1. Administrativa föreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Pensionsadministration Maria Lilja Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1. Inbjudan Upphandlande myndighet SKL Kommentus Inköpscentral AB SKL Kommentus Inköpscentral AB, org.nr , (fortsättningsvis SKI) ägs av 256 kommuner och SKL Kommentus AB som i sin tur ägs av Sveriges kommuner och Landsting (SKL), genom dess bolag SKL Företag AB. SKI är bildat med syftet att vara inköpscentral för kommuner, landsting, regioner och deras bolag och för att genom samordnad upphandling dels ingå ramavtal i eget namn avsedda för andra upphandlande myndigheter och enheter (i den fortsatta texten kallade UM/UE), dels för att medverka vid en offentlig upphandling som ombud åt flera UM/UE. Denna upphandling görs i eget namn och omfattar de UM/UE som uppräknas i Bilaga 01 Avropsberättigade parter. Dessa har på förhand anmält intresse för att delta i upphandlingen och har därmed rätt att avropa från tecknade ramavtal från avtalsstart. Att vara avropsberättigad innebär en möjlighet att avropa från tecknade ramavtal, dock ingen skyldighet. När behov uppstår har avropsberättigad myndighet möjlighet att använda ramavtalet. För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE som har gällande ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s ramavtal under det egna gällande ramavtalets giltighetstid. Efter godkännande kan beställare hos UM/UE avropa från ramavtalet. UM/UE kan också besluta sig för att, av olika skäl som t.ex. att UM/UE:s behov förändrats i något avseende, upphöra med att avropa från ramavtalen under ramavtalstiden genom att UM/UE gör en avstegsanmälan till SKI. Information om vilka UM/UE som avropar från ramavtalen kommer löpande att lämnas till ramavtalsleverantörerna. Mer information om SKL Kommentus Inköpscentral AB finns på SKI inbjuder härmed anbudsgivare att lämna anbud i enlighet med detta förfrågningsunderlag. Utskrivet: :06 Sida 1 av 49 Refnr.: 10177

2 Omfattning Omfattning tjänster Upphandlingen omfattar a) pensionsadministration av KAP-KL, PFA, PA-KL och äldre bestämmelser och överenskommelser inkluderande pensionsreglementen för förtroendevalda, samt b) förmedlingstjänst för Avgiftsbestämd ålderspension, ibland kallat "Valcentral" (se kravspecifikation avsnitt 3.20). Pensionsadministrationstjänsterna omfattar även c) möjlighet till utökat handläggarstöd (se kravspecifikation avsnitt 3.21). Pensionsadministrationstjänsterna som erbjuds ska omfatta; - alla arbetstagare som är eller har varit anställda hos UM/UE som avropar tjänsterna utifrån ramavtalet (nedan Avroparen) och för vilka Avroparens pensionsbestämmelser gäller - alla förtroendevalda för vilka Avroparens pensionsbestämmelser gäller - alla pensionstagare för vilka Avroparens pensionsbestämmelser gäller Omfattning geografiskt område Denna upphandling omfattar samtliga län i Sverige med nio regionala anbudsområden; Region 1 Västerbottens län Norrbottens län Region 2 Västernorrlands län Jämtlands län Region 3 Dalarnas län Gävleborgs län Region 4 Värmlands län Örebro län Västmanlands län Region 5 Stockholms län Uppsala län Region 6 Södermanlands län Östergötlands län Region 7 Jönköpings län Kronobergs län Kalmar län Region 8 Hallands län Västra Götalands län Utskrivet: :06 Sida 2 av 49 Refnr.: 10177

3 Region 9 Gotlands län Blekinge län Skåne län Varje region enligt ovan utgör ett anbudsområde. Det är möjligt att lämna anbud på ett eller flera av de nio möjliga anbudsområdena enligt ovan. Se även bilaga 2 Regional Indelning där den geografiska omfattningen och anbudsområdena visualiseras. De UM/UE som är kommuner, landsting, regioner, kommunalförbund eller bolag och har sitt säte i ovan angivna län samt anges i bilaga 1 Avropsberättigade parter, är avropsberättigade på kommande ramavtal. Har en avropsberättigad UM/UE verksamhet inom flera anbudsområden så ska sådan UM/UE anses tillhöra det anbudsområde inom vilket UM/UE har sitt säte. Anbudsgivare anger nedan vilket/vilka geografiska anbudsområden anbudet omfattar. Det är inte möjligt att begränsa sitt anbud att gälla enbart för en mindre del av ett anbudsområde, eller att enbart gälla för en enskild kommun, enskilt landsting, enskild region, enskilt kommunalförbund eller enskilt bolag inom respektive anbudsområde. Ange nedan vilket/vilka anbudsområden som ert anbud omfattar (samtliga regioner, eller någon/några av region 1-9) (Fritextsvar) Mål och syfte Syftet med upphandlingen är att tillgodose behovet av pensionsadministrativa tjänster hos de UM/UE som är avropsberättigade parter på detta ramavtal och som väljer att avropa från ramavtalet Avgränsningar Denna upphandling omfattar inte försäkringslösningar för förmånsbestämd ålderspension (FÅP), efterlevandepension, inlösen av partiell IPR och inte hellre löneväxling Volym Ramavtalet omfattar 450 UM/UE. SKI har i samband med framtagande av den årliga upphandlingsplanen och i upphandlingens förstudiefas fått volymuppgifter från UM/UE beträffande det aktuella ramavtalsområdet. Utifrån dessa undersökningar uppskattas den genomsnittliga årliga avropsvolymen till ca kr/år för kommuner, till ca kr/år för landsting och till ca kr/år för bolag. Baserat på undersökningarnas genomsnittliga årliga avropsvolym och ett antaget antal samtidiga avropande UM/UE om 25 stycken (varav två landsting och 25 kommuner) uppskattas ramavtalets årsvolym för denna upphandling till ca SEK exklusive moms per år eller ca SEK över ramavtalsperioden. Den totala potentialen för hela marknaden, dvs. samtliga 450 UM/UE uppskattas till ca kr per år. Det är SKI:s erfarenhet från andra ramavtalsområden att leverantören genom en aktiv kontakt med UM/UE i samverkan med SKI kan påverka Ramavtalets avropsvolym positivt. Utskrivet: :06 Sida 3 av 49 Refnr.: 10177

4 Någon garanti att erhålla viss volym ges ej. Hur värdet av ramavtalen beräknats framgår av bilaga 8a. En sammanställning över representativa volymuppgifter för upphandlande myndigheter som kan komma att avropa från kommande ramavtal framgår av bilaga 8b Avtalstid Ramavtalet ska träda i kraft från dess undertecknande, dock tidigast den 1 december 2012, med en avtalstid om fyra (4) år. Kontrakt som tecknats genom tillämpning av tecknade ramavtal, dvs avropsavtal som grundas på ramavtalet, får löpa maximalt fyra år från avropstillfället Upphandlingens genomförande Upphandlingsförfarande m.m Upphandlingsförfarande Upphandlingen gäller ramavtal för flera leverantörer. Upphandlingen avser tjänstekontrakt, A-tjänster kategori 6 Finansiella tjänster, över tröskelvärdet. Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande enligt 4 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Grund för att sluta ramavtal Grund för tilldelning är de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden. SKI avser teckna ramavtal med de leverantörer som har de tre (3) ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden. Avsikten är att teckna ramavtal med tre leverantörer per anbudsområde. De leverantörer som erbjuder de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden med hänsyn tagen till angivna utvärderingskriterier (tilldelningskriterier) för samtliga tjänster för respektive anbudsområde kommer att antas under förutsättning att det finns tre anbud inom respektive anbudsområde som uppfyller ställda krav Avrop från ramavtal Avrop från kommande ramavtal ska göras i form av förnyad konkurrensutsättning i enlighet med 5 kap. 7 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Grunden för tilldelning av kontrakt vid UM/UEs förnyade konkurrensutsättning enligt ovan är lägsta pris. Vid förnyad konkurrensutsättning gäller följande: 1. Avropare preciserar sitt avrop. I avropsförfrågan preciseras vilka tjänster som önskas avropas (avropsprecisering) samt vilken tidperiod för avrop som avropsförfrågan avser. Avropare preciserar vilka tjänster som avropet omfattar; del a) pensionsadministration av KAP-KL, PFA, PA-KL och äldre bestämmelser och överenskommelser inkluderande pensionsreglementen för förtroendevalda, del b) förmedlingstjänst för Avgiftsbestämd ålderspension (Valcentral) eller del c) utökat handläggarstöd (enligt kravspecifikation avsnitt 3.21). Avropsförfrågan kan avse en eller flera av ovan delar. I avropsförfrågan beskriver Avroparen sina volymuppgifter och ger annan relevant information såsom t.ex. nuvarande aktualiseringsgrad. 2. Avropare skickar avropsförfrågan till Ramavtalsleverantörerna. Avropsförfrågan ska ställas till samtliga Ramavtalsleverantörer. Avropsförfrågan ska sändas skriftligen eller per e-post till av Ramavtalsleverantören angiven adress. I avropsförfrågan ska Avropare hänvisa Utskrivet: :06 Sida 4 av 49 Refnr.: 10177

5 till Ramavtalet. 3. Avropare ska ange en skälig tidsfrist, för Ramavtalsleverantörerna att lämna avropssvar. Denna tidsfrist ska fastställas med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. 4. Avropssvaren ska vara skriftliga. 5. Avropssvaren från Ramavtalsleverantörerna öppnas först efter tidsfristen för inlämnandet har gått ut. Avropare värderar de inkomna svaren. Avropsavtal rörande aktuella tjänster ska tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det lägsta priset. 6. Avropare ska meddela deltagande Ramavtalsleverantörer om det beslut som fattats om tilldelning i den förnyade konkurrensutsättningen. 7. Avropsavtal upprättas mellan den Leverantör som tilldelats kontraktet och Avropare. Den Leverantör som tilldelats kontraktet (Avropsavtalet) rörande aktuellt avrop enligt ovan ska återrapportera detta till SKI på ett mellan parterna överenskommet sätt Inlämning av elektroniskt anbud Bifogade anbudsformulär och bilagor ska besvaras elektroniskt via upphandlingssystemet Visma Tendsign. Visma Tendsign tillhandahåller kostnadsfria grundlicenser för anbudsgivning. För tillgång till systemet krävs inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på genom att klicka på länken "Nya leverantörer". Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma Tendsign support på telefon Tendsign support har öppet följande tider: måndag-fredag 08:00-17:00 med lunchstängt 12:00-13:00, med undantag för dag före röd dag då den stänger kl 15:00. Support kan även nås via: e-post tendsignsupport@visma.com. Anbudsgivaren får genom Visma Tendsign: - tillkommande information om upphandlingen, - automatisk kontroll av att samtliga frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid anbudslämnandet. Observera att maximal storlek för uppladdning av filer är 50 megabyte. Anbudsgivare uppmanas att omedelbart kontakta Visma Tendsign om problem uppstår i samband med anbudslämnande. Om en anbudsgivare inte registrerar sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen (eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden kommer anbudsgivaren tillhanda Kontaktuppgifter SKI kommer under upphandlingens genomförande att ställa frågor och skicka tilldelningsbeslut till den person som har skickat in anbudet för anbudsgivarens räkning i upphandlingssystemet Visma Tendsign. Kontakt kan ske genom e-post, telefon och frågeoch svarsfunktionen i upphandlingssystemet Visma Tendsign. Utskrivet: :06 Sida 5 av 49 Refnr.: 10177

6 Anbudsgivaren ansvarar för att de kontaktuppgifter som finns upplagda för den person som lagt upp uppgifter i upphandlingen är aktuella och korrekta. Anbudsgivaren ansvarar för att denna person är tillgänglig för mottagande av information samt svarar på frågor i upphandlingen. Anbudsgivare ombeds kontrollera att det föreligger identitet mellan de uppgifter ni anger när ni registrerar er i upphandlingssystemet VismaTendsign och det företag som utgör anbudsgivande företag. Kontrollera gärna att ni konsekvent anger korrekt företagsnamn (firma) och korrekt organisationsnummer på samtliga ställen där ni ombeds registrera uppgifter. Ange anbudsgivarens firma (Fritextsvar) Ange anbudsgivarens organisationsnummer (Fritextsvar) Underskrift av anbudet Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkännes genom att behörig företrädare för anbudsgivaren undertecknar Bilaga 6 Underskrift av anbudet, skannar in den och bifogar den med anbudet som elektronisk fil. Har Bilaga 6 "Underskrift av anbud" undertecknats och bifogats anbudet? (/ svar) Krav på anbudet Reservationer och alternativa anbud I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Varje anbudsgivare kan endast lämna ett anbud per anbudsområde. Accepteras kravet på att reservationer och alternativa anbud inte accepteras? (/ svar) Övriga krav på anbudet Det är av yttersta vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter, särskilt med anledning av de begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter. Frågor lämnas och besvaras på anvisade platser i Visma Tendsign eller i anvisade svarsmallar. Eventuella hänvisningar till bilagor ska göras tydligt. Anbud ska vara skrivet på svenska. Undantag får göras för tekniska beskrivningar, intyg eller dylika handlingar. Anbudsgivaren ska på begäran av SKI ombesörja och bekosta översättning av handlingar på annat språk. Uppfylls kraven på anbudet? (/ svar) Utskrivet: :06 Sida 6 av 49 Refnr.: 10177

7 Förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlag Eventuella förtydliganden eller kompletteringar lämnas alltid genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. Begäran om förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlaget ska ställas genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Sista dag att inkomma med frågor är nio (9) dagar före sista anbudsdag. Om frågor inkommer senare än 9 dagar före sista anbudsdag garanteras inte att frågan besvaras. Detta på grund av att SKI av likabehandlingsskäl är förhindrat att lämna tillkommande information i slutet av anbudstiden. Endast frågor avseende förfrågningsunderlaget besvaras Sista anbudsdag Anbud ska vara SKL Kommentus Inköpscentral till handa senast : Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med Accepteras kravet på anbudets giltighetstid? (/ svar) Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte Anbudsöppning Anbudsgivaren har inte rätt att själv närvara vid anbudsöppningen, men kan däremot begära att en representant från Stockholms Handelskammare närvarar. Anbudsgivare som begär att representant från Stockholms Handelskammare närvarar vid anbudsöppningen står själv för kostnaden för detta. Anbudsöppning är planerad till Anbudsöppning sker på Hornsgatan 15 i Stockholm Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär, eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan, bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras kan vissa uppgifter ur anbudet som är relaterade till tilldelningskriterierna komma att offentliggöras (t.ex. vissa prisuppgifter). Om sekretess inte begärs - svara NEJ i båda fritextfälten nedan. Om sekretess begärs - svara JA i det första fritextfältet nedan. Precisera sedan för vilka delar av anbudet som sekretess begärs och beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut i det andra fritextfältet nedan. Utskrivet: :06 Sida 7 av 49 Refnr.: 10177

8 Begär anbudsgivaren sekretess? (/ svar) (Fritextsvar) Beskrivning av vilka delar av anbudet begäran av sekretess avser, samt vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut. (Fritextsvar) Behandling av personuppgifter Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I personuppgiftslagen (1998:204) finns regler för hur personuppgifter får behandlas. SKI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, t.ex. namn på kontaktpersoner, e-postadresser, som lämnas dels i samband med anbudsgivning, dels vid eventuellt tecknande av ramavtal mellan leverantören och SKI. Behandlingen av de aktuella personuppgifterna är nödvändig för att kunna fullgöra ingångna ramavtal. Personuppgifterna kommer att användas för att föra kund- och leverantörsregister i syfte att informera, administrera och möjliggöra avrop på ramavtalen samt skicka fakturor avseende den administrativa ersättning som tas ut av SKI. En registrerad person har rätt att när som helst begära information från SKI beträffande vilka personuppgifter som finns registrerade om personen. En sådan begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till: SKL Kommentus Inköpscentral AB Hornsgatan Stockholm Publicering av avtalsdokument Avtal med prisbilagor, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. kommer att publiceras på Internet (publika databaser). Samma information kommer att finnas tillgänglig för alla avropsberättigade UM/UE. Anbudsgivaren ska acceptera att avtalsinformation, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. publiceras på Internet. Accepteras kravet på publicering av avtalsdokument på Internet? (/ svar) Tilldelning Efter genomförd upphandling fattar SKI tilldelningsbeslut. SKI meddelar sedan tilldelningsbeslutet via e-post till den person hos anbudsgivaren som lämnat in anbudet i Visma Tendsign. Tilldelningsbeslut utgör inte accept av anbud. Bindande ramavtal uppkommer först när båda parter skriftligt undertecknat ramavtal. Ramavtal kan tidigast tecknas när 10 dagar gått räknat från det att tilldelningsbeslut skickats till anbudsgivarna Kommersiella villkor Ramavtal Framtida ramavtal kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor samt anbudsgivarens anbud. De kommersiella villkoren framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4 "Kommersiella villkor" samt bilaga 3 "Förlaga för Kontrakt". Framtida ramavtal kompletteras med bilagor angivna i avsnitt 4 "Kommersiella villkor". Utskrivet: :06 Sida 8 av 49 Refnr.: 10177

9 Ramavtalet innehåller villkor avseende SKI:s administrativa ersättning. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen samt avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information, m.m. Redovisning av månadsvis statistik till SKI ska ske på det sätt som anges i förfrågningsunderlagets avsnitt 4 samt i enlighet med det format som anges i förfrågningsunderlagets bilaga 7 Redovisning av försäljning. Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren i förfrågningsunderlagets avsnitt 4 inklusive bilaga 3 förlaga för Kontrakt Prövning och utvärdering Stegvis prövning Anbudsprövning Anbudsprövning av samtliga anbud kommer att ske i tre steg: Steg 1 - Kvalificering av leverantör: I det första steget - kvalificering av leverantör - prövas om anbudsgivaren uppfyller ställda kvalificeringskrav, dvs. krav på leverantör. Krav på leverantör finns i förfrågningsunderlagets avsnitt 2. Dessa krav är absoluta krav. Endast de anbudsgivare som uppfyller de ställda kraven på leverantör går vidare till steg 2 och 3 i anbudsprövningen, övriga anbud förkastas. Steg 2 - Prövning av att obligatoriska krav på tjänsten uppfylls: Vid det andra steget prövas om anbudet uppfyller de obligatoriska kraven på varan/tjänsten (så kallade "ska-krav"), dvs obligatoriska krav kopplade till upphandlingsföremålet. Ett ska-krav kan vara "uppfyllt" eller "ej uppfyllt". De obligatoriska kraven som gäller för samtliga geografiska anbudsområden finns i förfrågningsunderlagets avsnitt 3, kravspecifikation. Prövning av om ett anbud klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens svar i kravspecifikationen samt verifiering av eventuella obligatoriska uppgifter som efterfrågas i kravspecifikationen. De anbud som uppfyllt samtliga obligatoriska krav på varan/tjänsten (så kallade ska-krav) går vidare till det tredje steget, anbudsutvärdering. Bedöms anbudet inte klara samtliga obligatoriska krav krav går anbudet inte vidare till den slutliga utvärderingen. Steg 3 - Anbudsutvärdering: Anbudsutvärdering görs av de anbud som godkänts i steg 1 och steg 2 enligt ovan. Anbudsutvärderingen syftar till att SKI ska anta de tre (3) ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden per anbudsområde med hänsyn till uppställda utvärderingskriterier. De tre ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden är de anbud som uppfyller samtliga krav enligt steg 1 och 2 ovan, och som i prövningen i steg 3 har lägst utvärderingspris utifrån tillämpad utvärderingsmetod för respektive anbudsområde Anbudsutvärdering Utvärderingskriterier Utvärderingen syftar till att SKI ska anta de tre ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden per anbudsområde med hänsyn tagen till nedan uppställda utvärderingskriterier. För denna upphandling kommer följande utvärderingskriterier att användas vid anbudsutvärderingen. - Pris - för varje anbud beräknas en totalsumma under 4 år utifrån anbudsgivarens erbjudna anbudspriser. - Funktionella mervärden - uttryckta som poängsatta bör-krav - Bedömningen av anbudsgivarens internetbaserade tjänst Utskrivet: :06 Sida 9 av 49 Refnr.: 10177

10 Utvärderingen innebär att pris och funktionella mervärden (i form av poängsatta bör-krav) samt bedömningen av anbudsgivarens internetbaserade tjänst värderas för respektive anbud. För att kunna utvärdera anbuden används utvärderingsmetoden enligt nedan. Följande formel tillämpas: Utvärderingspris= Erbjudet pris över 4 år - ((( *4)*(Uppnådda funktionella mervärden/totalt antal möjliga funktionella mervärden))+(erhållet prisavdrag vid bedömningen av anbudsgivarens internetbaserade tjänst)) I denna upphandling anses de funktionella mervärdena ha ett värde om kr per år, dvs totalt kr för de 4 år som utvärderingen räknas på. Detta innebär att ett anbud som erbjuder samtliga funktionella mervärden (dvs. uppfyller samtliga poängsatta börkrav) erhåller ett prisavdrag på kr i utvärderingssyfte. Vid den fysiska förevisningen av anbudsgivarens internetbaserade tjänst kommer en genomsnittlig utvärderingspoäng för varje anbudsgivare att beräknas. Anbudsgivare kommer att kunna erhålla en genomsnittlig utvärderingspoäng om mellan 1,00-4,00 poäng. I anbudsutvärderingen kommer dessa utvärderingspoäng att värderas enligt nedan; Anbudsgivarens erhållna poäng: 4,00-3,00 poäng ger kr i prisavdrag per år dvs totalt kr för de fyra år som utvärderingen räknas på. Anbudsgivarens erhållna poäng: 2,99-2,50 poäng ger kr i prisavdrag per år dvs totalt kr för de fyra år som utvärderingen räknas på. Anbudsgivarens erhållna poäng: 2,49-2,00 poäng ger kr i prisavdrag per år dvs totalt kr för de fyra år som utvärderingen räknas på. Anbudsgivarens erhållna poäng: 1,99-1,00 poäng ger kr i prisavdrag per år dvs totalt kr för de fyra år som utvärderingen räknas på. Utvärderingspriset utgörs av det totala beräknade anbudspriset utifrån anbudsgivarens anbud minus ovan beskrivna prisavdrag. De ovan beskrivna prisavdragen för funktionella mervärden uttryckta som bör-krav samt bedömningen av anbudsgivarens internetbaserade tjänst kan således maximalt för de fyra år som utvärderingen räknas på uppgå till: ( )= kr. Anbudsutvärderingen kommer att resultera i att SKI antar de tre ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden, d.v.s de anbud som uppfyller samtliga krav och som i prövningen enligt ovan har lägst utvärderingspris för respektive anbudsområde Om funktionella mervärden I förfrågningsunderlagets kravspecifikation finns utöver de obligatoriska kraven på varan/tjänsten även krav som efterfrågar ett visst funktionellt mervärde, och dessa krav är uttryckta som "bör-krav". I förfrågningsunderlagets kravspecifikation finns i anslutning till bör-kraven angivet hur svaret på bör-kravet kommer att poängsättas. I det fall bör-kravet bedöms vara uppfyllt så kommer full poäng att erhållas. Bedömningen av om ett bör-krav uppfylls eller ej sker utifrån anbudsgivarens svar i kravspecifikationen, genom anbudsgivarens svar i de redovisningar som efterfrågas, samt i förekommande fall genom verifiering av eventuella uppgifter som efterfrågas. I det fall bör-kravet bedöms inte vara uppfyllt, eller enbart delvis vara uppfyllt, kommer noll Utskrivet: :06 Sida 10 av 49 Refnr.: 10177

11 poäng att erhållas. Svaren på bör-kraven ska avspegla anbudsgivarens förhållanden på anbudsdagen. Den efterfrågade funktionaliteten ska finnas på plats på anbudsdagen för att poäng ska kunna erhållas Bedömning av anbudsgivarens internetbaserade tjänst (system/gränssnitt) I anbudsutvärderingen ingår en bedömning av funktionalitet och användarvänlighet av anbudsgivarens erbjudna internetbaserade tjänst. Anbudsgivaren kommer vid fysisk förevisning ges möjlighet att demonstrera anbudsgivarens internetbaserade tjänst (system/gränssnitt). Anbudsgivaren ska förevisa och demonstrera sitt system utifrån de i bilaga 10 " Bedömning av internetbaserad tjänst" angivna bedömningspunkterna. Bedömningen av anbudsgivarens internetbaserade tjänst kommer att göras av pensionshandläggare/ pensionsexperter som arbetar i kommuner och landsting. Samma personer och samma antal personer kommer att bedöma samtliga anbudsgivares system vid den fysiska förevisningen. Pensionshandläggarna/pensionsexperterna ska ge sin bedömning av systemets funktionaliet och användarvänlighet, utifrån bedömningspunkterna och bedömningsskalan som anges i bilaga 10. Beträffande begreppen funktionalitet och användarvänlighet så avser de bl.a. följande; - att användaren upplever att systemet är väl disponerat - att användaren upplever att systemet har ett gränssnitt som upplevs som modernt och lätt att använda - att användaren upplever att systemet har en tydlig layout och struktur - att användaren upplever att systemet är relativt intuitivt eller "självförklarande" - att användaren upplever att det är lätt att hitta enkla instruktioner, med lättillgängliga hjälptexter eller liknande - att användaren upplever att det krävs relativt få antal klick för att få fram eftersökt information - att användaren upplever att det är logiskt och enkelt att komma från en funktion till en annan - att användaren upplever att systemet är lättarbetat, t.ex att det inte krävs att användaren bläddrar mycket mellan olika skärmsidor för att finna eftersökt information Denna fysiska förevisning kommer att ske under en och samma dag, preliminärt den 24 oktober Definitivt datum och klockslag för förevisningen meddelas anbudsgivarens kontaktperson. Vid den fysiska förevisningen kommer en genomsnittlig utvärderingspoäng för varje anbudsgivare att beräknas. Anbudsgivare kommer att kunna erhålla en genomsnittlig utvärderingspoäng om mellan 1,00-4,00 poäng. Om anbudsgivaren kommer försent, eller inte disponerar tiden på lämpligt sätt eller om andra omständigheter förhindrar anbudsgivaren att förevisa samtliga bedömningspunkter inom den angivna tiden, så kommer anbudsgivaren att erhålla poängen 1 på de bedömingspunkter som inte förevisats. Om anbudsgivaren inte kommer till den fysiska förevisningen så innebär inte det att anbudet förkastas, utan det innebär att anbudsgivaren inte får något prisavdrag vid utvärderingen av denna del. Utskrivet: :06 Sida 11 av 49 Refnr.: 10177

12 Exempel på pris och utvärdering Ett exempel utifrån prisbilagan och ovan angivna utvärderingsmetod finns i bilaga 5. Detta exempel syftar till att illustrera utvärderingsmetoden Priser Priser Alla priser ska fyllas i bilaga 4 Prisbilaga, svarsmall. Bilaga 4 Prisbilaga består av olika flikar för de olika anbudsområdena; Prisbilaga 4 flik 1 gäller för följande anbudsområden: Region 8: Västra Götalands län, Hallands län, Region 9: Skåne län, Blekinge län, Gotlands län, Region 5: Stockholms län, Uppsala län. Prisbilaga 4 flik 2 gäller för följande anbudsområden: Region 6: Södermanlands län, Östergötlands län, Region 7: Jönköpings län, Kronobergs län, Kalmar län. Prisbilaga 4 flik 3 gäller för följande anbudsområden: Region 1: Västerbottens län, Norrbottens län, Region 2: Västernorrlands län, Jämtlands län, Region 3: Dalarnas län, Gävleborgs län, Region 4: Värmlands län, Örebro län, Västmanlands län. I det fall anbudsgivaren vill ge olika priser för olika anbudsområden kan respektive flik i bilaga 4 Prisbilaga dupliceras. I respektive flik i prisbilagan ombeds anbudsgivaren ange för vilket/vilka anbudsområden anbudet gäller. Alla priser ska anges exklusive moms. Ramavtalspriserna utgör takpriser. Takpris innebär att Leverantören inte kan ange högre pris i den förnyade konkurrensutsättningen än vad som angetts i anbudsgivarens anbud i upphandlingen. Däremot kan Leverantören erbjuda lägre pris än takpriset i den förnyade konkurrensutsättningen. Priser och villkor som ej fastställts i upphandlingen regleras i parternas Avropsavtal (se förfrågningsunderlagets avsnitt 1.3 Kommersiella villkor). Av bilaga 4 framgår de utvärderingsvolymer som kommer att användas vid prisutvärderingen av anbuden för varje anbudsområde. Angivna volymer i bilaga 4 utgör inte den faktiska omfattningen för åtagandet utan syftar till att göra en anbudsjämförelse möjlig. Samtliga kostnader som anbudsgivaren har för att fullgöra sina åtaganden samt SKIs administrativa ersättning (se avsnitt 4 Kommersiella villkor) ska inräknas i de priser som angivits i bilaga 4. Ytterligare anvisningar för hur priser ska lämnas finns i bilaga Bilagor Samtliga bilagor Bilaga 1 Avropsberättigade parter Bilaga 2 Regional indelning Bilaga 3 Förlaga för Kontrakt Bilaga 4 Prisbilaga svarsmall Utskrivet: :06 Sida 12 av 49 Refnr.: 10177

13 Bilaga 5 Exempel utvärdering Bilaga 6 Underskrift av anbudet Bilaga 7 Redovisning av försäljning Bilaga 8a Ramavtalets värde beräkning Bilaga 8b Sammanställning representativa volymuppgifter Bilaga 9 Referensuppdrag Bilaga 10 Bedömningsprotokoll internetbaserad tjänst Utskrivet: :06 Sida 13 av 49 Refnr.: 10177

14 2. Krav på leverantören 2.1. Förutsättningar Nedan redovisas de krav som anbudsgivaren (leverantören) ska uppfylla för att ges möjlighet att delta i upphandlingen. Som bevis på att anbudsgivaren uppfyller ställda krav ska anbudet innehålla nedan efterfrågade redovisningar. Det är av stor vikt att anbudet innehåller samtliga begärda handlingar och redovisningar. Saknas något är det mycket stor risk att SKI tvingas förkasta anbudet eftersom möjligheterna att lägga till saknade uppgifter är begränsade. Det är därmed heller inte möjligt att avvakta med att lämna uppgifter till senare eller att ange att uppgifter önskas lämnas muntligt. Uppfattas något av de ställda kraven som oklart ber vi er därför att via Visma Tendsign kontakta SKI i god tid innan anbudet ska vara inlämnat. Vid prövning av inkomna anbud kan SKI komma att kontrollera av anbudsgivaren lämnade uppgifter. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats kan detta leda till att anbudet förkastas Uppgifter om anbudsgivaren Anbudsgivarens kontaktuppgifter Vi uppskattar om ni fyller i era kontaktuppgifter enligt nedan. Företagsnamn (Fritextsvar) Organisationsnummer (Fritextsvar) Postadress (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Telefax (Fritextsvar) Webbplats (Fritextsvar) Kontaktperson nr 1 Namn (Fritextsvar) Befattning (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Mobilnummer (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) Kontaktperson nr 2 Namn (Fritextsvar) Befattning (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Mobilnummer (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) 2.3. Uteslutning av leverantör Uteslutning enligt 10 kap. 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt laga kraft vunnen dom är dömd för sådan brottslighet som innefattar: 1. deltagande i organiserad brottslighet, 2. bestickning, Utskrivet: :06 Sida 14 av 49 Refnr.: 10177

15 3. bedrägeri, 4. penningtvätt. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Om en anbudsgivare anlitar underleverantörer ansvarar anbudsgivaren för att underleverantörerna uppfyller kraven enligt 10 kap. 1. Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 1 LOU? (/ svar) Uteslutning enligt 10 kap. 2 LOU Enligt 10 kap. 2 LOU kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och SKI kan visa detta, eller, 5. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap. LOU. Är leverantören juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 2 LOU? (/ svar) Skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudsgivare ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende lagenligt ställda krav avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter, innehav av F-skattebevis samt registrering för mervärdesskatt (moms). Om en anbudsgivare anlitar underleverantörer ska även underleverantörerna uppfylla kraven enligt ovan. Som en del av leverantörsprövningen kontrolleras att anbudsgivare och eventuella underleverantörer uppfyller lagenligt ställda krav avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter, innehav av F-skattebevis samt registrering för mervärdesskatt (moms). Kontrollen görs hos Skatteverket av SKI. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna, ska anbudsgivare när SKI så begär, vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. I det fall att underleverantör inte uppfyller kraven enligt ovan leder inte det automatiskt till att anbudet förkastas i sin helhet, utan i första hand att aktuell underleverantör stryks från anbudet. Kontroll avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter kommer att göras under avtalsperioden Juridisk ställning Utskrivet: :06 Sida 15 av 49 Refnr.: 10177

16 Bolagsregistrering Anbudsgivaren ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivaren är registrerad. SKI kommer att hämta in uppgift om bolagsregistrering från affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe för att kontrollera att kravet enligt ovan uppfylls. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna, ska anbudsgivaren när SKI så begär, vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter Underleverantörer Underleverantörer I det fall annat företag än anbudsgivaren för anbudsgivarens räkning kommer att utföra väsentliga delar av tjänsteleveransen i de avrop som kommer att ske från kommande ramavtal, utgör sådant företag underleverantör till anbudsgivaren. Mellan anbudsgivaren och underleverantör skall ett giltigt samarbetsavtal finnas eller så ska koncernförhållande råda. Med koncernförhållande avses att anbudsgivaren och aktuell underleverantör ingår i samma koncern och båda ägs direkt eller indirekt till mer än 50% av samma koncernmoderbolag. Om en anbudsgivare anlitar underleverantör/er ansvarar anbudsgivaren för att underleverantör/erna uppfyller åtagandena enligt ramavtalet i tillämpliga delar, se även förfrågningsunderlaget avsnitt 4 "Kommersiella villkor". Om underleverantör kommer att anlitas för utförande av del av uppdraget ska denna/dessa anges med företagets/-ens namn och organisationsnummer. Ange namn och organisationsnummer på samtliga i anbudsansökan ingående underleverantörer. (Fritextsvar) Har namn på samtliga i anbudsansökan ingående underleverantörer lämnats? (/ svar) 2.5. Ekonomisk och finansiell ställning Kreditvärdighet Anbudsgivare ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av anbudsgivarens ekonomiska stabilitet och finansiella ställning är utdrag ur affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. SKI kommer att inhämta utdrag från Creditsafe avseende samtliga anbudsgivare efter anbudsöppning. Utdraget ska visa att anbudsgivaren minst är "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Om lägre riskklassificering påvisas ska anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om a) och b) nedan är uppfyllda. Anbudsgivaren kommer i sådant fall att beredas möjlighet att inkomma med sådan förklaring. a) Anbudsgivaren inlämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet, b) Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten ska minst vara "kreditvärdig" enligt Creditsafes Utskrivet: :06 Sida 16 av 49 Refnr.: 10177

17 femgradiga skala. Företag som inte omfattas av ratingsystem, exempelvis nystartade företag eller ideella föreningar, ska på annat sätt styrka att de har tillräcklig finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis kan utgöras av senaste resultaträkning, eller revisorsintyg, eller motsvarande Teknisk och yrkesmässig kapacitet Erfarenhet Anbudsgivaren ska ha god teknisk kapacitet att leverera pensionsadministrativa tjänster för kunder som är kommun, region, landsting eller kommunalförbund, i enlighet med KAP-KL och tidigare kollektivavtal för tjänstepensioner, vilket ska styrkas genom redovisning av ett eller flera referensuppdrag, enligt punkten 1-2 nedan. 1. Referensuppdragen ska avse tjänster som utförts under de tre senaste åren, räknat från sista dag för inlämnande av anbudet. Referensuppdragen kan avse såväl avslutade som pågående uppdrag. 2. Referensuppdragen ska redovisa erfarenhet av att leverera pensionsadministrativa tjänster för tjänstepensioner enligt KAP-KL, PFA, PA-KL och äldre bestämmelser inkluderande pensionsreglementen för förtroendevalda. Referensuppdragen ska även omfatta förmedlingstjänst för Avgiftsbestämd ålderspension, ibland kallat "Valcentral". Åberopade referensuppdrag ska sammantaget styrka att anbudssökande har erfarenhet enligt punkten 1-2 ovan. Anbudssökanden ska i sitt anbud bifoga: - Beskrivning av erfarenhet av att leverera tjänster enligt ovan. Av beskrivningen ska framgå att ställda krav är uppfyllda. SKI rekommenderar anbudssökande att använda bifogad förlaga (bilaga 9) för att redovisa referensuppdragen. Bifogad förlaga (bilaga 9) ska dupliceras om flera referensuppdrag åberopas. SKI kan i samband med prövningen av anbudet komma att kontakta angivna kunder för att kontrollera de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna. De av kunden (referenten) redovisade uppgifterna ska överensstämma med uppgifterna i ansökan för att kravet ska anses uppfyllt Personalens utbildnings- och yrkeskvalifikationer Anbudsgivaren ska ha resurser med kompetens att utföra pensionsadministrativa tjänster med den omfattning och det innehåll som redovisas i kravspecifikationen (avsnitt 3 i förfrågningsunderlaget). För att styrka att anbudsgivaren uppfyller kravet enligt ovan ska anbudsgivaren i sitt anbud beskriva att anbudsgivaren har minst det antal personer som efterfrågas nedan med minst nedan efterfrågad kompetensnivå. a) Kundansvarig - minst två personer: Kundansvarig svarar för ledningen av avtalat åtagande samt är anbudsgivarens representant (kundansvarig) mot avroparen. Den kundansvarige ska ha minst två års erfarenhet av att ha varit kundansvarig vid komplexa uppdrag med innehåll som till art och omfattning motsvarar det som beskrivs i kravspecifikationen (avsnitt 3 i förfrågningsunderlaget), eller minst två års erfarenhet av kvalificerat projektledningsarbete i roll som projektledare eller motsvarande. Utskrivet: :06 Sida 17 av 49 Refnr.: 10177

18 b) Aktuarie - minst en person: Aktuarie med uppgift att svara för försäkringstekniska utredningar och beräkningar såsom anges i Försäkringsrörelselagen 18 8 kap och vars kompetens specificeras i finansinspektionens föreskrift "Finansinspektionens föreskrifter om villkor för att en aktuarie ska få tjänstgöra på ett försäkringsföretag", ( c) Handläggare - minst tre personer: Handläggarna arbetar med att utföra de uppgifter som ingår i avtalat åtagande och som beskrivs i kravspecifikationen (avsnitt 3 i förfrågningsunderlaget). Samtliga personer ska ha minst tre års dokumenterad erfarenhet av arbete med pensionsadministration. Arbetslivserfarenheten ska huvudsakligen avse arbete med två eller flera av pensionsplanerna PA-KL, PFA, och KAP-KL. Anbudsgivaren ska styrka att kompetenskraven enligt ovan uppfylls. Anbudsgivaren styrker detta genom att ange namngivna personer samt till anbudet bifoga CV för dessa namngivna personer som styrker att de har efterfrågad kompetensnivå. a) Uppfylls kravet på kompetensnivå motsvarande två personer med kompetensnivå Kundansvarig så som beskrivits ovan? Anbudsgivaren styrker detta genom att ange namngivna personer samt till anbudet bifoga CV för dessa namngivna personer som styrker att de har efterfrågad kompetensnivå. (Fritextsvar) b) Uppfylls kravet på kompetensnivå motsvarande en person med kompetensnivå Aktuarie så som beskrivits ovan? Anbudsgivaren styrker detta genom att ange namngivnen person samt till anbudet bifoga CV för denne/a namngivna person som styrker att han/hon har efterfrågad kompetensnivå. (Fritextsvar) c) Uppfylls kravet på kompetensnivå motsvarande tre personer med kompetensnivå Handläggare så som beskrivits ovan? Anbudsgivaren styrker detta genom att ange namngivna personer samt till anbudet bifoga CV för dessa namngivna personer som styrker att de har efterfrågad kompetensnivå. (Fritextsvar) Teknisk utrustning Anbudsgivaren ska ha tillgång till IT-system som möjliggör att uppdraget kan utföras och redovisningar kan lämnas till Avropare enligt de obligatoriska kraven i kravspecifikationen (avsnitt 3 i förfrågningsunderlaget). Bekräftelse att anbudsgivaren har ett IT-system som företaget avser att använda som har sådana funktioner och en sådan utformning att tillämpliga bestämmelser och av SKI i avsnitt 3 kravspecifikation ställda krav kan uppfyllas. (/ svar) Anbudsgivaren ombeds ge en kortfattad beskrivning av anbudsgivarens IT-system. (Fritextsvar) Metoder för kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade rutiner för kvalitetssäkring och internkontroll. Rutinerna ska omfatta sådana internkontroller som åvilar livbolag enligt Finansinspektionens föreskrift FFFS 2005:1 "Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll i finansiella företag", eller senare uppdatering av nämnda föreskrift. Utskrivet: :06 Sida 18 av 49 Refnr.: 10177

19 Anbudsgivare som inte omfattas av bestämmelserna i Finansinspektionens föreskrift ska inneha dokumenterade rutiner för internkontroller med motsvarande innehåll och omfattning. Bekräftelse att anbudsgivaren har dokumenterade rutiner för internkontroller så som de beskrivs ovan. (/ svar) Anbudsgivaren ombeds ge en kortfattad beskrivning av sitt arbete med kvalitetssäkring och metoder för internkonroll. (Fritextsvar) Utskrivet: :06 Sida 19 av 49 Refnr.: 10177

20 3. Kravspecifikation 3.1. Registerhållning Övertagande av uppgifter Anbudsgivaren ska ansvara för övertagande av samtliga uppgifter i registren och annan information och dokumentation från nuvarande leverantör såväl lagrad på datamedia som i pappersformat. Ansvaret för anbudsgivaren är att se till uppgifterna från nuvarande administratör blir överförda, dvs. anbudsgivaren initierar överföring. I uppdraget ingår också ansvar för att efterfråga uppgifter som man bedömer att man eventuellt saknar. I ansvaret ingår också att vid behov informera avroparen om det blir problem med att överföra uppgifter och föreslå eventuella ytterligare åtgärder. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) Information och uppgifter i register Anbudsgivaren ska acceptera att uppgifter och information i de register som ställs till Avroparens förfogande eller skapas ska vara Avroparens egendom. Då avtalet upphör ska Avroparen få överta samtliga uppgifter oavsett om dessa finns registrerade på datamedia, filmade eller lagrade på annat sätt ex. pappersformat avseende arbetstagare och pensionstagare, som är nödvändiga för att Avroparen ska kunna pröva och fastställa rättigheter och skyldigheter enligt Avroparens pensionsbestämmelser. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) Kontroller och rättelser Anbudsgivaren ska regelbundet, minst en gång per år, genomföra systematiska kontroller i skälig omfattning av Avroparens register i syfte att upptäcka felaktiga uppgifter. Rättelse av felaktigheter ska ske i samråd med avroparen. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) Vid upphörande av kontrakt (avtal) mellan anbudsgivare och avropare Anbudsgivaren ska förbinda sig att vid kontrakts upphörande aktivt medverka och underlätta överflyttning till ny leverantör. Anbudsgivaren ska lämna över all tillämplig information och uppgifter till Avroparen eller om Avroparen så begär direkt till den nye leverantören. Informationen ska lämnas över i elektroniskt format och i den form som överenskoms mellan parterna. Överföring av uppgifter från anbudsgivare ska ingå i angivna priser och ske utan ytterligare kostnad för Avroparen. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) Utskrivet: :06 Sida 20 av 49 Refnr.: 10177

21 3.2. Registrering och beräkning Registrering Anbudsgivaren ska upprätta och ansvara för samtliga register som krävs för efterfrågad pensionsadministration. Anbudsgivare ska ansvara för uppläggning av register över Avroparens arbetstagare, tidigare anställda och pensionstagare. Anbudsgivaren ska fortlöpande registrera, beräkna och lämna förslag på pension, enligt tillämpliga pensionsbestämmelser, med ledning av de uppgifter som rapporteras via Avroparens lönesystem, via Internetbaserad tjänst eller manuellt. Anbudsgivaren ska ajourhålla register genom att fortlöpande registrera uppgifter som rapporteras från Avropare, tidigare Arbetsgivare, Individ, myndighet, pensionsinstitut eller annan. Uppfylls kraven enligt ovan? (/ svar) Kontroller av registeruppgifter Anbudsgivaren ska fortlöpande i skälig omfattning ansvara för ändamålsenlig rimlighetskontroll av inkomna uppgifter. Rutiner för rimlighetsbedömning finnas och vara dokumenterade. Anbudsgivaren ska i samband med den årliga inrapporteringen i skälig omfattning genomföra en systematisk kvalitetskontroll av registeruppgifterna. Felaktigheter och ofullständiga uppgifter ska rättas. Uppfylls kraven enligt ovan? (/ svar) Gallring av inaktuella uppgifter Anbudsgivaren bör kunna gallra/ta bort inaktuella uppgifter i registret utan tillkommande avgifter. (1 p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Beräkning pension och förhandsbesked pension Anbudsgivaren ska beräkna och lämna förslag på pension för Avroparens förtroendevalda. Anbudsgivaren ska beräkna och lämna förhandsbesked på pensionsförmånens storlek vid begäran från Avroparens pensionshandläggare. Uppfylls kraven enligt ovan? (/ svar) Utskrivet: :06 Sida 21 av 49 Refnr.: 10177

22 Beräkning frilagd premie Anbudsgivaren ska kunna beräkna s.k. frilagd premie för de arbetstagare som kan komma att omfattas av alternativa pensionslösningar. Beräknad frilagda premien ska vid begäran levereras till Avroparen eller till av Avroparen anvisat ombud/försäkringsgivare. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) Information Anbudsgivaren ska en gång per år tillhandahålla förteckning över utbetalda pensioner där summa och typ av pension redovisas. Anbudsgivaren ska kunna leverera grunduppgifter vid förfrågan och därefter årligen till Avroparen eller till av Avroparen anvisat ombud/ försäkringsgivare. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) 3.3. Bevakning Bevaka rätt till pension Anbudsgivare ska åta sig att bevaka registrerade arbetstagares eller tidigare avgångna arbetstagares och efterlevandes rätt till pension enligt KAP-KL samt tidigare avtal och reglementen. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) Bevakning och avisering vid avgångstidpunkt Anbudsgivaren ska bevaka och avisera Avroparen om tidpunkter för ansökan om utbetalning av alla förekommande pensionsförmåner genom att månadsvis förse Avroparen med förteckning över Individer som har rätt till någon form av pensionsutbetalning. Förteckningen ska vara Avroparen tillhanda i god tid minst 6 månader - före avgångstidpunkten som anges av Avroparen. Med avgångstidpunkt avses 65 respektive 67 års ålder. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) Inkomstbevakning Anbudsgivaren ska ha inkomstbevakning för de individer som uppbär garantipension, visstidspension, särskild ålderspension enligt PFA, särskild avtalspension enligt KAP-KL eller pension enligt reglementet för förtroendevalda. Uppfylls kravet enligt ovan? (/ svar) Bevakning kostnadsbidrag, dödsfall, civilstånd m.m. Anbudsgivaren ska bevaka rätten till kostnadsbidrag från stat, landsting, kommuner och andra pensionsinstitut. Utskrivet: :06 Sida 22 av 49 Refnr.: 10177