Beslutsprocesser och regelverk En studie av Statliga myndigheters lokalförsörjning

Transkript

1 Institutionen för Infrastruktur Bygg- och fastighetsekonomi Kungliga Tekniska Högskolan Examensarbete nr 232 Beslutsprocesser och regelverk En studie av Statliga myndigheters lokalförsörjning Författare: Frej Lestander Fredrik Ronvall Stockholm 2004 Handledare: Docent Hans Lind

2 Master of Science thesis Title: Authors Department Decision making process and regulatory framework -A study of Governmental office use and preferences Frej Lestander och Fredrik Ronvall Department of Infrastructure Building and Real Estate Economics Master Thesis number 232 Supervisor Associate professor Hans Lind Keywords Government authorities, decision making process, localization Abstract The purpose of this master science thesis is to describe the decision making process and the preferences considering localization and office characteristics for government authorities. The research is based on interviews with authorities using general office buildings. The interviews have been followed by a questionnaire that makes it possible to compare office and location preferences. A study of literature about today s regulatory system and its background has also been made. In 1993 the central government completely reorganized the structure of their real estate management system. The ambition was to manage property in a more efficient way, and related to this, a new budget system was introduced. Byggnadsstyrelsen (the Central Building Authority) was terminated, and all authorities got the responsibility to handle their own use of premises. Since then the authorities have developed their own work procedures and preferences. When deciding location and use of office space it is important to collect information about the internal needs and about available alternatives. This thesis shows that there is a big difference in how the organizations handle this matter. The conclusion is that some organizations may not have collected enough information to make rational and cost-effective decisions. The internal real estate competence differs widely among the interviewed authorities. Responsible personnel often have parallel assignments and cannot focus entirely on real estate related questions. To increase competence and to ease the workload for those responsible, independent consultants could be helpful in the process. Some authorities use such consultants. Some authorities have during the interviews mentioned that they would like to create synergies with other tenants, especially with other authorities. If government authorities would locate together they could make the office use more flexible and create synergies with each other according facility management functions. An example of the increased flexibility is that office space can be transferred between the tenants if the demand for workplaces changes. The system of government grants to authorities is not seen as clear enough among the authorities. The Department of Finance stresses the opinion that the present system gives strong incentives for the authorities to save on premises-costs, but authorities fear that they would get reduced grants if they save on costs. There is a need for clearer rules concerning this. 2

3 Examensarbete Titel: Beslutsprocesser och regelverk - En studie av Statliga myndigheters lokalförsörjning Författare Frej Lestander och Fredrik Ronvall Institution Institutionen för Infrastruktur Bygg- och Fastighetsekonomi Examensarbete nummer 232 Handledare Docent Hans Lind Nyckelord Myndigheter, lokalförsörjning, lokalisering, beslutsprocesser, kontorslokaler Sammanfattning Syftet med denna uppsats är att beskriva statliga verks och myndigheters beslutsprocess och preferenser vid lokaliseringsfrågor. Undersökningen har utförts genom djupgående intervjuer samt en enkätundersökning med myndigheter som nyttjar generella kontorslokaler. En litteraturstudie har även utförts för att bilda en uppfattning om gällande regelverk och dess bakgrund. En reform genomfördes 1993 med syfte att effektivisera myndigheternas lokalförsörjning. Detta skedde i samband med att ett rambudgetsystem infördes. Byggnadsstyrelsen avvecklades och myndigheterna fick själva ansvaret att besluta om sin lokalförsörjning. Myndigheterna har därefter beroende av storlek, verksamhet och prioritering utarbetat egna arbetssätt gällande lokalfrågor. Vissa myndigheter har tagit till sig de fördelar som reformen möjliggjorde, och skapat en i många avseenden effektiv lokalförsörjning. Detta återspeglas även i den interna organisation gällande lokalfrågor som byggts upp efter reformens genomförande. En av de viktigaste delarna i lokalförsörjningsprocessen är att inför alla beslut i god tid skaffa information om de alternativ som myndigheten står inför. I vissa fall måste även en djupare undersökning utföras för att utröna vilka alternativen är. Undersökningen visar en stor spridning gällande hanteringen av detta beslutsunderlag. Detta får till följd att grunderna för vissa myndigheters lokaliseringsbeslut kan ifrågasättas. Den kompetens som finns angående lokalfrågor hos myndigheterna skiljer sig i dag mycket åt. Eftersom de ansvariga personerna ofta parallellt har andra ansvarsområden skulle en naturlig följd kunna vara att myndigheten upphandlar kompetens externt för att avlasta arbetet, men också för att addera spetskompetens till organisationen. Det har också framkommit att vissa myndigheter gärna skapar synergier med andra hyresgäster, och då gärna med andra myndigheter. Vid eventuella samlokaliseringar av myndigheter skulle synergier kunna skapas mellan parterna. En samlokalisering skulle även ge en möjlighet till ökad flexibilitet i lokalytor. Det upplevs i dag finnas ett visst behov av att kunna anpassa lokalytorna efter en föränderlig uppdragsbelastning. Det regelverk som styr myndigheters anslagstilldelning upplevs inte av myndigheterna vara tydligt nog. Finansdepartementet pekar på att gällande regler ger goda incitament till besparingar gällande lokalförsörjningen, vilket innebär att myndigheter bör se större incitament att göra besparingar om reglerna tydliggjordes. 3

4 Förord Examensarbetet skrevs under hösten 2003, vid avdelningen för Bygg- och Fastighetsekonomi. Arbetet har utförts i samarbete med Skanska Fastigheter Stockholm AB, som bidragit med kompetens och värdefulla kontakter. Vi vill rikta ett särskilt tack till följande personer som varit till stor hjälp under arbetet. Hans Lind, Docent, KTH Thomas Ferm, Chef Marknadsutveckling, Skanska Fastigheter Stockholm AB Pär Sandström, Företagsutveckling och Marknadsföringsledning, Hammerth & Boström Vi vill även tacka intervjuade personer vid myndigheterna som gjort arbetet möjligt. Stockholm, Frej Lestander Fredrik Ronvall 4

5 Innehållsförteckning 1 INLEDNING Bakgrund och problemformulering Syfte Avgränsning Disposition LOKALFÖRSÖRJNINGENS REGELVERK Nuvarande system Reform Motiv och genomförande Tidigare utvärderingar av reformen Anslagsberäkning Bakgrund Anslagsberäkning för befintliga myndigheter Anslagsberäkning vid ny- eller ombildning av myndigheter Hyresgrupper och rikthyror Prisomräkning Diskussion EMPIRISK METOD OCH URVAL Metod Felkällor Urval MYNDIGHETERS BESLUTSPROCESS Inledning Myndighetsbeskrivning Referensmodell Motiv till lokalsökning Organisation Myndigheters kompetens i lokalfrågor Behovsanalys Kontorsutformning Hyresmarknadsanalys Lokalsökning Utvärdering av objekt Lokalisering Personalinflytande Hyresförhandling Anslag och ekonomi Beslutsfattande Kontrakt Utvärdering/uppföljning Konsulter Nyckeltal

6 5 EFTERFRÅGADE EGENSKAPER HOS LOKALER Undersökningens genomförande Felkällor Definition av faktorer Resultat DISKUSSION OCH SLUTSATSER Inledning Analyser och beslutsunderlag Personalinflytande Myndigheters kompetens i lokalfrågor Mätning av lokaleffektivitet Flexibilitet och synergier Regelverk och anslagsberäkning KÄLLFÖRTECKNING...52 BILAGA BILAGA BILAGA

7 1 Inledning 1.1 Bakgrund och problemformulering Byggnadsstyrelsen hade innan den avvecklades 1993 det totala ansvaret för ägande och förvaltning av statens civila fastigheter. Statliga myndigheter och verk tilldelades lokaler av Byggnadsstyrelsen som också fattade besluten om var och hur varje myndighet skulle vara lokaliserad. Vid en verksamhetsförändring ansökte verken hos Byggnadsstyrelsen om anpassning av lokalerna till det nya behovet. Det dåvarande systemet innebar att nyttjarna inte direkt fick stå för kostnaden. Systemet har förändrats och sedan 1998 finns det från statens sida ingen samordning när det gäller lokalförsörjningsfrågor. Detta innebär att varje enskild myndighet själva är ansvariga för sin lokalförsörjning. I den regeringsproposition (Prop. 1997/98:137) som ligger till grund för nuvarande regelverk anges följande: Regeringens mål med den statliga lokalförsörjningen är att den skall vara så effektiv som möjligt. Myndigheter skall hålla sig med lokaler som är ändamålsenliga för deras verksamhet. Eftersom en betydande del av statens resurser förbrukas på lokaler är det emellertid viktigt att myndigheter tar ansvar för sin lokalförsörjning och inte håller sig med lokaler som är kostsammare än motiverat för att uppnå målet med verksamheten. Hur effektiviteten skall mätas anger inte regeringen. Det är upp till varje myndighet att själva avgöra om lokalförsörjningen är effektiv. Några krav på redovisning av effektivitetsmått finns inte generellt uttalat. Den enda kontrollen som utförs är den som sker i efterhand av Riksrevisionen. Målet för Riksrevisionen är att bidra till god resursanvändning och en effektiv förvaltning i staten genom en oberoende granskning av statlig verksamhet upprättades Ekonomistyrningsverket som har till huvuduppgift att utveckla den ekonomiska styrningen i staten. Fokus ligger dock på ekonomiadministrativa system och inte lokalförsörjningsfrågor. I Stockholmsområdet finns det idag drygt 150 statliga verk och myndigheter. Dessa hyr stora lokalytor i regionen. Det finns ingen officiell statistik över myndigheters och verks totala lokalkostnader eller nyttjade ytor. Stora belopp betalas årligen ur allmänna medel för myndigheters lokaler och detta har lett till att effektivitetsmålet ifrågasatts i media. Bland annat publicerade Dagens Industri den 25 februari 2002 en artikel i ämnet. Där pekas på höga lokalkostnader och stora ytor per anställd, samt att vissa myndigheters centrala lokalisering ifrågasätts. I samma artikel citeras Svante Holgersson, chef för Statskontorets enhet för lokalförsörjningsfrågor. Väldigt få myndigheter har jobbat aktivt med att effektivisera sin lokalanvändning. Många sitter väldigt rymligt. Det är svårare att hitta exempel på myndigheter som sitter effektivt än som inte gör det. Här finns en stor rationaliseringspotential. Det har nu gått cirka tio år sedan lokalförsörjningsreformen genomfördes. Var myndigheterna nu är lokaliserade kan därför härledas till ett beslut som någon gång har fattats internt hos myndigheten. Som beslut räknas då även en förlängning eller omförhandling av ett tidigare hyreskontrakt. Vem som har fattat beslutet och på vilka 7

8 grunder kan skilja sig mellan varje organisation. De faktorer som utlöser ett beslut om förändring i en organisations lokalförsörjning kan delas in i två huvudgrupper, ekonomiska och verksamhetsstyrda. Hur dessa faktorer förhåller sig till- och vägs mot varandra är specifikt för varje företag och organisation. För ett effektivt utnyttjande av resurser måste dock lokaliseringsbeslutet bygga på en fin avvägning mellan dessa faktorer. 1.2 Syfte Syftet med denna uppsats är att beskriva hur statliga verk och myndigheter går till väga vid den beslutsprocess som föregår en flytt eller en omförhandling av lokalhyreskontrakt. Denna frågeställning innefattar också att undersöka kompetensen som finns inom en statlig organisation gällande lokalförsörjning, vem som fattar besluten och på vilka grunder. Att tydliggöra denna process bör vara till nytta för varje enskild myndighet. Dessa bör kunna dra nytta av att se hur andra myndigheter organiserar och handhar sina lokalfrågor. Att så långt som möjligt effektivisera sin lokalförsörjning bör leda till att mer resurser kan läggas på kärnverksamheten, alternativt minskat behov av anslag ur statsbudgeten. En ökad förståelse hos fastighetsföretag för myndigheters krav och bedömning av olika fastighetsrelaterade faktorer bör även det leda till att vinster kan göras för både myndigheter som hyresgäster och för fastighetsägare. 1.3 Avgränsning För att undersöka ovanstående frågeställning har ett stort antal intervjuer utförts med statliga myndigheter och verk. Arbetet har avgränsats till att gälla organisationer som är verksamma i Stockholmsregionen. Detta eftersom hyreskostnaderna i Stockholm är högre än i övriga landet och svängningarna i hyresnivåer är större sett över tiden, vilket aktualiserar den ekonomiska aspekten i organisationernas lokalfrågor. Ytterligare en fördel med den geografiska avgränsningen är att intervjusvaren lättare kan jämföras eftersom myndigheterna verkar på samma hyresmarknad. Valet har även gjorts att begränsa undersökningen till myndigheter och verk som hyr generella lokaler, d.v.s. vanliga kontorslokaler eller andra typer av lokaler som kan inrymmas i en kontorsfastighet. I uppsatsen görs ingen skillnad mellan myndighet och verk. I texten används båda uttrycken löpande och om inget anges är innebörden densamma, dvs. samhällsorgan med direktiv, finansiering och befogenheter bestämda av statsmakten. 8

9 1.4 Disposition För att få svar på hur statliga myndigheter och verk går till väga vid den beslutsprocess som föregår en flytt eller en omförhandling av lokalhyreskontrakt, har en deskriptiv undersökning genomförts. Denna bygger dels på en litteraturstudie som redovisas i kapitel 2, detta kapitel syftar till att ge en beskrivning av regelverk och historik i ämnet. Kapitel 3 beskriver tillvägagångssätt vid intervju- och enkätundersökningen och hur de intervjuade myndigheterna valts ut. Kapitel 4 och 5 redovisar de frågeställningar som behandlats i intervjuerna, och följs i kapitel 6 av diskussion och slutsatser gällande resultat av undersökningen. 9

10 2 Lokalförsörjningens regelverk 2.1 Nuvarande system Myndigheter som nyttjar generella lokaler beslutar idag själva i vilka lokaler de skall bedriva sin verksamhet på den ort där de enligt regeringen skall vara lokaliserade. Målet för statens lokalförsörjning är att den skall hanteras på ett för staten som helhet effektivt sätt. Enligt riksdagen skall en utgångspunkt vid omlokalisering av central statlig verksamhet vara att myndigheterna även efter en omlokalisering skall kunna fullgöra sina arbetsuppgifter effektivt. Förutom regionalpolitiska aspekter skall bl.a. myndigheternas möjligheter att behålla eller rekrytera kvalificerad personal och tillgodose behovet av kontakter med andra myndigheter beaktas. Beslut om omlokalisering av befintlig verksamhet eller av nya myndigheter skall föregås av noggranna överväganden i dessa avseenden 1. Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar all offentlig upphandling i Sverige. Utgångspunkten för den offentliga upphandlingen är att den skall ske i konkurrens. Lagen omfattar kommuner, landsting, statliga myndigheter och vissa av deras bolag. Undantaget från lagen är dock hyra av lokaler i befintlig byggnad, vilket ger bland andra myndigheter frihet att själva välja sina lokaler 2. Regeringens styrning av flexibiliteten i myndigheternas lokalförsörjning sker i grunden genom att i Förordning (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning lägga fast förutsättningar och restriktioner för myndigheternas lokalförsörjningsansvar. Förordningen beskriver myndighetens ansvar och befogenheter. Vid tecknande av hyreskontrakt har myndigheten vissa restriktioner att följa. Kontrakten får maximalt ha en löptid på sex år. Om en längre löptid är aktuell krävs regeringens godkännande. Motivet till denna begränsning är att myndigheters lokalhyreskontrakt inte skall binda upp staten för så lång tid att det försvårar övergripande förändringar i myndighetsstrukturen. Ett undantag finns för Högskolor och Universitet som får teckna tioåriga lokalhyreskontrakt. Utgångspunkten för regeringens styrning av myndigheternas lokalförsörjning är att det i denna skall finnas en flexibilitet så att önskvärda verksamhetsförändringar kan ske. Detta utan att effekterna av sådana förändringar onödigtvis begränsas genom långa upplåsningar av lokalkostnader. Samtidigt gäller att lokalförsörjningen skall kunna ske på ett för både myndigheterna och staten som helhet ekonomiskt rationellt sätt 3. Några restriktioner i form av högsta tillåtna kostnadsandel av totala anslaget eller högsta tillåtna lokalarea per anställd finns inte. Myndigheten bedömer själv vilka behov avseende läge och funktion som verksamheten kräver. Exempelvis kan lokaliseringen vara avgörande för verksamheten. Vissa myndigheter bör vara lokaliserade så att besökare lätt kan komma i kontakt med myndighetens personal. Andra exempel kan vara att det finns behov av att vara 1 Myndigheternas lokalförsörjning, Riksdagens Revisorer, Rapport 1995/ Kort om LOU (2002), Nämnden för offentlig upphandling 3 Regeringens styrning och kontroll av den statliga lokalförsörjningen, Statskontoret 1998: 31, sid

11 lokaliserade nära respektive departement, eller om besökarna finns koncentrerade till ett visst område. Något krav på att myndigheterna skall hyra lokaler i det statligt ägda fastighetsbeståndet finns inte. Förordningsreglerna kan också kompletteras med direkta ekonomiska eller fysiska restriktioner som myndigheterna har att ta hänsyn till. Sådana kan meddelas i respektive regleringsbrev. Dessa innehåller direktiv från regeringen till en myndighet om bl.a. hur mycket pengar myndigheten har till sitt förfogande och hur de ska fördelas på olika ansvarsområden Reform Motiv och genomförande Regeringen beslöt den 26 mars 1992 om nya riktlinjer för myndigheternas lokalförsörjning. Beslutet innebar att myndigheternas ansvar och befogenheter vidgades och att de själva gavs möjlighet att besluta om sin lokalförsörjning 5. I och med beslutet skulle ett effektivare resursutnyttjande uppnås. Reformen var ett led i den förändrade synen på budgetprocessen, som även lett till att myndigheterna tilldelats ramanslag. Myndigheterna väljer själva hur de vill använda sitt anslag för att uppnå regeringens krav. Motiven bakom reformen 6 : Fastighetsförvaltningen skall skiljas från brukandet av lokaler och mark En mer rättvisande bild skall ges av mark- och lokalkostnaderna i statsbudgeten. Fastighetsförvaltningen skall bedrivas med ett så långt som möjligt marknadsmässigt avkastningskrav. Fastighetsförvaltningen bör bedrivas i separata resultatenheter som så långt som möjligt formas efter olika fastigheters särart. Statens ägarroll bör renodlas. Graden av kapitalbindning och avkastningen på kapitalet bör fortlöpande bli föremål för prövning. Styrelsen och den verkställande ledningens ansvar för fastighetsförvaltningen bör definieras på ett bättre sätt än vad som är möjligt inom myndighetsformen. Förvaltningen bör därför företrädelsevis bedrivas i aktiebolagsform. De fastigheter som av historiska skäl inte kan överföras till bolag bör, oavsett nuvarande förvaltare, omfattas av en samordnad förvaltning i myndighetsform. Byggnadsstyrelsen som fram till dess haft det totala ansvaret för ägande, förvaltning och lokalförsörjning av statens civila fastigheter upplöstes. Förändringen av organisationen hade två syften, dels att uppnå en effektivare lokalförsörjning, dels en effektivare fastighets- och förmögenhetsförvaltning 7. Innan reformen hade Byggnadsstyrelsen till uppgift att erbjuda lokaler och tjänster inom lokalförsörjning, fastighetsförvaltning och byggproduktion, förvalta statliga fastigheter samt vara regeringens stabsmyndighet i lokalfrågor. Byggnadsstyrelsen bedömde myndigheternas behov och hur de kunde tillgodoses. Om Byggnadsstyrelsen beslutade 4 Regeringskansliets ordlista ( 5 Myndigheternas lokalförsörjning, Riksdagens revisorer, Rapport 1995/ Kommittédirektiv, Finansdepartementet Myndigheternas lokalförsörjning, Riksdagens revisorer, Rapport 1995/

12 att myndighetens önskemål skulle uppfyllas fick myndigheten automatiskt en budgettilldelning som täckte kostnaderna. Ur myndighetens perspektiv upplevdes alltså inte detta som en kostnad. När myndigheterna i och med reformen själva fick ansvaret att sköta sin lokalförsörjning skiljde staten på ansvaret när det gäller förvaltning och lokalförsörjning. Lokalerna skulle inte längre vara gratis ur myndigheternas perspektiv, utan myndigheten skulle tvingas göra en avvägning mellan lokalresurser och andra resurser. Syftet var också att på ett bättre sätt kunna bedöma effektiviteten i fastighetsförvaltningen och bättre kunna jämföra statens fastighetsförvaltning med kommersiella fastighetsbolag. Byggnadsstyrelsen avvecklades i och med reformen. Istället bildades två aktiebolag, Vasakronan och Akademiska Hus, samt tre nya verk, Statens Fastighetsverk och Statens Lokalförsörjningsverk. Bild 2.1 Byggnadsstyrelsen 1993 Vasakronan AB Akademiska Hus AB Statens Fastighetsverk Statens Lokalförsörjningsverk 1998 Vasakronan AB Specialfastigheter Sverige AB Akademiska Hus AB Statens Fastighetsverk Vasakronan AB tog över en stor del av Byggnadsstyrelsens lokaler med uppdraget från staten att uppnå högsta möjliga avkastning på det egna kapitalet. Främst var det kommersiella lokaler, men även specialfastigheter såsom polishus och kriminalvårdsanläggningar bildades Specialfastigheter Sverige AB. Bolaget tog över ägandet och förvaltningen av specialfastigheter för offentliga myndigheter delades Specialfastigheter Sverige ut till Finansdepartementet. Statens Fastighetsverk fick i uppgift att förvalta fastigheter som skulle förbli i statlig ägo. Fastigheter som tillhör det nationella kulturarvet och regeringsfastigheter är exempel på Fastighetsverkets ansvarsområde. Regeringen styr verksamheten ekonomiskt genom ett fastställt avkastningskrav. 12

13 Akademiska Hus AB bildades för att på ett marknadsmässigt sätt förvalta fastigheter för att erbjuda landets universitet och högskolor ändamålsenliga lokaler. Lokalförsörjningsverkets uppgifter var att fungera som stabsorgan åt regeringen och genomföra utredningar för regeringsbeslut. Visst samråd skulle ske mellan Lokalförsörjningsverket och övriga verk innan hyreskontrakt undertecknades. Verket skulle också bedriva konsultverksamhet inom lokalförsörjningsområdet åt statliga myndigheter. Denna del av verksamheten skulle vara ekonomsikt självbärande. I ett delbetänkande till SOU 1997:80 från Riksdagens Revisorer och Riksrevisionsverket föreslås att Lokalförsörjningsverket bör avvecklas. Motivet som anges är att konsultverksamheten kan överlämnas till den privata konsultmarknaden. Verket avvecklades under 1998 och kvarvarande uppgifter såsom att fungera som ett stabsorgan åt regeringen i lokalfrågor tillföll Statskontoret. Fem personer arbetar där med lokalförsörjning. Statskontorets huvuduppgift är att ta fram omräkningstal och rikthyror som senare ligger till grund för anslagsberäkningen Tidigare utvärderingar av reformen Ett antal utvärderingar av reformen redovisades under 1995 och framåt. När Lokalförsörjningsverket bildades var ett av uppdragen att utvärdera effekterna av reformen. En slutredovisning skedde i slutet av I den redovisas att de flesta myndigheterna är positiva till de effekter som lokalförsörjningsreformen medfört. De har ett större ansvar, samt en större medvetenhet om lokalkostnadernas betydelse för myndighetens ekonomi. Som en följd av det ökande ansvaret hade också arbetsbördan ökat. Den ökade resursåtgången framstod dock som marginell. Ett av motiven med reformen var att statens lokalförsörjning skall hanteras på ett för staten som helhet effektivt sätt. Myndigheternas agerande belyses i en delrapport från Lokalförsörjningsverket 8. Där framkommer det att myndigheterna endast i begränsad omfattning effektiviserar sitt areautnyttjande i samband med att nya hyresavtal tecknas. I och med att hyresmarknaden var vikande under nittiotalets början tog många myndigheter chansen att flytta. Ett antal valde att flytta in till mer centrala lägen. Orsakerna till omlokaliseringarna kommenteras av Lokalförsörjningsverket. De myndigheter som flyttar gör det inte i första hand för att minska sina areor eller hyror resp. hyresnivåer utan för att komma till större och/eller till ett mer centralt läge 9. I samband med att myndigheterna flyttade in till city publicerade Riksdagens Revisorer följande: Revisorerna föreslår att regeringen redovisar sin syn på om myndigheterna - såväl befintliga som nya - skall ha frihet att välja lokaler, eller om det skall finnas särskilda regler för lokalförsörjningen. Ett alternativ kan vara att regeringen bestämmer om en myndighet skall lokaliseras i eller utanför ett cityläge [..] Revisorerna föreslår att regeringen klargör sin syn på om nya myndigheter skall ha frihet att välja lokalisering. Enligt revisorernas mening bör anslaget för en ny myndighet inkludera en beräkning av lokalkostnaderna som överensstämmer med regeringens intentioner i fråga om myndighetens lokalisering. Revisorerna anser det.. viktigt att regeringen på ett tydligt sätt tar ställning till vilka principer som skall gälla för myndigheternas anslagsberäkningar Lokalförsörjningsverket, Rapport 1995:3 s Lokalförsörjningsverket, Rapport 1996:36 s Riksdagens Revisorer, Skrivelse till riksdagen, 1995/96:RR11 (även granskningsrapport 1995/96:4) 13

14 Reformens genomförande har i flera omgångar utvärderats. Sammanfattningsvis beskrivs reformen som nödvändig och en positiv förändring. Lokalkostnader och lokalanvändning analyseras på ett helt annat sätt än tidigare i myndigheternas verksamhetsplanering. Reformen har inneburit ett systemskifte, från centralstyrd och monopolistisk lokalförsörjningsmodell till ett delegerat och marknadsorienterat system. Det finns en medvetenhet hos regeringen att ytterligare effektiviseringar inom lokalförsörjningsområdet kan åstadkommas genom att de statliga myndigheterna mer aktivt engagerar sig i och prioriterar sina lokalförsörjningsfrågor 11. I Proposition 1997/98:137 belyses vikten av att utarbeta en modell som innebär att myndigheterna åläggs att ha en flexibilitet i sin totala lokalbindning som skall kunna anpassas till myndigheters verksamhet och lokalsituation. I ett regeringsbeslut ges Statskontoret i uppdrag att utreda hur regeringens styrning och kontroll av den statliga lokalförsörjningen kan förbättras. Statskontoret beskriver i sitt svar 12 bland annat exempel på hur myndigheter kan skapa flexibilitet i lokalförsörjningen samt en metod för mätning av effektiviteten i myndigheters lokalförsörjning. Statskontorets förslag angående flexibilitet innebär att myndigheterna skall kunna minska sin lokalyta med 20 % inom loppet av en treårsperiod. Om detta efterlevs så åstadkommes enligt Statskontoret en flexibilitet som är större än om endast regeln om kontraktslängder tillämpas. Gällande mätning av effektivitet i lokalförsörjningen föreslås vidare för myndigheter som använder generella lokaler att yta per anställd samt lokalkostnad per anställd skall redovisas i myndighetens årsredovisning. Dessa nyckeltal skall då redovisas för en serie av år (år 0-3) för att möjliggöra en jämförelse över tiden. Ekonomistyrningsverket (ESV) beskriver i sitt yttrande 13 (daterat ) sin syn avseende Statskontorets förslag. Gällande förslaget om flexibilitet nämns bland annat att den angivna minskningen om 20 % av lokalytan är för stor för att vara realistisk. ESV anser även att förslaget är svårt att förena med önskemål om långsiktiga hyreskontrakt med låg hyra och menar att en fortsatt bearbetning av Statskontorets förslag bör ske. Gällande Statskontorets förslag om redovisning av effektiviteten i myndigheters lokalförsörjning anser även ESV att det är värdefullt att myndigheterna tar fram olika nyckeltal enligt utredningsförslaget. ESV avstyrker dock förslaget om att redovisa uppgifterna i årsredovisningen. Redovisningen i årsredovisningen bör enligt ESV inte göras så detaljerad. De uppgifter som Statskontorets förslag avser anses dock med fördel kunna redovisas i annat sammanhang, t ex i en särskild redovisning av det slag som ESV lämnar om avgifter i publikationen Om avgifter i staten ESV anser att Statskontoret kan ges i uppdrag att redovisa en sådan årlig publikation. 11 Regeringens proposition 1997/98: Regeringens styrning och kontroll av den statliga lokalförsörjningen, Statskontoret, 1998:31 13 Regeringens styrning och kontroll av den statliga lokalförsörjningen, Statskontoret, 1998:31 (bilaga) 14

15 2.3 Anslagsberäkning Bakgrund I och med reformen fick statliga myndigheter ett eget ansvar för sin lokalförsörjning vid övergången till rambudgetsystem. Myndigheterna har därmed själva möjligheten att bestämma hur tilldelade resurser skall fördelas mellan lokaler, löner och övriga kostnader. Det grundläggande syftet med reformen var att lokalkostnaderna skulle sjunka. Detta skulle frigöra resurser att användas till myndighetens huvudverksamhet eller att minska den totala verksamhetskostnaden. Regeringens mål med den statliga lokalförsörjningen är att den skall vara så effektiv som möjligt. Myndigheter skall hålla sig med lokaler som är ändamålsenliga för deras verksamhet. Eftersom en betydande del av statens resurser förbrukas på lokaler är det emellertid viktigt att myndigheter inte håller sig med lokaler som är kostsammare än motiverat för att uppnå målen med sin verksamhet 14. Regeringen bestämmer de mål och riktlinjer myndigheterna har att följa samt utser högsta chef till respektive myndighet. Regeringen beslutar också om vilka resurser och anslag myndigheterna skall få, samt till vilken/vilka orter de skall vara lokaliserade. Myndigheterna har möjlighet att inom angiven ort själva bestämma vilka lokaler den skall hyra och finansierar detta med medel ur sina anslag. Regeringen har även genom anslagstilldelningen viss möjlighet att påverka lokalförsörjningen, men syftet med reformen var att myndigheterna så långt som möjligt skulle ha frihet att anskaffa de lokaler de finner lämpligast. Anslagen för lokalkostnader är som tidigare nämnts för myndigheten endast en odefinierad del av det totala anslaget. Myndigheten har möjlighet att fördela utgifterna som den anser passar bäst för verksamheten. Myndigheter har även möjlighet att utnyttja dels en anslagskredit, det vill säga ett lån från senare års anslag och dels ett anslagssparande, om myndigheten upplever att anslaget inte överensstämmer med årets utgifter. För år 2003 gäller en maximal anslagskredit på 1,5 % av det totala anslaget. För anslagssparande finns dock ingen begränsning, myndigheterna kan spara så mycket de vill, men de kan inte utgå ifrån att de får behålla sparandet. Om regeringen så beslutar kan den dra tillbaks hela eller delar av sparat anslag Anslagsberäkning för befintliga myndigheter 16 Myndigheternas anslag beslutas av regeringen. Finansdepartementet beräknar hur anslaget till en myndighet skall förändras för att dess köpkraft skall vara oförändrad. Som grund för anslagsberäkningen gällande lokalförsörjning används ett prisomräkningssystem som tar hänsyn till förändringar i prisutvecklingen. Prisomräkningssystemet bygger enkelt beskrivet på en omräkning av föregående års lokalanslag. Som grund används ett prisomräkningstal som Statskontoret tar fram årligen. Detta är ett indextal som beräknas för varje enskild myndighet. 14 Regeringsbeslut (Bilaga) Finansdepartementet 15 Mikael Åsell, departementssekreterare, Finansdepartementet, Intervju Mikael Åsell, departementssekreterare, Finansdepartementet,

16 Systemet med prisomräkning skapades för att regeringen skulle slippa att varje år ta ställning till lokalkostnadernas del av anslaget för varje myndighet. Skillnaden mellan den nya, prisomräknade lokalkostnaden och förra årets lokalkostnad adderas till förra årets anslag. Finansdepartementet gör ingen bedömning av vad som är ett rimligt lokalbehov för verksamheten, utan anslaget förändras genom prisomräkning av lokalkostnaderna för föregående år. Myndigheternas lokalbehov bedömdes inte heller när basbudgeteringen av lokalbehov och lokalkostnader gjordes. En konsekvens av detta är att de myndigheter som hade stora lokaler och/eller ett centralt läge när basbudgeteringen gjordes gynnas av det i den fortsatta anslagstilldelningen Anslagsberäkning vid ny- eller ombildning av myndigheter 17 Vid ny- eller ombildning av myndigheter tillsätts en organisationskommitté som bland annat har i uppdrag att föreslå en budget för myndigheten. Kommittén tar fram ett underlag för vad de anser är skäliga kostnader för verksamhenen, i fallet lokalfrågor vanligtvis baserat på Statskontorets rikthyror och kostnadsläge för myndigheter med liknande verksamhet. Kommittén lämnar ett förslag på budget för myndigheten som sedan bereds mellan Finansdepartementets budgetavdelning och berört fackdepartement. Detta landar sedan, mer eller mindre reviderat, som regeringens förslag till riksdagen i budgetpropositionen. När budgeten väl har fastställts av riksdagen blir det vanligtvis organisationskommitténs uppgift att sluta hyresavtal för den nya/ombildade myndigheten. Kommittén upphandlar då ett så ändamålsenligt och prisvärt hyresavtal som möjligt Hyresgrupper och rikthyror Statskontoret tar varje år fram uppgifter om rikthyror för olika områden. Dessa områden delas in i rikthyresgrupper, och inom respektive grupp bedöms marknadsutvecklingen för lokalkostnader vara likartad. För budgetåret 2004 används fem olika rikthyresgrupper. De rikthyror som anges är Statskontorets bedömning av den genomsnittliga kontorshyresnivån i gruppen. Bedömningen bygger på uppgifter om marknadshyror i landets kommuner som inhämtas från oberoende konsulter. Kriterierna för rikthyrorna är 18 : Totalhyra (exkl. hushållsel och fastighetsskatt) för moderna kontorslokaler Lokaler i s.k. B-läge (i anslutning till, men inte mitt i de mest centrala lägena för orten) Area i m 2 LOA enligt svensk standard Normal omfattning av förråd och lokaler under mark För delmarknaden normal index. 17 Mikael Åsell, departementssekreterare, Finansdepartementet, Bilaga till regeringsbeslut nr 3 16

17 Tabell 2.1 Rikthyresgrupp Rikthyra 2004 Förändring mot 2003 Stockholm innanför tullarna Stockholm utanför tullarna och Solna Vissa kommuner nära Stockholm och vissa storstäder. Större kommuner Övriga kommuner (För utförlig information om rikthyresgrupperna hänvisas till Statskontoret, Prisomräkning Statskontoret tar varje år fram ett lokalkostnadsindex som används för prisomräkning i budgetprocessen. Prisomräkningen ska justera anslaget för förändringar i priser/hyresnivåer, inte för förändringar i hyreskostnader till följd av justeringar i arean. Det prisomräkningstal som Statskontoret tar fram bygger på två olika komponenter, dels prisutvecklingen baserad på villkoren i träffade hyresavtal, dels marknadsprisutvecklingen i aktuell hyresgrupp. De två komponenterna är: Löpande avtal som inte kan tecknas om under nästkommande år omräknas med 70% av KPI mellan de två senaste oktobermånaderna. Avtal som kan tecknas om under nästkommande år omräknas med förändringen av rikthyran på orten, mellan nästkommande år och det år när avtalet tecknades. Hänsyn tas även till tidigare uppräkning pga. KPI-förändringar under mellanliggande period. Som bas för dessa beräkningar används Statskontorets kontrakts- och användarregister (KAR). Denna databas innehåller uppgifter om samtliga myndigheters hyresavtal. Om en myndighet byter rikthyresgrupp räknas anslaget inte om direkt med anledning av det. När det nya avtalet löper ut räknas anslaget om enligt rikthyran i det nya området Diskussion Regeringen har efter reformens genomförande uttryckt att en modell bör utarbetas för att mäta och undersöka hur myndigheterna efterlever målet om effektiv lokalförsörjning. I och med att effektivitetsmålet har ifrågasatts i massmedia så visar det att det finns behov av att en modell kommer till. Statskontoret fick 1998 i uppdrag av regeringen att ge förslag hur myndigheternas effektivitet skulle mätas. Ännu i dag har ingen modell för detta fastslagits. Att en modell för denna mätning behövs kan peka på att myndigheternas incitament att effektivisera sin lokalförsörjning inte är tillräckligt starka. En annan tolkning är emellertid att myndigheterna behöver hjälp med att se besparingspotentialen, och därmed incitamenten, genom en tydlig jämförelse mellan olika myndigheters lokalkostnader. 19 Riksdagens Revisorer, Rapport (2001/02:2) 17

18 Rambudgetsystemet innebär att myndigheterna själva bestämmer hur tilldelade resurser skall fördelas mellan olika kostnadsposter. Incitament att spara in på kostnadsposter såsom lokaler och övriga kostnader för att frigöra resurser till huvudverksamheten har skapats i och med rambudgetsystemet. Med detta regelverk kan en modell för att mäta effektiviteten vara överflödig förutsatt att myndigheternas incitament framstår nog tydligt. Den utredning som gjordes av Statskontoret 20 samt Ekonomistyrningsverkets yttrande avseende densamma har inte utmynnat i något beslut eller ytterligare initiativ från regeringens sida. Därmed finns ännu i dag inte någon fastställd metod att mäta myndigheternas effektivitet i lokalförsörjningen och inga nya regler för att skapa ytterligare flexibilitet i lokalbindningen har utarbetats. 20 Regeringens styrning och kontroll av den statliga lokalförsörjningen, Statskontoret, 1998:31 18

19 3 Empirisk metod och urval 3.1 Metod För att få svar på hur statliga myndigheter och verk går till väga vid den beslutsprocess som föregår en flytt eller en omförhandling av lokalhyreskontrakt, har en deskriptiv undersökning genomförts. Den deskriptiva metoden är en beskrivande undersökning av förhållande som har ägt rum eller som äger rum just nu. Informationen har samlats in via intervjuer. Fördelen med denna metod är att det går att ställa frågor som ger en heltäckande bild av individens åsikter. Frågorna har formulerats så att den intervjuade personen skall påverkas så lite som möjligt av intervjuaren. Intervjuerna har gjorts med lokalansvariga vid besök hos myndigheterna. De har genomförts som en diskussion snarare än en utfrågning. Frågorna har därför utformats något olika beroende av myndighetens specifika situation. Diskussionerna har dock styrts av en i förväg fastställd mall (se bilaga 2) med syftet att beröra samma ämnen med samtliga intervjuade. Målet med varje intervju har varit att få en helhetsbild av myndighetens situation och ställningstaganden i aktuell frågeställning. Ett antal av de intervjuade myndigheterna har ett flertal lokaler i landet. Intervjuerna har dock i dessa fall huvudsakligen riktats mot myndighetens regions- eller huvudkontor i Stockholmsområdet. Personerna som intervjuats har även svarat på en enkät. Enkäten presenterades och överlämnades vid intervjutillfället, resultatet har sedan samlats in via post eller e-post. Enkäten syftar till att på ett kvantitativt sätt mäta myndigheternas preferenser gällande kontorslokaler. För att skapa en bild av och förståelse för bakgrunden till nu rådande situation har även representanter från Finansdepartementet, Statskontoret och konsulter insatta i dessa frågor intervjuats. Även en litteraturstudie har utförts. Denna innefattar tidigare uppsatser med anknytning till uthyrningsprocesser och statliga myndigheters lokalförsörjning. De lagar som reglerar myndigheternas lokalförsörjning har studerats och även de utredningar, rapporter och propositioner som framtagits i ämnet på riksdagens eller regeringens initiativ. 3.2 Felkällor De intervjuer som gjorts med myndigheter har i de flesta fall givit en klar bild av hur respektive myndighet hanterar sina lokalförsörjningsfrågor och hur man fattar besluten i organisationen. De intervjuade har upplevts som väldigt tillmötesgående både vad gäller intervjuerna och att bistå med eventuell skriftlig dokumentation. Det material som har samlats in under intervjuerna skiljer sig dock mellan olika myndigheter. Detta eftersom varje myndighet har en unik situation och dess avväganden i lokalförsörjningsfrågor därför har en unik bakgrund. Materialet är även mycket beroende av vilka frågor som ställts, hur frågorna formuleras och hur svaren uppfattas. Detta sammantaget gör det i vissa delar svårt att analysera, jämföra och kvantifiera resultaten från intervjuerna. Vid intervjuer kring tidigare händelser finns en viss risk att de intervjuade glömt delar av processen, och i vissa fall har de inte varit delaktiga i samtliga delar av processen. 19

20 Gällande framtida strategier finns även en risk att den intervjuade inte vill avslöja sina planer till fullo. Uppfattningen är dock att de intervjuade varit öppna och uppriktiga även i dessa frågor. 3.3 Urval Intervjuer har utförts med tjugo myndigheter i Stockholmsområdet. Målsättningen var att täcka in ett stort spektrum av organisationer. Med utgångspunkt i att myndigheter kan ha stora särdrag ansågs att ett stort antal intervjuer ger större möjligheter att se trender baserade på exempelvis myndighetens storlek, lokalisering, bakgrund ur lokalsynpunkt med mera. Målsättningen har varit att skapa en helhetsbild oberoende av om myndigheten nyss flyttat eller suttit länge i samma lokaler. Urvalet har initialt skett genom att undersöka myndigheters geografiska lokalisering i Stockholmsområdet. Detta gjordes för att få ett urval med spridd lokalisering. Ur denna lista har sedan de myndigheter som har ändamålslokaler sorterats bort. Andra myndigheter har sorterats bort eftersom de av annan anledning har en sådan situation att en intervju inte ansågs ge relevant information. Främst gjordes denna bedömning utifrån om myndigheten nyligen har hyresförhandlat eller nu håller på att förhandla. I vissa fall skedde denna bedömning efter att ha kontaktat myndigheten i fråga. Vissa myndigheter föll ur studien på grund av att nyckelpersoner slutat, pensionerats, eller av annan anledning inte kunnat medverka. En av de intervjuade myndigheterna, Polismyndigheten i Stockholms län, utgår ur kapitel 3.4 och 4. Detta eftersom myndighetens specifika lokalsituation inte anses överensstämma med uppsatsens avgränsning. Denna intervju finns dock med som bakgrundsinformation på grund av den intervjuades bakgrund från Byggnadsstyrelsen. 20

21 4 Myndigheters beslutsprocess 4.1 Inledning Analysen i detta kapitel bygger på de intervjuer som gjorts med myndigheter. Analysen bygger till fullo på hur vi under intervjuerna uppfattat myndigheternas situation och tillvägagångssätt. Detta gör att inget i detta kapitel är statistiskt säkerställt. De olika delmomenten beskrivs övergripande. Undantag kan finnas från det som beskrivs, även om detta inte klart framgår av texten. Där en indelning gjorts och kvantifierats bygger således även detta på hur vi uppfattat respektive intervju. 4.2 Myndighetsbeskrivning De intervjuade myndigheterna har olika lokalisering, storlek och verksamhetsinriktning. En överblick över detta fås i nedanstående tabeller och bilder, samt i bilaga 1, myndighetsbeskrivningar, som innehåller en kortfattad beskrivning av respektive myndighets verksamhet och lokalsituation. Tabell 4.1 visar i vilka områden de intervjuade myndigheterna nu finns lokaliserade. Tabell 4.1 Myndigheters lokalisering Antal Centrum (Stureplan, Klara) 7 Östermalm 1 Norrtull, Odenplan 3 Kungsholmen 3 Södermalm 1 Solna/Sundbyberg 4 Totalt 19 Tabell 4.2 visar myndigheternas storlek sett till antalet anställda i de fastigheter som intervjuerna behandlat. Tabell 4.2 Antal anställda < >400 Antal myndigheter Bild 4.1, 4.2 samt bild 4.3 beskriver myndigheternas hyreskostnad per kvadratmeter, per anställd samt yta per anställd. Värden för Arbetsmarknadsstyrelsen/Länsarbetsnämnden saknas och kan därför ej redovisas. I diagrammen tas ingen hänsyn till om myndigheten har specialytor i form av laboratorier eller andra speciallokaler inrymda i fastigheten. Värden för hyresnivåer är hämtade ur Statskontorets kontrakts- och användarregister (KAR). Uppgifter om antal anställda är hämtade från intervjuer eller i vissa fall från myndighetens årsredovisning för år

22 Bild 4.1 Invest in Sweden agency* Finansinspektionen Ekobrot tsmyndighet en Konkurrensverket Riksförsäkringsverket Ekonomistyrningsverket Riksåklagaren Post- och telestyrelsen Konsument verket Högskoleverket St atens kärnkraf tsinspektion Banverket Tullverket Statens strålskyddsinstitut Riksskatteverket Socialstyrelsen Arbetsmiljöverket Naturvårdsverket kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 1424 kr kr kr kr 0 kr kr kr kr kr kr Årshyra/kvm Den faktor som inte framgår av diagrammet är lokalisering. Det finns dock inget tydligt samband mellan hur centralt myndigheten är lokaliserad och årshyra per anställd. Bild 4.2 Ekobrot tsmyndighet en Banverket Riksåklagaren Finansinspektionen Tullverket Invest in Sweden agency* Konsument verket Post- och telestyrelsen Konkurrensverket Statens strålskyddsinstitut Högskoleverket St atens kärnkraf tsinspektion Ekonomistyrningsverket Arbetsmiljöverket Riksskatteverket Socialstyrelsen Riksförsäkringsverket Naturvårdsverket kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr kr kr kr kr kr kr Årshyra/anställd Även här saknas något samband mellan lokalisering och årshyra per anställd. 22

23 Bild 4.3 Banverket Arbetsmiljöverket Statens strålskyddsinstitut Tullverket Socialstyrelsen Riksskatteverket Riksåklagaren Ekobrottsmyndighet en Post- och telestyrelsen Statens kärnkraf tsinspekt ion Högskoleverket Naturvårdsverket Konsumentverket Finansinspekt ionen Konkurrensverket Ekonomistyrningsverket Invest in Sweden agency* Riksförsäkringsverket 34 kvm 33 kvm 33 kvm 32 kvm 31 kvm 29 kvm 29 kvm 28 kvm 28 kvm 27 kvm 24 kvm 21 kvm 20 kvm 16 kvm 43 kvm 42 kvm 45 kvm 54 kvm 0 kvm 10 kvm 20 kvm 30 kvm 40 kvm 50 kvm 60 kvm Kvm/anställd En tendens i diagrammet är att myndigheter i centrala lägen har en mer yteffektiv lokalförsörjning. * Kontraktsdata för Invest in Sweden agency baseras på intervjuuppgifter eftersom uppgifter saknas i KAR. 23

24 4.3 Referensmodell Hur en process kan gå till när ett hyreskontrakt är på väg att sägas upp och en flytt kan vara aktuell beskrivs här i en referensmodell. Processen har delats in i fem olika faser. Från det att nuvarande kontrakt, behov och hyresmarknad analyseras fram till att beslut fattas och eventuell flytt genomförs. Det är viktigt att påpeka att detta inte är en idealisk process. Hur en sådan ser ut är omöjligt att säga. Varje situation är unik och kräver åtgärder och handlande därefter. Bild 4.4 Fas 1 Nuläge Juridisk och ekonomisk granskning av befintligt kontrakt. Bedömning av konsekvenser och kostnader vid eventuell förtida avveckling av befintligt kontrakt. Hyresmarknadsanalys Genomgång av hyresnivåer och möjliga lokaliseringar på olika delmarknader. Undersöka förändringar på marknaden från det att tidigare kontrakt skrevs. Behovsanalys/Lokalprogram Organisationens lokalbehov ses över. Ett lokalprogram tas fram som beskriver myndighetens organisation, image och framtida planer. Behov, ekonomi och önskemål avseende lokaler utreds. Lokalprogrammet förankras i organisationen och beslutas i ledningen. Fas 2 Lokalsökning En sökprofil för önskade lokaler upprättas med utgångspunkt i vad som framkommit vid behovsanalysen, denna efterföljs av sökning i lokalmarknaden. Lokalutvärdering Alternativen utvärderas. De alternativ som inte anses uppfylla kraven sorteras bort. Kvarvarande objekt utvärderas ytterligare och denna process fortgår tills endast ett eller ett fåtal alternativ kvarstår. Fas 3 Hyresförhandling, Beslut och Avtal Kontraktets utformning förhandlas och arbetas fram i ekonomiska och juridiska termer. Kostnader, flexibilitet, hyresgästanpassning och ansvarsfördelning beaktas. 24

25 Fas 4 Ombyggnad, Flyttning och Inflyttning Genomföra beslutade åtgärder internt i organisationen. Följa upp och bevaka fastighetsägarens åtaganden enligt hyresavtalet. Vid en flytt avvecklas befintliga lokaler. Tele- och IT-lösningar, inredning, serviceavtal och flytt upphandlas. Fas 5 Hyresförhållande Löpande förhållande med hyresvärden, bevaka hyresdebiteringar, omförhandla hyresavtal m.m. Service Serviceavtal upphandlas och omförhandlas. 4.4 Motiv till lokalsökning Det som inleder hela processen är med väldigt få undantag att tidigare hyreskontrakt löper ut (dvs. att åtgärder måste vidtas från hyresgäst eller hyresvärd om endera parten önskar förändra avtalsvillkoren). De möjliga skeendena är i de flesta fall då följande: Ingen av parterna önskar förändrade villkor, och kontraktet fortsätter därmed att löpa enligt tidigare avtal. Hyresvärden önskar förändring, exempelvis i form av högre hyra eller ändrad användning av lokalen, och säger upp avtalet på dessa grunder. Hyresgästen önskar förändring och säger upp avtalet för omförhandling eller för avflyttning. Hyresgästen måste här göra en bedömning av hur väl lokalerna lämpar sig för verksamheten, vilka avtalsvillkor som kan komma i fråga vid omförhandling, eller om det är troligt och lämpligt att avtalet automatiskt förlängs. Denna bedömning innefattar två olika delar - verksamhetsstyrda och ekonomiska motiv. Gällande de verksamhetsstyrda motiven bygger dessa på hur väl lokalerna överrensstämmer med organisationens krav och behov. Under senaste kontraktsperioden kan förändringar ha skett i form av förändrat antal anställda eller förändringar av verksamheten på annat sätt. Man kan även inom myndigheten vara inställda på en kommande förändring av organisationen. Lokalernas ändamålsenlighet kan även ifrågasättas ur perspektivet att de är nedgångna eller har en standard som inte upplevs som önskvärd. Andra verksamhetsstyrda motiv kan vara att fastigheten eller områdets profil inte överrensstämmer med myndighetens önskade image. En verksamhet kan även vara beroende av vilka kommunikationsmöjligheter som finns, både för anställda och eventuella besökare. Vissa myndigheter upplever under senare tid att säkerhetsfrågor blir allt viktigare, och vissa lokaler kan då upplevas som opraktiska ur säkerhetssynpunkt. De ekonomiska motiven kan bygga på att myndigheten bedömer att hyresvärden kommer att begära kraftigt höjd hyra vid en omförhandling, eller att myndigheten anser att gällande hyresnivå är högre än för likvärdiga lokaler. Denna faktor beror till stor del på hur hyresmarknaden har förändrats och hyresvärdens strategi för fastigheten. Ett annat motiv är en uppfattning att lokalkostnaden är för hög i förhållande till totala 25

26 anslagen och att myndigheten därmed kan lägga större resurser på sin kärnverksamhet om de minskar lokalkostnaden. Lokalernas storlek är en faktor som kan påverka både verksamhetsmässigt och ekonomiskt. En organisation som ökar eller planerar att öka sin personalstyrka kan uppleva att befintliga lokaler är för små eller är svåra att anpassa för den nya situationen. Myndigheter kan även minska sin personalstyrka eller uppleva att man sedan tidigare utnyttjar för stora ytor, t.ex. i form av rymliga cellkontor. Med cellkontor menas ett avskilt kontorsrum med en eller i vissa fall två arbetsplatser. Dessa myndigheter ser ofta ett ekonomiskt incitament att förändra sin lokalsituation. För de intervjuade myndigheterna har den ena av dessa faktorer större inverkan än den andra. Tabell 4.3 Motiv/utfall Flytt Omförhandling Totalt Verksamhetsstyrda Ekonomiska Totalt Tabellen visar motiv till lokalsökning eller utvärdering av myndighetens behov samt vilket det slutliga resultatet blivit. I fråga om de myndigheter som haft verksamhetsstyrda motiv och som senare omförhandlat har dessa fastigheter genomgått stora renoveringsprojekt som resultat av hyresförhandlingen. Beslut fattas oftast med grund i analyser som görs av eller för myndigheten. Dessa kan vara mer eller mindre omfattande. Hur myndigheterna analyserar ovanstående faktorer redovisas mer ingående under 4.7 och

27 4.5 Organisation Det löpande arbetet med lokal- och fastighetsfrågor handhas normalt av internserviceavdelning eller en administrativ avdelning. Gällande frågor som inte är av karaktären löpande, t.ex. lokalernas utnyttjande eller kontraktsfrågor, ligger ansvaret ofta på avdelningens chef. Denne får då direktiv av ledningsgrupp eller generaldirektör. Strategiska frågor av den karaktär som intervjuerna behandlat innebär ofta att en projektorganisation byggs upp. Denna har då en struktur enligt nedanstående bild. Bild 4.5 Styrgruppen är den som drar upp riktlinjer och direktiv för arbetet. Detta innefattar endast övergripande frågor. Arbetet delegeras till projektgruppen. Styrgruppen består av generaldirektör och övriga ledningsgruppen. Projektgruppen driver arbetet enligt direktiv från styrgruppen. Projektgruppens storlek och sammansättning varierar. Den kan utgöras av en enda person, men i vissa myndigheter arbetar ett flertal aktivt i gruppen. I de fall konsulter anlitas kan även dessa ha en betydande roll i projektgruppen. Det vanliga är att gruppens arbete leds av administrativ chef, ekonomichef, internservicechef eller person med specifikt lokalansvar. Referensgruppen består av företrädare för personalen. Detta innefattar skyddsombud och fackliga representanter samt eventuellt övriga som utses att representera personalen. Med kunskap om arbetsmiljö och verksamhetens behov kan referensgruppen stödja projektgruppen vid utformning av lokalerna och utvärdering av alternativa lokaliseringar. Besluten som fattas förankras via referensgruppen bland personalen. Hur mycket referensgruppen är inblandad i processen skiljer mellan myndigheterna. Styrgruppens direktiv kan inskränka en stor del av personalens möjligheter till påverkan. Exempel på sådana beslut är val av lokalisering, lokalernas storlek eller bestämda mål för myndighetens framtida lokalkostnader. 4.6 Myndigheters kompetens i lokalfrågor När myndigheterna 1993 fick ansvaret för sin lokalförsörjning var de även tvungna att öka sin kompetens i lokal- och fastighetsfrågor. Under en övergångsperiod fanns sådan kompetens samlad i Lokalförsörjningsverket, från vilket myndigheterna kunde köpa konsulttjänster i dessa frågor. Tjänsterna finns fortfarande, men nu hos privata konsultföretag. Behovet att internt bygga upp kompetens i frågorna har ökat i och med att de statliga stödfunktionerna avvecklats. 27

28 Den kompetens som finns inom myndigheterna i lokal och fastighetsfrågor i dag varierar kraftigt. Samtliga myndigheter som intervjuats har omförhandlat och/eller flyttat minst en gång sedan reformen genomfördes. De har efterhand skapat en viss intern kompetens och rutiner gällande lokalfrågor. De myndigheter som har stor organisation och flera lokalhyreskontrakt eller stora ytor har ofta anställda som arbetar med lokalfrågor på heltid. Detta i sig betyder dock inte i alla fall att myndigheten har all den kompetens som krävs för att utvärdera behov, söka lokaler, utvärdera alternativen och driva en förhandling. Kunskaperna i dessa frågor grundar sig mer i intresse och yrkesbakgrund hos de ansvariga. Vissa större myndigheter har inför en flytt- eller lokalutvärderingsprocess utsett en eller flera personer som fått genomförandet av ett flyttprojekt som huvudsaklig arbetsuppgift. Att man på detta sätt instiftat en ny tjänst har att göra med att myndigheterna under den tid som Byggnadsstyrelsen och Lokalförsörjningsverket fanns inte hade behov av denna kompetens internt. Hos de mindre och medelstora myndigheterna ligger ansvaret ofta på administrativ chef, ekonomichef eller chef för internservice. Titlarna varierar, men den faktor som håller dem samman är att lokalfrågorna här endast är en bland flera arbetsuppgifter. Kompetensen hos de ansvariga bygger i dessa myndigheter mer på de ansvarigas intresse än på yrkesbakgrund. Detta eftersom man oftast inte har någon formell kompetens eller bakgrund i fastighetsfrågor. En avgörande faktor tycks även vara hur frågorna prioriteras från ledningen, eftersom ett större intresse från ledningen tenderar att ge större intresse även hos dem som utreder frågorna. 4.7 Behovsanalys Med behovsanalys menas en genomgång av verksamhetens behov av lokaler och lokalisering. Denna analys kan utföras med syfte att effektivisera utnyttjandet av befintliga lokaler eller inför en planering av utformningen av nya lokaler. Den kan även göras med utgångspunkt att avgöra vilken utrustning som krävs i lokalerna eller hur personalen skall placeras för bästa arbetseffektivitet. Hur analysen utformas och utförs beror på eventuella planerade organisatoriska förändringar, myndighetens storlek, interna krav på arbetsmiljö, planerad flytt eller en kombination av dessa faktorer. Exempel på aspekter som kan behandlas är: Framtidsplaner Verksamhet och arbetsmetoder Lokalisering Utformning av arbetsplatser Ytbehov/Ytfördelning Teknik Funktion Logistik Estetik Miljö Ekonomi 28

29 Bland de intervjuade myndigheterna har behovsanalysen genomförts med olika omfattning och under olika faser i processen. En tidigt utförd behovsanalys kan ligga till grund för lokalsökning i form av en tydlig kravspecifikation för sökta lokaler. Det förekommer att ledningen ger tydliga direktiv om vissa av ovanstående aspekter, vilket då ligger till grund för vidare behovsanalys eller stipulerar direkta krav på lokalernas utformning, lokalisering eller ytor. Vissa myndigheter utgår istället från befintliga lokaler vid sökningen, och gör en behovsanalys först i anslutning till eventuellt ombyggnadsprojekt. Analysen kan genomföras internt hos myndigheten, då oftast av den personal som är lokalansvarig, eller av externa konsulter. Om konsulter utför analysen beror detta hos intervjuade myndigheter på att det finns behov av en djupare analys och att relevant kompetens inte anses finnas internt i myndigheten. En fjärdedel av de intervjuade myndigheterna har anlitat konsult för framtagande av behovsanalys. Fördelen med att utföra en grundlig behovsanalys före lokalsökning är att det framstår klart vilka krav som skall ställas på lokalerna. Nedanstående tabell visar hur detta utnyttjats hos de intervjuade myndigheterna. Tabellen visar hur omfattande behovsanalys som utförts före lokalsökningen. Tabell 4.4 Behovsanalysens omfattning (före lokalsökning) Antal Utförlig - innehåller samtliga ovan angivna punkter 8 Delvis - innehåller flera av ovanstående punkter 6 Begränsad - analys av ytbehov och/eller önskad lokalisering 5 Totalt antal myndigheter Kontorsutformning Utformningen av kontorsytorna har stor betydelse för verksamheten såväl som för myndighetens ekonomi. Vissa arbetsuppgifter kan t ex kräva en ostörd miljö i form av låga ljudnivåer eller insynsskydd. Cellkontor kan av denna anledning upplevas som en fördelaktig lösning. Andra arbetsuppgifter kan främjas av att personalen sitter samlat och lätt kan kommunicera med varandra. Hur arbetsplatserna utformas bör styras med utgångspunkt i vilken typ av arbetsuppgifter som utförs, samtidigt måste en avvägning göras mot de ekonomiska aspekterna. Ett kontor med öppen planlösning är ofta flexibelt, yteffektivt och kan anpassas efter behov, vilket kan göra detta till en ur ekonomiskt perspektiv fördelaktig lösning. Vissa lokaler är utformade så att en öppen planlösning inte går att åstadkomma på ett bra sätt. Detta beror på byggnadstekniska faktorer, och kan inskränka hyresgästens utformning av ytorna. Ytterligare en faktor som bör vägas in i beslutet är att en ny utformning av lokalerna ofta kräver att hela eller delar av kontorsmöblemanget byts ut. Detta kan innebära betydande kostnader under införandet. På den tiden Byggnadsstyrelsen ansvarade för tilldelning av lokaler till myndigheterna fanns inte incitamentet hos enskilda myndigheter att utnyttja ytorna effektivt. Detta kombinerat med de trender som finns angående utformning av kontor innebar att samtliga intervjuade myndigheter tidigare suttit i (ofta rymliga) cellkontor. Idag väljer många att sitta i storrum, samtidigt har det skapats incitament för myndigheterna att minska lokalytorna i och med rambudgeten. 29

30 Att ändra utformningen av en kontorslokal från cellkontor kan som nämnts ovan i vissa fall vara ogenomförbart. Ett ombyggnadsprojekt med syfte att ändra lokalernas utformning kräver sådana ingrepp att det kan vara besvärligt att genomföra i befintliga lokaler, då detta riskerar att störa verksamheten. Detta är en anledning till att de myndigheter som infört storrum för hela eller större delen av personalen har gjort detta i samband med en flytt eller ett av andra faktorer planerat renoveringsprojekt. Ett flertal myndigheter har dock efter sin senaste flytt byggt om delar av lokalerna till öppna kontorslösningar. Detta beror i samtliga fall på behov av ytterligare arbetsplatser i befintliga lokaler. Tabell 4.5 Kontorsutformning Antal Storrum används eller har övervägts 14 Storrum har införts för minst 60% av organisationen 5 Cellkontor används för minst 60% av organisationen 14 Antal i urval 19 Av de myndigheter i tabellen ovan som har cellkontor har sju stycken infört storrum för enskilda avdelningar eller för vissa projektgrupper. Dessa storrum är ofta i storleksordningen 4-8 arbetsplatser. Personalens inflytande tycks ha stor inverkan på utformning av lokalerna och den eventuella övergången till storrum. Vid de myndigheter som infört öppen planlösning för hela eller större delen av personalen har beslutet fattats i ledningsgruppen och personalen har haft litet inflytande i den delen av processen. I de fall personalen haft möjlighet att medverka vid beslutet har detta resulterat i att majoriteten motarbetat en förändring. Flera exempel finns även på att generaldirektören valt att sitta i storrum som ett led i processen att få acceptans för beslutet om storrum. I de fall där personalen haft stort inflytande upplevs detta till stor del ha motverkat förändrings- och effektiviseringsplaner. Detta anges bero på att många anser sig behöva ostörda arbetsplatser, dock upplever många av de intervjuade att personalen känner en identitet och trygghet med cellkontor. Att byta till öppna lokaler kräver en anpassning av personalens arbetssätt och rutiner. 4.9 Hyresmarknadsanalys Inför en eventuell omförhandling undersöker ofta myndigheter vilka hyresnivåer som gäller för likvärdiga lokaler i närområdet. Denna analys syftar till att utröna vilka villkor som kan anses skäliga vid en omförhandling och bedöma om en sökning efter alternativa lokaler skall påbörjas. Många myndigheter har dock begränsat undersökningen till ett geografiskt snävt område. Detta beror på att myndigheten är lokaliserad i det aktuella närområdet och anser att en flytt till annat område inte är aktuell. Detta gör att alternativet att flytta till en annan stadsdel och vad det skulle innebära för myndighetens verksamhet aldrig tydliggörs. Skillnader i hyresnivåer mellan olika stadsdelar vägs därmed aldrig in i lokaliseringsbeslutet. Eftersom denna analys ofta utmynnar i en uttalad lokalsökning, och detta innebär att myndigheten är beredd att flytta, krävs att analysen inleds i god tid före gällande hyreskontrakt löper ut. Om hyresmarknadsanalysen inleds i ett sent skede, vilket har 30

31 gällt för ett flertal myndigheter, finns ökad risk för tidsbrist och ett försämrat förhandlingsläge gentemot hyresvärdar Lokalsökning Myndigheterna i undersökningen kan indelas i två kategorier, de som genomfört en flytt och de som genomfört en omförhandling av tidigare kontrakt. Samtliga myndigheter har genomfört en lokalsökning, oavsett om processen resulterat i en flytt eller en omförhandling med tidigare hyresvärd. En analys av lokalsökningens genomförande och de kriterier den grundats på visar att det inte finns nämnvärda skillnader i utförandet relaterat till utfallet av processen. Lokalsökningen kan utföras på ett flertal olika sätt. Till grund för sökningen ligger ofta en specifikation av organisationens krav på lokalerna. Denna specifikation kan vara av översiktlig karaktär såväl som specificerad i detalj. Lokalerna utvärderas sedan och ställs mot varandra och mot eventuella behov som inte medtagits i kravspecifikationen. Denna process fortgår tills ett eller ett fåtal alternativ bedöms vara så intressanta att en förhandling kan inledas med respektive hyresvärd. En indelning kan göras med utgångspunkt i hur kontakten skapas med fastighetsägare eller dess företrädare. När lokalhyresmarknaden är svag och det finns stora vakanta ytor arbetar många hyresvärdar och representanter för dessa aktivt med att marknadsföra sina lokaler. Detta resulterar i att myndigheter under senare tid upplevt att de ofta blir kontaktade med förslag på lokaler. Detta gäller generellt, med undantag för enstaka myndigheter. En indelning av tillvägagångssätt vid lokalsökning kan göras med nedanstående kategorier. 1. Kontaktas av fastighetsägare. Vissa myndigheter har valt att inte göra en aktiv lokalsökning själva, utan har utgått från de objekt de blivit erbjudna. 2. Egen lokalsökning. Många myndigheter har utfört en lokalsökning i egen regi. Dessa anger att de i stor grad använder Internet för att utföra sökningen, dels via portalsidor för lediga lokaler, och dels genom att besöka olika fastighetsbolags webbsidor. Lokalförfrågningar kan skickas ut till fastighetsägare och även personliga kontakter eller tips från personalen kan tas tillvara. 3. Konsult vid lokalsökning. Myndigheten kan köpa in kompetens för att utföra lokalsökningen. Att söka lokal anonymt kan då vara ett alternativ. Sökningen utförs av företag som företräder hyresgäster eller fungerar som rådgivare. Alternativt anlitas kompetens från andra myndigheter som har bättre kunskap på området. Före 1998 fanns Lokalförsörjningsverket som hade till uppgift att erbjuda myndigheter konsulttjänster. 31

32 En annan faktor som är av intresse är hur utförliga krav som anges för lokalerna vid den initiala lokalsökningen. Dessa kan specificeras mer eller mindre och utgör grundkrav för sökta lokaler. 4. En enkel kravspecifikation behöver inte vara skriftlig och innehåller endast krav på ungefärlig yta samt eventuellt lokalkostnader och läge. Dessa kriterier baseras främst på ledningens direktiv. 5. En översiktlig specifikation kan förutom krav på yta, lokalkostnader och läge även innehålla krav på lokalernas utformning och tekniska standard. 6. Detaljerade kravspecifikationer beskriver i detalj hur lokalerna och enskilda arbetsplatser skall vara utformade. Dessa krav baseras på utredningar av verksamhetens behov. Tabell 4.6 Lokalsökning/Kravspec. 4. Enkel 5. Översiktlig 6. Detaljerad Totalt 1. Kontaktas av fastighetsägare Egen lokalsökning Konsult vid lokalsökning Totalt Tabellen visar att de flesta myndigheterna använder få kriterier vid den inledande lokalsökningen. Denna sökning är en sondering av lediga lokaler på marknaden. En detaljerad kravspecifikation bidrar till ett redan från början mer precist urval. De fyra myndigheter som använt sig av en detaljerad kravspecifikation har antingen anlitat konsulter för utförande av denna, eller besitter en stor intern kompetens inom området. 32

33 4.11 Utvärdering av objekt Av de objekt som framkommer i lokalsökningen bedöms ofta ett flertal ej passa myndighetens verksamhet. Detta kan vara fallet även om de passar in i den kravspecifikation som använts vid sökningen. Detta resulterar i att antalet objekt snabbt bantas ned och de som återstår bedöms då vara tänkbara alternativ. En grundligare utvärdering inleds, antalet objekt i denna fas beskrivs i bild 4.6. Bild 4.6 Antal myndigheter Antal objekt Diagrammet visar hur många objekt myndigheterna har med i den mer utförliga analysen. I denna försöker myndigheterna finna styrkor och svagheter med de olika alternativen, för att jämföra lokalernas lämplighet ur ett mer detaljerat perspektiv. De lokaler som är kvar i urvalet fyller oftast ett övergripande kriterium gällande det geografiska läget. En ytterligare utvärdering sker i detta skede med inriktning på mikroperspektiv. Detta innefattar en bedömning av kommunikationer, närservice och eventuellt närhet till för verksamheten viktiga funktioner. I fyra fall har myndigheter utfört restidsundersökning bland personalen för att bedöma läget ur denna synpunkt. Denna undersökning kan utföras som en analys av personalens faktiska restid, privata och arbetsresor, eller som en kartläggning av personalens bostadsadresser. En myndighet har anlitat konsult för att analysera och rangordna samtliga alternativa lokaler ur restidssynpunkt. I detta skede bedöms även möjligheterna att utforma lokalerna efter organisationens behov mer i detalj. Detta kan ske i samarbete med en konsult. Konsulten kan vara kontrakterad av myndigheten såväl som av ifrågavarande hyresvärdar. Med utgångspunkt i prospekt från hyresvärdarna, eller begärda offerter, jämförs de ekonomiska aspekterna av alternativen. I vissa fall utmynnar detta i regelrätta förhandlingar där myndigheten försöker ställa hyresvärdarna mot varandra för att pressa hyresnivån. Ofta har dock redan ett alternativ framstått som det mest lämpliga sett till alla faktorer sammanvägt, och man förhandlar endast med denna hyresvärd. 33

34 4.12 Lokalisering Läget för lokalerna är en betydelsefull fråga för samtliga myndigheter. Ofta utgör detta ett av de starkaste kriterierna vid lokalsökningen. Utgångspunkten är dock olika. Många av de myndigheter som nu har lokaler i ett centralt läge motiverar detta med att det är ett sätt att behålla eller skapa attraktivitet som arbetsgivare. En lokalisering i innerstaden ses som ett krav för att bibehålla och rekrytera kompetent personal. Flera myndigheter anger även som skäl att de har täta nationella och internationella besök, eller att de har många anställda i Mälardalsregionen. Andra myndigheter sätter redan i ett inledande skede upp riktlinjer som säger att de inte skall söka lokaler innanför tullarna eller att de skall lokalisera sig till en viss stadsdel utanför centrum. Detta anges bero på myndighetens image eller policy, eller på analyser av personalens bostadsort eller resvägar. Endast en myndighet har haft krav på närbelägna parkeringsplatser för personalen vid val av lokalisering. Övriga myndigheter har inte tagit hänsyn till parkeringsplatser för personalen, däremot finns verksamheter med behov av parkeringsplatser för myndighetens fordon. Generellt sett tar myndigheter ofta för givet att personalen använder kollektiva färdmedel. Det har även för flera myndigheter varit en utgångspunkt vid lokalval att främja användandet denna typ av transportmedel. Fem myndigheter som tidigare varit lokaliserade utanför tullarna har genomfört en flytt till lokaler innanför tullarna. Tre av myndigheterna anger att läget valdes för att öka attraktiviteten som arbetsgivare, att underlätta personalens tjänsteresor samt att öka tillgängligheten för besökare. Två myndigheter har genomfört en samlokalisering. Denna skedde när myndigheterna på grund av tidigare kraftiga personalnedskärningar sökte nya lokaler. Fem av de intervjuade myndigheterna som tidigare funnits inom tullarna har flyttat till ett mindre centralt läge, men samtliga av dessa finns fortfarande lokaliserade innanför tullarna. Fyra av dem uppger att de varit tvungna att söka sig till dessa lokaler på grund av kraftigt höjda hyresnivåer vid omförhandling av tidigare kontrakt. Dessa upplever att kommunikationer och närservice har försämrats i och med flytten. En myndighet anger stora renoveringsbehov av tidigare lokaler som skäl för flytten. Tio myndigheter har flyttat inom närområdet, eller endast omförhandlat tidigare kontrakt. Av dessa finns tre i dag lokaliserade utanför innerstaden. Ett tydligt mönster kan ses i när flyttarna har ägt rum. De myndigheter som flyttat till innerstaden från ett mer perifert läge har genomfört flytten under perioden De myndigheter som flyttat till ett mindre centralt läge har utfört flytten under perioden Dessa mönster kan ses i förhållande till hyresmarknaden under den senaste tioårsperioden. I samband med fastighetskrisen på nittiotalet gav hyresnivåerna i innerstaden myndigheterna möjlighet att flytta till ett mer centralt läge. Kontrakt som förhandlats mellan åren har ofta inneburit höjda hyror, vilket resulterat i att flera myndigheter tvingats söka sig till billigare lokaler och/eller minska sina ytor. 34

35 Bild 4.7 illustrerar intervjuade myndigheters lokalisering, samt eventuell tidigare flytt. Bild Socialstyrelsen 11. Konsumentverket 2. Konkurrensverket 12. Ekobrottsmyndigheten 3. Tullverket 13. Arbetsmarknadsstyrelsen/ 4. Riksskatteverket Länsarbetsnämnden 5. Naturvårdsverket 14. Arbetsmiljöverket 6. Banverket 15. Post- och Telestyrelsen 7. Riksförsäkringsverket 16. Ekonomistyrningsverket 8. Statens Kärnkraftsinspektion 17. Invest in Sweden Agency 9. Finansinspektionen 18. Riksåklagaren 10. Högskoleverket 19. Statens Strålskyddsinstitut 35