Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb Datum: Tid: 19:00-22:20 Plats: Hangaren Närvarande: Mattias Strand Ordförande Andreas Hansson Peter Rosander Hanna-Stina Stenwald Jimmy Klinteskog Michael Silvin Kajsa Goffrich Jon Bjärkefur Robert Janson Henrik Malmsten Anna Stockborn Ludwig Ring Peter Kjellström Väggansvarigansvarig Richard Lilja 1. Mötet öppnas Ordförande Mattias Strand hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes efter att ha skjutit in punkt 8; väggansvar och uppklättringar. 3. Val av mötesordförande och mötessekreterare Till mötesordförande valdes Mattias Strand. Till mötessekreterare valdes Andreas Hansson. 4. Val av justerare Till justerare valdes Peter Rosander. 5. Adjungeringar Richard Lilja och Peter Kjellström adjungerades till mötet. 6. Föregående mötesprotokoll Föregående styrelsemötesprotokoll lades till handlingarna. 7. Ombyggnation Richard Lilja har anmält att han kan ta på sig att driva arbetet med ombyggnationen och ta de kontakter som behövs med kommunen, Lejonfastigheter och deras arkitekt. Robert Janson är också villig att hjälpa till. Bollen ligger för tillfället hos klätterklubben när det gäller att komma framåt i ärendet. Ritningar som arkitekten tog fram 2012 finns som en bilaga till ett medlemsmötesprotokoll. I övrigt har Erik Kuiper kanske viss ytterligare information om ombyggnationen då han tidigare har hållit i projektet. I samband med ombyggnationen kan det vara intressant att se om ventilationen i lokalen kan göras

2 bättre. Det är också viktigt att undersöka om det är någon utbyggnad på gång i så fall vore det ett mer intressant alternativ. Mattias har kontaktat Micke för att höra hur det står till med skatehallens utbyggnadsplaner men ännu inte fått svar. Styrelsen uppdrar åt Richard att ta de kontakter som behövs och arbeta fram ett förslag på vad som ska göras med information om kostnad så att klubben får något att ta ställning till. Robert Janson håller kontakt från styrelsens sida i ärendet. 8. Väggansvar och uppklättringar En arbetsgrupp bestående av Peter K, Kajsa, Michael och Patrik har bildats för att utveckla väggansvarsverksamheten och har hittills hunnit ha ett möte. Ett problem som behöver lösas är att hitta en bra form för grönt kort-uppklättring. Ett tidigare förslag var att skapa en ny grupp med uppklätteransvariga som särskilt höll i uppklättringar, men den skulle riskera att kannibalisera gruppen väggansvariga. Nuvarande väggansvariga har också tillfrågats och de är på det stora hela nöjda och vill inte ha några stora förändringar. Något som dock skulle förenkla mycket är att ha mer frekvent städning med städfirma så att det blir mindre för väggansvariga att göra. Det är problem att spärra och lägga in nya brickor. Peter kan inte göra det, och Micke kan inte göra det själv utan måste gå via larmfirman. Peter har fått ett kontaktnummer till larmfirman för att ordna med att öppna och stänga brickor. När det gäller det akuta behovet av uppklättringar har tre svar kommit in från personer som kan tänka sig att hålla i uppklättringar; Peter, Kajsa och Marcus. De kommer att hålla några uppklättringspass i början av terminen. Det finns också en viss uppklättringsverksamhet som fortfarande fungerar inom ramen för väggansvariga. Under förra terminen fylldes ytterligare en sida i pärmen med godkända examinationer. Väggansvariga noterar i kalendern om de kan hålla i uppklättringar vid sina väggansvarspass. Dock är det nu bara ungefär 25% av de väggansvariga som är villiga att hålla i uppklättringar, då det varit länge sedan de fick utbildning. Ludwig får i uppdrag att beställa flera larmbrickor; exakt antal får Peter och Ludwig bedöma tillsammans. Arbetsgruppen får i uppdrag att besluta om när väggansvarsverksamheten ska starta för vårterminen. 9. Juniorverksamhet Michael vill dra igång en till juniorgrupp och har frågat om några föräldrar är villiga att ställa upp som ledare. Sex-sju föräldrar har sagt sig vara villiga att ställa upp och Michael har föreslagit en överenskommelse där föräldrarna får utbildning med grönt kort och deras barn får förtur till platser i den nya gruppen, i utbyte mot att föräldrarna deltar som ledare i minst 50% av vårens träningspass, dvs 6 tillfällen. Syftet är att få fler juniortränare så att vi snabbt kan starta upp en till juniorgrupp. De två befintliga juniorgrupperna slås ihop till en med kvarvarande tränare och juniorer från föregående termin. Styrelsen är positiv till Michaels förslag. Föräldrarna måste vara medlemmar i klubben. Michael får i uppdrag av styrelsen att undersöka förutsättningarna och antingen själv hålla utbildningen i klubbens regi mot arvodering, eller annars beställa utbildning för upp till sju personer från Naturfirman och hålla den i deras regi.

3 10. Uppföljning av punkter från tidigare möten 1. Märkningssystem Jon har tagit fram och satt upp några olika alternativ för nya märklappar. Den stora modellen som även har en kort beskrivning av ledens karaktär är populärast. Styrelsen diskuterade utformning och färg och beslutade efter votering att färgerna ska sättas efter den franska skalan. Slutgiltig utformning för korten skickas ut och finslipas på styrelselistan. Jon tar på sig att samla en grupp människor som kan utföra själva jobbet med att laminera kort. 2. Kontaktinformation åt receptionen Mattias har tagit kontakt med Micke och meddelat telefonnummer och e-postadresser till ordförande och kassör så att receptionen kan kontakta klubbens representanter vid behov. 3. Klätterrep Två olika modeller av klätterrep har provats i klätterhallen. För den ena modellen har vissa klagomål kommit på ojämnheter/slitage av manteln. Den andra modellen, Tendon, är billigare och går att få levererad färdigkapad i de längder vi vill ha. Styrelsen beslutar att köpa in Tendonrep. 4. Kreditkort till inköpsansvarig Ett kreditkort till inköpsansvarig har beställts men har inte kommit än. Ludwig avvaktar kreditkortet för att göra de beställningar som nu ligger och väntar. 5. Prislista i kassan Jimmy har haft kontakt med personalen i kassan och fått klartecken att sätta upp information från klätterklubben där om vad som gäller för klättring. Där behöver också finnas information på både svenska och engelska för utbytesstudenter om hur man blir medlem i klätterklubben och skaffar väggkort. Henrik ser efter om han har ett gammalt sådant dokument som kan återanvändas; i annat fall tar Ludwig fram en ny beskrivning att anslå. 6. Mötesdatum för 2014 Tidpunkt för vårmötet bestäms till den 8 april. Tidpunkter för styrelsemöten bestäms enligt ordförandens förslag, vilket i princip innebär den andra tisdagen varje månad. 7. Festpolicy Festansvarig får i uppdrag att ta fram en festpolicy. 8. Ledbygge En utbildning hålls i Västervik den 25 januari och klubben kan tänka sig att betala milersättning, övernattning samt kursavgift för några medlemmar om de som motprestation håller information till ledbyggare vid kommande ledbyggardagar. Tyvärr har utbildningen hunnit bli fullbokad. Jimmy Klinteskog tar på sig att kontakta Klätterverket för att se om vi kan få hit någon därifrån för att utbilda och inspirera ledbyggare. Ett förslag om att köpa in en saxlift för att underlätta ledbygge har kommit in, men styrelsen avslår förslaget en saxlift är svår att förvara och kräver underhåll. Vi fortsätter i stället att hyra in en lift vid ledbyggardagar.

4 9. Incidentrapporter Henrik har hittat några incidentrapporter som satts in i kassörspärmen. Henrik skickar in dem till SKF. 11. Övriga frågor 1. Visionsmöte/kick-off Kajsa undersöker möjliga lokaler för Visionsmötet. Visionsmötet hålls den 1 februari kl 10: Hemsidan Ludwig har fått en offert från en grafisk designer för att ta fram ny layout och struktur för hemsidan för ca kr. Ludwig ska tillsammans med Andreas göra om backend för hemsidan knyta ihop inloggning i registreringssystemet till andra funktioner och göra den lättare att uppdatera. Styrelsen tycker att kostnaden är rimlig och ger Ludwig i uppdrag att gå vidare med förändringarna. 3. Gymet Jimmy får i uppdrag att förbättra och omorganisera gymområdet, bland annat genom att sätta upp hyllplan till vänster om stereoanläggningen. Han får också med hjälp av Anna utreda alternativ för att ersätta den slitna motionscykeln roddmaskin och/eller crosstrainer. 4. Väggregler De nya väggregler som utarbetats på styrelselistan godkändes av styrelsen. 5. Ny inköpsprocess Ludwig har tagit fram ett förslag till ny inköpshantering via e-post. Styrelsen godkände förslaget. 6. Skadad vägg i boulderrummet Ludwig får i uppdrag att ordna något (plexiglas eller plåt) för att ersätta masonitskivorna vid nödutgången i boulderrummet, som inte klarat påfrestningarna från klätterfötter. 7. Styrelseutbildning SISU Robert har presenterat ett förslag på utbildningshelg från SISU. För få från styrelsen kunde delta vid det föreslagna datumet, men styrelsen är positiv till att försöka vid ett senare tillfälle. Styrelsen kör i närtid visionsdag enligt modell från tidigare år. 8. Inträde/väggkort i början av terminen Personalen i receptionen har inte velat släppa in medlemmar som inte finns med på väggkortslistan. Det är fortfarande klubbens avsikt att släppa in medlemmar mot uppvisande av kvitto under terminens första veckor. 9. Ansvarsposter Anna gick igenom ansvarsposterna. Michael Silvin tar på sig rollen som säkerhetsansvarig, och Peter Rosander tar på sig rollen som junioransvarig. Övriga ansvarsposter fördelas senare.

5 12. Nästa möte Nästa ordinarie styrelsemöte hålls tisdagen den 11 februari kl 19 i Hangarens konferensrum. 13. Mötet avslutas Ordförande förklarade mötet avslutat. Andreas Hansson Sekreterare Peter Rosander Justerare