HÖGANÄS KOMMUNS SVAR TILL ARBETSMILJÖVERKET ANGÅENDE INSPEKTIONSMEDDELANDE IRS 2014/2759

Transkript

1 1 (8) Höganäs kommun Utbildningsförvaltningen Höganäs Arbetsmiljöverket Stockholm S SVAR TILL ARBETSMILJÖVERKET ANGÅENDE INSPEKTIONSMEDDELANDE IRS 2014/2759 Härmed inkommer vi med svar till de krav och påtalade brister som Arbetsmiljöverket i sitt inspektionsmeddelande redovisade Utbildningsnämnden har vid nämndsmöte blivit informerade om resultatet av inspektionen. Samtliga rektorer har blivit informerade om innehållet i inspektionsmeddelandet. På skolorna så har inspektionsmeddelandet tagits upp på APT möten. Huvudmannens svar till Arbetsmiljöverket har samordnats mellan utbildningsförvaltningen och HR-avdelningen, kommunledningskontoret. Huvudskyddsombud och verksamhetsledare har varit delaktiga i diskussioner kring och genomförande av hur vi bemöter de brister och krav som ska åtgärdas. På de inspekterade skolorna, Nyhamn och Bruks, har skyddsombud och elevskyddsombud varit delaktiga i arbetet med åtgärderna. Vårt svar på inspektionsmeddelandet kommer även att vara en stående punkt på samverkansmötena framöver. 1. Rutiner för undersökning och riskbedömning a) Höganäs kommuns ambition är att arbetsmiljöarbetet ska vara en självklar del av det dagliga arbetet. Förvaltningens partssammansatta samverkansgrupp, tillika skyddskommitté, arbetar övergripande och utifrån samverkansavtalet för att tillse att detta sker bl.a. genom att följa upp att det finns rutiner för och att det hålls APT möten, att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen, att sjukfrånvarostatistik analyseras och att handlingsplan för medarbetarenkäten genomförs och följs upp. Rent praktisk har vi påbörjat arbetet med att befintliga checklistor för arbetsmiljöarbetet ska kompletteras och preciseras närmare, med frågor som rör medarbetarnas psykosociala arbetsmiljö. Detta arbete sker centralt men även nära verksamheten ute i de lokala samverkansgrupperna med utgångspunkt från AFS 20011:1. Checklistorna kommer även att fokusera på mer specifika områden för skolan såsom för slöjd-, kemi- och idrottssalar.

2 2 (8) Dessa rutiner kommer att skrivas in i ett årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete som är anpassat till utbildningsförvaltningens verksamheter, för att tydligöra de systematiska arbetsmiljöprocesserna. I förvaltningens samverkansgrupp har det framkommit förslag på hur de lokala samverkansgrupperna, som är partssammansatta och har det övergripande samordningsansvaret på skolan, kan nyttjas mer i det systematiska arbetsmiljöarbetet för att avlasta lärarna och övriga yrkesgrupper. Arbetet med att ta fram dokument och underlag kommer ske i ökad grad i samverkansgruppen, medan själva informationen och diskussionerna ska ske ute i APT grupperna. b) Vi kommer att förtydliga och implementera våra rutiner vid planerade förändringar i verksamheten. Vi ska tydliggöra rutinerna så att det alltid upprättas en arbetsmiljökonsekvensbeskrivning enligt mall som samverkansgruppen tar del av. Se bilaga Arbetsmiljökonsekvensbeskrivning och riskbedömning enligt AML. Detta säkerställs genom att det regelbundet tas upp i de lokala samverkansgrupperna och i övergripande ärenden tas det upp i förvaltningens samverkansgrupp. 1. Introduktion av nyanställda Vid nyanställning får alla medarbetare ta del av Höganäs kommuns arbetsmiljöpolicy samt genomgå introduktion. I den centrala checklistan för introduktionsprogrammet finns redan punkterna med riskupplysning om de risker som kan finnas i arbetet, se bilaga Introduktionsplan för nyanställda. Eftersom riskerna ser olika ut för olika tjänster inom utbildningsförvaltningen, pågår arbete med att komplettera informationen som rör specifika risker för tjänsterna på varje skola. Under 2014 kommer även förvaltningen komplettera sitt introduktionsprogram för chefer så att det även innefattar närmare information om utbildningskontorets organisation och inre arbete. Tidplan: Kompletteringar av de lokala introduktionsprogrammen ska vara genomförda senast Rutiner för praktik Det är respektive rektor som beslutar om eleverna ska delta i praktik. Beslutar man att genomföra praktik så ska direktiven från Arbetsmiljöverket följas. Rutin för praktik är framtagen, se bilaga Rutiner för arbetsplatsförlagt lärande APL.

3 3 (8) 3. Olycksfall och tillbud Den centrala rutinen som finns idag kommer att tydliggöras av HRavdelningen. Rektorerna kommer att få en repetition av hur olycksfall och tillbud anmäls. Rektorerna informerar lärarna om rutinerna vid olycksfall och tillbud vid APT möte. Nyanställda ska informeras om rutinerna i samband med introduktionsprogrammet. Vad det gäller förvaltningens rutiner så har arbetsgivaren tillsammans med samverkansgruppen fastställt att olycksfallen och tillbuden, som ska rapporteras in till förvaltningen, tas upp i förvaltningens samverkansgrupp vid två tillfällen per år. Vid upprepade och riskfyllda moment upprättas handlingsplaner för dessa av förvaltningens samverkansgrupp. För att tydligöra och effektivisera detta arbete, ser vi för närvarande över möjligheten att hitta ett lämpligt digitalt system. Tidplan: Central uppdatering av rutiner är under genomförande och beräknas vara klart senast Repetition av rutinerna för rektorer genomförs och beräknas vara genomförda senast Processen att rapportera och att behandla frågan i förvaltningens samverkansgrupp sker 2 ggr/år. 5. Arbetsbelastning Arbetsmiljöverket påtalar i sitt inspektionsmeddelande att Höganäs kommun inte har undersökt och riskbedömt förekomsten av hög arbetsbelastning bland arbetstagarna. Vi avser att undersöka förekomsten av hög arbetsbelastning främst genom medarbetarsamtalet och medarbetarenkäten. Utifrån dessa upprättas det handlingsplaner för hur vi ska förebygga ohälsa och olycksfall. Medarbetarsamtalet är en viktig del i vårt arbetsmiljöarbete och följs årligen upp i det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att få en närmare bild av hur medarbetaren upplever arbetsbelastningen och eventuell negativ stress, har frågeunderlaget till medarbetarsamtalet kompletterats med mer ingående frågor om hur den anställde upplever sin arbetssituation psykosocialt och sin arbetsbelastning samt om och hur medarbetaren behöver hjälp med att prioritera bland sina arbetsuppgifter. Se bilaga Underlag för medarbetarsamtal. Höganäs kommun genomför tillsammans med majoriteten av de nordvästskånska kommunerna, en gemensam medarbetarenkät. För att få en tydligare bild av orsakerna till den upplevda arbetsbelastningen så har utbildningsförvaltningen lämnat önskemål om att frågorna som berör arbetsbelastningen ska vara mer ingående. Medarbetarenkäten följs upp i varje APT grupp, där resultatet diskuteras och sammanställs till en handlingsplan. Samtliga dessa handlingsplaner samlas i ihop och sammanställs till en handlingsplan som är förvaltningsövergripande och

4 4 (8) som presenteras och följs upp i utbildningsnämnden. Arbetet med handlingsplaner för den psykosociala arbetsmiljön och arbetsbelastningen pågår lokalt på skolorna och varje skolas handlingsplan anpassas till hur man gemensamt kommer fram till att fortsätta arbeta med frågan. Noteras bör att resultatet av hur medarbetarna upplever stress i sitt arbete har förbättrats mot medarbetarenkäten som genomfördes 2012, en indikation på att pågående arbete för att minska arbetsbelastningen visar på resultat. Arbetet med upplevd stress och arbetsbelastning pågår på förvaltningsnivå i flera olika arbetsformer, bl.a. arbetet med ett stressprojekt som har utformats på en skola och kommer vara utgångspunkt för liknande projekt, det förändrade arbetstidsavtalet (HÖK 12), arbete med policy för lärares arbetstid samt en översyn av ledningsorganisationen. Även i den nyligen implementerade policyn för lärares arbetstid betonas vikten av en kontinuerlig dialog mellan medarbetare och chef om hur man upplever sin arbetsbelastning. Vid upplevd negativ stress ska medarbetaren samtala med sin chef så att man tillsammans lägger upp arbetet med att prioritera arbetsuppgifter och för att minska den upplevda stressen. Vidare så har de tre avräkningsperioderna strukturerats upp på ett mer konkret sätt än tidigare, med målsättningen att kunna förutse och på sätt jämna ut arbetsbelastningen. På så sätt kan inte innestående tid ackumuleras och bidra till stress. Se bilaga Policy lärares arbetstid. Arbetet med förändrad arbetstid enligt HÖK 12 bilaga 6, påbörjades med 75 lärare fördelat på 10 arbetslag. Detta projekt som pågår fram till kan komma att permanentas vid fortsatt påvisade positiva effekter. Tack vare att en större del arbetstiden förläggs på arbetsplatsen ges det mer tid till samverkan med kollegorna i arbetslaget. Utvärderingen av denna arbetstidsförändring visar tydligt på att lärarna upplever en minskad negativ stress, något som vi kommer att följa upp närmare. Arbetet med att se över ledartätheten med målsättningen att samtliga ledartjänster ska vara på heltid, har påbörjats och fortsätter med en långsiktig plan. Genom att utöka samtliga ledningstjänster till heltid förväntas arbetsbelastningen minska för rektorerna. Ett arbete med att se över organisationen kommer att initieras, för att undersöka möjligheten till att utöka antalet administrativa tjänster som stöd och avlastning för såväl rektorer som lärare.

5 5 (8) En annan aktiv åtgärd som utbildningsförvaltningen arbetar med är sambedömning av de nationella proven, som förväntas leda till en minskad arbetsbelastning för lärarna. Genom företagshälsovården erbjuds även arbetstagarna hjälp i form av samtalsstöd och stresshantering, vilket kan vara till hjälp vid långvarig stress som ibland kan orsakas av obalans mellan arbete och privatliv. Tidplan: Underlaget för medarbetarsamtalet har kompletterats med mer ingående och konkreta frågor om upplevd arbetsbelastning och detta tas upp i årets medarbetarsamtal som har påbörjats. Handlingsplaner utifrån medarbetarenkäten har sammanställts på lokal nivå och arbete utifrån dem pågår. Den förvaltningsövergripande handlingsplanen är under sammanställning och kommer att presenteras i nämnden i okt/nov Hot och våld En förvaltningsövergripande rutin för hot och våld håller på att tas fram utifrån AFS 1993:2. Denna ska implementeras under 2014/2015. Utifrån den centrala planen för hot och våld ska handlingsplaner tas fram för rektorer och för all övrig personal. Flertalet skolor har redan handlingsplaner för hot och våld, dessa kommer att utvecklas och användas som underlag i framtagande av övergripande rutiner och planer och implementeras på samtliga skolor, se bilaga Jonstorpsskolans handlingsplan mot hot och våld. Tidplan: Rutin och handlingsplaner framtagna och implementerade senast Lärararbetsplatser Utbildningsförvaltningen har kopplat in företagshälsovården för en övergripande undersökning av samtliga skolor. Undersökningen kommer att utföras av ett externt företag och i samband med den kommer företaget att informera om risker med arbete vid dator och hur man förebygger och skyddar sig mot tidiga tecken på ergonomisk överbelastning. Se bilaga Förslag på åtgärder gällande punkt 7 i inspektionsmeddelandet Tidplan: inventeringen genomförs på samtliga skolor under En riskanalys genomförs och därefter upprättas en handlingsplan där prioriteringar sätts för att förbättra och utveckla lärarnas arbetsplatser.

6 6 (8) IRS 2014/2763 Följande svar på krav gäller Nyhamnsskolan: 8. Första hjälpen Samtlig personal har genomgått HLR-utbildning med godkända instruktörer. Personal som undervisar ämnen med större olycksrisk får förstahjälpenutbildning ABC. Skolsköterska finns på plats fyra av fem dagar i veckan. Informationen om vilka som har utbildning i första hjälpen meddelas personal och elever via elevskyddsombud, skyddsombud och skolledning. Tidplan: Förstahjälpen utbildning för personal som undervisar i ämnen med större olycksrisk kommer att ha genomförd senast Buller i matsal Bullermätning av matsal och fritidshem är beställda och kommer att genomföras med hjälp av företagshälsovården under höstterminen. Utifrån mätningens resultat kommer skolledning och skyddsombud upprätta handlingsplan för åtgärder. Tidplan: Bullermätningar genomförs under november Uppgiftsfördelning Uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet till träslöjdslärare i vår skolverksamhet har tydliggjorts. Se bilaga Delegering av arbetsmiljöuppgifter med åtföljande ansvar för arbetsmiljön. Tagit del: Maria Larsson, skyddsombud Kasper Persson Palmqvist, elevskyddsombud

7 7 (8) IRS 2014/2765 Följande svar på krav gäller Bruksskolan 11. Medverkan APT genomförs fullt ut i alla arbetslag från läsåret Rutiner upprättade gällande skyddsombudens medverkan vid olycksfall och tillbud. När händelserapport lämnats in till rektor informeras skyddsombud om händelse samt inbjuds till medverkan i utredning. Vid samverkansmöte sker genomgång av händelser. 12. Buller i matsal och fritidshem: Bullermätning av matsal och fritidshem är beställda och kommer att genomföras med hjälp av företagshälsovården under höstterminen. Utifrån mätningens resultat kommer skolledning och skyddsombud upprätta handlingsplan för åtgärder. Tidplan: Bullermätningar genomförs under november. 13. No-salar: a) Tillfällig förvaring av elevlösningar, enbart fasta ämnen och lösningar som ej kräver säkerhetsmärkning eller avger ångor, förvaras i låst skåp i lektionssalen. Alla flyktiga ämnen förvaras i låst, ventilerat och varselmärkt skåp som är placerat i särskilt rum i anslutning till undervisningssal. b) No-salen är utrustad med tempererad ögondusch som är kopplad direkt till vattenledningen. Tagit del: Björn Hartsmar, skyddsombud Anton Persson, elevskyddsombud

8 8 (8) Undertecknas: Liselotte Herrlin, utbildningschef Karolina Håkansson, HR-chef Pia Möller, ordförande utbildningsnämnden Detta svar har tagits fram i samverkan med: Anita Trulsson, huvudskyddsombud Lärarförbundet Niklas Bergman, ombud Skolledarförbundet Eva Hugosson, huvudskyddsombud Skolledarförbundet Jörgen Thell, huvudskyddsombud Kommunal (Mehrdad Ansari, fd huvudskyddsombud för LR, har avsagt sig sitt uppdrag i LR)