Sammanfattning av ersättningspolicy

Transkript

1 Sammanfattning av ersättningspolicy Antagen av Styrelsen för Swedbank Robur Fonder AB ( Robur ) Datum för antagande (ersätter ) Gäller för Robur Local Framework Owner Chefen för HR Ansvarig för implementering Verkställande direktören Publicering Lokalt intranät Språk Svenska Informationsklass Legal grund Extern FFFS 2013:9 och 2013:10, FFFS 2016:26 1. Inledning 1.1 Målsättningen med Roburs ersättningspolicy är att skapa enhetliga övergripande principer och praxis vid ersättning till Roburs anställda, samt mer detaljerade regler gällande särskilt reglerad personal överensstämmande med bolagets affärsstrategi och respektive fonds investeringsstrategi. 1.2 Policyn finns att tillgå i sin helhet på engelska. Nedan följer en svenskspråkig sammanfattning av Policyns innehåll. Skulle innehållet i den engelska versionen avvika från vad som anges här, ska den engelska versionen ha företräde. 1.3 Definitioner av i Policyn använda begrepp återfinns i avsnitt 5 2. Ersättningsfilosofi Helhetsbaserad ersättningsstrategi 2.1 Robur erbjuder marknadsmässiga men inte marknadsledande ersättningar som utgår från verksamhetens behov och den lokala marknaden. Ersättningarna fastställs oberoende av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, handikapp, sexuell läggning och ålder. 2.2 Robur tillämpar en helhetsbaserad ersättningsstrategi som syftar till att: premiera goda arbetsprestationer för att kunna attrahera och behålla kunniga, erfarna och kompetenta medarbetare, skapa en harmonisering mellan belöningar och andelsägares, aktieägares och anställdas riskexponering, motverka överdrivet risktagande och uppmuntra anställda att vid var tid leverera hållbara resultat, förenliga med strategiska mål samt sund och effektiv riskhantering för Robur och de fonder som förvaltas av Robur. lämna ersättningar som är prisvärda och lämpliga i förhållande till de värden som allokeras till andelsägare, aktieägare respective anställda, och uppmuntra beteenden som är förenliga med Roburs värderingar och som speglar Roburs engagemang för att tjäna sina kunder. 2.3 Respektive chef fattar, i samråd med HR, beslut om ersättning till sina underställda. Varje sådant beslut måste i sin tur godkännas av chefens överordnade samt HR, i enlighet med tillämplig ledningsstruktur inom Robur..

2 Fast ersättning 2.4 Fast ersättning utgör den primära ersättningsdelen. Denna ska spegla befattningens ansvar och karaktär, den anställdes prestation samt lokala marknadsvillkor. 2.5 Fast ersättning under uppsägningstid samt avgångsvederlag till VD:s direkt underställda, och anställda med ansvarsområden inom kapitalförvaltning får inte överstiga ett belopp motsvarande summan av den avtalade fasta lönen vid tidpunkten för besked om uppsägning. Denna summa inkluderar förmåner enligt anställningsavtalet under de första 12 månaderna, varefter summan endast omfattar avtalad fast lön. Storleken på avgångsvederlag bör inte stå I strid med de principer som fastslås i ersättningspolicyn. Rörlig ersättning 2.6 Rörlig ersättning är en del av ersättningen som syftar till att uppmuntra särskilt beteende och önskade resultat, skapa en harmonisering av belöningar och riskexponering jämfört med dem som gäller för andelsägarna, aktieägarna och anställda, samt motivera och fostra till en prestationsdriven kultur inom Robur. 2.7 Rörlig ersättning kan endast beviljas som en del av Roburs rörliga ersättningsprogram som godkänts av Styrelsen eller om det på annat sätt uttryckligen anges i denna policy. Robur får endast lämna garanterad rörlig ersättning i samband med nyanställning, som ersättning för att ingå anställningen. Ersättningen ges om det finns särskilda skäl för det och betalas endast under det första anställningsåret. 2.9 Robur tillämpar inte rörlig ersättning innehållande diskretionära pensionsförmåner Rörlig ersättning som betalats ut baserat på uppgifter som senare visar sig vara uppenbart felaktiga eller som är resultatet av bedrägeri, måste vara återbetalningsbara för Robur. Chefen för HR ska säkerställa att det finns rutiner för hur chefer ska komma överens med anställda om sådana villkor om dessa villkor inte är specificerade i de allmänna villkoren för den tilldelade rörliga ersättningen. Balans mellan fast och rörlig ersättning 2.11 Om ersättningen innehåller en rörlig del ska det finnas en lämplig balans mellan fast och rörlig del. Den fasta delen av ersättningen ska utgöra en så stor del av den totala ersättningen att det är möjligt att sätta ner all rörlig ersättning till noll Utbetalning av rörlig ersättning får, för samtliga personalkategorier, som mest uppgå till 12 gånger den fasta månadslönen, om inte tillämpliga regler staller krav på en lägre ratio. Avgångsvederlag och gratifikationer 2.13 Ersättning som betalas ut I samband med upphörande av anställning måste stå I proportion till den anställdes prestationer under anställningstiden och får inte premiera osunt risktagande Accessoriska utbetalningar och förmåner, såsom gratifikationer, som utgör en del av ett generellt, icke-diskretionärt belöningsprogram och som inte medför någon incitamentseffekt

3 avseende risktagande får beviljas under förutsättning att detta på förhand godkänts av Roburs ersättningsutskott. Riskanalys 2.16 Vid antagandet av ovanstående ersättningsstrategi och denna Policy har följande aspekter beaktats: Robur bedriver omfattande kapitalförvaltning åt såväl privata som professionella kunder. Sunt risktagande är en del av Roburs affärsstrategi. Marknadsmässiga ersättningssystem utgör en viktig del av Roburs ansträngningar för att attrahera, behålla och motivera en så kvalificerad personal som möjligt. Å ena sidan riskerar rörliga ersättningar till anställda att leda till oproportionerligt risktagande. Å andra sidan tjänar rörlig ersättning ett viktigt syfte som incitament för genomförandet av Roburs affärsstrategi och för att uppmuntra medarbetare att arbeta för att stärka Roburs, och vid var tid förvaltade fonders, värde på lång sikt. 3. Rörliga ersättningsprogram 3.1 Styrelsen beslutar årligen om rörliga ersättningsprogram och de detaljerade villkor som tillämpas, såväl som grunderna för deltagande i dessa. Inga andra rörliga ersättningssystem är tillåtna om detta inte uttryckligen anges i denna Policy. Programmen ska vara förenliga med den ersättningsfilosofi som beskrivs ovan samt de specifika krav som anges nedan. Beslut om rörliga ersättningsprogram ska alltid föregås av en riskanalys genomförd av Operational Risk och Investor Risk. Samlade resultatkrav, risk och kapital 3.2 Den totala summa rörlig ersättning som betalas av Robur får inte vara så stor att den kan påverka Roburs förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas eller förmågan att, vid behov, förstärka kapitalbasen. Chief Financial Officer (Ekonomichefen) tillhandahåller, för detta ändamål, årligen en bedömning i samband med antagandet av rörliga ersättningsprogram samt utbetalningar kopplade till dessa. 3.3 Rörlig ersättning grundar sig på relevanta, förbestämda och mätbara kriterier, uppställda med syftet att öka det långsiktiga värdet hos Robur respektive de fonder som vid var tid förvaltas av Robur. Följaktligen skall ersättningens påverkan på Roburs och vid var tid förvaltade fonders vinst, ur långsiktigt perspektiv, beaktas. Med mätbar avses möjlighet att i efterhand utvärdera i vilken utsträckning ett kriterium är uppfyllt. Ett flerårsperspektiv ska tillämpas för att säkerställa långsiktigt hållbara vinster, även beaktat underliggande konjunkturer och risker vid tiden för utbetalning. Individuella prestationskrav 3.4 På individuell nivå baseras rörlig ersättning på den anställdes prestationer i förhållande till de prestationskrav som fastslås i början av varje kalenderår. Det prestationskrav som den rörliga ersättningen grundar sig på ska vara tydligt specificerad och dokumenterad inom ramen för PD-processen. Ett maxbelopp avseende rörlig ersättning ska fastslås för varje berättigad anställd i början av varje kalenderår. Då Robur strävar mot en värdedriven företagskultur ska prestationskraven även innefatta ett visst mått av living the values. Bristande efterlevnad gällande interna eller externa regler eller otillräcklig riskhanteringsförmåga utgör sådana omständigheter som påverkar prestationsbedömningen negativt i förhållande till living the values.

4 Sammanvägd grund för rörlig ersättning 3.5 Samlat resultatkrav och individuellt prestationskrav ska konstrueras och tillämpas på sådant sätt att grunden för rörlig ersättning baseras på såväl Roburs och vid var tid förvaltade fonders resultat som på individens prestation. Anställda i kontrollfunktioner 3.6 All rörlig ersättning till anställda i kontrollfunktioner ska bestämmas utifrån de mål som är uppsatta inom respektive kontrollfunktion, oberoende av resultatet i de enheter de övervakar. Rörliga ersättningars sammansättning och uppskjutandeperiod 3.7 För de medarbetare som inte definierats som SRP ska den rörliga ersättningen utgöras av aktier i Swedbank AB (publ) eller finansiella instrument kopplade till sådana aktier, och ska skjutas upp minst tre år. 3.8 För de medarbetare som definierats som SRP ska minst 40 procent av medarbetarens rörliga ersättning skjutas upp under en period som anses lämplig med hänsyn till den innehavstid som rekommenderas för fondens andelsägare. 3.9 För de medarbetare som definierats som SRP och vars rörliga ersättningsbelopp uppgår till ett särskilt högt belopp, ska minst 60 procent av medarbetarens rörliga ersättning skjutas upp under en period som anses lämplig med hänsyn till den innehavstid som rekommenderas för fondens andelsägare Uppskjutandeperioden ska vara minst tre år Vad som utgör särskilt högt belopp bestäms av Styrelsen i efterhand, baserat på relevant räkenskapsår, då såväl sammanlagd rörlig ersättning som individuell fördelning är kända För de medarbetare som definierats som SRP ska minst 50 procent av medarbetarens rörliga ersättningsbelopp utgöras av andelar i den fond eller de fonder som berörs. Detta tillämpas såväl på den del som skjuts upp som på den del som inte skjuts upp. De finansiella instrument som anges här ska kvarhållas under ett år från det att ägandrätten till instrumentet övergår på den anställde Till de medarbetare som definierats som SRP får rörlig ersättning som skjutits upp i mer än tre år betalas ut till 50 procent efter tre år och 50 procent efter fem år. Utbetalning och återkallelse 3.13 Rörlig ersättning kommer endast att betalas ut om den är motiverad utifrån: (a) den finansiella hälsan hos Robur, de fonder som vid var tid förvaltas av Robur, samt den affärsenhet där den anställde arbetar. (b) den anställdes prestationer i förhållande till de individuella prestationskrav som nämns i 3.5 ovan. Vidare kan uppskjuten rörlig ersättning komma att återkallas under uppskjutandeperioden av de skäl som nämns ovan.

5 Särskilt Reglerad Personal (SRP) 3.14 Samtlig SRP inom Robur ska identifieras på individuell basis. Kategoriseringsprocessen ska genomföras i enlighet med de principer som följer av Definitioner nedan. SRP skall göras medvetna om innebörden av sin status. Chefen för HR ansvarar för att den årliga processen för identifiering och dokumentation av personal med väsentlig inverkan på riskprofilen hos Robur och de fonder som vid var tid förvaltas av Robur. Kategoriseringsprocessen, identifiering och bedömning av SRP, skall genomföras skriftligen. Övrigt 3.16 Anställda får inte använda privata risksäkringsstrategier eller försäkringar som syftar till att minska eller eliminera effekterna av eventuell justering eller återkallelse av uppskjuten rörlig ersättning. 4. Ledning, kontrollfunktioner m.m. Styrelse och ersättningsutskott 4.1 Styrelsen har det övergripande ansvaret för att säkerställa att det finns betryggande rutiner för implementering och genomdrivande av denna policy. Styrelsen har tillsatt en ersättningsutskott (Remuneration Committee) som skall förbereda beslutsunderlag för Styrelsen. Beslutsunderlagen ska beakta andelsägares, andra intressenters och allmänhetens långsiktiga intressen. Beslutsunderlaget ska minst innefatta: (a) Fast ersättning till VD och vice VD (b) Fast ersättning till anställda med övergripande ansvar för interna kontrollfunktioner (c) Åtgärder som skall vidtas för att följa upp implementeringen av ersättningspolicyn, Styrelsen ska årligen utvärdera ersättningsutskottets sammansättning. Ersättningsutskottet är ett förberedande organ som rapporterar till Styrelsen och lämnar rekommendationer till styrelsebeslut. Ersättningsutskottet består av styrelsemedlemmar och skall ha tillräcklig kunskap och erfarenhet i frågor som rör ersättning och riskhantering. 4.2 Styrelsen har förordnat Swedbank AB:s ersättningsutskottet att utvärdera och lämna rekommendationer till styrelsebeslut, bland annat avseende: (a) Sammanlagd summa rörlig ersättning under ett räkenskapsår, (b) Rörliga ersättningsprogram och implementering av dessa, såsom generella principer för deltagande, kvartalsvisa periodiseringar, utbetalningar och eventuella återkallelser av uppskjutna rörliga ersättningar, (c) Högsta andel rörlig ersättning i förhållande till fasta delar, och undantag från detta, för alla medarbetarkategorier som är berättigade rörlig erättning, (d) Särskilt höga belopp med ändringar; och

6 (e) Ändringar eller undantag till denna Policy Swedbank AB:s ersättningsutskott ska bistå Roburs ersättningsutskott inom angivet ansvarsområde, samt genom utvärdering och beredning av styrelsebeslut. Chefers ansvar 4.4 Respektive chef ansvarar för fastställande och uppföljning av individuella prestationskrav beträffande sina underställda, inom ramen för PD-processen. Vidare ska varje chef säkerställa att alla anställda inom det egna ansvarsområdet informeras om vilka krav som utgör grund för ersättning samt hur medarbetarens prestationer bedömts i förhållande till detta. 4.5 Chefen för HR ansvarar för arbetet med att slå fast, implementera och följa upp gemensamma processer och standarder. Detta innefattar även strukturen för fastställande och uppföljning av individuella prestationskrav. Chefen för HR skall också tillse att informationen om ersättningssystemen följer gällande regelverk. Åtgärder för att undvika intressekonflikter 4.7 I syfte att mildra effekterna av eventuell prioritering bland de fonder som en förvaltare handhar utgör samtliga uppdrag, inklusive diskretionära förvaltningsuppdrag, grund för utvärdering av förvaltarens prestationer. Utöver den kontinuerliga övervakningen av fondernas risknivå, utvärderar Investor Risk årligen om förvaltares och andelsägares intressen överensstämmer med avseende på faktiskt riskutnyttjande. Rörlig ersättning grundar sig på medarbetarens prestationer i förhållande till de individuella prestationskrav som fastslås i början av varje kalenderår. Sammansättning och utfall avseende rörlig ersättning utvärderas utifrån ett intressekonfliktsperspektiv. Kontrollfunktioners utvärdering 4.8 Minst en gång per år ska denna Policys efterlevnad utvärderas av en kontrollfunktion. Denna ska då säkerställa att villkoren analyseras ur ett regelefterlevnadspesrpektiv vid antagandet av ett rörligt ersättningsprogram. 4.9 Riskfunktionerna (Operational Risk och Investor Risk) ska säkerställa att en riskanalys genomförs i samband med årlig översyn och antagande av denna Policy Kontrollfunktionerna ska stå oberoende i förhållande till de affärsenheter de kontrollerar och ska tillförsäkras lämpliga befogenheter och resurser för övervakning och kontroll av risker kopplade till Roburs ersättningsstruktur. 5. Definitioner Policy: Swedbank Robur Fonder AB:s ersättningspolicy Ersättning: All ersättning och alla förmåner till en anställd, såsom lön, annan kontant ersättning, aktier eller aktierelaterade instrument, pension, avgångsvederlag och bilförmån.

7 Styrelsen: Styrelsen för Swedbank Robur Fonder AB Kontrollfunktioner: Kontrollfunktion inom Group Risk, Group Compliance eller, i tillämpliga fall, motsvarande function inom Robur. Särskilt Reglerad Personal (SRP): (I enlighet med FFFS 2011:1 1 kap 4 9) Den verkställande ledningen och anställda i följande 1) anställda i ledande strategiska befattningar, 2) anställda med ansvar för kontrollfunktioner, 3) risktagare, och 4) anställda vars totala ersättning uppgår till, eller överstiger den totala ersättningen till någon i den verkställande ledningen. Anställda i kategori 2-4 kan undantas från att definieras som SRP om Robur kan styrka att den anställda i sitt yrkesutövande inte har ett väsentligt inflytande på Roburs riskprofil eller riskprofilerna i de fonder som Robur förvaltar. Rörlig ersättning: Ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp eller storlek. Ersättningar som inte är (i) permanenta och kopplade till befattningens ansvarsnivå, (ii) förutbestämda, dokumenterade och transparenta, (iii) icke-diskretionära och oåterkalleliga, definieras som rörliga. Provisionsbaserad ersättning som inte är kopplad till framtida risktagande, vilket kan påverka fondens eller förvaltarens avkastning, definieras i detta sammanhang inte som rörlig ersättning. Särskilt högt belopp: Det belopp som bestäms av Styrelsen i anslutning till utfallet av den rörliga ersättningen för ett visst år.