\ ~$8 l. . ~~4/2013! 0 8o7 _r nr. i. \\

Transkript

1 VIMMERBY KOMMUN!<,:,mmunstyrelseförvaltningen 1 VIMMERBY KOMMUN Kommunens revisorer \ ~$8 l! l. ~~4/2013! 0 8o7 _r nr i. \\ \ Kommunfullmäktige Revisionsberättelse för år 2012 Vi, av fullmäktige utsedda revisorer, har granskat den verksamhet som bedrivits i styrelse, nämnder och genom utsedda lekmannarevisorer har vi granskat verksamheten i kommunens bolag. Styrelse och nämnder ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvarar också för att det finns tillräddig intern kontroll samt återredovisning till fullmäktige. Revisorerna ansvarar for att granska verksamhet, kontroll och redovisning samt pröva om verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges uppdrag. Granskningen har utförts enligt kommunallagen, kommunens revisionsreglemente och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning. Kommunen redovisar ett resultat på 41,7 mnla vilket är en positiv avvikelse mot budget med 2,1 mnla. De största orsakerna till det positiva resultatet är att verksamhetens nettokostnader har minskat med 6,8 mnkr till 705,5 mnla i jämförelse med år 2011 och att skatter och statsbidrag har ökat med 6,4 mnkr till 741,7 mnla i jämförelse med år Vi bedömer att kommunens ekonomiska situation har fortsatt att utvecklas i positiv riktningjämfört med föregående år. Kommunens nettokostnader, inldusive finansnettot, tar i anspråk 94,4 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag. Med årets resultat lever kommunen upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans. Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Styrelsens och nämndernas interna kontroll bedöms ha varit tillräcklig. Nämndemas sammanlagda budgetavvikelse uppgår till -23,9 mnkr. Vi bedömer att åtgärder bör vidtas for att forbättra nämndemas budgetföljsamhet Vi är kritiska till att teknik- och servicenämndens budgetavvikelse inte till alla delar har kunnat stävjas, särskilt inom de områden där nämnden har haft möjlighet att påverka kostnaderna.

2 Dnr. 104/2013/007 Id Tidigare arbete att ta fram översiktsplan har skett med delaktighet och öppenhet. Detta arbetssätt har skilt sig mot hur kommunstyrelsen har arbetat med en detaljplan. Detta har kritiserats starkt av många invånare och särskilt berörda sakägare. Vi är kritiska till kommunstyrelsens sätt att genomföra detaljplanearbetet Från och med årsskiftet har organisationen ändrats så att kommunstyrelsens ansvar for fysisk planering begränsas till strategiska frågor, medan ansvaret for detaljplaner övergår till miljö- och byggnämnden. Vi bedömer de genomförda förändringarna som att kommunstyrelsen tagit till sig kritik från sättet att arbeta med detaljplaner och att det finns förutsättningar med den nya organisationen att arbetet med fysisk planering blir tydligare och mer ändamålsenlig. Kommunen når upp till de tre finansiella mål om god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Dessa är: Årets resultat ska uppgå till minst 15 mnkr. Årets investeringar ska finansieras med egna medel till 70 procent, ej år 2012 och2013. o Låneskulden får högst öka till425 mnkr till år Låneskulden ska minska från och med år I forvattningsberättelsen framgår till viss del verksamhetsmålen och en utvärdering av dessa. Detta bedömer vi inte vara tillfredsställande. Mål och uppföljning av målen behöver bli tydligare. Vi anser att de mål som anges i budgeten ska vara möjliga att utvärdera när kommunstyrelsen fastställer årsredovisningen. Vi tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet for: ledamöterna i kommunstyrelsen, ledamöterna i barn- och utbildningsnämnden, ledamöterna i kultur- och fritidsnämnden, ledamöterna i miljö- och byggnämnden, ledamöterna i omsorgsnämnden, ledamöterna i teknik- och servicenämnden, ledamöterna i socialnämnden, ledamöterna i valnämnden, ledamöterna i överförmyndarnämnden, samt ledamöterna i revisions- och demokratiberedningen. Vi tillstyrker att kommunens årsredovisning for år 2012 godkänns. Vi åberopar foljande för vår bedömning: Under året har vi genomfört gransirningar enligt bilaga l. Vi har också genomfört övergripande ansvarsgranslmingar, som innebär intervjuer med ordforanden i barn- och utbildningsnämnden samt presidierna i kommunstyrelsen, omsorgsnämnden och miljöoch byggnämnden. Gun Green har inte deltagit i granskningen av miljö- och byggnämnden.

3 Vimmerby den 18 april2013 Dnr.104/2013/007 Id ~~ i:; Roland Ilemark Gun Green Ulla Malmberg /~i:?~~/~~ Granskningens omfattning och inriktning redovisas i bilaga l. Granskningsrapporter från lekmannarevisorerna redovisas i bilaga 2.

4 Vimmerby kommun Kommunens revisorer Konununstyrelsen j Kommunfullmäktiges presidium Dnr lj.i. <~ l 107/2013 po_7 L<ipnr Granskning av årsredovisningen år 2012 På uppdrag av revisorerna i konununen har PwC, Konununal sektor genomfört en granskning av ovanstående. Vi beslöt vid vårt smrunanträde den 18 april 2013 att överlämna rapporten för beaktande till kommunstyrelsen och för kännedom till kommunfullmäktiges presidium. Kommunfullmäktiges presidium får ta ställning till om rapporten skall biläggas kommunfullmäktiges handlingar. För kommunens revisorer ~d' Roland Ilemark ordförande

5 Dnr 107/2013/007 Hid r "ii,;iähii.. I&oiiffiär l,. Caroline Liljebjörn 10 april 2013 p wc

6 Innehållsforteckning 1. Sammanfattning IIllediiing Bakgrund Revisionsfråga och metod GI ailslmingst esultat Verksamhetens utfall, finansiering och ekonomiska ställning Förvaltningsberättelse Balanskrav God ekonomisk hushållning Rättvisande räkenskaper Resultaträkning Balansräkning Kassaflödesanalys Sammanställd redovisning... lo Tilläggsupplysningar P wc

7 1. Sammanfattning Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verl{ samheten, verl{samhetens finansiering och den elwnomislm ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller leraven på rättvisande räl{enskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Årets resultat uppgår till41,7 mnkr, vilket är 15,5 mnla bättre än föregående år. Verksamhetens nettokostnader har minskat med 1,0% (2011: -2,1 %) attjämföras med ökningen av skatteintäkter och statsbidrag på 0,9% (2011: 2,1 %). Verksamheternas nettokostnader tar 95,1 % (2011: 96,9 %) i anspråk av skatteintäkterna inldusive generella statsbidrag. Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b). Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som mycket god. Samtliga tre finansiella mål som kommunfullmäktige beslutat om har uppfyllts. Vi kan inte utifrån årsredovisningens återrapportering av verksamhetsmålens uppfyllelse bedöma huruvida måluppfyllelsen är god eller svag. Återrapporteringen skiljer sig väsentligt mellan de olika nämnderna. Vi rekommenderar att uppföljningen av målen görs så att det tydligt framgår om målen uppnåtts eller inte. P wc 1 av 11

8 2. Inledning 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisionsobjekt är Kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. När det gäller nämndernas redovisning, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer Revisionsfråga och metod Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3-8). Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen (g:ga) avge en skriftlig bedömning av om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas årsbokslutet. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Granskningen, som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv, ska besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Med rättvisande avses följsamhet mot lag, rekommendationer och god redovisningssed. Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse (inkl drift- och investeringsredovisning) resultaträkning kassaflödesanalys balansräkning sammanställd redovisning P wc 2 av 11

9 Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt kommunens ekonomiska ställning och utveclding, efterlevnaden av balanskravet och om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Nämndernas redovisning av sitt uppdrag har ej granskats inom ramen för årsredovisningen utan ingår istället i granskningen av den övergripande ansvarsutövningen. Granskningen har utförts enligt god revisionssed för kommuner och landsting. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Med rättvisande bild menas att årsredovisningen inte innehåller fel som påverkar resultat och ställning eller tilläggsupplysningar på ett sätt som kan leda till ett felaktigt beslutsfattande. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i årsredovisningen. Då vår granskning av den anledningen inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda brister kan förekomma. Granskningen introduceras genom kontakter och samplanering med kommunens ekonomikontor. Granskningen genomförs med kontrollmålsmetodik enligt det granskningsprogram för granskning av årsredovisning som PwC Kommunal Sektor använder. Granskningen sker genom intervjuer, dokumentgranskning, granskning av räkenskapsmaterial och i förekommande fall registeranalys. Rapporten har faktagranskats av tjänstemän vid kommunledningskontoret. P wc 3 av 11

10 Granskningsresultat Verksamhetens uifall,finansiering och ekonomiska ställning Förvaltningsberättelse Översikt över utvecklingen av verksamheten Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att förvaltningsberättelsens översikt och upplysningar i all väsentlighet överensstämmer med laaven i KRL. Analys och rättvisande bedömning av ekonomi och ställning Vi bedömer att analysen av årets resultat och den ekonomiska ställningen ger en rättvisande bild. Det baserar vi på att det finns en analys av årets resultat och den ekonomiska ställningen för kommunen genom nyckeltal som nettokostnadsandelen, självfinansieringsgraden av investeringarna samt soliditeten. Vimmerby kommun redovisar ett positivt resultat med 41,7 mnkr (2011: 15,5 mnkr) trots att nämnderna har negativa budgetavvikelser med 23,9 mnla. Det beror bland annat på återbetalning av AF A-premier för åren 2007 och 2008 med 15,8 mnla. Resultatet motsvarar 6 % av skatteintäkter och statsbidrag. skatteintäkter och statsbidrag har ökat med 0,9 %sedan föregående år medan nettokostnaderna minskat med 1,0 %. Nettokostnadsandelen av skatteintäkter och statsbidrag är 95,1% (år : 98,7 %). soliditeten uppgår till 53,2 % (2011: 51,8 %). Med hänsyn taget till ansvarsförbindelsens pensionsförpliktelse uppgår soliditeten till23,7% (2011: 21,3 %). Självfinansieringsgraden av investeringarna uppgår till 84,5 %. En beskrivning av den samhällsekonomiska utvecklingen, befolkningsutvecklingen samt arbetsmarknaden bildar bakgrund till analysen. Under avsnittet avstämning finansiella mål redovisas finansiella nyckeltal som ger uttryck för god ekonomisk hushållning i det finansiella perspektivet. Förvaltningsberättelsen innehåller uppgifter om pensionsåtagande och pensionsmedelsförvaltning. Händelser av väsentlig betydelse Av nämndernas verksamhetsberättelser framgår på ett tydligt sätt väsentliga händelser som inträffat under och delvis efter räkenskapsåret. Vi anser att redovisningarna för barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden innehåller beskrivande rubriker som presenterar innehållet på ett förtjänstfullt sätt. P wc 4 av 11

11 Förväntad utveclding Av årsredovisningen framgår i viss omfattning den förväntade utvecldingen inom olika verksamheter. Kopplingen bör göras tydligare till hur detta kommer att påverka kommunens ekonomi och prioriteringar inom olika områden. Det kan till exempel göras genom att koppla beskrivningen till budget 2013 eller till de kända planeringsförutsättningarna för budget Väsentliga personalförhållanden Den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaro redovisas inte enligt KRL 4:1 a, det vill säga redovisningen saknar att frånvaron specificeras på lång- och korttidsfrånvaro samt åldersindelning. Det bör även anges en genomsnittlig sjukfrånvaro för år Vi bedömer att avsnittet bör utvecldas och omfatta information antal anställda, förändringen jämfört med föregående år, analys i relation till personalkostnaderna, analys av åldersstrukturen, personalrörlighet, rekryteringsbehovet, arbetsmiljö, förmåner etcetera. Gemensam förvaltningsberättelse Förvaltningsberättelsen omfattar en beskrivning av den samlade kommunala verksamhetens organisation och särskilda upplysningar om ekonomi och verksamhet i koncernföretagen i enlighet med RKR 8.2. De kommunala företagens verksamhet redovisas med utgångspunkt från målen i ägardirektiven och riskerna i bolagens verksamheter. Under året har kommunen skjutit till 3,0 mnkr i aktieägartillskott till Vimmerby kommun Förvaltnings AB, som vidarebefordrats till Kulturkvarteret Astrid Lindgrens Näs AB. Obligatorisk information enligt KRL och RKR:s rekommendationer I förvaltningsberättelsen redovisas upplysningar om pensionsmedel och pensionsförpliktelser i enlighet med RKR 7.1. Pensionsförpliktelserna uppgår totalt till 418,9 mnkr, vilket är en ökning med 4,3 mnkr sedan föregående bokslut. De finansiella placeringarna har ett marknadsvärde på 132,6 mnkr, vilket innebär att 286,3 mnkr har återlånats till verksamheten. Det är 10,3 mnkr mindre än motsvarande värde i bokslutet Andra förhållanden som har betydelse för styrning och uppföljning av verksamheten Detta område avser information och analys rörande prestationer, kvalitet och mål. Information om kvalitet och måluppfyllelse redovisas främst med utgångspunkt från verksamhetsmålen. Nyckeltal från olika verksamhetsområden framgår till viss del av nämndernas verksamhetsberättelser. Sammantaget görs bedömningen att redovisningen av utfallet för god ekonomisk hushållning i ett verksamhetsperspektiv kan förbättras. Hur kommunstyrelse och nämnderna arbetar med styrning och uppföljning bör även beskrivas i förvaltningsberättelsen. P wc 5 av 11

12 Investeringsredovisning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att investeringsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av årets investeringar. Nettoinvesteringarna uppgår till 82,6 mnkr, vilket är 158,5 mnkr mindre än budgeterat. De största investeringarna avser förskolor 23,2 (mnkr), förvärv av mark (25,8 mnkr) samt väghållning i form av asfaltering (15,3 mnkr). Investeringsredovisningen går inte att stämma av mot övriga delar av årsredovisningen. Enligt investeringsredovisningen uppgår årets investeringar till83,8 mnkr. Avvikelsen uppgår därmed till1,2 mnkr. Avvikelser mot budgeten för investeringar kommenteras inte i årsredovisningen. Vi rekommenderar att förvaltningsberättelsen kompletteras med en analys av årets investeringar i förhållande budget Driftredovisning Bedömning och iakttageiser Vi bedömer att driftredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Vi noterar att driftsredovisningen går att härleda till resultaträkningen via årets resultat. Vi rekommenderar att jämförelse även görs med föregående år. Nämndernas budgetavvikelse samt förändringen från avvikelsen i prognosen per sista augusti redovisas i tabellen nedan: Driftredovisning per nämnd, +/-fr. pro- Budgetgnos m n kr 2011 Budget Utfall avvikelse Kommunstyrelse. 65,6 69,3 1,3-1,2 Revisio=-:.n:.. Q_& <M _ 0,8 0,0 QR Qverförm~ndarnämnd 1,4 -'- 1 ''-'-4 1,8-0,2-0,4 Teknik- och servicenämnd 84,1 ].!}_,Q ]8,~ d. -8,8 Kultur- och fritidsnämnd 28,6 29,3 29,6 0,1-0,3 _Barn- och utbildningsnämnd 281,1 277,2 271,3 7,9 5,9 Socialnämnd 34,8 31,5 47,5-5,0-16,0 _Qmsorg,.c:..sn'-'-'å= m'-"n_:_;d:. 214,1 214,3 217,0 2,2-2,7 Miljö- och byggnämnd 2,9 2,5 2,9-0,1-0,4 Summa nämnderna 716,3 695,1 719,0 10,5-23,9 I augusti prognostiserades ett överskridande i förhållande till budget på 34,4 mnkr. Utfallet för året blev 10,5 mnkr bättre. Avvikelserna mot budget kommenteras i viss utsträckning i nämndernas verksamhetsberättelser. Vi rekommenderar att nämndernas avvikelser mot budget sammanfattningsvis kommenteras i anslutning till driftsredovisningen. P wc 6 av 11

13 Balanskrav Bedömning och iakttagelser Vi instämmer i kommunens bedömning av att balanskravet har uppfyllts för år Årets resultat om 41,7 mnkr justeras med realisationsvinster om 1,5 mnkr. God ekonomisk hushållning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som mycket god. Vi kan inte utifrån årsredovisningens återrapportering av verksamhetsmålens uppfyllelse bedöma huruvida måluppfyllelsen är god eller svag. Återrapporteringen skiljer sig väsentligt mellan de olika nämnderna. Några nämnder saknar uppföljning mot beslutade mål. Finansiella mål I årsredovisningen görs en överskådlig avstämning mot kommunens finansiella mål som fastställts i budget 2012: Finansiellt mål, fastställt av fullmälrtige i budget 2011 Årets resultat ska uppgå till minst 15 mnkr. Utfal12011 Årets resultat är 41,7 mnkr. Måluppfyllelse Målet är uppnått. Årets investeringar ska finansieras med egna medel till70 %, ej år 2012 och Självfinansieringsgraden Målet är uppnått. uppgår till 84,5 %. Låneskulden får högst öka till 425 mnkr till år 2013, låneskulden ska minska från och med år Av kommunens låneskuld avser 256,1 mnkr egen finansiering samt 103,9 mnkr vidareutlånm. Målet är uppnått. Vi instämmer i kommunstyrelsens bedömning att de finansiella mål som antagits i budget 2012 har uppnåtts Mål för verksamheten Kommunfullmäktige har fastställt verksamhetsmål i samband med budget Uppföljning av målen redovisas till viss del i nämndernas verksamhetsberättelser. Några nämnder saknar helt uppföljning av mål. Vi rekommenderar att uppföljningen av målen görs så att det tydligt framgår om målen uppnåtts eller inte. P wc 7 av 11

14 3.2. Rättvisande räkenskaper Resultaträkning Bedömning och ial<:ttagelser Vi bedömer att resultaträkningen uppfyller KRL:s krav och i övrigt är upprättad i enlighet med god redovisningssed. Vi bedömer att resultaträkningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild av årets resultat. Nedan redovisas resultaträkningens utfalljämfört med föregående år. Utfall Ökning/ Resultaträkning och prognos Föreg. år Utfall 2012 minskn.% Verksamhetens intäkter 144,5 159,4 10% Verksamhetens kostnader -834,2-839,8 1% Avskrivningar -22,6-25,1 11% Verksamhetens nettokostnader -712,3-705,5-1% skatteintäkter 563,4 571,9 1% Generella statsbidrag 171,9 169,8-1% Summa skatter och statsbidrag 735,3 741,6 1% Finansiella intäkter 17,5 19,3 11% Finansiella kostnader -14,3-13,8-4% Arets resultat 26,2 41,7 59% En analys av händelser, förändrade redovisningsprinciper och "opåverkbara" poster som haft väsentlig påverkan på skillnaden mellan åren redovisas nedan. Uppbokad slutavräkning skatteintäkter för år 2011 och prognos 2012 uppgår i årets bokslut till 7,0 mnkr. I bokslut 2011 uppgick uppbokad slutavräkning 2010 och prognos 2011 till12,4 mnkr. skillnaden är 5,4 mnkr som således har minskat resultatet. Kommunen har under år 2012 erhållit återbetalning av AF A-premier för åren 2007 och 2008 uppgående till15,8 mnkr. Intäkten specificeras i not till verksamhetens intäkter. Verksamhetens kostnader har ökat med 5,6 mnkr jämfört med föregående år. Det beror främst på att personalkostnaderna har ökat med 7 mnkr under år De finansiella intäkterna har ökat med 1,8 mnkr i jämförelse med år Det beror på ökad avkastning på placerade pensionsmedel i KLP med 2,0 mnkr. Ovanstående poster innebär netto en resultatförbättring om ca 6,6 mnkr mellan åren, av den totala resultatförbättringen om 15,5 mnkr. P wc 8 av 11

15 Balansräkning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning, skulder och eget kapital. Vi bedömer vidare att balansräkningen är uppställd enligt KRL och omfattar tillräckliga noter. Bilagor och specifikationer finns i tillräddig omfattning men kan förbättras avseende periodiseringar, framför allt avseende förvaltningarnas specifikationer. Verifiering bör ske med faktura, avtal eller beräkning som visar varpå posten grundar sig. Vår bedömning är att tillgångarna, avsättningarna och skulderna existerar, är fullständigt redovisade, rätt periodiserade och har värderats enligt principerna i KRL. Följande har noterats: I rapporten "Granskning av investeringsplanering" gör vi bedömningen att inte alla projekt i 2012 års investeringsbudget motsvarar den redovisningsmässiga definitionen av en investering. Det visar även de stickprov som vi tagit på investeringar i materiella anläggningstillgångar. Avvikelserna i stickproven når inte upp till väsentligt belopp, men indikerar att rutinerna för ldassificering av drift kontra investering bör ses över. Avskrivning ska påbörjas när en anläggningstillgång är redo att tas i bruk. I nuläget påbörjas avskrivningar med ett års eftersläp. Upplysningar om avvikelsen ges i avsnittet Redovisningsprinciper. Exploateringsmark redovisas inte som omsättningstillgång utan ligger inlduderade i anläggningstillgångarna. Vi anser att en genomgång av exploateringsmarken och fastigheterna bör göras och därmed bli föremål för en eventuell omldassificering. I posten kortfristiga skulder finns ett antal konton som innehåller deponerade medel för olika verksamheter. Vi rekommenderar att verksamheterna uppmanas planera vad dessa medel ska användas till Kassaflödesanalys Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att kassaflödesanalysen redovisar kommunens finansiering och investeringar. Vi bedömer att noter finns i tillräddig omfattning och att överensstämmelse finns med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen förutom investeringsredovisningen. Årets kassaflöde uppgår till-5,6 mnkr jämfört med 24,3 mnkr föregående år. Kommunens likvida medel uppgår vid årets slut till 82,3 mnkr. P wc 9 av 11

16 Sammanställd redovisning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning och åtaganden. Vidare bedömer vi att konsolideringen av underliggande enheter beskrivits på ett korrekt sätt och att eventuella olikheter i redovisningsprinciper mellan enheter beskrivits och att effekten framgår. Vi bedömer att KRLs krav uppfyllts såväl avseende 8.1 som 8.2 samt att rekommendationen från Rådet för kommunal redovisning följts. Särskilda upplysningar om ekonomi och verksamhet lämnas om koncernföretagen. Upplysningarna ger en samlad bild av kommunens ekonomiska engagemang i koncernföretagen. Tilläggsupplysningar Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att årsredovisningens tilläggsupplysningar uppfyller KRL:s krav och i övrigt lämnas i enlighet med god redovisningssed, innebärande att: Tillämpade redovisningsprinciper beskriver varje särskild redovisningsprincip och eventuella förändringar av dessa som årsredovisningens intressenter måste känna till för att rätt förstå årsredovisningens innehåll. Viktiga uppgifter och poster i förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning samt kassaflödesrapport specificeras och preciseras i notupplysningar som krävs i KRL respektive RKR:s rekommendationer samt god redovisningssed i övrigt. Följande rekommendationer har dock kommunen inte följt fullt ut: RKR 2.1 Särskild avtalspension och Delvis Noten till pensionsavsättvisstidspension ningen bör kom p letteras med olika sorters pensionsförmåne r. RKR 13.1 Hyres-/leasingavtal I huvud- Avviker när det gäller ej uppsak sägningsbara operationella hyresavtal. Upplysning om detta lämnas i redovisningsprinciperna. RKR 11.3 Materiella anläggningstill- Delvis Uppgift om nyttjandeperiod gångar bör kompletteras i redovis-... nmgsprmc1perna. Enligt KRL kap. 2 7 ska kommunerna upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Dokumentationen kan även öka kunskapen om hela redovisningssystemet, vilket minskar sårbarheten och ger en bättre kontroll. I Vimmerby kommun saknas systemdokumentation och vi anser att en sådan bör utarbetas. PwC 1 O av 11

17 Dnr 107/2013/007 Hid Cm oline Liljebjöm Projektledare Stefan Wik Uppdragsledare P wc 11 av 11

18 Vimmerby kommun Kommunens revisorer Konununstyrelsen (mmnunfullmäktiges presidium 106/ Granskning av kommunstyrelsens arbete och processer med fysisk planering På uppdrag av revisorerna i kommunen har PwC, Kommunal sektor genomfört en granskning av ovanstående. Vi beslöt vid vårt sammanträde den 18 april 2013 att överlämna rapporten till konununstyrelsen för beaktande. Vi önskar svar av styrelsen senast den l O juni där styrelsen redogör för vad den tänker vidta för åtgärder med anledning av rapporten. Vi har även överlämnat rappmien för kännedom och kommunfullmäktiges presidium. Kommunfullmäktiges presidium får ta ställning till om rappmien skall biläggas kommunfullmäktiges handlingar. För kommunens revisorer ~d Roland Ilemark ordförande

19 Dnr 106/2013/007 Hid Revisionsrapport Ko111111unstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Vimmerby kommun,.., ~, ~,.., ~ u o.u ~ UI ouu "-n l n oo o uro..-..-u,., i Stefan Karlsson April2013 ~ \). /"""" 'j f ' p wc

20 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Innehållsfårteckning 1 2 Bakgrund 1.1 Uppdrag 1.2 Revisionsmetod Gransirningsområden 2.1 Kommunstyrelsen 2.2 Miljö- och byggnämnden 2.3 Miljö- och byggförvaltningen Organisation och personal Plan- och byggavdelningen 2-4 Översiktlig planering 2.5 Detaljplanering Översiktsplaneprocessen Fördjupad översiktsplan Detaljplaner Planprocessen Uppdrag Programskede Samrådsskede Granskningsskede (tidigare utställningsskede) Antagande Laga kraft Planberedning Övriga styrande dokument Styrmodell för Vimmerby kommun Kommunstyrelsens handläggning av detaljplanearbetet för Vimmerby 3:3 och 3:299 med mera 6 3 Intenjuer Företrädare för fysisk planering stadsarkitekt och planingenjör 7 4 Dokumentation 8 5 Revisionen bedömning Hanteras kommunstyrelsens arbete för fysisk planering på ett ändamålsenligt sätt ur ett helhetsperspektiv? Hur arbetar kommunstyrelsen med strategiska frågor för kommunen vad gäller fysisk planering? 10 1 l l 1 l April 2013 Vimmerby kommun P wc

21 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Hur hanterar kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden strategisk planering och avsiktsplanering i detaljplaner i förhållande till myndighetsutövning? Är ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsens hantering av fysisk planering och miljö- och byggnadsnämndens hantering av övriga uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet ändamålsenlig? Granskningen omfattar bedömning av KS handläggning av detaljplanearbetet för Vimmerby 3:3 och 3:299 med mera 11 April 2013 Vimmerby kommun P wc

22 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering 1 Bakgrund Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter inom plan- och byggväsendet såvitt avser översiktsplanering och övrig fysisk planering. Kommunens övriga uppgifter inom plan- och byggväsendet. ankommer på miljö- och byggnämnden. 1.1 Uppdrag Granskningen ska besvara följande revisionsfråga och kontrollfrågor Revisionsfråga: Hanteras kommunstyrelsens arbete för fysisk planering på ett ändamålsenligt sätt ur ett helhetsperspektiv? Kontrollfrågor: Hur arbetar kommunstyrelsen med strategiska frågor för kommunen vad gäller fysisk planering? Hur hanterar kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden strategisk planering och avsiktsplanering i detaljplaner i förhållande till myndighetsutövning? Är ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsens hantering av fysisk planering och miljö- och byggnadsnämndens hantering av övriga uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet ändamålsenlig? Övrigt: Granskningen omfattar bedömning av KS handläggning av detaljplanearbetet för Vimmerby 3:3 och 3:299 med mera 1.2 Revisionsmetod Intervjuer med ansvariga företrädare för handläggning av planärenden, förvaltningschef samt ev. övriga berörda tjänstemän. Genomgång av dokumentation på området. 2 Granskningsområden 2.1 Kommunstyrelsen I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bl.a. den översiktliga planeringen av användningen av mark och vatten, mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsäljningen och samhällsbyggandet främjas. Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter inom plan- och byggväsendet endast såvitt avser strategiskt fysisk planering. Kommunens övriga uppgifter inom plan- och byggväsendet ankommer på miljö- och byggnämnden. April 2013 Vimmerby kommun P wc 1 av 11

23 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Delegationsordning för kommunstyrelsen omfattar inga frågor rörande fysisk planering. 2.2 Miljö- och byggnämnden Miljö- och byggnämnden är den politiska nämnd i kommunen, som med undantag för fysisk planering, ansvarar för kommunens lagstadgade uppgifter inom Miljöbalken, MB (miljö- och hälsoskyddsområdet) samt inom plan- och bygglagen, PBL. Miljö- och byggnämnden har från och med årsskiftet har tagit över initiativrätten och ansvaret för antagande av detaljplaner från kommunstyrelsen. Ur det reviderade reglementet framgår att "nämnden fullgör kommunens uppgifter inom miljöoch hälsoskyddsområdet, livsmedelsområdet och plan- och byggväsendet, med undantag av strategisk planering." Nämnden ansvarar även för fastighetsbildningsfrågor, kartproduktion samt hantering av befolknings-, fastighets- och adressregister. 2.3 Miljö- och byggförvaltningen Organisation och personal Miljö- och byggförvaltningen är organisatoriskt underställd kommunstyrelsen och Miljö- och byggnämnden. Sedan den 1 januari 2013 består miljö- och byggförvaltningen av plan- och bygglovavdelningen, mätningsavdelningen samt miljöavdelningen Plan- och byggavdelningen Plan- och bygglovavdelningen har fem medarbetare med tjänsterna stadsarkitekt, bygglovingenjör, byggnadsinspektör, planingenjör samt förvaltningssekreterare. Plan- och bygglovavdelningen hanterar kommunens fysiska planering, handlägger bygglov och bygganmälan, strandskyddsdispenser och lokaliseringsärenden. Avdelningen ansvarar också för grönstrukturplanering och övergripande trafikplanering, den senare verksamheten tillsammans med samhällsbyggnadsavdelningen. 2.4 Översiktlig planering Varje kommun är skyldig att ha en heltäckande och aktuell översiktsplan som i stora drag anger den framtida mark- och vattenanvändningen. Översiktsplanen är inte juridiskt bindande men ska vara vägledande för beslut om mark- och vattenanvändning samt hur den bebyggda miljön ska utvecldas och bevaras. Ö P-n är också en överenskommelse mellan stat och kommun om hur värden av riksintresse bör beaktas. Den 25 juni 2007 antog kommunfullmäktige den nuvarande översiktsplanen för Vimmerby kommun, "Lokal utvecldingsplan och översiktsplan 2007". April 2013 Vimmerby kommun P wc 2 av 11

24 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Översiktsplaneprocessen Minst en gång under varje mandatperiod ska kommunfullmäktige ta ställning till om ÖP är aktuell. Översiktsplaneringen i kommunen är ställd under kommunstyrelsen och utförs av plan- och byggavdelningen. Kommunstyrelsen har behandlat frågan om revidering av översiktsplanen den 22 mars 2011 ( 151). Kommunstyrelsen beslutade att ge planeringsavdelningen i uppdrag att genomföra en revidering av Vimmerby kommuns översiktsplan enligt ett förslag som var upprättat och daterat den Kommunfullmäktige behandlade ärendet den 26 september Kommunfullmäktige fick information men ärendet ledde inte till något beslut vid detta sammanträde. Enligt sammanfattningen i kommunfullmäktiges protokoll beräknas översiktsplanen antas under våren Tidpunkten har dock reviderats och "beslutats" vid bl.a. planberedningar om att genomförandet kommer att senareläggas p.g.a. tids- och personalbrist. Nytt aktuellt datum för fördjupad översiktsplan är i slutet av 2014 efter anpassning av tiden för projektanställning av planarkitekt. Enligt vad som framkommit i intervjuer har dock inte detta beslutats i kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. Inriktningen om att bara göra en fördjupad översiktsplan för Vimmerby stad har beslutats i planberedning och på kommunstyrelseberedningar Fördjupad översiktsplan Det finns även så kallade fördjupningar av översiktsplanen som på en mer detaljerad nivå behandlar mark- och vattenanvändningen inom ett begränsat geografiskt område, t.ex. en viss tätort, eller med ett särskilt tema, t.ex. vindkraft. För fördjupningar gäller samma förfarande och innehållskrav som för en kommuntäckande översiktsplan. 2.5 Detaljplanering Kommunen planerar för användning av mark genom detaljplaner. Genom planläggning garanteras olika intressenter och allmänheten insyn och inflytande. Allmänna intressen vägs mot enskilda intressen i planprocessen. Kommunen får därigenom ett bättre beslutsunderlag som kan förenida bygglovshanteringen i slutändan Detaljplaner Detaljplaner ger en samlad bild av mark- och vattenanvändningen och hur miljön som avses kommer att bevaras eller förändras. Alla betydande exploateringar måste ofta föregås av detaljplanläggning. Det kan även gälla för enstaka fastigheter eller vid förändring av en byggnads användning. April 2013 Vimmerby kommun P wc 3 av 11

25 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering I en detaljplan prövas ett områdes eller projekts lämplighet och om det planerade projektet kan tillåtas med hänsyn till exempel grannars och allmänhetens intressen. Detaljplanen ger markägaren rätt att få bygga det planen visar under en viss tidden så kallade genomförandetiden. Upprättandet av en detaljplan delas in i olika skeden. En detaljplan behandlas i några eller i alla skeden beroende på hur omfattande den är. Alla som har ett intresse av detaljplanen ska få information om denna och ges möjlighet att lämna synpunkter på förslaget. Framtagande av detaljplaner är en omfattande process som vanligtvis tar lång tid. Detaljplaner regleras av plan- och bygglagens fjärde och femte kapitel. Planprocessen ska förbättra beslutsunderlaget och ge alla berörda information och möjlighet att påverka Planprocessen Uppdrag Vid en förfrågan om detaljplaneläggning presenteras syftet och de grundläggande förutsättningarna för projektet för nämnden. Utifrån underlaget fattar miljö- och byggnämnden beslut om man ska gå vidare med detaljplaneläggning Programskede Vid planläggning där en detaljplan saknas sedan tidigare, eller vid omfattande projekt, inleds planprocessen med att upprätta ett plan program. I programmet utreds mål och övergripande förutsättningar för en ide inom ett planområde. Efter ett godkännande av nämnden skickas planprogrammet ut på samråd till dem som berörs. De synpunkter som kommer in till oss sammanfattas och utvärderas i en samrådsredogörelse som sedan följer med den fortsatta processen. April2013 Vimmerby kommun P wc 4 av 11

26 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Samrådsskede Ett första förslag till detaljplan arbetas fram av plan- och byggavdelningen, eller i vissa fall av konsulter. Under arbetet med förslaget kan det uppstå behov av olika utredningar, till exempel bullerutredningar, naturinventeringar eller riskanalyser. Efter godkännande av miljö- och byggnämnden skickas detaljplanen ut på samråd till berörda fastighetsägare, länsstyrelsen, kommunala nämnder, statliga myndigheter och övriga med väsentligt intresse av förslaget. Samrådstiden är normalt minst tre veckor. De synpunkter som kommer in sammanfattas och utvärderas i ytterligare en samrådsredogörelse som följer med i den fortsatta processen Granskningsskede (tidigare utställningsskede) Utifrån de inkomna synpunkterna görs eventuella ändringar i detaljplaneförslaget. Efter godkännande av miljö- och byggnämnden ställs planen ut. Kungörelse om granskningen görs i dagstidningar och via kommunens anslagstavla och hemsida. Berörda fastighetsägare, andra intressenter och myndigheter underrättas per brev om var och när granskningen sker. Granskningstiden är minst tre veckor. Synpunkter skickas skriftligen till miljö- och byggnämnden. Har inga synpunkter framförts inom granskningstiden förloras rätten att överklaga. De inkomna synpunkterna sammanställs i ett utlåtande Antagande Detaljplaneförslaget godkänns av nämnden innan det antas i kommunfullmäktige. Vissa detaljplaner antas direkt av nämnden Laga kraft Om ingen överklagar detaljplanen inom tre veckor efter att beslutet justerats och anslagits på kommunens anslagstavla vinner planen laga kraft och blir en juridisk gällande handling Planberedning Den interna arbetsgången i planarbetet sker genom avstämningar i en planberedning. I denna deltar kommunstyrelsens och miljö- och byggnämndens presidier tillsammans med företrädare för mark- och exploatering, fysisk planering och miljöchef. Samhällsbyggnadschefen är kommunstyrelsens representant i frågor om översiktsplanering. April 2013 Vimmerby kommun P wc 5 av 11

27 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering 2.6 Övriga styrande dokument Styrmodellför Vimmerby kommun Kommunfullmäktige har i december 2012 beslutat om en styrmodell för Vimmerby kommun. Den utgår från kommunens långsiktiga mål i visionen för kommunen, dess värdegrund och en strategisk plan som är majoritetens program för hur kommunens service ska unreddas under perioden. I den strategiska planen anges några av kommunfullmäktiges mål som ska fungera som viktiga ingångar/signaler till nämnderna som de ska beakta i samband med sitt målarbete och i själva genomförandet. I budgeten fastställs hur kommunens samlade resurser ska prioriteras mellan olika nämnder och verksamheter. I budgeten beskrivs också under vilka förutsättningar den kommunala verksamheten ska bedrivas och vilka konsekvenser detta får för verksamheten, d.v.s. prestationer, resultat och effekter. Nämnderna skall upprätta egna nämndplaner och däri ange nämndmål som skall vara kopplade till fullmäktiges mål. I nämndplanen redovisas i förekommande fall nämndens internbudget. På förvaltnings- och verksamhetsnivå upprättas verksamhetsplaner och enhetsplaner. Omfattningen av dessa anpassas till verksamhetens omfattning. Vi har i intervjuer efterfrågat och i samband med dokumentgranskning sökt uppgifter om kommunstyrelsens nämndplan och nämndmål för planverksamheten liksom verksamhetsplan ochfeller enhetsplan. Vi har inte funnit att några av dessa dokument finns eller har påbörjats. 2.7 Kommunstyrelsens handläggning av detaljplanearbetetfor Vimmerby 3:3 och 3:299 medmera I text ovan har framkommit att förändringar gjorts vid årsskiftet som innebär att miljö- och byggnämnden övertar ansvar för fysisk planering utom strategisk planering som finns kvar under kommunstyrelsen. Frågan om kommunstyrelsens handläggning av detaljplanearbetet för Vimmerby 3:3 och 3:299 m.fl. är därför relevant, men inte längre aktuell för en jämförelse mot övriga frågor i rapporten som beskriver Vimmerby kommuns arbete med detaljplaner. Ett ursprungligt detaljplaneförslag omfattande 25 tomter reviderades vid kommunfullmäktiges sammanträde den 27 november 2012 till att begränsas till10 tomter. Det ursprungliga förslaget hade under samrådsprocessen mött omfattande Idagomål från berörda sakägare. Förslaget om revidera planen till en mer begränsad omfattning hade lagts fram från plan- och byggavdelningen redan under samrådsskedet då kraftigt negativa synpunkter framfördes från grannar, men fick i det skedet inget gehör från kommunstyrelsen. April 2013 Vimmerby kommun P wc 6 av 11

28 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Plan- och bygglovavdelningen föreslog justeringar så att planförslaget till ett utökat planområdet utgick, att antalet tomter reducerades från 25 till1o, att grönområde mot befintliga tomter utökas från 10 till40 meter, att området nordväst om stenmuren undantas från bebyggelse och att kommunen beslutar i frågan om bildande av ett kommunalt kulturmiljöområde. Förslaget om att planområdet skulle trafikmatas via Örngatan kvarstod dock Revisorerna i Vimmerby kommun har också mottagit skrivelse från en privatperson med begäran om granskning av kommunstyrelsen med anledning av förslaget till den aktuella detaljplanen. Skrivelsen är daterad den 11 november 2012 och berör således inte förhållandena efter ovan beskrivna förändring i kommunfullmäktige den 27 november. Ett av argumenten i skrivelsen som kvarstår, oavsett förändringen i planarbetet, är att planförslaget omfattar område som inte nämns i kommunens översiktsplan och att det skulle betyda att kommunfullmäktige beslutat att detta område skulle lämnas orört. Det finns emellertid inget juridiskt hinder för att ett område som inte omnämns i översiktsplanen som aktuellt för viss bebyggelse inte senare prövas för detta i en detaljplan. Planförslaget och dess hantering har mött kraftiga reaktioner från berörda. Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 28 januari 2013 (KF 7) beslutades att anställa en planeringsarkitekt på miljö- och byggförvaltningen. I bakgrundsformuleringen till beslutet kan man utläsa "Att hitta nya områden är inte bara att ta fram dem på kartan och därefter besluta om att här ska vi göra något nytt utan det handlar i lika stor grad om attförankraförändringen hos de närboende och berörda. saknasförankringen upplevs oftaförändringen som ett intrång och som en försämring av livsmiljön. En tidig förankring med ett brett deltagande ger ofta större möjligheterför en snabbare och en mer konfliktfri planprocess i ett senare skede." Beslutet om anställning av planeringsarkitekt med dess beslutsmotivering ligger mycket nära i tid beslutet om förändring av detaljplanen för Vimmerby 3 3 och 3:299, men baseras enligt uppgifter i intervjuer enbart på att ta fram en fördjupad översiktsplan för Vimmerby stad. De organisatoriska förändringarna som innebär att kommunstyrelsen fortsättningsvis begränsar sitt ansvar i den fysiska planeringen till strategiska planfrågor, kan bidra till att få en tydligare planprocess. 3 Intervjuer 3.1 FöreträdarefoJ fysisk planering stadsarkitekt och planingenjör I intervjuerna framkom att det skett en större förändring vad gäller arbetet med fysisk planering i samband med den politiska ledningen vid ingången av nuvarande mandatperiod. April2013 Vimmerby kommun P wc 7 av 11

29 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Arbetssättet för den nuvarande politiska ledningen beskrivs som betydligt mer operativt än tidigare. Intervjuerna beskriver tydligt att den nya politiska ledningens arbetssätt inneburit en väsentlig skillnad i arbetssätt och upplevts som ovant och besvärligt av berörda tjänstemän vid flera tillfällen. Sedan årsskiftet har det införts en organisatorisk förändring som innebär att kommunstyrelsen begränsar sin roll i fysisk planering till strategiska planer, medan miljö- och byggnämnden tar över ansvaret för detaljplaner. En planberedning som är sammansatt av presidierna för kommunstyrelsen och miljö- och byggnämnden samt företrädare för fysisk planering, mark- och exploatering och miljöchef träffas varje månad för att gå igenom pågående och planerade projekt vad gäller fysisk planering. Förvaltningschefen för miljö- och byggförvaltningen har en delad tjänst med Hultsfreds kommun. Samarbetet med Hultsfred håller på att utökas succesivt. Den 1 januari 2014 blir det en gemensam förvaltning då respektive miljö- och byggförvaltning som idag innehåller miljö- plan och bygg samt kart- och mätavdelningar läggs samman. Från och med den 1 januari 2015 är målet att det ska finnas en gemensam nämnd genom ett kommunalförbund. En av kommunerna kommer att svara för huvudmannaskapet i kommunalförbundet och den andra kommer att besätta ordförandeposten. Ur intervjuerna framkommer att hanteringen av detaljplanearbetet för fastigheterna Vimmerby 3:3 samt Vimmerby 2:299 varit politiskt initierade. Ursprungligen omfattade planarbetet ett tämligen stort område för vilket 25 bostäder skulle planläggas. Efter omfattande kritik från berörda sakägare framlades ett reviderat förslag som omfattade 10 nya bostadshus. Förslaget innebar bl.a. också att grönområdet mot befintliga tomter fyrdubblades. En omdiskuterad planerad trafikmatning via Örngatan kvarstod dock även i det reviderade förslaget. Den förändrade omfattningen av planen ledde samtidigt till att antalet berörda sakägare reducerades kraftigt. En ändrad inriktning på planutformningen beslutades av kommunfullmäktige den 27 november Detaljplanen antogs av kommunfullmäktige den 25 mars Dokumentation I samband med granskningen har bl.a. följande dokumentation granskats. Reglemente för Kommunstyrelsen. Antaget av kommunfullmäktige , KF 216. Gäller från och med Reglemente för Miljö- och byggnämnden. Antaget av kommunfullmäktige , KF 217. Gäller från och med Delegationsordning för kommunstyrelsen. Antagen av kommunstyrelsen , KS 490. Gäller från och med Organisationsmodell för Vimmerby kommun, kommunens hemsida April 2013 Vimmerby kommun P wc 8 av 11

30 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Styrmodell för Vimmerby kommun. Antaget av kommunfullmäktige , 231 Budget för Vimmerby kommun samt plan för Antagen av kommunfullmäktige Visioner och övergripande mål för Vimmerby kommun Antaget av kommunfullmäktige Lokal utvecldings- och översiktsplan 2007 för Vimmerby kommun. Antagen av kommunfullmäktige den 25 juni m.m. 5 Revisioneli bedömning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga och kontrollfrågor Revisionsfråga: Hanteras kommunstyrelsens arbete för fysisk planering på ett ändamålsenligt sätt ur ett helhetsperspektiv? Kontrollfrågor: Hur arbetar kommunstyrelsen med strategiska frågor för kommunen vad gäller fysisk planering? Hur hanterar kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden strategisk planering och avsiktsplanering i detaljplaner i förhållande till myndighetsutövning? Är ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsens hantering av fysisk planering och miljö- och byggnadsnämndens hantering av övriga uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet ändamålsenlig? Övrigt: Granskningen omfattar bedömning av KS handläggning av detaljplanearbetet för Vimmerby 3:3 och 3:299 med mera 5.1 Hanteras kommunstyrelsens arbetefor fysisk planering på ett ändamålsenligt sätt ur ett helhetsperspektiv? Sedan årsskiftet har en väsentlig förändring genomförts organisatoriskt, vilket innebär att kommunstyrelsen begränsar sitt ansvar för fysisk planering till strategiska frågor medan ansvaret för detaljplaner övergår till miljö- och byggnämnden. Ur intervjuer framkommer det att det tidigare funnits ett tydligt inflytande av politisk styrning i detaljfrågor som påverkat planprocesserna på ett negativt sätt. Med förändringarna som genomfördes vid årsskiftet bedömer vi att det finns förutsättningar för att kommunstyrelsens arbete för fysisk planering blir tydligare och mer ändamålsenligt. Det grundar vi på att hanteringen av strategiska frågor ur ett helhetsperspektiv kan prioriteras tydligare av kommunstyrelsen. Apri12013 Vimmerby kommun P wc 9 av 11

31 Kommunstyrelsens arbete och processer för fysisk planering Hur arbetar kommunstyrelsen med strategiskafrågor för kommunen vad gäller fysisk planering? Kommunstyrelsen har även sedan tidigare ansvar för strategiska frågor i den fysiska planeringen. Detta hanteras huvudsakligen i översiktsplanearbetet. Den nuvarande översiktsplanen antogs förra mandatperioden (år 2007). Ur intervjuer beskrivs att denna togs fram med stor delaktighet från medborgare och näringsliv i kommunen. Enligt lag skall det genomföras en aktualitetsprövning av översiktsplanen varje mandatperiod. Det måste alltså göras under innevarande mandatperiod. Kommunstyrelsen har gett planeringsavdelningen i uppdrag att genomföra en revidering av kommunens översiktsplan (KS 151, ), Kommunfullmäktige är informerade om detta (KF 192, ). Vi kan därmed konstatera att ett uppdrag för översyn och revidering av översiktsplanen är initierad, men beslut om aktualitet ochfeller ändringar är ännu inte gjorda. Vi bedömer att kommunstyrelsen vidtagit åtgärder för att uppfylla lagstadgade krav på aktualitetsprövning av översiktsplanen förutsatt att beslut tas i kommunfullmäktige inom mandatperioden. Vi konstaterar dock att det i intervjuer framkommit att beslut tagits i planberedning och i kommunstyrelseberedning om att senarelägga tidpunkten för fårdigställande av översiktsplanearbetet tills slutet av 2014 men att detta inte behandlats i kommunstyrelse eller kommunfullmäktige Hur hanterar kommunstyrelsen och miljö- och byggnämnden strategisk planering och avsiktsplanering i detaljplaner iförhållande till myndighetsutövning? De förändringar som infördes vid årsskiftet innebär att kommunstyrelsen ansvarar för strategisk planering och miljö- och byggnämnden för övrig fysisk planering. Som det beskrivits på annan plats i rapporten, är översiktsplanen det viktigaste verktyget för strategisk planering. Det kan dock finnas strategiska avvägningar i arbetet med detaljplaner också. Reglementet för kommunstyrelsen är skrivit så att detta inte utgör någon skillnad, d.v.s. kommunstyrelsen är inte begränsad till översiktsplanen när det gäller ansvar för strategisk planering. I de fall en detaljplan, eller en viss del av en detaljplan, skall avgöras vad gäller en strategisk dimension för Vimmerby kommun, är det kommunstyrelsen som har detta ansvar. Vad som är av sådan strategisk art i en detaljplan måste avgöras för varje enskilt fall. Det är kommunstyrelsen som måste avgöra om så är fallet. För att det ska kunna ske måste kommunstyrelsen ha en insyn i detaljplanearbetet. Det sker genom att det finns en planberedning som går igenom arbetet med fysisk planering månadsvis, men även genom löpande intern dialog. Vi bedömer att nu gällande ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen och miljöoch byggnämnden har förutsättningar att hantera frågor om strategisk planering på ett tydligt sätt. April 2013 Vimmerby kommun P wc 10 av 11