MICS CRM. utan att krångla till det! CRM - Säljstödssystem AGILE IT SVERIGE AB

Transkript

1 MICS CRM - Säljstödssystem CRM utan att krångla till det!

2 Marknadens mest logiska system! Företags information Personer på företagen. Händelser, dokument och på dina företag. All information på ett ställe! Det som ofta är tillägg i andra system är standard i MICS bl.a.: Koppling mot MS Outlook, mail, kalender & kontakter Dubbletthantering Dokumenthantering från och till MICS Grupp Koppling mot Eniro kartor mm. Massbrev, Etiketthantering Företags, Person kategorier Offerthantering "Intelligenta" mallar Användarstyrda "Att göra" listor Projekthantering Import/exportfunktioner Länka in dokument Koppling mot Lotus Notes Uppdatering från andra system SQL eller MS Access databas Avancerat behörighetssystem Användargrupper Replikering Sök och utskrift på allt som är registrerat Obegränsade rapportmöjligheter Masshändelser Händelsestyrd kategorisering Koncernhantering www hantering på företag Personer länkade till flera företag Sparade urval

3 MICS - säljarens & företagets verktyg Ordning och reda MICS ger dig full kontroll över dina företag och kontaktpersoner. Så gott som all information visas i ett och samma fönster. Funktionen länkning låter dig knyta ihop flera företag till ett moderbolag så att du alltid har korrekt information om företagens inbördes relation. Du och dina kollegor äger de företag ni registrerar. På så sätt organiseras informationsmassan per säljare och det är lätt få med sig det som är ditt på affärsresan. Huvudbild med alla data samlade på ett ställe Kalender / Att göra lista Vad var det jag sa? Har du full kontroll över vad du har sagt till dina kunder? I MICS kan du i en handvändning få upp alla aktiviteter du har haft med valfri kund vad gäller telefonsamtal, möten, brev osv. Alla händelser märker du med en s.k. händelsetyp, vilket gör att du i efterhand lätt får fram just den aktivitet du är ute efter. Personer kan väldigt enkelt flyttas mellan olika företag. Eftersom händelserna är kopplade både till person och företag kommer du att kunna markera personen på det nya företaget och då se alla aktiviteter ni har haft med denne oavsett var han/hon har arbetat. Javisst ja! Med eller utan MICS kommer du antagligen att bli överhopad med sådant som måste göras respektive borde ha blivit gjort. MICS kalenderfunktion låter dig överblicka alla dina åtaganden dag för dag. Tidsatta såväl som lösa. Dessutom finns en Att göra lista som påminner dig om dagens aktiviteter samt om sådant som blivit försummat. När du skapar dina händelser anger du prioritet. Hög sådan placerar aktiviteten högt upp på Att göra listan. Kundinformationen finns tillgänglig för alla användare på företaget MICS underlättar all dokumenthantering Om Kalle är borta! Eller slutar? I MICS är all information tillgänglig för samtliga i arbetsgruppen. Därför står och faller inte arbetet med att alla personer är på plats. Det är väldigt enkelt för er att gå in och titta på varandras Att göra listor vid exempelvis sjukfrånvaro. Viktig information försvinner således inte om någon på företaget slutar, utan det är lätt för nyanställda att ta över kunder efter sina föregångare. Naturligtvis kan man, vid behov, göra inställningar så att behörighet skall krävas för åtkomst till viss information. Ett brev betyder så mycket Med MICS kan du i ett litet kick skicka professionella dokument utan att ha de ringaste kunskaper i ordbehandling. Du markerar bara den person som ska ta emot brevet och väljer därefter en lämplig mall. MICS kastar in namn, adress mm i Word, som sedan placerar ut informationen på rätt plats. Mallarna kan anpassas till att bli i princip hur avancerade som helst, men vem som helst kan få till en fullt funktionsduglig brevmall utan att vara expert. Alla dokument du skapar döps av MICS och blir en händelse som hänger ihop med personen och företaget som stod som mottagare. Aldrig mer behöver du grubbla över vad dina dokument heter och var de ligger. Grupp e-posta med MICS Massbrev/grupp e-post betyder tid I och med MICS direkta koppling till ordbehandlingsprogrammet Word är det rena barnleken att skapa så kallade massutskick och etiketter. Du tar fram det urval av dina kunder som berörs av utskicket. Därefter väljer du en i förväg definierad mall, som sedan öppnas i Word, där själva kopplingen och utskriften sker. Vill du istället e-posta har MICS kopplingar mot såväl Outlook som Lotus Notes.

4 Vem fick vad? I MICS finns det möjlighet att sätta kategorier på företag/personer/händelser. Dessa kategorier gör att man lättare kan göra selekteringar i databasen. Du kan till exempel märka alla personer som ska få en julgåva detta år med kategorin Julgåva Detta gör det otroligt enkelt för dig när det börjar lacka mot jul, eftersom du med en enkel sökning får fram de aktuella personerna. Det finns också möjlighet att sätta kategorier på flera personer/företag på en gång. Ont om tid? Om säljarna tycker att det tar för mycket tid att själva sätta kategorier, kan ni använda er av funktionen Autokategorisering. Med denna talar man om för MICS precis vilka kriterier som ska gälla för att ett företag/en person skall ha kvalificerat sig för en viss kategori. Kategorisering underlättar selektering Automatisk kategorisättning! Ett exempel kan vara att alla företag som fått en offert innevarande år automatiskt får kategorin Prospect 2004, men så fort en faktura skickats till samma företag ersätts Prospect med Kund När företaget sedan fakturerats för ett visst belopp sätts kategorin A-kund osv. Möjligheterna är oändliga när det gäller denna funktion. Det är bara den egna fantasin som sätter gränserna! Sparade ansträngningar I MICS är det för det allra mesta mycket simpelt att få fram de urval av företag, personer eller händelser man vill, men om det är en mycket avancerad sökning du vill göra ska du ta Sökeditorn till hjälp. Med denna kan du söka fritt i alla tre registren och separera dina sökvillkor med OCH/ELLER. Med Sökeditorn kan du utföra avancerade sökningar på all information i databasen Replikering med en enda knapptryckning! Obegränsade rapport möjligheter! En sökning i Sökeditorn kan således vara ganska omfattande och ta lite tid. För att du inte ska behöva anstränga dig mer än en gång har du möjlighet att spara alla sökningar. Nästa gång du vill söka enligt dessa villkor väljer du bara bland dina sparade sökningar. Borta lika bra som hemma Att en säljare ofta är ute och flyger och far är knappast någon nyhet MICS har eliminerat allt krångel vad gäller replikering. Allt säljaren behöver göra är att med en knapptryckning ange om han är hemma eller ska ut och resa. Om fallet är det senare får han/hon med sig den information som behövs, vilket har definierats enligt tidigare inställningar. Väl hemma igen trycker säljaren på samma knapp varefter den centrala databasen uppdateras med de förändringar som har skett under resans gång. Enklare kan det väl knappast bli. Hur går det egentligen? I MICS finns det inga begränsningar vad gäller rapporter. Rapporterna tas fram med den kraftfulla rapportgeneratorn Crystal Reports. Du kan få systemet att ge ifrån sig precis vilka uppgifter som helst. Rapporterna beställs av din leverantör, men kan alltså skapas på egen hand om ni har tillgång till, samt kunskap om programmet Crystal Reports. Enkelt att analysera och skaffa beslutsunderlag Genom att bla. utnyttja funktionen Kategorisering flitigt kan ni analysera er databas, och information kan vändas och vridas för att granskas utifrån olika synvinklar.

5 Varför skall man ha ett Säljstöd CRM system? Några viktiga anledningar: Höjer kvalitén på kundkontakterna, effektiviserar det dagliga arbetet Bevarar information om kunder och kontakter på företaget Analys av kunder, eget arbete, marknadsläge mm Möjlighet att segmentera sina kunder och kundbearbetning MICS - mer än säljstöd Verktyg i det dagliga arbetet Dokumenthantering Konkurrentbevakning Ärendehantering Projektförsäljning E post in och ut Ett okomplicerat användargränssnitt gör att det går fort att komma igång med MICS. Obegränsad kategorisering MICS - ett effektivt verktyg Absolut grundläggande är att systemet verkligen används. Om systemet inte används spelar det ingen roll hur bra övriga funktioner är. MICS används! Här erbjuds användaren en extremt lättarbetad miljö där det i princip är omöjligt att gå vilse eftersom alla företag, personer och händelser hanteras i en och samma huvudbild. Kalender och olika att göra listor gör att man kan planera sin dag och inte missar viktiga aktiviteter. All korrespondens och dokumenthantering går smidigare. MICS är integrerat med bla Word, Excel och Outlook. Systemet håller reda på alla dokument. E post sparas direkt från Outlook på rätt företag och person i MICS. (För inscanning av inkommande dokument krävs extra utrustning.) Avvikelserapporter på skärm eller papper ger signaler om systemet inte används enligt det egna företagets regler. Kvaliteten på informationen höjs och användaren utbildas. Enkel, snabb och säker replikering gör det mobila kontoret verkligt. En knapptryckning räcker för att tanka ner sina data till en bärbar dator, eller uppdatera det gemensamma systemet. MICS - all information på en skärmbild Marknadens mest logiska program är bland dom omdömen som våra kunder uttrycker. I MICS tvingas du inte hoppa mellan skärmbilder för att få en fullkomlig överblick av dina kontakter, vi har samlat all information på en och samma skärmbild. Detta medför att startsträckan för att komma igång med MICS är minimal, något som inte minst påverkar användarnas entusiasm och dessutom totalekonomin för implementationen. Utgående och inkommande e post lagras på händelser kopplade till företag och person.

6 MICS höjer kvalitén på kundkontakten Man vet vad som gjorts med en kund, man glömmer inte att göra det man lovat, man blir påmind om kunden glöms bort och så vidare Att få kunden att känna sig omhändertagen och betydelsefull är viktigare än man tror. Alla händelser länkas direkt till person/företag, och plockas lätt fram i huvudbilden. Vem som helst kan ta emot kundsamtal, och vara insatt, eftersom kundinformationen finns tillgänglig. Kundkontakterna kan göras tätare och mera omfattande med hjälp av grupp e-post eller seriebrev på ett mycket tidseffektivt sätt. MICS bevarar information om kunder och kontakter Kommunikation och integration med andra system I ett system som verkligen används samlas alla uppgifter om kunder och kontakter. Informationen blir det egna företagets och försvinner inte bara för att en säljare slutar. Naturligtvis kan man, vid behov, göra inställningar så att behörighet skall krävas för åtkomst till viss information. All information lagras helt öppet i valfri SQL-databas eller Access. En okomplicerad databasstruktur med få tabeller gör att inga data är inlåsta i systemet. Tvärtom kommunicerar och integrerar sig MICS gärna med andra system. MICS erbjuder obegränsade analys och rapportmöjligheter Att kunna skräddarsy de rapporter man själv vill ha är en självklarhet. MICS har i princip obegränsade urvals och sökfunktioner som kombinerat med integrationen med Crystal Reports ger större möjligheter än de flesta någonsin nyttjar. Skräddarsydda rapporter - en självklarhet i MICS Kopplingar för analysverktyg Sökeditorn tillåter avancerade sökningar på alla uppgifter i databasen. Ett exempel är rapporter som löpande analyserar säljarbete och offertläge. Tidiga signaler om vart man är på väg ger handlingsutrymme. Att kunna lägga om försäljningsstrategin innan faktureringen sviktar kan betyda skillnaden mellan framgång och misslyckande. Med analys programvara kopplar du ihop MICS med vilket affärs eller annat system du vill och har möjlighet att analysera dina kunder prospects på vilket sätt du önskar. Visste du att: MICS är klar för SQL server MICS har helt öppen databas och är väldigt lätt att koppla ihop med andra system. MICS finns med moduler för offert, order, beställning, bevakning. MICS har funnits sedan 1990 MICS utvecklades till en början för Mac MICS betyder Market Integrated Computer System.

7 MICS Teknik & filosofi Filosofi Systemet är lätt och okomplicerat att använda. Det går att skapa upptrampade stigar i systemet som gör att användarna klarar det dagliga arbetet med ett minimum av ansträngning. MICS används därför att alla andra sätt att göra dagens arbete är krångligare och mer tidsödande. MICS har inte egna system för sådant som andra gör bättre, utan ser istället till att integrera sig med dessa produkter. Exempel på detta är kopplingar till Word, Excel, Outlook, Crystal Reports m.fl. När de integrerade systemen utvecklas blir också MICS som helhet bättre. Okomplicerat system Utnyttjar kraften i bla Microsofts standardprodukter Databasstrukturen är öppen och okomplicerad med ett minimum av tabeller. Skälen till detta är flera: Det ska vara lätt att skapa rapporter och sökningar i MICS Det ska vara lätt för andra system att kommunicera med MICS Det ska vara lätt att göra anpassningar Det ska vara lätt att integrera MICS med andra system MICS fungerar tillsammans med MS SQL-databas via ODBC. Vid mindre installationer används Microsoft Access. Öppen databasstruktur Enkelt att installera och administrera MS SQL eller MS Access databas MICS är utvecklad med Microsofts produkter som bas. Detta gör det lättare att ligga i framkanten av den tekniska utvecklingen samtidigt som investeringen är trygg och risken låg. Systemet är uppbyggt av separata moduler med väl dokumenterade och öppna gränssnitt. Kunder och tredjepartsleverantörer skall kunna använda och integrera MICS med andra system på egen hand. Arkitektur MICS är mycket flexibelt uppbyggt med tanke på många olika användningssituationer. Beroende på sammanhang och konfigurering kan MICS användas på fyra olika sätt: 1. MICS som ett fristående enanvändarsystem 2. MICS som en 3 skikts client/server-applikation 3. MICS som ASP tjänst 4. MICS som en utvecklingsplattform På nästa sida beskrivs dessa olika sätt var för sig: Åtkomst via Internet

8 1. MICS som ett fristående enanvändarsystem MICS kan användas fristående. Systemet innehåller avancerade lösningar för replikering, vilket gör det enkelt att skapa en lokal databas som kan innehålla hela, eller delar av, datat i den centrala databasen. Förändringar i databaserna kan replikeras på fältnivå i båda riktningarna. Även dokument replikeras. Som enanvändarsystem behöver MICS ca 5 MB diskutrymme. För att kunna utnyttja kopplingar till ordbehandlare m.m. behövs också MS Office (eller åtminstone Word). 2. MICS som en 3 skikts client/server-applikation MICS är uppbyggt av fristående DCOM-komponenter, vilket gör det möjligt att distribuera logiken enligt 3 skikts -modellen. Detta är viktigt av prestandaskäl vid många användare. Avancerade lösningar för replikering Vid intranetlösningar behöver MICS ca 1 MB lokalt diskutrymme. Installation kan ske automatiskt via nätverket. Upp till 2000 användare kan hanteras av MICS vid installationer med Microsoft SQLoch Transaktionsserver. Möjlighet att anropa samtliga grafiska gränssnitt och annan funktionalitet 3. MICS som ASP tjänst Genom samarbete med etablerade ASP leverantörer, tillhandahåller vi MICS genom ett datacenter. Detta sker till en fast månadskostnad tjänsten inkluderar all nödvändig hård- och mjukvara. En ASP-lösning innebär att medarbetarna alltid har tillgång till sitt arbetsmaterial var de än befinner sig. Tillåter nya fält i databasen Den virtuella arbetsplatsen är en realitet. MICS blir skrivbordsoberoende. Man kan via Internet nå MICS var man än befinner sig i världen. Distansarbete via Internet Väldokumenterat 4. MICS som en utvecklingsplattform Alla grafiska gränssnitt (bilder) och annan funktionalitet i MICS är möjliga att anropa från andra applikationer. Den är tillgänglig som VB-klasser i COM-komponenter med väldefinierade gränssnitt. Det är möjligt att göra en ny huvudbild och ändra eller lägga till andra bilder i MICS utan tillgång till MICS källkod. Även funktionalitet och objekt i Microsoft Office and Windows (ActiveX, MAPI, TAPI) kan användas. MICS tillåter att nya tabeller och fält adderas till databasen. Alla fält- och tabellnamn är lagrade i en särskild språkfil och kan lätt modifieras. Detta gör MICS mycket användbar som kärna i större utvecklingsprojekt. Anpassningsbara ledtexter i hela systemet Dokumentation Förutom användarmanualer finns hela systemet dokumenterat i en detaljerad systemmanual.