IDEP/CN8 för Intrastat Snabbguide SCB Utrikeshandel Version: 2012 Datum: IDEP/CN8 snabbguide

Transkript

1 IDEP/CN8 snabbguide Välkommen som användare av IDEP/CN8 för Intrastat. För att du så smidigt som möjligt ska komma igång med programmet kommer de grundläggande funktionerna att beskrivas steg för steg nedan. Om du fastnar någonstans eller vill utnyttja ytterligare funktioner i programmet (t.ex. CN8-varukoder, modeller och underhåll) kan du gå till hjälpen inne i programmet eller till dokumentet IDEP CN8 Handbok som du finner i installationsmappen och på CD-skivan.

2 1 Installation och uppgradering Fristående installation Nätverksinstallation Installationsprocedur för server Installationsprocedur för klient Starta programmet Registrera din organisation (endast vid nyinstallation) Inställningar Sänd rapport automatiskt via e-post Sänd rapport manuellt via e-post Sänd rapport via webböverföring Växelkurser Registrera Intrastat-rapporter Registrera varuposter manuellt Lägg till/ändra varuposter för en period Registrera varuposter via importfunktionen Skapa ett importformat Använd importfunktionen Godkänn rapporten Utskrift för internt bruk Ändra rapport Sänd rapport Automatiskt via e-post Manuellt via e-post Automatiskt via webböverföring Omsändning av rapport Logg filer Backup Idepdata Avinstallera programmet Support för IDEP/CN Systemkrav... 14

3 1 Installation och uppdatering Observera att du måste ha administratörsrättigheter på datorn för att installera IDEP/CN8. Det krävs inte administratörsrättigheter för att använda eller uppdatera programmet. IDEP/CN8 kan installeras/uppdateras Online via webbplatsen för Intrastat, och uppdateras Online inifrån programmet. Offline installation kan ske genom att ladda ner hela programmet i en ZIP-fil från webbplatsen för Intrastat eller beställa programmet på CD-ROM. Installation/uppdatering kan göras fristående lokalt på en dator eller som server i ett nätverk. Välj om du vill göra din installation/uppdatering lokalt på en dator (1.1) eller på nätverket (1.2) 1.1 Fristående installation Programmet installeras/uppdateras lokalt på en dator för att köras av en användare i taget. Sätt i CD-skivan, normalt startar installationen automatiskt, om inte, öppna CD-ROM enheten i utforskaren och dubbelklicka på filen SETUP.EXE eller starta via Start/Kör från Windows skrivbord. Om du är ny användare av IDEP: Klicka på Starta. Välj alternativet Fristående eller Server och följ instruktionerna på skärmen. Om du har förra årets version av IDEP installerad: Befintlig installation kommer att uppgraderas automatiskt. Alla tidigare gjorda rapporter, e-postinställningar, växelkurslista, importformats-, varukods-, varupost- och nettoviktsmodeller kommer att kopieras över till årets version. Klicka på Starta och följ instruktionerna på skärmen. 1.2 Nätverksinstallation IDEP/CN8 kan installeras/uppdateras för att användas i en fleranvändarmiljö. Då kan flera personer samtidigt arbeta med Intrastat-rapportering från olika arbetsstationer, men i samma installation av programmet. Denna s.k. klient/server miljö skapas genom att man först installerar programmet som server och sedan installerar klienter. En klientinstallation installerar endast en genväg till existerande IDEP serverinstallation och ev. nödvändiga Microsoft Windows systemfiler om dem saknas Installationsprocedur för server Installation eller uppgradering görs i en delad nätverksmapp. Antingen direkt på serverdatorn eller från en annan dator som har en anslutning till nätverksenheten. Sätt i CD-skivan, normalt startar installationen automatiskt, om inte, öppna CD-ROM enheten i utforskaren och dubbelklicka på filen SETUP.EXE eller starta via Start/Kör från Windows skrivbord. Om du är ny användare av IDEP: Klicka på Starta. Välj alternativet Fristående eller Server och följ instruktionerna på skärmen. Om du har förra årets version av IDEP installerad: Befintlig installation kommer att uppgraderas - 1 -

4 automatiskt. Alla tidigare gjorda rapporter, e-postinställningar, växelkurslista, importformats-, varukods-, varupost- och nettoviktsmodeller kommer att kopieras över till årets version. Klicka på Starta och följ instruktionerna på skärmen. Efter avslutad installation. Dela ut Idep_Cn8 mappen med fulla behörigheter. Idep_Cn8 mappen ligger normalt under C:\Intrastat\ Installationsprocedur för klient Först måste IDEP/CN8 vara installerad på server. En klientinstallation installerar endast en genväg till existerande IDEP serverinstallation och ev. nödvändiga MS Windows systemfiler om dem saknas. Datorn för klienten måste ha nätverksanslutning till den delade nätverksmappen där IDEP/CN8 finns installerad. Sätt i CD-skivan på klienten, normalt startar installationen automatiskt, om inte, öppna CD-ROM enheten i utforskaren och dubbelklicka på filen SETUP.EXE eller starta via Start/Kör från Windows skrivbord. Om du är ny användare av IDEP: Klicka på Starta. Välj alternativet Klient. Ange sökvägen till nätverksmappen för serverinstallationen (notera att serverinstallation måste var gjord innan klientinstallation kan göras). Följ instruktionerna på skärmen. Om du har förra årets version av IDEP installerad: Sökvägen var IDEP/CN8 serverinstallation finns installerad visas. Installationsproceduren kommer automatiskt att göra en uppgradering (notera att serverinstallation måste uppgraderas innan klientuppgradering kan göras). Klicka på Starta och följ instruktionerna på skärmen. 2 Starta programmet Du kan starta IDEP/CN8 via skrivbordsikonen IDEP eller via Windows Startknapp och välja program och sedan IDEP/CN8. En inloggningsbild öppnas Välj: Svenska eller Engelska. IDEP är förvalt vilket innebär att programmet startar med CN8 (varukoder) integrerat. CN8 kan även startas separat. I användarnamn är IDEP standard användare och då behövs inget lösenord. Klicka på OK knappen för att starta programmet

5 3 Registrera din organisation (endast vid nyinstallation) Innan du kan börja registrera för första gången måste du ange uppgifter om din organisation. Fyll i de uppgifter som begärs i bilden Lägg till - Org.nr. parametrar. Om du inte står i den bilden kan du komma dit via menyvalet Parter / Org.nr.. klicka sedan på + knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Lägg till eller F4). Obligatoriska uppgifter är: Org.nr + tillnr: Ange organisationsnummer samt tilläggsnummer, skrivet i en följd (12 tecken). Viktigt! som tilläggsnummer anger du '00' för redovisning på huvudnivå. Detta gäller om du inte har begärt hos SCB att redovisa på undernivåer. (Ex. '01', '02', '03' osv.). Organisationsnamn: Ange företagets eller organisationens namn. Kontaktperson: Ange ditt för- och efternamn. Telefonnr.: Ange ditt telefonnr. på företaget/organisationen. E-postadress: Ange din e-postadress på företaget/organisationen. Uppgiftsskyldig införsel: Ange '1' om tillämpligt eller '0' om ej tillämpligt Uppgiftsskyldig utförsel: Ange '1' om tillämpligt eller '0' om ej tillämpligt

6 4 Inställningar Det finns olika sätt att sända IDEP-rapporter via e-post, automatiskt (4.1) eller manuellt (4.2) och via webböverföring (4.3). 4.1 Sänd rapport automatiskt via e-post Gå till menyvalet System / Inställningar. Rutan Sänd automatiskt via e-post ska vara markerad. IDEP skapar rapporten och infogar den automatiskt som fil i ett e-postmeddelande. Som standard är MAPI e-post definierat. Om så är fallet behöver du inte göra något i denna bild. Genom att markera rutan Avancerat kan du byta e-postmetod (MAPI/SMTP), ange inställningar om utgående e-postserver kräver användarverifiering

7 Om det står SMTP e-post under rutan Sänd automatiskt via-epost ska följande inställningar vara definierade: Mottagande e-postadress: är alltid fördefinierad och går inte att ändra. Avsändande e-postadress: Ange e-postadress för den som sänder IDEP rapporten. Server för utg. e-post (SMTP): Ange namn eller IP-nr. för din utgående e-postserver. Om du är osäker kan du kontakta din lokala systemadministratör eller din Internetleverantör. Serverportnr. (SMTP): Vanligtvis är det portnr. 25. Om du är osäker kan du kontakta din lokala systemadministratör eller din Internetleverantör. 4.2 Sänd rapport manuellt via e-post Gå till menyvalet System / Inställningar. Rutan Sänd automatiskt via e-post ska inte vara markerad. IDEP skapar rapporten som en fil i den utdatamapp som är definierad i menyvalet System / Administrativa parametrar. Inga uppgifter ska anges i inställningarna, notera endast att rutan Sänd automatiskt via e-post inte är markerad. Du måste själv infoga filen från din hårddisk till ett e- postmeddelande som du sedan skickar till: idep@scb.se - 5 -

8 4.3 Sänd rapport via webböverföring Webböverföring är en valbar överföringsmetod som automatiskt laddar upp Intrastat-rapport till SCB. Kommunikation sker över säkerhetsprotokollet HTTPS. Överföring mellan uppgiftslämnare och SCB är krypterad och insynsskyddad. För att aktivera denna möjlighet, gå till menyvalet System / Administrativa parametrar Ändra till Ja i Via webböverföring För varje sändning returnerar mottagningssystemet på SCB ett svarsmeddelande till e-postadress som angetts i menyvalet Parter / Org.nr. Om webböverföring är aktiverat visas Inställningar för webböverföring i menyvalet System / Inställningar. 5 Växelkurser När IDEP installeras följer det med en fil med valutakoder med månadskurser innevarande- och föregående år för alla EU-medlemsstater som inte är med i EMU samt Euro och Amerikanska dollar. Menyvalet System/Växelkurser visar omräkningskursen för den senaste uppdaterade månaden, om du har användning av ytterligare valutor kan de läggas till i listan. Vid varje inloggning kontroller IDEP Online mot webbplatsen för Intrastat om det finns nya månadskurser att lägga till. Om så är fallet sker uppdatering automatiskt. Du kan även uppdatera månadskurser inifrån IDEP. Välj System/Växelkurser Klicka på länken Ladda ner växelkurser Om Online uppdatering inte är möjlig p.g.a. säkerhetsrestriktioner i användarens system måste kurser uppdateras manuellt genom att hämta uppgifter om kurser via klicka på länken Valutakurser (Tullverkets webbplats för valutakurser). Glöm ej att uppdatera växelkurserna varje månad! Du kan använda växelkurslistan i inmatningsbilden för varuposter genom att välja en valutakod och ange ett fakturavärde i den valutan. IDEP räknar då automatiskt om värdet till SEK i fältet Fakturavärde SEK relaterat till månadskursen för rapporteringsmånaden. När en rapport upprättas för en tidigare månad än innevarande hämtar IDEP automatiskt rätt månadskurs från filen med växelkurser som följde med installationen

9 6 Registrera Intrastat-rapporter När du har registrerat din organisation ( Parter/Org.nr. ) kan du börja skapa Intrastat-rapporter. Du kan antingen registrera varuposter löpande eller vid ett tillfälle. Inmatning kan göras manuellt (6.1) eller via importfunktionen (6.2). 6.1 Registrera varuposter manuellt Gå till menyvalet Rapport / Registrerera/redigera'. Klicka på + knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Lägg till eller F4) för att skapa ett rapporthuvud. Fyll i de uppgifter som begärs i bilden Lägg till Uppgifter Huvud. Klicka Lägg till och du har skapat ett rapporthuvud för en period, antingen för införsel eller för utförsel. Om du ska lämna uppgifter för både införsel och utförsel ska du göra två rapporthuvuden för samma period

10 Nu är du i bilden Lägg till varuposter rapport #. För att lägga till varuposter i rapporten: Klicka på + knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Lägg till eller F4). Registrera uppgifterna för varupost ett. När detta är gjort, klicka på Lägg till för att spara. Du får automatiskt upp en ny registreringsbild för varupost två. När du inte vill registrera fler varuposter, klicka på Stäng Lägg till/ändra varuposter för en period Om du vill registrera fler varuposter för en period som du redan skapat ett rapporthuvud för (men ej skickat iväg). Gå till menyvalet Rapport / Registrera/redigera. Dubbelklicka på den rapport du vill lägga till/ändra varuposter i. Du är nu i bilden Ändra varuposter rapport #

11 Klicka på + knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Lägg till eller F4) för att lägga till varuposter i denna rapport. För att ändra i en varupost, dubbelklicka på varupostraden. 6.2 Registrera varuposter via importfunktionen I IDEP finns det funktioner för att importera varuposter. Syftet är att undvika dubbelregistrering av data i de fall nödvändiga Intrastat-uppgifter redan finns i andra system, t.ex. i affärs-, ekonomi-, eller logistiksystem. Importhjälp är ett stöd för att skapa format för att importera Intrastat-filer till IDEP. Den är i två delar, en del visar innehållet i importfilen och möjliggör att själv ordna fältnamn, antingen genom att dra och släppa fält eller flytta via knappar och en del som försöker ordna fälten automatiskt genom en bästa gissning. Mer information finner du i menyvalet Hjälp - IDEP/CN8 avsnitt 14.1 Importformat Skapa ett importformat Gå till menyvalet Import / Importformat. Klicka på + knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Lägg till eller F4) för att definiera ett format. Fyll i uppgifterna i bilden. Obligatoriska uppgifter är: Formatnamn: Ange ett unikt valfritt namn. Typ av importformat: Välj Varuposter Externt format: Välj det format på den fil du vill importera. Till IDEP går det att importera från följande filformat; Access, dbase, Excel, Text (fast bredd, avskiljningstecken eller TAB). Sökväg: Frivilligt fält för att ange en fördefinierad sökväg till extern fil som ska importeras. Antal rader som ska hoppas över: Ange om översta raden/-erna ska överhoppas vid import (gäller ej Access). Varukoder: Välj CN8 koder (alt. Egna koder, om du har skapat varukodsmodeller). Välj tillämpliga fält och ange ordningsföljden för de uppgifter i den externa fil som ska importeras till IDEP. För externt format Text (fast bredd) ska även fältlängd anges. Utgå alltid ifrån filen du vill importera. Uppgifternas ordningsföljd ska anges i kolumnen Ordningsföljd. Om t.ex. CN8-varukod i importfilen är det fjärde i ordningsföljd ska 4 anges i fältet Ordningsföljd för uppgift CN8 varukod

12 Uppgifter som krävs för godkänd import av varuposter: Landkod Transaktionstyp CN8 varukod Ann. kvant. enl CN8 Nettovikt Fakturavärde SEK Använd importfunktionen Gå till menyvalet Rapport / Registrerera/redigera'. Klicka på + knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Lägg till eller F4) för att skapa ett rapporthuvud. Fyll i de uppgifter som begärs i bilden Lägg till - rapporthuvud. Klicka 'OK' och du har skapat ett rapporthuvud för en period, antingen för införsel eller för utförsel. Om du ska lämna uppgifter för både införsel och utförsel ska du göra två rapporthuvuden för samma period. Nu är du i bilden Lägg till varuposter rapport # Klicka på Import - knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Import eller F9) för att importera. Välj ditt formatnamn. Ange sökväg till din importfil, du kan klicka på knappen till höger för att söka dig fram. Klicka på OK för att starta filimporten. 7 Godkänn rapporten När du har registrerat alla uppgifter för en period är det dags att godkänna rapporten. Gå till menyvalet Rapport / Registrera/redigera. Välj den rapport du vill godkänna. Kontrollera att det står J i kolumnen Korrekt. Står det N måste du gå igenom rapporten och rätta det som är felaktigt innan du går vidare till nästa punkt. Klicka på Godkänn - knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Godkänn eller F8) för att godkänna. Kontrollera att det står ett J i kolumnen Godkänd. När rapporten är godkänd kan du sända den via e- post

13 8 Utskrift för internt bruk Innan du sänder rapporten kan det vara bra att skriva ut rapporten på papper (liggande utskriftsformat rekommenderas) för att se hur den ser ut. Obs! Denna pappersutskrift är endast till för internt bruk och ska inte sändas in. Gå till menyvalet Rapport / Internt utdata. Ange vilken/vilka rapport/er du vill skriva ut och om du vill ha stående eller liggande utskrift. Genom att markera rutan Aggregering kan utskrift av godkända rapporter ske i aggregerat format (det innebär att varuposter som har samma uppgifter, förutom vikt och värde, skrivs ut som en varupost). 9 Ändra rapport Om du måste ändra i en rapport som är godkänd men inte insänd måste du först underkänna rapporten. Gå till menyvalet Rapport / Registrera/redigera. Markera rapporten. Klicka på Underkänn - knappen i verktygsfältet (alt. Åtgärder / Underkänn) för att underkänna. Ändra i rapporten och godkänna den på nytt. Om du behöver korrigera uppgifter i en rapport som är insänd, ta kontakt med SCB Intrastat Helpdesk Tfn: Sänd rapport Gå till menyvalet Rapport / Sänd rapport. Ange rapportnummer för rapport-/er du vill ta ut för att sända. Klicka sedan OK. Beroende på om du i System / Inställningar valt att sända automatiskt via e-post (10.1), manuellt via e- post(10.2) eller automatiskt via webböverföring (10.3) sker följande: 10.1 Automatiskt via e-post Se även avsnitt 4. Inställningar Om e-postmetoden i IDEP ( System / E-postinställningar ) är inställd på MAPI e-post sparas alla meddelanden som sänts till idep@scb.se i ditt e-postprogram. Vänligen kontrollera i ditt e- postprogram att meddelandet är skickat. Du får automatiskt en e-postkvittens så snart SCB mottagit ditt meddelande. Om e-postmetoden i IDEP ( System / E-postinställningar ) är inställd på SMTP e-post sparas inte meddelanden som sänts till idep@scb.se i ditt e-postprogram. Du kan däremot se vilka rapporter som sänts från IDEP via menyvalet Rapport / Utdata logg. Du får automatiskt en e-postkvittens så snart SCB mottagit ditt meddelande

14 10.2 Manuellt via e-post Se även avsnitt 4.Inställningar Efter uttag visas meddelandet, Vänligen, e-posta XML-filen till och namnet på filen samt sökväg till plats på diskenhet där filen sparats. Dessa uppgifter sparas även i Rapport / Utdata logg Obs! Du måste själv infoga filen i ett e-postmeddelande och sända till SCB. För att sända IDEP-filer kan du göra så här: Starta ditt e-postprogram. Skapa ett e-postmeddelande till idep@scb.se lämna ämnes- och textfälten blanka. Infoga IDEPfil/er (kontrollera att filändelsen är.xml) Sänd iväg ditt meddelande, du får automatisk en e-postkvittens så snart SCB mottagit ditt meddelande. Obs! E-postadressen idep@scb.se ska bara användas för att sända meddelanden med filer från IDEP. Mottagningen är automatiserad och eventuella meddelanden läses inte. Efter att filen har sänts bör du ta bort filen ifrån utdatamappen för att inte riskera att sända samma fil på nytt. Överföring av rapport till fil på hårddisk sker till en utdatamapp som är den installationsenhet och mapp som valts när programmet installerades. Standard är enhet C: och mapp /Intrastat/Idep_ CN8/Utdata. Du kan ändra utdatamapp i IDEP till valfri enhet och mapp. Det gör du ifrån menyvalet System / Administrativa parametrar och Sökväg till uttagen rapport. Viktigt! Gör inga ändringar i filen eller filnamnet eftersom detta medför att den ej går att behandla automatiskt vid mottagningen på SCB Automatiskt via webböverföring Se även avsnitt 4. Inställningar När sändning lyckas visas ett meddelande, Automatisk webböverföring lyckades., adressen till mottagande webbplats, filnamn och e-postadressen dit svarsmeddelandet sänts. Dessa uppgifter sparas även i Rapport / Utdata logg. För varje lyckad sändning returnerar mottagningssystemet på SCB ett svarsmeddelande till e-postadress som angetts i menyvalet Parter / Org.nr Omsändning av rapport E-postmeddelande med uttagna rapporter måste sändas om i sin helhet i de fall kvittensen från mottagningssystemet på SCB returnerar en felkod som tyder på tekniska problem i mottagningssystemet på SCB. Om e-postmeddelandet inte går att sända om måste rapport/-er låsas upp i IDEP innan dem kan sändas på nytt. Markera aktuell/a rapport/-er och välj Åtgärder Lås upp eller klicka på Lås upp knappen

15 11 Logg filer Alla funktioner I IDEP/CN8 loggar ev. problem i en.log fil. Loggfilen sparas i en undermapp till programmet med mappnamn LOG. Filnamn skapas som IDEP_datum.log, se exempel nedan. C:\Intrastat\Idep_ CN8\SE\LOG\IDEP_ log. 12 Backup Idepdata Funktionen skapar en backup av allt användarrelaterat data t.ex. skapade rapporter, modeller, importformat och växelkurser. För att ta backup: Gå till 'Underhåll' och välj Backup Idepdata Ange var du vill spara backupen (enhet, mapp och namn) För att återställa backup: Gå till 'Underhåll' och välj Återställ backup. Ange var du sparat backupen (enhet, mapp och namn) 13 Avinstallera programmet IDEP/CN8 kan avinstalleras via Windows programgrupp. Klicka på Start och gå till alla program Välj IDEP CN8 i Windows programgrupp och klicka på Avinstallera IDEP CN8 Bekräfta borttagning

16 14 Support för IDEP/CN8 Du kan klicka på hjälpknappen (alt. F1) för att få hjälp och i vissa fält kan du klicka på rullistan (alt. F2) för att få upp en lista med tillåtna värden för just det fältet. Hjälpknappen kan användas i de flesta skärmbilder och hjälpfönstret kan vara öppet samtidigt som du jobbar i en funktion. Storleken på hjälpfönstret kan ändras genom att dra i sidomarginalerna. Det går även att klicka på? i skärmbildens övre högra hörn och sedan klicka på en fältrubrik för att visa avsikten för just detta fält. SCB:s Intrastat helpdesk Tfn: Fax: E-post: intrastat@scb.se Webbsida: 15 Systemkrav - Dator med Microsoft operativsystem Windows 2000, XP, 2003 Server, VISTA, 2008 Server eller Windows 7. - Bildskärm med minst 800x600 upplösning MB ledigt utrymme på hårddisken. - Möjlighet att sända e-postmeddelanden eller göra webböverföringar