Finlands skogscentrals system för skoglig information

Transkript

1 1 (9) Finlands skogscentrals system för skoglig information Registerbeskrivning enligt enligt 10 i personuppgiftslagen (523/1999) Registerförare Finlands skogscentral Offentliga tjänster FO-nummer Aleksanterinkatu 18 A, PB LAHTIS Registeransvariga är Finlands skogscentrals direktör och regiondirektörerna vid de regionala enheterna. Kontaktperson Riksomfattande kontaktuppgifter: Växel registrator@skogscentralen.fi Regionerna vid Offentliga tjänster: Kusten Magistratsporten 4 A, HELSINGFORS, växel Sydvästra Finland Kuralagatan 2, ÅBO, växel Tavastland-Nyland Vesijärvenkatu 9 D, LAHTIS, växel Sydöstra Finland Sammonaukio 4, KOTKA, växel Birkaland Näsilinnankatu 48 D, TAMMERFORS, växel Södra Savolax Mikonkatu 5, S:T MICHEL, växel Södra- och Mellersta Österbotten Huhtalantie 2, SEINÄJOKI, växel Mellersta Finland Kauppakatu 19 B, JYVÄSKYLÄ, växel Norra Savolax Piispankatu 12, KUOPIO, växel Norra Karelen Siltakatu 20 B, JOENSUU, växel

2 2 (9) Kajanaland Kauppakatu 25 A, KAJANA, växel Norra Österbotten Rautionkatu 2 C, ULEÅBORG, växel Lappland Hallituskatu 22, ROVANIEMI, växel Registrets namn Finlands skogscentrals system för skoglig information Syftet med behandling av personuppgifter Datainnehållet i registret Bestämmelser om systemet för skoglig information finns i lagen om Finlands skogscentrals system för skoglig information (419/2011). Även personuppgiftslagen (523/1999) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) tillämpas på systemet för skoglig information. Personuppgifterna i systemet utgör ett personregister. Registret används av enheten för offentliga tjänster vid Finlands skogscentral. Skogscentralen använder personuppgifterna när den sköter offentliga förvaltningsuppgifter. Bestämmelser om dem finns i lagen om Finlands skogscentral (418/2011). Offentliga förvaltningsuppgifter är uppdatering av informationen om skogstillgångar, rådgivning till enskilda markägare, utbildning och information, Skogscentralens förvaltningsärenden, planerings- och utredningsarbeten och olika arbeten som främjar skogsbaserade näringar, skogens biologiska mångfald och annat miljöskydd. Uppgifter som gäller förvaltningen får också behandlas i statistiska syften och det är tillåtet att också producera annat informationsmaterial där uppgifter om en enskild person inte kan identifieras. Registret består av digital information som upprätthålls med hjälp av automatisk databehandling och dokumentarkiv i pappersform. Enligt lagen om Finlands skogscentrals system för skoglig information består systemet för skoglig information av följande uppgifter: 1) uppgifter om förvaltningsärenden i anslutning till de offentliga förvaltningsuppgifter som anges i 8 i lagen om Finlands skogscentral 2) sådan information om skogstillgångar som gäller fysiska personer, 3) sådana uppgifter om ägande och besittning av fastigheter som gäller fysiska personer 4) sådana kunduppgifter som gäller fysiska personer. I informationssystemet får registreras även sådana uppgifter som behövs med tanke på informationssystemets användningsändamål. Strukturen för registret över informationssystem (adb) Systemet för skoglig information består av databaser och användaranslutningar som är kopplade till varandra. Skoglig information upprätthålls i databasen för skoglig information (Meti), i databasen för skogstillgångar (Aarni) och i databasen för kunduppgifter (AHJO). Uppgifterna i Meti och Aarni kombineras i

3 3 (9) publikationsdatabasen. Tjänsten MinSkog.fi utnyttjar uppgifterna i publikationsdatabasen och i Ahjo. Dessutom används en webbtjänst för skogsarbetsobjekt och -tjänster (MinSkog Ägor och jobb). Meti-databasen innehåller de attributdata och lägesdata, fastigheter och ägare samt beståndsuppgifter (figurvisa uppgifter om skogsbruksplaner) som anknyter till verkställandet av och tillsynen över skogslagen och lagen om finansiering av hållbart skogsbruk. Därtill omfattar Meti-databasen geografisk information som har kommit från andra organisationer, bland annat en grundkarta, fastigheter, Natura- och naturskyddsområden samt information om förekomsten av utrotningshotade växt- och djurarter, grundvattenområden, fornminnesobjekt och planläggning i kommuner. Meti-databasen utnyttjas via användaranslutningarna. Olika informationssystem är informationssystemet för uppgifter om kunder och fastigheter (Aste), systemet för tillsynen över skogslagen (Masto), systemet för lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (Kemera) och informationssystemet för terränggranskningar (Virta, Hirvi-Virta) samt ett kartsystem som är kopplat till dessa. Beskrivning av datainnehållet i registret Uppgifter om kunder och fastigheter (Aste) Uppgifter om kunderna och skogsägarna: namn, personbeteckning eller FOnummer, adress, e-post, bankförbindelse, modersmål, skyldigheten att betala skogsvårdsavgift, beställning av en digital skogsbruksplan och koder för att gruppera kunder och ägare. Uppgifter om fastigheter och ägoförhållanden Uppgifter om begränsningar i anslutning till fastigheten Uppgifter enligt skogslagen (Masto) och motsvarande pappersarkiv Uppgifter om anmälningar om användning av skog och anmälningar om anläggande av plantbestånd enligt skogslagen som har lämnats in elektroniskt eller på papper. Anmälningar som lämnats in elektroniskt sparas i dataöverföringstjänsten (som.xml-fil) och i Masto-informationsfält. Anmälningar i pappersformat sparas i Masto och blanketterna arkiveras. Anmälningarna innehåller skogsägarens namn och kontaktuppgifter, uppgifter om fastigheten, namnet och kontaktuppgifterna till avverkningsrättens innehavare, till den som befullmäktigats att göra anmälan och till den som gjort anmälan, samt uppgift om var objektet ligger. I jord- och skogsbruksministeriets förordning om anmälan om användning av skog och om anmälan om anläggande av plantbestånd (1308/2010) föreskrivs vilka uppgifter som ska ingå i anmälningarna. I pappersarkivet sparas också eventuella andra dokument som ansluter sig till tillsynen över och verkställandet av skogslagen, till exempel höranden, avtal, förpliktande beslut och framställningar till Landsbygdsverket. Uppgifter i anknytning till lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (Kemera) och motsvarande pappersarkiv Uppgifter om finansieringsansökningar, projektplaner, verkställighetsanmälningar, finansieringsbeslut och utbetalningar enligt lagen om finaniering av hållbart skogsbruk (1094/1996) samt uppgifter om ansökningar om ersättning för skogsskador som orsakats av hjortdjur och utbetalningar av dem enligt viltskadelagen (105/2009).

4 4 (9) Elektroniskt inlämnade dokument sparas i dataöverföringstjänsten (som.xml-fil) och Kemera-informationsfältet. Anmälningar i pappersformat registreras i Kemera-systemet och blanketterna arkiveras. Ansökningarna innehåller uppgifter om skogsägarens, ombudets och ansvarspersonens namn och kontaktuppgifter, uppgifter om fastigheten samt namn och uppgifter om bankkontot av den som beviljats stöd, lån eller ersättning samt information om var objektet ligger. I pappersarkivet sparas också andra dokument som ansluter sig till tillsynen över och verkställandet av skogslagen, till exempel höranden, frivilliga återkrav och framställningar till Landsbygdsverket. Uppgifter om terränggranskningar (Virta, Hirvi-Virta) Identifieringsuppgifter om alla projekt, planer och anmälningar som sparats i databaserna i anknytning till skogslagen och lagen om finansieringen samt uppgifter om resultaten av terrängundersökningar. Virta-informationsfälten innehåller uppgifter om granskningar av ansökningar, planer och verkställighetsanmälningar enligt lagen om finansiering av hållbart skogsbruk, granskningar av anmälningar, granskningar av drivningsspår, granskningar av att skyldigheten för eftervård och förnyelse av skog på förnyelseytorna har uppfyllts enligt skogslagen samt värderingar av skador som har orsakats av hjortdjur. Information om skogstillgångar (Aarni) Databas och informationssystem för information om skogstillgångar. Information om skogstillgångar innehåller figurvisa uppgifter om jordmån och trädbestånd samt förslag på åtgärder och information om mångfalden (bland annat livsmiljöer enligt skoglagen och andra naturobjekt). Aarni-informationssystemet förenar information om fastigheter, skogsägare och figurvisa skogstillgångar. Uppgifter om kunder (Ahjo) Ahjo är ett datasystem för kunduppgifter som togs i bruk Ahjo innehåller motsvarande uppgifter som informationssystemet för uppgifter om kunder och fastigheter (Aste) och dessutom annan information i anknytning till kundrelationerna. Ahjo fungerar också som kundregister för nyhetsbreven och tjänsten MinSkog.fi. Kundregistret för ett nyhetsbrev innehåller kundens namn, e- postadress, språkval (svenska, finska) och grupperingsuppgifter (skogsägare, allmänt intresserad av skogsfrågor). Kundregistret för MinSkog.fi innehåller uppgifter om beställning av tjänsten och medgivanden och förbud som anknyter till behandlingen av personuppgifterna. E-tjänsten MinSkog.fi MinSkog.fi är en elektronisk tjänst som utnyttjar information som finns i andra databaser i systemet för skoglig information. I tjänstens första skede sparas personuppgifterna inte i tjänstens egen databas (hösten 2012 hösten 2013). Alla uppgifter som samlas in under första skedet sparas i Ahjo. Dessutom innehåller systemet för skoglig information följande webbtjänst som ett separat informationssystem: Webbtjänst för skogvårdsarbeten och -tjänster (MinSkog Ägor och jobb) Tjänsten MinSkog Ägor och jobb är ett separat program för figurvisa arbetsobjekt och behov av åtgärder. Arbetsobjekt förs in i tjänsten med skogsägarnas medgivande och på uppdrag av dem. Företag och aktörer som erbjuder tjänster och som har registrerats i tjänsten kan bläddra i

5 5 (9) Regelrätta informationskällor arbetsobjekten. Skogsägarna och de aktörer som erbjuder tjänster håller kontakt utanför tjänsten MinSkog Ägor och jobb. Databasen MinSkog Ägor och jobb innehåller följande uppgifter: skogsägarens namn, adress, telefonnummer och e-postadress, fastighetsbeteckning, uppgiften om tidpunkten när annnonsen publiceras och avlägsnas samt en karta över eller fotografier av objektet. Figurvisa uppgifter är figurens nummer, areal, huvudträdslag, ståndort, avverkningssätt/skogsskötselmetod och den uppskattade volymen av trädbeståndet, samt om figuren kan beviljas Kemera-finansiering. Uppgifter om kunder och fastigheter (Aste) Registret uppdateras regelbundet genom massuppdatering med uppgifter från befolkningsdatasystemet och fastighetsdatasystemet. De uppgifter som uppdateras är kundens namn, adress, språk och uppgiften om personen är död, fastighetens areal och lagfarter samt om fastigheten är i kraft. Uppgifterna lämnas ut från befolkningsdatasystemet och fastighetsdatasystemet till Skogscentralen att användas för främjande av skogsbruket och skötsel av sådana myndighetsuppgifter om vilka det föreskrivs separat. Registret uppdateras även manuellt med uppgifter som fåtts av skogsägarna och kunderna, samt med uppgifter från fastighetsdatasystemet och befolkningsdatasystemet. Fram till 2006 uppdaterades uppgifter om kunder och fastigheter med information från skatteförvaltningens register över gårdsbruksenheter. Uppgifter om kunder (Ahjo) Registret uppdateras med uppgifter som kopieras från informationssystemet för uppgifter om kunder och fastigheter (Aste). Uppgifter som rör kundevenemang uppdateras manuellt eller automatiskt från andra datasystem som ingår i informationssystemet för skoglig information. Kundregistret för nyhetsbrevet Skogsaktuellt ingår i Ahjo. Uppgifterna i kundregistret fås av kunderna när de beställer nyhetsbrevet på Finlands skogscentrals webbplats eller ger uppgifter om sin beställning till personalen vid Skogscentralen. Uppgifter fås även vid de tillfällen då kunderna uppdaterar uppgifterna om sin beställning och då Skogcentralens kundregister i Ahjo uppdateras. Inloggningen i tjänsten MinSkog.fi sker elektroniskt och uppgiften sparas i kundregistret i Ahjo. Medgivanden och förbud att behandla skogsdata som inbegriper kontaktuppgifter och personuppgifter kan ges elektroniskt i tjänsten MinSkog.fi eller registreras från pappersblanketter. Uppgifter enligt skogslagen (Masto) och motsvarande pappersarkiv Anmälningar som lämnats in till Skogscentralen enligt skogslagen Andra dokument och uppgifter i anslutning till tillsynen över att skogslagen följs Uppgifter i anknytning till lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (Kemera) och motsvarande pappersarkiv Finansieringsansökningar, projektplaner och verkställighetsanmälningar som lämnats in till Skogscentralen enligt lagen om finansiering av hållbart skogsbruk Dokument och uppgifter som rör statligt stöd eller användning av lån eller återkrav eller dylikt.

6 6 (9) Information om skogstillgångar Informationen om skogstillgångar i Aarni uppdateras med ett laserskanningsmaterial som samlas in enligt inventeringsintervallen och med sådana data om terrängen och trädbeståndet som har bearbetats vidare utifrån laserskanningsmaterialet. Information om skogstillgångar uppdateras även enligt anmälningar om användning av skog och anmälningar om anläggande av plantbestånd samt enligt uppgifter om åtgärder som grundar sig på projekt enligt finansieringslagen. Informationen uppdateras kontinuerligt. Uppgifter från andra organisationer Lantmäteriverket: terrängdatakarta (grundkarta) och fastighetsgränsmaterial (fastighetsregisterkarta). Uppgifterna uppdateras enligt behov några gånger om året. Finlands miljöcentral: Natura- och naturskyddsområden, uppgifter om förekomsten av organismer och växter, grundvattenområden. Uppgifterna uppdateras enligt behov i takt med att informationskällan uppdateras. Museiverket: geografisk information om fornlämningar. Uppgifterna uppdateras i takt med att informationskällan uppdateras. Regelrätt utlämnande av uppgifter, överföring av uppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) Från systemet för skoglig information kan fysiska personers (markägares) kontaktuppgifter lämnas ut för skogsbruksrelaterad direktmarknadsföring och för opinions- och marknadsundersökningar eller för därmed jämförbara adresserade försändelser om markägaren inte har förbjudit detta. Från systemet för skoglig information kan det dessutom lämnas ut information om skogstillgångar och lägesuppgifter för skogsbruksrelaterad direktmarknadsföring om markägaren har gett sitt samtycke till det. Blanketterna för att ge ett förbud eller ge sitt samtycke finns på Skogscentralens webbplats ( Från systemet för skoglig information kan offentlig information om fysiska personer lämnas ut då förutsättningarna för att lämna ut information enligt 16 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet uppfylls. Utlämnande av uppgifter om fysiska personer till utomstående förutsätter att mottagaren kan behandla uppgifterna med stöd av de grunder som nämns i personuppgiftslagen eller i lagen om Finlands skogscentrals system för skoglig information. Utlämnande av uppgifter kräver en separat ansökan som är avsedd för detta ändamål. Skogscentralen fattar ett förvaltningsbeslut om varje enskilt fall då uppgifter ska lämnas ut. I beslutet anges följande information: vilka uppgifter som ska lämnas ut och till vilket ändamål om uppgifter eventuellt ska lämnas vidare enligt de förutsättningar som nämns i personuppgiftslagen förfarandet för utlämnande av uppgifter om avsikten är att kombinera uppgifterna med andra uppgifter, definieras vilka uppgifter som ska kombineras hänvisning till skyldigheterna enligt personuppgiftslagen en utredning om eventuella fel bifogas en besvärsanvisning. Modellblanketten för samtycke för behandling av skoglig information finns att få på regionenheternas kontor vid Finlands skogscentrals offentliga tjänster.

7 7 (9) Andra uppgifter än offentlig skoglig information om fysiska personer kan lämnas ut från informationssystemet enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. När Skogscentralen sköter sina uppgifter görs olika anmälningar från systemet för skoglig information till skattemyndigheten, Lantmäteriverket, Statskontoret och Närings-, trafik- och miljöcentralerna. Övriga data som ingår i systemet för skoglig information lämnas in till Landsbygdsverket och i form av rapporter och statistiker till jord- och skogsbruksministeriet och till skogsbrukets utvecklingscentral Tapio. För att sköta en uppgift eller skyldighet som nämns i lagen kan offentliga uppgifter via en teknisk användaranslutning lämnas ut till myndigheter eller till de instanser som sköter myndighetsuppgifter. Uppgifter som finns i förteckningen nedan lämnas ut främst från Masto- och Kemera-systemen. Namn- och adressuppgifter grundar sig på uppgifter i Astesystemet då uppgifter lämnas ut. Anmälan till skattemyndigheten om beslut att bevilja eller upphäva befrielse från skogsvårdsavgift (10 2 och 3 mom. i förordningen om skogsvårdsföreningar 1227/1998). Anmälan innehåller uppgifter om skogsägaren, den fastighet som befrielsen gäller, tidsperioden då befrielsen är i kraft och uppgift om huruvida befrielsen även gäller skog som övergår i skogsägarens ägo. Anmälan till skattemyndigheten om utbetalning av stöd enligt lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (1094/1996). Redovisning av statliga medel till jord- och skogsbruksministeriet och låneförteckningsfilen till Statskontoret (32 i lagen om finansiering av hållbart skogsbruk 1094/1996 och 25 i lagen om Finlands skogscentral 418/2011). Anmälan till inskrivningsmyndigheten om panträtt för införande i lagfartsoch inteckningsregistret, anmälan ifall inskrivningen ändras eller avlägsnas och ifall fastigheten befrias från panträtt (16 i förordningen om finanriering av hållbart skogsbruk 1311/1996). Anmälan till den som för fastighetsregistret om miljöstödsavtal inklusive kartor, anmälan görs också om ett miljöstödsavtal förfaller, sägs upp eller hävs eller avtalsvillkoren ändras. (12 3 mom. i jord- och skogsbruksministeriets beslut om miljöstöd för skogsbruket 144/2000). Resultaten av kontroller av tillsynen över skogslagen (1093/1996), lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (1094/1996) och lagen om bekämpning av insekt- och svampskador i skog (263/1991) lämnas in till jord- och skogsbruksministeriet. (Jord- och skogsbruksministeriets föreskrift om Finlands skogscentrals och Landsbygdsverkets tillsyn över och kontroll av iakttagandet av skogslagarna samt rapportering av kontrollresultaten. Föreskriften utfärdas årligen). Uppgifter om ansökningar om ersättning för skogsskador som orsakats av hjortdjur för att införas i viltskaderegistret som upprätthålls av jord- och skogsbruksministeriet och Landsbygdsverket (35 i viltskadelagen 105/2009) En sammanställning till jord- och skogsbruksministeriet över de under föregående kalenderår värderade skogsskadorna samt skogsskador som fortfarande ska ersättas på basis av tidigare beslut om ersättning (38 i viltskadelagen 105/2009). Enligt 36 i viltskadelagen (105/2009) har Skogscentralen trots sekretessbestämmelserna rätt att till andra myndigheter eller till Europeiska

8 8 (9) gemenskapens organ överlämna sådana uppgifter om ersättningstagaren som erhållits vid skötseln av uppgifter enligt denna lag, och som behövs för fullgörande av den inspektionsuppgift som föreskrivs för myndigheten eller organet eller för att se till att Europeiska gemenskapens lagstiftning har följts. Låneförteckningen över projekt som har beviljats lån enligt lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (1094/1996) sänds till den myndighet som sköter indrivningen av statens fordran (10 i förordningen om finansiering av hållbart skogsbruk 1311/1996). Anmälan till den myndighet som sköter indrivningen av statens fordringar om att skogscentralen har fattat ett beslut om återbetalning av statens fordringar med stöd av och i lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (1094/1996). Gäller en anmälan om användning av skog som kommit in till skogscentralen en föröknings- och rastplats för flygekorre som nämns i en handling som närings-, trafik- och miljöcentralen tillställt skogscentralen, gör skogscentralen en anmälan om detta till närings-, trafik- och miljöcentralen och markägaren samt till den representant för markägaren samt den innehavare av avverkningsrätten som skogscentralen känner till. (14 b i skogslagen) Anmälan till Landsbygdsverket om att ett behandlingsförbud ska träda i kraft enligt 16 i skogslagen. Dessutom lämnas uppgifter ut till Landsbygdsverket för att ett beslut om behandlingsförbud ska kunna fattas ifall anmälan om användning av skog inte har lämnats in inom utsatt tid enligt 14 i skogslagen, eller det krävs en säkerhet som avses i 15 2 mom. Ett vite som förenas med behandlingsförbudet och senare beslut i ärendet meddelas till tingsrätten (19 i viteslagen 1113/1990). Förslag till Landsbygdverket att förpliktelser föreläggs enligt 20 2 mom. i skogslagen och meddelande till tingsrätten om en förpliktelse som gäller en fastighet enligt 20 2 mom. i skogslagen samt om senare beslut i ärendet och uppfyllande av huvudförpliktelsen (19 i viteslagen 1113/1990). Anmälan om den lagstadgade panträtten enligt 21 i skogslagen för införande i lagfarts- och inteckningsregistret samt anmälan om avlägsnande av införandet (20 kap. 2 ja 6 i jordabalken 540/1995). En framställan till Landsbygdsverket att ett vite eller hot om tvångsutförande som förenas med huvudförpliktelsen enligt 9 i lagen om bekämpning av insekt- och svampskador i skog (263/1991) föreläggs samt meddelande till tingsrätten om senare beslut i ärendet och om uppfyllande av huvudförpliktelsen (19 i viteslagen 1113/1990). Principerna för skydd av registret, manuellt och ADB-material Jord- och skogsbruksministeriets arkivstadga (1571/621/2002)ligger till grund för hur Skogscentralens pappersarkiv bildas och upprätthålls. Enligt lagen om system för skoglig information (419/2011) avgör den registeransvarige ärenden som gäller användningsrätten till informationssystemet. Rätten att använda systemet för skoglig information beviljas anställda vid enheten för offentliga tjänster vid Skogscentralen i den omfattning som uppgiften kräver. Omfattningen av beviljade användningsrätter och de anställdas uppgiftsbeskrivningar följs upp regelbundet. Andra personers tillgång till registret har förhindrats på ett vederbörligt sätt.

9 9 (9) Skogscentralens informationssystemshelhet har auditerats internt utifrån de allmänna kraven på informationssäkerhet enligt statsrådets förordning om informationssäkerheten inom statsförvaltningen (681/2010).