Barn- och ungdomsnämnden (20)

Transkript

1 Barn- och ungdomsnämnden (20) Plats och tid Centralskolan, kl Beslutande Ingemar Fransson (s), ordförande Thomas Carlsson (c) Gunnar Nyvaller (c) Bengt Svensson (c) John Granlund (m), 1 Dag Hardyson (fp) Rose-Marie Edvardsson (c), tjänstgörande ersättare för Petra Strömberg Monia Persson (m), tjänstgörande ersättare för Britt-Marie Hermansson Ingrid Nilsson (ffk), tjänstgörande ersättare för Camilla Söljemo Övriga deltagande Hans Erngren, förvaltningschef Eva Andersson, sekreterare Stefan Eksvärd, revisor, 1 Kjell-Arne Magnusson, revisor, 1 Eva-Lena Beischer, 2 Susann Johansson, 2 Birgitta Eliasson, 5 Utses att justera Thomas Carlsson Justeringens plats Skolkontoret och tid Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-14 Eva Andersson Ordförande Ingemar Fransson Justerande Thomas Carlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Grästorps barn- och ungdomsnämnd Datum för anslags Datum för anslags uppsättande nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Skolkontoret, Grästorp

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2 Barn- och ungdomsnämnden Besök av kommunens revisorer 2 Redovisning av antal barn i barnomsorgen samt prognos för våren Anmälan av delegationsbeslut 4 Arbetsuppgifter för lärare som går i tjänst vid lov 5 Verksamhetsplan för skolhälsovården 2005/ Ansökan om ersättning till barnomsorgsplats 7 Budgetuppföljning Uppföljning av kontrollplan Rapport Granskning av budgetprocessen i Grästorps kommun 10 Statistik över slutbetyg från grundskolan vårterminen Nattvandrarna med anhållan om bidrag 12 Verksamhetsberättelse/kvalitetsredovisning Regler för resultatöverföring mellan budgetår 14 Anmälningsärenden

3 Barn- och ungdomsnämnden Bun 1 12/2006 Besök av kommunens revisorer Kommunens revisorer Stefan Eksvärd och Kjell-Arne Magnusson deltar vid dagens sammanträde för att följa upp verksamheten inom barn- och ungdomsnämndens ansvarsområde. Stefan Eksvärd informerar om revisorernas uppdrag som är att kontrollera nämndernas verksamhet årligen enligt fastställt reglemente. Revisorerna har skapat mallar och förutsättningar för hur den interna kontrollen ska se ut. Användandet av dessa fungerar bra. Revisorerna framför att den interna kontrollen som nämnden utför är tillfredsställande ekonomiskt och ändamålsenlig och att verksamheten fungerar på ett bra sätt. Revisorerna konstaterar att nämnden genomfört två kontrollmoment för När det gäller utförandet av internkontrollen konstateras kommunikationsproblem nämnden handläggare revisorer. Kontrollen görs inte på det sätt som revisorerna tänkt sig. Det kan inte kontrolleras att de löpande kontrollmomenten genomförts. Revisorerna ska se över detta och utarbeta en enkel lathund hur arbetet ska genomföras. Bättre information, både skriftlig och muntlig, ska lämnas av revisorerna. Nämnden ska kontrollera att den interna löpande kontrollen är genomförd. Förvaltningschefen ansvarar för genomförandet. Barn- och ungdomsnämnden bör utse fler granskningsområden varje år. Enligt revisorerna bör c:a 1/4 av kontrollmomenten genomföras årligen. Övriga frågor som berördes var: * Arbetsfördelningen när det gäller tjänsten som förvaltningschef /biträdande kommunchef. * Hur samarbetet med socialtjänsten upplevs. * Erfarenheter kring mediedrev. Vem är informationsansvarig? * Arbetsuppgifter för lärare som går i tjänst vid lov. * Ansvarsfördelning och hyressättning tekniska förvaltningen barn- och ungdomsförvaltningen.

4 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens presidium Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Bun 2 Au 1 Au 85 87/2005 Redovisning av antal barn i barnomsorgen samt prognos för våren 2006 Förskolechef Susann Johansson redovisar nedanstående när det gäller antal barn i barnomsorgen samt prognos för våren 2006: Antal tillgängliga platser Utnyttjande (februari 2006) Familjedaghem 25 platser 27 barn Förskola 191 platser 207 barn Asphagen 1 avd 18,65 18 barn På varje förskoleavdelning är barn placerade. Det finns i snitt 8-9 små barn, dvs barn som är födda 05, 04, 03 på varje avdelning. Ett riktvärde i Grästorp har varit 18,65 barn/avdelning. Detta överskrids för närvarande för att rätt antal volymtimmar, dvs 170 volymtimmar per heltidstjänst ska uppnås. I dagsläget finns fem barn i kö som inte är placerade. Prognosen för antal barn som söker plats i mars juni är c:a tio barn. Fler söker barnomsorgsplatser när reformen allmän förskola infördes. Detta gör behovet av ytterligare platser ännu större för kommande vårtermin. Denna utveckling just avseende vårterminen, kan ses som ett återkommande problem. ARBETSUTSKOTTETS BESLUT Arbetsutskottet uppdrar åt förvaltningen att 1. föreslå tänkbara och kalkylerade alternativ vårterminen föreslå och kostnadsberäkna en långsiktig lösning för vårterminen Förskolecheferna får i uppdrag att redovisa föreslagna åtgärder vid arbetsutskottets sammanträde i januari 2006.

5 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens presidium Bun 2 forts. Au 1 forts. Förskolecheferna redovisar olika åtgärder och kostnadsberäkningar för att kunna skapa fler barnomsorgsplatser vårterminen 2006 samt en långsiktig lösning för vårterminen I dagsläget finns 10 barn i kö till plats i maj Hösten 2007 kommer en ökning av fritidshemsplatser att bli aktuell. Presidiet diskuterar olika lösningar med förskolecheferna. PRESIDIETS FÖRSLAG TILL BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Barn- och ungdomsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att verkställa förslag om extra inrättad förskolegrupp under mars juni Finansieringen tas upp av förvaltningschefen med kommunens ekonomiska avdelning samt av nämndens ordförande med budgetberedningens ordförande. Vidare föreslår presidiet barn- och ungdomsnämnden besluta att uppdra åt förvaltningen att senast under nästa nämndmöte återkomma med förslag på organisation Förskolecheferna informerar nämndens ledamöter om olika förslag till åtgärder för att skapa en extra inrättad förskolegrupp under mars juni Diskussioner angående förslagen har förts med dagbarnvårdare, föräldrar och personal. 10 barn ytterligare i verksamheten är en halv avdelning vilket kräver personalförstärkning mars - juni. Personalkostnaden beräknas till c:a 170 tkr. Förvaltningschefen meddelar att det inte finns någon möjlighet att omdisponera budget Medel bör tillskjutas alternativt att ett motsvarande underskott uppstår. Enligt framtagen prognos behöver det finnas en möjlighet att ta emot c:a 10 barn extra våren 2007 medan barnantalet beräknas sjunka till 210 hösten 2007.

6 Barn- och ungdomsnämnden Bun 2 forts. Behovet av fritidshemsplatser att öka hösten 2007, varför en ny fritidshemsavdelning kan behöva inrättas. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDENS BESLUT Barn- och ungdomsnämnden beslutar att 1. alla 6-åringar från Ambjörnsgården, avdelningarna Humlan och Lilla Björn, flyttar till Lärkan mars juni Finansieringen tas upp av förvaltningschefen med kommunens ekonomiska avdelning samt av nämndens ordförande med budgetberedningens ordförande. Förvaltningen har i uppdrag att på sikt skapa permanent lösning beträffande dagbarnvårdarlokal. 2. uppdra åt förvaltningen att vid nämndsmötet återkomma med förslag på organisation 2007 dels utifrån 273 alternativt 290 barn. Beslutsexp: Förskolecheferna

7 Barn- och ungdomsnämnden Bun 3 Anmälan av delegationsbeslut Anmäles av barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott fattade delegationsbeslut 8 (9).

8 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Bun 4 Au 87 83/2005 Arbetsuppgifter för lärare som går i tjänst vid lov Vid barn- och ungdomsnämndens sammanträde , 89, konstaterades vid ärendet ang budgetuppföljning att en viss förändring i negativ riktning kunde märkas bland annat orsakad av tjänstlediga lärare som gått i tjänst över sommarlovet. Förvaltningschefen meddelade att förvaltningen skulle undersöka möjligheten att se över eventuella arbetsuppgifter för dessa lärare under avsedd period. Förvaltningschefen informerar att det är svårt att hitta en lösning då det avtalsjuridiska läget om att erbjuda arbetsuppgifter till lärare som går i tjänst under lov inte är helt klarlagt. Förvaltningschefen återkommer i frågan vid barn- och ungdomsnämndens ordinarie sammanträde i februari. Förvaltningschefen informerar om att det hela bottnar i gällande arbetstidsavtal för lärare. Ärendet lyfts i V5-gruppen och kommer att föras vidare till Skaraborgssamverkan där en gemensam framställan till Kommunförbundet att agera diskuteras. Dag Hardyson (fp) efterfrågar juristutslag från Kommunförbundet. Ev. svar från Kommunförbundet skall återföras till barn- och ungdomsnämnden.

9 Barn- och ungdomsnämnden Bun 5 86/2005 Verksamhetsplan för skolhälsovården 2005/2006 Skolsköterska Birgitta Eliasson har utarbetat verksamhetsplan för skolhälsovården vid grundskolan i Grästorp läsåret 2005/2006. Skolsköterskan informerar om vissa delar i verksamhetsplanen: När det gäller skolläkartjänsten har en provisorisk lösning varit att läkartimmar köpts från Carema. Nu har avtal skrivits med läkare som från mitten av februari 2006 kommer att arbeta 4 timmar per månad och dessutom kommer att ha det medicinska ansvaret för skolhälsovården. Hälsoundersökningar har bantats både inom skolhälsovården och barnavårdscentralen. Barnen läkarundersöks inte efter 18 månaders ålder och den nya skolläkaren ser ett värde i att träffa alla 6-7-åringar. Nu förekommer läkarundersökningar endast vid behov. Önskemål finns att få möjlighet att öka kunskapen i datasystemet Profdoc så att tekniken kan utnyttjas i rapporter, statistik, sammanställningar, tidbokning och bevakning av kallelser m m. Informationsöverföring av specialkost sker nu på ett säkert sätt till skolrestaurang och arbetslag. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDENS BESLUT Barn- och ungdomsnämnden beslutar att med godkännande lägga verksamhetsplanen till handlingarna. Beslutsexp: Skolsköterskan

10 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens presidium Bun 6 Au 2 4/2006 Ansökan om ersättning till barnomsorgsplats En förälder boende i Grästorps kommun ansöker om att kommunen står för kostnaderna för barnomsorg vid Tengene föräldrakooperativ för sitt barn. Barnet är folkbokfört i annan kommun men vistas stadigvarande hos föräldern i Grästorps kommun varannan vecka då föräldrarna har gemensam vårdnad. Barnets folkbokföringskommun har i beslut till föräldern meddelat att de inte står för kostnaderna i Grästorps kommun och hänvisar till Skollagen 2:a kapitlet och Förskoleverksamhet 1. PRESIDIETS FÖRSLAG TILL BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Barn- och ungdomsnämnden beslutar att inte stå för kostnaderna med hänvisning till att det ingen skyldighet finns att stå för kostnaderna för barn som är folkbokförda i annan kommun. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDENS BESLUT Barn- och ungdomsnämnden beslutar enligt presidiets förslag. Beslutsexp: Förälder, Tengene föräldrakooperativ

11 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens presidium Bun 7 Au 3 19/2005 Budgetuppföljning 2005 Arbetsutskottet tar del av en ekonomisk rapport för perioden januari december Förvaltningschefen informerar om att prognosen tyder ett resultat på + 1,2 mkr. Förvaltningschefen informerar om att slutgiltigt bokslut kommer att bli klart till sammanträdet i mars. Prognosen tyder på ett bättre resultat än vad som tidigare angetts.

12 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens presidium Bun 8 Au 4 104/2004 Uppföljning av kontrollplan 2005 Skolkontorets personal har följt upp kontrollplan Där har man granskat de särskilda granskningsområden som utvalts av barn- och ungdomsnämnden i 106, 2004: * Inköpsfrågor. * Lönerapportering/personalredovisning. Har vi rationella och fungerande rutiner? Redovisning sker vid barn- och ungdomsnämndens sammanträde Barn- och ungdomsnämnden uttalar att inköpsavtal bör finnas på intranätet så att all personal får kunskap om var upphandling ska ske. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDENS BESLUT Barn- och ungdomsnämnden beslutar att godkänna uppföljningen av kontrollplan Beslutsexp: Inköpschefen

13 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens presidium Bun 9 Au 5 92/2005 Rapport Granskning av budgetprocessen i Grästorps kommun Revisionen i Grästorps kommun har överlämnat KPMG:s rapport avseende granskning av budgetprocessen till barn- och ungdomsnämnden för yttrande. Granskningen har genomförts på grund av att lagstiftning föreskriver revision av mål och måluppfyllelse. Grästorps kommun har nu möjligheten att skapa en ny struktur för målarbete och uppföljning på en övergripande nivå som leder till politisk styrning och förbättringar i verksamheterna. Kommunrevisionen avser svar, senast , beträffande vilka åtgärder som vidtas till följd av granskningsrapporten. PRESIDIETS FÖRSLAG TILL BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Barn- och ungdomsnämnden har tagit del av den lämnade rapporten och konstaterar att arbetet med kopplingen målarbete och uppföljning har startat i en utvärderingsgrupp. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDENS BESLUT Barn- och ungdomsbeslutar enligt presidiets förslag. Barn- och ungdomsnämnden uttalar att det förutsätts att budgetberedningen genomför kommunstyrelsens beslut så att tydliga riktlinjer för kommande budgetarbete utformas. Beslutsexp: Kommunrevisionen, budgetberedningen

14 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens presidium Bun 10 Au 6 91/2005 Statistik över slutbetyg från grundskolan vårterminen 2005 Skolverket har publicerat resultaten från statistikinsamlingen av slutbetyg från grundskolan våren Av skrivelsen framgår att meritvärdet för Grästorp är jämfört med rikets Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan ligger på 98,8 % i Grästorp jämfört med rikets 89,2 %. Vårterminen 2004 var meritvärdet för Grästorp 189 jämfört med rikets 207. Andelen elever som då var behöriga till gymnasieskolan var 92 % jämfört med rikets 90 %. Informationen överlämnas till barn- och ungdomsnämnden. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDENS BESLUT Barn- och ungdomsnämnden beslutar att för kommande diskussioner låta ta fram jämförelser från de senaste fem åren och då även jämföra resultatet mellan pojkar och flickor.

15 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens presidium Bun 11 Au 7 85/2005 Nattvandrarna med anhållan om bidrag Nattvandrarna i Västra Sverige är en intresseorganisation för nattvandrande föreningar i Västra Götalandregionen. Organisationens övergripande arbete och ansvar är, dels att bedriva information och utveckling av verksamheten samt skapa nya nattvandrarföreningar och dels att stödja redan etablerade föreningar i deras arbete och insats i samhället gnom att underlätta för föreningarna avseende samordning av gemensamma resurser till förfogande, såsom gula vandringsjackor, försäkringar, utbildningar, möjlighet till att träffas för erfarenhetsutbyte, årsmöten m m. Avgörande för de lokala föreningarnas fortlevnad är att ge dessa stöd i sin ambition att utföra sina insatser. Nattvandrarna vill tillskapa en relation med kommunen, avseende det övergripande arbete med ungdomsrelaterade frågor och för ett mer långsiktigt engagemang och medverkan från kommunens sida i utvecklandet av stabilitet i organisationen och ansöker om ett ekonomiskt bidrag för verksamheten, att utveckla nattvandringen, med kronor för år Kommunstyrelsens arbetsutskott har beslutat att översända ärendet till folkhälsorådet, barn- och ungdomsnämnden och socialnämnden för yttrande senast PRESIDIETS FÖRSLAG TILL BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Barn- och ungdomsnämnden bedömer organisationens arbete som värdefullt och att det förtjänar allt stöd det kan få och att detta stöd bör ske genom kommunstyrelsens försorg. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDENS BESLUT Barn- och ungdomsnämnden beslutar enligt presidiets förslag. Beslutsexp: Kommunstyrelsens arbetsutskott

16 Barn- och ungdomsnämnden Bun 12 8/2006 Verksamhetsberättelse/kvalitetsredovisning 2005 Barn- och ungdomsnämnden tar del av verksamhetsberättelser och kvalitetsredovisningar från samtliga arbetsledare inom barn- och ungdomsförvaltningen. Med utgångspunkt från dessa kommer förvaltningschef, utvecklingsledare och förvaltningsassistent att utarbeta ett förslag till verksamhetsberättelse/kvalitetsredovisning för barn- och ungdomsförvaltningen. Verksamhetsberättelsen skall lämnas till ekonomikontoret BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDENS BESLUT Barn- och ungdomsnämnden beslutar att delegera till ordföranden att fastställa utarbetad verksamhetsberättelse/kvalitetsredovisning för 2005 efter att barn- och ungdomsnämndens ledamöter har haft möjlighet att lämna synpunkter snarast efter sammanträdet.

17 Barn- och ungdomsnämnden Bun 13 70/2005 Regler för resultatöverföring mellan budgetår Kommunfullmäktige har , 83, beslutat nedanstående angående regler för resultatöverföring mellan budgetår: Syfte Resultatöverföring mellan budgetår syftar till att nämnder och styrelser ska ta ett ansvar för verksamhetens ekonomiska resultat över tiden. En positiv styreffekt är därför att föra över hela eller delar av en nämnds resultat (över-/underskott) till kommande verksamhetsår för att därmed undvika ett alltför kortsiktigt ekonomiskt tänkande. Utgångspunkten är att årsbudgeten nästan alltid över- eller underförbrukas och genom ett system för resultatöverföring skapas förutsättningar för mer långsiktig ekonomisk planering. Förutsättning För att hantera ett regelverk för resultatöverföring, på ett tydligt och korrekt sätt, förutsätter det att utgångsläget är riktigt. Att årsbudgeten är realistisk, att interna kostnader och intäkter har rätt nivå samt att gällande regelverk kring hantering av interna kostnader och intäkter följs. Redovisning Ett resultat (över- eller underskott) för en nämnd ska inte med automatik påverka nämndens budgetram utan hanteras i en sidoordnad redovisning. Nämndens resultat ackumuleras löpande där nämndens ekonomiska resultat (efter genomförd analys) utgör underlaget för den sidoordnade redovisningen. För att begränsa den finansiella påfrestningen på kommunen, och med hänvisning till kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning, finns en beloppsgräns som reglerar hur stort ett ackumulerat överskott kan uppgå till för respektive nämnd/förvaltning. Hantering av överskott Ett överskott för endast användas när Grästorps kommun uppfyller kommunallagens krav på en ekonomi i balans. Ett redovisat överskott är inte alltid ett resultat av egna insatser/åtgärder. Därför ska en analys av resultatet göras som visar hur överskottet har uppstått. Den del av överskottet som kan anses bero på effekter av egna insatser

18 Barn- och ungdomsnämnden Bun 13 forts. tillgodoräknas i underlaget för resultatöverföringen. Analys och fastställande av nämndens justerade resultat görs av respektive förvaltning tillsammans med den centrala ekonomifunktionen. Ett redovisat överskott kan aldrig omvandlas till ett underskott efter genomförd analys. I sådana fall redovisas ett 0-resultat. Ovanstående förfaringssätt innebär att nämnden har två resultat varje verksamhetsår, (1) resultatet enligt bokföringen samt (2) ett justerat resultat som underlag till resultatöverföringen i den sidoordnade redovisningen. Ett ackumulerat överskott i nämndens sidoordnade redovisning begränsas till1 % av nämndens/förvaltningens budgeterade bruttokostnader det aktuella året. För att kunna ianspråkta ett ackumulerat överskott ska en framställan göras hos kommunstyrelsen med en beskrivning av hur överskottet ska användas. Förfaringssättet motiveras genom kommunstyrelsens övergripande ansvar för styrning och ledning samt att ett ianspråktagande påverkar kommunens likviditet och förutsättningen att klara/hålla en ekonomi i balans enligt kommunallagens krav. Redovisat underskott ska i första hand avräknas mot tidigare ackumulerade underskott, om sådana finns, i den sidoordnade redovisningen. Ackumulerat överskott får endast användas till att finansiera tillfälliga insatser/åtgärder inom nämndens verksamhetsområde och kan således inte användas till nivåhöjande insatser. Ett ackumulerat överskott får inte omvandlas till investeringsmedel. Hantering av underskott Ett redovisat underskott är inte alltid en orsak av egna insatser/åtgärder. Därför ska en analys av resultatet göras som visar hur underskottet har uppstått. Den del av underskottet som kan anses bero på effekter som nämnden inte kunnat påverka undantas i underlaget för resultatöverföringen. Analys och fastställande av nämndens justerade resultat görs av respektive förvaltning tillsammans med den centrala ekonomifunktionen. Ett redovisat underskott kan aldrig omvandlas till ett överskott efter genomförd analys. I sådana fall redovisas ett 0-resultat. Ovanstående förfaringssätt innebär att

19 Barn- och ungdomsnämnden Bun 13 forts. nämnden har två resultat varje verksamhetsår, (12) resultatet enligt bokföringen samt (2) ett justerat resultat som underlag till resultatöverföringen i den sidoordnade redovisningen. Ett ackumulerat underskott i nämndens sidoordnade redovisning tas upp i sin helhet och ska inarbetas löpande för att uppnå balans i nämndens ekonomi. Om underskott uppstår under året, (prognosen i den löpande budgetuppföljningen) ska åtgärder vidtas för att underskottet ska minimeras/arbetas in samma år. Kvarstår underskottet vid årets slut ska det avräknas mot tidigare ackumulerade överskott, om sådant finns, i den sidoordnade redovisningen. Har underskottet inte täckts inom tre år (jmf balanskravet) ska kommunstyrelsen ta initiativ till en ingående analys av nämndens organisation, verksamhet och ekonomi. Förvaltningschefen informerar nämndens ledamöter om beslutet ang regler för resultatöverföring.

20 Barn- och ungdomsnämnden Bun 14 Anmälningsärenden 1. Skrivelse från Skolverket med information om att tredje utbetalningen av statsbidrag för personalförstärkning i förskolan för bidragsåret 2005, kr, har betalats ut. 2. Skrivelse från Myndigheten för skolutveckling angående beslut om statligt stöd för utbildning av vuxna för år Grästorps kommun har erhållit kronor. 3. Skrivelse från Skolverket angående fastställande av statsbidrag för maxtaxa och kvalitetssäkrande åtgärder 2006.