Word för uppsatsskrivare

Transkript

1 Word för uppsatsskrivare Victoria Johansson Humanistlaboratoriet, Lunds universitet 5 december 2006 Innehåll 1 Inledning 3 2 Introduktion Kom igång Ställ in word efter dina behov! Undersök några andra användbara inställningar: Små tips - användbara i alla lägen! 11 4 Kortkommandon De vanligaste kortkommandona Förflytta dig i texten utan musklick Att arbeta med formatmallar Ändra textformat och skapa en formatmall utifrån detta Tips om formatmallsanvändningen inte funkar som du tänkt dig Ändra en formatmall Att ställa in styckeindelningen Skapa en mall för t ex citattext

2 Word för uppsatsskrivare 2 6 Skapa rubriker 21 7 Innehållsförteckning Skapa en innehållsförteckning Uppdatera innehållsförteckningen Fotnoter 25 9 Sidnumrering Använd Assistenten i Word Dokumentmallar Skapa en egen dokumentmall Använd en redan skapad dokumentmall Några tips på vad man inte ska göra 31

3 Word för uppsatsskrivare 3 1 Inledning Detta är en handledning för hur man kan använda Microsoft Word när man redan kan lite grann. Handledningen är främst avsedd för uppsatsskrivare på universitetsnivå, och ger tips som man har nytta av för detta. Åtminstone två saker är värt att notera: Detta är inte en uttömmande guide till hur man använder Word! Det finns mycket, mycket mer som man kan göra med Word än vad som beskrivs här. Guiden syftar till att man ska arbeta sig igenom några användbara funktioner så att man får en överblick av vad man tycker verkar användbart för just det som man själv ska göra. Detta är inte en guide till uppsatsskrivande! Leta alltså inte här för instruktioner om hur du ska disponera texten, eller om du ska stryka under rubrikerna. (Nåja, detta är inte riktigt hela sanningen. Det finns här och där påpekanden om vad som kan vara en mer lämplig formatering för en uppsats;-)) Handledningen är skriven för Microsoft Word för Windows XP. De flesta tipsen kan användas rätt av i tidigare versioner av Word, samt för Macintosh 1. Handledningen fungerar bäst om man följer den från början till slut, men det ska inte vara något som hindrar att man hoppar över de avsnitt man redan behärskar (eller inte är intresserad av). Tanken är också att man enkelt ska kunna gå tillbaks till handledningen och använda den som guide när man använder något moment (t ex skapar formatmallar) i sitt uppsatsskrivande. Handledningen är särskilt anpassad för användare av PC-datorerna i Humanistlaboratoriet på Språk- och litteraturcentrum. Dessa användare kan komma åt den exempelfil som används som arbetsmaterial. Om man inte arbetar vid datorerna i Humanistlaboratoriet kan man skapa sig en egen exempelfil. Det viktiga är att man har en fil med text som man kan modifiera på olika sätt. Alla kommentarer, påpekanden om felaktiga instruktioner, önskemål om moment som kan inkluderas i nästa version av guiden, och - framför allt! - redogörelser för hur mycket denna handledning har hjälp till i ditt arbete med Word tas tacksamt emot på mejladressen it-pedagog@sol.lu.se. 2 Introduktion 2.1 Kom igång Hitta dina egna filer i systemet 1. Gå till Startmenyn (längst ner till vänster på skärmen) 2. Välj Den här datorn. 1 De flesta kortkommandon som börjar med Ctrl i Windows utförs med hjälp av äppletangenten (+ aktuell bokstav) i Mac.

4 Word för uppsatsskrivare 4 3. Ett fönster öppnas 4. Dubbelklicka på den nätverksenhet som har ett namn som inleds med ditt inlogg - dvs det användarnamn som du angav när du loggade in på datorn. Nätverksenheten bör ha ett namn som ungefär är stud-xxx på Studentserver (student) Stäng nu fönstret genom att klicka på minustecknet i fönstrets övre högra hörn. Hela fönstret/mappen förminskas då och syns som en flik längst ner på skärmen. Du kan enkelt komma tillbaks till denna mapp/din nätverksenhet när du vill genom att klicka på fliken! Flytta övningsmaterialet till din egen mapp För att du ska kunna arbeta med övningsmaterialet till den här labben, behöver du flytta över materialet till din egen nätverksenhet 3. Gör så här för att göra detta: 1. Din egen nätverksenhet ska nu synas som en flik längst ner på skärmen. Låt den vara så för tillfället. 2. Gå sedan till Startmenyn (längst ner till vänster på skärmen). 3. Välj Den här datorn. 4. Klicka på den nätverksenhet som heter GU-material på personalserver (staff) (X). 5. Leta sedan reda på mappen som heter Wordkurs, och dubbelklicka på denna (du kan behöva rulla ner för att hitta den). 6. Leta sedan reda på mappen som heter Kopiera detta, och högerklicka på denna! 7. En ruta kommer upp, där du ska välja alternativet Kopiera. 8. Klicka nu på fliken längst ner för att öppna din egen nätverksenhet. 9. När fönstret till din egen nätverksenhet är öppet ska du högerklicka någonstans i detta fönster. 10. I rutan som visas ska du välja alternativet Klistra in. 11. När du utfört detta kommando kommer du i fönstret att se en mapp som heter Kopiera detta. 12. Stäng sedan på nytt fönstret genom att klicka på minustecknet längst upp till höger i fönstret. 2 stud-xxx är olika för varje användare, men är alltid identiskt med det inloggnings-id du använde dig av när du loggade in på datorn i labbet 3 Anledningen till detta är att du endast har skrivrättigheter här. Material som finns sparat på andra ställen kan du endast titta på, men inte förändra.

5 Word för uppsatsskrivare Det öppna fönstret som går till GU-material/Wordkurs kan du stänga helt (dvs genom att klicka på krysset längst upp till höger i fönstret). Öppna Microsoft Word 1. Gå till Startmenyn (längst ner till vänster på skärmen) 2. Välj Alla program 3. Välj Microsoft Word 4. Programmet öppnas. 5. OBS!! Om det är första gången du öppnar programmet på den här datorn kommer programmet att göra några personliga inställningar. Du får också upp en ruta där du ombeds fylla i ditt namn och dina initialer. Gör detta om du vill, eller klicka bara OK för att stänga rutan. Figur 1: För att hitta rätt nätverksenhet börjar du med gå till Leta i (se nr 1). Klicka sedan på nedåtpilen och identifiera rätt nätverksenhet (se nr 2). Välj sedan att öppna en undermapp genom att dubberklicka på denna (se nr 3. Öppna det första dokumentet 1. Gå upp under Arkiv-menyn och välj Öppna. 2. Ett fönster öppnas. Överst till vänster står det Leta i, följt av ett vitt fält, där alternativet Mina dokument är förvalt. Jämför siffran 1 på bild 1.

6 Word för uppsatsskrivare 6 3. Klicka på nedåtpilen till höger om Mina dokument. Jämför siffran 2 på bild I rullningslisten som dyker upp ska du välja alternativet som har ett namn som inleds med ditt inlogg - dvs det användarnamn som du angav när du loggade in på datorn. 5. I rutan ovanför syns nu flera mappar. Dubbelklicka på den som heter Kopiera detta. Jämför siffran 3 på bild Leta reda på dokumentet som heter exempeltext.doc 4, och dubbelklicka på detta. 7. Dokumentet öppnas. 8. För att du ska kunna arbeta med detta dokument, utan att förstöra originalet är det bra att1 en gång göra en kopia av dokumentet. Gå därför upp till Arkivmenyn och välj alternativet Spara som Ett fönster öppnas. 10. Gå ner till rubriken Filnamn nästan längst ner i det öppna fönstret. 11. Här står redan exempeltext.doc, men ändra namnet till "exempeltext1.doc". 12. Klicka på knappen Spara längst ner till höger i fönstret. 13. Fönstret stängs. 14. Nu kan du göra förändringar i detta dokument, och ändå ha en kopia på originalet kvar. Originalet heter ju Exempeltext, medan detta dokument heter Exempeltext1. Ofta vill man på detta sätt spara äldre versioner av ett dokument man arbetar på, för att kunna gå tillbaka till om man gör några stora förändringar i sitt dokument, eller om man producerar två olika dokument med delvis samma innehåll. 2.2 Ställ in word efter dina behov! Word innehåller en massa funktioner som kan underlätta skrivarbetet. Men det finns också funktioner som snarare kan försvåra - åtminstone om de är i gång när man inte behöver dem. I stället för Words förinställningar kan du anpassa programmet efter dina egna behov. Du kan välja att stänga av eller sätta på en massa funktioner, men det här är några inställningar som brukar underlätta arbetet. Gör så här: De inställningar du gör här sparas till nästa gång du använder Word på samma dator 5, så du behöver inte göra om inställningarna då. 4 Eventuellt syns inte filtillägget.doc, men klicka då på det dokument som heter exempeltext 5 I Humlabbet sparas inställningarna så att det inte spelar någon roll på vilken dator du

7 Word för uppsatsskrivare 7 Stäng av stavnings- och grammatikkontroll 1. Gå upp under Verktygsmenyn och välj Stavning och grammatik. 2. En dialogruta öppnas. 3. Välj knappen Alternativ längst ner i dialogrutan. 4. En ny dialogruta öppnas. Välj fliken Språkkontroll. 5. Kryssa bort alternativen Kontrollera stavning medan du skriver och Kontrollera grammatik medan du skriver. 6. Klicka OK på knappen nere till höger. 7. Fönstret stängs. 8. För att stänga den sista dialogrutan kan du klicka i krysset längst upp i högra hörnet i dialogrutan. Detta betyder inte att du inte ska använda stavnings- eller grammatikkontrollen i Word. Det ska du förstås. Men använd dessa funktioner när du behöver det! Gå in och kontrollera stavning (och/eller grammatik) när du är osäker på något, och kontrollera hela dokumentet först mot slutet av ditt skrivarbete. På så sätt kan du ägna dig åt innehållet i stället för att ständigt rätta stavfel. När du vill göra en stavningskontroll går du helt enkelt upp till Verktygsmenyn och väljer alternativet Stavning och grammatik, och kör en stavnings- och/eller grammatikkontroll. Ställ in Word så att rullmenyerna alltid visar fullständiga menyer 1. Gå upp under menyn Verktyg (överst på skärmen) och välj alternativet Anpassa 2. Ett fönster öppnas. 3. Kryssa i alternativet Visa alltid fullständiga menyer 4. Klicka på Stäng längst ner till höger. 5. Fönstret stängs. Nu kommer programmet att visa alla alternativ när man klickar på menyerna överst i Word-fönstret. loggar in på i labbet - Word ska se likadant ut för dig i alla fall. Inställningar som du gör i Word på pc-maskinerna gäller emellertid inte för macarna.

8 Word för uppsatsskrivare 8 Ställ in Word så att programmet autokorrigerar dina vanligaste felskrivningar Om man inte stänger av en del funktioner kommer Word automatiskt att formatera rubriker, punktlistor och annat. Ibland är detta bra, men ofta är det irriterande. Kontrollera nu inställningar nedan (det kan hända att en del av dem redan är bortkryssade, men kolla för säkerhets skull): 1. Gå upp under Verktygsmenyn och välj Alternativ för autokorrigering Ett fönster öppnas. 3. Välj fliken Autoformat vid inskrivning 4. Se till att alternativet Inbyggda formatmallar för rubriker är bortkryssat. 5. Välj sedan fliken Autokorrigering 6. Kryssa bort alternativet Inled varje mening med versal 7. Skriv sedan in itne i fältet under Ersätt. 8. Matcha detta mot inte i fältet under Med. (om det inte går att skriva i fältet under Med så får du se till att ringen framför Oformaterad text är markerad, och sedan pröva igen). 9. Klicka på knappen Lägg till. 10. Klicka OK längst ner i fönstret för att stänga det. 11. Upprepa gärna proceduren med ord eller uttryck som du själv ofta använder, och där fingrarna lätt slinker på tangenterna. Alternativet med ersätt under Autokorrigering är väldigt praktiskt att använda om man ofta slinter på tangenterna, och t ex skriver coh i stället för och. Man kan också använda det för att skapa snabbkommandon för uttryck som man skriver ofta, t ex kan man lägga till att ist alltid ska skrivas ut som i stället. (Tänk dock på att bokstavskombinationen helst inte ska förekomma i något annat ord...) 2.3 Undersök några andra användbara inställningar: Ställ in språk 1. Gå upp under menyn Redigera överst på skärmen och välj Markera allt (du kan också trycka tangentkombinationen Ctrl+A). 2. Gå upp under Verktygsmenyn och välj Språk, och sedan alternativet Ange Språk.

9 Word för uppsatsskrivare 9 3. Ett fönster öppnas. Här kan du ställa in vilket språk du använder i det aktuella dokumentet. Stavning- och grammatikkontroll anpassar sig till det valda språket. Det är möjligt att ha flera språk i samma dokument, om stavnings- och grammatikkontrollen är installerad för flera språk Eftersom detta dokument är skrivet på svenska, kan du se till att svenska är förvalt, och sedan klicka OK. Klicka nu också en gång någonstans i texten för att avmarkera ditt val Markera allt. Ställ in verktygsfälten 1. Gå upp under Visa-menyn. 2. Välj Verktygsfält. Här har du möjlighet att välja vilka verktygsfält som ska vara synliga medan du arbetar i Word. Du kan gå upp och öppna ett verktygsfält när du arbetar med en särskild miljö, t ex tabeller, eller ritobjekt, och sedan stänga verktygsfältet för denna miljö när du är färdig. 3. Se till att alternativen Standard och Formatering är ikryssade, och övriga alternativ inaktiva. 4. Lämna menyn (genom att klicka någonstans på det öppna dokumentet bakom). 5. Du ska nu ha två verktygsfält öppnade under huvudmenyerna överst på skärmen (se figur 2). Figur 2: En bild av verktygsfälten Standard (överst) och Formatering (underst). Dessa kan placeras var man vill på skärmen, här är de placerade under varandra, ovanför textfönstret. 6. Om du jobbar med så stora skärmar som i Humlabbet lägger sig i regel Standard- och Formateringsmenyerna efter varandra överst på skärmen. Detta gör att inte riktigt alla symbolknappar syns, och det kan därför vara praktiskt att ha menyerna under varandra i stället för bredvid varandra. Pröva att klicka och dra i kanterna på menyerna. Glappet mellan Standard- och Formateringsmenyerna visas som en randig kant, och om du för musen över denna kant kan du klicka och dra t ex Formateringsmenyn så att den hamnar under Standarmenyn. Men du kan också flytta menyerna t ex till vänsterkanten på skärmen, om du föredrar det. Om 6 När du lite senare i detta dokument har lärt dig om formatmallar så kan du t ex göra en formatmall för svenska, och en för engelska, eller franska eller något annat språk som du ofta skriver på. På så sätt kan du få en stavningskontroll som är anpassad till språket.

10 Word för uppsatsskrivare 10 fälten försvinner kan du öppna dem igen genom att på nytt gå upp under Visa-menyn och välja Verktygsfält. Välj visningsalternativ 1. Gå upp under Visa-menyn. 2. Välj Utskriftslayout. Det här layouten kan vara bra att använda om man vill se hur dokumentet kommer att se ut när man skrivit ut det, men det är ofta lättare att arbeta i det läge som heter Normal. Om man inte arbetar med att rita bilder i Word så är det enklast att arbeta i visningsalternativet Normal, och bara gå upp och välja Utskriftslayout när denna är mest praktisk. Det går t ex mycket snabbare att scrolla upp och ner i ett stort dokument om man arbetar i läge normal. 3. Gå upp under Visa-menyn igen. 4. Välj Normal. Om du tycker att texten på skärmen ser för liten ut, så kan du ändra denna genom att ändra procentantalet i rutan i standardverktygsfältet som syns överst på skärmen (jfr bilden i figur Ändra nu procenttalet till t ex 125 %. Du kan klicka på den nedåtgående pilen till höger om fönstret som visar procenttalet och välja något av förvalsalternativen, eller så kan du markera procentsiffran, och skriva in siffrorna direkt. Tänk på att det här endast är ett visningsalternativ! Texten ser endast större/mindre ut på skärmen, men om du gör en utskrift är texten likadan. Figur 3: I Standardverktygsfältet överst på skärmen ser du hur mycket bilden är inzoomad. Stäng av hjälpfunktionen Word har en inbyggd hjälpfunktion, som kan vara bra att använda ibland. Däremot kan den vara otroligt irriterande att ständigt ha påslagen när man inte behöver den. Stäng därför av hjälpfunktionen. Gör så här: 1. Gå upp under Hjälp-menyn. 2. Välj alternativet Dölj Officeassistenten. 3. Assistenten försvinner.

11 Word för uppsatsskrivare 11 Om du behöver Officeassistenten för att fråga något går du tillbaka upp under Hjälp-menyn och väljer alternativet Visa Officeassistenten. Du kan sedan klicka på assistenten och ställa din fråga. Det går också att aktivera hjälpfunktionen t ex genom att att trycka på tangenten F1 (uppe till vänster på tangentbordet). 3 Små tips - användbara i alla lägen! Använd Escape -tangenten (längst upp till vänster på tangentbordet) i stället för att klicka på avbryt i ett fönster. På så sätt slipper du att använda musen. Använd ångra-kommandot under Redigeramenyn om det blir fel. Man kan ångra ganska många steg bakåt. Kortkommandot för att ångra är Ctrl+Z. Spara ditt dokument regelbundet!! Kortkommando för att spara är Ctrl+S. Ta för vana att spara ofta, t ex när du ändå tar en tankepaus. Du kan använda ångra-kommandot även om du har sparat ditt dokument. Om du vill bevara flera versioner av ditt dokument kan du välja alternativet Spara som... och döpa om ditt dokument (låt det t ex ha kvar samma namn som tidigare, men med en 2:a, eller 3:a osv efteråt). Då kommer en kopia med det gamla namnet att finnas kvar, och du skriver vidare och/eller ändrar i den nya, version 2, 3 osv. 4 Kortkommandon Kortkommandon underlättar arbetet vid datorn enormt. I början tar det lite längre tid att använda kortkommandon än att ta till musen, men när du väl lärt dig de vanligaste kommandona kommer du snart att upptäcka att det är väldigt tidsbesparande (och dessutom förebygger du musarm). Det är t ex hemskt bra att använda kortkommandot för Spara så ofta som möjligt. Många kortkommandon är redan implementerade i Word (och annars finns det möjlighet att lägga till kortkommandon för sådant som man använder ofta). Ett typiskt kortkommando börjar med Ctrl och följs av en bokstav, t ex Ctrl+S som är kortkommandot för Spara. Detta innebär att man ska trycka ner Ctrltangenten (dvs Control-tangenten, som sitter ett par tangenter till vänster om mellanslagstangenten) tillsammans med i det här fallet tangenten S. Om det finns ett kortkommando så står detta i allmänhet efter kommandot under menyn. Gå upp under Arkiv-menyn och se efter. Står det Ctrl+S efter kommandot Spara? 4.1 De vanligaste kortkommandona Använd menyerna för att ta reda på kortkommandona för funktionerna nedan. Skriv gärna upp dem, så att du i det fortsatta arbetet med handledningen enkelt

12 Word för uppsatsskrivare 12 kan ha dem till hands (och förstås använda dem så ofta som möjligt!). 1. (a) Öppna ett dokument: (b) Skapa ett nytt dokument: (c) Skriva ut: (d) Markera all text i ett dokument (e) Kopiera text: (f) Klippa ut text: (g) Klista in text: (h) Ångra (inmatning): (i) Sök: (j) Ersätt: Andra kortkommandon som man har stor nytta av (men som kan vara svåra att hitta genom att söka under menyer) är: Kursiv stil: Ctrl+K (obs! I en del wordversioner används Ctrl+I) Fetstil: Ctrl+F (obs! I en del wordversioner används Ctrl+B) Understruken text: Ctrl+U Försök använda dig av kortkommandon så mycket som möjligt när du gör övningarna i detta dokument!! 4.2 Förflytta dig i texten utan musklick Det går också att använda sig av tangenterna för att förflytta sig fram och tillbaka i texten. Detta gör att man inte behöver använda sig av musen och är mycket praktiskt. Det kan ta lite tid att få kläm på att använda tangenterna för att förflytta sig i texten, men när man väl har lärt sig det hela går det i många fall mycket snabbare än att använda sig av musen. Dessutom är förflyttningarna ofta användbara i andra program på datorn. 1. Sätt markören i texten. 2. Tryck ner Ctrl-tangenten, samtidigt som du stegar dig framåt i texten med högerpilen. 3. Vad händer? 4. Vad händer om du använder Ctrl+Vänsterpil? 5. Vad händer om du använder Ctrl+Uppåtpil? 6. Vad händer om du använder Ctrl+Nedåtpil? 7. Använd Ctrl+Shift+Högerpil. Vad händer nu?

13 Word för uppsatsskrivare Använd Shift+Vänsterpil. Vad händer nu? 9. Vilket kommando ska du använda för att nedåt i texten markera ett stycke i taget? Tänk först, testa sen: 10. Fungerade det som du tänkt dig? 11. Vad händer om du trycker på tangenten End? 12. Prova att sätta markören först i ett stycke. Håll sedan ner Shift-tangenten, samtidigt som du klickar i slutet av stycket med musen. Vad händer? Glöm inte att du också kan använda tangenterna PageUp (PgUp) och Page Down (PgDn) för att förflytta dig uppåt och nedåt i dokumentet. Mössen här i labbet har också ett scrollningshjul, som kan användas för att scrolla upp och ner i texten. 5 Att arbeta med formatmallar 5.1 Ändra textformat Markera det första stycket i texten (använd kortkommandon!!). 2. Gå sedan upp under Format-menyn och välj Tecken 3. Ett dialogfönster öppnas. 4. Här kan du välja teckensnitt, teckenstorlek, format, teckenfärg och andra egenskaper hos texten. Texten är nu i Courier New, normal stil, 12 punkter. 5. Se till att du står på fliken som heter Teckensnitt Använd rullgardinsmenyerna för att göra om texten till teckensnittet Arial, kursiv stil, 18 punkter, grön text. Du kan göra detta genom att klicka på de nedåtgående pilarna till höger om fälten Latinskt teckensnitt, Format, Storlek respektive Teckenfärg, och välja de fördefinierade alternativen eller genom att direkt skriva in alternativen i rutorna. 6. Klicka OK, så att dialogfönstret stängs. Det första stycket i texten är nu förändrat enligt dina önskemål. Stycket är också markerat, så du kan behöva klicka någon annanstans i dokumentet för att avmarkera texten för att se att texten är grön och skapa en formatmall utifrån detta Låt oss för ett ögonblick tänka oss att du (mot förmodan) tycker att denna gröna Arial-text är ett bra utseende för din uppsats, och att du vill lära dig hur du skapar en formatmall baserad på denna formatering. Gör då så här:

14 Word för uppsatsskrivare Se till att markören är placerad någonstans i det första stycket. Du behöver inte markera någon text, det räcker med att du ställer markören någonstans mitt i texten och klickar en gång. 2. Gå upp till menyn Format överst på skärmen och välj alternativet Formatmallar och formatering 3. En spalt öppnas nu till höger om ditt dokument. Detta är formatmallshjälpen, som du har stor nytta av när du arbetar med formatmallar. I det översta fönstret i formatmallsspalten står nu Arial, 18 pt, Kursiv stil, Grön. Det är alltså en beskrivning av den formatering som texten har i det stycke där du ställt markören. 4. Du kan göra formatmallsspalten bredare genom att sätta musen på listen mellan skrivfönstret och formatmallsspalten, och sedan klicka och dra spalten lite åt vänster. 5. Klicka nu på knappen som heter Nytt format och finns överst i formatmallsspalten. 6. En dialogruta öppnas. 7. Ge här din nya formatmall ett namn, t ex VictoriasFormatmall (du måste ersätta det föreslagna namnet Formatmall1, och det är alltid bäst att undvika mellanslag i namn av det här slaget) Se till att du efter Typ väljer alternativet Stycke. 9. Kontrollera att det format som specificeras längre ner i rutan är just det du vill ha, dvs Arial, 18, kursiv stil, Latin. 10. Klicka OK längst ner i fönstret, så att det stängs. 11. Notera nu att din nya formatmall har dykt upp som ett alternativ i Formatmallsspalten. Där ska finnas alternativet VictoriasFormatmall. 12. Det första stycket (som din formatmall är baserad på) är dock ännu inte markerad som denna formatmall. Se därför till att markören fortfarande står någonstans mitt i första stycket. Klicka sedan en gång på alternativet VictoriasFormatmall i formatmallsspalten. 13. Nu ska namnet i den översta rutan i formatmallsspalten förändras. I stället för att det står Arial, 18 pt, Kursiv stil, Grön så ska det nu stå VictoriasFormatmall Ställ nu markören någonstans i det andra stycket. 7 I fortsättningen kommer detta dokument hänvisa till namnet VictoriasFormatmall, men på din skärm heter förstås formatmallen någonting med ditt eget namn. 8 Det är en lite komplicerad hantering att den text man utgår från inte automatiskt tillhör den nya formatmallen, men detta är förändrat i senare versioner av Word.

15 Word för uppsatsskrivare Klicka nu på formatmallen VictoriasFormatmall. Nu stycket förändras till din nya formatmallen, och texten i den översta rutan i formatmallsspalten förändras till VictoriasFormatmall. Du kan alltid kontrollera vilket format en viss text har genom att markera texten och se vilket formatmall som är markerad i formatmallslistan. 16. Ställ nu din markör i tredje stycket av texten - ett stycke som ännu är oformaterat. 17. Klicka på din formatmall VictoriasFormatmall. 18. Vad händer? 19. Också ditt tredje stycke har omformaterats till din formatmall! 20. Prova att trycka Ctrl+Z. 21. Vad händer nu? 22. Du har ångrat din formatering, och tredje stycket har nu återställts till sitt tidigare tillstånd. 23. Se till att markören står i stycke tre och klicka ännu en gång på formatmallen VictoriasFormatmall. 24. Tredje stycket förändras på nytt. Välj nu att klicka på alternativet Radera formatering överst i formatmallsspalten. 25. Vad händer? Tips om formatmallsanvändningen inte funkar som du tänkt dig Du har nu lärt dig hur man kan skapa en formatmall. Normalt ska man inte behöva markera texten som man vill förändra enligt sin formatmall, utan det ska räcka att t ex sätta markören i det stycke man vill förändra. Denna funktion verkar vara lite instabil i den aktuella Word-versionen, så för att ta det säkra för det osäkra föreslår jag att man tar för vana att markera ord/stycken/rader som man vill formatera om enligt en formatmall, för att vara säker på att förändringen verkligen går igenom! Om du råkar ut för att formatmallar som du inte har bett skapas av programmet, så kan du ta bort dessa t ex genom att använda alternativet Radera formatering. Formatmallsspalten Markera alla -funktion Formatmallsspalten har en väldigt bra funktion som finns under knappen Markera alla. Gör så här: 1. Placera markören i ett av de stycken som är formaterade enligt formatmallen VictoriasFormatmall.

16 Word för uppsatsskrivare Gå till formatmalsspalten och klicka på knappen Markera alla. 3. Alla stycken i din text som tillhör formatmallen VictoriasFormatmall markeras nu. Denna funktion kan man t ex använda för att kontrollera att alla de textstycken som ska höra till en formatmall också hör hit. 4. Klicka någonstans (var som helst i texten) så att markeringen försvinner. 5.3 Ändra en formatmall Nu har du lärt dig hur man skapar en formatmall. Men grön 18 punkters Arial-text är inte särskilt användbart i en uppsats. Därför ska vi definiera om formatmallen till något mer användbart. Det bästa med att vi gjort texten till en formatmall är nämligen att vi bara behöver definiera om den på ett ställe. Sedan ändras automatiskt all text som är markerad som denna formatmall. Väldigt praktiskt! Det finns olika sätt att ändra formatmallen. Man kan klicka på formatmallsnamnet i formatmallsspalten, eller välja att förändra texten som tillhör en formatmall på olika sätt. Gör så här, för att testa några olika varianter: 1. Flytta musen (utan att klicka) över formatmallsalternativet VictoriasFormatmall i formatmallsspalten. En nedåtgående pil syns nu till höger om VictoriasFormatmall. Klicka på denna. 2. Ett rullningsfönster visas, där du ska välja alternativet Ändra. 3. Ett fönster öppnas. Fönstret heter Ändra formatmall. 4. I detta fönster har du nu möjlighet att ändra utseendet på din formatmall. Formatera om formatmallen till Times New Roman, 12 punkter. 5. Klicka i rutan framför Uppdatera automatiskt längst ner i fönstret. 6. Klicka OK så att fönstret stängs. Din gröna Arial-text ska nu ha förvandlats till kursiv times new roman, 12 punkter, men fortfarande grön. Detta ska ha skett i alla stycken som hör till denna formatmall! 7. Markera nu första stycket. 8. Gå upp till Format-menyn och välj alternativet Tecken. 9. Fönstret där du kan specificera teckenutseendet öppnas. 10. Ändra Teckenfärg till alternativet Automatiskt 11. Klicka OK så att fönstret stängs. All text som nu hör till formatmallen VictoriasFormatmall ska nu ha förändrats (från grön till svart), eftersom du ändrat en del av texten som hör till denna formatmall. 12. Låt det första stycket förbli markerat.

17 Word för uppsatsskrivare Välj sedan Ctrl+K (i vissa wordversioner Ctrl+I), för att ta bort kursiveringen på texten. 14. Nu bör all text som hör till formatmallen Victoriaformatmall vara förändrad så att den är i formatet Times New Roman, 12 punkter, normal text, svart. Detta är en mycket bättre utgångspunkt för t ex en uppsats. Du kan alltså förändra en formatmall på tre sätt: Genom att välja Ändra i formatmallsfönstret. Genom att markera ett stycke och gå upp till något alternativ i menyerna överst på skärmen. Genom att markera ett stycke och t ex använda ett kortkommando. OBSERVERA! En förutsättning är att du klickat i alternativet Uppdatera automatiskt i fönstret Ändra formatmall!! Kontrollera hela tiden mot formatmallsspalten att din formatmall verkligen ändras så som du vill ha den. Om oönskade formatmallar uppstår kan du ta bort dessa genom att flytta musen (utan att klicka) över det oönskade formatmallsalternativet i formatmallsspalten. Klicka på den nedåtgående pilen som syns till höger. I rullningsfönstret som visas, väljer du alternativet Ta bort. 5.4 Att ställa in styckeindelningen Formatmallar kan inte bara användas för att definiera utseendet på texten, utan också för att formatera stycken och annat. Det här avsnittet tar upp hur du kan ställa in styckeindelningen för din text. När du skriver en uppsats kan du välja mellan att markera nytt stycke med hjälp av en blankrad eller att markera det med hjälp av ett indrag i vänsterkanten. Om du väljer det senare alternativet ska du förstås inte ha styckeindrag efter rubrik. Nedan går vi igenom hur man gör inställningarna för respektive alternativ. Du kan välja att testa båda alternativen, eller bara det alternativ som du själv helst vill använda dig av. Att markera nytt stycke med hjälp av blankrad Välj att följa antingen guiden för att markera nytt stycke med blankrad eller att följa guiden för att markera nytt stycke med hjälp av indrag i vänsterkanten (följande avsnitt). Om du vill pröva båda, så återställ dokumentet (genom Ctrl+Z) efter att ha följt den första guiden. 1. Ställ markören någonstans i andra stycket 2. Gå upp under Format-menyn och välj alternativet Stycke.

18 Word för uppsatsskrivare Ett fönster öppnas, där du kan göra inställningar för hur ett stycke ska se ut. 4. Titta på de rullningslister som finns under avsnittet Avstånd. 5. Ändra avståndet Före till 12 pt. 6. Ändra avståndet Efter till 12 pt. 7. Klicka OK så att fönstret stängs. 8. Alla stycken som är markerade enligt VictoriasFormatmall ska nu ha ett styckeutseende som gör att det ser ut som om det finns en blankrad mellan styckena. 9. Ställ markören sist i det sista stycket i texten som är formaterat enligt VictoriasFormatmall ). 10. Tryck Enter. 11. Skriv in lite text, t ex Nu testar jag om min formatmall fungerar bra för styckeindelningar (om du inte kan komma på något bättre att skriva). 12. Funkar formatmallen som du har tänkt dig? Genom att ställa in stycken på det här sättet (dvs i formatmallen), så behöver du aldrig använda return två gånger, utan varje gång du trycker på return så bildas ett nytt stycke, och du får en automatisk indelning där styckena skrivs med blankrad mellan sig. Att markera nytt stycke med hjälp av indrag i vänsterkanten Om du först har gjort guiden för att markera nytt stycke med blankrad eller att följa guiden för att markera nytt stycke med hjälp av indrag (förgående avsnitt) behöver du först återställa dokumentet (genom upprepade Ctrl+Z) innan du följer denna guide. 1. Ställ markören någonstans i andra stycket 2. Gå upp under Format-menyn och välj alternativet Stycke. 3. Ett fönster öppnas, där du kan göra inställningar för hur ett stycke ska se ut. 4. Titta på avsnittet som handlar om Indrag. 5. Under rubriken Special ska du i rullningslisten välja alternativet Första raden. 6. Under rubriken Med ska du välja alternativet 1 cm.

19 Word för uppsatsskrivare Klick OK längst ner i fönstret så att fönstret stängs. Alla dina stycken som hör till formatmallen VictoriasFormatmall, ska nu ha formaterats till att ha ett indrag på 1 cm i vänsterkanten. Om du väljer det här alternativet för din styckeindelning så får du göra en specialformatmall för de stycken som ska vara precis under en rubrik. Gör så här: 1. Markera första stycket 2. Klicka på knappen Nytt Format i Formatmallsspalten 3. Ett fönster öppnas. Välj att ge denna formatmall det nya namnet VictoriasInledning. 4. Kontrollera fönstrets övriga inställningar: För Typ ska du ha valt alternativet Stycke, och för Formatmall baserad på VictoriasFormatmall, för Formatmall för följande stycke ska du ha valt alternativet VictoriasFormatmall Klicka i rutan Uppdatera automatiskt längst ner i fönstret. 6. Klicka OK, så att fönstret stängs. 7. Gå ut till formatmallsspalten till höger och klicka på den nya formatmallen VictoriasInledning, så att det första stycket blir formaterat enligt detta (att formateringen har fungerat ser du genom att formatmallsnamnet VictoriasInledning är markerat Formatmallsspalten när första stycket är markerat, eller när markören står någonstans i det första stycket). 8. Kontrollera att stycke 2 (och eventuellt 3) fortfarande är formaterade enligt alternativet VictoriasFormatmall. 9. Markera återigen första stycket. 10. Gå upp under Format-menyn och välj alternativet Stycke. 11. Ett fönster öppnas, där du kan göra inställningar för hur ett stycke ska se ut. 12. Titta på avsnittet som handlar om Indrag. 13. Under rubriken Special ska du i rullningslisten välja alternativet (inget). 14. Klick OK längst ner i fönstret, så att fönstret stängs. Du ska nu fått ett utseende på texten där första stycket saknar indrag, och stycke 2 och 3 har indrag i vänsterkanten. 15. Ställ markören sist i det sista stycket i texten som är formaterat enligt VictoriasFormatmall. 9 Genom att välja detta alternativ kommer du automatiskt att övergå till formamallen VictoriasFormatmall när du lämnat formatmallen VictoriasInledning. Du behöver då inte särskilt ställa in formatmall för detta stycke

20 Word för uppsatsskrivare Tryck Enter. 17. Skriv in lite text, t ex Nu testar jag om min formatmall fungerar bra för styckeindelningar (om du inte kan komma på något bättre att skriva). 18. Funkar formatmallen som du har tänkt dig? Genom att ställa in stycken på det här sättet (dvs i formatmallen), så behöver du aldrig ta enter två gånger, utan varje gång du tar enter så bildas ett nytt stycke, och du får en automatisk indelning där nytt stycke markeras med indrag i vänsterkanten! 5.5 Skapa en mall för t ex citattext Formatmallar ska förstås användas för att skapa alla olika typer av text du använder. I det följande visas hur man kan skapa en mall för t ex citattext. 1. Markera det andra stycket ( Reine satt på bänken... ). 2. Klicka på knappen Nytt Format i Formatmallsspalten 3. Ett fönster öppnas. Välj att ge denna formatmall det nya namnet VictoriasCitat. 4. Kontrollera fönstrets övriga inställningar: För Typ ska du ha valt alternativet Stycke, och för Formatmall baserad på VictoriasFormatmall, för Formatmall för följande stycke ska du ha valt alternativet VictoriasCitat 5. Klicka i rutan Uppdatera automatiskt längst ner i fönstret. 6. Klicka OK, så att fönstret stängs. 7. Gå ut till formatmallsspalten till höger och klicka på den nya formatmallen VictoriasCitat, så att det andra stycket blir formaterat enligt detta. 8. Kontrollera att andra stycket fortfarande är markerat. 9. Gå upp under Format-menyn och välj alternativet Stycke. 10. Ett fönster öppnas, där du kan göra inställningar för hur ett stycke ska se ut. 11. Titta på avsnittet som heter Allmänt. 12. Efter Justering ska du välja alternativet Marginaljusterad i rullningslisten. 13. Titta på avsnittet som heter Indrag 14. Efter Före Vänster ska du skriva 2 cm 15. Efter Höger ska du skriva 2 cm

21 Word för uppsatsskrivare Under Special ska du välja alternativet (inget) i rullningslisten. 17. Titta på avsnittet som heter Avstånd 18. Efter Före ska du välja 12 pt. 19. Efter Efter ska du välja 12 pt. 20. Klicka OK längst ner i fönstret, så att fönstret stängs. 21. Stycke två har nu formaterats med indrag före och efter texten på alla kanter, samt med raka höger- och vänster-marginaler. 22. Låt stycke två fortsätta att vara markerat, och gå upp till Format-menyn och välj Tecken. 23. Ett fönster öppnas där du kan välja t ex teckensnitt och teckenstorlek. 24. Ändra teckenstorleken till 10 punkter. 25. Klicka OK, och fönstret stängs! Du har nu skapat en bra mall för dina citat. Du kan förstås även för formatmallen VictoriasCitat skapa ett alternativ med textindrag i vänsterkanten. Ta bort oönskade formatmallar Ibland skapas det formatmallar som man inte har tänkt sig. Det kan då vara bra att rensa bort dem, så att man inte av misstag i stället väljer dessa. Gör så här om du behöver ta bort en formatmall: 1. Gå till formatmallsspalten. 2. Rör musen över den formatmall du vill ta bort. 3. En nedåtgående pil dyker upp till höger om alternativet. (Vänster)klicka på denna pil. 4. En rullningslist dyker upp. Klicka på alternativet Ta bort En ruta öppnas, där du får frågan om du vill ta bort alla instanser av formatmallen. Välj att klicka Ja. 6 Skapa rubriker Rubriker är bra för att göra en text överskådlig. Se till att du skapar tydliga nivåer på dina rubriker. Fler än tre nivåer är oftast mer förvirrande än klargörande, så försök undvik detta. Dina rubriknivåer bör också vara tydligt urskiljbara från varandra. Det bör skilja åtminstone 2 punkter mellan dina olika rubriknivåer. Du kan också använda fetstil, kursiv stil och centrering för att skilja dina rubriker åt. Däremot ska du inte använda dig av understrykning!

22 Word för uppsatsskrivare 22 Något som sparar tid är att använda formatmallar för att skapa rubriker, precis som för vanlig text. Om du använder formatmallar för att skapa rubriker kan du sedan göra automatiskt numrerade innehållsförteckningar - väldigt praktiskt! Genom att använda formatmallar för att skapa rubriker är det möjligt att från början bestämma hurdana rubriker man vill ha och sedan skapa dessa, och göra formatmallar av dem. I fortsättningen använder man formatmallarna för att skapa nya rubriker och får med en gång dessa rätt formaterade! Om du bestämmer dig för att förändra utseendet på en rubrik som du redan har länkat till en formatmall, behöver du bara göra denna förändring en gång, på en rubrik. Sedan får du möjlighet att välja om du vill formatera om alla rubriker enligt den detta mönster (och det vill du förstås oftast, eftersom det sparar mycket tid för dig!). 1. Skriv nu en rubrik ovanför texten, t ex Ett oskrivet blad (texten kommer ju från en bok med detta namn). 2. Markera din rubrik. 3. Klicka på knappen Nytt Format i Formatmallsspalten 4. Ett fönster öppnas. Välj att ge också denna formatmall ett namn utifrån ditt eget namn, t ex Victoriasrubrik1. 5. Kontrollera fönstrets övriga inställningar: För Typ ska du ha valt alternativet Stycke, och för Formatmall baserad på kan du välja vad som helst, för Formatmall för följande stycke ska du ha valt alternativet VictoriasInledning eller VictoriasFormatmall. 6. Klicka i rutan Uppdatera automatiskt längst ner i fönstret. 7. Klicka OK, så att fönstret stängs. 8. Gå ut till formatmallsspalten till höger och klicka på den nya formatmallen Victoriasrubrik1, så att rubriken får denna formatmall. 9. Markera återigen rubriken (om den inte redan är markerad). 10. Gå upp under Format-menyn och välj alternativet Tecken. 11. Ett fönster öppnas där du kan ställa in teckenutseendet på din rubrik. Ställ in enligt följande: (a) Teckensnitt: Times New Roman, (b) Format: Fet (c) Storlek: Klicka OK längst ner i fönstret, så att fönstret stängs. Har rubriken förändrats?

23 Word för uppsatsskrivare Låt rubriken fortsätta att vara markerad. 14. Gå upp under Format-menyn och välj alternativet Stycke. 15. Ett fönster öppnas, där du kan göra inställningar för hur ett stycke ska se ut. 16. Titta på avsnittet som heter Allmänt. 17. Efter Justering ska du välja alternativet Centrerat i rullningslisten. 18. Titta på avsnittet som heter Avstånd. 19. Efter Före ska du välja 12 pt. 20. Efter Efter ska du välja 12 pt. 21. Klicka OK, och fönstret stängs! Du har nu skapat en formatmall för dina största rubriker. Skriv nu in en underrubrik mellan stycke ett och två (kalla den Rubrik2 om du inte kommer på något annat). Följ sedan mallen ovan för att skapa en formatmall för underrubriker. Kalla denna mall för Victoriasrubrik2, och formatera den så att rubriken blir Times New roman, 14 punkter fetstil, vänsterjusterad. Underrubrikerna bör ha ha 6 punker före och efter sig. När du har skapat en formatmall för underrubrikerna så skriv in några underrubriker, så att du har minst 3 stycken totalt (så att vi har något att jobba med när vi kommer till innehållsförteckningen nedan...) 7 Innehållsförteckning 7.1 Skapa en innehållsförteckning När man har skapat rubriker med hjälp av formatmallar är det hur lätt som helst att göra en innehållsförteckning där sidnumreringen stämmer!! Gör så här: 1. Sätt nu markören framför din stora huvudrubrik ( Ett oskrivet blad ) 2. Ta Enter två gånger. 3. Gå upp under Infoga-menyn, och välj Brytning. 4. Ett fönster öppnas. 5. Välj alternatviet Sidbrytning och klicka OK. 6. Sätt markören ovanför Sidbrytningen i ditt dokument. 7. Gå upp under Infoga-menyn, och välj alternativet Referens, och sedan Index och förteckningar...

24 Word för uppsatsskrivare Ett fönster öppnas. 9. Klicka på fliken Innehållsförteckning 10. Klicka på knappen Alternativ 11. Ännu ett dialogfönster öppnas. 12. Leta reda på dina egna rubriker i listan, dvs Victoriasrubrik1 och Victoriasrubrik2. Scrolla ner om det behövs. 13. I det vita fältet efter Victoriasrubrik1 skriver du I det vita fältet efter Victoriasrubrik2 skriver du 2 (Siffrorna här indikerar vilken nivå det är på rubriken. 1 säger att det är en huvudrubrik, och 2 att följande rubrik är en nivå lägre.) 15. Scrolla ner i fönstret (om det behövs), och leta reda på Words fördefinierade rubriker (Rubrik1, Rubrik 2 respektive Rubrik 3). I de vita rutorna efter rubrikerna står det redan sifforna 1, 2 respektive 3. Sudda ut dessa siffror, och lämna rutorna blanka. 16. Klicka OK, så att fönstret stängs. 17. Klicka OK också i nästa fönster så att det stängs. 18. Du ska nu ha skapat en innehållsförteckning först i ditt dokument. Lyckades det? 7.2 Uppdatera innehållsförteckningen Så här gör du för att uppdatera din innehållsförteckning (för detta vill man göra åtminstone det allra sista innan man skriver ut sitt dokument). 1. Skriv in en ny rubrik (t ex med namnet Rubrik3 ) efter fjärde stycket. Formatera detta enligt formatmallen Victoriasrubrik2. 2. Sätt markören någonstans i din innehållsförteckning. 3. Gå upp under Visa-menyn och välj alternativet Verktygsfält. Se till att Disposition är markerat här. 4. Vertygsfältet för Disposition ska nu ha öppnats ovanför skrivfönstret (se figur 4). 5. Här finns alternativet Uppdatera innehållsförteckning. Klicka på det. 6. Ett dialogfönster öppnas. Välj alternativet Uppdatera hela tabellen och klicka OK. 7. Har din innehållsförteckning uppdaterats med din nya rubrik?

25 Word för uppsatsskrivare 25 Figur 4: Verktygsfältet Dispostion. Klicka på knappen Uppdatera innehållsförteckning för att uppdatera din innehållsförteckning. 8 Fotnoter Vi ska nu infoga en fotnot, som ger informationen om varifrån den aktuella texten är hämtad (dvs det som står inom parentes längst ner i texten). 1. Sätt först markören där du vill att fotnoten ska placeras. I det här fallet sätter vi den direkt efter den första rubriken Ett oskrivet blad. Tänk på att det inte ska finnas ett mellanslag före din fotnot, så sätt markören direkt efter sista bokstaven i rubriken. Figur 5: För att infoga en fotnot ska du gå upp till Infoga-menyn och välja Referens, och sedan Fotnoter och slutkommentar. 2. Gå upp till menyn Infoga längst upp på skärmen, och välj Referens, och sedan alternativet Fotnoter och slutkommentar (jfr figur 5). 3. Ett fönster öppnas (jfr figur 6). 4. I detta fönster kan du ställa in olika alternativ för dina fotnoter. Om du väljer det förvalda alternativet hamnar fotnoten i sidans nederkant, och den första fotnoten får nummer 1, den andra nummer 2 osv, i en fortlöpande numrering texten igenom. Genom att göra olika inställningar kan du t ex få fotnotsnumreringen att börja om från 1 på varje sida i varje avsnitt. Du kan också t ex välja alternativet Slutkommentar, för att få

26 Word för uppsatsskrivare 26 Figur 6: Fotnotsfönstret. Klicka på knappen Infoga om du är nöjd med den förvalda inställningen. Gör annars justeringar innan du klickar på Infogaknappen. alla dina fotnoter placerade sist i texten. Vi ska emellertid nöja oss med det förvalda alternativet Fotnoter den här gången. 5. Klicka på knappen Infoga längst ner till vänster i fönstret. 6. Fönstret stängs, och du kommer tillbaks till ditt dokument, men den här gången finns markören längst ner i fönstret. Här finns ett särskilt fotnotsfält, där du kan skriva in texten till dina fotnoter. 7. Efter den lilla 1:a som syns ska du skriva ur Ett oskrivet blad, s. 7, av Marie Hermansson.. 8. Klicka sedan på knappen Stäng. 9. Fotnotsfältet försvinner. 10. Du kan upprepa proceduren om du vill prova att placera in ytterligare några fotnoter i din text. För att titta på de fotnoter du lagt in kan du göra på flera sätt: Gå upp under Visa-menyn och välj visningsalternativet Fotnoter. Gå upp under Visa-menyn och välj visningsalternativet Utskriftslayout. Du kommer då att se dokumentet som en sida, och fotnoterna syns längst ner på sidan. Du kan sätta markören var som helst i fotnotstexten och ändra eller redigera denna.

27 Word för uppsatsskrivare 27 Du kan också dubbelklicka på en fotnotssiffra i den löpande texten, och på så sätt hoppa direkt ner till fotnotsfältet och läsa/göra ändringar där. Om du vill ta bort en fotnot markerar du bara fotnotssiffran som finns i den löpande texten, och raderar denna genom att trycka på delete eller backspace. 9 Sidnumrering Det finns flera sätt att lägga in sidnumrering. Det enkla sättet Det enklaste sättet att lägga till sidnummer är att gå upp under menyn Infoga, och välja alternativet Sidnumrering. Då läggs sidnummer till på varje sida i ditt dokument. Det lite mer komplicerade sättet Ganska ofta vill man kunna välja var sidnumreringen hamnar (överst/nederst på sidan, höger/vänster på sidan osv). Då är det bättre att lägga in sidnumrering via sidhuvud och sidfots-funktionen: Gör så här: 1. Gå upp under Visa -menyn. 2. Välj Sidhuvud och sidfot. 3. Nu aktiveras sidhuvudet i ditt dokument. Det du skriver in här kommer att se likadant ut på alla sidor i dokumentet (om du inte specificerar annorlunda). Här kan du t ex skriva in dokumentets titel och ditt nam. Då kommer detta att synas på alla sidorna i ditt dokument (praktiskt för inlämningsuppgifter!) Det öppnas även en verktygsmeny för sidhuvud och sidfot. Du kan nu välja om du vill ha din sidnumrering överst eller nederst på sidan. Välj att växla till sidfoten, genom att klicka på symbolen (se figur 7) för att växla mellan sidhuvud och sidfot. Figur 7: Symbolen för att växla mellan sidhuvud och sidfot 5. Välj att infoga sidnummer, genom att klicka på symbolen för detta (se figur 8). 10 Du kan också ha olika sidhuvud (eller sidfot) på udda och jämna sidor, och naturligtvis ett annorlunda sidhuvud på första sidan. Testa gärna olika alternativ.

28 Word för uppsatsskrivare Ett sidnummer syns nu i din sidfot. Du kan markera detta nummer för att redigera texten ytterligare, t ex genom att göra den i fetstil, centrera den, göra den större eller mindre. När du markerat siffran går du helt enkelt upp till Formatmenyn och väljer Tecken eller Stycke här och gör de inställningar du vill. 7. Klicka på Stäng för att stänga rutan för sidhuvud och sidfot. Figur 8: Symbolen för att infoga sidnummer 10 Använd Assistenten i Word Även om Assistenten i Word kan vara väldigt irriterande, så är hjälpfunktionen trots allt väldigt användbar. Använd nu hjälpfunktionen för att ta reda på hur du automatiskt kan avstava en text. 1. Gå in under menyn Hjälp överst på skärmen och välj Visa Office-assistenten. 2. Assistenten dyker upp. 3. Klicka sedan på assistenten 4. I rutan som kommer upp kan du skriva t ex Avstava. 5. Du får då upp några alternativ som svar. 6. Välj alternativet Avstava ett helt dokument, och klicka vidare på Avstava text automatiskt. 7. Följ anvisningarna som du får av assistenten, och se om du kan avstava exempeltexten. 8. Finns det något annat som du vill fråga assistenten? 11 Dokumentmallar När du har skapat ett dokument med formatmallar för alla slags typer av text: din brödtext, din inledande brödtext (dvs den text som ska förekomma direkt under rubriker), dina tre rubriknivåer, dina citattext, dina fotnotstexter, och kanske också text för referenslistan, så är det dags att skapa en dokumentmall. Detta blir ett malldokument som du kan använda för att t ex skriva din uppsats (eller inlämningsuppgifter, eller vad du nu vill ha den till). Du kan skapa olika dokumentmallar för olika tillfällen. Fördelen med dokumentmallar är att här sparas dina olika formatmallar, och du slipper formatera om dem för varje gång du ska skapa ett nytt dokument.

29 Word för uppsatsskrivare Skapa en egen dokumentmall Du har ju faktiskt framställt en bra början till en dokumentmall genom att arbeta dig igenom den här handledningen. Se först till till att samtliga stycken i texten är formaterad enligt någon av de formatmallar som du skapat under dagens övningar. Gör sedan så här för att skapa en dokumentmall av dokumentet: 1. Gå upp till Arkivmenyn och välj Spara som Ge dokumentet ett namn (i rutan efter Filnamn ), baserat på ditt eget namn t ex Victoriasdokex ). 3. I rutan efter Filformat ska du välja alternativet Dokumentmall(*.dot) 4. Kontrollera slutligen att dokumentet kommer att sparas på din nätverksplats genom att se till att det överst i fönstret (efter Spara i ) står namnet på din egen nätverksenhet. 5. Klicka på Spara 6. Fönstret stängs. 7. Gå sedan upp till Arkivmenyn och välj alternativet Stäng (eller klicka Ctrl+W). 8. Hela dokumentet stängs nu. 9. Nu är det dags att testa att din dokumentmall fungerar. Gå åter upp till Arkiv-menyn och välj Öppna. 10. Ett fönster öppnas. Se till att det efter Leta i står namnet på din egen nätverksenhet. Om detta inte stämmer får du leta dig fram till detta. 11. Efter Filformat (längst ner i fönstret) ska du välja alternativet dokumentmallar. 12. Din egen dokumentmall ska nu synas som ett valbart alternativ i fönstret ovanför. Klicka på denna och välj Öppna. 13. Dokumentmallen öppnas. 14. Skriv in något i mallen, t ex ett par rader på ett nytt stycke efter det sista stycket. 15. Gå sedan upp under Arkiv-menyn och välj Spara som. Ge dokumentet ett nytt namn, och välj under Filformat alternativet Worddokument. OBSERVERA!!Det är viktigt att du väljer alternativet Spara som från din dokumentmall, eftersom du (förmodligen) inte vill göra förändringar i din dokumentmall, utan i det nya dokument du skapar. Du vill ju kunna bevara din dokumentmall för framtida dokument som du ska skapa.