Individ- och familjenämnden Redovisning av allmänna handlingar. Översikt

Transkript

1 Individ- och familjenämnden Redovisning av allmänna handlingar Översikt Ansvar och av handlingar 2 Beskrivning av allmänna handlingar / 3 arkivbeskrivning Hantering och registrering av vissa 4 handlingstyper Individ och familjeomsorg 5 IT-system 5 Individ och familj - arbetsrehab 6 Tillståndsärenden, akohol/spel 6 Flyktingfrågor 6 Tillsynsärenden 7 Föreningsbidrag 8 Akttyp: Faderskap / Föräldraskap 16 Akttyp: Adoption 17 Akttyp: Vårdnads-, boende-, 18 umgängesärenden Akttyp: Yttranden 18 Akttyp: Avtal vårdnad 19 Akttyp: Avtal boende 19 Akttyp: Avtal umgänge 20 Akttyp: Begäran om samarbetssamtal 20 Akttyp: Utredning / yttrande 21 verkställighetsärenden Akttyp: Särskilt förordnad 21 vårdnadshavare / förmyndarskap Akttyp: Namnärenden 22 Akttyp: Äktenskapsdispenser 22 Akttyp: Passärende 23 Uppdragstagare 23 Akttyp: Uppdragstagare 23 Myndighetsutövning - socialtjänst 8 Inkommande handling som ej 8 föranleder utredning Behandling - barn och ungdom 9 Akttyp behandling / placering 9 Behandling/stöd - vuxen 11 Akttyp behandling/stöd 11 Akttyp boendestöd/bostad 13 Ekonomi 13 Akttyp: Ekonomi (ekonomiskt bistånd) 13 Ekonomi (individ), socialtjänst 15 Akttyp: Dödsbo 15 Budgetrådgivning / skuldsanering 16 Familjerätten 16 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

2 2 (25) Individ- och familjenämnden Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Ej Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

3 3 (25) Individ- och familjenämnden Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Förvaltning avdelningar Individ- och familjenämnden Sociala nämndernas förvaltning (SNF) Tillkomstår 1992 Uppgift Kontaktperson/-er på förvaltningen Individ- och familjenämnden ansvar för försörjningsstöd, barn och unga som far illa och deras familjer, boende, missbruk, flyktingmottagande och tillståndsärenden. Nämnden företräderkommunen i Samordningsförbundet Västerås. Nämnden medverkar också i samhällsplanering. Lilian Svensson, registrator TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, förteckningar och sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar Sekretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Kommungemensamt ärendehanteringssystem (Ciceron) m fl. Se sid 4 i planen. Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. SCB, Socialstyrelsen, Statens folkhälsoinstitut, SKL - Beskrivning upprättad: Ev revidering:

4 4 (25) Individ- och familjenämnden Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet Inhyrning eller Uthyrning Avtal vid extern samverkan Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

5 5 (25) INDIVID OCH FAMILJENÄMNDEN (rubrik) Efter process INDIVID OCH FAMILJEOMSORG, allmänt 5) Ciceron Ej 700 Enskilda ärenden, korrespondens Ciceron OSL 26:1 Ej 700 Klagomålsärenden Ciceron OSL 26:1 Ej 713 Ungdomsverksamhet, allmänna frågor / projekt Ciceron Ej 716 Sysselsättning/rehabilitering, allmänt Ciceron Ej 012 Utvärdering Ciceron Ej Ej anmälan Rapporter fr Konsult & Service, Ernst & Young m fl IT-system Diarieföring sker i ärendehanteringssystemet Ciceron (se redovisningsplanen för gem adm processer) Verksamhetssystem IFO - - OSL 26:1 Framgår av planen Socialregister, dokumentationsverktyg Behörighet till systemet -IFO 5 år Loggar: 1 år Behörighetslogg (CSS), -IFO Loggar: Användare i verksamhetssystem -IFO 5 år Synergi Framgår av planen Lex Sarah, fallskadeanmälan avvikelsehantering Ciceron WBS Booking Framgår av planen Framgår av planen Diarie- och ärendehanteringssystem Västerås blankettsystem/blanketthimlen/- Särskilt gallringsbeslut finns, se dnr 2013/258 KIFN-083 Föreningsregister = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

6 6 (25) INDIVID OCH FAMILJ - arbetsrehab 722 Ansökan LOV arbetsrehabiliterande verksamhet Ciceron Ej 722 Kontrakt LOV arbetsrehabiliterande verksamhet Ciceron Ej TILLSTÅNDSÄRENDEN alkohol / spel Se not 701 Allmänna frågor Ciceron OSL 30:20 Ej T ex restaurangrapporter Ansökan om serveringstillstånd Ciceron OSL 30:20 Ej Utredning av tillstånd Ciceron OSL 30:20 Ej Beslut serveringstillstånd Ciceron Ej Tillsyn serveringstillstånd Ciceron OSL 30:20 Ej Yttre och inre Tillsynsrapporter, inkomstuppgift Tillsynsrapport Öl II Handläggs av Socialjouren från Serveringsansvarig personal, blankett 3 år 010 Spelärenden, tillstånd Ciceron Ej 010 Remissvar spelärenden Ciceron Ej FLYKTINGFRÅGOR, övergripande Ciceron Ej Migrationsverket /Länsstyrelsen information 5) Ciceron Ej Flyktingmottagande, allmänt 5) Ciceron Ej = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

7 7 (25) Månadsstatistik Uppgifter från 730 Boendefrågor, övergripande Ciceron OSL 37:3 Ej 730 Introduktion, övergripande Ciceron Ej 730 Utvärderingar, övergripande Ciceron Ej Statsbidrag flyktingmottagande (rubrik) 049 Schablonbidrag OSL 26:1, 37:3 10 år 049 Återsökning OSL 26:1, 37:3 10 år 049 Äldre och handikappade / funktionshindrade OSL 26:1, 37:3 10 år 049 Barn utan vårdnadshavare OSL 26:1, 37:3 10 år TILLSYNSÄRENDEN OSL 26:1 Ej 702 Begäran om yttrande från Socialstyrelsen OSL 26:1 Ej 702 Yttrande OSL 26:1 Ej 702 Beslut OSL 26:1 Ej 702 Uppföljning av uppdrag/avtal Ej Nämndens Lex Sarah (SoL, anmälan) Ciceron, Synergi OSL 26:1 Ej 751 Lex Maria (HSL, anmälan) Ciceron OSL 25:1 Ej Gäller Skultuna KDN samt proaros (inga privata utförare 2013) = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

8 8 (25) FÖRENINGSBIDRAG 420 Ansökan om godkännande som bidragsberättigad förening 420 Beslut om avslag/godkännande som bidragsberättigad förening 421 Ansökan om projektbidrag/arrangemangsstöd/verksamhetsbidr ag 421 Beslut om projektbidrag/arrangemansstöd/ verksamhetsbidrag Ej Ej Ej Ej 421 Redovisning av beviljat projektbidrag/arrangemansstöd/ verksamhetsbidrag Ej Statistik, föreningsbidrag 420 Tertial- och årsrapport Ej Rapporteras till nämnd. Verksamhetssystem: Booking Vid inakt Föreningsregister. Förvaltas av KIFN. Föreningsuppgifter samt medgivande enligt Underlag till uppgifter i Booking samt medgivande personuppgiftslagen. Vid inakt om publicering på webb (enl PuL) MYNDIGHETSUTÖVNING - socialtjänst Inkommande handlingar som ej föranleder utredning (t ex LOB, polisrapporter e t c) Internkontroll, genomförandebeskrivning Ej OSL 26:1 3 år Handlingar registreras i verksamhetssystem (). Register tas ut månadsvis. Polisrapp. underlag gallras v i om notering görs i systemet. Planen för internkontroll uppdateras fortlöpande. Kontroll sker av utbetalning av försörjningsstöd, vårdkostnader samt systemloggar. Internkontroll, resultat 1 år = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

9 9 (25) BEHANDLING - barn och ungdom (rubrik) Begäran om utlämnande av handlingar i personakt Behandling, barn och ungdom övergripande frågor Ciceron OSL 26:1 Ej kod anges för den enhet som det gäller. Ciceron OSL 26:1 Ej Akttyp Behandling, placering Hushållsbild Aktualisering Journal Utredning enligt kap 11 SoL Journalanteckningar Remisser (kopia) Brev (kopia) Referenssamtal IFO OSL 26:1 Vid IFO OSL 26:1 Vid IFO OSL 26:1 Vid, 2), 2), 2), 2), 2) Se 50 utredningen. Se Kap 11- utredning Ev inkommande pappershandling kan gallras efter notering i -IFO Begäran om yttrande OSL 26:1 Vid = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

10 10 (25) Yttranden Samtycke till placering under utredningstiden OSL 26:1 5 år/ Ansökan om placering genom familjehemssekreterare Utredning godkännande av familjehem, kontaktfamilj och stödfamilj, matchning OSL 26:1 5 år/ Placering institution, avtal OSL 26:1 Ej Förvaras i akten. Ansvarsförbindelse (brevmall) OSL 26:1 Vid Framställan till FK, kopia OSL 26:1 Vid Polisrapport, FU protokoll OSL 26:1 Vid Protokollsutdrag IFN/AU OSL 26:1 Vid, 2), 2), 2), 2) Dom, brottsbalken, LUL OSL 26:1 Vid Barnavårdsanmälan IFO OSL 26:1 5 år/, 2) Personefterlysning, kopia OSL 26:1 Vid Handräckningsbegäran, LVU IFO OSL 26:1 Ej Dom LVU OSL 26:1 Ej = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

11 11 (25) Beslut jml LVU av ordförande Ansökan om flyttningsförbud jml 24 LVU Underställning LVU Omprövning jml 13 LVU Övervägande jml 13 LVU och 28 SoL Vårdplan IFO OSL 26:1 Ej IFO OSL 26:1 Ej Beslut av nämnd el ordförande IFO OSL 26:1 Ej IFO OSL 26:1 Ej IFO OSL 26:1 Ej IFO OSL 26:1 Ej Vårdplanering (t ex med Landstinget BUP) OSL 26:1 5 år/ Underlag/bilagor till utredningar OSL 26:1 5 år/ Utlåtanden/utredning från extern (t ex behandlingshem) Överklagan kopia till klient Original till FR, KR OSL 26:1 5 år/ IFO OSL 26:1 5 år/, 2), 2), 2), 2) Meddelande om placering av barn i annan kommun kopia (Där vi har placerat) Meddelande om placering av barn från annan kommun OSL 26:1 Vid OSL 26:1 Vid BEHANDLING, STÖD vuxen (rubrik) Begäran om utlämnande av handlingar i personakt Ciceron OSL 26:1 Ej Behandling, vuxen övergripande frågor Ciceron OSL 26:1 Ej Akttyp Behandling, stöd = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

12 12 (25) Anmälan, LVM Utredning enligt kap 11 SoL IFO OSL 26:1 5 år/, 2) Underlag/bilagor till utredningar OSL 26:1 5 år/ Vårdplan IFO OSL 26:1 Ej Utlåtanden/utredning från extern (t ex behandlingshem) Beslut jml LVM av ordförande OSL 26:1 5 år/ IFO OSL 26:1 5 år/ Ansökan om plats, LVM, kopia OSL 26:1 5 år/ Underställning till förvaltningsrätten LVM, kopia OSL 26:1 5 år/ Handräckningsbegäran, LVM, kopia OSL 26:1 5 år/ Läkarintyg LVM OSL 26:1 Vid Dom LVM OSL 26:1 5 år/ Delgivning LVM kopia OSL 26:1 Vid Beslutsmeddelanden Kommunicering IFO OSL 26:1 5 år/, 2), 2) = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

13 13 (25) Protokollsutdrag IFN/AU OSL 26:1 Vid Överklagan kopia till klient Original till FR, KR IFO OSL 26:1 5 år/, 2) Se not Akttyp Boendestöd / Bostad, allmänt 5) Ciceron Ej Bostadsansökan Pärm OSL 26:1 5 år Från handläggare, områden Boendestödsavtal, kopia OSL 26:1 3 år Original till områdeskontor Kontrakt med hyresvärd (kopia) 3 år Efter kontraktets upphörande Kontrakt, träningslägenhet Pärm 3 år Efter kontraktets upphörande Betalningsföreläggande från hyresvärd OSL 26:1 Vid Betalningsföreläggande från hyresvärden - ej åtgärd Pärm OSL 26:1 1 år Avhysning, meddelande från kronofogden OSL 26:1 Vid Avhysning, meddelande från kronofogden - ej åtgärd Pärm OSL 26:1 1 år EKONOMI (rubrik) Ärenden/rapporter som ej tillhör ärende eller som ej föranleder utredning (t ex LOB, polisrapporter e t c) sätts kronologiskt i pärm med register och GALLRAS EFTER 3 ÅR. Se sid 7 Se not 723 Allmänt, administration 5) Ciceron Ej Meddelande från elbolag om ej betalda elräkningar 1 år Akttyp ekonomi (ekonomiskt bistånd) = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

14 14 (25) Hushållsbild Aktualisering Utredning, 11kap 1 SoL Journalblad Yttranden IFO OSL 26:1 Vid Överklagan socialbidrag, klient kopia -original till FR OSL 26:1 5 år/ Kammarrätten begär yttrande, soc bidrag, kopia original till KR OSL 26:1 5 år/ Dom från FR / KR OSL 26:1 5 år/ Protokollsutdrag IFN/AU Vid Information försörjningsstöd Ej Ansökan om bistånd - försörjningsstöd OSL 26:1 5 år/ Fastighet, kostnadsberäkningar IFO OSL 26:1 5 år/ Kontroll FK - datautdrag IFO OSL 26:1 Vid Betalningsförbindelse OSL 26:1 5 år/ Ett arkivex till stadsarkivet - egen produktion = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

15 15 (25) Ersättning från FK, utgivet socialbidrag - kopia OSL 26:1 Vid Fullmakt FK, lön, -kopia OSL 26:1 Vid Remisser IFO OSL 26:1 Vid Framställan om utbetalning av pensionen till annan än den pensionsberättigade OSL 26:1 Vid Samtycke 5 år/ Försäkran, uppgifter vid ansökan om försörjningsstöd 5 år/, 2), 2) Genomförandeplan/överenskommelse Jobbcentrum Vid Ekonomi (individ) socialtjänst - Se not 722 Allmänt ekonomi vuxen 5) Ciceron Ej Attestlist Pärm OSL 26:1 10 år Rekvisition kopia Pärm OSL 26:1 10 år Bokföringsorder/kassarapport Pärm OSL 26:1 10 år Bokföringsorder/internfaktura Pärm OSL 26:1 10 år Faktura/underlag, utbetalning Pärm OSL 26:1 10 år Utanordning Pärm OSL 26:1 10 år Akttyp dödsbo = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

16 16 (25) Allmänt 5) Ciceron Ej Dödsboanmälan 3 år Dödsfallsintyg och släktutredning 3 år BUDGETRÅDGIVNING/SKULDSANERING 717 Allmänt 5) Ciceron Ej Information hushållsekonomisk rådgivning Ej 717 Utredning/ansökan, skuldsanering eller hushållsekonomisk rådgivning OSL 34:6 Ej Statistik och verksamhetsberättelser Ett arkivexemplar av egenproducerat material till Stadsarkivet Ärenden/rapporter som ej tillhör ärende eller som ej föranleder utredning (t ex LOB, polisrapporter e t c) FAMILJERÄTTEN) sätts kronologiskt i pärm med register och GALLRAS EFTER 3 ÅR. Se sid 7 Se not 724 Allmänt, övergripande Familjerättens verksamhet 5) Ciceron Ej Akttyp faderskap/föräldraskap 724 Allmänt 5) Ciceron OSL 26:1 Ej Biträde om faderskap Underrättelse om nyfött barn OSL 26:1 Ej Protokoll S OSL 26:1 Ej Protokoll MF OSL 26:1 Ej Protokoll Ä OSL 26:1 Ej Journal IFO OSL 26:1 Ej = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

17 17 (25) Faderskapsbekräftelse/föräldraskapsbekräftelse OSL 26:1 Ej Underrättelse, rättsgenetisk undersökning OSL 26:1 Vid Läkarintyg, blodprov OSL 26:1 Ej Meddelande, blodprov OSL 26:1 Vid Intyg, ultraljudsundersökning OSL 26:1 Ej Protokoll från rättsgenetisk och rättskemisk undersökning OSL 26:1 Ej Identitetsstyrkande handling OSL 26:1 Ej Ansökan bistånd av utlandsmyndighet OSL 26:1 Ej Resultatlista, utlandsmyndighet OSL 26:1 Ej Kontrollista, utlandsmyndighet OSL 26:1 Ej Dom OSL 26:1 Ej Anmälan om faderskap/föräldraskap IFO OSL 26:1 Ej Nedläggning av faderskap/föräldraskap IFO OSL 26:1 Ej Utredning om prövning av faderskap/föräldraskap enligt Föräldrabalken 2 kap 9 IFO OSL 26:1 Ej Akttyp adoption Handlingar rörande adoption struktureras i två akter; en på sökanden (aktledare; kvinnan) samt en på barnet. Kors mellan dessa akter skall finnas på aktomslag samt i den digitala akten. 724 Allmänt 5) Ciceron Ej Intresseanmälan för adoption. = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

18 18 (25) Ansökan (SoL 6:6, 12), medgivande utländska barn Ansökan (SoL 6:6, 12), medgivande utländska barn ej fullföljda adoptioner Utredning (SoL 6:6, 12) Utredning, (SoL 6:6, 12) ej fullföljda adoptioner OSL 26:1 Ej OSL 26:1 Ej IFO OSL 26:1 Ej IFO OSL 26:1 Ej Referenssamtal OSL 26:1 Ej Journal IFO OSL 26:1 Ej Läkarintyg för sökande av adoptivbarn OSL 26:1 Ej Intyg från Försäkringskassan OSL 26:1 Ej Polisregisterutdrag OSL 26:1 Ej Yttrande, utredning/adoption IFO OSL 26:1 Ej Protokollsutdrag på beslut nämnd/tingsrätt samt MIA (Myndigheten för internationella adoptionsfrågor) OSL 26:1 Ej Överklagningsärende OSL 26:1 Ej Samtycke (till fortsatt adoptionsförfarande) OSL 26:1 Ej Handlingar rörande barnets ursprung OSL 26:1 Ej Uppföljningsrapport om barn fött i utlandet IFO OSL 26:1 Ej Akttyp Vårdnads-, boende-, umgängesärenden 724 Akttyp yttranden, allmänt, 5) Ciceron Ej = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

19 19 (25) Begäran om yttrande OSL 26:1 5 år/ Journal IFO OSL 26:1 5 år/ Utredning/yttrande vårdnad av barn /umgänge IFO OSL 26:1 5 med barn/boende (Föräldrabalken 6:19, 3 st) år/ Polisregisterutdrag OSL 26:1 5 år/ Dom, för kännedom OSL 26:1 5 år/ Akttyp Avtal vårdnad (FB 6:6), allmänt 5) Ciceron Ej Journal IFO OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Avtal OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Personbevis OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Polisregisterkontroll OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Socialreg från annan kommun OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl Akttyp Avtal boende(fb 6:6, 14a), allmänt 5) Ciceron Ej Journal IFO OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

20 20 (25) Avtal OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Personbevis OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Polisregisterkontroll OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Socialreg från annan kommun OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl Akttyp Avtal umgänge (FB 6:15, 3 st), allmänt 5) Ciceron Ej Journal IFO OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Avtal OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Personbevis OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Polisregisterkontroll OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl. Socialreg från annan kommun OSL 26:1 5 år/se not Gallras tidigast då barnet fyllt 18 år. Urvalsbevarande enl Akttyp Begäran om samarbetssamtal (FB 6:18) 724 Allmänt 5) Ciceron Ej Förordnande om samarbetssamtal OSL 26:1 5 år Journal IFO OSL 26:1 5 år = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

21 21 (25) Resultat av samarbetssamtal IFO OSL 26:1 5 år Dom OSL 26:1 5 år Akttyp Utredning / yttrande Verkställighetsärenden, FB 21:2 724 Allmänt 5) Ciceron Ej Förordnande om medling OSL 26:1 5 år Journal IFO OSL 26:1 5 år Redogörelse IFO OSL 26:1 5 år Dom för kännedom OSL 26:1 5 år Akttyp Särskilt förordnad vårdnadshavare / förmyndarskap (Soc förordningen 42, Föräldrabalken 6:9) 724 Allmänt 5) Ciceron Ej Anmälan / yttrande / begäran om yttrande IFO OSL 26:1 5 år/ Journal IFO OSL 26:1 5 år/ Utredning / yttrande IFO OSL 26:1 5 år/ Dom för kännedom OSL 26:1 5 år/ = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

22 22 (25) Akttyp Namnärenden 724 Allmänt 5) Ciceron Ej Begäran om yttrande OSL 26:1 5 år/ Journal IFO OSL 26:1 5 år/ Polisregisterutdrag OSL 26:1 5 år/ Utredning / yttrande (Namnlagen 45, 46) IFO OSL 26:1 5 år/ Utredning / Yttrande Familjehemsplacerade IFO OSL 26:1 Ej barn (Namnlagen 45, 46) Dom för kännedom OSL 26:1 5 år/ * Akttyp Äktenskapsdispens 724 Allmänt 5) Ciceron Ej Begäran om yttrande från Länsstyrelsen OSL 26:1 5 år/ Journal IFO OSL 26:1 5 år/ Utredning / yttrande (Äktenskapsbalken 2: IFO OSL 26:1 5 år/ Beslut från Länsstyrelsen OSL 26:1 5 år/ = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

23 23 (25) Akttyp Passärende (Passförordningen 3 ) 724 Allmänt 5) Ciceron Ej Begäran om yttrande från polisen OSL 26:1 5 år/ Journal IFO OSL 26:1 5 år/ Yttrande IFO OSL 26:1 5 år/ Ärenden/rapporter som ej tillhör ärende eller som ej föranleder utredning (t ex LOB, polisrapporter e t c) UPPDRAGSTAGARE sätts kronologiskt i pärm med register och GALLRAS EFTER 3 ÅR. Se sid 7 Observera att utredning upprättad Akttyp uppdragstagare t o m 30/ ang stödfamilj för LSSplacering skall bevaras Barn- och familjehem, allmänt, administration 5) Ciceron OSL 26:1 Ej Informationsmaterial (t ex infoblad, lathund för vikarie) Register över placerade - aktuella Kortlåda OSL 26:1 Ej Ej Ett arkivexemplar bevaras av egenproducerat material. Register över placerade ej aktuella Kortlåda OSL 26:1 Ej Dagbok anteckningar om vad som hänt under arbetspasset (rapport från personalen) OSL 26:1 5 år Observera att individinformation skall noteras i resp akt. Ansökan om plats OSL 26:1 Ej Personblad, Utlåtande - bedömning OSL 26:1 5 år/ 2) Journalblad, anteckningar i ärendet OSL 26:1 5 år/ 2) = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

24 24 (25) Utredning OSL 26:1 5 år/ 2) Utvärdering OSL 26:1 5 år/ Statistik Ej Fakturaunderlag (klient) OSL 26:1 10 år Fakturor, kopior 3 år Hushållsbild IFO 5 år/ Aktualisering IFO 5 år/ Utredning IFO 5 år/ Polisregisterutdrag 5 år/ Överenskommelse kontaktfamilj/person, kopia 5 år/ Observera att fakturor t o m 2002 skall bevaras. T o m 2009: gallringsfrist 5 år. Original i uppdragstagarens akt hos IFO Ersättning till familjehem, kopia Vid Rapport om korttidsvistelse, kopia Vid Anmälan kontaktfamilj/person barn o ungdom Vid Anmälan kontaktfamilj/person vuxen Vid = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig

25 25 (25) Placering i familjehem, avtal 5 år/ Vårdnadsöverflyttning, avtal 5 år/ T o m 2009: gallringsfrist 5 år. Utredning; godkännande av familjehem, kontaktfamilj och stödfamilj, matchning / beslut (kopia) 5 år/ Observera att utredning upprättade t o m 30/ ang stödfamilj för LSS-placering skall bevaras. = Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid 5)= Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig