Lokal och nationell systematisk uppföljning inom sociala områden

Transkript

1 Lokal och nationell systematisk uppföljning inom sociala områden

2 Det övergripande målet för socialtjänsten måste vara att bidra till att öka brukarnas förutsättningar att hantera sina svårigheter

3 Innehåll Utgå från utfallen - inte strukturer och processer! Summering Nytta Uppföljningskoncept Bakgrund Uppföljningsmetoder Implementering dioevidence i praktiken dioevidence - teknik Citat Det vanligaste idag är att kommunerna följer upp socialtjänstens strukturer och processer. Nu talar allt fler inom socialtjänsten om att vända på steken, dvs. att istället utgå från brukarnytta. Utgå alltid från brukarupplevd kvalitet när kommunen; - sätter mål på verksamheten, - följer upp verksamhetens resultat, - vidareutvecklar verksamhetens strukturer och processer, - handlar upp externa resurser, t.ex. behandlingshem. Låt allt utvecklingsarbete, inklusive mål, genomsyras av den brukarupplevda nyttan av de genomförda insatserna. Denna broschyr beskriver ett uppföljningskoncept som många av Sveriges kommuner idag använder.

4 Nytt fokus inom uppföljning 4

5 Summering De senaste årens rapporter om brister i vården av t.ex. barn och unga som placerats i familjehem, jourhem och hem för vård och boende ger anledning till oro. Det krävs bättre uppföljning av bland annat barns hälsa och skolgång. Den hittillsvarande nationella uppföljningen (t.ex. öppna jämförelser) har i huvudsak fokuserat på sociala verksamheters strukturer och processer. Utgå från utfallen - inte strukturer och processer som hittills! Socialstyrelsens ambition med öppna jämförelser är att kunna mäta brukarnas upplevda kvalitet för att utvärdera om det arbete som bedrivs är effektivt ur brukarnas perspektiv. Den ambitionen kan redan idag realiseras med hjälp av ett färdigt och beprövat Uppföljningskoncept. Gemensam kunskapsdatabas Kommunerna har nu en gemensam kunskapsdatabas. Nu kan alla brukarna inom alla sociala områden göra sina röster hörda och dela med sig till professionen. 50 kommuner utgår redan från utfallen! Med hjälp av Uppföljningskonceptet har drygt 50 kommuner (februari 2014) redan påbörjat resan. De skapar nu förutsättningar för verksamhetsutveckling som är kopplat till brukarupplevd kvalitet. Nytta för alla! Uppföljningskonceptet ger nytta för brukarna, socialsekreterarna, cheferna, politikerna, samt kommunerna som helhet. Uppföljningskoncept i två delar Del 1 Professionens uppföljningsmetoder Idag finns uppföljningsmetoder inom de sociala områdena, Vuxna (UIV), Barn och Unga (UBU), personer med Funktionsnedsättning (UIF) och Anhöriga (UAL). Uppföljningsmetoderna är framtagna av professionen för professionen i en omfattande process mellan socialarbetare, chefer och forskare. NUSO* utvecklar, kvalitetssäkrar och förvaltar uppföljningsmetoderna för professionen. Gemensamt för alla uppföljningsmetoder: - Det finns tydliga anvisningar som beskriver hur uppföljningen ska genomföras, samt en specifik uppsättning av frågor med tillhörande svarsalternativ. - Alla brukare och socialsekreterare, i alla deltagande kommuner, kommer till tals och får ge sina subjektiva värderingar av insatserna. - Uppföljningen är systematisk, alla socialsekreterare i alla deltagande kommuner ställer samma frågor till alla brukare (inom respektive socialt område). - De är, till skillnad mot traditionella brukarundersökningar, inga allmänna engångsundersökningar, utan en ständigt pågående uppföljning där man kan se det aggregerade resultatet över tid. Del 2 - IT-stöd Uppföljningsplattformen dioevidence dioevidence är namnet på uppföljningsplattformen (IT-stödet) för insamling, lagring och analys av utfall som kan användas i verksamhetsutvecklingen inom valfritt socialt område. Samtliga av kommunerna som idag har implementerat uppföljningsmetoderna använder dem med dioevidence (det enda IT-stödet som har stöd för uppföljningsmetoderna idag). dioevidence är utvecklat av Diosentic Systems AB för att digitalisera uppföljningsmetoderna och göra dem användbara för professionen i ett större perspektiv. dioevidence möjliggör att; - alla brukarnas svar kan ses på aggregerad nivå (avidentifierat), - de aggregerade utfallen samlas i en och samma databas (viktig erfarenhet stannar inte längre vid de enskildas skrivbord), - databasen är tillgänglig för alla deltagande kommuner, - de aggregerade utfallen uppdateras i realtid för alla användare (ingen behöver längre vänta på rapporter, man är ständigt uppdaterad). * Nationella Utvecklingsråd inom Sociala Områden Kommunernas gemensamma intresseforum, 5

6 Nyttan med Uppföljningskonceptet Brukarna; - blir lyssnade till, - vet att upplevelserna och värderingarna, efter en insats, kan hjälpa andra brukare i framtiden, - ser hur tidigare brukare med samma bakgrund och problematik har upplevt och värderat liknande insatser. Socialsekreterarna; - får stöd vid val av insats och utförare, - utbyter kunskap och erfarenheter lokalt och nationellt, - får stöd vid uppföljningssamtalen, - betygsätter vårdgivarna. Cheferna; - kan erbjuda organisationen ett kunskapsbaserat arbetssätt, - får möjlighet att utveckla socialtjänstens strukturer och processer ur ett brukarperspektiv, - får bättre underlag för upphandling av behandlingshem, - blir ständigt uppdaterade på hur socialtjänsten värderas. Politikerna; - får bättre underlag för politiska beslut, - kan sätta och följa upp övergripande mål ur ett brukarperspektiv, - får verktyg för att nyttja ekonomiska resurser bättre ( Vad får vi för brukarnytta för de resurser som vi satsar på socialtjänsten? ). 6

7 Kommunerna; - får översikt över alla insatser/placeringar/behandlingar, - får samlad kunskap om brukarnas, vårdnadshavarnas, samt socialsekreterarnas värderingar av insatser, - får underlag för att värdera den egna vården jämfört andra kommuners, - får stöd vid upphandling av vården, - får stöd vid kvalitetsuppföljning av den utförda vården, - får förutsättningar att ta fram mål för verksamheterna som kan följas upp utifrån brukarnytta, - får en gemensam lokal och nationell kunskapskälla, - får möjlighet att presentera en intäktssida för socialtjänsten, - får resultatindikatorer som stöd för utveckling av verksamhetens strukturer och processer. 7 län har redan startat sitt gemensamma utbyte av kunskap och erfarenheter inom sociala områden Dalarnas län - Avesta - Borlänge - Falun - Gagnef - Leksand - Ludvika - Malung-Sälen - Mora - Orsa - Rättvik - Smedjebacken - Säter - Vansbro - Älvdalen Örebro län - Kumla - Laxå - Lekeberg - Lindesberg - Örebro Stockholms län - Botkyrka - Huddinge - Nacka - Salem - Sollentuna - Södertälje - Upplands Väsby - Österåker Jämtlands län - Berg - Bräcke - Härjedalen - Krokom - Ragunda - Strömsund - Åre - Östersund Västra Götalands län - Göteborg - Mölndal - Partille Västmanlands län - Fagersta - Köping - Norberg - Skinnskatteberg - Västerås Östergötlands län - Linköping - Motala - Norrköping - Åtvidaberg 7

8 Uppföljningskoncept i två delar Del 1 - U:na Professionens uppföljningsmetoder U:na är ett vardagligt samlingsbegrepp för kommunernas gemensamt utvecklade uppföljningsmetoder, som alla börjar med bokstaven U. UIV (Uppföljning av Insatser för Vuxna) har varit en del av SKL-projektet Kunskap till Praktik. UBU (Uppföljning av insatser för Barn och Unga) har sitt ursprung i SKL-projektet Upphandling och uppföljning av HVB - För barn och unga. UIF (Uppföljning av Insatser för personer med Funktionsnedsättning) har tagits fram för att förenkla den återkommande nationella inventeringen av psykiskt funktionsnedsatta, motsvarande det Socialstyrelsen, samlar in från kommunerna Att inventera behov - Inventering av gruppen med psykisk funktionsnedsättning. Metoderna består av frågor med tillhörande svarsalternativ, samt anvisningar för hur uppföljningen ska gå till. Figuren nedan visar de uppföljningsmetoder som finns framtagna idag, samt exempel på kommande. Till varje metod finns dokumenterade användaranvisningar, syfte, nytta och tillvägagångssätt ( Social expertis, för respektive målgrupp, har medverkat vid utvecklingen av varje metod. Metoderna är beprövade och några har använts sedan C Boendestöd Housing First Institution, Familjehem, Öppenvård Öppenvård Ej biståndsbeslut Vård och Boende Öppenvård Familjehem Kontaktfamilj Inventering Psykiskt funktionsnedsatta Boenden Psykiskt funktionsnedsatta Anhörigas Livssituation Anhörigpulsen Försörjningsstöd Äldreboenden/hemtjänst Arbetsmarknad/sysselsättning Skola och förskola Integration Hälsa och sjukvård Kriminalvård m.fl. B Vuxna UIV Barn & Unga UBU Personer med Funktionsnedsättning UIF Anhöriga UAL Kommande Uxx A dioevidence A Uppföljningsplattform B Målgrupper C Uppföljningsmetoder Utveckling, kvalitetssäkring och förvaltning av uppföljningsmetoder I takt med att fler kommuner börjar använda Uppföljningskonceptet är det viktigt att allt utvecklingsarbete samordnas mellan de deltagande kommunerna. Kommunerna har därför bildat ett intresseforum med namnet NUSO, Nationella Utvecklingsråd inom Sociala Områden. Forumets uppgift är att utveckla, kvalitetssäkra och förvalta befintliga och kommande uppföljningsmetoder. Utvecklingsrådens medlemmar utgörs av representanter för regionala FoU enheter/högskolor och praktiker (chefer/socialarbetare) från deltagande kommuner och län. Kommunerna har äganderätt till sitt eget inmatade data Varje kommun som kan mata in data (enkätsvar) i den gemensamma databasen ger alla andra kommuner som har läsmöjligheter till databasen rätten att, på aggregerad nivå, ta del av alla enkätsvar. Alla kommuner som har lagrat data i den gemensamma databasen har full äganderätt till sitt eget inmatade data. Kommunen kan när som helst begära gallring i databasen och/eller få allt eget data exporterat. Diosentic Systems får inte sälja eller lämna ut information i databasen till tredje part eller dra nytta av den på annat sätt. 8

9 Del 2 - IT-stöd Uppföljningsplattformen dioevidence dioevidence är namnet på uppföljningsplattformen (IT-stödet) för insamling, lagring och analys av utfall som kan användas i verksamhetsutvecklingen inom valfritt socialt område. dioevidence är utvecklat av Diosentic Systems AB för att digitalisera uppföljningsmetoderna, dvs. att i praktiken kunna använda metoderna på ett effektivt och enkelt sätt. IT-stödet är till 100 % utvecklat och anpassat för U:na, professionens uppföljningsmetoder. dioevidence är beprövat och har använts av kommuner sedan Man är ständigt uppdaterad dioevidence är uppbyggt för att sammanställa och sprida kunskap och erfarenheter lokalt och nationellt, samt stödja ett kunskapsbaserat arbetssätt. Den systematiska uppföljningen sker lokalt och nationellt vilket gör att alla deltagande kommuner, på aggregerad nivå, får tillgång till allt inmatat data i realtid. Man behöver alltså aldrig vänta på en rapport för att se hur sin socialtjänst värderas. I samma sekund som en socialsekreterare, under en dialogintervju med brukaren, har matat in data (avidentifierat) i dioevidence så uppdateras databasen för alla användare. Se det aggregerade resultatet över tid dioevidence visar, t.ex. inom socialtjänsten, vilka insatser som förefaller ha god effekt utifrån brukarnas förändringsbehov, samt ger förutsättningar att ta fram mål för verksamheten, mål som kan följas upp utifrån brukarnytta. Snabbt, enkelt och säkert Programvaror som används inom socialtjänsten upplevs kanske inte alltid användarvänliga och snabba. dioevidence är utvecklat för att vara mycket snabbt, mycket enkelt och mycket säkert. dioevidence är även mycket enkelt att implementera i kommunernas IT-miljöer. dioevidence har utvecklats och fortsätter att vidareutvecklas på uppdrag av professionens löpande feedback i deltagande kommuner. Det finns därför inga onödiga funktioner i dioevidence. 9

10 Uppföljningskonceptet började i Göteborg Bakgrund Uppföljningskonceptet har sin bakgrund från Göteborgs stad Det började med att en enskild socialarbetare i stadsdelen Tynnered i Göteborg tog ett eget initiativ. Hon ville på ett systematiskt sätt följa upp alla ärenden på vuxenenheten, efter avslutade insatser. Alla brukare som avslutade en placering fick svara på samma frågor om bl.a. hur de värderade insatsen utifrån olika livsområden. På egen hand formulerades ett antal frågor som alltså ställdes till alla brukare i uppföljningssamtalen. Resultaten dokumenterades i ett Excelblad. Detta gjorde det möjligt att ta fram några grafer och statistik över vilka behandlingshem som föreföll ha de bästa upplevda resultaten för en viss typ av brukare. Man kunde även se hur nöjda brukarna var med behandlingen på aggregerad nivå. Hela stadsdelen började sedan tillämpa arbetssättet och man placerade därför Excelbladet på en gemensam nätverksdisk så att alla kunde få åtkomst till filen för att kunna lägga in nya uppföljningar och för att på egen hand titta på statistik över utfallen. Efter ett tag insåg man att det var opraktiskt att arbeta med ett gemensamt Excelblad på detta sätt, eftersom man kunde låsa filen för varandra. Stadsdelen bad då om hjälp från Göteborgs stadsledningskontor med att underlätta användningen av Excelbladet. Stadsledningskontoret fångade initiativet som stadsdelen på egen hand hade tagit. De beslutade sig för låta alla stadsdelar i Göteborg medverka i ett projekt för gemensam uppföljning inom missbruksvården. Kommunen lät därför utveckla en uppföljningsmetod med frågor och tillhörande svarsalternativ och, med extern hjälp, ett enkelt IT-stöd för all uppföljning av upplevd brukarnytta. Namnet på hela projektet kallades UIV, Uppföljning av Insatser för Vuxna med missbruk. Programmet var vid den här tiden en lokal applikation i Göteborg som enbart personer i Göteborg kunde nå. Södertörn bidrar med UBU-VB Parallellt med detta arbete pågick ett helt oberoende projekt bland några av kommunerna i Södertörn i Stockholms län med namnet: UBU - vård och boende. Systematisk uppföljning av dygnsvård för barn och unga. Projektet handlade bl.a. om upphandling av HVB-hem för barn och unga och hur upphandlingar bör göras utifrån hur bra behandlingshemmen upplevs vara baserat på erfarenheter från brukarna, vårdnadshavarna och socialsekreterarna. Södertörnskommunerna behövde ett IT-stöd för uppföljningen och kom genom efterforskningar i kontakt med det pågående UIV-projektet i Göteborg, som var av samma natur, men som vände sig mot en annan målgrupp, vuxna med missbruk istället för barn och unga. Ett helt nytt IT-stöd tar form 2010 beslutade Diosentic Systems att ta fram ett helt nytt IT-stöd som gjorde det möjligt att hantera ett godtyckligt antal uppföljningsmetoder, samt möjlighet att lagra resultat från alla uppföljningar i en gemensam nationell databas, tillgänglig för alla deltagande kommuner i realtid. Under utvecklingen av IT-stödet vävdes all erfarenhet av det befintliga UIV-projektet i Göteborg in. Alla krav och önskemål som både Göteborg och Södertörnskommunerna kom att ställa låg till grund för det nya IT-stödet. Det fick namnet dioevidence ( dio som i Diosentic och evidence som i evidensbaserad) och blev alltså ett gemensamt IT-stöd för all typ av systematisk uppföljning. dioevidence blev själva plattformen i ett helt nytt uppföljningskoncept. Göteborg och Södertörnskommunerna beslutade att låta Diosentic Systems digitalisera metoderna med frågor och tillhörande svarsalternativ för både Vuxna med missbruk (UIV) och HVB-placerade Barn och Unga (UBU-VB). När denna process var klar i början av 2011 kunde man nu använda både UIV och UBU-VB med samma IT-stöd (uppföljningsplattformen dioevidence ). Fortsätter på sidan

11 Det började med att en enskild socialarbetare i stadsdelen Tynnered tog ett eget initiativ 11

12 12 NUSO är ett intresseforum som utvecklar, kvalitetssäkrar och förvaltar uppföljningsmetoderna

13 fortsätter från sidan 10. Alla kommuner som nu beslutade sig för att använda dioevidence med någon, eller några, av uppföljningsmetoderna fick tillgång till den gemensamma databasen. I databasen lagras utfallen från alla kommuner som kan läsas av alla, på aggregerad nivå i realtid. Grundbulten i utvecklingsarbetet av uppföljningsplattformen dioevidence var att det skulle vara snabbt, enkelt och säkert ur ett användarperspektiv, samt att det skulle vara mycket enkelt för kommunerna att införa i sina egna IT-miljöer. Fler metoder utvecklas och förvaltas I snabb takt efter det att dioevidence blev färdigt tog kommunerna, tillsammans med experter inom professionen, fram ytterligare uppföljningsmetoder, såsom för personer med psykisk Funktionsnedsättning (UIF-PB), Inventering av personer med psykisk Funktionsnedsättning (UIF-PI), Vuxna med missbruk - Ej Biståndsbeslut (UIV-EB), Barn och Unga i Familjehem (UBU-F), Barn och Unga som har Kontaktfamilj (UBU- KF) och Boendestöd för hemlösa (UIV-BS). Framtagning av ytterligare metoder Rent tekniskt är det enkelt att implementera nya metoder i dioevidence. Det behövs en uppsättning frågor med tillhörande svarsalternativ, samt anvisningar för hur uppföljningen ska gå till. På en eller flera kommuners initiativ skapar professionen själv dessa frågor och svarsalternativ med hjälp av intern och extern expertis inom området. När detta är klart digitaliserar Diosentic Systems metoden så att den går att använda i uppföljningsplattformen dioevidence. dioevidence kan ta hand om ett obegränsat antal uppföljningsmetoder (se figur på sidan 8). Uppföljningsplattformen behöver aldrig uppdateras eller anpassas när en ny metod har blivit framtagen. Den gemensamma databasen uppdateras med den digitaliserade versionen av uppföljningsmetoden och blir automatiskt tillgänglig för alla användare. För att en enskild kommun inte ska driva fram förändringar i uppföljningsmetoderna eller i IT-stödet dioevidence, som inte är önskvärd av andra kommuner, måste kommunerna gemensamt kunna hantera förvaltningen av uppföljningsmetoderna. Eftersom varken Socialstyrelsen eller SKL ansåg att det låg inom deras uppdrag att förvalta uppföljningsmetoderna, bildade de deltagande kommunerna ett eget intresseforum för att dels ta hand om kvalitetssäkring, förvaltning, samt vidareutveckling av alla uppföljningsmetoder, och dels för att kunna styra utvecklingen av själva IT-stödet dioevidence. Forumet kom att kallas NUSO, Nationella Utvecklingsråd inom Sociala Områden. Utvecklingsrådens medlemmar utgörs av representanter för regionala FoU enheter/ högskolor och praktiker (chefer/socialarbetare) från deltagande kommuner och län. I februari 2014 använder drygt 50 kommuner Uppföljningskonceptet (en eller flera av uppföljningsmetoderna ihop med dioevidence ). NUSO har tagit fram gemensamma nationella resultatindikatorer för alla målgrupper. Resultaten presenteras i realtid. 13

14 Uppföljningsmetoderna - en jämförelse Målgrupper UIV Uppföljning av Insatser för Vuxna Uppföljningsmetoder UIV Institution Familjehem, Öppenvård UIV-EB Ej Biståndsbeslut, Öppenvård UIV-BS Boendestöd Housing First Användningsområden Uppföljning Beslutstöd i individärenden Utredning och dokumentation Redovisat resultat Individnivå Gruppnivå Vårdform/Insatstyp Institution Familjehem för vuxna Öppenvård (inklusive egen regi) HVB för barn och unga Familjehem Jourhem Nätverkshem Konsulentstödda/förstärkta familjehem Kontaktfamilj för barn och unga Boendestöd Korttidsboende Bostad med särskild service Uppföljningstillfälle Efter avslutad insats/behandling/placering Årligen Ålder på brukarna som följs upp 20 år eller äldre 20 år eller äldre 20 år eller äldre Uppföljning ska göras om insatsen pågått minst 7 dagar 7 dagar n/a Uppföljning ska ske senast inom 30 dagar 30 dagar n/a Objektiv bakgrundsinformation Ålder, kön, m.m. Vilka värderar insatsen? * Brukarna 19 frågor 31 frågor 19 frågor Socialsekreterarna 31 frågor - - Vårdnadshavarna Behandlarna - 10 frågor 10 frågor Totalt antal frågor 50 frågor 41 frågor 29 frågor Betygsskala 5-gradig 5-gradig 5-gradig Dashboards (resultat/utfall i realtid) Utbildning och certifiering 14 Uppföljningsplattform dioevidence dioevidence dioevidence * Uppföljningen ska göras även om brukarna och/eller vårdnadshavarna inte kan/vill svara. I dessa fall svarar endast socialsekreterarna.

15 UBU Uppföljning av Insatser för Barn & Unga UIF Uppföljning av Insatser för personer med Funktionsnedsättning UAL Uppföljning av Anhörigas Livssituation UBU-VB Vård och Boende UBU-F Familjehem UBU-KF Kontaktfamilj UIF-PB Psykisk funktionsnedsättning Boende UIF-PI Psykisk funktionsnedsättning Inventering UAL Anhörigpulsen n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a år 0-21 år 0-21 år 18 år eller äldre 18 år eller äldre Alla åldrar 14 dagar 14 dagar 30 dagar n/a n/a n/a 90 dagar 90 dagar 90 dagar 30 dagar n/a n/a 25 frågor 20 frågor 19 frågor 21 frågor - 65 frågor 50 frågor 39 frågor 37 frågor 38 frågor 115 frågor - 21 frågor 16 frågor 18 frågor frågor 75 frågor 74 frågor 59 frågor 115 frågor 65 frågor 5-gradig 5-gradig 5-gradig 5-gradig % 5-gradig dioevidence dioevidence dioevidence dioevidence dioevidence dioevidence 15

16 Implementering av Uppföljningskonceptet Teknisk implementering Rent tekniskt är det enkelt att komma igång med Uppföljningskonceptet. Lokal IT behöver bara lägga ner några timmars arbete för att få all funktionalitet kring IT-stödet på plats. För socialsekreterarna är dioevidence enkelt att använda och utbildningen tar maximalt en (1) dag på plats i kommunen. För att implementeringen av Uppföljningskonceptet ska bli så effektiv som möjligt har Diosentic Systems tagit fram en checklista med alla moment som behöver genomföras, hur det ska gå till och vem som är ansvarig för respektive moment. Organisatorisk implementering När kommuner inför nya arbetssätt är det viktigt att detta snabbt blir en naturlig del av vardagen. Kommunen bör först definiera sina ambitioner inom de sociala områdena, dvs. svara på frågan: Hur stora förbättringar vill vi uppnå för varje satsad krona? Fram till idag har det varit vanligt att kommunernas mål har varit att ha goda strukturer och processer inom socialtjänsten och att den ska vara så effektiv som möjligt ur ett kostnadsperspektiv. Man följer därför upp hur bra processerna fungerar och hur kostnadseffektiva strukturerna är, men inte hur väl man lyckas förbättra brukarnas situation. När man nu ska börja bygga upp sin socialtjänst ur ett brukarperspektiv måste man därför sätta andra typer av mål och försiktigt börja ändra sitt sätt att arbeta. Det måste finnas en politisk ambition i kommunen som säger att man ska uppnå en mätbar upplevd förbättring bland de personer kommunen är satt att hjälpa. Detta innebär att politiker löpande måste fråga efter resultat från socialtjänsten - dvs. resultat ur brukarnas perspektiv. Hur stor förbättring upplever våra brukare att de får från de insatser som socialtjänsten har genomfört? För att ett förändrat arbetssätt hos socialsekreterare ska bli verklighet måste även chefer stödja arbetet med uppföljning och framför allt fråga efter resultat, och redovisa resultat ur ett brukarperspektiv till kommunledningen, politikerna och den egna organisationen. Socialsekreteraren måste ges möjlighet att kunna genomföra uppföljningssamtal med brukarna efter genomförda insatser. Det är vanligt att dessa samtal redan sker idag, men att de inte genomförs och dokumenteras på ett enhetligt sätt. För en socialsekreterare kommer uppföljningsarbetet inte att ta någon ytterligare tid i anspråk om man idag redan har samtal med sina brukare efter en insats. Mål och resultat När Uppföljningskonceptet har implementerats inom socialtjänsten ska man sätta upp mål för verksamheterna - kortsiktiga och långsiktiga mål. Dessa mål ska vara baserade på den brukarupplevda nyttan. Att en kommuns socialtjänst t.ex. har klagomålshantering och är rättssäker är visserligen viktigt, men det är inget mål i sig. Det övergripande målet för socialtjänsten måste vara att bidra till att öka brukarnas förutsättningar att hantera sina svårigheter. Utfallen kan sedan ligga till grund för översyn och förändringar av verksamhetens strukturer och processer. 16

17 Det måste finnas en politisk ambition i kommunen att ta till vara på brukarnas upplevelser och att följa upp resultaten 17

18 dioevidence i praktiken Uppföljningsmetoder dioevidence är en modulär uppbyggd plattform som kan hantera ett godtyckligt antal målgrupper (ex. Barn och Unga) och uppföljningsmetoder (ex. Familjehem). En uppföljningsmetod är en uppsättning av frågor med tillhörande svarsalternativ, tillsammans med anvisningar för hur uppföljningen ska genomföras (se fig. på sidan 8). dioevidence hanterar alla tillgängliga uppföljningsmetoder parallellt. Användaren startar samma program oavsett vilken metod som avses. När programmet är startat kan användaren själv välja vilken metod man ska arbeta med. Man får bara tillgång till de metoder man är registrerad för i databasen. Under tiden användaren kör programmet kan han/hon enkelt och snabbt byta mellan de olika uppföljningsmetoderna. Inmatning av enkätsvar Frågorna i en uppföljningsmetod är av två olika typer: - Bakgrundsfrågor - Betygsfrågor Bakgrundsfrågorna handlar om brukarens situation, insatserna som brukaren tagit del av, samt annan bakgrundsinformation. Betygsfrågor är en subjektiv skattning som socialsekreterarna/brukarna/vårdnadshavarna gör, t.ex. för hur bra insatserna har fungerat och det bedömda resultatet av insatserna. En skattning görs oftast på en betygsskala mellan 1 och 5, där 1-2 är underkänt och 3-5 är godkänt. Andra betygsskalor är möjliga, t.ex. en skattning på en procentskala mellan %. Varje betygssteg har en egen förklaring beroende på hur betygsfrågan är formulerad. All uppföljning sker i en dialogintervju mellan socialsekreterare och brukare. För de flesta metoder är det flera olika personer som ska besvara var sin del av frågorna i samma enkätsvar. T.ex. för målgruppen Barn och Unga (med någon av UBU-metoderna) är det både socialsekreteraren, barnet/ ungdomen och vårdnadshavaren som ska besvara var sin del, oftast vid olika tillfällen. Programmet har funktionalitet för att tillfälligt namnge och temporärt spara ofullständiga enkätsvar. Eftersom en socialsekreterare kan ha många ärenden på gång samtidigt, med olika brukare, finns det ett register med ofullständiga enkätsvar som socialsekreteraren kan hantera på ett enkelt sätt utan risk för att sammanblandning av brukarna sker. I dioevidence har varje metod sitt eget regelverk för hur frågor kan besvaras. Beroende på hur man har svarat på en specifik fråga kan detta påverka hur en senare fråga kan besvaras. Regelverket gör det omöjligt att svara på enkätens frågor på ett inkonsekvent sätt. Vissa frågor får automatiskt förvalda svar, t.ex. vilken kommun man tillhör. Det förhindrar att man matar in svar åt någon annan kommun av misstag. Hantering av årliga uppföljningar I vissa metoder, t.ex. UBU-F (Uppföljning av insatser för Barn och Unga Familjehem) gör man en årlig uppföljning för samma barn/ungdom så länge de är kvar på familjehemmet. Programmet underlättar uppföljningen för socialsekreteraren. Socialsekreteraren kan mata in en personlig lista på de barn/ungdomar som han/hon ansvarar för, för att hålla ordning på när en dialogintervju ska genomföras. Man kan även registrera alla bakgrundsvariabler en enda gång för varje barn/ungdom så att man slipper besvara dessa frågor när man gör uppföljningen med barnet. Denna personliga lista med data om barnen ligger lagrat, krypterat, på socialsekreterarens personliga nätverksdisk vilket gör att ingen annan än socialsekreteraren kan läsa detta. 18

19 All uppföljning sker i en dialogintervju mellan socialsekreterare och brukare 19

20 Analys av data Alla analyser görs i realtid, dvs. alla användare har ständig tillgång till allt inmatat data i databasen. Fem olika typer av analyser är möjliga: 1. Analys av fördelning mellan olika svarsalternativ. 2. Korstabulering mellan svarsalternativen för två olika frågor. 3. Medelbetyg för en godtycklig betygsfråga, fördelat på svarsalternativen för en godtycklig bakgrundsfråga. 4. Medelbetyg för en grupp av frågor (t.ex. frågor som rör hälsa eller skola), fördelat på svarsalternativ för en godtycklig bakgrundsfråga. 5. Tidsstudier, dvs. se hur ett visst medelbetyg förändras över tiden. För alla analyser kan man lägga på ett valfritt filter. Exempel: - Analyser för "män", "över 60 år" som missbrukar "alkohol". - Analysera vad som kännetecknar insatser med "oplanerat avslut". - Jämföra utfallet i egen kommun med andra, osv. Antalet varianter av filter som kan appliceras är i det närmaste oändligt. Rapporter Alla analyser som görs kan sparas i PowerPoint-format (Microsoft Office 2007 eller senare). En uppsättning av framtagna diagram kan antingen sparas i samma PowerPoint-fil eller fördelas mellan olika filer. Det går även att skapa rapportmallar. En rapportmall innehåller instruktioner för en analys. När rapportmallen används skapas en rapport enligt mallen, baserat på det data som ligger i databasen vid det tillfälle rapportmallen används. Detta är ett enkelt sätt att över tiden följa de analyser man är intresserad av. Dashboards Kommunen kan definiera egna resultatindikatorer och visa resultaten på sin interna webbsida, i realtid. Indikatorerna visar hur bra socialtjänsten värderas inom respektive målgrupp. NUSO har tagit fram nationella indikatorer för respektive målgrupp som gör att alla kommuner kan jämföras med hur Sveriges socialtjänst värderas (se fig. på sid 13). Jämförelse med andra enkätprogram dioevidence har en helt annan funktion än de flesta traditionella enkätprogram. Traditionella enkätprogram De flesta enkätprogram på marknaden är till för att göra en enkätkampanj vid ett (eller flera) tillfällen. Alla respondenter får ett tillsänt sig med en internetlänk till själva enkäten, där alla frågor och svarsalternativ finns. Respondenten kan bara skicka in ett enkätsvar, dvs. enkäten kan bara besvaras en gång vid ett tillfälle. När alla respondenter har svarat eller när en viss tid förflutit sedan utskicket, avslutas kampanjen och man gör en sammanställning av alla svar och sammanställer en rapport manuellt med resultaten, eventuellt tillsammans med en analys och förslag på åtgärder. Med ett traditionellt enkätprogram kan ingen, per automatik, se någonting innan rapporten har färdigställts och blivit distribuerad till alla intressenter. Det vanliga är att intressenterna endast kan ta del av själva rapporten och inte grundmaterialet. Uppföljningsplattformen - dioevidence dioevidence har ett annat syfte och fungerar därför helt annorlunda. Programmet är till för att olika organisationer, med gemensamma intressen, löpande ska kunna samla ihop och dela med sig av varandras erfarenheter inom ett (socialt) område. dioevidence sammanställer resultaten löpande. Man kan utvärdera nyttan av insatserna och t.ex. få ett mått på hur bra eller dålig en viss behandlingsmetod och/eller en viss tredjepartsleverantör upplevs vara för en specifik målgrupp. Uppföljningarna görs inte genom upprepade kampanjer utan fortlöpande, dvs. varje avslutad insats följs upp löpande genom att alla brukare (inom ett område) besvarar samma frågor i en dialogintervju med en socialsekreterare. Styrkan med Uppföljningskonceptet är att alla kommuner kan dra nytta av varandras uppföljningar och man kan t.ex. studera om en viss kommun är bättre för en viss typ av insats mot en specifik målgrupp än andra. Kommunerna kan därför ständigt lära sig av varandra med hjälp av det gemensamma resultatet. Allt uppföljningsmaterial får alla deltagande kommuner till sig löpande i realtid, oavsett var i landet man sitter. Allt inmatat data ackumuleras i en gemensam databas och denna kunskapsbas växer hela tiden. Detta ger möjlighet till tidsanalyser där man kan se hur de upplevda resultaten förändras över tid. Blir det bättre eller sämre? 20

21 Styrkan är att alla kommuner kan dra nytta av varandra 21

22 22 dioevidence är snabbt, enkelt och säkert

23 Snabbhet dioevidence använder sig av lokala klienter, dvs. en programvara installeras på varje användares personliga PC. Detta innebär automatiskt två saker som påverkar snabbheten: - Servern, med den gemensamma databasen, behöver inte analysera materialet alls, dvs. inga beräkningar behöver göras på de gemensamma centrala resurserna utan allt omfattande beräkningsarbete utförs på varje lokal klient var för sig. - Serverns enda uppgift är att ta emot en begäran, hämta ut grunddata ur databasen och skicka tillbaka. Detta är av stor betydelse i de fall när man har många samtidiga användare. Mängden data som skickas över nätverket mellan server och klient är näst intill helt försumbar. Varje transaktion mellan server och klient består som mest av några tiotals byte (+ nätverkets overhead). Nätverksbelastningen på det lokala nätverket är helt försumbar även med tusentals samtidiga användare som är kopplade till samma lokala nät. Detta till skillnad mot en traditionell webbapplikation som behöver skicka en hel bild (normalt mellan 10 och 1000 kilobyte) i väldigt många av sina transaktioner, vilket kan påverka nätverket vid intensiv användning av många användare. Utöver detta har flera åtgärder vidtagits för att snabba upp svarstiderna. Fjärrservern håller ordning på alla förfrågningar som görs av klienterna och sammanställer detta. När servern är ledig beräknar den ut resultatet av alla tidigare förfrågningar, men alltid med hänsyn taget till det senast inmatade datat. I över 99 % av fallen hämtas resultatet av en förfrågan från en cache på fjärrservern och ingen hämtning behöver göras från själva databasen. Detta innebär i praktiken att en svarstid mot fjärrservern ligger betydligt under 100 millisekunder även om det ligger miljontals inmatade svar i databasen. Den lokala klientprogramvaran som användaren kör i sin PC håller också ordning på vilka förfrågningar den lokala användaren gör och lagrar resultatet av förfrågningar lokalt i PCn (krypterat). Klientprogramvaran uppdaterar det lokala datat genom att kommunicera med fjärrservern i bakgrunden och håller på så sätt ett eget bibliotek uppdaterat med svar. Det betyder att när användaren gör en viss typ av analys så ligger ofta resultatet redan färdiguträknat i den lokala PCn. Användaren kommer, med avseende på snabbhet och svarstider, att uppleva att programmet är en lokal applikation utan uppkoppling till nätverket. Enkelhet Klientprogramvaran är framtagen tillsammans med användare som har fått komma med synpunkter och förslag på funktionalitet och utseende. Denna process har skapat en programvara som många användare upplever intuitiv och enkel. Beskrivningar av alla viktiga funktioner finns dokumenterat och lätt åtkomligt direkt i programmet under körning. Risken för användarfel är minimerade. Allt data som ska lagras i databasen checkas att det är komplett och att det är konsistent innan fjärrservern kan acceptera en begäran om lagring. Allt data som lagras i databasen är spårbart till vilken socialsekreterare som har lagt in informationen och vid vilket tillfälle. Om man upptäcker att någon socialsekreterare, av misstag eller genom en medveten handling, lagt in felaktiga data kan just denna del rättas till eller helt strykas bort i efterhand. Om användaren av misstag trycker på en felaktig knapp eller utför en annan oönskad handling är sannolikheten att programmet genomför en felaktig transaktion mot databasen försumbar. Säkerhet Omfattande ansträngningar har gjorts för att dioevidence ska vara säkert. Säkerhetsaspekter finns inom funktionerna inloggning, tillgång till databasen och kommunikation. Till skillnad från traditionella webbapplikationer har användarna av dioevidence inga lösenord som måste memoreras (och som kan komma på villovägar). I traditionella webbapplikationer kan användarnamn och lösenord lätt komma i orätta händer. En användare till dioevidence får en behörighetskod via innan man använder IT-stödet första gången. Denna kod används bara en enda gång vid första inloggningstillfället då programmet skapar en unik behörighetsfil för den aktuella användaren. Koden är oanvändbar för andra användare, vilket betyder att koden inte på något sätt är hemlig. Det går heller inte att kopiera programmet tillsammans med behörighetsfiler till ett annat Windows-konto och köra därifrån. Man kan alltså inte på egen hand låta en annan person få tillgång till programmet genom att kopiera sina egna filer till ett annat Windows-konto. Även om man använder samma PC (med olika konton) får man inte tillgång till programmet om man inte är behörig. 23

24 24 Det går att använda dioevidence utan att vara uppkopplad

25 dioevidence - teknik Krypterade filer Allt data som lagras på den lokala PCn eller på användarens nätverksdisk är krypterat och bara åtkomlig av den användaren som skapat informationen. Det går alltså inte (medvetet eller omedvetet) att dela denna typ av information med andra (behöriga) användare av dioevidence även om man använder samma PC. Krypterad kommunikation med fjärrservern All information som skickas mellan den lokala klienten och fjärrservern är krypterad. För att komma åt fjärrservern krävs en autentisering vid varje transaktion. Lösenord för denna autentisering ligger i den krypterade behörighetsfilen. Ingen vital information för kommunikationen ligger i själva programfilen. Prestanda dioevidence är konstruerad för att hantera mer än olika uppsättningar av frågor. Varje uppsättning kan lagra minst 1 miljon enkätsvar utan nämnvärda prestandaförluster. Varje enskild fråga kan ha mer än olika svarsalternativ. Alla frågor är stängda och man kan bara välja svar från en lista med fördefinierade svarsalternativ. Antalet svarsalternativ är betydelsefullt om man frågar efter t.ex. en tredjepartsleverantör (HVB-hem) som det idag finns över 800 av i Sverige. Svarstiden för att hämta data från fjärrservern, beräkna, sammanställa och visa på bildskärmen är i normalfallet mindre än 100 millisekunder för varje förfrågan till databasen. Tester visar att med 20 olika uppsättningar av frågor, där varje uppsättning har svar inmatade, är svarstiderna mindre än 50 millisekunder i 90 % av alla förfrågningar, mindre än 100 millisekunder i 99 % av alla förfrågningar och aldrig mer än 1 sekund i något fall. Med 100 olika uppsättningar av frågor med 1 miljon svar inmatade i varje uppsättning, är svarstiderna mindre än 100 millisekunder i 90 % av alla förfrågningar, och mindre än 1 sekund 99 % av alla förfrågningar och aldrig mer än 10 sekunder i något fall. Gör man enbart analyser på saker som man någon gång gjort historiskt (men med senaste data) kommer alla svarstider att vara mindre än 10 millisekunder i 99 % av fallen och aldrig mer än 100 millisekunder i något fall, oavsett storlek på databasen. Alla förfrågningar mot fjärrservern görs i bakgrunden utan att låsa användarens PC. Om en förfrågan tar mer än 100 millisekunder kan användaren utföra andra åtgärder i väntan på svaret. Online vs Offline dioevidence är utvecklat för att även kunna användas utan uppkoppling mot fjärrserver, t.ex. när socialsekreteraren har en bärbar dator med sig till brukaren utan möjlighet att koppla upp sig mot internet. Om man inte har tillgång till nätverksuppkoppling när man startar applikationen eller om förbindelsen bryts mitt under en körning går dioevidence automatisk över i offline-läge utan att användaren behöver vidta någon speciell åtgärd. I offline-läge använder sig dioevidence av allt historiskt data som ligger lagrat på PCn kopplat till den aktuella användaren. Det går bra att mata in nya enkätsvar, titta på statistik (som man någon gång tidigare har studerat när man varit uppkopplad) utan att ha kontakt med fjärrservern. När man skapar ett nytt enkätsvar offline så lagras resultat lokalt på PCn. När PCn vid ett senare tillfälle får kontakt med nätverket så sparas alla dessa enkätsvar automatiskt i databasen utan att användaren märker något. Driftmiljö för den gemensamma databasen Fjärrservrarna finns på två olika orter och fungerar som backup till varandra. Det räcker att en fjärrserver på en ort är tillgänglig för att användaren ska uppnå full funktionalitet med dioevidence. dioevidence avgör själv vilken server användaren kopplas upp mot vid start och gör automatiskt en omkoppling om det uppstår störningar i någon server, utan att användaren märker något. Om det mot förmodan blir avbrott i alla fjärrservrar klarar klientprogramvaran av de flesta situationer på egen hand, trots att det inte finns någon uppkoppling mot databasen. (Se avsnittet "Online vs Offline".) dioevidence består av ett klientprogram som kommunicerar med en gemensam databas med hjälp av en webbservice. Klientprogramvaran består av en programfil och en textfil. Programmet behöver inga speciella privilegier och påverkar inte några systemfiler i användarens dator. Enda kraven på användarens PC är att ".NET Framework 3.5" finns installerad (ingår i Windows 7) och att användaren har rätt att kommunicera via "HTTP" och "HTTPS". 25

26 Västerås kommun följer upp all öppenvård för vuxna med missbruk utan biståndsbeslut (UIV-EB). Det sker på ett gemensamt och strukturerat sätt med hjälp av dioevidence. Brukarnas upplevelser dokumenteras och vi får löpande en mycket bra bild över verksamhetens resultat ur ett brukarperspektiv. Rodrigo Romo Västerås stad Genom att prioritera och löpande efterfråga resultat har vi kunnat implementera UIV på kort tid. Förutom att vi nu ser den brukarupplevda kvaliteten får vi även svar på hur brukarna upplever våra upphandlade behandlingshem. Sven-Göran Wetterberg Örebro kommun Vi som alltid har arbetat och lagt mycket energi kring långsiktigt kvalitetsarbete tycker att det är bra att kommuner nu nationellt kan se och jämföra behandlingshem i Sverige. Christer Sundwall, verksamhetschef Villa Vita Vi har infört UIV i Dalarnas län. Det ger oss nu möjligheten att jämföra viktiga utfallsindikatorer inom missbruksvården, mellan våra kommuner och övriga Sverige. Ulf Kassfeldt, verksamhetsutvecklare Socialtjänstens utvecklingscentrum Högskolan Dalarna...barn och ungdomar kan inte föra sin egen talan på samma sätt som vuxna. Därför behöver alla som arbetar med dem bevaka deras bästa åt dem... källa: socialstyrelsen.se (2014) Genom bättre nationell samlad kunskap med hjälp av UAL (Anhörigpulsen) kommer vi nu kunna säkra en plats för de anhöriga i debatten och på så sätt snabbare ta oss i rätt riktning för att nå våra mål. Alf Andersson, ordförande Anhörigas Riksförbund 26

27 Jag tror att UBU har utvecklats i det tomrum som uppstått då kommunerna saknat ett fungerande system för uppföljning och utvärdering av sina verksamheter. Kjerstin Bergman, nationell samordnare, SKL källa: skl.se (2013) klienters subjektiva upplevelser är en central kunskapskälla för dem som bedriver och ansvarar för socialt arbete. källa: Blom, B., Morén, S., & Nygren, L. (2011). Utvärdering i socialt arbete: Utgångspunkter, modeller och användning. Natur Kultur. Eftersom alla deltagande kommuner utbyter erfarenheter med varandra ökar värdet för varje ny kommun som går med. Därför är min viktigaste arbetsuppgift att se till att fler deltar i UBU. Andreas Dahl, utvecklingsledare FoU Södertörn Socialtjänsten får viktig kunskap genom systematisk och kontinuerlig uppföljning 27

28 Diosentic Systems AB Diosentic Systems är ledande på lokal och nationell systematisk uppföljning i realtid inom sociala områden, såsom vuxna, barn och unga, personer med funktionsnedsättning och anhöriga. Uppföljningsplattformen dioevidence används av kommuner för insamling, lagring och analys av utfall för att öka kvaliteten i verksamheten vilket betyder att brukarna kan ges bättre anpassade insatser och en god vård. Diosentic började sin verksamhet Alla verksamheter kan följas upp med dioevidence Individ- och familjeomsorg, funktionshinder, anhörigas livssituation, skola och förskola, äldreboenden, hemtjänst, arbetsmarknad och sysselsättning, försörjningsstöd, integration, hälsa och sjukvård, kriminalvård, m.fl. Socialt engagemang Uppföljningsinitiativet Anhörigpulsen (UAL) startades av Anhörigas Riksförbund tillsammans med Diosentic Systems i maj Syftet är att genom samlad lokal och nationell kunskap påverka alla beslutsfattare och med målsättningen att öka livskvaliteten för anhöriga och de närstående. Det finns 1,3 miljoner anhöriga som vårdar en närstående i Sverige som nu kan intervjuas och följas upp i en gemensam nationell databas (avidentifierat) för att hjälpa Sveriges kommuner att utveckla sitt anhörigstöd Diosentic Systems AB Box Göteborg v140214a1