Kommunikationsstrategi för projekt Mera tall

Transkript

1 Projekt Mera tall Sid 1(6) Kommunikationsstrategi för projekt Mera tall Projektbeställare: Johanna From, Skogsstyrelsen Projektledare:, Skogsstyrelsen Delprojektledare: Ove Arnesson, Skogsstyrelsen Referensgrupp: Styrgrupp: Arbetsgrupp: Skogliga nationella sektorsrådet Johanna From, Skogsstyrelsen Göran Örlander, Södra Skogsägarna Karin Vestlund Ekerby, LRF Skogsägarna Peter Christoffersson, Holmen Skog Pär Johansson, Sydved Ronny Löfstrand, Sveaskog Tony Axelsson, Vida Jonas Zetterlund, Svenska kyrkan Per Sandberg, Mellanskog Skogsägarna, Skogsstyrelsen Ove Arnesson, Skogsstyrelsen Kjell Gustavsson, Sveaskog Mats Nilsson, Holmen Skog Anton Bertilsson, Sydved Gösta Lundin, Södra Skogsägarna 1. Bakgrund och nulägesanalys Erfarenheterna från det tidigare projektet Mera tall i Uppvidinge har varit goda och bör nu spridas till fler områden i landet. Det nya projektet ska bygga vidare på de erfarenheterna och löpa från augusti 2016 till augusti 2018, med möjlighet till förlängning ytterligare ett år. För mer information, se projektplan Mera tall Definitioner Kommunikationsstrategin innehåller ett antal förkortningar och fackuttryck. För förklaring av dessa, se projektplan Mera tall sid 4. Organisationer som deltar i styrgruppen kommer i kommunikationsstrategin att benämnas intressenter. 3. Avgränsning Projektet omfattar i första hand Götaland, externa kommunikationsaktiviteter ska därför fokuseras inom det området. Respektive intressent ansvarar för intern kommunikation i sin egen organisation. 1 diarienummer 2016/1145

2 Projekt Mera tall Sid 2(6) 4. Syfte Kommunikationsaktiviteterna ska bidra till att projektet når de övergripande mål, effektmål och projektmål som anges i projektplanen. 5. Strategi för att nå målen De övergripande strategierna för att nå kommunikationsmålen är: Kommunicera rätt saker till rätt målgrupp. Vissa delar ska till exempel enbart kommuniceras till projektgruppen, styrgruppen eller referensgruppen, medan andra delar ska anpassas för skogliga tjänstemän eller för älgförvaltningsgrupper. Vara konsekventa i de begrepp vi använder. Använda klarspråk. Visa på nyttan med modellen Mera tall. Dessa strategier har anpassats och kompletterats för respektive målgrupp, se kapitel Intern förankring Respektive intressent ansvarar för intern kommunikation i sin egen organisation. I denna plan avser intern förankring den kommunikation som genomförs inom styrgrupp och arbetsgrupp. Styrgruppen kommer att ha möten fyra gånger per år. Arbetsgruppen kommer att ha möten tio gånger per år. 7. Budskap Styrgruppen beslutade att projektet kan använda sig av underrubriken Mera tall samverkan för skog och vilt i balans antingen i sin helhet eller enbart med tillägget skog och vilt i balans: 8. Kanaler Respektive intressent använder sina interna och externa kanaler. Grunden för kommunikationen är webbplatsen, vilken förvaltas av Skogsstyrelsen. Adressen är 9. Kommunikationsbudget Skogsstyrelsen ansvarar för att utse och finansiera en projektledare för Mera tall och en delprojektledare för förvaltningen av pilotområdet i Uppvidinge under hela projekttiden. Övriga intressenter bidrar med resurser till styrgruppen och arbetsgruppen i form av egen tid inklusive kostnader för eventuella resor. Samtliga intressenter ska bidra med resurser i form av egen personal i arbetet med att få ÄFG, älgskötselområden och andra målgrupper att samverka kring en god balans mellan skog och vilt. Kostnader för övriga kommunikationsaktiviteter fördelas efter beslut i styrgruppen.

3 Projekt Mera tall Sid 3(6) 10. Målgrupper; kommunikationsmål, strategier, uppföljning och ansvarsfördelning Målgrupp Kommunikationsmål Strategi Uppföljning Ansvarig ÄFG i Götaland Ska inspireras till att anamma arbetsmodellen Genom personligt besök av någon från projektet. Enkät till ledamöterna efter första informationsmötet samt vid projektets slut. Möten rapporteras till projektledaren. Vid slutet av projekttiden rapporteras inom vilka ÄFG som arbetsmodellen tillämpas. Viltförvaltningsdelegationer i Götaland Ska bli positiva och uttala sitt stöd för arbetsmodellen. Genom personligt besök av projektledaren i samarbete med Görs i direkt anslutning till mötet där deltagarna får ange sin inställning till arbetsmodellen antingen negativ, neutral eller positiv. Länsstyrelsernas handläggare i viltfrågor Ska känna till projektet och arbetsmodellen. Gemensam utbildningsdag tillsammans med Genomförs våren Kontroll av deltagarförteckning så att samtliga län i Götaland är representerade. Jaktvårdskonsulenter Ska känna till projektet och arbetsmodellen. Personligt besök av någon från projektet vid någon av konsulenternas ordinarie träffar. Enkät till konsulenterna efter informationsmötet. Deltagare noteras.

4 Projekt Mera tall Sid 4(6) Målgrupp Kommunikationsmål Strategi Uppföljning Ansvarig Skogsbrukets företrädare för de organisationer som ingår i projektet. Ska ha grundläggande kunskaper för att tala väl om projektet och arbetsmodellen. Respektive organisation planerar och genomför intern information. personal i region Syd informeras på APT. Styrgruppens medlemmar rapporterar när och hur det har genomförts. Noteras i styrgruppens protokoll. Allmänhet och andra intressenter. Ska kunna ta del av information från projektet Information främst via hemsidan. Mera tall deltar i monter på ElmiaWood Stäm av hemsidans innehåll med arbetsgrupp och styrgrupp. Andra älgförvaltningsområden utanför Götaland. De som efterfrågar information ska inspireras att använda sig av arbetsmodellen. Information erbjuds via personligt besök från någon från projektet. Enkät till ledamöterna efter första informationsmötet. Möten rapporteras till projektledaren. viltansvariga på distrikt Vid slutet av projekttiden rapporteras inom vilka ÄFG som arbetsmodellen tillämpas. Skogsbrukets företrädare för de organisationer som inte ingår i projektet. Ska känna till projektet. I de ÄFG som arbetar enligt Mera tall ska företrädarna bjudas in till årliga möten. Vid Mera tallmöten förs enklare anteckningar samt notering om deltagande. viltansvariga på distrikt

5 Projekt Mera tall Sid 5(6) Målgrupp Kommunikationsmål Strategi Uppföljning Ansvarig Särskilt utsedda tjänstemän som ska stödja ÄFG God kunskap om arbetsmodellen Erbjud en halvdagsutbildning i Mera tall. Möjligen via Skype. Förteckna dem som genomgår utbildningen. Styrgrupp, arbetsgrupp, referensgrupp God kunskap om projektet och hur det utvecklas. Informeras i samband med möten. Två gånger per år för referensgrupp, fyra gånger per år för styrgrupp och cirka tio gånger per år för arbetsgrupp. Protokoll från möten Älgskötselområden och enskilda jaktlag i Götaland Ska bli inspirerade via ÄFG och särskilt utsedda kontaktpersoner så att de arbetar enligt Mera tall. Varje län formar sin egen länsvisa organisation med kontaktpersoner. Avstämning med viltansvariga på distrikt. Skogsägare och jägare Får information i samband med andra aktiviteter som ingående organisationer anordnar, exempelvis skogsdagar. Känna till projektet, gärna vara positiva innan ÄFG beslutar om att arbeta enligt Mera Tall. Förutom Mera talls hemsida ska information spridas via intressenternas ordinarie kanaler såsom tidningar, egna hemsidor, skogskvällar. Mera tall deltar i monter på ElmiaWood Förteckna de artiklar som skrivs om Mera tall. Stäm av aktiviteter med styrgruppen..

6 Projekt Mera tall Sid 6(6) Versionshantering Versionsnr Fastställt datum Ändring Ansvarig