-dokumenten som de är i Adobe InCopy, och kan då endast ändra texter inte formen. CtrlCrossTalk är en nyckelkomponent eftersom den automatisk gör alla textfält redigeringsbara. JÄMFÖRT MED INDESIGN HAR INCOPY-ALTERNATIVET FÖRDELARNA: Lägre licenskostnader Mindre komplext verktyg för användare att lära sig Säkerställd grafisk form genom att den automatiskt är låst 8

9 INDESIGN-DOKUMENT LÄGGS IN I CUMULUS Alla InDesign-dokument katalogiseras av Inhousebyrån i Cumulus så att Cumulusfunktionerna för incheckning/ utcheckning och automatisk versionshantering kan användas. Faktum är att InDesign-dokumenten katalogiseras in i samma Cumulus-katalog som Mediaarkivet. På så sätt finns alla trycksaker på ett och samma ställe. Både operativa och övriga trycksaker. Sammantaget resulterade detta i följande process för ändring: 1. Produktägare söker upp trycksaken i Mediaarkivet och checkar ut dokumentet för ändring 2. Produktägaren öppnar dokumentet i InCopy, utför ändringen och sparar 3. Produktägaren checkar in det uppdaterade dokument i Cumulus 4. Producenten kvalitetssäkrar den grafiska formen och skapar en PDF 5. Producenten checkar in den nya versionen av PDF:en i Cumulus I och med att det handlar om ändringar i ett befintligt dokument som redan är publicerat på en webbplats, krävs inga ytterligare moment. Direktlänken pekar redan mot den senaste versionen. Hade detta varit ett helt nytt dokument skulle en webbredaktör enkelt hämtat direktlänken i Mediaarkivet och lagt in den i webb-cms-verktyget. 9

10 STEG FÖR STEG Det nya arbetssättet infördes i små avgränsade steg för att säkerställa att det verkligen fungerade. Utbildning av alla som ska kunna ändra i dokumenten har genomförts. DEN KONKRETA NYTTAN AV PROJEKTET ÄR: Över 2000 frigjorda timmar per år för Inhousebyrån. Kraftigt förkortad cykeltid för ändringar från dagar till timmar. Oförändrad arbetsbelastning för produktägare. Minimerad administration ingen beställning, ingen korrektursväng till Inhousebyrån, ingen internfakturering. Mer än en halvering av IT-kostnader per år. PROJEKTET HAR OCKSÅ FÅTT ANDRA EFFEKTER: Mer nöjda Produktägare Produktägare har mer kontroll. Trots att de nu får göra förändringarna själva, krävs ändå inte mer tid eftersom aktiviteterna kring beställning och korrektur helt försvunnit. Mer nöjd Inhousebyrå Inhousebyrån känner att de bidragit till att effektivisera och förbättra, men har samtidigt inte behövt släppa kvalitetskontrollen. Färre fel Tack vare att produktägare ändrar själva har mängden fel till följd av misstag i beställnings- och korrekturprocesserna näst intill eliminerats. Bättre överblick Vid övergången från den gamla trycksaksdatabasen, migrerades 9000 dokument. Tack vare bättre överblick och bättre sökmöjligheter, kunde trycksaker som inte längre var aktuella lätt rensas bort.»på en dag kunde en produktionsledare rensa bort mer än 7000 icke-aktuella trycksaker.» Mediaarkivet Alla dokument i samma webbportal Ett av hela projektets viktigare resultat var den webbportal kallad Mediaarkivet där aktuell version av en trycksak aldrig är mer några klick bort för någon inom organisationen. Även om det inte ingick i kalkylen så har till exempel kundtjänst fått stor nytta av detta. Som en medlem i styrgruppen sa:»vi har flera miljoner samtal till kundtjänst varje år. Detta borde definitivt kunna spara några sekunder på varje samtal» 10

11 Integrationer Det faktum att det finns ett ställe där man kan lita på att aktuell version av alla trycksaker alltid finns tillgänglig, har också väckt intresse från andra delar av verksamheten som i olika situationer har behov av att hämta eller visa trycksaker. Med hjälp av Cumulus direktlänkar är sådana integrationer lätta att lösa. NÄSTA STEG Nästa steg är att lägga in hela den grafiska produktionen i Mediaarkivet. Man tittar även på möjligheten att erbjuda marknads- och säljmaterial till exempel bilder, powerpoint, logos, illustrationer och filmer i en marknadsportal baserad på Canto Cumulus. Mediaarkivet och Egna ändringar är ett exempel på framgångsrikt införande av ett Digital Asset Management-initiativ. VAD ÄR DIGITAL ASSET MANAGEMENT? Digital Asset Management (DAM) är alla aktiviteter och beslut kring lagring, indexering, kategorisering, distribution och återanvändning av digitala tillgångar (Digital Assets). DAM är inte ett projekt. Det är ett initiativ eller ett program. Det är en resa utan slut. Det är att sätta ned foten och, en gång för alla, styra upp hanteringen av digitala tillgångar och därmed undvika saker som ständigt letande efter filer, onödig dubbellagring, göra-om-i-onödan, och skickande av filer kors och tvärs. FRAMGÅNGSFAKTORER VID INFÖRANDE AV DAM Att införa ett DAM-system är mycket mer än bara installation och utbildning i ett system. För att uppnå det du verkligen vill krävs mer än bara ett system. För att lyckas behöver du: Börja med varför Rätt laguppställning Riktiga data Tidig utbildning Arbetssätt före system Noll anpassningar Stegvist införande Mer om dessa framgångsfaktorer för lyckat införande av Digital Asset Management finns på Mer information om Digital Asset Management finns på 11