Revidering av barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplaner

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Emad Soukiyh BUN 2015/ Barn- och ungdomsnämnden Revidering av barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplaner Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att godkänna upprättade förslag till dokumenthanteringsplaner för central respektive lokal administration. Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden beslutade den 18 november 1992 och den 16 juni 1993 om dokumenthanteringsplaner för sin verksamhet. Planerna har härefter reviderats vid ett flertal tillfällen. Den 13 januari 2015 antog kommunstyrelsen en kommungemensam dokumenthanteringsplan för inkomna, upprättade samt förvarade handlingar inom områdena allmän administration, personal, ekonomi och projekt. Barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplaner omfattar därmed endast gallrings- och arkivregler för dokument inom barn- och ungdomsnämndens verksamhetsområde. Revideringen av dokumenthanteringsplanerna har skett i samråd med kommunarkivarie Marie Johansson. Mats Linde Förvaltningschef Emad Soukiyh Administrativ chef Bilagor Lokal dokumenthanteringsplan Central dokumenthanteringsplan Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Fax Emad.Soukiyh@kalmar.se

2 BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Barn- och ungdomsnämnden Kanslisekreterare/Systemförvaltare (14) Lokal dokumenthanteringsplan Innehåll 1 STYRNING OCH LEDNING Protokoll Styrdokument Verksamhetsledningssystem Presentation av verksamheten STÖDVERKSAMHET Ekonomi Personal Korrespondens Kontrakt/avtal Upphandling/inköp Skolskjuts FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS Elevregistrering Betygsdokumentation Nationella prov/testmaterial Individuell utvecklingsplan Särskola Barnomsorg Övriga handlingar förskola/skola/fritids ELEVHÄLSA Pedagogiska- och elevvårdande insatser Hälsovårdande insatser ÖVRIGT Dokument- och ärendehantering

3 2 (14) 1 STYRNING OCH LEDNING 1.1 Protokoll Protokoll/minnesanteckningar angående pedagogiska frågor och elevvård, t ex elevhälsateam, arbetsenhetskonferenser Protokoll/minnesanteckningar från brukarråd, elevråd, föräldraråd, arbetsplatsträff, kostråd eller motsvarande Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Delegationsbeslut, kopia Kronologisk ordning Närarkiv Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen 1.2 Styrdokument Organisationsplan för förskola, skolbarnsomsorg, förskoleklass och skola Likabehandlingsplan/plan mot diskriminering och kränkande behandling Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Lokala timplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokala kursplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokalt utvecklingsarbete, original, kopplat till stöd från myndighet eller EU Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras T ex protokoll, minnesanteckningar, rapporter, annan dokumentation Program för fortbildnings- och studiedagar Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras 1.3 Verksamhetsledningssystem Lokal verksamhetshandbok Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Uttag på papper vart 5:e år med början 2002 Synpunkter/beslut om åtgärder utifrån genomförd internrevision Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 2 år Övervakning och mätning av lagefterlevnad Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 2 år

4 Insamling av miljövärden, kopia Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 2 år Journalblad för farligt avfall Kronologisk ordning Vaktmästare 5 år Bokföring av kemikalieinköp Kronologisk ordning Vaktmästare Efter sammanställning Kemikalieförteckning Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Checklista - egenkontroll enligt miljöbalken Del 1 - förskolechef/rektor Del 2 - verksamhetsnivå Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Rapport - brister i trä- och metallslöjdsal Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Riskbedömning - trä- och metallslöjd Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Fördelning av arbetsmiljöuppgifter som rör arbetsmiljön från förskolechef/rektor - till annan arbetstagare - i skolans NO-sal - i skolans trä- och metallslöjdsal Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet 3 (14) 1.4 Presentation av verksamheten Statistik SCB, Skolverket Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år Interntidningar Kronologisk ordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Egenproducerat informationsmaterial, läromedel Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras 2 STÖDVERKSAMHET 2.1 Ekonomi Kvittenslistor Verifikationsnummerordning Skolsekreterare 10 år Sista utgallringsår 2019 Bokföringsorder, kopior Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år Matkuponger Kronologisk ordning Skolsekreterare 10 år Sista utgallringsår 2020 Lunchlista, personal Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år

5 Förteckning över fördelning av premier och stipendier Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras 4 (14) 2.2 Personal Utdrag från belastningsregistret vid anställning Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde På anställningsbeslutet (fältet Anteckningar ) noteras datum för uppvisande Utdrag från belastningsregistret vid mottagande av lärarstudenter samt personer som går yrkesutbildning inom KomVux Analyslistor Kronologisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde. VFU-samordnarna noterar datum för uppvisande. Anpassningsåtgärder Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Som inte finns i Adato Lärarlegitimation/förskollärarlegitimation Kopia till KL-kontorets personalenhet 2.3 Korrespondens Protokollskopior, protokollsutdrag och annat arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse (ex veckobrev, månadsbrev) Vid inaktualitet E-post som bekräftats med originalhandling Resp handläggare Vid inaktualitet Beställningar/begäran om kopior av handlingar och liknande Resp handläggare Vid inaktualitet

6 Inkommen reklam och broschyrer med reklamsyfte Resp handläggare Vid inaktualitet Rutinskrivelser Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet 5 (14) 2.4 Kontrakt/avtal Avtal interkommunala ersättningar Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras 2.5 Upphandling/inköp Förteckning över inköpta läromedel Kronologisk ordning Inköpare 5 Bevaras Garantibevis Systematisk ordning Förskolechef/rektor Efter utgång 2.6 Skolskjuts Ansökan om beslut om skolskjuts vid växelvis boende, val av annan skola, elev med funktionsnedsättning, trafikförhållanden längs skolväg samt uppdragskontrakt om skolskjuts genom så kallad självskjutsning Rekvisitioner av terminskort och skolbiljetter samt betalkort Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS 3.1 Elevregistrering Elevkort Personnummerordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Utdrag ur datorn för åk 9 ombesörjes av aktuell enhet. Om elev flyttar till annan kommun görs utdrag med anteckning vart eleven flyttat - se verksamhetshandboken Klasslistor (även förskoleklass) med elevhändelser (in- och utflyttningar) Klassordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Listor med namn och personnummer

7 Klasschema Klassordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Slutligt för varje läsår Anmälan om in- och utflyttning Alfabetisk ordning Skolsekreterare Efter avslutad skolgång* Uppgifter om nyanländ elev med annat modersmål än svenska Elevmapp Diariet Bevaras Övriga listor Skolsekreterare Vid inaktualitet Skolkataloger Kronologisk ordning Skolsekreterare 5 år 1 exemplar bevaras på utgivande skola Fotokataloger Kronologisk ordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Frånvarorapporter Kronologisk ordning Skolsekreterare Efter avslutad skolgång* Förteckning över barn i fritidshem (en lista för augusti och en för januari) Anmälan/avanmälan till modersmålsundervisning Elevförteckning, modersmålsundervisning och studiehandledning Avdelningsordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Kronologisk ordning Gruppordning Mottagningsenheten, Esplanadskolan Mottagningsenheten, Esplanadskolan Efter avslutad skolgång* 5 år Slutligt exemplar bevaras Elevförteckning svenska som andraspråk Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Sparas i edwise Uppgifter om elever på sjukhus Alfabetisk ordning Esplanadskolan 5 år Bevaras Sekretess 3.2 Betygsdokumentation Betygskataloger, elever Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Förteckning över förkortningar och sifferkoder bifogas till betygskatalogerna Betygskopior Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Endast slutbetyg år 9 Skriftlig bedömning Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Skriftlig bedömning bifogas slutbetygskopian Prövningsliggare, särskild prövning Kronologisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras 6 (14)

8 Betyg efter prövning, kopia Närarkiv 5 år Bevaras Kopia på nytt betyg bifogas elevens slutbetyg år Nationella prov/testmaterial Elevlösningar i svenska och svenska som andraspråk (samtliga delar) Elevlösningar i övriga ämnen (förutom svenska och svenska som andraspråk) Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Sammanställningar av resultat från nationella prov i övriga ämnen förutom svenska och svenska som andraspråk Testmaterial för att följa barns/elevers språk-, läs- och skrivutveckling 7 (14) Klassordning läsårsvis Närarkiv 5 år Bevaras Tillsammans med oanvänt provhäfte Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet Klassordning läsårsvis Närarkiv Gallras 5 år efter provens genomförande Klassordning läsårsvis Närarkiv 5 år Bevaras Klassordning läsårsvis Närarkiv Gallras 5 år efter provens genomförande Personnummerordning Elevmapp 1 år efter avslutad skolgång* Bevaras Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet Endast testmaterial för elever där åtgärdsprogram upprättas bevaras i elevmappen Testmaterial för övriga elever gallras vid inaktualitet Elevlösningar från skriftliga tester och prov Alfabetisk ordning Resp lärare Vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut

9 8 (14) 3.4 Individuell utvecklingsplan Individuell utvecklingsplan (IUP) - förskola Personnummerordning Ansvarig förskollärare 10 år efter avslutad förskola Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen - skola Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen - förskoleklass 3.5 Särskola Beslut om utredning för mottagande i grundsärskolan Beslut om inskrivning och utskrivning vid särskola Beslut om skolplacering, klassplacering och kursplaner för elev mottagen i grundsärskolan Sista gallringsår 2020 Den individuella utvecklingsplanen i förskolan är ersatt av rutin Utvecklingssamtal i förskolan Klassvis Klassföreståndare Bevaras IUP fr o m år 2009 upprättas i edwise - skrivs ut på papper när eleven slutat år 5. Upprättade IUP före år 2009 sparas i pappersformat Personnummerordning Klassföreståndare Bevaras Pappersformat Elevmapp Diariet Bevaras Elevmapp Diariet Bevaras Handlingar från samordnare, barn i behov av särskilt stöd Elevmapp Diariet Bevaras Skriftliga omdömen Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Vid överlämnande av journaler och utredningar sänds kopior, originalen bevaras i kommunen Intyg om genomgången utbildning Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Övriga handlingar, särskolan Se grundskolan

10 9 (14) 3.6 Barnomsorg Minnesanteckningar från utvecklingssamtal Se rutin Utvecklingssamtal i förskolan Förteckning över barn i förskola och pedagogisk omsorg (en lista för augusti och en för januari) Avdelningsordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Placeringsavtal/placeringserbjudande Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år efter avslutad förskola/ skolbarnsomsorg Barnschema Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år Inkommet barnschema via webben sparas i ProCapita Inkomstuppgift Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år efter ankomstdatum Närvarolista Kronologisk ordning Resp avdelning 1 år efter inaktualitet Inkommen inkomstuppgift via webben sparas i Pro- Capita Uppsägning av plats Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år Inkommen uppsägning av plats via webben sparas i ProCapita Ansökan om placering Alfabetisk ordning Skolsekreterare 1 år efter inaktualitet Uppgifter om nyanlänt barn med annat modersmål än svenska Barnmapp Diariet Bevaras Anmälan till modersmålsstöd i förskolan Kronologisk ordning Mottagningsenheten, Esplanadskolan 5 år Bevaras Ansökan om att få betala med autogiro Alfabetisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Ansökan och beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift för person som har ekonomiskt bistånd Barn/elevmapp Förskolechef/rektor 1 år efter avslutad förskola/skol gång* Bevaras Inkommen ansökan om placering via webben sparas i ProCapita

11 10 (14) 3.7 Övriga handlingar förskola/skola/fritids Anmälan till socialnämnden om att barn far illa Barn/elevmapp Diariet Bevaras Individuella övergångsdokument edwise edwise Sparas i edwise 10 år efter barnet/eleven slutat i verksamheten Verksamhetsöverlämning från förskola till förskoleklass Kronologisk ordning Pedagog Vid inaktualitet Förteckning över möjliga tillval Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Handlingar angående språkval och elevens val Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Noteras på elevbilden och sparas på elevkortet Valblankett språkval/elevens val Alfabetisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter samt kulturella aktiviteter Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Handlingar angående samverkan skola-arbetsliv Alfabetisk ordning Studie- och yrkesvägledare 5 år Bevaras Barn- och elevinformation (anhörigblankett) Alfabetisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Förberedelse inför och minnesanteckningar från utvecklingssamtal eller motsvarande Alfabetisk ordning Resp lärare Vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m m dokumenterats i t ex åtgärdsprogram Ledighetsansökan från elev Alfabetisk ordning Skolsekreterare Efter avslutad skolgång* Lärarschema Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år Meddelanden till föräldrar Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Elevenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Föräldraenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet

12 11 (14) 4 ELEVHÄLSA 4.1 Pedagogiska- och elevvårdande insatser Barnmapp - Barn i behov av särskilt stöd och stimulans/förturer/remisser fr o m 1 januari 1998 samt handlingsplan och åtgärdsprogram - förskolan Elevmapp (skolbarnsomsorg, förskoleklass och grundskola) åtgärdsprogram - skolan Förskolechefs/rektors utredning och beslut om särskilt stöd Anmälan om kränkande behandling (till huvudmannen) Utredning och åtgärder i samband med diskriminering och annan kränkande behandling Underlag för samtal vid trakasserier och kränkande behandling Anmälan och utredning om direkt/indirekt diskriminering Personnummerordning Förskolechef 2 år efter avslutad förskola Personnummerordning Rektor 1 år efter avslutad skolgång* Bevaras Bevaras Barn/elevmapp Diariet Bevaras Sekretess Sekretess Originalhandlingar Barn/elevmapp Diariet Bevaras Skickas till barn- och ungdomsförvaltningen Barn/elevmapp Diariet Bevaras Barn/elevmapp Diariet Bevaras Barn/elevmapp Diariet Bevaras Beslut om anpassad studiegång Elevmapp Diariet Bevaras Blankett för tillåtelse att lämna information Barn/elevmapp Diariet Bevaras Avser medgivande av vårdnadshavare - vid överflyttning av barneller elevmapp till annan myndighet - vid överlämning av information från grundskola till gymnasieskola Beslut om att elev helt eller delvis avstår nationellt prov Elevmapp Diariet Bevaras

13 Beslut om anpassning för elev på nationellt prov Elevmapp Diariet Bevaras Tillfällig omplacering inom skolenheten Elevmapp Diariet Bevaras Tillfällig placering vid annan skolenhet Elevmapp Diariet Bevaras Avstängning från undervisning Elevmapp Diariet Bevaras Ansökan till Esplanadskolan Elevmapp Diariet Bevaras Ansökan Funkaboskolans L eller M-klass Elevmapp Diariet Bevaras Särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning Överlåtelse av anordnande av särskild undervisning Elevmapp Diariet Bevaras Elevmapp Diariet Bevaras Beslut om svenska som andraspråk Elevmapp Diariet Bevaras Studiehandledning på modersmålet Elevmapp Diariet Bevaras Utvisning ur undervisningslokal Elevmapp Diariet Bevaras Omhändertagande av föremål Elevmapp Diariet Bevaras Kvarsittning Elevmapp Diariet Bevaras Skriftlig varning Elevmapp Diariet Bevaras Befrielse från obligatoriska inslag i undervisningen Rätt att börja i grundskola/grundsärskola året innan skolplikt inträder Rätt att slutföra utbildningen trots att skolplikten upphört Uppdrag till psykolog på barn- och ungdomsförvaltningen Elevmapp Diariet Bevaras Elevmapp Diariet Bevaras Elevmapp Diariet Bevaras Barn/elevmapp Diariet Bevaras Pedagogisk kartläggning - blanketter Barn/elevmapp Diariet Bevaras Pedagogisk utredning av läs- och skrivsvårigheter/dyslexi Barn/elevmapp Diariet Bevaras Social kartläggning Elevmapp Diariet Bevaras 12 (14)

14 Ansökan till VITS-teamet Elevmapp Diariet Bevaras Uppdrag till specialpedagog med särskilt uppdrag Kronologisk ordning MSU-pedagog Vid inaktualitet Psykosocial enkät elever, ex trivselenkät Rektor Efter sammanställning Sammanställning psykosocial enkät elever Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Hörselgrupp - ex verksamhetsplan, elevkataloger, schema En dag i Hörselgruppen, sammanställning av hörselaktiviteter, sammanställning av elevernas utvärderingar Hörselgrupp - ansökan om medel inklusive redovisning Kronologisk ordning Hörselpedagog 5 år Bevaras Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras 13 (14) 4.2 Hälsovårdande insatser Barnhälsovårdsjournal (BHV) Personnummerordning Skolsköterska Lån från Landstinget, återlämnas efter avslutad grundoch grundsärskola* Skolhälsovårdsjournal (papper) Personnummerordning Skolsköterska 2 år efter avslutad skolgång* Skolhälsovårdsjournal (digital) - uppdrag/remiss - remissvar - övriga provsvar - hälsodeklaration (av elev) - egenutfärdade frisk/sjukintyg, hälsodeklarationer med underlag - korrespondens med elev/vårdnadshavare - medgivande att överföra journal till annan vårdgivare - vaccinationsmedgivande - anmälan olycksfall och tillbud, elev Bevaras Elever som slutar före sin årgång levereras tillsammans med övriga från sin årgång Server Bevaras Om en pappershandling finns digitalt i skolhälsovårdsjournalen kan pappershandlingen gallras efter kontroll - pappershandlingar som inte finns digitalt bevaras

15 Medgivande att lämna ut journaluppgift till annan Lokal metodbok i verksamhetsledningssystmet Kalmar kommuns server Skolsköterska 2 år Vid inaktualitet Förteckning över överförda utlånade journaler Kronologisk ordning Skolsköterska 2 år Bevaras Vid utlåning tas en kopia på förstasidan med en anteckning på till vilken skola/kommun journalen skickats till - gäller ej journaler överförda till Kalmarsunds gymnasieförbund Avvikelserapport Avvikelserapporten skickas till skolöverläkaren i original Granskningsprotokoll journallogg Kronologisk ordning Systemansvarig PMO 10 år Mötesanteckningar Kronologisk ordning Skolsköterska 1 år Anmälan olycksfall och tillbud, barn Alfabetisk ordning Förskolechef 5 år Bevaras Sjukintyg från annan vårdgivare, kopia Skolsköterska Vid slutarkivering 5 ÖVRIGT Förteckning över KRIS-grupp Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Original i elevakt Handlingar rörande samtycken enligt PuL Alfabetisk ordning Vid inaktualitet För t ex bilder på hemsida Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Ansvarsförbindelse vid användande av datorer anslutna till Kalmar kommuns nätverk Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Polisanmälan - brott på skolan Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Rapport om inbrott/skada Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 3 år * Med avslutad skolgång (eller motsvarande) menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola) 14 (14)

16 BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Barn- och ungdomsnämnden Kanslisekreterare/Systemförvaltare (6) Central dokumenthanteringsplan Innehåll 1 STYRNING OCH LEDNING Protokoll Styrdokument Verksamhetsledningssystemet Presentation av verksamheten Fonder STÖDVERKSAMHET Ekonomi Personal Diariet Korrespondens Kontrakt och avtal Upphandling/inköp FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS ELEVHÄLSA ÖVRIGT... 5 Dokument- och ärendehantering

17 1 STYRNING OCH LEDNING 2 (6) 1.1 Protokoll Anteckningar från chefsmöten Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras 1.2 Styrdokument Utbildningspolitisk vision Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Verksamhetsuppdrag grundskola/förskola Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Uppföljning/utvärdering av vikt för verksamheten Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Uppföljning/utvärdering, övrigt Kronologisk ordning Resp handläggare Vid inaktualitet Fortbildning/studiedagar - utvärdering Kronologisk ordning Berörd handläggare 5 år Bevaras Fortbildningsmaterial, deltagarlistor Kronologisk ordning Berörd handläggare 2 år 1.3 Verksamhetsledningssystemet Verksamhetshandbok Verksamhetssamordnare Övervakning och mätning av lagefterlevnad, kopia Bevaras Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Kronologisk ordning Ledningens genomgång, anteckningar och bilagor Verksamhetssamordnare Förvaltningskontorets kundenkät Kronologisk ordning Adm chef 5 år Synpunkter/beslut om åtgärder Kronologisk ordning Adm chef 2 år Journalblad för farligt avfall Kronologisk ordning Vaktmästare 5 år Sammanställning av miljövärden Kronologisk ordning Ekonom 2 år Avvikelserapport Kronologisk ordning Skolöverläkare 3 år Anmälan enligt Lex Maria Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Rapport om tillbud Kronologisk ordning Adm chef Vid inaktualitet 1 år Utdrag på papper: 1 upplagan 2002 och därefter vart 5:e år

18 Ansökan om utvecklingslärare Kronologisk ordning Planeringssekreterare 5 år Bevaras Ansökan om jämställdhets-/mångfaldsutvecklare Kronologisk ordning Planeringssekreterare 5 år Bevaras 3 (6) 1.4 Presentation av verksamheten Skriften Kalla fakta Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Skriften Måluppfyllelse i fokus Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Skriften Elevernas och vårdnadshavarnas syn på verksamheten Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Skolverkets kommunblad Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras 1.5 Fonder Villkor för fonder Kronologisk ordning Ekonom 5 år Bevaras Utdelning av fonder, beslut (förteckning över fördelning) Kronologisk ordning Ekonom 5 år Bevaras Utdelningar av fonder, underlag Kronologisk ordning Ekonom 2 år Räkenskaper angående fonder Redovisas av KL-kontoret ekonomienheten 2 STÖDVERKSAMHET 2.1 Ekonomi Bidrag till fristående skolor Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Debiteringslistor, barnomsorg CD Systemförvaltare 10 år Teknikutvecklingen bevakas så att det går att få fram informationen under hela l0-årsperioden Lokalanpassning - blankett Kronologisk ordning Förvaltningskamrer Vid inaktualitet Kvittenslistor Verifikationsnummerordning Ekonom 10 år Sista utgallringsår 2019 Statsbidrag, momsunderlag Kronologisk ordning Ekonom 2 år

19 2.2 Personal Anpassningsåtgärder Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Som inte finns i Adato 2.3 Diariet Ärendelistor Diarienummerordning Tillsammans med diarieförda handlingar Diarielistor Diarieplansordning Tillsammans med diarieförda handlingar Diarieplanlista Årlig lista Tillsammans med diarieförda handlingar 2.4 Korrespondens 4 (6) 5 år Bevaras Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU 5 år Bevaras 1 ärende/papper Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU 5 år Bevaras Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU E-post som bekräftats med originalhandling Resp handläggare Vid inaktualitet Beställningar/begäran om kopior av handlingar och liknande Inkommen reklam och broschyrer med reklamsyfte Resp handläggare Vid inaktualitet Resp handläggare Vid inaktualitet Rutinkorrespondens, original Kronologisk ordning Resp handläggare 2 år 2.5 Kontrakt och avtal Avtal föräldrakooperativ, original Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Avtal föräldrakooperativ, underlag Kronologisk ordning Planeringssekreterare 2 år 2.6 Upphandling/inköp Garantibevis Kronologisk ordning Vaktmästare Efter utgång 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS Förteckning över barn/elever som är skrivna i Kalmar kommun, men har sin omsorg/skolgång i annan kommun Systematisk ordning Systemförvaltare Bevaras

20 Förteckning över barn/elever som har omsorg/undervisas i Kalmar kommun men tillhör annan kommun Systematisk ordning Systemförvaltare Bevaras Barn- och elevmätningar Kronologisk ordning Systemförvaltare Vid inaktualitet Underlag till SCB-statistik: barn- och elevmätningar, räkenskapssammandrag I datorn Planeringssekreterare, ekonom, systemansvarig Vid inaktualitet 5 (6) 4 ELEVHÄLSA Psykologjournaler/utredningar med underlag, som t ex testmaterial, över barn inom förskole-, fritidshem- och skolverksamhet Personnummerordning Psykolog 1 år efter avslutad grundskola* Bevaras Register över psykologjournaler Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Tilldelning från Specialpedagogiska Skolmyndigheten, original Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Sekretess Beslut om mottagande av elev i särskolan Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Delegationsbeslut samordnare särskolan (beslut om utredning inkl vårdnadshavarnas samtycke - se lokala dokumenthanteringsplanen) Beslut om att gå över till grundskola från särskola Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Delegationsbeslut samordnare särskolan 5 ÖVRIGT Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, original Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, underlag Kronologisk ordning Adm chef 10 år Checklista för tillsynsbesök Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Planärenden för fysisk planering Kronologisk ordning Planeringssekreterare Vid inaktualitet Behörighetsregistrering ProCapita Alfabetisk ordning Systemförvaltare 5 år

21 Barnschema, grupplacering elev och aktivitet personal 6 (6) ProCapita Systemförvaltare Vid inaktualitet Hantering av ev blanketter framgår i den lokala dokumenthanteringsplanen Inkomna anmälningar till huvudmannen om Kronologisk ordning Kanslisekreterare Vid inaktualitet kränkande behandlingar på enheterna * Med avslutad skolgång (eller motsvarande) menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola)