Handbok för medborgardialog

Transkript

1

2 2

3 Handbok för medborgardialog Karlskoga kommun har fastställt principer för medborgardialog som styr vad invånarna i kommunen kan förvänta sig när ett beslut om medborgardialog är fattat. Vi har också interna principer som är en guide i hur vi förhåller oss internt till medborgardialog. Principerna finns att läsa på vårt intranät och på vår webbplats. Denna handbok innehåller råd för hur man planerar och genomför medborgardialog, och den riktar sig till både förtroendevalda och tjänstemän. 3

4 Förord Samverkan för att göra skillnad År 2020 är Karlskoga känt som möjligheternas stad, där du som enskild individ, oavsett bakgrund eller kön, kan göra skillnad, får lyckas och enkelt kan samverka med andra. Det finns en stark vi-anda mellan individer, aktörer och samhällets sektorer. Det är självklart att vi drar nytta av varandras styrkor och kompetenser. ur Vision Visionens ord känns självklara när man läser dem. Men det krävs också en del arbete för att förverkliga det. Medborgardialog är ett av olika sätt att involvera och engagera dem som lever och verkar i Karlskoga. Dialog med medborgarna pågår hela tiden, men genom att föra den systematiskt och medvetet kan vi ta tillvara och använda den kunskap vi får på ett ännu bättre sätt och som en naturlig del av styrningen. Vi har sedan 2009 arbetat för att prioritera delaktighet och inflytande för invånarna i Karlskoga på olika sätt och inom olika förvaltningar. Mellan 2009 och 2014 har vi aktivt arbetat för medborgardialog. Nu vill vi dela med oss av de lärdomar vi har skaffat oss från det arbetet. Vår ambition med handboken är att inspirera och svara på hur gör man frågor. Den vänder sig framförallt till dig som är politiker eller tjänsteman inom Karlskoga kommun men vi hoppas att andra kan ha nytta och glädje av innehållet. Medborgardialogen i Karlskoga fortsätter och den ska arbetas in så att den blir en naturlig del av styrningen. Nu behöver vi din hjälp för att fortsätta utvecklingen. Sven-Olov Axelsson, kommunalråd Karin Björkman, kommundirektör 4

5 Innehåll VÄLJA MEDBORGARDIALOG sid.7 PLANERA FÖR MEDBORGARDIALOG sid.15 KOMMUNIKATION sid.19 GENOMFÖRA MEDBORGARDIALOG sid.21 METODER sid.22 VERKTYG sid.32 UTVÄRDERING sid.38 SAMMANFATTNING sid.39 5

6 6

7 Välja medborgardialog Vad är medborgardialog Medborgardialog fördjupar och utvecklar demokratin genom medborgarnas synpunkter på aktuella frågor. Dialogen låter de förtroendevalda lyssna av opinioner och förslag. Medborgardialogen är en möjlighet till inflytande även mellan valen. Medborgardialog har två huvudsyften: dels ska medborgarna få inflytande över de frågor dialogen gäller, dels ska de förtroendevalda få ett breddat underlag inför beslut. Medborgardialog handlar oftast om saker som kräver politiska beslut. De förtroendevalda är därför självklara deltagare i dialogen och mottagare av det som sägs. Medborgardialogen skiljer sig från brukardialogen, som mer eller mindre ständigt pågår i verksamheterna mellan brukare och tjänstemän och som rör den specifika servicen. Brukardialogen handlar om uppföljning, hur nöjda våra brukare/medborgare är med service, bemötande eller teknisk kvalitet. Den är viktigt för uppföljning och utveckling av våra tjänster. Medborgardialogen ger underlag utifrån ett strategiskt perspektiv, exempelvis inför införandet av nya tjänster eller vid större förändringar i den kommunala verksamheten. Medborgarna behöver inte ha direkt anknytning till ärendet utan är fysiska eller juridiska personer som bor, verkar eller driver verksamhet här i Karlskoga. Medborgardialog är ett komplement till vår representativa demokrati och innebär inte direktdemokrati. Det är alltid de valda politikerna som fattar besluten. Genom dialogen får medborgarna möjlighet att delta och påverka de förtroendevalda mellan valen. Medborgardialog är också ett sätt att öka kontakten mellan väljare och förtroendevalda. Det i sin tur skapar ökat förtroende för det politiska systemet. 7

8 Motiv för medborgardialog Medborgardialogen är en bra metod när de förtroendevalda behöver mer kunskap om medborgarnas värderingar, prioriteringar och åsikter i en viss fråga. Den kan samtidigt ge medborgarna mer insikt i kommunens ansvar och behov av att prioritera, och bidra till ökat förtroende för kommunen samt de förtroendevalda. Dialogen skapar ökad tolerans för andras argument, djupare känsla för den egna orten, och bättre kunskap om den demokratiska beslutsprocessen. Dialog skapar engagemang och en vilja till vidare samtal. När ska vi ha dialog En lyckad medborgardialog förutsätter ett klart syfte med dialogen och en tydlig beskrivning av vad den ska handla om. Syftet kan till exempel vara att pejla opinionen i en fråga, att låta medborgare delta i utformningen av någonting, att få stöd för ett val mellan olika alternativ. Syftet kan också vara att låta grupper som annars inte kommer till tals göra sin röst hörd. Det viktigaste är att dialogen gäller en fråga som är påverkbar. Är utgången redan given informerar vi om beslutet i stället för att ha medborgardialog. Det är också viktigt att det går att beskriva de miljömässiga och sociala - men framförallt - de ekonomiska följderna av olika val, särskilt om olika alternativ kräver att man försakar något annat. 8

9 Lämpliga ämnen för en dialog är ofta konkreta och avgränsade, till exempel hur man ska utforma ett torg, eller hur en grönyta ska användas. Men dialogen kan också handla om större och långsiktiga frågor, till exempel hur man vill att äldreomsorgen ska utvecklas. Dialogen kan också ha som ett ytterligare syfte att göra medborgarna mer medvetna om kommunens ansvar, förutsättningar och resurser, och därmed om behoven att prioritera. Har vi ett sådant syfte med dialogen, är det viktigt att noga planera för att ge bakgrund till ämnet och sprida och kommunicera det så att många kan ta del av informationen. 9

10 Ansvarsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän i dialogen - vem beslutar om vad och vem deltar i vad? Nedanstående bild beskriver på ett överskådligt sätt vem som har ansvar för vad under processen i en medborgardialog. Tjänstemännen i kommunen ska vara ett stöd till förtroendevalda i genomförandet och är de som stödjer med de praktiska arbetsuppgifterna. Medborgardialog är ett utbyte mellan medborgarna och den politiska ledningen av kommunen. Beslutet om att välja medborgardialog tas alltid av de förtroendevalda. Förslag om ämnen för medborgardialog kan komma från förtroendevalda, kommunens tjänstemän eller medborgare via exempelvis ett medborgarförslag. Politisk nivå Syfte Påverkbarhet Beslut om dialog Avstämning Återkoppling av resultat Beslut om åtgärder, återkoppling Gemensam nivå Initiativ Genomförande Bearbetning och utvärdering Tjänstemannanivå Planering Sammanställning av resultat 10

11 CHECKLISTA Syftet med dialogen är tydligt. Frågan för dialogen går att påverka. Både möjligheter och fallgropar är inventerade. 11

12 Vilken nivå av dialog Tydlighet är den viktigaste nyckeln till en lyckad medborgardialog. Att bjuda in till medborgardialog skapar förväntningar. Det är därför viktigt att vara tydlig med ämnet och ramarna för dialogen. Men det är lika viktigt att klargöra vilken nivå dialogen rör sig på. Kommunikationen med medborgarna kan ske på olika sätt och innebära att dessa blir mer eller mindre involverade. Medborgardialogen kan åskådliggöras i en trappa, med stegvis ökad grad av delaktighet och inflytande. Det första steget som är grundläggande är att informera medborgarna. Medbeslutande Inflytande Välinformerade medborgare är en förutsättning för en bra medborgardialog. Dialog Konsultation Information 12

13 Information Information är det vi använder kontinuerligt, via vår webbplats, möten, informationsbroschyrer. Information och kunskap är grundläggande förutsättning för att medborgarna ska kunna delta i både samhällsdebatt och medborgardialog. Det är en viktig del som är grundläggande för de andra stegen i medborgardialogtrappan. Konsultation Konsultation är det andra steget på trappan av medborgardialog. Konsultation innebär att medborgarna får tycka till och förtroendevalda lyssnar in synpunkterna. Dialog Dialog innebär att medborgarna och de förtroendevalda utbyter tankar. Samtalet bör ske förutsättningslöst med resonemang om olika alternativ och deras följder. En god dialog innebär en konstruktiv diskussion där man inte behöver komma till konsensus. Det handlar inte om debatt eller försvarande av olika positioner. Inflytande Inflytande innebär att medborgarna påverkar genom att vara med och planera och genomföra aktiviteter, är med i ett samarbete. Det är en praktisk påverkan genom att inom givna ramar vara med och skapa aktiviteten. Medbeslutande Medbeslutande innebär att den ansvariga politiska församlingen lämnar ifrån sig någon del av beslutet till medborgarna eller en grupp av medborgare, vars beslut inom givna ramar blir bestämmande. 13

14 Former av delaktighet Kännetecken Medborgaren får Exempel på metoder Information Envägskommunikation Frågor och svar Veta Tidning Webb Trycksak Stormöte Konsultation Inhämta synpunkter Tycka Enkät Fokusgrupp Medborgarvandring Dialog Utbyte av tankar Ofta flera tillfällen Resonera Dialogcafé Rådslag Politikerlunch Inflytande Aktiviteter planeras och genomförs Genomföra Trygghetsvandringar Samråd Medbeslutande Gemensamt beslutsfattande Bestämma Medborgarbudget 14

15 Planera för medborgardialog Vad ska dialogen handla om Utöver själva ämnet för dialogen måste det finnas tydliga ramar. Enklast är det förstås när den fråga som diskuteras kan ses helt isolerad och inte har några konsekvenser för någonting annat, men ofta är det inte så enkelt. Vad dialogen ska handla om måste därför vara klart definierat. Det finns säkert många angränsande frågor som också engagerar, men det är svårt att få ett tydligt resultat av dialogen om den svävar utöver olika ämnen. Därför är det bra att analysera och definiera vilka angränsande frågor som kan beröras. Var klar över saker som: Hur pass översiktlig eller detaljerad vill vi att dialogen ska vara? Vilka i kommunen bör involveras i dialogen - är det fler nämnder och förvaltningar? Är aktiviteten självklar, eller kan den ställas i motsats till andra satsningar? Ska diskussionen över huvudtaget handla om kostnader och om inte, hur möter jag pengafrågan om den dyker upp? Skapa förutsättningar Medborgarna måste känna att dialogen är meningsfull, det är grundläggande. För att kunna ge stöd för beslut måste medborgarna känna till förutsättningarna. Fundera på om ämnet är tillräckligt känt, eller hur du ska grunda för dialogen med information om frågan. Vet medborgarna tillräckligt mycket om frågan? Om inte, hur ska vi nå ut med information? 15

16 Tidsplanering Det är viktigt att göra en noggrann tidsplanering. Börja med en grov tidsplanering eftersom den kan komma att ändras beroende på val av metod och förfina den allteftersom detaljerna klarnar. Delmomenten i tidsplaneringen kan vara: planeringsfas, dialogmöte, analys, sammanfattning, politiskt beslut, återkoppling och utvärdering. Vilka vill vi prata med - anlysera och definiera målgruppen Medborgardialog omfattar alla som bor, verkar eller vistas i kommunen. En enskild dialog kan rikta sig till en eller flera utvalda grupper eller till alla medborgare. Det är viktigt både för engagemanget från medborgarna och för ett lyckat resultat att hitta rätt målgrupper för dialogen. Vid riktade dialoger finns en risk att missa grupper som inte är direkt berörda men ändå har intresse i frågan. Till exempel är en ny fritidsgård i en stadsdel kanske intressant för fler än de boende just där. Tänk noga igenom möjligheterna för andra grupper att göra sig hörda vid riktade dialoger. Identifiera och analysera målgrupperna Finns dolda eller särskilt svårnådda grupper? Vilka grupper är särskilt starka i frågan och kommer att göra sin röst hörd? Vilka grupper är särskilt berörda av frågan men svaga i att göra sin röst hörd? 16

17 Identifiera och analysera målgrupperna med hjälp av bilden nedan och låt resultatet av analysen påverka valet av metod för respektive målgrupp. Tänk särskilt igenom vilka dolda grupper som kan vara intressanta för dialogen men som kan kräva särskilda insatser att nå ut till. I exemplet med fritidsgården kan det vara lätt att få en dialog med de ungdomar som brukar träffas på fritidsgården. Men hur når vi de ungdomar som inte går till fritidsgården, utan vill ha andra aktiviteter, eller kanske en annorlunda fritidsgård. Fundera också på om det kan finnas resursstarka eller högljudda påtryckargrupper i frågan, och hur du i så fall balanserar dem mot övriga intressenter. Mycket Mycket aktiva men lite berörda Deltar ofta eller alltid Använd dem på rätt sätt Mycket berörda och mycket aktiva Deltar ofta eller alltid Lätta att nå Intresserade Aktiva Lite aktiva och lite berörda Inte lika viktiga att nå Mycket berörda men lite aktiva Viktiga att nå Deltar inte automatiskt Lite Berörda Mycket 17

18 Våra roller Förtroendevalda och tjänstemän måste båda medverka Har de förtroendevalda respektive i medborgardialogen, men har olika roller. De förtroendevalda har ansvar för medborgardialogen eftersom tjänstemännen som det är de som fattar beslut. I brukardialogen ansvarar ska medverka i medborgardialogen sina tjänstemännen för dialogen. Att de förtroendevalda ansvarar för medborgardialogen betyder inte att de i alla roller klara för sig? skeden måste genomföra den. Vid exempelvis torgmöten är det rimligt att de förtroendevalda deltar, men ska en enkätundersökning eller massintervjuer göras, arbetar vi på ett annat sätt. Medborgardialogen är öppen för alla politiska partier som är representerade i kommunfullmäktige - men förtroendevalda måste skilja på sin roll som partipolitiker och sin roll som kommunalt förtroendevald. Den som är förtroendevald representerar kommunen eller sin nämnd i första hand i en medborgardialog. Bäst är om medborgardialogen handlar om ämnen där de politiska partierna inte låst sig för någon lösning. Lyssna, fråga, lyssna Som förtroendevald ska man i en medborgardialog koncentrera sig på att lyssna av var medborgarnas fokus ligger, vilka behov och värderingar som framförs. Ställ därefter öppna frågor och lyssna till svaren. Sedan kan de alternativ och det handlingsutrymme som finns, med hänsyn till lagar, regler och ekonomiska ramar, beskrivas. Undvik att gå i polemik med det som framförs i dialogen. Naturligtvis måste man kunna uttrycka sina egna åsikter och argument men utan att mer ovana deltagare i dialogen känner sig tillplattade. Tjänstemännen kan vara med i dialogen för att tillföra sakkunskap, de är också med som ett stöd till de förtroendevalda för dokumentation. 18

19 Kommunikation Kommunikation är en av framgångsfaktorerna för en lyckad medborgardialog. Att vara systematisk i kommunikationen runt en medborgardialog är därför viktigt. I kommunikationen runt en medborgardialog är ett av de viktigaste områdena att ta vara på människors engagemang. Alla undersökningar som genomförts visar att de flesta invånare vill vara med och påverka också mellan valen. Det går att använda kommunikationen kring medborgadialogen på olika sätt för att väcka lust, känsla av angelägenhet och att det har stor betydelse att man som medborgare deltar. Det finns några centrala utgångspunkter för kommunikationsprocessen: En kommunikationsplan behöver upprättas. Planera kommunikationen som ska ske före, under och efter medborgardialogen. Målgrupper behöver definieras tänk stort för att täcka in tänkbara målgrupper och glöm inte de som finns internt i organisationen som kan fungera som ambassadörer. På samma sätt som vi väljer olika metoder för medborgardialog måste olika metoder för kommunikation användas eftersom människor kommunicerar på olika sätt. Personella och ekonomiska resurser behöver avsättas. Sveriges Kommuner och Landsting har tagit fram en skrift Kommunikation för medborgardialog som är ett bra stöd till den som ansvarar för kommunikationen kring en medborgardialog. Använd den, skriften finns tillgänglig på skl.se och även hos kommunikatörerna i Karlskoga kommun. 19

20 20

21 Genomföra medborgardialog Medborgardialogen har olika metoder. Till exempel fokusgrupper, medborgarpanel och politikerluncher. En bra dialog innehåller ofta en blandning av flera olika metoder. Nedan redogörs för de metoder vi använder i Karlskoga men naturligtvis finns det utrymme för att använda andra metoder. Sveriges kommuner och Landsting har en metodhandbok som är bra att använda och låta sig inspireras av. Den finns hos bland annat kommunikatören på våra förvaltningar och förstås på skl.se. För att medborgarna ska känna igen sig och få rätt förväntningar på dialogen, ska vi i kommunens olika verksamheter använda samma benämningar på de olika metoderna. Som vi tidigare sagt är medborgardialog inte detsamma som direktdemokrati. Dialogen innebär en möjlighet för de förtroendevalda att samla in ett breddat underlag inför politiskt beslut. Dialogen är en metod för att samla in synpunkter. Det är en avskild del i beslutsprocessen. Det är viktigt att vara tydlig gentemot medborgarna så de förstår sin roll och förutsättningar samt vilken betydelse synpunkterna har. 21

22 Metoder Enkät En enkät kan vara ett trubbigt instrument, men de svar den ger är å andra sidan ganska säkra. För att vara enkel att svara på bör en enkät oftast vara utformad som flervalsfrågor med givna alternativ. Alternativen innebär en bundenhet för den som svarar. Det är alltså viktigt att formulera frågorna med omsorg. Vi har ett enkätverktyg som är enkelt att använda. Varje förvaltning har minst en eller ett par personer som är duktiga på att använda verktyget. En ambitiöst upplagd enkät med ett korrekt urval och tillräckligt antal svarande ger ett besked som är ett säkerställt tvärsnitt av den tillfrågade gruppen. I sin enklaste form kan en enkät vara en fråga på webben. Svaret blir då bara en fingervisning, eftersom man inte har någon kontroll av hur de som svarat representerar målgruppen. Resultatet kan också vara ett underlag för en dialog. 22

23 Fokusgrupp En fokusgrupp skapar delaktighet, och kartlägger vad gruppen tycker är viktigt i en viss fråga. Det ger ett underlag om vad som är mest angeläget att ta tag i. Fokusgrupp används tidigt i en process för att identifiera viktiga faktorer, och gruppens insikt i ärendet. Det kan vara en kompletterande metod före en enkät, för att ställa rätt frågor. Styrkor med fokusgrupp är att det är en enkel, snabb och strukturerad metod. Ofta stimulerar den till givande samtal, och ger många idéer och förslag. Det går snabbt att sammanställa resultaten och redovisa dem. Fokusgruppen ska ha en moderator som är insatt i ämnet, och någon som dokumenterar. Lokalen bör vara möblerad så att deltagarna ser tavlan där dokumentationen görs löpande. En lämplig grupp är sex till tio deltagare, för att de ska känna sig fria att uttrycka sina åsikter. Metoden fungerar bäst i en homogen grupp som kan kopplas till frågan. Det kan vara ett bra sätt att engagera marginaliserade grupper. Tidsåtgången är max två timmar. En morot kan behövas för att få medborgarna att delta i fokusgruppen. En morot kan vara exempelvis en biobiljett eller ett gratis inträde till något evenemang i kommunen. Planera också in någon form av fika under gruppens möte och underlätta deltagande genom att till exempel ordna barnomsorg. 23

24 Medborgarpanel En medborgarpanel är en grupp som ger förtroendevalda ett bredare underlag till beslut genom att svara på frågor, lämna synpunkter och komma med förslag och idéer. En medborgarpanel kan sättas samman på olika sätt, till exempel en öppen inbjudan där de som anmäler sig får delta utifrån intresse för ett visst ämne eller bara allmänt intresserade. Den kan också sättas samman av slumpmässigt utvalda från befolkningsregistret efter olika kriterier. Panelen är sedan i funktion under en längre tid. Eventuellt kan man successivt byta medlemmarna i panelen. En medborgarpanel kan träffas via fysiska möten eller som en e-panel över webben, eller en kombination. En e-panel via webben ger snabbare resultat. Att delta utan krav på att komma till fysiska möten kan locka medborgare som har ont om tid. Var tydlig med om panelen ska behandla en viss fråga eller användas för alla verksamheter. Panelen kan inte få frågor alltför ofta, varannan månad kan vara lagom. Det tar en hel del tid att hantera en medborgarpanel, från att bjuda in deltagare till att ställa frågor och få in svar. Någon måste ha ansvaret för att administrera panelen, och för beslut om vilka frågor som ska ställas. 24

25 Dialogcafé Cafémetoden uppmuntrar människor att delta i diskussioner i en informell och bekväm miljö. Den lämpar sig särskilt för att få fram idéer och förslag. Det är viktigt att lokalen är inbjudande och avkopplande. Ämnet måste vara relevant och tydligt. Mötet leds av en moderator och bör inledas med en kort faktagenomgång av ämnet. Informationsmaterial bör också finnas till hands. Små samtalsgrupper runt bord undersöker ett tema eller givna frågor, som ska vara öppna och utmanande. Deltagarna kan byta grupp vid förutbestämda tidpunkter under mötet. Målgruppen kan vara alla kommuninvånare, eller representanter för grupper och intressenter. Målgrupperna kan gärna blandas. Processen genomförs i princip med tre olika faser; analys, fördjupad analys, utarbeta förslag. Arbetet vid borden dokumenteras. Idéer och synpunkter delges övriga deltagare både under och i slutet av mötet. 25

26 Rådslag Rådslag kan användas när både mål och handlingsalternativ är öppna. Grundtanken är att människor diskuterar olika alternativ med för- och nackdelar, och de konsekvenser det skulle kunna innebära att genomföra vart och ett. Ett rådslag måste vara väl förberett och organiserat med en tydligt strukturerad dialog med medborgare, intressenter, företagare, och andra aktörer till exempel inom ett geografiskt område. Rådslaget kräver ett omfattande förarbete av både politiker och tjänstemän. Inför rådslaget bör man klargöra ett tydligt syfte som avgränsas i tid och rum. Under rådslaget krävs tydliga spelregler och ramar för vad deltagarna kan påverka. En kunnig processledare har stor betydelse. Rådslaget formulerar och prioriterar förslag som sedan lämnas till politikerna för beslut. Efter rådslaget får deltagarna återkoppling om vad som beslutades och varför, och hur det ska genomföras. Styrkor med rådslaget är att man får en strukturerad process med fokus kring några huvudförslag. Det är tydligt med vad som ska ske med resultatet, och i allmänhet kort tid till genomförandet. En begränsning är att huvudförslagen redan är utkristalliserade, och inga nya förslag kan komma in i processen. 26

27 Politikerluncher Syftet med politikerluncherna är att skapa dialog mellan förtroendevalda och medborgare, genom ett naturligt möte. I Karlskoga genomförs politikerluncher med barn och unga. Det ger ökade möjligheter till barn och unga att göra sin röst hörd. Metoden fungerar att använda för olika åldersgrupper. Förtroendevalda besöker olika skolor i Karlskoga och Degerfors och har en dialog samtidigt som man äter lunch med elever. De förtroendevalda får möjlighet att lyssna, utbyta tankar och får insyn i hur ungdomar tycker att det är i Karlskoga och Degerfors. Eleverna får möjlighet att diskutera med och ställa frågor till de förtroendevalda. Samtidigt finns en möjlighet till återkoppling om den politiska processen och hur demokratin fungerar i praktiken. Lunchen för de förtroendevalda ingår i den ungdomspolitiska satsningen och utvecklingsarbetet för ung medborgardialog. Ungdomsrådet Ung Kung återrapporterar minnesanteckningar från politikerluncherna till kommunfullmäktige Karlskoga som därmed får en möjlighet att gå djupare i de frågor som har lyfts av ungdomarna. Det är viktigt att bygga upp ett flöde så att synpunkterna som framkommit på lunchdialogen tas tillvara och åtgärdas där det är möjligt. 27

28 Samråd Samråd är en typ av medborgardialog som finns reglerad i plan- och bygglagen för arbete med översikts- och detaljplaner. Lagen säger att kommunen där ska samråda med sakägare, boende och andra som har ett väsentligt intresse av förslaget. Samrådet syftar till att få fram ett så bra beslutsunderlag som möjligt, och ge möjlighet till insyn och påverkan. Under ett samråd om en detaljplan ska kommunen redovisa planförslaget, skälen för förslaget och planeringsunderlaget. Inte minst när samrådet handlar om något så komplicerat som en detaljplan är det viktigt att göra materialet åskådligt och lätt tillgängligt för allmänheten. För att få ett ökat engagemang kan man levandegöra ämnet med att skapa bilder inför samrådet Vi ska planera för en park där du kan gå med dina barn eller barnbarn och leka, eller ta med en picknickkorg och njuta av det gröna. Det ska även vara lätt att komma med synpunkter och tydligt veta vilka möjligheter man har att påverka. 28

29 Trygghetsvandringar Trygghetsvandringar handlar om hur boende och verksamma i ett område upplever sin närmiljö. Medverkar gör exempelvis politiker samt förvaltning och bostadsbolag som ansvarar för den fysiska miljön, och utöver medborgare gärna föreningar eller andra grupper som representerar viktiga intressen i området. Ofta kan det också vara bra om Polisen medverkar. Vandringen ska kartlägga området för att analysera otrygga miljöer och öka kunskapen om situationen i området. Börja med att samla in och analysera material från området. Efter vandringen eller vandringarna återstår att prioritera åtgärder, och eventuellt göra en åtgärdsplan. 29

30 Medborgarbudget Medborgarbudget kan användas för att göra budgeten begriplig, och visa hur komplext beslutsfattandet kan vara både på kort och lång sikt. Genom att bjuda in medborgare och be om deras synpunkter på prioriteringar, inkomster och utgifter kan man få ökad förståelse och acceptans för förändringar i verksamheter. Medborgare kan bjudas in att komma med förslag, till exempel utifrån en given ekonomisk ram. De kan också få möjlighet att besluta om satsningar utifrån den ramen. Det krävs väl förankrade beslut innan man bjuder in till medborgarbudget. Det är också viktigt att vara mycket tydlig med vad som kan göras och inom vilka ramar medbeslutandet kan ske. Frågeställningarna måste presenteras lättförståeligt. Metoden ger ofta stort engagemang från dem som deltar. Medborgarna kommer ofta med bra och väl genomtänkta förslag och synpunkter. Man bör dock undvika alltför tekniska och komplicerade frågeställningar. Målgruppen kan vara medborgarna i stort eller i utvalda grupper. Tidplanen följer budgetarbetet för att medbeslutande ska kunna bli en realitet. I de fall man bjuder in barn och unga att prioritera eller besluta utifrån givna ramar, bör tiden från idé till genomförande kortas så mycket det går. 30

31 Identifiera fråga, planera och designa Genomför dialogen Sammanställ resultat Kvalitetssäkra fråga, definiera påverkbarhet Målgruppsanalys Bjud in till dialog Detaljplanering Styreffekt Återkoppla till deltagare Metodval Kommunikationsplan Återkoppla till invånare Processtöd och politikernärvaro Beslut att genomföra dialogen Gemensamt lärande, utvärdering 31

32 Verktyg Tidsplan Gör en tidsplan för hela dialogen. Tidsplanen utgår från den tid som dialogen kräver och utmynnar i tidpunkt för beslut, eller från när beslutet behöver fattas och ser vilken tid som finns för dialogen. Möten och annat schemaläggs så att inte dialogen faller på tidsbrist i slutspurten. I tidsplanen anger du också vem som ansvarar för de olika momenten. Var konkret skriv aldrig till exempel berörd nämnd, utan försäkra dig om att det finns utpekade personer som tar ansvar. Finansiering Samtidigt som du gör tidsplanen bör du försäkra dig om att alla delarna i dialogen är finansierade. Det gäller både pengar till annonser och lokaler för själva dialogen, och investering eller driftspengar för att det som dialogen handlar om ska bli verklighet. Kommunikation Kommunikation är en avgörande faktor för att medborgardialogen ska bli framgångsrik. En kommunikationsplan som omfattar vilka kommunikationsinsatser som krävs före, under och efter dialogen behöver upprättas så snart som beslut om medborgardialogen är taget. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram ett stöd runt kommunikation kring medborgardialog som är bra att använda. I Karlskoga kommun har vi kommunikatörer på varje förvaltning som är behjälpliga med kommunikationen runt medborgardialoger. 32

33 Struktur Medborgardialog ska vara ett enkelt och informellt samtal. Ofta söker vi grupper som inte är vana vid möten och mötesteknik. Stöt inte bort dem med formalia, utan ha enkla former för mötet. Det hindrar inte att till exempel en samtalsledare kan fördela ordet; tvärtom kan det hjälpa försiktigare deltagare att göra sig hörda. Utan att bli formell behöver man ändå ge en viss struktur åt mötet. Var tydlig med vad som är ämnet, och inom vilka ramar dialogen ska föras. Klargör hur mötet måste hantera aspekter som är för långsiktiga eller omfattande för att rymmas i ämnet, eller som kanske bara är ett klagomål på någon detalj. Om det behövs, gör också tydligt hur långt kommunens kompetens sträcker sig. Tillgänglighet En väl vald plats kan ha stor betydelse både för hur många deltagare som kommer till dialogen, och för hur avspända de känner sig. Kommunens sammanträdesrum kan ha för formell prägel. Bäst är lokaler där målgrupperna ofta vistas, och närhet är ett plus. Tänk fritt kanske finns det lokaler som annars inte används för möten, men som passar utmärkt för din dialog. Tänk även på att skapa möjligheter för personer med funktionsnedsättning, till exempel rullstolsburna. Hörslinga underlättar för dem med nedsatt hörsel. Man kan göra det lättare att delta även genom att välja en tid som passar målgruppen, och kanske erbjuda tolkning och barnpassning. Morötter Mat eller kaffe är självklara möjligheter att stimulera deltagarna. Frukostmöten är exempel på en tidseffektiv lösning, där det kan locka att samtidigt få frukost. I en medborgarpanel kan det vara aktuellt att arvodera deltagarna. Ett annat lockbete kan vara att mötet har en intressant talare som anknyter till dialogen. 33

34 Dokumentation Dialogen måste alltid dokumenteras. Det är gott och väl att ha ett öppet sinne och öra, men resultatet av dialogen måste också tas om hand och användas. Hur dokumentationen ser ut kan variera med dialogformen, men den måste finnas. Ibland kan deltagarna själva medverka i dokumentationen när det kan bidra till ökat engagemang. Att föra anteckningar synliga under mötet kan öka delaktigheten. Men gå aldrig till en dialog utan att veta hur dokumentationen ska ske. All dokumentation från Karlskoga kommuns olika medborgardialoger ska sammanställas på en gemensam plats på kommunens webb. Där ska det gå att följa de olika dialogerna. Massmedia Det kan bli så att massmedierna refererar dialogen och kanske även deltar i den med till exempel ledarkommentarer. Om media rapporterar om dialogen är det ofta positivt genom att det skapar ökat intresse och kan förmedla både bakgrundsfakta, olika alternativ och argument. Om media rapporterar från dialogen eller inte kan vi inte påverka, men det är önskvärt. Vi är öppna och välkomnande för media. Tillhandahåll ett bra faktaunderlag och bidra till en allsidig presentation av dialogens resultat. Tänk på att det kan finnas personer som vill delta i dialogen utan att vara med i massmedia. Övrigt Utgångspunkten för dialogen är Karlskoga kommuns värdeord: helhetssyn, enkelhet, nytänkande, respekt och öppenhet. Det är viktigt att förtroendevalda och tjänstemän har ett respektfullt förhållningssätt samt visar intresse och engagemang. Medborgarförslag låter medborgarna ställa förslag, som kommunen bereder som varje annat ärende. Det är ett bra sätt för allmänheten att kunna ta upp frågor, men inte någon egentlig form av medborgardialog. Däremot kan en fråga som väckts via medborgarförslag vara ett lämpligt ämne för en medborgardialog. 34

35 Återkoppling Återkoppling är självklar och nödvändig för en medborgardialog. Deltagarna måste få veta vad deras insats lett fram till för att de ska känna att den tid de lagt ner varit meningsfull och för att vårt arbetssätt medborgardialog ska vara trovärdigt. Planera redan från början hur återkopplingen ska ske. Tala om för deltagarna vid dialogtillfällena hur de kommer att få återkoppling. Tänk på att återkopplingen börjar redan medan dialogen pågår. Ge deltagarna återkoppling både under tiden de deltar och efter avslutad dialog. Ibland är återkopplingen ett synbart resultat. Exempelvis när resultatet är att bygga en lekplats, ändra en trafiklösning eller inreda en fritidsgård, då kan alla se vad som hänt. I andra sammanhang leder dialogen kanske inte till någon snar förändring eller till en åtgärd som inte är så synlig utåt. Då bör man på andra sätt bekräfta deltagarna och vad deras arbete lett fram till. Denna bekräftelse blir mer betydelsefull ju intensivare deltagandet varit. En person som deltagit i en arbetsgrupp kan exempelvis uppmärksammas med ett avslutande möte under festligare former eller ett personligt brev. För personer som deltagit mera i ett kollektiv finns kanske inte den möjligheten. För den skull får bekräftelsen inte utebli, bara finna andra vägar. Återkopplingen gäller inte bara dem som deltagit i dialogen. Alla karlskogabor är alltid en målgrupp för återkoppling. Även en riktad medborgardialog är känd i en bredare grupp. Sök alltid höja intresset för medborgardialog genom att berätta vad just denna dialog lett till. Utöver våra egna kanaler är massmedia en bra väg. I en del fall kan vi nå redaktionell plats, i andra får vi välja att annonsera. En annons kan ytterligare stärka dem som deltagit i dialogen. Alla resultat och all dokumentation från medborgardialogerna ska finnas samlad på Karlskoga kommuns webb så att intresserade kan ta del av dem den vägen. 35

36 CHECKLISTA Metoderna för dialogen är fastställda. Tidplan för dialogen innehåller alla moment. Finansiering av dialogarbetet är klar. Det finns finansiering för den åtgärd dialogen handlar om. Alla medverkande förtroendevalda och tjänstemän är vidtalade. Lokalen är naturlig för målgruppen och tillgänglig även för personer med funktionsnedsättning. Rätt kanaler för inbjudan är valda. Dokumentationen av dialogen är säkrad. Kontakter med massmedia är planerade. Återkoppling sker löpande under processen. Återkoppling av reslutatet sker till delatagarna efter processen. Resultatet av dialogen sprids även till en bredare grupp. Dialogen är dokumenterad på Karlskoga kommuns hemsida. Resultatet av dialogen tas om hand i den politiska processen. 36

37 37

38 Utvärdering Liksom medborgardialog är ett sätt för Karlskoga kommun att skapa en bättre verksamhet, kan även dialogerna bli bättre genom erfarenhet. Summera alltid din dialog, till nytta för både dig själv och andra som arrangerar medborgardialoger. Utvärderingen ska beskriva syftet med dialogen, ämnet, målgruppen och vilka metoder som användes. Den bör svara på frågorna: Var ämnet lämpligt för medborgardialog? Var förtroendevalda öppna för dialog och inte låsta partipolitiskt? Nådde vi den målgrupp vi ville? Hade alla som deltog möjlighet att komma till tals? Fanns det någon intressegrupp eller annan gruppering som blev särskilt tongivande? Hur fungerade metoderna? Vad blev kostnaden för dialogen? Identifiera vad som varit nycklar till resultatet. Reflektera och ge lärdomar att ta med i det fortsatta arbetet med medborgardialog. Självfallet är det viktigt att ta reda på hur deltagarna upplevde dialogen. Det sker enklast med en enkät. Samtidigt får du inte trötta ut deltagarna med sådant. Följ upp med en enkät vid ett utvalt tillfälle. Välj några få frågor som du har nytta av, inte ett helt frågebatteri. Ge flervalsfrågor hellre än frågor där respondenten själv måste formulera ett svar. Det viktigaste av allt kanske är att utvärdera vad medborgardialogen ledde till och om den hade den styreffekt som eftersträvades. CHECKLISTA Erfarenheterna är summerade i en utvärdering. 38

39 Sammanfattning ett kort kom-i-håg med de viktigaste punkterna. Syfte bestäm syftet med dialogen. Nivå bestäm vilken nivå på dialog och inflytande du ska ha. Ramar bestäm avgränsningar för vad dialog gäller. Deltagare bestäm vilka målgrupper du ska rikta dialogen till. Metoder bestäm vilka former och metoder din dialog ska använda. Tidplan gör en kalender över dialog med sikte på beslutet. Kommunikationsplan planera kommunikationen, före, under, efter dialogen. Ansvar klargör vem eller vilka som har ansvar för olika aktiviteter. Aktiviteter säkerställ att deltagare, presentationer och material finns på plats. Dokumentation ta vara på vad som kommer fram i dialogen. Återkoppling berätta för deltagare och medborgare vad dialogen gav. Utvärdering använd erfarenheterna för en ännu bättre dialog nästa gång. 39

40 KONTAKT Kommunstyrelsens ledningskontor Karlskoga kommun Karlskoga Besöksadress Katrinedalsgatan 2-4 Tryck: 2015, Exaktaprinting AB, Malmö. Foto: Karlskoga kommun, Frida Edlund och Roger Gleisner. 40