Vikten av extern kommunikation för ideella organisationer. Hur man skapar en effektivare webbplats och andra grundläggande IT-strategier

Transkript

1 Medel - Kommunikation Introduktion till kursen Modul 1 Tala inför publik Hur man kommunicerar offentligt Modul 2 Modul 3 Kommunicera med externa organisationer Vikten av extern kommunikation för ideella organisationer Vad är associativ kommunikation och hur fungerar det Grundläggande datakunskap och användning av internet Introduktion till kursen Hur man skapar en effektivare webbplats och andra grundläggande IT-strategier för att sprida dina aktiviteter I den här kursen får du lära dig att kommunicera offentligt och hur du kan hantera relationerna med externa organisationer. Du kommer också att upptäcka att 7 är vägen till associativ kommunikation och du kommer också att lära dig att skapa en mer effektiv webbplats och andra grundläggande ITstrategier för att sprida dina aktiviteter. Modul 1 Tala inför publik

2 Hur man kommunicerar offentligt Många människor tycker att tala inför publik är något av de som de fruktar allra mest. Det är lätt att fårstå, när folk talar offentligt utsätter de sig för eventuell kritik från andra som är oförutsägbart, åtminstone till en viss grad. För att möta din målgrupp måste du ägna tid åt att planera vad du ska säga och göra. Nedan hittar du en rad delar att ta hänsyn till när du kommunicerar offentligt. Lär känna ämnet: Det mesta av arbetet som göra inför ett offentligt tal görs i god tid före dagen då talet ska hållas. Att tala inför en publik är bara toppen av isberget. Det som verkligen gör ett tal är den delen som du inte ser, och om denna del inte är noga genomtänkt riskerar du att talet du ska hålla faller platt. Organisera och dela upp din information: Du måste bestämma vilka delar av din information som du kommer att använda. All information är inte av lika stort värde och dess värde beror på i vilket syfte talet är avsett. Dessutom kommer ordningen på informationen du presenterar beror på vad ditt ämne är. Vissa ämnen kommer att kräva att information som du presenteras mpste presenteras i en viss ordning, medan annan information kan presenteras på många olika sätt. I de flesta fall kommer du att kunna se en logisk ordning, men du kan också använda dig av: en berättelse, en demo, audiovisuella hjälpmedel, rollspel eller exempel. Oavsett vilken meto du väljer bör den vara passande för ämnet och publiken, och budskapet måste vara tydlig och lätt att förstå för publiken. Undvik därför att använda ord som publiken inte förstår. Bygga en relation med publiken: För att göra ditt tal är intressant och engagerande behöver du veta lite om publiken i förväg. Du måste ta reda på vad de redan är medvetna om, vad deras intresse är av att vara där och vad de vill få ut av att delta. Det är viktigt att bygga upp en relation med publiken i början av ett tal eftersom det anger tonen för ditt tal. Den relatione du bygger upp kommer hjälpa digatt få kontakt med publiken under resten av föredraget. Du kommer känna dig mer bekväm och du fångar pubilkens uppmärksamhet och intresse. Det finns inget tråkigare än att lyssna på någon som läser ur ett papper utan att engagera sig i pubilken eller ens göra ett försök att ta ögonkontakt. En strategi för att bygga upp kontakten med pubilken är att använda försöka bryta isen för att fånga uppmärksamheten och intresset hos publiken. Det som styr hur du kan inleda ditt tal är pubilken, hur formellt tillfället är, vilken tud du har, hur stor pubilken är och syftet med din presentation. Några exempel är: ett spel eller en aktivitet, en hälsning eller ett välkomnande, en kort berättelse, som din målgrupp kan relatera till, ett skämt, använda en bild eller ett ljud för att presentera dig.

3 Respons från publiken: Du kanske vill fråga publiken om tidigare efarenheter. Genom att du engagerar publiken ger du också människor en möjlighet att delta. Att vara för övertydlig mot pubilken kan vara en risk då de ofta blir irriterade, däremot är det viktigt att behandla sin pubilk med respekt, det finns inga dumma frågor eller svar. När du håller ett föredrag är du representant för en speciell grupp eller organisation och det kan finnas policys dokument och andra regelverk som du måste förhålla dig till. Se därför till att du har kunskap om dessa. Kommunicera med din kropp: Folk tror ofta att meddelanden oftast förmedlas genom det talade ordet och tonen i rösten, det som engentligen spelar en stor roll är vad folk gör med sina kroppar, kroppen säger oftas mycket mer och hur du använder din kropp är verkligen det som gör skillnad när du talar inför publik. Använda din röst på ett effektivt sätt: Har du någonsin varit tvungen att lyssna på en presentation om något som du trodde skulle vara mycket intressant, men fått kämpa för att hålla dig vaken? Hur du använder din röst kan antingen stimulera en publik eller få dem att somna. Det finns några variabler som gör skillnaden i att leverera ett tal, till exempel: tempot. Ett tal kan tyckas tråkigt om det levereras för långsamt eller du tar på dig för lång tid när du håller talet. Om du är för snabb har pubilken svårt att hänga med i det du säger och de tappar tråden och intresset därför. Tone och pitchen: att använda en och samma ton hela tiden är ett bra sätt att få en sömning pubilk, ändrar du tonen för ofta kan också det upplevas ryckigt och vara överstimulerande. Tonen och pitch används bör matcha innehållet i ert tal och publikens respons. Volym och tydlighet: se till att din ljudutrustning fungerar så undviker du att pubilken börjar ropa på dig att tala högre eller höja volymen, det tar fokus ifrån det du ska tala om och blir en dålig inledning. Entusiasm: entusiastiska presentatörer skapar en entusiastisk publik. Om du verkar vara riktigt intresserade av ett ämne så kommer publiken tycka att det är ett ämne värt att intressera sig för och lysssna på Modul 2 Kommunikation med externa organisationer Vikten av extern kommunikation för ideella organisationer Att ha en effektiv extern kommunikation är avgörande för alla ideella verksamheter. Men för att lyckas i denna aspekt, måste du först och främst bestämma dig för din kommunikationsstrategi, som är en tydlig beskrivning av vilka ni är och vad ni erbjuder. Inget mer och ingenting mindre. Här nedan följer några tips för att stärka din kommunikation:

4 Bestäm er för vilka ni är: Identifiera ord och fraser som kännetecknar din organisation. Hur kommunicerar ni vad ni gör? Vilka teman dyker upp? Kom ihåg att din organisation är mer än bara ett namn och en logotyp. Talar ni om er organisation som ett varumärke, på varumärkesspråk brukar man säga att varumärket är den relationen som du har med dina viktigaste målgrupper och Det omfattar allt som sägs, hörs och tycks om er organisation och det arbete ni gör. Skapa ditt meddelande. Först av allt du vill förmedla budskapet och identifiera essensen av din icke-statliga organisationer, det vill säga, bör ditt meddelande förmedla sin mission och vision. De ord och fraser som du använder för att prata om din organisation är avgörande för din framgång. Lyfta fram fördelarna och minimera de faktiska och upplevda utmaningar för din publik. Du kanske också vill omformulera ditt uppdrag och uttalanden vision i form av detta meddelande. Känn din publik. Vem pratar du med? Vem kan hjälpa dig att uppfylla ditt uppdrag? Din pubilk kan kan inkludera givare, företag, samhället eller politiska ledare, media, volontärer, personal eller andra. Ibland vill vi vara alla tillmötes med att prioritera är viktigt. Bestäm dig för dina tre viktigaste publiker; Vilka är deras demografi och deras motivation? Bestäm dig sedan för vad du vill att varje målgrupp ska att göra. Vilka är fördelarna de får genom att samarbeta med din organisation och hur kommer du att nå dem? Skapa en lista med de viktiga intressenter som kan hjälper dig identifiera behov, perspektiv och förbättringsområden för din organisation.när det gäller att bygga relationer med externa organisationer finns ingen ersättning för personliga kontakter med de personer som du vill samarbeta med. Ett råd är att med jämna mellanrum planera in ansikte mot ansikte möten med externa organisationer och media. Att med jämna mellanrum ringa olika kontaktpersoner kan också vara ett effektivt sätt att hålla individuella kontakter med externa organisationer. Den tid du lägger ner på att ha en bra kommunikation med andra organisationer betalar ofta igen sig flerdubbely och sannolikheten för att du får externa kontakter som är lojala för många år framöver är stor se bara till att ge dig tid att skapa goda externa kontakter. Sprid ditt budskap. Bestäm dig för vilken som är den bästa marknadsföring för att främja din organisation. Var noga med att den marknadsföringen når dina viktigaste målgrupper, där de sannolikt kommer att få information om er. Aktiviteter ni kan göra när det gäller marknadsföring kan vara kontakt med media, direktreklam, företagssponsring eller speciella evenemang. Dessutom kan nyhetsbrev vara ett bra sätt att låta berörda parter vet vad som senast skett i er organisation, aktuella projekt och vilka som är era framtida mål. Kommunikation är en plikt. Din kommunikation är bara så stark som du levererar den. Se till att varje medlem i din personal, din styrelse ochi ert ideella arbete har en klar uppfattning om era

5 viktigaste budskap och hur de kan levererar dem. Se till att varje person har en tydlig förståelse av målet med kommunikationen, och inte har några lösa frågor eller har egna tolkningar av ert budskap. Utveckla en kommunikationsguide som kan användas internt. När ni väl har en klar bild av hur ni vill uppfattas, se till att alla förstår sin roll och hur de kan kommunicera för att göra organisationen framgångsrik. Oavsett om det gäller att samla in pengar, svara i telefon eller vara med på en mässa, se till att varje person kort kan berätta vilka ni är och varför ni finns. Genomför dina bedömningar och avvägningar. Utvärder alla kommunikation som ni gör. Hur uppfyller den behovet hos er pubilk. Är den konsekvent? Se till att alla delar i kommunikationsplattformen hänger ihop och stärker varandra. Det är viktigt att utvädera era framgångar och utmaningar regelbundet. Framgångar delas och byggs på att viktiga målgrupper är engagerade. Var ärlig kring vilka förändringar som ni behöver göras och gör dem. Vad är associativ kommunikation och hur fungerar det Med associativ kommunikation menar vi utbyte av information genom att allmänt yttra något (som önskemål, påståenden osv) framför någon form av publik. Denna situation kan jämföras med information då man skickar meddelanden till en specifik mottagare. Vi kallar denna form av kommunikation "associativ" eftersom de som har tillgång till den levererade informationen känner sig tilltalade om de har de egenskaper som krävs för dess bearbetning. Mycket av kommunikationen som sker i verkliga livet är i denna mening associativ: valkampanjstal, beställning av taxi, bokning av flyg via resebyrå etc. I allmänhet är alla mänskliga samtal associativa eftersom även om talaren adresserar en specifik mottagare är alla andra som lyssnar också utsatta för kommunikationen och kan reagera på den. För att ta denna definition lite längre och tillämpa den på vårt område, volontärarbete, kan vi definiera associativ kommunikation som "processen att kommunicera om en verksamhet genom spridning för att skapa synergier som uppfyller målen för verksamheten och mottagarna". Denna process sker genom det vi kallar "Vägen genom de sju I:na" (efter de engelska begreppen).låt oss ta en titt på den: Identifiering : Att veta vad du själv gör för att kunna berätta för andra. Du måste tydligt definiera vad de tjänster och produkter som du som frivilligorganisation erbjuder. En SWOT-analys kan vara till hjälp vid denna tidpunkt, för att avgöra dina styrkor, svagheter, möjligheter och hot som frivilligorganisation.

6 Utredning: Lär dig var man kan hitta användbar information och hur man organiserar den. Fråga offentliga förvaltningar och intressenter, andra ideella verksamheter, lokala och nationella myndigheter, officiell statistik, dina brukare och medlemmar. Närma dig dina mottagare, publik, sponsorer, samhället i stort och den omgivande verkligheten för att ta reda på deras behov. Intressen: Varför kommunicerar du? Du delar ett gemensamt intresse med dem som tillhör din frivilligorganisation och det bör vara ditt intresse. Ibland glömmer vi att kommunikationen ska vara av intresse för andra parter och du ska inte begränsa dig till att bara berätta din historia... din berättelse ska vara intressant för andra. Samtalspartner: Nu vet du vad du ska säga och varför. Du bör nu definiera vem du pratar med. I volontärarbetets associativa kommunikation finns en hel del mottagargrupper att ta hänsyn till: volontärer, brukare, medlemmar, sponsorer och donatorer, offentliga aktörer, beslutsfattare, relaterade organisationer och media. Du måste anpassa ditt budskap till var och en av dessa målgrupper och respektera deras intressen. Fantasi: Ta chansen att använda din fantasi i din kommunikation och se till att människor minns den information du vill dela. Det första intrycket är viktigt, så slösa inte bort denna chans. Idéer: Några kommunikationsidéer för volontäraktiviteter och -material: individuell handledning, informationsmöten, deltagande i volontärverksamhet, pressmeddelanden, broschyrer, informationstavlor, verksamhetsrapporter, nyhetsbrev, videor, affischer, intervjuer i radio, webbplatser, bloggar, föreställningar, meningsfulla gåvor, graffiti... använd din fantasi. Internet: Internet är en enorm källa av olika slags möjligheter. Du kan hitta innehåll till din kommunikation och användbara verktyg, nå tusentals användare, supportrar och deltagare. Du kan kommunicera via e-post och chattar, få feedback genom forum och bloggar. Du kan även utbilda din personal genom kurser som denna... och det mesta är gratis Modul 3 Grundläggande datakunskap och användning av internet Hur man skapar en effektivare webbplats och andra grundläggande IT-strategier för att sprida dina aktiviteter.

7 Webbplatser och andra IT-strategier är inget annat än verktyg och det är upp till oss att göra dem till användbara verktyg. Dina verktyg definieras både av målet för vad du vill göra, men också av din målgrupp är det verktyg som din målgrupp kan använda och gillar? Och budskapet understödjer din valda IT-plattform eller applikation detta budskap? På samma sätt som budskapet definieras av målet definieras det också av de verktyg som finns till förfogande och av målgruppen. Alltså måste man ställa sig frågan: vad är budskapet som ska förmedlas? Vill du dela med dig av din kunskap till andra volontärer? Vill du inspirera och engagera vänner så att de vill volontera för din organisation? Eller är syftet att marknadsföra din organisation? Börja med målet, och slut sedan cirkeln genom att identifiera din målgrupp, ditt budskap och vilka verktyg du ska använda. Innehållet och strukturen du väljer för din webbplats måste ta hänsyn till tre mycket viktiga kriterier, nämligen: användbarhet, användarvänlighet och tillgänglighet. Det är självklart att din webbplats måste återspegla din organisation och det är alltid intressant att använda bra bilder och videor från din organisation i stället för bryåbilder som förmedlar en osann bild av er verksamhet. När det gäller kommunikation i allmänhet, även på din webbplats måste du tydligt definiera vad ditt uppdrag är, din vision, vilka tjänster, produkter och budskap du har. Användarna ska inte gå vilse. Och när vi talar om användare, menar vi alla, dina förmånstagare, givare, volontärer, institutioner, medier, etc. Ibland är det värt att spendera lite tid att tänka på vad du vill uppnå med din webbplats och vilka budskap du vill nå ut med innan du utformar den, annars blir resultatet oftast rörigt och ineffektivt. Det kan vara klokt att separera innehållet efter den målgrupp som det är riktat till men alla Det kan vara klokt att separera innehåll enligt publiken de är riktade till, men alla kontakter (e-post, telefonnummer, fax, adress, kontaktperson, Skype-kontakt, Facebook, YouTube) och menyer ska alltid vara tillgänglig när du navigerar eftersom en användare kan vara en givare och volontär på samma gång. Gör det enkelt för dem. Det blir allt mer populärt för ideella organisationer att publicera en särskild sektion bara för volontärer/ideella på sina webbplatser. Genom att skapa ett forum volontär att kommunicera på er webbplats gör du det enkelt för volontärerna att hänga med i vad som händer i er organisation. Webbplatsen visa lediga ideella uppdrag, kommande möten, framgångar ni haft och mycket mer. Beroende på hur avancerad din hemsida är, kan du också ge möjligheter för volontärer att ladda upp dokument och registrera antalet volontärtimmar och hitta utbildningsmaterial. Det är intressant att inkludera omröstningar, bloggar och forum på din webbplats, eftersom det är på sådana platser idéer och feedback kan samlas. Du kommer att märka att de flesta webbplatser inte

8 har ett användarforum - en plats där användarna kan prata om sitt ideella arbete, ställa frågor, dela tips, etc. Det är enkelt att sätta upp ett sådant forum genom att använda sig av Google-grupper eller grupper i exempelvis Yahoo genom att inrätta en privat grupp som endast inbjudna användare kan använda och där alla meddelanden undersöks innan de publiceras. Men var försiktig, de kräver mycket arbete när det gäller att övervaka och svara på kommentarer. Webbplatser är verktyg och se till att de används för att göra er organisation lönsam även ekonomiskt, inkludera en donations sektion, eller ett "vill samarbeta"-avsnitt. Eller så kan du inkludera en utbildningsdel, ett handledningsdel eller ett en del där användare kan hjälpa varandra eller sig själva. Det är viktigt att din webbplats ständigt uppdatera, annars folk kommer att tycka att din organisation inte "aktiv". I denna mening är det intressant att inkludera en nyhetsdel och dagordning där du kan ladda upp nyheter om dina aktiviteter och om andra föreningars verksamhet i syfte att stimulera samarbetet. Många ideella organisationer skickar ut ett nyhetsbrev till externa organisationer, samt givare, finansiärer, volontärer och andra grupper månads- eller kvartalsvis. E-nyhetsbrev tenderar att vara billigare än tryckta nyhetsbrev. Men om dina volontärer är personer som inte är benägna att läsa elektroniskt dokument så uppfyller nyhetsbrevet inte sitt syfte. Men om de människor du försöker nå är webbkunniga och ofta kontrollera sina e-postkonton kan en elektronisk version vara mycket effektiv. När du skapar en webbplats är ditt huvudsakliga mål är att massor av människor, men det finns också många andra sätt som du kan använda webben för att nå dina målgrupper och nå ut med din organisation. Här är några exempel: Sociala nätverk och communities: Sociala nätverk sluter samman människor, människor med liknande intressen och personer som känner varandra. Många ideella organisationer har börjat använda sig av sociala medier för att hitta en ny generation av supportrar och aktivister. Det finns inget att förlora när det gäller att försöka sig på sociala medier och nå nya grupper. Det är ett enkelt sätt att sprida budskapet om vad ni gör och det ideella engagemang som ni har i er organisation. Fråga dina nuvarande frivilliga om de vill delta i online-samtal där personer utifrån får fråga frivilliga gör på er organisation. Ge människor de verktyg och den information de behöver för att

9 engagera sig. Dela dina erfarenheter och inspirera andra att göra detsamma.se nedan lite olika sätt hur du kan använda dig av sociala medier. På Twitter, leta upp hashtags som din omgivning och dina intressenter använder och följ dem för att hitta intressanta samtal. Var noga med att använda relevanta hashtags och använd dem inte i onödan. Hashtagas dina inlägg för att ansluta dem till relaterade ämnen och diksussioner för dem som är intresserade av ämnet. På Facebook kan du skapaen sida för din organisation, lägga upp evenemang och skapa en fördjupad relation med dem som gillar er sida, se bara till att du använder Facebook utifrån din organisations värderingar, unvik att bli för trivial. Det är utifrån vilken bild du förmedlar om er organisation som ert arbete kommer att bedömmas. På LinkedIn kan du skapa eller använda funktionen undergrupper så att du kan hantera en grupp frivilliga eller kamrater i en undergrupp inom organisationen. Detta hjälper till att skapa en tillhörighet och skapar en mer intim och definierad grupp för de som vill delta. När du delar meddelanden använder LinkedIns filtreringsalternativ för plats och fältet arbetet för att förfina listan med mottagare som får ta del av dina meddelanden. Om du är värd eller organiserar ett evenemang, oavsett om det är en stor konferenser eller ett mindre projekt, fundera på om du ska skapa en LinkedIn händelse så att människor kan visa från sin personliga profil att de planerar att delta på evenemanget. Youtube och Flickr är populära webbplatser där du kan ladda upp, titta på och dela videoklipp (YouTube) och foton (Flickr) och skapa din egen kanal. Använd beskrivningar och nyckelord för att sprida dina meddelanden. Anslagstavlor och elektroniska forum: Dessa plattformar har visat sig vara särskilt populära hos hälso-, välgörenhetsorganisationer för att skapa nätverk för människor som arbetar ideellt. Plattformarna kan användas för att få råd, söka stöd, chatta och dela erfarenheter. Pressmeddelanden: Det finns en hel del webbplatser där du kan ladda upp din pressmeddelande gratis för att få hjälpa sprida din närvaro på Internet. Se till att du inkluderar din webbplatslänk i varje pubilk kommunikation du skickar ut. Kataloger: Det finns olika slags kataloge där ni kan lista er organistion. Se till att din organisations kontaktuppgifter finns med i rätt kategori, så att det är lätt att hitta er.