Ärendeöversikt via brevlåda Mina meddelanden

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Ärendeöversikt via brevlåda Mina meddelanden"

Transkript

1 Sida: 1 (39) På uppdrag av Konsekvensbeskrivning Ärendeöversikt via brevlåda Mina meddelanden - No wrong door! Vi erbjuder en förvaltningsgemensam ärendeöversikt där den enskilde vill och när den enskilde vill.

2 Sida: 2 (39) Utredningens i sammanfattning Denna etapp av Förvaltningsgemensam tjänst för ärendeöversikt utgår från beslut efter rapportering av Transportstyrelsen våren 2012, rapporten kan läsas på e-delegationen: E-delegationen/DU 1 inriktade då det fortsatta arbetet till att utgå från den legala och tekniska plattform som skapats i Mina meddelanden. Man initierade detta uppdrag för att verifiera och beskriva konsekvenserna av en lösning på Mina meddelanden. Här belysas konsekvenserna ur tre perspektiv; verksamhet, teknik och juridik. Beslut ska därefter tas om vägval framåt. Den viktigaste slutsatsen är att ärendeöversikt kan fungera bra i brevlådan men just nu bara för statliga myndigheter, övriga avsändare är högst sannolikt utestängda med nuvarande text i förordning 2003:770. Åtgärder vidtas just nu för att hantera denna allvarliga begränsning. Anslutningstakten riskerar bli långsam men kan stimuleras på flera sätt. Påskyndande möjliggörare, till exempel partnerskap redovisas. Andra drivkrafter med ansatsen i utredningen är enkelhet och flexibilitet. Lösningen bör introduceras i enkel, begränsad form för att få tidig respons från användarna medan vi arbetar för att ansluta fler offentliga aktörer till lösningen. Som ansats för lösningen valdes att införa en ny kategori av meddelanden, ärendestatus, som i övrigt skickas på samma vis som dagens meddelanden (beslut o dyl). De nya ärendestatusmeddelandena motsvarar behovsbilden i vårens rapport med mindre komplement. Genom att ärendestatus är en egen meddelandekategori kan brevlådeoperatören välja att skapa en separat vy och öka överblickbarheten. Vyn kan utformas enligt skisserna i vårens förstudierapport eller på annat vis. Idag finns bara Skatteverkets brevlåda tillgänglig för den enskilde men diskussioner förs med privata alternativ om anslutning. Dessa kan komma att utforma nya tjänster och möjligheter för sina användare. Vi ser inga starka skäl att strikt reglera visningsmöjligheterna i ärendeöversikt, vi argumenterar istället för att låta kundmakt råda. Utredningen fastslår att företagsbehov kan hanteras i lösningen och hur offentligt finansierad verksamhet genom privata operatörer kan hanteras. I studien pekar vi också på att det här bör vara en nationell infrastruktur som används även utanför vad vi betraktar som offentlig verksamhet. Undersökningar ger oss stöd för detta och visar att den enskilde ofta inte skiljer på myndighet, a-kassa eller bilprovning utan istället på viktiga och oviktiga meddelanden. Under beredningen i referensgruppen konstaterades att konceptet och användarinteraktionen då du rör dig mellan en förvaltningsgemensam tjänst och andra webbplatser kan vara otydligt. Konceptskisser har tagits fram för att underlätta förståelsen för lösningen. Vi har visat att verksamhetsbehoven kan mötas med enkla förändringar av brevlådan. Den kan ge ett mervärde både för den som ofta använder en offentlig webbplats och för den som mera sällan har direktkontakt. Vi pekar på hur brevlådan kan vara ett viktigt komplement till webbplatserna det allmänna möter den enskilde där den vill möta det allmänna. Rättsligt och tekniskt jämställs ärendeöversikten med Mina meddelanden. Nyttan för användaren växer genom att utvecklingstid och kostnad reduceras. Kostnad för anslutning blir initialt oförändrad men sänks på sikt. Drift- och underhållskostnader sänks radikalt. Framförallt ökar nyttan genom att användartillströmningen ökar då båda tjänsterna kan lanseras tillsammans. Varken kommuner eller landsting kan betjänas innan en förordningsändring. Det är en mycket allvarlig nyttobegränsning som dock bedöms enkel att åtgärda. Problemet har beskrivits och ett ändringsförslag ska lämnas till regeringskansliet. Förslaget är att adressregistret även ska få användas av privata sektorn, av friskolor, privata vårdinrättningar, banksektorn och andra företag. Detta vägval är viktigt för både kommuner och landsting, båda har en stor del av sin verksamhet kontrakterad till privata operatörer. Fördelarna med en allmän tillgänglighet

3 Sida: 3 (39) bedöms i allt väsentligt överväga nackdelarna då vi samtidigt kan införa nya möjligheter för den enskilde att ange egna mottagningsregler för att slippa oönskade meddelanden ( spam ). Den statliga brevlådan kommer i utredningsförslaget även fortsättningsvis att enbart hantera meddelanden från offentlig verksamhet i egen eller kontrakterad regi. Det ger utrymme för andra aktörer att erbjuda mervärden utöver basfunktionerna i den statliga lösningen och i förlängningen en större mångfald att välja bland för den enskilde. Förutom en verifiering och konsekvensbeskrivning av att införa ärendeöversikt i Brevlådan kom utredningen att aktualisera flera viktiga förberedande förbättringsåtgärder på tjänsten Mina meddelanden i sig. Till exempel att förbättra regelverket runt hur informationssäkerhetsklassning sker samt att tona ned skillnaderna mellan dagens enkla/säkra meddelanden och istället alltid hantera meddelanden mer enhetligt. Rekommenderade åtgärder i korthet för mer detaljer se separat avsnitt Föreslå förordningsändring som öppnar för en bred användning av tjänsten Den förordning (2003:770 5 ) som gäller från avser bara statliga myndigheter. Förslag på förändring av skrivningen har utarbetats i utredningen av ägargruppen och SKL och ska på inrådan av näringsdepartementet lämnas till regeringskansliet för bedömning. Stärk våra förvaltningsgemensamma anslutnings- och kommunikationsaktiviteter För att ge stat, kommun och landsting de bästa förutsättningar för anslutning till denna nya förvaltningsgemensamma ärendeöversikt bör E-delegationens myndigheter samordna sig bättre i en gemensam färdplan för ärendeöversikt. En förvaltningsgemensam anslutningsplan behöver tas fram. En plan som på övergripande nivå beskriver nyttoeffekter och prioriteringskriterier. E-delegationens medlemmar är genom sin sammanslagna storlek den bäst lämpade organisationen under regering och riksdag att initiera och genomdriva en sådan samordnad och konkret operativ plan. Denna även för anslutning av fönsterkuvert till Mina meddelanden. Målsättningen är att E-delegationen har konkreta, gemensamma anslutningsplaner klara våren 2013 och då kan börja följa upp mot dessa. Genomför en första interaktionsutredning av ärendeöversikt och brevlåda Använd utredningens konceptskisser för att genomföra intervjuer med användare hur man upplever och vill kunna röra sig mellan de olika webbplatser som erbjuds. Det här blir en enkel nollmätning, i läget från ingenting till någonting. Den bör så följas av ny undersökning då vi har hunnit få ärendestatusmeddelanden i trafik och kan återföra praktisk användarerfarenhet. Målsättningen är att ha en användaråterkoppling våren Starta projektanalys av prioriterade funktioner i Mina meddelanden Det handlar delvis om anpassning för att senare kunna fungera effektivt med en ärendeöversikt men också om att göra Mina meddelanden tydligare för avsändare och mottagare av andra meddelandekategorier. Målsättningen är driftsättning sommaren 2013.

4 Sida: 4 (39) Innehållsförteckning Utredningens i sammanfattning Rapportförutsättningar Förvaltningens utgångspunkt Bakgrund Projektets syfte och utgångspunkt Avgränsningar Utredningens direktiv med tillägg under arbetet Bakgrunden i Mina meddelanden Intressenterna för ärendeöversikt Primära intressenter Sekundära intressenter Ansats till lösning med Mina meddelanden Utgångspunkt i förstudierapportens lösningsalternativ Förstudierapportens huvudalternativ Utredningsförslag börja med lokal lagring i brevlåda Ett lösningsalternativ som inte fördjupats i denna studie Konceptuella skisser för användarens upplevelse Kundärenden och myndighetsärenden Arbetet fram till konceptskisser Konceptskisser: Elev på vuxengymnasium blir sjuk Iakttagelser under arbetet, frågor att arbeta vidare med Analys Tekniska förutsättningar och konsekvenser Legala förutsättningar och konsekvenser Andra brevlådeoperatörers möjligheter att erbjuda ärendeöversikt Tillkommande intressegrupper Bedömning av konsekvenser för kostnader Bedömning av konsekvenser för nyttan per intressentgrupp Färdplan ärendeöversikt ett förslag Riskbedömning hösten Rekommendationer Rekommendationer till ägargruppen för Mina meddelanden Rekommendationer till E-delegationen Rekommendationer till beställaren av en ärendeöversikt Stödinformation och referenser Ordlista Bilagor Referenser Dokumentadministration... 39

5 Sida: 5 (39) 1 Rapportförutsättningar Begrepp i rapporten I den mån vi använder ovanliga ord och uttryck ges en kort beskrivning sist i rapporten Syfte Rapporten ska vara ett av flera beslutsunderlag inför en första utvecklingsetapp av förvaltningsgemensamma tjänsten för ärendeöversikt. Den ska också utgöra ett första underlag inför anslutningsplanering och projektering av kommande etapper. Målgrupp Rapporten vänder sig till beställare och operativa ledningen för verksamt.se samt till E-delegationens berednings- och beslutsorgan. 1.1 Förvaltningens utgångspunkt Det offentligas arbete med e-förvaltning ska vägledas av den samhällsekonomiska nyttan och den enskildes behov. Därför måste offentlig sektor ta ansvar för vissa förvaltningsgemensamma och infrastrukturella tjänster. Tjänsterna ska vara tillgängliga för alla, inklusive dem som inte kan eller vill välja bland olika framtida alternativ på marknaden. Tjänsterna ska vara enkla och säkra att använda och ta hänsyn till effektivitet och skydd för den personliga integriteten. 1.2 Bakgrund Transportstyrelsen redovisade i mars månad tillsammans med Skatteverket och Bolagsverket förstudien Min ärendeöversikt. E-delegationen beslutade vid delegationsmöte i maj att låta Transportstyrelsen närmare analysera en utveckling av konceptet Min ärendeöversikt med fokus på tre områden: legala förutsättningar nyttja den tekniska plattformen för mina meddelanden genomförandeplan Inför DU 1 i 30 maj lämnades en översiktlig bedömning av de legala frågorna. Det i förstudien föreslagna huvudalternativet skulle innebära att alla ärenden som hanterades i ärendenavet skulle ses som allmän handling, där undantag inte kunde åberopas i tryckfrihetsförordningen. Till DU 1 presenterades tre alternativa förslag för att hantera detta problem. DU 1 rekommenderade då att den fortsatta utredningen skulle inriktas mot att utgå från det legala utrymme som skapats i lösningen för Mina meddelanden. Dessutom rekommenderades att den tekniska plattformen för Mina meddelanden skulle användas. Mot bakgrund av ovanstående initieras detta uppdrag. 1.3 Projektets syfte och utgångspunkt Utredningen syftar till att ge e-delegationen ett kompletterande underlag inför beslut om att påbörja utvecklingsprojekt av ett koncept för Min ärendeöversikt. Utredningen ska närmare analysera möjligheterna att använda den tekniska lösning och det legala utrymme som

6 Sida: 6 (39) utvecklats inom Mina meddelanden för den fortsatta utvecklingen av konceptet Min ärendeöversikt. En övergripande genomförandeplan ska tas fram och utredningen ska redovisa eventuella konsekvenser för verksamhetsmodell och nyttor/kostnader som följer av att ärendeöversikten i en första etapp använder sig av den tekniska och legala lösning som utvecklats för Mina meddelanden istället för den utrullningsplan som föreslogs i förstudien från våren Avgränsningar Många frågor om förvaltningsgemensamma tjänster i allmänhet och hur de kan komma att fungera tillsammans har aktualiserats. Vissa exempel har tagits fram för vår egen förståelse men i övrigt har en avstämning och överlämning av övergripande frågor inom området till E- delegationsuppdraget Helhetsbilden gjorts, se bilaga B.09. I uppdraget ingår inte att utforma lösningen. I den mån bildexempel tas fram är det bara för att öka förståelsen för hur lösningen kan fungera och vilka begränsningar den får i det föreslagna tillvägagångssättet med Mina meddelanden och dess brevlåda som lagrings- och presentationsverktyg. Även om lösningen inte ska utformas måste vissa antaganden göras för att kunna ge en konsekvensbeskrivning. Ansatsen har varit densamma som diskuterades i flera av arbetsgrupperna i vårens förstudiearbete, att leverera ärendestatus direkt till den enskildes brevlåda och där öppna för olika lösningar hos olika brevlådeoperatörer. I övrigt har inte alternativa lösningar adresserats annat än i en enkel SWOT 1 -analys efter diskussion i referensgruppen 1 SWOT, Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats

7 Sida: 7 (39) 1.5 Utredningens direktiv med tillägg under arbetet Direktiv till utredningen produktmålen Av beställarnas direktiv till projektet framgår att utredningsrapporten ska innehålla en analys av förutsättningarna för och konsekvenserna av att som en första implementation av den förvaltningsgemensamma tjänsten för Ärendeöversikt använda Mina meddelanden och dess brevlåda. Tre viktiga perspektiv på lösningen ska belysas; verksamhet, teknik och juridik. En viktig fråga från vårens förstudierapport var om företagsbehov kan hanteras i lösningen. En annan om offentligt finansierad verksamhet i ett vidare sammanhang kan hanteras. Om kommunernas och landstingens utkontrakterade delar av verksamheten kan omfattas. Utredningens produktmål har formulerats enligt följande: Nr P1 P2 Beskrivning En kompletterande analys av vilken på vilket sätt en ärendeöversikt skulle kunna betjäna företagarnas behov av ärendeöversikt, som ett komplement till verksamt.se. Om företagen bedöms ha annat informationsbehov för överskådlighet än vad som redan analyserats för privatpersoner, ska detta redovisas. En redovisning av en lösning och eventuella begränsningar för ärendeöversikt som utgår från Mina meddelanden vad gäller: a) systemarkitektur och teknisk plattform b) legala utrymmet inom ramen för beslutad förordningstext för Mina meddelanden I analysen ska även beaktas möjligheterna för privata aktörer med offentlig finansiering (vård, skola omsorg etc) att nyttja kommande lösning. P3 P4 P5 P6 Övergripande genomförandeplan för ärendeöversikten. Beskrivning av konsekvenser på verksamhetsmodell och nyttor/ kostnader mot bakgrund av ändrade nyttor för privatpersoner, företagare, och offentliga förvaltningar. Beskrivning av hur privata brevlådeoperatörer ska ges möjlighet att nyttja konceptet för ärendeöversikten som baseras för brevlådan Mina meddelanden Avstämning av hur lösningen fungerar inom med helhetsbilden och det digitala mötet som E-delegationen arbetar med avseende säkerhet, funktionaliteter, systemarkitektur etc Tilläggsdirektiv från styrgruppen För att bättre lyfta fram interaktions- och integrationsfrågorna mellan myndigheternas lokala webbplatser (inkl Mina sidor) och en förvaltningsgemensamma tjänst som ärendeöversikt via Brevlådan i Mina meddelanden beslutade styrgruppen att tillskjuta viss tid från en interaktionsspecialist. Exemplen tas fram i scenariobeskrivningar av referensgruppens medlemmar och vidareutvecklas av interaktionsspecialister till konceptskisser.

8 Sida: 8 (39) 2 Bakgrunden i Mina meddelanden Befintlig tjänst Mina meddelanden Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket har ett mångårigt samarbete runt webbsajten verksamt.se som erbjuder information och service till företagare. Programmet verksamt.se genomförde vintern 2009/2010 en utredning i syfte att identifiera lösningsförslag och tekniska förutsättningar för en generell och gemensam myndighetslösning för säker meddelandeförmedling. Arbetet ledde till beslut om utveckling av etapp 1 som driftsattes i januari 2011 och senare etapp 2 som driftsattes i november samma år. I dagsläget planeras för två till tre större releaser per år. Efter nyåret släpps nu till exempel mobila lösningar för brevlåda. Men framförallt lägger vi stor möda på att säkerställa den öppna och federativa arkitektur, det ekosystem som lockar in nya aktörer i leken. Det är vårt uppdrag. Idag trafikeras Mina meddelanden av Bolagsverket och Skatteverket, antalet typer av försändelser ökar ännu långsamt. Inom kort ansluter Transportstyrelsen sitt första flöde av fönsterkuvert och genom Tillväxtverket startar strax pilotverksamhet hos några kommuner. Någon stor lansering av tjänsten har inte skett, vi seglar i princip ännu under försöksflagg. Ett snabbt ökat intresse från många olika håll Intresset är stort från både offentlig och privat sektor. Offentlig sektor ser möjligheter till ökad service men också en stor besparingspotential i att omvandla fönsterkuvert till ekelktronisk form. Privat sektor ser nya affärsmöjligheter öppna sig. På höstens första anslutningsintroduktionsmöte deltog ett hundratal personer, lika många från privat sektor som offentlig. Branschmässigt är spridningen stor; från postala aktörer, via olika traditionella IT-leverantörer till banksektorn. Vi ser både svenska och utländska aktörer ligga i startgroparna för att erbjuda sina tjänster. Vi har nu därför gott hopp om att den statliga brevlådan inte länge ska behöva vara det enda alternativet för den enskilde. Vi ser flera IT-leverantörer som deklarerar att de kommer att bygga in stöd för Mina meddelanden i sina e-tjänsteplattformar inom kort. Men vi har ändå en utdragen anslutningsprocess för varje ny part Allt detta är gott. Det går över förväntan snabbt att väcka intresse hos alla parter. Samtidigt ser vi att själva anslutningsplaneringen och genomförandet tar lång tid för de myndigheterna. Det tar lång tid trots att våra behovsundersökningar pekar på att tjänsten är mycket efterfrågad Det tar långt tid trots att vår kostnadsnyttokalkyl för fönsterkuvert är svindlande attraktiv. Det tar lång tid för att vi är så ovana vid att samverka över myndighetsgränserna. Men det tar också lång tid för att vi alla är förvaltningsorganisationer, förvaltare snarare än utvecklare och att den viktiga självrådigheten inom offentlig sektor ibland bedrar visheten. Det finns ändå en förståelse och ett tålamod hos den enskilde i att det tar tid för det offentliga Sverige att transformera från fönsterkuvert till säker elektronisk brevlåda. Om vi bara håller en hygglig anslutningstakt och de stora myndigheterna kliver in och agerar starka lokomotiv så finns acceptansen där ute. Men vi bedömer samtidigt att toleransen är lägre för att ärendeöversikten skulle ta så mycket längre tid att fylla med information. Vi måste bli bättre på planering och samordning. Här kan privata leverantörer hjälpa små myndigheter.

9 Sida: 9 (39) 3 Intressenterna för ärendeöversikt Innan vi fördjupar oss i förutsättningarna för en ärendeöversikt i Brevlådan, låt oss först fundera på intressenterna och deras del i saken. Avsnittet ger en kort beskrivning av aspekter som kompletterar vårens förstudierapport 2. För att säkerställa att produkt- och effektmålen uppfylls har analysen utökats med en kortare reflektion över sekundära intressenter i den föreslagna lösningen eftersom vi bedömer att primärintressenterna värnas delvis genom att bjuda in och uppmuntra sekundärintressenter för projektens kompetens- och resurssäkring. Ett bredare anslag för att nå både privatpersoner och företagare En förvaltningsgemensam ärendeöversikt som riktar sig till både privatpersoner och företagare har en mycket bred brukargrupp. Detsamma gäller Mina meddelanden och det har varit en av de viktiga drivkrafterna bakom att Mina meddelanden byggs som ett öppet ekosystem av samverkande aktörer. Det här är en egenskap som nu blir till nytta även i ärendeöversikten. Genom att använda Mina meddelanden öppnar vi också för företagare direkt från start. Det betyder att offentlig sektor kan erbjuda ett komplement till verksamt.se och en ny, smidig ingång både till verksamt.se och till andra e-tjänster hos myndigheterna jämte företagarmötet. Det är också i företagarmötet på verksamt.se som den första gemensamma inloggningsplattformen (SSO) för statliga e-tjänster provas vintern 2012/ Primära intressenter Företagare och privatpersoner Ärendeöversikt riktar sig till dem som vill använda förvaltningens tjänster för självbetjäning. Det gäller privatpersoner och företagare, dess ägare och anställda. Kundbehovet har tidigare översiktligt analyserats inom ramen för den förstudie av konceptet kring Mina sidor, som genomfördes 2010 under ledning av Försäkringskassan. Av den särskilda kundanalys som gjordes i förstudien för Mina sidor framkom att det fanns stort behov hos både privatpersoner och företag att få en elektronisk motsvarighet till dagens fysiska pärm i bokhyllan som samlar alla viktigare ärenden och kontakter med offentliga förvaltningar, men även organisationer och företag. Av analysen framkom följande mer specifika kundbehov: - Översikt som visar alla engagemang och ärenden. - Visar ärendestatus. - Omfattar både offentlig verksamhet, organisationer och företag. - Ger möjlighet till individuell sortering och utformning av översikten. - Ger möjlighet att spara och dokumentera ärenden. De enkät- och intervjuundersökningar vi senare genomfört inom verksamt.se och Mina meddelanden har delvis berört ämnet ärendeöversikt. Resultaten verifierar på flera punkter tidigare undersökning. Samtidigt är det viktigt att betona att behovsbilden ännu är grund, att det är först när den används av riktiga användare i sin vardag som vi kommer att förstå hur den bäst kommer till nytta tänk stort börja smått alltså. 2 Se

10 Sida: 10 (39) Helt klart är dock att ju fler enkla ingångar till umgänget med offentlig sektor som vi kan erbjuda våra användare, desto smidigare blir mötet. Periodvis i livet eller företagandet kommer myndighetskontakterna ofta att domineras av en myndighet, till exempel CSN eller Försäkringskassan, men det kommer att variera över tid. Om vi då kan erbjuda en kompletterande ingång via den säkra brevlåda där all offentlig post hamnar ökar vår service. Konceptet har uttryckts som No wrong door både internationellt och nationellt, bland annat i en VINNOVA-rapport 3 om småföretagande. Här kan vi använda uttrycket i ett ännu bredare sammanhang den enskildes umgänge med det offentliga Sverige. Vårt mål är att det offentliga ska bli en del av den enskildes vardag. Varhelst och närhelst det passar den enskilde så ska våra förvaltningsgemensamma tjänster finnas tillgängliga enkelt, säkert och smidigt. Attraktionskraften i lösningen ligger främst att erbjuda den enskilde en översikt som omfattar ärenden och kontakter med vad den enskilde anser vara viktiga kontakter. Det kan handla om såväl offentliga förvaltningar och organisationer som privata företag såsom elbolag, försäkringsbolag etc. Men det kan också avgränsas till att gälla enbart offentlig sektor. Det viktiga är att lösningen erbjuder kundmakt, en känsla av kontroll och styrbarhet för den enskilde. Där uppnås acceptans och nytta hos den enskilde för lösningen Medverkan av privata avsändare ökar alltså värdet för många enskilda samtidigt som alternativa operatörer kan sänka kostnaden för driften av ärendeöversikten i brevlådan. Avgörande för lösningens kundnytta är enligt kundanalysen inte själva utformningen av ärendeöversikten som sådan, utan snarare mängden offentliga förvaltningar och privata aktörer som ansluter sig till lösningen. Detta ställer egentligen större krav på själva verksamhetsmodellen än hur ärendevyn i sig utformas. Offentlig verksamhet i regi av stat, kommun och landsting Tjänsten riktar sig till offentlig sektor det allmänna, det vill säga stat, kommun och landsting. Det är en viktig förutsättning i vårens förstudie, för nyttoberäkning och för annat. Dock föreligger idag (oktober 2012) sannolikt allvarliga begränsningar i den förordning (2003:770) som reglerar Mina meddelanden. Endast myndigheter direkt under regeringen har just nu rätt att använda Mina meddelanden, inte kommuner och inte landsting. Se separat skrivelse i ärendet, bilaga B.01. Detta medför att ärendeöversikten med nuvarande förordningstext - endast kan erbjudas statliga myndigheter. Den kan således inte nyttjas av kommuner och landsting, inte heller privata aktörer som driver offentligt finansierad verksamhet, såsom skolor, vårdinrättningar mm. Skatteverket mfl ska dock i skrivelse till regeringen föreslå förändring av förordningen så att lösningen för mina meddelanden även ska kunna erbjudas kommuner och landsting, privata aktörer som driver offentligt finansierad verksamhet men även andra privata aktörer, såsom försäkringsbolag banksektorn och andra företag. En ändring av nuvarande förordning är nödvändig för att ärendeöversikten ska kunna betjäna hela den offentliga sektorn. Den ger även det mervärde som kundundersökningar visat att den enskilde ofta vill ha; nämligen att få sina viktiga ärenden hos både privata och offentliga aktörer samlade i en och samma översikt. Med en utvidgning av förordningstexten för Mina meddelanden till att även omfatta kommunal och landstingsverksamhet, skapas en tjänst som erbjuder alla offentliga aktörer ett viktigt komplement till den egna webbplatsen för att presentera en översikt av de händelser eller ärenden som pågår eller har avslutats med den enskilde privatpersonen eller företagaren. Den är alltså inte tänkt att ersätta befintliga webbplatser som Mina sidor eller enskilda e- tjänster, bara att komplettera och att skapa ännu en smidig dörr in till mötet oss emellan. 3 Se

11 Sida: 11 (39) För offentlig förvaltning innebär en samlad funktion för min ärendeöversikt flera fördelar: Färre samtal till kundtjänsterna. Genom den samlade ärendeöversikten får kunderna lättare en bild av alla sina ärenden, oavsett myndighet eller kommun, och undviker därmed att belasta kundtjänst med frågor som kan besvaras genom den information som ärendeöversikten ger. Undersökningar visar att mellan 25 och 50 procent av samtalen till kundtjänst kan ersättas av en lättillgänglig elektronisk ärendeöversikt. Ökad kundnytta via bättre kundservice Minskad utvecklingskostnad för förvaltningsspecifika mina sidor för aktörer som inte skapat sådana. Med en förvaltningsgemensam ärendeöversikt minskar behovet för enskilda myndigheter, kommuner och landsting att utveckla egna motsvarigheter till mina sidor. Tjänsten kan i viss mån minska myndighetens registerbehov av kontaktuppgifter till den enskilde. 3.2 Sekundära intressenter Offentliga webbplatser Ett viktigt e-förvaltningsmål är att skapa större enhetlighet och enkelhet för den enskilde i mötet med offentliga webbplatser. Det allmänna ska verka för att förenkla och sänka gränserna mellan delarna i det offentliga mötet. Här är förvaltningsgemensamma tjänster viktiga. Genom att göra ärendeöversikten tillgänglig från offentliga webbplatser bidrar varje aktör till en bred, tillgänglig kommunikationstjänst som stärker förvaltningens totala service. Omvänt ger ärendeöversikt en snabb och enkel väg in till det lokala mötet med en offentlig aktör genom referenser (hyperlänkar) i översikten. På sikt ser vi hur andra verktyg kommer att ytterligare kunna öka nyttan. Med ny teknisk infrastruktur och standardiseringssamverkan för Single Sign On, avancerade behörighetskontroller av firmateckningsrätt och medgivandehantering kan svensk förvaltning och våra webbplatser bidra till ökad service och innovativ samhällsutveckling. Förvaltningsgemensamma tjänster kan och bör knytas samman med och in i fler sammanhang. Partnerkandidater för förmedling och brevlåda Idag använder Mina meddelanden partners för säkerhetslösningen och telefonitjänster. Men det behövs fler partners både för förmedlingstjänsterna och för brevlådor utanför myndighetssfären. Samtal förs sedan snart två år med många och i högsta grad intresserade privata aktörer. Flera av dem har under hösten 2012 öppet deklarerat att de avser att inom kort bli en del i det ekosystem som bildas runt Mina meddelanden. Ärendeöversikt kan dra nytta av detta, på mer än ett sätt. I den ansats till lösning som redovisas i separat avsnitt visar vi hur underlaget till en ärendeöversikt kan skickas som vilka andra meddelanden som helst till den enskildes brevlåda. Och hur brevlådeoperatören därifrån kan välja att skapa specifika vyer för ärendeöversikt eller andra meddelandekategorier om man finner det affärsmässigt klokt. Om inte kommer ärendestatusmeddelanden att visas i samma form som övriga meddelanden. Med denna öppna, enkla modell kan den enskilde välja den brevlådelösning på marknaden som sammantaget passar de personliga behoven bäst. Privata företag och organisationer som avsändare av ärendestatus Under arbetet med förstudien ärendeöversikt i våras konstaterades att servicen från offentlig sektor till den enskilde ofta skulle öka om den offentliga ärendeöversikten kunde kombineras

12 Sida: 12 (39) med andra, privata avsändares ärendestatus. Poängen med att finnas i en blandad miljö med både offentliga och privata avsändare är alltså att kunna tillhandahålla informationen där och när den enskilde vill ha den förutsatt att den enskilde vill ha dem samlade. 4 Ansats till lösning med Mina meddelanden 4.1 Utgångspunkt i förstudierapportens lösningsalternativ Förstudien våren 2012 har analyserat fyra olika alternativ, dels med respektive utan återanvändning av Mina Meddelandens systemarkitektur/plattform, dels med respektive utan central lagring av metadata i ärendenavet. A. Mina Meddelandens systemarkitektur återanvänds, ärendeinformationen lagras i navet B. Ny plattform, ärendeinformationen lagras i navet C. Mina Meddelandens systemarkitektur återanvänds, ärendeinformationen lagras i ärendesystemen D. Ny plattform, ärendeinformationen lagras i ärendesystemen Kompletteringsstudien hösten 2012 introducerar ett femte lösningsalternativ E. Mina Meddelandens systemarkitektur används direkt och ärendeinformationen lagras i brevlådan, inget ärendenav till att börja med. Lagring i Alternativ Plattform Återanvänd från Mina meddelanden Helt ny plattform Ärendenavet A B Ärendesystemet C D Den enskildes brevlåda E Idén med alternativet är att använda en gemensam lagringsplats för både vanlig elektronisk korrespondens (den som ersätter dagens fönsterkuvert ) och de nya meddelanden om förändringar av ärendestatus i umgänget med någon ansluten offentlig aktör. Kundens processer, livshändelser och behov En garanterad brevlåda Valfritt att välja annan säker och godkänd låda. Förvaltningsgemensamma tjänster och information Mina meddelanden Mina ärenden

13 Sida: 13 (39) 4.2 Förstudierapportens huvudalternativ Utgångspunkten från vårens förstudierapport var att införa ett centralt register med data från många avsändare som på den enskildes begäran sedan sammanställas till en ärendeöversikt Flexibelt presentationsskikt Lokal databas Annan brevlåda Lokal databas Statlig brevlåda Myndighetswebb Privataaktörer Kommunwebb Landstingswebb Aktörer i Mina meddelande Central databas Ärendenav för informationsflöden Ärendeinformation Statusförändringar Notifieringar Anslutet api ev. Lokal databas Lösningen ovan har några egenskaper vi vill undvika i den första versionen av ärendeöversikt: Ett centralt register kan stöta på rättslig patrull, bör undvikas till dess vi vet säkert att a) det är rättsligt tryggt b) behovet av en sådan, mer avancerad lösning uttalats tydligt i våra undersökningar Det ska vara enkelt att ta del av tjänsten, inga nya överenskommelser/avtal bör krävas. Det får inte upplevas som störande mycket information och det måste därför vara enkelt att välja att inte ta del av (tacka nej till) information om ärendeöversikt liksom annan information denna väg. 4.3 Utredningsförslag börja med lokal lagring i brevlåda För att snabbt och enkelt kunna erbjuda både privatpersoner och företag den service som beskrivs i vårens förstudierapport föreslås att den enskildes brevlåda används som ensam lagringsplats för den ibland känsliga informationen i ärendeöversikt. Det ärendenav som beskrivs i förstudien blir då i denna etapp en informationsväxel istället för ett informationslager. Ingen lagring sker centralt, allt lagras helt lokalt i den enskildes brevlåda. Första etappen fokuserar därmed på standardisering och samverkan, till exempel för det metadata som används i ärendeöversikten. Det ger oss mer tid att ta reda på behoven, att väcka intresse hos privata partners att bidra samt att mer i detalj hinna studera de rättsliga förutsättningarna för en central lösning såsom förstudien skisserade. En enkel skiss över skillnaden gentemot förstudieförslaget visas här. Lösningen bör lämpa sig extra väl för de anslutande offentliga aktörer som redan idag har lokala databaser med sin egna ärendeöversikt gentemot den enskilde (Försäkringskassan mfl). Andra anslutande aktörer som saknar en lokal ärendeöversikt, som Skatteverket, kan dra nytta av att leveransgränssnittet för ärendeöversikt blir identiskt med det för dagens fönsterkuvert i Mina meddelanden. Det innebär alltså inget extra affärsmässigt eller tekniskt

14 Sida: 14 (39) integrationsarbete att ansluta den nya meddelandekategorin för en part som redan beslutat distribuera vanliga fönsterkuvert En lokal brevlåda för ärendeöversikt Flexibelt presentationsskikt Lokal databas Annan brevlåda Lokal databas Statlig brevlåda Aktörer i Mina meddelande Lösning med brevlåda kräver ingen central lagring Direktleverans av ärendestatusmeddelanden Anslutet api ev. Lokal databas Inför begreppet meddelandekategorier i Mina meddelanden Eftersom den förvaltningsgemensamma tjänsten ärendeöversikt är en ny, extra service från den offentliga sektorn och inte har samma (ofta lagstadgade) distributionskrav som till exempel myndighetsbeslut eller överväganden är det lämpligt att särskilja dessa meddelanden från de som idag skickas ut på grund av lagstiftning eller annan rättslig grund 4. Genom att införa en sådan kategorisering kan vi lämna åt den enskilde att avgöra om dessa nya servicemöjligheter är någon man vill ta del av eller inte. Samtidigt blir det tydligare och ofta enklare för avsändaren att i sin verksamhetsutveckling bedöma och prioritera de olika meddelandekategorierna när kommunikationsplanen ska formuleras och en eventuell teknisk anslutningsplanering till Mina meddelanden upprättas. Därför föreslås begreppet meddelandekategori införas. Målet är att skapa en förvaltningsgemensam samordning så att varje typ av meddelande från eller till en offentlig aktör även ska kategoriseras. Det finns likheter och skillnader med de meddelandetyper vi hittills hanterat. Meddelandetypen en egenskap inom Mina meddelanden idag Den fastställs helt och hållet av den anslutna offentliga aktören, ingen annan part styr hur typerna delas in. För en meddelandetyp kan generella typegenskaper definieras, till exempel beskrivande texter om meddelandets betydelse eller hantering som kan vara till stöd för mottagaren då denne ska ta till sig och vidta lämpliga åtgärder med anledning av meddelandet. Ett annat framtida användningsområde för meddelandetypen är att kunna ange om en viss utskickad meddelandetyp från myndigheten ska kunna leda till svarspost i retur från den enskilde, till exempel en förfrågan om inkomstuppgifter som leder svar på förfrågan tillbaks till Skatteverket. Ytterligare framtida regler som kan komma att sättas för en meddelandetyp är mottagningskvittens/delgivningskvittens, en skola kan exempelvis vid meddelanden om ogiltig frånvaro be mottagaren kvittera att man tagit del av meddelandet. 4 Observera att även ärendestatusmeddelanden måste hanteras korrekt ur förvaltningsperspektivet, är det allmänna handlingar vi skickar ut (om än små och enkla) så måste avsändaren bedöma arkiv- och gallringskraven även för dessa.

15 Sida: 15 (39) En meddelandetyp som finns redan idag är preliminär skattereduktion för husarbete som Skatteverket nu skickar ut vid ett så kallat ROT-avdrag. Meddelandekategori en ny egenskap som ger stöd för ärendeöversikt fastställs av infrastrukturens ansvariga myndighet, idag Skatteverket. Det är en egenskap som ska anges för varje meddelandetyp som en offentlig aktör vill ansluta. Det kan, som i vår studie, till exempel handla om ärendestatus men i framtiden kan andra, nya kategorier av servicemeddelanden komma att definieras. Kanske kalenderbokning eller allmän information. På det här viset kan tjänsten dela upp meddelandeflödet i obligatorisk och frivillig post till brevlådan. Det ger möjlighet till högre styrbarhet för både avsändare och mottagare. Förändringen mot en ärendeöversikt kan på detta vis införas stegvis. Till att börja med förses alla nya meddelandetyper med den nya egenskapen meddelandekategori. De meddelanden som är av ärendestatuskaraktär märks med samma värde (ärendestatusmeddelande). Beredskapen byggs upp för att senare kunna driftsätta en egen presentationsvy om så beslutas Inför en ärendevy i den statliga brevlådan Denna utredning ska inte fastställa presentationsformat eller andra utformningsdetaljer för en kommande lösning. Däremot utgår vi från att förslaget i vårens förstudie gäller och att även en Brevlåda ska kunna förses med särskilda vyer för olika behov, till exempel ärendeöversikt. Målet med Mina meddelanden är att skapa enhetlighet från offentlig sektor i mötet med den enskilde men samtidigt inte låsa lösningen så hårt att marknadens innovationskraft förloras. Vi tror därför på att för den statliga, av Skatteverket tillhandahållna brevlådan, skapa en enkel översiktsvy med ungefär det utseende som förstudien skisserade i våras. Vår lösning kan då fungera som ett medel att inspirera andra brevlådeoperatörer för att utmana och locka till sig användare. Det blir en bra början för att ge den nya servicen och för att förstå de framväxande behoven hos de enskilda. Vi kan sedan intervjua användarna och beskriva fler behov efterhand som användningen och erfarenheterna ökar Skapa fler möjligheter att ange egna mottagningsregler Dagens myndighetsbeslut eller överväganden distribueras antingen via Mina meddelanden eller om mottagaren valt att inte ta emot den vägen, så skickas de på annat vis exempelvis på papper. Avsändaren har en skyldighet att se till att meddelandet når fram. Ärendeöversikt däremot är en ny, extra service från den offentliga sektorn och inte något som den enskilde måste ta del av. Med hjälp av nya mottagningsregler kan den enskilde reglera flödet för en viss meddelandekategori från alla avsändare på en och samma gång. Omvänt gäller också att avsändaren inte har någon skyldighet. En avsändare av ärendestatus väljer själv om man vill meddela detta. Frivilligheten är alltså dubbelriktad. Därför är det lämpligt att samtidigt med den nya meddelandekategorin också införa bättre möjligheter att tacka ja eller nej till meddelanden av annan art än dessa myndighetsbeslut. Utredningen ser därför över hur sådana regler för mottagning av servicemeddelanden enkelt kan hanteras av den enskilde.

16 Sida: 16 (39) 4.4 Ett lösningsalternativ som inte fördjupats i denna studie Istället för att låta ärendeöversikt bli en vy inom Mina meddelanden kan en parallell tjänst etableras som bygger på samma komponenter men som driftsätts och lanseras helt separat. Det skulle då betyda att den enskilde skaffar särskilt konto för ärendeöversikt oavsett om man har ett konto för Mina meddelanden. Systemen kan då till del dra nytta av återanvändning i utvecklingsfasen. Men blir i underhålls- och drifthänseende dubblerade system. För att bibehålla kundmakt hos den enskilde förordas i den rekommenderade lösningen istället att mottagningsreglerna utökas så att man bara behöver ta emot de meddelanden man anser viktiga. Studien valde att inte fördjupa denna lösning ytterligare i nuläget efter en kort SWOT-analys: Styrkor Svagheter Tydligare avgränsning och självrådighet för utvecklingsinsatsen ärendeöversikt Längre utvecklingsperiod, senare introduktion för våra användare Högre flexibilitet direkt från start Dyrare utveckling, underhåll och drift Högre projekt- och produktrisker Fordrar ett nytt användaravtal med den enskilde Möjligheter Hot Högre modularisering från start, vilket öppnar för andra integrationslösningar än för brevlådan. Långsammare anslutning användare, ingen draghjälp av fönsterkuverten Sämre spridning genom partners, de tvingas samverka med två offentliga aktörer för certifiering att delta.

17 Sida: 17 (39) 5 Konceptuella skisser för användarens upplevelse Ett tilläggsdirektiv gavs till utredningen i halvtidsrapporteringen efter förslag från referensgruppen. Konceptskisser för interaktionsexempel tas fram. De ska åskådliggöra hur en förvaltningsgemensam ärendeöversikt kan fungera parallellt med och som ett komplement till de övriga mötesplatser den enskilde väljer i sitt umgänge med offentlig sektor. 5.1 Kundärenden och myndighetsärenden Utredningen arbetade med tre kundärenden initierade av händelser i privatpersoners liv: 1. Privatperson köper städtjänst av städföretag. Initierar myndighetsärende hos Skatteverket genom en ROT/RUT-process. 2. Omyndig gymnasieelev har upprepad ogiltig frånvaro. Initierar myndighetsärende i Skellefteå kommun i gymnasieskolan i form av åtgärdsprogram, men också ärende om indrag av inackorderingsbidrag. Dessutom initieras myndighetsärende på CSN om indrag av studiebidrag. 3. Elev på vuxengymnasiet blir sjuk. Initierar ett myndighetsärende på Försäkringskassan och ett annat på CSN kring om studiebidraget skall få behållas under sjukdomsperioden. Genom besök på vårdcentral initieras även här en process som leder till att ett sjukintyg tillgänggörs för Försäkringskassan. Det sista kundärendet arbetades fram till konceptuella skisser av interaktionen med offentlig förvaltning. 5.2 Arbetet fram till konceptskisser Arbetet med de myndighetsövergripande processerna genomfördes i flera steg. Först beskrevs nuläget i textform. Därefter beskrevs den tänkta lösningen i generella termer. Utifrån detta skapades ett enkelt processflöde för att identifiera de kontaktpunkter som sker mellan användaren och myndigheterna. Sedan skapades ett framtidsscenario där konsekvenserna av den tänkta lösningen tydliggjordes, med ett perspektiv på användarens upplevelse. Scenariot illustrerades sedan med enkla skisser på ett tänkbart användargränssnitt, i en så kallad storyboard. Detta arbete genomfördes iterativt, vilket innebär att när t.ex. en version på skisser granskades så insåg arbetsgruppen att även lösningsbeskrivning och scenario behövde förändras, vilket i sin tur resulterade i nya skisser som granskades igen. 5.3 Konceptskisser: Elev på vuxengymnasium blir sjuk Två olika scenarion beskrevs, med fokus på två olika tänkta användare Amir och Sonja (se nedan). I skisserna används begreppet Myndighetskontakt för att beskriva den tjänst som erbjuder medborgare och företag en myndighetsgemensam ärendeöversikt och säker elektronisk brevlåda Målgruppssegmentering En initial målgruppssegmentering har identifierat följande kriterier som relevanta för scenarierna: 1. Använder myndighetskontakt.se 2. Frekvens att använda forsakringskassan.se 3. Använder aviseringar på forsakringskassan.se

18 Sida: 18 (39) 4. Använder aviseringar på csn.se 5. Vet vad som krävs för att få sjukpenning Tre påhittade personprofiler används för att kunna fokusera designarbetet: Personprofil Amir Sonja Stina Prioritet Myndighetskontakt.se Ja Nej Ja Frekvens forsakringskassan.se Låg Hög Hög Aviseringar forsakringskassan.se Nej Ja Ja Aviseringar csn.se Nej Ja Ja Vet vad som krävs Ja Ja Ja För att kunna fokusera på de mest centrala frågorna har konceptarbetet i denna första fas avgränsats från mer avancerade problem, t.ex. hur man ska veta att man behöver sjukanmäla sig till Försäkringskassan den första sjukdagen Verksamhetskrav Följande verksamhetskrav har identifierats som relevanta för konceptdesignen: 1. Myndigheterna vill undvika informationsinkonsistens i användarmötet. Användaren ska kunna förvänta sig att se samma nulägesbeskrivning i brevlådan som på myndighetens webbsida, men förmodligen med färre detaljer redovisade i varje enskilt ärende. 2. Myndigheter som har utvecklat egen meddelande- och/eller ärendehantering vill att dessa lösningar ska kunna fortsätta att användas parallellt med brevlådans ärendeöversikt Antaganden om kravbilden Följande krav antas användarna ställa på lösningen: 1. Användarkategori A - Medborgare och företag som inte vill använda myndighetskontakt.se vill kunna fortsätta använda respektive myndighets webbplats som tidigare. 2. Användarkategori B - Användare av myndighetskontakt.se vill istället i första hand initiera sin kontakt på detta samlade ställe. 3. Användare av myndighetskontakt.se vill fortfarande kunna se sina meddelanden och ärenden på respektive webbplats vid behov. 4. Användarna vill välja varthän de ska få meddelanden skickade. 5. Användarna vill inte ha flera aviseringar om samma meddelande/ärendehändelse. 6. Användarna vill ha direktlänkar till myndigheternas e-tjänster från meddelanden/ärendehändelser. 7. Användarna vill inte behöva logga in igen när de förflyttar sig mellan myndigheternas olika webbplatser (SSO). 5.4 Iakttagelser under arbetet, frågor att arbeta vidare med Vi ser här hur ärendebegreppet visar sig vara ett mycket relativt begrepp. Men det är inte ett problem, det är en förutsättning och något vi kan förhålla oss till i lösningen. Det visar också att vi avsändande myndigheter måste lära oss att samordna våra processer bättre om vi vill kunna presentera översiktsvyer av det offentliga mötet i en mer begriplig form i framtiden.

19 Sida: 19 (39) Vi kunde i konceptarbetet på kort tid tillsammans och med enkla medel påvisa viktiga anslutnings och/eller migreringsfrågor som varje anslutande avsändare har att ta ställning till. Gör därför som vi gjorde i referensgruppen. Sätt er tillsammans en stund och väv ihop förloppet ur den enskildes perspektiv formulera och förpacka ett kundärende! Enkelt! Interaktionen och förflyttningen mellan olika säkra rum på nätet som för referensgruppen flera gånger i samtalen varit vaga och lett till missförstånd blev med dessa beskrivningsformer tydliga för oss alla. Även om vi här avgränsade oss hårt till uppdraget kunde vi konstatera att arbetsformen lämpar sig väl att användas för att väva samman våra olika myndighetsärenden till ett kundärende. Vid ett beslut om fortsatt utveckling bör detta utredas vidare för att skapa en modell som ger flexibilitet och självständighet för de avsändande myndigheterna samtidigt som det kan skapa en tydligare helhetsvy hos den enskilde trots att flera avsändare ingår i förloppet. Hela idén med att göra brevlådan till en möjlig ingång till de olika offentliga webbplatserna hos stat, kommun och landsting innebär att den enskilde ska kunna röra sig mer fritt mellan säkra rum på nätet. Att få en teknik för gemensam inloggning (SSO) är då givetvis viktigt om än inte avgörande. Ledningen bör överväga om de inledande försöken med SSO mellan Mina meddelanden och verksamt.se hösten 2012 kan utökas till fler parter eller om frågan ska invänta andra initiativ för nationell standardisering. Vissa typer av inställningar riskerar att dubbleras på Myndighetskontakt och anslutna webbplatser. Därför krävs vidare utredningsarbete i form av användarutvärderingar för att titta mer detaljerat på var och hur det är bäst att låta användaren göra inställningar för aviseringar och vilka typer av meddelanden som skickas via Myndighetskontakt.

20 Sida: 20 (39) 6 Analys I detta avsnitt gör vi en analys och sammanvägd bedömning av flertalet av utredningens produktmål, enligt sammanställningen nedan. Nr P1 P2 Beskrivning En kompletterande analys av vilken på vilket sätt en ärendeöversikt skulle kunna betjäna företagarnas behov av ärendeöversikt, som ett komplement till verksamt.se. Om företagen bedöms ha annat informationsbehov för överskådlighet än vad som redan analyserats för privatpersoner, ska detta redovisas. En redovisning av en lösning och eventuella begränsningar för ärendeöversikt som utgår från Mina meddelanden vad gäller: a) systemarkitektur och teknisk plattform b) legala utrymmet inom ramen för beslutad förordningstext för Mina meddelanden I analysen ska även beaktas möjligheterna för privata aktörer med offentlig finansiering (vård, skola omsorg etc) att nyttja kommande lösning. P3 P4 P5 P6 Övergripande genomförandeplan för ärendeöversikten. Beskrivning av konsekvenser på verksamhetsmodell och nyttor/ kostnader mot bakgrund av ändrade nyttor för privatpersoner, företagare, och offentliga förvaltningar. Beskrivning av hur privata brevlådeoperatörer ska ges möjlighet att nyttja konceptet för ärendeöversikten som baseras för brevlådan Mina meddelanden Avstämning av hur lösningen fungerar inom med helhetsbilden och det digitala mötet som E-delegationen arbetar med avseende säkerhet, funktionaliteter, systemarkitektur etc I detta kapitel hanteras produktmål 1, 2, 4 och 5. I kapitel 7 adresseras produktmål 3 genom att presentera ett nytt förslag till genomförandeplan för ärendeöversikt 2013 och I bilaga B.09 redovisas hur förslag på lösning harmoniserar med e-delegationens helhetsbild (produktmål 6) och utestående frågor som efter avstämningsmöte nu överlämnas från denna kompletteringsstudie för ärendeöversikt för vidare bearbetning inom uppdrag Helhetsbild eller andra, senare initiativ inom E-delegationen. 6.1 Tekniska förutsättningar och konsekvenser Det finns som tidigare visats, inga tekniska svårigheter i att använda den systemarkitektur som finns för mina meddelanden även för min ärendeöversikt. Tekniskt sett hanterar lösningen i brevlåda riskerna effektivare än i tidigare förslag. Istället för att skapa ett helt nytt parallellt system handlar det här om att göra en mindre utbyggnad av funktioner i en befintlig lösning. Kostnaderna med detta förslag blir även lägre, jämfört med huvudförslaget i förstudierapporten. En risk vi ser med lösningen är att det kan bli prioriteringsproblem mellan olika funktionella delar i specifikationen och tillverkningen.

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Så enkelt som möjligt för så många som möjligt från strategi till handling för e-förvaltning BETÄNKANDE AV E-DELEGATIONEN SOU 2010:20 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt från strategi till

Läs mer

Patientens tillgång till sin journal En promemoria från Patientmaktsutredningen

Patientens tillgång till sin journal En promemoria från Patientmaktsutredningen TILL SOCIALDEPARTEMENTET Patientens tillgång till sin journal En promemoria från Patientmaktsutredningen 2012-06-07 Innehåll 1 Inledning... 2 1.1 Arbetssätt och avgränsningar... 2 2 Bakgrund... 4 2.1 Patientjournal...

Läs mer

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Så enkelt som möjligt för så många som möjligt En bit på väg BETÄNKANDE AV E-DELEGATIONEN SOU 2011:27 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt En bit på väg Betänkande av E-delegationen Stockholm

Läs mer

OM OFFENTLIG SEKTOR. Överenskommelser som styrmedel

OM OFFENTLIG SEKTOR. Överenskommelser som styrmedel OM OFFENTLIG SEKTOR Statskontoret, 2014 Innehåll Sammanfattning 5 En studie om överenskommelser 9 Vad är en överenskommelse? 9 Ett komplement till traditionell styrning 9 Ett styrmedel i tiden 11 Andra

Läs mer

Redovisning av utredningsuppdrag avseende öppna data samt vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen

Redovisning av utredningsuppdrag avseende öppna data samt vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen 1 (20) Datum Dnr RA 04-2015/4818 2015-06-24 Ert Dnr Fi2015/2025 Finansdepartementet 103 33 Stockholm Redovisning av utredningsuppdrag avseende öppna data samt vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga

Läs mer

Vägledning och funktionella krav

Vägledning och funktionella krav Vägledning och funktionella krav Tove Engvall 13-05-31 05 1(136) INNEHÅLLSFÖRTECKNING ÖVERSIKT... 6 1. INLEDNING... 7 1.1 FGS:ERNAS ANVÄNDNINGSOMRÅDE... 8 1.2 LÄSANVISNING... 8 1.3 FÖRKORTNINGAR... 9 2.

Läs mer

v i n n o v a r a p p o r t v r 2 0 0 8 : 1 8 VÅRDA IDÉERNA!

v i n n o v a r a p p o r t v r 2 0 0 8 : 1 8 VÅRDA IDÉERNA! v i n n o v a r a p p o r t v r 2 0 0 8 : 1 8 VÅRDA IDÉERNA! Trots många framgångsrika projekt inom vård och omsorg skapas inte varaktiga effekter. Varför förvaltas och utnyttjas inte idéerna? JAN DAHLIN

Läs mer

Att beställa utvärderingar

Att beställa utvärderingar 2005:26 UTVÄRDERING Att beställa utvärderingar en vägledning 1 Innehållsförteckning Förord 3 Inledning 4 Processbeskrivning 6 1. Klargör syftet 8 2. Formulera utvärderingsfrågan 12 3. Går utvärderingsfrågan

Läs mer

FRÅN MÖTESPROFFS TILL UTVECKLINGSMOTOR

FRÅN MÖTESPROFFS TILL UTVECKLINGSMOTOR FRÅN MÖTESPROFFS TILL UTVECKLINGSMOTOR En skrift om framgångsrikt styrgruppsarbete Margareta Ivarsson, Gunilla Ivarsson, Andreas Sävenstrand, Anders Axelsson SPeL Strategisk påverkan & Lärande Från mötesproffs

Läs mer

En dörr in för skogsägare

En dörr in för skogsägare En dörr in för skogsägare Del 2 - Slutrapport En dörr in för ansökningar och anmälningar Förstudie om samordnad ärendehantering i frågor som rör skog 2011-07-07 Länsstyrelsen Blekinge län Ulf Lundgren

Läs mer

Framtida modell för informationsutbyte och behov av centraliserad mätvärdeshantering. En rapport till Energimarknadsinspektionen 2012-10-02

Framtida modell för informationsutbyte och behov av centraliserad mätvärdeshantering. En rapport till Energimarknadsinspektionen 2012-10-02 Framtida modell för informationsutbyte och behov av centraliserad mätvärdeshantering En rapport till Energimarknadsinspektionen 2012-10-02 Disclaimer Även om Sweco Energuide AB ("Sweco") anser att den

Läs mer

En digital agenda i människans tjänst

En digital agenda i människans tjänst En digital agenda i människans tjänst en ljusnande framtid kan bli vår Delbetänkande av Digitaliseringskommissionen Stockholm 2014 SOU 2014:13 SOU och Ds kan köpas från Fritzes kundtjänst. För remissutsändningar

Läs mer

En motiverande bok om att beställa användbarhet

En motiverande bok om att beställa användbarhet En motiverande bok om att beställa användbarhet Henrik Artman, Ulrika Dovhammar, Stefan Holmlid, Ann Lantz, Sinna Lindquist, Erik Markensten och Anna Swartling 1 2 ATT BESTÄLLA NÅGOT ANVÄNDBART ÄR INTE

Läs mer

Från analog till digital

Från analog till digital 2014:3 Från analog till digital Insatser för att främja en digital planprocess MISSIV DATUM DIARIENR 2014-02-13 2013/91-5 ERT DATUM ER BETECKNING 2013-03-27 S2013/2536/PBB (delvis) Regeringen Socialdepartementet

Läs mer

2002:12. Att ta reda på vad folket tycker En pilotundersökning om medborgarnas syn på offentlig förvaltning

2002:12. Att ta reda på vad folket tycker En pilotundersökning om medborgarnas syn på offentlig förvaltning 2002:12 Att ta reda på vad folket tycker En pilotundersökning om medborgarnas syn på offentlig förvaltning 2002:12 Att ta reda på vad folket tycker En pilotundersökning om medborgarnas syn på offentlig

Läs mer

insatser för unga inom Finsam

insatser för unga inom Finsam insatser för unga inom Finsam en studie om samordnat stöd till unga Joakim Tranquist December 2014 [ Tranquist Utvärdering Insatser för unga inom Finsam] 2 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 1. Inledning...

Läs mer

Informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem

Informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem RiR 2010:18 Informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem Har möjligheter till effektivisering utnyttjats? ISBN 978 91 7086 228 1 RiR 2010:18 Tryck: Riksdagstryckeriet, Stockholm

Läs mer

Vägledning för. Kommunala handlingsprogram

Vägledning för. Kommunala handlingsprogram Vägledning för Kommunala handlingsprogram Vägledning för Kommunala handlingsprogram Vägledning för Kommunala handlingsprogram Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) Redaktörer: Patrik Hjulström

Läs mer

Att beställa användbara it-system. Hur användarbehoven kan synliggöras tidigt i beställningen

Att beställa användbara it-system. Hur användarbehoven kan synliggöras tidigt i beställningen 1 Att beställa användbara it-system Hur användarbehoven kan synliggöras tidigt i beställningen Att beställa användbara it-system Hur användarbehoven kan synliggöras tidigt i beställningen ISBN 978-91-7595-098-3

Läs mer

Kundval inom äldreomsorgen

Kundval inom äldreomsorgen Kundval inom äldreomsorgen En modell i tiden ett val för framtiden? Valdemar Hansson Aktivitet inom Kompetensstegen FoU-trainee Uppsats nr 6 April 2008 Förord Detta arbete är resultatet av en litteraturstudie

Läs mer

Vem ska samordna rättsinformationssystemet?

Vem ska samordna rättsinformationssystemet? Promemoria 2008-11-07 Finansdepartementet Regeringen Finansdepartementet Vem ska samordna rättsinformationssystemet? Regeringen beslutade den 9 oktober 2008 att uppdra åt f.d. generaldirektören Peder Törnvall

Läs mer

Alla kan inte göra allt men alla kan göra något. Om regionalt samarbete kring nyanländas invandrares etablering

Alla kan inte göra allt men alla kan göra något. Om regionalt samarbete kring nyanländas invandrares etablering Alla kan inte göra allt men alla kan göra något Om regionalt samarbete kring nyanländas invandrares etablering Sveriges Kommuner och Landsting 2008 Formgivning forsbergvonessen Tryckeri Cicero Rapporter

Läs mer

Översikt över finansieringsformer för e-förvaltning

Översikt över finansieringsformer för e-förvaltning Översikt över finansieringsformer för e-förvaltning Vägledning från E-delegationen Version 1.0, 2013-11-07 Arbetet med vägledningen har genomförts av ett arbetsutskott med följande deltagare; Magnus Lundsten,

Läs mer

Vidareutnyttjande av offentlig information. En vägledning för myndigheter

Vidareutnyttjande av offentlig information. En vägledning för myndigheter Vidareutnyttjande av offentlig information En vägledning för myndigheter 7 Innehåll 1 Inledning... 10 1.1 Varför främja vidareutnyttjande?... 10 1.2 Vägledningens syfte och målgrupp... 11 1.3 Vägledningens

Läs mer

UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN IKT-FUNKTIONEN

UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN IKT-FUNKTIONEN UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN IKT-FUNKTIONEN UTREDNING Projekt: Författare: Version: Elever i behov av särskilt IT-stöd v3.3.017 Förvaltning/avdelning: Godkänd av beställare: Senast ändrad: Utbildningsförvaltningen,

Läs mer

Se människan i verksamheten olikhet som tillgång

Se människan i verksamheten olikhet som tillgång Se människan i verksamheten olikhet som tillgång Organisation, kultur och struktur påverkar alla 4 Försök själv 5 Gör alla delaktiga 7 Konsultstöd kan behövas 7 Glädjande resultat en liten insats kan göra

Läs mer

RAPPORT Upphandlingsmodell för kollektivtrafik ökad samhällsnytta, fler resenärer eller mer kommersiell trafik

RAPPORT Upphandlingsmodell för kollektivtrafik ökad samhällsnytta, fler resenärer eller mer kommersiell trafik RAPPORT Upphandlingsmodell för kollektivtrafik ökad samhällsnytta, fler resenärer eller mer kommersiell trafik Rapport 2010:2 Reviderad april 2010 Konsulter inom samhällsutveckling WSP är en konsultverksamhet

Läs mer

Nyckeltal som spelar roll. Förbättra styrningen med hjälp av nyckeltal

Nyckeltal som spelar roll. Förbättra styrningen med hjälp av nyckeltal Nyckeltal som spelar roll Förbättra styrningen med hjälp av nyckeltal Innehållsförteckning Förord...3 1. Nyckeltal i styrprocessen en sann utmaning!...4 2. Att genomföra en väsentlighetsanalys...7 2.1

Läs mer

Samverka för barns bästa

Samverka för barns bästa Samverka för barns bästa en vägledning om barns behov av insatser från flera aktörer Du får gärna citera Socialstyrelsens texter om du uppger källan, exempelvis i utbildningsmaterial till självkostnadspris,

Läs mer

Nya vägar till arbetsmarknaden

Nya vägar till arbetsmarknaden Nya vägar till arbetsmarknaden kvalitetssäkring av samverkan Att samverka är en komplex uppgift. Det finns idag ett stort behov av att utveckla kunskap och praktiska redskap för att få till stånd en väl

Läs mer