Användarhandledning PDB Investera Dokumentansvarig Dokumentdatum Version Monika Wistedt, PRtd

Transkript

1 Sida 1 av 75 Dokumenthistorik: Version: Datum: Ändrat av: Orsak till ändring: Monika Wistedt, PRti Skapar dokument, utkast Monika Wistedt, PRti Gällande version för PDB Monika Wistedt, PRti Kompletterat kap med beskrivning av BSAB koder Monika Wistedt, PRti Kap 6.10, funktionen Copy/Paste Attributes ska inte användas, versionsbeteckningar försvinner Monika Wistedt, PRti Lagt till nya rubriker under 8.1 för att förtydliga hur ny version skapas Uppdaterat statussymbolerna, kompletterat kap 8 Flöden Nya presentationer för PDF Rendering Kompletterat med att Webb-länkar inte är aktiverade i PDB investera Handledningen uppdaterad efter R Handledningen uppdaterad efter R Handledningen uppdaterad efter R Handledningen uppdaterad efter R Ny klientinstallation Handledningen uppdaterad efter R PDB är en projektdatabas för Trafikverkets Investerings projekt, begreppet PDB står för projektdatabas samt att den ska stödja processen. Dokumentet beskriver systemets grundläggande struktur och funktioner för att kunna hantera projektgemensam dokumentation. Beroende på användarbehörigheter, dokumentens state (läge) i sitt flöde och var i mappstrukturen det placeras kan dokumenten göras tillgänglig för kontrakterade användare och/eller andra intressenter som exempelvis kommun eller Länsstyrelse. Handledningen är skriven med engelskt språkval i ProjectWise klienten.

2 Sida 2 av 75 Innehåll 1 Allmän information Installation av klient Installation för interna användare Installation för externa användare Behörigheter Starta och logga in i PDB Utseende Verktygsfält Statussymboler Mappstruktur Övergripande mappstruktur Mappen Documents System Admin System Config Custom Folder Saved Searches Projektstruktur Befintligheter samt styr och stöd Styrande och stödjande dokument Tidigare utredningar Befintligt underlag Typ och standardritningar System projektspecifikt Extern samordning... 14

3 Sida 3 av Kommunikation Möten Teknisk information Underlag Produkter Förvaltningsdata Kontrakt GR-50GT Struktur under BSAB kod Sökningar på respektive BSAB kod Produkter Project Admin Generella funktioner Öppna och titta på dokument Händelse vid dubbelklick Redigera dokument Öppna Uppdatera serverkopia Frigör... 23

4 Sida 4 av Dokumentöversikt Skapa dokument Wizard när man skapar fil Exportera/Importera filer Export Import Advanced import ersätta fil Kopiera ut Flytta/Kopiera dokument Genvägar Länkar i dokument E-post Egenskaper på dokument Ändra egenskaper/dokumentattribut Ändra egenskaper på flera dokument samtidigt Vyer Gränssnitt Sök Snabbsökning Avancerad sökning Dokument Set Rendera PDF sgenerering Attribut för dokumentkod Dokumentattribut för Textdokument, textdokument som PDF och databasdokument Dokumentattribut för Modeller och Samordningsmodeller... 60

5 Sida 5 av Dokumentattribut för Ritningar, Ritningsdefinitioner och ritningar som PDF Generate Options Ändra namn på dokument med dokumentkod Koppla dokumentattribut (metadata) mot namnruta Dokumentattribut som har koppling mot namnruta/revideringsrad Namnrutor och revideringsrad med koppling mot dokumentattribut Koppla dokumentattribut mot namnruta och reviderings rad Flöden Hantera dokumentets state (läge) i granskningsflödet Ändra state i styrt arbetsflöde Skapa ny version i styrt arbetsflöde Ändra state manuellt i arbetsflödet Skapa ny version i manuellt arbetsflöde Visa alla versioner Konfidentiellt material Utbildningsmiljö Läs mer... 75

6 Sida 6 av 75 1 Allmän information PDB bygger på Bentleys programvara ProjectWise, det är ett fil- och dokumenthanteringssystem, med en Klient och en server lösning, byggd med en SQL databas med fillagring. Det är en integrerad projektserver där alla projektörer jobbar på en gemensam arbetsyta, alla har tillgång till samma underlag och man kan med behörigheter styra synligheten av modeller och ritningar via statushantering och godkännandeflöden. Användaren kan arbeta integrerat genom att CAD programvaran kan öppna PDB och öppna/spara filer direkt i PDB. PDB kan öppnas från valfri arbetsplats med internetuppkoppling. 2 Installation av klient För att kunna använda PDB krävs att ProjectWise Explorer är installerad på din dator. Installationen kan användas även för IDA och Förbifart Stockholm. 2.1 Installation för interna användare. För användare med Trafikverksdator kan klient beställas från BerIT eller Bita. 2.2 Installation för externa användare. För externa användare kan klient hämtas från Trafikverket.se under Ladda hem ProjectWise med tillägg

7 Sida 7 av 75 3 Behörigheter För att kunna använda PDB måste användaren ha en inloggning i Trafikverket. För externa användare måste ett externt användarkonto skapas ett så kallat 90-konto, projektets datasamordnare ansöker om dessa konton. Externa loggar in första gången via Trafikverket.se och får ett nytt lösenord, lösenordet gäller i 90 dagar, har man lösenord loggar man sedan in i PDB med ProjectWise klienten. För att få behörigheter till det projekt man ska jobba med i PDB måste man söka behörighet via Arthur. Se exempel för projekt Ostlänken, där det finns behörigheter för trafikverksanvändare och behörigheter för de användare som ska ingå i ett kontrakt. När projekt eller kontrakt beställs, skapas AD-grupper, projekten lägger sedan själva in sina användare i rätt AD grupp, exempelvis gör projektets datasamordnare det. AD-gruppen synkas sedan in i ProjectWise så man kan logga in i PDB. När man väl har kommit in i PDB kan man delegera behörighetshanteringen till konsultuppdraget eller leverantören, de kan hantera sina egna grupper i PDB.

8 Sida 8 av 75 4 Starta och logga in i PDB För att starta PDB, välj Start -> Alla program > ProjectWise Explorer När ProjectWise Explorer startats visas huvudfönstret. Klicka på plustecknet bredvid PDB (Login Server 1) för att logga in. För interna användare på Trafikverket kan man kryssa i rutan Use Windows Single Sign- On for authentication (behöver endast fyllas i första gången), nästa gång loggas du in med automatik, du behöver inte ange ditt lösenord. Externa användare måste logga in med användarnamn enligt TRAFIKVERKET\användarnamn. Om du av någon anledning inte vill logga in automatiskt med Single Sign-On, glöm då inte att ange TRAFIKVERKET\ före ditt användarnamn.

9 Sida 9 av 75 Första gången du loggar in i PDB, kommer du att få frågan om var ditt Working Directory ska skapas. Working directory är den plats där PDB kommer att arbeta med temporär lagring av filer. Svara Ja på frågan om det föreslagna arbetsbibliotek ska skapas. Nej om man vill ha annan mapp. Internt rekommenderas att utcheckningsbiblioteket sätts till m:\projectwise\<datakälla> För externa, om de har motsvarande en hemmakatalog, annars c:\användare\<användarnamn>\<datakälla> Utcheckningsbibliotek kan bytas i efterhand under Tools -> Options välj fliken Settings, Working Directory och When Using ProjectWise Explorer.

10 Sida 10 av Utseende När man är inloggad så får man tillgång till arkivmappar och dokument som man har behörighet till Huvudfönstret består av tre delar förutom snabbvalsknappar och menyer: 1. Datakällor och arkivmappar; visar de dokumentarkiv som finns. Under varje dokumentarkiv finns en mappstruktur som dokumenten ligger i. 2. Dokumentdelen; visar en lista över de dokument som finns i den arkivmapp man valt. Härifrån kan du öppna dokument, sortera, söka, skapa/registrera dokument mm. 3. Document Properties och Folder Properties visar en lista över attribut för det dokument eller den arkivmapp man valt. Dependency Service visar grafiskt referenser till det aktuella dokumentet (främst CAD-modeller).

11 Sida 11 av Verktygsfält Om valen för verktygsfälten Interface och View inte finns med i huvudfönstret kan man lägga till dem. För att lägga till fälten välj, View -> Toolbar och välj View, se resultat, välj sedan igen View -> Toolbar och välj Interface 4.3 Statussymboler Dokument i PDB kan ha lite olika status symboler i dokumentlistan, exempelvis; Penna - Skrivrättighet på attribut och/eller dokument Öppen bok - Endast läsrättigheter Hänglås - Filen är låst och ändras av en annan användare Bock - Dokumentet ändras av dig Diskett - Dokumentet är exporterat Anteckningsbok - Flatset, gruppering av dokument Fil med referenser

12 Sida 12 av 75 5 Mappstruktur 5.1 Övergripande mappstruktur Övergripande anges ett antal systemadministrativa dokument och inställningsfiler, konfigurationsfiler samt mallar Mappen Documents Mappen documents innehåller 00 - System Admin och 99 System Config System Admin Innehåller bla inställningsfiler, uppslagstabeller ( Lookup Tables, valbara värden i attribut-menyer) och mallar för att skapa projekt System Config Innehåller profiler för generering av ritningar och dokument till PDF format Custom Folder Custom Folders\Personal Folders kan användas som en struktur med favoriter där man kan ha strukturer och dokument som du ofta jobbar med, i Custom Folders ligger inga dokument bara länkar Saved Searches Innehåller sparade sökningar, man kan spara en sökning, exempelvis ge mig alla filer i ett visst teknikområde som är i state delad.

13 Sida 13 av Projektstruktur Under mappen Projekt ligger projekten indelade på stråk Befintligheter samt styr och stöd Mappen Befintligheter samt styr och stöd användas för att hantera den information som beställaren vill göra tillgänglig för kontraktens medlemmar eller andra externa intressenter enligt mappstruktur nedan: Önskas nya undermappar eller borttagande av onödiga mappar som skapats utifrån den generella mallen kontaktas projektets datasamordnare Styrande och stödjande dokument Här läggs projektets gemensamma och övergripande dokumentation för t.ex. mallar och checklistor Tidigare utredningar Här läggs projektets utredningar, förstudier etc Befintligt underlag Här läggs t.ex. underlag från underhåll, lantmäteriet, kommuner in Typ och standardritningar I mappen kan typ- eller standardritningar läggas, om projektspecifika typ- eller standardritningar tas fram, kan de också läggs in här.

14 Sida 14 av System projektspecifikt Under denna mapp finns en struktur för att hantera CAD relaterad information, bla kan man lägga in symbolbibliotek (2D och 3D), inställningsfiler för ritningsdefinitioner och modeller. Under mappen har bara Trafikverket behörigheter, vill man att fler ska ha tillgång till mappen, sätter man upp de behörighetslistor som ska gälla, det görs på samma sätt som under produkter. Flödet heter Systemparametrar och har två state, Skapad och Publicerad Extern samordning Mappen Extern samordning används för bla utbyte av dokument i PDB mellan externa aktörer såsom Kommuner och Länsstyrelser och Trafikverket. Strukturen innehåller mapparna: I mapparna läggs arbetsmaterial, planer, utredningar och utbyte av dokument, saknas mappar i strukturen ska projektets datasamordnare kunna skapa mappar, projektets datasamordnare ska även kunna ta bort mappar Kommunikation Foton, Infoblad, webb Möten Minnesanteckningar Teknisk information Material som man tar hänsyn till vid skapande av underlag Underlag Här samsas olika teknikslag som särskiljs med attribut Produkter Leveransyta Planer, PM osv.

15 Sida 15 av Förvaltningsdata Mappen Förvaltningsdata innehåller undermappen Ebbot, strukturen för Ebbot är valfri och man lägger själv upp de mappar som ska finnas, flödet heter Förvaltningsdata Kontrakt Strukturen under Kontrakt är baserad på en komprimerad BSAB struktur. Alla typer av kontrakt har samma struktur. Det finns olika typer av kontrakt, projekteringskontrakt, entreprenadkontrakt för Totalentreprenad och entreprenadkontrakt för utförandeentreprenad och kontrakt med begränsad synlighet Innehåller BSAB koder Gemensamt 01 Sammansatta byggdelar 03 Risk, säkerhet och installation 04 Miljödata (MKB) 05 Gestaltning 06 Trafik

16 Sida 16 av Innehåller BSAB koder Mark generellt 12 Bana och Väg 15 Geotekniska konstruktioner 16 Stödkonstruktioner 17 Tunnel- och bergrumskonstruktioner 18 Betongtunnlar GR-50GT Innehåller BSAB koder 10GR-50GT 10GR Fastighetsindelning, kartor, ortofoto 20GD Mätningstekniskt underlag och dokumentation 30TE Modeller av befintliga förhållanden (terrängmodeller) 50GT Geoteknik och hydrogeologi (undersökningar och mätningar) Innehåller BSAB koder Sammansatta bärverk 21 Bärverk i bro Innehåller BSAB koder Överbyggnader 32 Anläggningskompletteringar 33 Spåranläggning Innehåller BSAB koder Hus

17 Sida 17 av Innehåller BSAB koder Sammansatta Va_VVS_Kylsystem 51 VA-System och Avvattning 54 Brandsläckningssystem 55 Kylsystem 56 Värmesystem 57 Luftbehandlingssystem Innehåller BSAB koder Sammansatta elanläggningar 61 Kanalisationssystem 63 Elkraft och kontaktledning 64 Telesystem Innehåller BSAB koder Hissystem 73 Rulltrapps- och Rullrampssystem Innehåller BSAB koder Styr- och övervakningssystem för fastighetsdrift 84 Signalanläggning 85 Rangeranläggningar 89 Fjärrstyrning El_GELD

18 Sida 18 av Struktur under BSAB kod Under varje komprimerad BSAB kod finns filerna man jobbar med. Under 00-09, kan exempelvis gemensamma filer för flera teknikområden läggas Databasdokument Databasdokument kan vara ett antal olika typer av filer såsom: koordinatfiler (PXY), LandXML-filer, spårgeometrier, AutoGRAF.dbf m.f Komplementfiler Komplementfiler är tänkt att användas för filer till verktyg som kräver att rätt namn används (dokumentkod används inte i denna mapp), exempelvis kan GIS material som shape-filer läggas i mappen Modell Med modell avses olika typer av modellfiler för respektive fackområde/teknikområde PDF på begäran PDF som arbetsmaterial Ritning Med ritning avses ett dokument i originalformat tex. Dwg, dgn. Ex. schemaritningar för el och signal Ritning PDF PDF som ska kontrolleras parallellt med ritningen.

19 Sida 19 av Ritningsdefinitioner Ritningsdefinitioner, innehåller geografisk lägesbunden information som presenteras i ritningsform från modeller, ritningsdefinitionsfilen innehåller länkar till de modeller och inställningsfiler som används Samordningsmodeller Samordningsmodeller, används för att skapa samordningsmodeller för samordning, samgranskning exempelvis inför möten, mappen ligger på varje teknikområde, men kanske väljer man i ett projekt att jobba med de sammanslagna modellerna under 00 Gemensam Temporära dokument Temporära dokument filer utan status Bra att ha filer Textdokument Med textdokument avses dokument som normalt skapas via MS Office såsom Word, Excel, Powerpoint Textdokument PDF PDF som ska kontrolleras parallellt med textdokumentet.

20 Sida 20 av Sökningar på respektive BSAB kod Under varje kontrakt finns sparade sökningar per BSAB kod för att det ska bli enklare att hitta den information som eftersöks. Sökningarna utgår från angiven BSAB kod på dokument och vilket kontrakt det tillhör Produkter Under mappen Produkter paketeras de olika produkterna, man använder länkar till befintliga dokument i projektets struktur Project Admin Under mappen Project Admin finns projektets uppslagstabeller ( Lookup Tables, valbara värden i attribut-menyer).

21 Sida 21 av 75 6 Generella funktioner 6.1 Öppna och titta på dokument Om du endast vill öppna och titta på ett dokument kan du dubbelklicka på dokumentet eller markera dokumentet, högerklicka och välja Open as Read-Only Händelse vid dubbelklick I PDB är det inställt att när man dubbelklickar på dokument öppnas det skrivskyddat, om man vill ställa om så att dokumentet istället checkas ut och blir redigerbart vid dubbelklick gå in under Tools -> Options välj fliken Settings, gå till Document List -> Double click action till Open. 6.2 Redigera dokument Beroende på vilket state (läge) filen befinner sig, blir hanteringen för att redigera olika. Läs mer om flöden under rubriken Flöden. Observera att det är endast i state Skapad som filen kan redigeras.

22 Sida 22 av Öppna För att ändra i ett dokument, högerklicka på det i dokumentlistan och välj Open. Dokumentet hämtas ut (checkas ut) till en temporär plats på den lokala hårddisken och öppnas sedan i exempelvis Word. När ett dokument öppnats eller checkats ut för att ändras kan inte andra användare ändra i dokumentet, dvs. dokument i IDA kan endast ändras av en användare i taget. Det är möjligt för andra användare att läsa eller hämta ut kopior av dokument som checkats ut. Första gången du öppnar ett dokument med en ny filtyp visas nedanstående meny. Kryssa i Använd alltid det här programmet om du i fortsättningen alltid vill använda samma program. Om man kryssar i valet Öppna dokumentet med enbart läsrättighet öppnas en skrivskyddad kopia.

23 Sida 23 av 75 När du är klar med dina ändringar och har sparat avslutar du programmet, får man automatiskt en fråga om du vill checka in, uppdatera serverkopia eller frigöra dokumentet. Välj Checka in dokumentet för att få med de senaste ändringarna till PDB Uppdatera serverkopia Väljer man Update Server Copy får man in ändringarna i PDB men dokumentet behålls utcheckat Frigör Om man av misstag checkat ut dokumentet, till exempel dubbelklickat istället för att Öppna skrivskyddat eller inte vill spara de senaste ändringarna i PDB kan man välja Free. Nästa gång du checkar ut dokumentet skrivs den lokala kopian över.

24 Sida 24 av Dokumentöversikt Om man avslutar PDB och har dokument utcheckade visas denna meny. Menyn visar alla dokument man själv checkat ut. I menyn kan man bland annat välja att checka in eller frigöra dokument. Menyn Dokumentöversikt finns under Tools -> Local Document Organizer eller under snabbknappen Local Document Organizer.

25 Sida 25 av Skapa dokument Att skapa dokument rekommenderas att man gör direkt i PDB, man väljer mallar som är uppsatta i projekten, man får på så sätt rätt utseende/inställningar etc. på dokumenten. Har man redan skapade dokument som ska läggas in i PDB kan man dra och släppa in dokumenten i PDB. Skapa dokument. 1. Stå i den mapp som du vill skapa ett nytt dokument i, högerklicka och välj New -> Document Om dokument redan finns, markera fil och dra över den till den mapp som dokumentet ska läggas i och släpp. 2. I dialogrutan som kommer fram Select a Wizard välj Advanced Wizard. Fortsätt med OK.

26 Sida 26 av Välj Nästa. 4. Om man markerat fel mapp att skapa filen i, kan man justera mappvalet i denna meny, välj Nästa.

27 Sida 27 av 75 Välj mall, välj mall i projektet, se projektets Dokumenthanteringsplan/IT-handledning vilka mallar som ska användas. Om man redan har ett skapat document som man drar använder man dokumentet som mall, mallar som använts tidigare kan också väljas, välj altermativ och fortsätt med Nästa För de dokument som skapas i kontraktsytorna genereras ett dokumentnamn, en meny där man väljer dokumentattribut kommer upp. Se mer om dokumentnamn under rubriken, sgenerering

28 Sida 28 av Dokumentattribut (metadata) ska alltid fyllas i den omfattning som krävs för kvalitetssäkring av registrerat dokument, se mer i projektets Dokumenthanteringsplan/IT-handledning. Vissa dokumentattribut gällande ritningar och ritningsdefinitioner kan kopplas mot en namnruta, se mer under rubriken Koppla dokumentattribut (metadata) mot namnruta. Rubriker med vinklar <> är tvingande att fylla i, välj Nästa. Ytterligare en dialogbox med metadata att fylla i, välj Nästa

29 Sida 29 av Ge dokument namn (om dokumentet skapats med dokumentnamnsgenereringen, är namnet redan satt) och beskrivning. För dokument under befintligheter finns möjlighet att ange dokumentets version t.ex. om det är ett dokument som redan har en fastställd version, välj Nästa. 7. I menyn Dialogbox Create a Document, välj Nästa och i menyn för Completion välj Slutför. Dokumentet (dvs. filen inklusive dess metadata) är nu skapad och ligger i state Skapad. Observera om modellfil i MicroStation (.dgn) skapas måste aktuellt nivåbibliotek (.csv) kopplas inne i MicroStation.

30 Sida 30 av Wizard när man skapar fil För att inte behöva klicka igenom så många menyer när ett dokument skapas eller registreras kan man välja vilka menyer som dyker upp. Gå in under Tools -> Wizard Manager, välj Document Creation Advanced Wizard Properties. Exempel på inställning under Wizard Pages.

31 Sida 31 av Exportera/Importera filer Export Om man vill checka ut ett eller flera dokument till en filtjänst kan man välja Export. Dokumenten blir låsta för redigering av andra, för att återföra dokumenten till PDB måste man sedan importera dokumentet/dokumenten. Vill man bara ta ut filerna för att kunna läsa dem eller som grund för att skapa nya dokument väljer man i Export menyn Send to Folder. Högerklicka på dokumentet alternativt markera flera dokument med shift eller ctrl, högerklicka och välj Export. Välj Export på första sidan av exportguiden och sedan Nästa.

32 Sida 32 av 75 Välj målmapp för filerna. Välj Nästa och Slutför. Dokumenten nu låsta för redigering.

33 Sida 33 av Import Högerklicka på dokumentet alternativt markera flera dokument med shift eller ctrl högerklicka och väj Import. Dokumenten hämtas då från den plats de checkades ut till och läggs in i PDB. Dokumenten kan nu åter redigeras i PDB Advanced import ersätta fil För att ersätta en fil i PDB mot annan fil som finns i Utforskaren, högerklicka på dokumentet som ska ersättas och välj Properties och välj fliken General. Välj Advanced -> Import (Väljer man Advanced -> Replace kan filen ersättas med fil som finns i PDB, observera att man inte kan ersätta fil som ligger i samma mapp som filen som ska ersättas.)

34 Sida 34 av 75 Svara Ja på frågan om du är säker på att du vill ersätta filen. Markera fil i utforskaren och välj Öppna. Svara att dokumentets originalnamn ska användas, anledningen till frågan är att ProjectWise jämför inkommande filnamn med dokumentets namn. Filnamnet i detta fall är JP _ docx medans dokumentets namn är JP _ Avsluta med OK och Save i properties menyn.

35 Sida 35 av Kopiera ut För att kopiera ut ett eller flera dokument till filtjänst kan även Export användas, välj då alternativ Send to Folder och Nästa. Välj målmapp för filerna, välj Nästa och Slutför. Dokumentet är nu ut kopierat till vald mapp.

36 Sida 36 av 75 Om man vill kopiera ut till den utcheckningsmapp som man har vald, välj istället Copy Out. 6.5 Flytta/Kopiera dokument Den enklaste metoden brukar vara att dra och släppa ett eller flera dokument mellan mappar. Copy-Paste fungerar också. Högerklicka på dokumentet och välj kommando. Använd alltid Wizarden när dokument kopieras. Det finns dessutom ett Copy to/move to kommando som öppnar en meny där man kan välja målmapp och filnamnet samtidigt.

37 Sida 37 av 75 Exempel om man väljer kommandot Move To välj i menyn, vilken fil som ska flyttas (Source Dokument) och sedan vart dokumentet ska flyttas (Destination Document). Behörigheter styr om man får kopiera/flytta, man måste ha "skapa" behörighet dit man flyttar/kopierar dokument och man måste ha behörighet att ta bort dokument från den mapp man flyttar ifrån. 6.6 Genvägar För att skapa en genväg, kan man kan ta tag i ett dokument eller mapp och dra det till skrivbordet eller utforskaren. Genvägen öppnar PDB och visar dokumentet eller mappen, om länken är till ett dokument markeras det i dokumentlistan men det öppnas inte automatiskt.

38 Sida 38 av Länkar i dokument Länkar kan skapas i exempelvis Office-dokument. Markera dokumentet, klicka i adressfältet och högerklicka. Väljer man Copy -> får man med hela sökvägen i klartext när man ställer sig på länken. Väljer man Copy URL-> får man med hela sökvägen i klartext men utan mellanslag när man ställer sig på länken.

39 Sida 39 av 75 Väljer man Copy URN -> får man en kortare sökväg, (GUID) denna variant måste man använda om man ska skicka länken med E-post. En rekommendation är att man använder URN länkar, den länken fungerar även om dokumentet flyttats. Länkar kan också skapas om man högerklickar på dokument och väljer Skapa länkar Observera att webb-länkar inte är aktiverade i PDB.

40 Sida 40 av E-post Det går att skicka E-post till mottagare som länk eller bifogat dokument. Markera dokument/dokumenten som ska skickas med E-post. Högerklicka och välj Send To -> Mail Recipient As Link om dokumentet/dokumentet ska skickas som länkar. Alternativet för mottagare som inte har tillgång till PDB är att bifoga dokumentet. Välj då Send To -> Mail Recipient Outlook startas och dokument/dokumenten länkas eller bifogas i ett e-post meddelande.

41 Sida 41 av Egenskaper på dokument När dokument skapas/registreras i PDB fyller användaren i de dokumentattribut/metadata som krävs. För att se egenskaperna på ett dokument så markerar man dokumentet, högerklickar och väljer Properties (eller tryck mellanslag på tangentbordet). En Meny med olika flikar kommer upp. Under fliken General finns egenskaper såsom namn, beskrivning, version state etc. Fliken Security innehåller behörigheter. Flikarna Attributes och More Attributes innehåller dokumentets attribut, dessa flikar ser olika ut beroende på dokumenttyp, exempelvis om det är en modell eller textdokument. Exempel på dokumentattribut kan vara Stråk, Bandel, BSAB kod. Fliken Audit Trail innehåller historik om filen exempelvis vem som skapade dokumentet. Workspace används om man har satt upp konfigurationer till ex. MicroStation och fliken Spatial för geografiska egenskaper Ändra egenskaper/dokumentattribut För att ändra egenskaper/dokumentattribut på ett dokument så markerar man dokumentet, högerklickar och väljer Properties. Välj flik där man vill ändra dokumentattributen och spara ändringen med Save, stäng ner menyn med Close.

42 Sida 42 av 75 OBSERVERA att man inte bör använda funktionen Copy/Paste Attributes, att man kopierar dokumentattribut från ett dokument för att sedan klistra in dem på ett annat, används den funktionen försvinner bla versionsbeteckningen. Egenskaper/dokumentattribut kan redigeras i alla state fram till Publicerad. Se mer om state och flöden, under rubriken Flöden Ändra egenskaper på flera dokument samtidigt För att ändra dokumentattribut på flera dokument samtidigt, kan man markera filerna, högerklicka och välja Modify. I menyn som kommer upp kan man ändra dokumentattribut, det finns två flikar General och exempelvis Text Document Attributes (om man valt textdokument). Ändra eller lägg till dokumentattribut, Välj Apply för att få med ändringarna, men behålla meny kvar. Välj OK för att få med ändringarna och avsluta menyn.

43 Sida 43 av Vyer Vyer styr utseendet på dokumentlistan, alltså vilka kolumner som ska visas, man kan även sortera på kolumner. Ex. på vy för textdokument För varje mapp i strukturen där dokumenten lagras finns en fördefinierad vy, exempelvis för mappen Textdokument heter vyn Textdokument och för mappen Modell heter vyn Modellfiler. Vyer kan också väljas direkt från listan på huvudmenyn. Vyer kan vara globala eller privata, globala finns i systemet, medans privata vyer kan man skapa själv. 1. För att skapa en privat meny gå in under View -> Manage Views i menyn som kommer fram välj New. 2. Ge ett namn på vyn.

44 Sida 44 av Det finns olika kategorier att välja attribut ifrån: Basinformation som systemet registrerar, t.ex. namn, skapad av, dokumentläge, version. Mappens egenskaper. Attribut som kan väljas från valt Environment (attributuppsättning). 4. Klicka på plustecknet för att få tillgång till de valbara attributen som ska vara med i vyn. 5. För att få med sig attributen till den egna vyn markerar man dessa i vänstra fönstret och skickar över dem till högra fönstret med den gröna högerpilen, eller så dubbelklickar man direkt på attributet. Med pilarna upp och ner kan man ändra ordningen. Ordningen på kolumnerna kan senare ändras genom att dra och släppa direkt i dokumentlistan.

45 Sida 45 av Avsluta med OK. 7. För att välja vyn, klicka på pilen vid fältet View på huvudmenyn. Om man vill använda den egna vyn i speciell mapp i strukturen måste man tilldela vyn till mappen. Gå in under View -> Manage View, Markera Vy och välj Modify Välj fliken Set Defaults

46 Sida 46 av 75 Välj Folder och sedan Assign Markera mapp, för att komma ner i strukturen klicka på + tecknet. Om man vill markera en hel understruktur, högerklicka på mappen och välj alternativ Select Tree Branch. Avsluta med OK.

47 Sida 47 av Gränssnitt I PDB finns ett antal olika gränssnitt. I några fall kan man välja alternativa gränssnitt beroende vad man önskar registrera. Detta görs under Interface i aktivitetsfältet. Gränssnitten styr hur attributen visas under Egenskaper (Properties). Ex. gränssnitt Default Ex. gränssnitt Godkännande 6.14 Sök Dokument kan sökas i datakällan genom att använda snabbsökning eller avancerad sökning med formulär. Sökning kan ske på dokumentattribut/metadata och/eller innehåll i dokument. Använd tecknet * i början, slutet eller både i början och i slutet för att fånga in delsträngar. En förutsättning för att göra sökningar med dokumentattribut är att man angett relevanta attribut i varje dokument man skapat/registrerat.

48 Sida 48 av Snabbsökning Snabbsökning fungerar ungefär som en sökmotor på nätet genom att skriva in sökordet i fältet. Sökningen sker normalt i aktuell arkivmapp med underliggande mappar, sökningen startas genom att klicka på den gröna pilen. Genom att klicka på förstoringsglaset kan olika sökkriterier ställas in, till exempel sökning i hela datakällan Avancerad sökning För att starta avancerad sökning med sökformulär högerklicka på en mapp och välj Advanced Search. Sökningen sker i den aktuella arkivmappen med underliggande mappar. Man kan också välj kikaren i aktivitetsfältet, sökning med kikaren söker i hela datakällan om man inte begränsar med sökkriterier.

49 Sida 49 av 75 I menyn som kommer fram kan man välja på två olika sökformulär. Search by Form liknar Egenskaper men flikar för Behörighet, Filegenskaper och Historik saknas. Fliken Full Text används för fritextsökningar. Formuläret används för att skapa, köra och spara avancerade sökningar för dokument i PDB. Snabbvalslistorna i sökformuläret speglar innehållet i databasen. Om man inte får fram rätt attribut eller inga alls i formuläret, gå till fliken General och se till att det finns ett valt Environment name, om inte välj ett med Change.

50 Sida 50 av 75 Det finns möjlighet att söka på många olika sätt, observera de olika flikarnas innehåll. Wildcard kan användas och motsvarar: * ett obegränsat antal tecken? ett tecken Vill du söka på t.ex. ett filnamn som börjar med A måste A* anges. Fyll i de attribut man vill söka på, starta sedan sökningen. OK söker och visar sedan egenskaper för det första dokumentet i träfflistan. Apply söker på samma sätt men behåller sökformuläret framme. Höger klickar man på ett dokument från träfflistan och väljer Open Folder visas mappen som dokumentet ligger i. Senast använda sökvillkor kan sparas för att senare kunna användas igen. Välj Saved Search längst ner i formuläret.

51 Sida 51 av 75 Define search används om man vill köra en avancerad sökning som letar efter mappar/projekt, men man kan även i detta formulär också söka efter dokument. Fritextsökning kan göras i snabbsökfältet eller i sökformuläret Search by Form under fliken Full Text.

52 Sida 52 av 75 Vid registrering av nytt dokument är det en viss fördröjning innan fritextsökning kan ske. Fritextsökning fungerar alltså inte direkt på ett nyregistrerat dokument men fördröjningen är oftast endast några minuter. Skannade PDF-filer fungerar inte att fritextsöka på eftersom de är jämförbara med en bild Dokument Set Ett dokumentset är en gruppering av dokument, dokumentseten länkar till befintliga dokument i projektets struktur och det finns en möjlighet att låsa ett dokument mot en given version. Dokumentset kommer att användas för paketering av produkter ex. Järnvägsplan, Systemhandling och Bygghandling. För att skapa ett dokumentset markerar man den mapp som man vill länka dokument till, högerklicka i den högra visningsvyn, välj Set och New. Ange ett namn på setet. Exempel 1- Plankartor.

53 Sida 53 av 75 I fönstret som kommer fram kan man dra och släppa in dokument från projektets struktur eller dra och släppa från sökningar man gjort av de dokument som ska ingå. Om man inte lägger in några dokument och stänger fönstret ovan så kommer inget set att skapas, det måste finnas minst ett dokument refererat för att setet ska skapas. För att ta bort en fil från ett dokumentset, öppna dokumentsetet, högerklicka på filen, välj Set -> Remove from Set.

54 Sida 54 av 75 För att ta bort ett dokumentset, högerklicka på setet och välj Radera, det går inte att ta bort en utchecka fil från ett dokumentset, dokumentet måste vara incheckat för att det ska kunna tas bort. Bredvid varje dokument i ett dokumentset finns en kryssruta som heter Lock to version. Om inte lock to version syns när man lägger in filer i dokumentsetet, stäng dokumentsetet och öppna det sedan igen. Lock to Version ska vara i kryssad, om man vill att den versionen av dokumentet som man drar in alltid ska gälla i dokumentsetet, oavsett om man senare skapar en ny version av dokument så kommer den inte med. Observera då att om man låser dokument till en viss version, så måsta man välja att visa alla versioner för att kunna se den versionen om en ny version av det refererade dokumentet skapas. Lock to Version ska kryssas bort, om man alltid vill att den aktiva versionen av dokumentet ska ingå i dokumentsetet.

55 Sida 55 av 75 Dokumenten som ligger i dokumentsetet är länkar till den plats där dokumentet ligger, man kan jobba med dokumentet i dokumentsetet exempelvis öppna filen, skicka vidare i flödet, skap ny version. Observera att det inte går att dra in ett dokumentset in ett annat dokumentset. Man kan inte markera flera dokument i ett dokumentset och ändra state om dokumenten som valts har olika lägen, man får dubbla menyer. Under kommandot Set, finns också en funktion som skannar av och rättar till om det blivit något fel i referenser eller länkar till dokument. Set -> Scan References and Link Sets. Det kan bli problem om man vill kopiera ett Dokumentset som har skickats vidare i sitt flöde, skapa ett dummy dokument som ligger i state Skapad, sedan kan dokumentsetet kopieras Rendera PDF I PDB finns stöd för att skapa PDF:er. PDF:er kan genereras från förutbestämda profiler. On Demand (på begäran) kan användas när man vill generera en PDF som arbetsmaterial och Review (kontroll) används när PDF ska kontrolleras parallellt med ritning eller textdokumentet. PDF-filer kan genereras från Ritningar, Ritningsdefinitionsfiler och textdokument i Word och Excel, attribut från originalformatet ärvs. PDF-filerna som renderas hamnar alltid i första läget (Skapad) oavsett vilket läge filen som PDF en genereras ifrån ligger i. PDF dokumenten för kontroll versionshanteras på samma sätt som originalformaten i PDB, men det finns ingen koppling mellan originaldokument och genererad PDF. PDF dokument på begäran kan exempelvis vara PDF som arbetsdokument. För att generera en PDF, markera dokument, högerklicka och välj Create Renditions

56 Sida 56 av 75 Välj profil i menyn under Profile, välj med pilen. On Demand PDF Generation for Documents Dokument på begäran, hamnar under mappen \PDF på begäran\textdokument On Demand PDF Generation for Drawings Ritning på begäran, hamnar under mappen \PDF på begäran\ritning Review Documents Generate PDF s for Review Dokument för kontroll, hamnar under mappen \Textdokument PDF Review Drawings Generate PDF s for Review Ritning för kontroll, hamnar under mappen \Ritning PDF När man väljer att generera ritning eller ritningsdefinitioner måste man också välja om det är en AutoCAD ritningen eller en MicroStation ritning och man måste också ge format och om man vill få ut PDF en i färg eller svart/vitt.

57 Sida 57 av 75 Klicka på More Välj Presentation Det finns presentationer för AutoCAD (ACAD) och MicroStation (MSTN) För AutoCAD kan man välja PDF i Färg, Svart/Vit och Svart/Vit med linjetjocklek 0.25, för MicroStation, Färg och Svart/Vit. De format som finns är A0, A1, A1F, A2, A2F, A2FF, A3, A3F, A3FF, A3FFF och A4

58 Sida 58 av 75 En förutsättning för att renderingen ska fungera korrekt för MicroStation filer är att det finns en plottyta definierad i ritningen eller ritningsdefinitionen, för A3 ska det finnas ett lager som heter Plottyta A3, och för A3FF ett lager som heter Plottyta A3FF som innehåller en shape som definierar vad som ska skrivas ut, använder man ramar från cellbiblioteket rit.cel eller ram.dgn får man med dessa plottytor. Om man inte använder dessa måste man själv lägga till lagret och en shape som definierar ytan som ska skrivas ut. För att AutoCAD filer ska skrivas ut korrekt måste det finns en layout som heter Layout 1 och att ytan i layouten stämmer överens med det format som ska skrivas ut. Om man vill ha ett mail när renderingen är färdig bocka i Send notification on complete. Välj Submit, för att skicka filen för rendering. 7 sgenerering När dokument skapas i kontraktsytorna får man ett dokumentnamn genererat i alla mappar utom mapparna Temporära dokument och Komplementfiler, dokumentnamnet som skapas är unikt. et (dokumentkoden) skapas av de dokumentattribut man anger när nytt dokument skapas i PDB. 7.1 Attribut för dokumentkod De attribut som används för att skapa dokumentnamnet är: Entrepr/AO-nr BSAB Kod Dokumenttypsnummer eller redovisningssätt Position/ID/delområde Startkilometer Slutkilometer Löpnummer eller bladnummer

59 Sida 59 av Dokumentattribut för Textdokument, textdokument som PDF och databasdokument Attributen fylls i när dokumentet skapas, det finns val i rullistorna, löpnumret kan genereras med knappen Generate, för att få det senaste numret i sekvensen. Exempel, när ovan attribut fyllts i blir dokumentnamnet A _

60 Sida 60 av Dokumentattribut för Modeller och Samordningsmodeller Attributen fylls i när dokumentet skapas, det finns val i rullistorna, löpnumret kan genereras med knappen Generate, för att få det senaste numret i sekvensen. Exempel, när ovan attribut fyllts i blir dokumentnamnet P _

61 Sida 61 av Dokumentattribut för Ritningar, Ritningsdefinitioner och ritningar som PDF Attributen fylls i när dokumentet skapas, det finns val i rullistorna. Exempel, när ovan attribut fyllts i blir dokumentnamnet E _ Generate Options Bockar man i Show Advanced Generate Options, får man upp val hur Generate ska fungera för löpnummer. Löpnummer har 4 positioner.

62 Sida 62 av Ändra namn på dokument med dokumentkod För att ändra namn på ett dokument med dokumentkod måste man göra det i två steg. Steg 1: Högerklicka på dokument och välj Attributes->Dokument Code Ge de nya attributen, avsluta med Save Steg 2: Högerklicka på dokument och välj Rename, ge det namn som genererades i steg1.

63 Sida 63 av 75 8 Koppla dokumentattribut (metadata) mot namnruta Det finns möjlighet att koppla dokumentattribut i PDB investera mot Trafikverkets namnruta och revideringsrad i ritningar/ritningsdefinitioner, koppling mot dokumentattribut och namnrutan/revideringsrad kan göras i AutoCAD och MicroStation. 8.1 Dokumentattribut som har koppling mot namnruta/revideringsrad Vissa av de dokumentattribut som man anger för en ritning eller ritningsdefinition har koppling mot namnrutan, fyller man i dessa så får man ut värdena i namnrutan. Dokumentattribut som är markerade med * har koppling till namnrutorna och revideringsraden.

64 Sida 64 av 75

65 Sida 65 av 75 Dokumentattributen kan skrivas in eller väljas från värdelistor, för att lägga till värden i värdelistor se mer i Adminhandledning PDB. För revisionsattributet Ändringen avser måste det attributet fyllas i när man valt Interface Revisions Attribut. 8.2 Namnrutor och revideringsrad med koppling mot dokumentattribut De namnrutor och revideringsrad som har koppling till dokumentattributen i PDB är: TRVJ_NAMNRUTA TRVJ_NAMNRUTA_LEVERANTÖR TRVJ_NAMNRUTA_JVG-PLAN TRVJ_NAMNRUTA_A4_LIGGANDE TRVJ_NAMNRUTA_SIGNAL TRVJ_REV Se mer om Ritningshuvudets utformning i TDOK 2015:0382.

66 Sida 66 av Koppla dokumentattribut mot namnruta och reviderings rad För att få med dokumentattributen i namnrutan behöver namnrutan ligga i ritningsfilen, ritningens namnruta uppdateras i läge Skapad genom att användaren först anger attributen och sedan checkar ut och checkar in ritningen. I de fall namnrutan behöver uppdateras då dokumentet är i ett läge som inte är Skapad bör detta ske i form av att skapa en ny version av dokumentet. I sällsynta fall kan detta utföras av <projekt> TRV Document Admin som har skrivrättigheter på fil genom att användaren som är medlem i <projekt> TRV Document Admin checkar ut och checkar in filen för att på detta sätt uppdatera ritningshuvudet. För mer information om namnrutor och funktioner för att uppdatera namnrutan i MicroStation står i Användarhandledning MicroStation och Railtrack i PDB. Exempel på namnrutan TRVJ_NAMNRUTA med värden från dokumentattributen för en ritning.

67 Sida 67 av 75 9 Flöden 9.1 Hantera dokumentets state (läge) i granskningsflödet Dokument som läggs in i PDB hanteras i ett förutbestämt flöde. Syftet är att möjliggöra och kvalitetssäkra en granskningsprocess. Varje flöde består i sin tur av ett antal states (lägen). Beroende på hur långt dokumentet har kommit i sitt flöde, vilken mapp det ligger i och behörighetsstrukturen kan dokumentet ses och skickas vidare i flödet av olika användargrupper. Vilket flöde ett dokument hamnar i, beror på vilken mapp de läggs in i. Nedan visas det längsta flödet som har 11 states. En fil kan bara skapas och ändras i state skapad övriga state är bara kontrollägen och visningslägen. Ett dokument kan endast flyttas framåt ett state i taget dvs till nästa state i arbetsflödet. Om ett dokument behöver ändras skickas dokumentet tillbaka i arbetsflödet och hamnar alltid i state skapad där en ny version skapas, den tidigare versionen fryses och statusmärks som Ersatt När en handling ska färdigställas och alla ingående dokument är godkända läggs dokumenten i handlingen i state publicerad. När ett dokument har state ersatt, har en ny version av dokumentet skapats När ett dokument upphävs kommer det inte att gälla längre. Behörigheter/Roller styr vem som kan ändra dokumentets state.

68 Sida 68 av 75 Mapparnas syfte styr vilket arbetsflöde som är kopplat till den enskilda mappen, det finns flera olika arbetsflöden och det finns styrda arbetsflöden och flöden med bara states. Exempel: Flöde för Ritningsdefinitioner Flöde för Extern Samordning Under mappen Kontrakt och Befintligheter samt styr och stöd finns det styrda arbetsflöden medan under mappen Produkter och Extern Samordning finns det flöden som inte är styrda. I ett styrt flöde är det ett uppsattregelverk som styr vilket state dokumentet hamnar i, medan i ett flöde som inte är styrt sätter man själv vilken state dokumentet ska hamna i manuellt. Vad det gäller versionshanteringen, så finns det två olika typer av versioner, systemversioner och versioner man namnger själv. Systemversioner används i ett styrt flöde och det är systemet som själv räknar, det kommer alltid att räkna oavsett vad man skriver in i fältet version.

69 Sida 69 av Ändra state i styrt arbetsflöde För att ändra state på ett dokument i ett styrt arbetsflöde, markera dokumentet, högerklicka och välj Change State. Godkänn flyttar upp dokumentet ett steg i arbetsflödet. Ett meddelande visar vilket state det flyttas till och ger möjlighet att ångra sig. Behörigheter/Roller styr vem som kan ändra state. Exempel: Upphäv används i vissa flöden för att markera att ett dokument inte längre är gällande Skapa ny version i styrt arbetsflöde För att skapa en ny version på ett dokument i ett styrt arbetsflöde, markera dokumentet, högerklicka och välj Change State -> Ny revidering En ny version av dokumentet skapas och dokumentet hamnar i första läget i arbetsflödet. Den tidigare versionen fryses och statusmärks som Ersatt.

70 Sida 70 av Ändra state manuellt i arbetsflödet För att ändra state under mappar, som inte har något styrt arbetsflöde, högerklicka på dokument och välj Change State -> Change. Flytta därefter filen till rätt state antingen genom att använda pilen eller drag and drop. Behörigheter/Roller styr vem som kan ändra state.

71 Sida 71 av Skapa ny version i manuellt arbetsflöde För att skapa en ny version av ett dokument som ligger under exempelvis Extern Samordning måste man först se till så att filen ligger i state Ersatt innan ny version skapas. När dokumentet ligger state Ersatt, markera dokumentet högerklicka och välj New -> Version Versionsbeteckning kan anges manuellt om specifik beteckning önskas (t.ex. om det är ett dokument som har en fastställd version enligt ett specifikt format som du manuellt vill ange). Om inte - lämna tomt. Den nya versionen hamnar också i state Ersatt, ändra till state Skapad för att kunna redigera filen.

72 Sida 72 av 75 Ny version kan även skapas med drag and drop, lägg först det dokument som ska ersättas med en ny version i läge Ersatt, dra sedan in det nya dokumentet, observera att namnet ska vara det samma som dokumentet har som ska ersättas med ny version. Välj No Wizard Välj Create a new version of existing document Ge versionsnummer och bocka bort Remove attribute sheets of the target document

73 Sida 73 av Visa alla versioner För att visa alla versioner av dokumentet gå in under Tools -> Options välj fliken Settings och Document List och bocka i Show alla versions. Visa alla versioner Visa senaste versionen

74 Sida 74 av Konfidentiellt material Konfidentiellt material ska endast vara synligt för de som är behöriga att se den, men den är endast är synlig för de som är behöriga. Det är endast Projektets Datasamordnare som kan administrera vilka som ska komma åt konfidentiellt material. Se Admin-handledning PDB hur man sätter behörigheterna. 11 Utbildningsmiljö Det finns även en utbildningsmiljö för PDB uppsatt där det kommer att finnas möjlighet att gå in och prova på hur systemet fungerar. Du ansöker i Arthur om behörighet till PDB Invest utbildning och gruppen deltagare.

75 Sida 75 av Läs mer Dokument Adminhandledning PDB Användarhandledning skapa Produkter PDB Användarhandledning MicroStation och RailTrack i PDB Användarhandledning AutoCAD i PDB AccessControl - Folders and Documents - PDB Beskrivning Dokumentet beskriver mer ingående behörigheter, administration av behörighetslistor, skapande av produktstruktur och riktar sig i huvudsak till Projektets-och kontraktets datasamordnare. Dokumentet syftar till att beskriva förfarandet att skapa produkter från en mall i PDB och sedan länka in dokument från projektets struktur för att ta fram produktleveranser i PDB, det beskriver också hur man ska jobba med dokumentset i produkten. Dokumentet syftar till att beskriva hur man använder och konfigurera inställningsfiler för MicroStation och RailTracki PDB Dokumentet syftar till att beskriva hur användare finner samt nyttjar de av Trafikverket tillhandahållna CAD-inställningarna, Supportfiler samt plottinställningar i PDB Beskriver arbetsflödet i PDB