STYR- OCH KVALITETSSYSTEM FÖR LOMMA KOMMUN

Transkript

1 STYR- OCH KVALITETSSYSTEM FÖR LOMMA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige Reviderad , , Kompletterad

2 1. Allmän inledning Viktiga grundförutsättningar Medborgarinflytande Styr- och kvalitetssystemets beståndsdelar 4 2. Intern kontroll Syfte Styrning Ansvarsfördelning 7 3. Politiker- och tjänstemannarollen 8 4. Modell styrdokument Översiktsbild styrdokument Styrdokument fastställda av kommunfullmäktige Styrdokument fastställda av kommunstyrelsen Styrdokument fastställda av nämnd Styrdokument fastställda av verksamhetsorganisationen Begrepp i styrdokumenten Planering och uppföljning Planering Uppföljning Kommundialog Medborgarhänsyn Kommunikationsplan Synpunkts- och klagomålshantering Kvalitativ årsredovisning Brukarhänsyn Miljö och naturhänsyn Arbetsmodell Säkerhet Mål för säkerhetsarbete Organisation för kommunens säkerhetsarbete 25 Regler / riktlinjer kopplade till styr- och kvalitetssystemet 2

3 1. Allmän inledning Lomma kommuns styr- och kvalitetssystem utgår från en långtgående målstyrning av verksamheten och en strävan efter decentralisering. Detta innebär att vi arbetar med tydliga mål och då framför allt mål som inte är uttryckta i kronor och ören. För att styrningen ska kunna anses vara meningsfull måste den grundas dels på vad som åstadkommits, dels vilka resurser man tagit i anspråk. Decentraliseringen innebär att de förtroendevaldas uppgifter ska handla om strategiska frågor. Det finns en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän där politikerna fokuserar på frågeställningarna vad och när och tjänstemännen på hur och vem. Lomma kommuns styr- och kvalitetssystem ska kännetecknas av att: styr- och kvalitetssystemet är väl känt och dokumenterat övergripande mål och strategier är kända och bildar utgångspunkt för nämndernas mål och bedömningar av vad som ska göras och när det ska göras mätbara mål och styrmått finns på olika nivåer fördelningen av resurser mellan kommunens verksamheter upplevs rättvis, är stabil över tiden och tar hänsyn till lokala förutsättningar det finns tydligt samband mellan finansiella mål, nämndernas mål och verksamheternas aktiviteter det finns en god rapporterings- och uppföljningsstruktur det finns en röd tråd från övergripande mål och strategier till nämndsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och arbetsplatsnivå. 1.1 Viktiga grundförutsättningar Vi har identifierat det tillstånd som är önskvärt och vad som erfordras för att vi ska få en styrning i kommunen som fungerar tillfredsställande. Dessa punkter redovisas nedan. Tydlig målkedja Det är grundläggande för en välfungerande målstyrning, att man kan följa ett ställningstagande i t ex kommunfullmäktige om en viss inriktning i en viss fråga, genom nämndsplanen, i vilken anges vad som på nämndsnivå ska åstadkommas för att man ska uppnå vad kommunfullmäktigebeslutat, till verksamhetsplanen i vilken anges hur man åstadkommer vad som anges i nämndsplanen. Anpassning av verksamheten Planeringsprocessen måste vara en integrerad del av uppföljningsarbetet där fokus hela tiden ligger på att anpassa verksamheten mot bakgrund av medborgarnas behov och de förändringar som sker i omvärlden. Helhetsperspektiv Vi måste se både delarna och helheten. Det är visserligen så, att ju högre (närmare kommunfullmäktige) man kommer i planeringshierarkin, desto större ansvar för helheten förväntas (och ska) man ta. Alla planeringsnivåer måste dock ha en insikt om helheten för att vi ska kunna åstadkomma optimala beslut. Förståelsen för andra delar är en nödvändig grund för en planeringsmiljö där omprövning kan ske med minsta risk för suboptimering. Detta är naturligtvis i grunden en attitydfråga, men klimatet gynnas av effektiva informationssystem och en öppen dialog. Att se till både delarna och helheten 3

4 gäller både den politiska organisationen och verksamhetsorganisationen där den politiska organisationen måste föregå med gott exempel och skapa en trovärdighet. Levande styrdokument Alla styrdokument måste vara levande, så väl i planering som uppföljning, vilket våra rutiner måste säkerställa. Vi måste ta fasta på planhierarkin och vinnlägga oss om att planeringsdokumenten fungerar. Kunskap om verksamheternas förutsättningar och behov Det är önskvärt med tidig information om aktuella förutsättningar och antagna eller önskade förändringar inom verksamheterna så att det finns möjlighet att kunna ta hänsyn till detta redan när ramarna upprättas. En större kunskap i alla led, och då inte minst på central nivå, om verksamheternas förutsättningar och behov, ger bättre förutsättningar för omprövning och flexibilitet. Samma information till alla beslutsnivåer Motiv och underlag för beslut måste förmedlas för att dels ge förankring i alla led, men också man ska ha kunskap om när förändrade planeringsförutsättningar har inträffat. 1.2 Medborgarinflytande De senaste åren har det skett ökad fokusering på medborgarna och brukarna utifrån deras krav på information, valfrihet, kvalitet, delaktighet och medbestämmande i den offentligt finansierade verksamheten. Denna utveckling ställer nya krav på kommunen. Krav som i ökad utsträckning fokuserar på en ökad dialog med medborgarna/brukarna, ett ständigt effektiviseringsarbete och en hög kvalitet på offentligt finansierade tjänster. Sammantaget innebär detta att kommunen måste: informera om rättigheter och skyldigheter för den enskilde, informera om de kommunala tjänsternas innehåll, kvalitet och kostnader, följa upp och utvärdera mål, kostnadseffektivitet och kvalitet. 1.3 Styr- och kvalitetssystemets beståndsdelar Lomma kommuns styr- och kvalitetssystem omfattar nedanstående delar som beskrivs i särskilda avsnitt i detta dokument. Detta dokument ska ses som det övergripande dokumentet avseende dokumentation av vårt styr- och kvalitetssystem. Intern kontroll Politiker- och tjänstemannaroller Modell styrdokument Planering och uppföljning Medborgarhänsyn Brukarhänsyn Miljö och naturhänsyn Säkerhet 4

5 2. Intern kontroll Intern kontroll är en process där såväl den politiska och professionella ledningen som all personal samverkar, och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna nå följande mål: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamhet efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m Intern kontroll handlar om styrning och dess effektivitet. Styrning utövas i olika processer såsom planering, samordning/genomförande och rapportering i form av uppföljning/utvärdering. Dessa processer består i sin tur av en mängd delprocesser. Intern kontroll innebär ytterst att säkerställa att dessa fungerar på ett sätt som ger förutsättningar för en ändamålsenlig verksamhet. Det är viktigt att påpeka att intern kontroll inte är en isolerad händelse i sig utan en integrerad del i vår organisation och våra processer. Detta innebär att inom alla de olika områden som ingår i kommunens styr-/kvalitetssystem återfinns också den interna kontrollen. I en decentraliserad organisation krävs, för att få tillstånd en effektiv styrning, dels en styrdialog mellan kommunledning och nämnd/förvaltning, dels en fungerande intern kontroll. Samma sak gäller då verksamheten utförs av en extern entreprenör. Det måste finnas en styrdialog mellan kommunen och den externa utföraren och den interna kontrollen ska ske enligt samma principer. 2.1 Syfte Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. En god intern kontroll i Lomma kommun ska kännetecknas av: - ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning. - en rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. 5

6 - säkerställande av lagar, policies, reglementen m m tillämpas. - skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. - eliminering eller upptäckt av allvarliga fel. Intern kontroll omfattar således ett mycket brett område. I området ingår allt, från övergripande system för styrning av den kommunala verksamheten till säkra rutiner för att t ex hantera nycklar på ett äldreboende. En viktig förutsättning för att den interna kontrollen ska fungera tillfredsställande är att vår personal har tillräcklig kunskap om dess syfte och beståndsdelar. Den interna kontrollen ska uppfattas som en integrerad del i de olika verksamhets- och ekonomiprocesserna men behöver kompletteras med specifika och fristående kontrollaktiviteter. 2.2 Styrning Intern kontroll angår inte bara ledning och ekonomer utan samtliga anställda. Personalens erfarenhet, kompetens, engagemang, medvetenhet och arbetssätt är viktiga faktorer för kontrollsystemets effektivitet. Effektiviteten är också beroende av att de övergripande målen bryts ner till nämndsmål och implementeras i verksamheten genom verksamhetsplaner/arbetsplaner. Annars är det inte möjligt att följa upp målen, vilket är en viktig del i den interna kontrollen. Med styrning menar vi att vi vill påverka organisationen så att verksamheten bedrivs effektivt. Styrning sker på flera olika sätt, dels via olika styrdokument (se särskilt avsnitt) och via styrdialog. Genom intern kontroll sker en avstämning av efterlevnaden av kommunens styrdokument och vi kan härigenom mäta styreffekten. Verksamhetsstyrning handlar om att skapa ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, aktivitet och effekter. 6

7 För att skapa ett klart samband mellan dessa fyra komponenter krävs: 1. Uppföljningsbara målformuleringar som kan brytas ner i mätbara delmål 2. Meningsfulla uppföljningsmått i form av verksamhetsmått och nyckeltal 3. Utvecklade planerings- och uppföljningssystem 4. Ändamålsenlig, rättvisande och tillförlitlig redovisning som snabbt och lättillgängligt ger information om avvikelser mot uppställda mål 5. Resultatanalyser som utvisar hur verksamhetens prestationer och kvaliteter motsvarar uppställda mål 6. Överensstämmelse mellan ekonomistyrsystem, ekonomisystem och förvaltningsorganisation för att uppnå balans mellan ansvar och befogenheter så att verksamheten säkert och effektivt leder till måluppfyllelse 7. Ett rapporteringssystem som kan förse beslutsfattare och uppföljningsansvariga på olika nivåer en relevant information om verksamhet och ekonomi Organisationens effektivitet säkerställs genom att dess struktur och kompetens utformas på ett ändamålsenligtsätt att befogenheter och ansvar fördelas och att personalen har nödvändig kompetens och tydliga arbetsuppgifter. En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter; genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning tydliga och mätbara mål samt regelverk dokumenterade rutinbeskrivningar anpassad kompetensnivå och att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar 2.3 Ansvarsfördelning Fullmäktige anger mål och riktlinjer och ramar för nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen, som har ett övergripande ansvar, utarbetar gemensamma regler och riktlinjer i förvaltningsövergripande frågor. Nämnderna ansvarar i sin tur för utformning av tillämpningsregler och riktlinjer för de verksamheter som man ansvarar för. För att kunna tala om god intern kontroll är det därefter viktigt att det finns en fungerande uppföljning och återrapportering. Det räcker alltså inte med att bara planera nämndernas verksamhet. Fullmäktige måste också få besked om att verksamheten bedrivs i enlighet med fattade beslut, till rätt kostnad och på rätt sätt. Detta gäller så väl löpande under året som i samband med bokslutet. Detta förutsätter dock att det finns en kommunikation som fungerar både uppifrån och nedifrån. Detta ömsesidiga utbyte av information som syftar till styrning, uppföljning och kontroll kallas den interna kontrollkedjan. 7

8 3. Politiker- och tjänstemannarollen En viktig nyckel för att styrningen och uppföljningen ska fungera optimalt i kommunen är en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän, dvs vem som ansvarar för vad/när och vem som ansvarar för hur/vem. Det finns två olika nivåer, dels den politiska nivån och dels verksamhetsnivån. På den politiska nivån ska man arbeta utifrån frågeställningarna om vad det är man vill ha utfört och när i tiden detta ska ske. Verksamheten erhåller sitt uppdrag genom nämndsplanen som talar om vad det är politikerna vill ha utfört. Verksamheten svarar upp mot nämndsplanen genom verksamhetsplanen som beskriver hur uppdraget kommer att utföras och av vem. Verksamheten arbetar alltså med frågeställningarna hur och vem. Genom att vi beskriver vem som äger frågeställningarna vad/när och hur/vem tydliggörs ansvar och befogenheter. Som politiker ansvarar jag för att upprätta mål till verksamheten. Som förvaltningschef beslutar jag och ansvarar för hur vi ska nå upp till dessa mål och vem som ska utföra uppdraget. Vissa uppdrag kanske ska utföras av en extern aktör, ett beslut som då kan fattas av förvaltningschefen.(dock under förutsättning att kommunfullmäktige inte särskilt beslutat att konkurrensutsättning ej får ske.) 8

9 4. Modell styrdokument Ekonomi- och verksamhetsstyrning kan definieras enligt följande: En målmedveten styrningsprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat, effektivitet och ekonomisk ställning. Med styrningen vill vi påverka organisationen så att verksamheten bedrivs effektivt. Styrning kan ske på många olika sätt. Det vanligaste är att man styr genom olika dokument, styrdokument. För att tydliggöra vilka styrdokumenten är i Lomma kommun och vem som fastställer de olika dokumenten har en särskild översiktsbild avseende styrdokument tagits fram. 4.1 Översiktsbild styrdokument All uppföljning och planering ska ske mot styrdokumenten. Det finns tre nivåer i modellen för styrdokumenten. På övergripande nivå formuleras målen i huvudsak som något att sträva mot en vision, framtidsbild etc. På nämndsnivå formuleras målen i huvudsak som förväntad produktivitet och effektivitet det vill säga vad som ska uppnås avseende volym och kvalitet per insatt resurs. I verksamhetsorganisationen formuleras i huvudsak produktionsmål (i första hand resurser och aktiviteter) för verksamheten med en direkt koppling till effektmålen. För att vi ska säkerställa att våra olika styrdokument får en bred förankring bland politiker och tjänstemän finns det ett par grundregler som gäller vid utformning/upprättande av styrdokument. Dokumenten ska präglas av: enkelhet, tydlighet och kommunicerbarhet en tydlig uppdelning mellan politisk nivå och verksamhetsnivå att de är förenliga med överordnade dokument att de är operativa (eller kan översättas till operativa mål) samt att de medger en långtgående decentralisering av beslutsfattandet 9

10 Politisk nivå Övergripande mål och riktlinjer Policies Budget, ELP Reglemente Övriga planer Anvisningar Budgetramar Direktiv Nämndsplan Nämnd Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Verksamhetsnivå Verksamhetsplan Övriga planer Nämndens driftbudget Handbok Förvaltning Vilka dokument fastställs då på respektive nivå? 4.2 Styrdokument fastställda av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige fastställer kommunstyrelsens och facknämndernas uppdrag i Reglementet. Reglementet är, utöver vad lag och författning säger, grunddokumentet för en nämnds eller styrelsens verksamhet och anger bland annat organisation, ansvarsområde, arbetsformer och beslutskompetens. Enligt Kommunallagen (KL) 3:9 ska kommunfullmäktige besluta om mål och riktlinjer för verksamheten. Dessa ska fastställas så snart som möjligt efter det att den nya kommunfullmäktigeförsamlingen tillträtt. Övergripande mål och riktlinjer ska ange inriktning på övergripande nivå, dvs inte ange detaljer utan snarare principer och i första hand vara ett politiskt dokument. Det är ett strategiskt grunddokument för mandatperioden och anger förhållningssätt i vissa kategorier frågor snarare än att spegla inställningen i enskilda frågor. Förslag till reglementet upprättas av kommunstyrelsen och fastställs av kommunfullmäktige. Däremot är det kommunfullmäktigegrupperna som upprättar förslag till övergripande mål och riktlinjer. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning och tar initiativ till förändringar under mandatperioden. Vissa ställningstaganden, som inte vilar på samma strategiska grund som övergripande mål och riktlinjer, men speglar en politisk ambition, och är av stor vikt och övergripande karaktär ska också fastställas av kommunfullmäktige. Dessa benämns policies, t ex personalpolicy, och utgör viktiga komplement till av kommunfullmäktige fastställda övergripande mål och riktlinjer. Policies kännetecknas av att de i huvudsak riktar sig inåt (verksamhetsorganisationen) och att de är utvecklingar av eller förtydliganden till ambitioner uttryckta i övergripande mål och riktlinjer. 10

11 av Styr- & Kvalitetssystem Förslag till policies upprättas av kommunstyrelsen och fastställs av kommunfullmäktige eller efter det att kommunfullmäktige bemyndigat därom av kommunstyrelsen. Det är också kommunstyrelsen som ansvarar för uppföljning och tar initiativ till förändringar. 4.3 Styrdokument fastställda av kommunstyrelsen Kommunstyrelsen äger rätt att, utan särskilt bemyndigande från kommunfullmäktige, fastställa anvisningar, t ex anvisningar för lönesättning, budgetdirektiv och budgetramar. Denna rätt förutsätter dels att anvisningarna inte står i strid med vad kommunfullmäktige beslutat dels att den inte avser en fråga av större vikt eller principiell beskaffenhet. Om inte båda kriterierna är uppfyllda, ska frågan hänskjutas till kommunfullmäktige och får då benämningen policy. Anvisningar upprättas om kommunstyrelsen bedömer att ett enhetligt förhållningssätt inom kommunen bör säkerställas och frågan inte enbart är av verksamhetskaraktär. Kommunstyrelsen kan fatta beslut utan hörande från kommunfullmäktige. 4.4 Styrdokument fastställda av nämnd Kommunfullmäktiges fastställda mål och riktlinjer är i huvudsak av övergripande karaktär och måste därför ges en konkret uttolkning, som kan tjäna som vägledning inom nämndens verksamhetsområde. Därför upprättar varje nämnd årligen en nämndsplan som på ett operativt sätt ska ange UvadU som ska åstadkommas och UnärU i tiden det ska ske. Nämndsplanen utgör grunddokument för nämndernas ansvarsområde och ska i huvudsak ange klara, mätbara mål för de verksamheter som nämnden ansvarar för. Det viktig att det tydligt framgår vad som erfordras för att man ska ha uppfyllt målen och hur uppföljningen ska ske. Nämndsplanen är ett politiskt styrinstrument. Kommunens aktiviteter eller hur resurserna används är i sig inte avgörande för om medborgarna anser att politikerna fullgjort sitt uppdrag på ett bra sätt. Det är effekterna av resursinsatser och aktiviteter som är avgörande och som nämndsplanerna måste sätta fokus på. Nämndsplanen fungerar som ett uppdrag/beställning till verksamhetsorganisationen. Nämndsplanen fastställs, såvida inte annat sägs i lagptp respektive nämnd efter hörande av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens viktigaste roll i detta sammanhang är att tillse att nämndsplanen innehåller vad som erfordras för att fullgöra uppdraget i övergripande mål och riktlinjer samt reglemente, policies, budget och anvisningar och att den inte står i strid med dessa överordnade dokument. 4.5 Styrdokument fastställda av verksamhetsorganisationen När förvaltningschefen från nämnden erhåller ett uppdrag i form av en nämndsplan innehåller denna en redovisning av vad som ska uppnås och när i tiden detta ska ske. I verksamhetsplanen, som upprättas av förvaltningschefen, beskrivs UhurU detta ska uppnås och UvemU som ska utföra det. Verksamhetsplanen består av de aktiviteter som ska genomföras för att målen i nämndsplanen ska uppnås. Planen kan även innehålla nyckeltal/indikatorer som är kopplade till de olika aktiviteterna. Det är resursbehov och aktiviteter som leder till de prestationer och effekter, som står angivna i nämndsplanerna. Övervägandena om huruvida en uppgift ska utföras av egen anställd personal eller på t ex driftsentreprenad görs i detta sammanhang såvida inte beslut fattats på politisk nivå. Här redovisas vidare personalbehov, utbildningsbehov, lokalbehov, behov av IT-stöd och inte minst behov av ekonomiska medel. 11

12 Verksamhetsplanen fastställs av respektive förvaltningschef efter hörande av nämnden. Utöver att förvaltningschefen fastställer verksamhetsplanen åligger det också förvaltningschefen att fastställa nämndens driftbudget. Nämndens driftbudget fastställs utan hörande från nämnden. 12

13 4.6 Begrepp i styrdokumenten Det är viktigt att vi är noga med vilka begrepp vi använder i olika sammanhang. Vår ambition måste vara att alla i organisationen känner till våra begrepp och vet vem som beslutar om vad. Följande begrepp ska användas: Begrepp Beslutas av Kommentar Vision Fullmäktige Återfinns i dokumentet övergripande mål och riktlinjer. Övergripande mål Fullmäktige Återfinns i dokumentet övergripande mål och riktlinjer. Mål för god ekonomisk Hushållning Fullmäktige Fastställs i budgetdokumentet. Nämndsmål Nämnd Återfinns i nämndsplanerna och är av sådan karaktär att de förväntas uppfyllas inom budgetperioden. Samtliga nämndsmål följs upp av fullmäktige. Aktiviteter Förvaltning Återfinns i verksamhetsplanerna. 5. Planering och uppföljning Det finns tydliga kopplingar mellan planerings- och uppföljningsprocessen. Planeringen underlättas av uppföljning i kvartals- och delårsrapport. Genom uppföljningen ges signaler som kan innebära förändringar i den kommande budgeten. Det är alltså viktigt att både politiker och tjänstemän tar till sig informationen från uppföljningen och inte upprättar kommande budgetar med enbart föregående budget som grund. 5.1 Planering Budgeten har många uppgifter. Den är ett verktyg för planering, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Den politiska nivån fastställer verksamhetens inriktning och vilken servicenivå/kvalitet kommunen ska erbjuda kommuninvånarna. Budgeten består av flera olika delar såsom driftbudget, investeringsbudget, exploateringsbudget, resultatbudget, kassaflödesbudget och balansbudget. 13

14 Begrepp Beslutas av Kommentar Driftbudget per fullmäktigeverksamhet (KF-verksamhet) Fullmäktige Driftbudget innehåller intäkter och kostnader för den löpande verksamheten (både externa och interna). Fullmäktige fastställer nettokostnad per KF-verksamhet. Investeringsbudget Fullmäktige Investeringsbudgeten innehåller periodens investeringar innefattande totalutgift, beräknad driftstart och planerade utbetalningar. Exploateringsbudget Fullmäktige Exploateringsbudgeten visar hur kommunen planerar exploatera mark som ska användas för bostäder, verksamheter eller infrastruktur. Resultatbudget Fullmäktige Resultatbudgeten visar olika resultatnivåer. Fullmäktige fastställer resultat och avskrivningar. Kassaflödesbudget Fullmäktige Kassaflödesbudgeten visar hur kommunen tänker finansiera verksamheten under budgetåret. Balansbudget Fullmäktige Balansbudgeten visar kommunens tillgångar och skulder den 31 december budgetåret. Nämndens driftbudget Förvaltning Nämndens driftbudget fördelad på verksamheter inom nämndens KF-verksamheter. Den upprättas av varje förvaltning utifrån deras specifika behov. Fullmäktige fastställer nettokostnaderna per KF-verksamhet. Nämnderna får omdisponera medel vad gäller driftbudgeten mellan respektive KF-verksamhet, förutsatt att av kommunfullmäktige fastställda mål och riktlinjer följs. Detta gäller inte omdisponering mellan skattefinansierad teknisk verksamhet och avgiftsfinansierad teknisk verksamhet respektive fastighetsverksamhet. 14

15 KF-verksamheterna är: - Kommunövergripande verksamhet, Kommunledning - Kommunövergripande verksamhet, Överförmyndarverksamhet - Kommunövergripande verksamhet, Revision - Kommunövergripande verksamhet, Valverksamhet - Individ- och familjeomsorg - LSS - Hälsa, vård och omsorg - Kostenhet - För- och grundskoleverksamhet - Gymnasieskola och vuxenutbildning - Fritidsverksamhet - Kulturverksamhet - Skattefinansierad teknisk verksamhet - Avgiftsfinansierad teknisk verksamhet - Fastighetsverksamhet (fr.o.m. budgetår 2013) - Miljö- och hälsoskyddsverksamhet - Bygglovsverksamhet - Räddningstjänst Fullmäktige antar varje år en treårsbudget i enlighet med Kommunallagen. Första året benämns Budget medan de två följande åren kallas Ekonomisk långtidsplan (ELP). I samband med planeringsprocessen och framtagning av driftbudgeten sker också arbetet med utarbetandet av nämndsplan/verksamhetsplan. I korthet ser budgetprocessen ut på följande sätt: Under februari-mars uppdaterar ekonomienheten de ekonomiska förutsättningarna utifrån ny skatte- och befolkningsprognos samt övriga förändringar som skett sedan föregående budget och ELP fastställdes i november. I mars-april fastställer kommunstyrelsen preliminära ramar. De preliminära ramarna omfattar externa intäkter och kostnader samt interna intäkter och kostnader för hyror. Respektive nämnd ska vid den så kallade kommundialogen i slutet av april utifrån de preliminära ramarna presentera hur de anvisade medlen ska användas och eventuella konsekvenser av ramtilldelningen. I maj fattar kommunstyrelsen, med beaktande av erfarenheter från kommundialogen, beslut om slutliga ramar. Därefter påbörjas nämndernas budgetarbete som pågår under perioden maj-augusti. I början av september ska budgetförslagen lämnas in till ekonomienheten som sammanställer allt budgetmaterial. De olika nämndsförslagen behandlas därefter av budgetberedningen. Efter budgetberedningen tas kommunens totala budgetförslag upp för facklig samverkan. Kommunstyrelsen fattar beslut om budgeten under oktober månad. Därefter läggs interna intäkter och kostnader till förutom interna intäkter och kostnader för hyror. Fullmäktige fattar beslut om budget i november månad. Budgeten överlämnas därefter till respektive nämnd, som delegerat arbetet med nämndens driftbudget till förvaltningschefen. 15

16 Hela processen kan beskrivas på följande sätt: 5.2 Uppföljning Som tidigare påtalats under avsnittet intern kontroll utövas styrning i olika processer såsom planering, samordning/genomförande och rapportering i form av uppföljning/utvärdering. Dessa processer består i sin tur av en mängd delprocesser. Uppföljning och rapportering sker löpande under året i form av månadsrapporter, kvartalsrapport och delårsrapport samt årsredovisning. Kommunstyrelsen följer upp helheten och nämnderna följer löpande sina verksamheter. Kvartalsrapporten upprättas per 31 mars och delårsrapporten per 31 augusti och beslutas av kommunstyrelsen månaden efter. I kvartalsrapporten och delårsrapporten ska analys göras av periodens utfall/verksamhet samt en helårsprognos ingå. I helårsprognosen är det viktigt förutom att beskriva om det finns avvikelser när gäller de ekonomiska resurserna att redogöra för om nämnden klarar av sitt uppdrag att tillgodose till kommuninvånarna 16

17 utlovad service. Vid negativa budgetavvikelser ska beskrivas vilka åtgärder som vidtagits respektive planeras vidtas för att få budgeten i balans. Vilka konsekvenser dessa åtgärder innebär både ekonomiska och verksamhetsmässiga ska anges. Uppstår inom nämnden en väsentlig negativ budgetavvikelse mellan ordinarie uppföljningar, ska detta omedelbart meddelas kommunstyrelsen och även då med förslag på åtgärder för att begränsa den negativa avvikelsen. Om ett negativt balanskravsresultat uppstår ska kommunfullmäktige anta en särskild åtgärdsplan för hur återställandet ska ske. Modellen ser ut enligt följande: Årsredovisning Budget KF Kommundialog; ekonomi och verksamhet NOV Budget KS DEC JAN FEB OKT MARS Budget KSAU helårsprognos,, uppföljningstema Prel budgetramar Kvartalsrapport SEPT APRIL Delårsrapport helårsprognos, investeringsredovisning, exploateringsredovisning, personaluppföljning, måluppfyllelse, uppföljningstema AUG MAJ Kommundialog; ekonomi och verksamhet JULI JUNI Budgetramar KS Personaluppföljning - Medarbetarna är en av kommunens viktigaste resurser och i delårsrapporten görs en uppföljning av bl.a. sjuktal, frisknärvaro, rekrytering och personalomsättning. Finansiella mål- Kommunen arbetar utifrån ett antal finansiella mål som är fastställda av fullmäktige i den ekonomiska långtidsplanen. Dessa följs upp i delårsrapporten och i årsredovisningen. Investerings- och exploateringsredovisning - Kommunen är för närvarande inne i ett skede med stora investeringar och ett stort antal exploateringsprojekt. Detta påverkar kommunen på många sätt, inte enbart ekonomiskt, och därför är det viktigt att utfallet och de finansiella konsekvenserna redovisas i rapporteringen. 17

18 Stöd och mallar- I uppföljningsverktyget Stratsys läggs det upp mallar och instruktioner på vad respektive rapport ska innehålla. Uppföljningsteman Nedanstående områden ska följas upp enligt följande: Utvecklingsarbete - För att lyckas med verksamhetsutveckling krävs ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamhetens delar. Förutsättningen för detta är ett metodiskt utvecklingsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer. Uppföljningen inom detta område fokuserar pågående utvecklingsarbete och planerat framtida utvecklingsarbete. Följs upp i kvartalsrapporten. Medborgar/brukarfokusering Uppföljningen inom detta område handlar om hur vi arbetar med dialog och möjliggör delaktighet för våra medborgare/brukare. Följs upp i delårsrapporten. Engagerat ledarskap - En förutsättning för ett framgångsrikt utvecklingsarbete är att kommunens ledare visar ett synligt, aktivt och personligt engagemang. Ledningen måste starta och driva utvecklingsarbetet i hela verksamheten. Ledarskapets viktigaste uppgift är att sätta mål och skapa förutsättningar för medarbetarna. Uppföljningen inom detta område handlar om hur ledarskapet fungerar och skapar förutsättningar för medarbetarna. Arbetsmiljöundersökningen genomförs vartannat år. Följs upp årligen i hälsobokslutet som ingår i årsredovisningen. Medarbetarnas delaktighet - En förutsättning för en framgångsrik organisation är att varje medarbetare känner sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter. Alla medarbetare måste därför se sin roll i helheten och sträva mot samma mål. Därför är det viktigt att alla medarbetare också känner till våra mål, från kommunfullmäktigenivå ner till enhets- och avdelningsnivå. Uppföljningen inom detta område fokuserar på hur medarbetarna görs delaktiga. Arbetsmiljöundersökningen genomförs vartannat år. Följs upp årligen i hälsobokslutet som ingår i årsredovisningen. Strategiska frågor Utöver dessa kan strategiska frågor kring både verksamhet och ekonomi ställas till nämnderna inför kvartalsrapporten och delårsrapporten som ska besvaras av samtliga eller vissa nämnder. Uppföljningen har två syften, dels att samtliga nämnder regelbundet får en uppföljning av verksamheten och dels att kommunstyrelsen och fullmäktige löpande får information och signaler om vad som händer ute i verksamheten. Genom uppföljningen kan kommunstyrelsen och fullmäktige följa hur nämnderna agerar. Nämnden har ett ansvar och enligt kommunens avvikelsehantering framgår att nämnden måste vara aktiv och agera på de signaler som verksamheten ger i uppföljningen till nämnden. 18

19 Rapporteringskedjan ser ut på följande sätt; Verksamhetsorganisation Nämnd Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Uppföljning Arbetsutskott Kommuninvånarna Uppföljning Lomma kommun 5.3 Kommundialog Kommunstyrelsen har dialog med nämnderna två gånger per år: - på våren inför beslut om ramar för kommande års budget och - på hösten kring aktuella ekonomi- och verksamhetsfrågor. 6. Medborgarhänsyn Medborgarna i Lomma kommun har höga krav på information, valfrihet, kvalitet, delaktighet och medbestämmande. För att möta dessa krav ska kommunen utveckla nya tekniker och nya former för information, dialog och medbestämmande. All verksamhet styrs av medborgar- och att brukarperspektivet. Teknikerna och formerna för information, dialog och medbestämmande ska utvecklas utifrån två olika perspektiv, ett medborgarperspektiv och ett brukarperspektiv; Medborgarperspektiv - Berör samtliga invånare i kommunen - Verktyg för att utveckla medborgardialogen beslutas av kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige - Kommunledningskontoret ansvar för uppföljning och utvärdering Utifrån medborgarperspektivet har kommunfullmäktige beslutat att följande verktyg ska användas för att förbättra information, dialog och medbestämmande för medborgarna: 19

20 Kommunikationsplan Synpunkts- och klagomålshantering Kvalitativ årsredovisning 6.1 Kommunikationsplan En kommunikationsplan beskriver vilka syften, mål, målgrupper strategier och aktiviteter som Lomma kommun ska arbeta efter för att beskriva vad medborgaren kan förvänta sig av kommunens tjänster utifrån befintliga resurser, metoder, organisation och kompetens. Syftet är att skapa förtroende för kommunens verksamhet hos kommuninvånarna genom att på olika sätt beskriva och kommunicera våra olika tjänster och att åtgärda de brister som uppstår i verksamheten. Genom att upprätta en gemensam kommunikationsplan uppnår Lomma kommun följande: Öka fokuseringen på medborgarna/brukarna i organisationen Minska förväntningsgapet Tydliggör tjänsternas innehåll för både personal och medborgare/brukare Engagerar personalen i förbättringar av verksamheten Stärker den enskilde att våga lämna synpunkter på verksamheten Samtliga nämnder/förvaltningar ska involveras i arbetet med att ta fram en gemensam kommunikationsplan som sedan fastställs och följs upp årligen av kommunstyrelsen. 6.2 Synpunkts- och klagomålshantering En attraktiv kommun kan skapas på många olika sätt. Ett sätt är att aktivt uppmana och förmå kommuninvånarna att tala om vad man tycker i konkreta frågor. För att kommuninvånarna på ett enkelt sätt ska kunna framföra synpunkter, klagomål, förslag men även beröm på de tjänster som han/hon får ta del av har kommunen utvecklat ett kommunövergripande system för synpunkts- och klagomålshantering. System benämns LUKAS (Lomma Uppmanar Kommuninvånare Avge Synpunkter). Syftet är att vi snabbt ska kunna rätta till de fel eller brister som uppstår i tjänsteförmedlingen. Klagomål är dessutom en viktig kunskapskälla för kommunen att identifiera brister, förbättra tjänster eller utveckla tjänsteutbudet. 20

21 Inkomna synpunkter och klagomål ska löpande presenteras på kommunens hemsida och varje nämnd beslutar om hur och i vilken omfattning man vill ha redovisning av inkomna synpunkter och klagomål. Nämnderna ska i planeringsprocessen använda inkomna synpunkter och klagomål som underlag i sin prioritering av hur tilldelade resurser ska fördelas för att på bästa sätt tillgodose medborgarnas krav och behov. Förutom löpande uppföljning av inkomna synpunkter och klagomål (i samband med nämndernas månadsuppföljning) ska årligen en egenkontroll och självutvärdering ske av synpunkts- och klagomålshanteringen. Detta sker genom ett särskilt uppföljningsdokument som benämns Uppföljning och utveckling Synpunkts- och klagomålshantering med syfte att vidareutveckla och förbättra arbetet med synpunkts- och klagomålshanteringen. Kommunstyrelsen bemyndigas att göra nödvändiga revideringar av verktygets frågeställningar inför den årliga egenkontrollen och självutvärderingen. Resultatet från egenkontrollen och självutvärderingen ska dels användas internt i förvaltning/nämnd samt av kommunledning för offentliggörande i årsredovisning och den kvalitativa årsredovisningen. 6.3 Kvalitativ årsredovisning Medborgarna i Lomma kommun har ett stort intresse av att få en enkel och överskådlig information om vad skattepengarna används till och vilka kvalitativa resultat dessa satsningar lett till, det vill säga en presentation av nyttan som åstadkommits med de satsningar/resurser som medborgarna bidragit med. För att möta detta behov ska kommunen årligen, genom den kvalitativa årsredovisningen Lomma Aktuellt Extra, på ett tydligt och enkelt sätt redovisa hur vi handskas med det uppdrag vi fått. Lomma Aktuellt Extra är en plattform för en utvecklad dialog mellan medborgare och kommunens ledning. Den kvalitativa årsredovisningen syftar till att ge en lättillgänglig men relevant redovisning av tillståndet i kommunen och den ska också öka legitimiteten för de kommunala tjänsterna. Redovisningen ska givetvis inte enbart lyfta fram det positiva utan även redovisa eventuella brister som kan finnas i kommunen. Därtill ett förtydligande av vad kommunen tänker prioritera i sina ansträngningar att förbättra. 21

22 Verksamheterna ska, i den kvalitativa årsredovisningen, granskas ur ett medborgarperspektiv med ett mindre antal mått som inte beskriver helheten utan några, ur medborgarperspektivet, viktiga kvalitativa egenskaper. Måtten som redovisas kan indelas i två olika grupper; Subjektiva mått Objektiva mått De subjektiva måtten utgår från vad den enskilde anser om verksamheten, dvs mer en attityd. Detta mäts i enkäter eller intervjuer. Den andra gruppen mått hämtas oftast från den egna organisationen och kräver inte mycket resurser för att tas fram och möjliggör en kontinuerlig uppföljning år från år. Förutom redovisningen av måtten ska resultaten också värderas. Värderingen kräver att resultatet alltid ställs i relation till tidigare års resultat i Lomma kommun och när så medges ska också en jämförelse med andra kommuner göras. Resultatet får på så sätt ett värde och en betydelse, samt är underlag för analys och därmed också utgör en grund för att vidta förändringar och bidrar till verksamhetsutveckling. Den kvalitativa redovisningen till kommuninvånarna ska bl a fokusera på följande saker: - Aktuell information om kommunen statistik och nyckeltal - Vad har hänt i de olika verksamheterna? Räckte pengarna? Har vi nått upp till våra mål? Vad händer i år? - Hur har kommunen använt skattepengarna? - Synpunkts- och klagomålshantering - Välfärd - Miljö - Befolkningsutveckling & Bostadsbyggande - Barn- och ungdomar Kommunstyrelsen ansvarar för att den årligen upprätta den kvalitativa årsredovisningen. 22

23 7. Brukarhänsyn Tillskillnad från medborgarperspektivet som berör samtliga kommuninvånare tar brukarperspektivet sin utgångspunkt utifrån mötet mellan verksamhet och berörd medborgare. Brukarperspektiv - Berör invånare som är direkt berörda av verksamheten t.ex. barn i skolan, boende på särskilt boende - Verktyg för att utveckla brukardialogen beslutas av respektive nämnd - Respektive förvaltning ansvar för uppföljning och utvärdering Varje nämnd kan alltså utveckla olika verktyg för brukardialog utifrån den verksamhet man bedriver. Detta dock under förutsättning att kommunstyrelsen/kommunfullmäktige inte beslutat om något nämndsgemensamt verktyg som t ex synpunkts- och klagomålshantering. 8. Miljö och naturhänsyn För att kommande generationer i Lomma kommun ska kunna åtnjuta goda levnadsbetingelser är det viktigt att vi förvaltar kommunens miljö och naturtillgångar på ett varsamt sätt. Vår verksamhet ska bidra till att främja en hållbar utveckling ur ett ekologiskt, socialt och ekonomiskt perspektiv. En ekologiskt hållbar utveckling bygger på insikten om att naturen har ett skyddsvärde och att vår rätt att förändra och bruka den är förenad med ett ansvar att förvalta naturen väl. Kommunens service berör alla medborgare och näringsidkare i Lomma kommun. Vi ska arbeta med miljöfrågor på ett tydligt sätt. Medborgarnas delaktighet är en grundförutsättning för ett framgångsrikt miljöarbete. Kommunerna har lokalt det samlade ansvaret för att åstadkomma en god livsmiljö och har enligt riksdagens uttalande ett övergripande ansvar för lokala anpassningar av de 16 nationella miljömålen. Målen avseende miljö syftar till att: främja människors hälsa värna den biologiska mångfalden och naturmiljön ta till vara kulturmiljön och de kulturhistoriska värdena bevara ekosystemens långsiktiga produktionsförmåga trygga en god hushållning med naturresurserna 8.1 Arbetsmodell Arbetsmodellen består av ett antal steg med olika ansvarsaktörer. Med utgångspunkt i kommunens miljöpolicy, fastställs mål avseende miljö som utgör underlag för den kommunala verksamheten. 23

24 Nästa steg, genomförandefasen, innebär att varje nämnd lyfter in aktuella mål avseende miljö i sina nämndsplaner och respektive förvaltning arbetar in aktuella miljöåtgärder i verksamhetsplanen. ansvaret för miljöåtgärderna och befogenheten att genomföra dessa fördelas i organisationen. medarbetarnas kunskaper ska utvecklas och rutiner etableras så att beslutade mål uppfylls. varje förvaltning/verksamhet utser miljöansvarig person så kallad miljösamordnare. Uppföljningen av målen avseende miljö följer samman struktur som övrig uppföljning av mål i kommunen. Resultatet av miljöarbetet inom förvaltningarna/verksamheterna, som oftast redovisas i form av indikatorer/nyckeltal, ska årligen sammanfattas i en miljöredovisning. 9. Säkerhet Kommunerna har säkerhetsansvar inom ett flertal ansvarsområden. Kommunen har ett samhällsansvar innefattande skydd av allmänheten och omgivningen mot skador och olägenheter. Kommunens skyldighet att tillse att det finns skydd mot avbrott och störningar i verksamheterna hör också till säkerhetsfrågorna. Härutöver finns specialreglering avseende kommunernas uppgifter inom totalförsvaret. Dessutom har lagstiftaren ställt krav på kommunerna beträffande krisledningsorganisation och krisplanering. Med säkerhetsarbete i en kommun avses slutligen arbetet med att skydda kommunens egendom och personal. Skyldigheten att skydda den enskilde samhällsmedborgarens personliga integritet rymmes inom kraven på informationssäkerhet. 24

25 9.1 Mål för säkerhetsarbete Kommunen ska i sitt säkerhetsarbete verka för en säker och trygg kommun genom att förebygga och hantera förluster, störningar och skador. Genom en god planering ska kommunen förhindra eller minimera negativa konsekvenser för människor, verksamhet, egendom, ekonomi och miljö. Mål för kommunens säkerhetsarbete att tillförsäkra kommuninvånarna och anställd personal en hög säkerhet och trygghet, bidrag till en ökad riskmedvetenhet och kunskap hos kommunens personal och förändra attityder och beteenden säkerställa en väl fungerande verksamhet inom kommunen med så få störningar och egendomsförluster som möjligt, förhindra eller minimera negativa konsekvenser för miljön, bidra till att kommunens ekonomi förvaltas på bästa sätt, skadeutvecklingen ska utvisa en vikande trend. 9.2 Organisation för kommunens säkerhetsarbete Kommunstyrelsen har det yttersta övergripande ansvaret för ledning, styrning och genomförande av allt säkerhetsarbete i kommunen. Varje nämnd ansvarar för det operativa säkerhetsarbetet inom dess verksamhetsområde. Respektive förvaltningschef ansvarar under nämnden för genomförandet av säkerhetsarbetet. Eftersom en helhetssyn på säkerhetsplaneringen eftersträvas måste också arbetet samordnas. Chefgruppen har ansvaret för samordning och utveckling av säkerhetsfrågorna. Hur arbetet med samordning och utveckling av det skadeförebyggande arbetet ska organiseras under chefgruppen beslutar denna. Regler / riktlinjer kopplade till styr- och kvalitetssystemet: Regler för budgetering, redovisning och uppföljning av investeringar Regler för hantering av anslaget till kommunfullmäktiges förfogande avseende tillväxtpost Regler för överföring av budgetavvikelser i driftredovisningen Riktlinjer för resultatutjämningsreserv 25