Sponsringsverksamhet. Innehållsförteckning

Transkript

1

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfråga, kontrollmål och metod Avgränsning och redovisning Tidigare granskning och regelverk Tidigare granskning Externt regelverk Internt regelverk Kommentarer Granskningsresultat Aktuellt och ändamålsenligt internt regelverk kring sponsring Handläggnings- och beslutsnivåer kring sponsring Standard på avtal kring sponsring och utvärdering av dessa Inriktning och ekonomisk omfattning kring sponsring Samordning och ägarstyrning inom området sponsring Bil: Tidigare gransking av sponsring avseende AB Botkyrkabyggen Februari 2015 Botkyrka kommun

3 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Kommunens förtroendevalda revisorer har gett i uppdrag att granska sponsringsverksamheten, utifrån fastställd revisionsfråga och vidhängande kontrollmål. Granskningen är intagen i 2015 års revisionsplan och prioriterad utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att det finns koncernövergripande och ändamålsenliga regler för sponsring, via den av kommunfullmäktige fastställda policyn. När det gäller följsamheten till sponsringspolicyn bedöms den i huvudsak vara tillfredsställande, även om vissa mindre avvikelser konstaterats. Utifrån detta bedöms styrning och uppföljning inom området vara tillräcklig, förutom inom området ägarstyrning. Nedan utvecklas vår sammanfattande bedömning och utifrån detta lämnas även att antal rekommendationer för att ytterligare utveckla styrning och uppföljning av sponsringsverksamheten. Vi bedömer att policy för sponsring är väl genomarbetad och håller en god standard. Dokumentet bedöms vidare vara aktuellt och heltäckande samt är vidare tillgängligt via kommunens webbplats, där även information finns kring ansökningsförfarande. Däremot bedömer vi att policyn bör utvecklas när det gäller hur nyttan och effekterna av sponsring mäts samt hur elitidrott bedöms i relation till breddidrott. Detta är även relevanta frågor för de ideella föreningar som söker sponsorstöd av kommunen. Vi bedömer att handläggnings- och beslutsrutinerna är ändamålsenliga, förutom att det finns en diskrepans mellan angiven beslutsnivå kring sponsringsavtal i policyn kontra kommunstyrelsens fastställda delegationsordning. Vidare kan vi konstatera att återrapportering av tecknande sponsringsavtal inte skett för ett av åren under granskad period. Vidare bedömer vi att granskade sponsringsavtal håller en god standard. Bedömningen grundar sig på att samtliga granskade avtal uppfyller de innehållsmässiga kraven enligt fastställd policy samt att de utarbetats enligt en ändamålsenlig och standardiserad grundmall för avtal. Vår bedömning är även att kommunen på ett föredömligt sätt årligen utvärderar sponsringsavtalen, vilket sker i anslutning till beredningsprocessen och delegationsbeslut kring nya sponsringsavtal. Vi bedömer att inriktning och ekonomisk omfattning kring sponsring, under granskad period, i huvudsak ligger inom fastställd policy och budget. Botkyrka kommun 1 av 18

4 I samband med granskningen har vi även uppmärksammat att de två föreningar som över tid erhållit mest sponsringsmedel, det vill säga IFK Tumba Handboll och Balrog IF, har stora obetalda skulder till kommunen för hyra av anläggningar och lokaler. Med den förstnämnda föreningen finns en avbetalningsplan upprättad och diskussioner förs kring att eventuellt omvandla skulden till ett lån via internbanken. När det gäller den andra föreningen finns inte ens en avbetalningsplan upprättad, vilket är otillfredsställande. Vidare bedömer vi att kommunstyrelsen har uppfyllt sitt samordningsansvar inom området via utarbetandet av en sponsringspolicy samt tillskapandet av en kommunövergripande beredningsgrupp inom området. Beredningsgruppen innehåller bland annat representanter från de förvaltningar som främst berörs av policyn, dvs kulturoch fritidsförvaltningen samt utbildningsförvaltningen. Däremot bedömer vi att ägarstyrningen inte i alla delar skett på ett ändamålsenligt sätt inom sponsringsområdet, eftersom kommunstyrelsen inte säkerställt att den fastställda policyn expedierats till de helägda kommunala bolagen. En grundförutsättning för att få ett koncernövergripande genomslag av en sådan policy är att respektive bolagsstyrelse medvetandegörs om sitt ansvar inom området. Vår bedömning är dock att den policy som Botkyrkabyggens styrelse fastställt inom sponsringsområdet ligger inom ramen för kommunens sponsringspolicy, när det gäller övergripande värdegrund och grundförutsättningar. Olikheter finns dock kring omfattning och inriktning av sponsringsverksamheten mellan kommunen och bolaget. Avslutningsvis bedöms de rekommendationer som lämnades i tidigare revisionsrapport kring sponsring från 2010 i allt väsentligt ha åtgärdats via fastställande av sponsringspolicyn och rådande handläggningsordning. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Utveckla policyn när det gäller beskrivningen av hur nyttan och effekterna av sponsringen mäts samt hur elitidrott bedöms i relation till breddidrott. Harmonisera beslutsnivån för sponsringsavtal mellan policy och delegationsordning samt tillse att fattade delegationsbeslut kring sponsring återrapporteras till kommunstyrelsen. Säkerställ att policyn för sponsring expedieras till de kommunala bolagen, vilket lämpligtvis sker efter att den aktualiserade revideringen av policyn genomförts. Upprätta en avbetalningsplan med Balrog IF för att reglera föreningens skuld till kommunen. Detta är inte primärt en fråga som ligger inom ramen för granskningen av sponsringsverksamheten, men som bedöms vara viktig att åtgärda ur ett likställighetsperspektiv. Botkyrka kommun 2 av 18

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund Sponsring innebär ett avtal till ömsesidig nytta mellan två eller flera parter, där den ena parten förbinder sig att lämna ersättning i form av kontanta medel, varor och/eller tjänster och den andra parten som motprestation tillhandahåller exempelvis exponering av företagsnamn, varumärke eller varor och tjänster till nytta för sponsorn i dennes verksamhet. Området tangerar marknadsföring. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten enligt kommunallagen. Sponsring får därför inte förknippas med villkor som påverkar verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Sponsring får därmed inte heller medföra risk för misstanke om muta eller otillbörliga personliga syften. Mot ovanstående bakgrund och på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har granskat sponsringsverksamheten. Granskningen är intagen i 2015 års revisionsplan och prioriterad utifrån en väsentlighets- och riskanalys. 2.2 Revisionsfråga, kontrollmål och metod Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Finns koncernövergripande och ändamålsenliga regler för sponsring samt är följsamheten till dessa tillfredsställande, dvs är styrning och uppföljning inom området tillräcklig? Utifrån revisionsfrågan har följande kontrollmål formulerats: Aktuellt och ändamålsenligt internt regelverk kring sponsring Handläggnings- och beslutsnivåer kring sponsring Standard på avtal kring sponsring och utvärdering av dessa Inriktning och ekonomisk omfattning kring sponsring Samordning och ägarstyrning inom området sponsring Använd granskningsmetod innebär en genomgång av skriftlig dokumentation i form av internt regelverk, protokoll m m. Materialet har kompletterats via intervjuer och genomgång av redovisningen för att följa upp den ekonomiska omfattningen av sponsring 1. 1 När det gäller de helägda kommunala bolagen, som omfattas av granskningen enligt avgränsning i delavsnitt 2.3, har kontakt tagits med företrädare för företagsledningen och uppgifter har därefter infordrats från respektive bolag. Ingen verifiering av uppgifterna har dock skett via genomgång av den ekonomiska redovisningen, vilket skett när det gäller kommunens sponsringsverksamhet. Granskningen har inte heller omfattat någon bedömning kring om identifierad sponsring är avdragsgill i bolagets verksamhet utifrån skattelagstiftningens regler. Botkyrka kommun 3 av 18

6 2.3 Avgränsning och redovisning Granskningen omfattar kommunen både i egenskap av sponsor och mottagare av sponsormedel. En avgränsning har skett till sponsring inom kommunstyrelsens verksamhetsområde samt deras roll som samordningsansvarig gentemot nämnderna 2 samt uppsiktspliktig när det gäller de kommunala bolagen. I och med detta utgör kommunstyrelsen granskningsobjekt. När det gäller de kommunala bolagen har en avgränsning skett till de helägda bolagen AB Botkyrkabyggen 3, Hågelbyparken AB och Upplev Botkyrka AB. Granskningen av dessa sker utifrån ägarstyrningssynpunkt och är kopplad till kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Vidare omfattar granskningen en uppföljning av de synpunkter och rekommendationer som lämnades vid en tidigare granskning av kommunens sponsringsverksamhet som genomfördes under Granskningsresultatet redovisas i ett sammanhållet avsnitt i rapporten, under fem olika delavsnitt. Vidare finns ett allmänt avsnitt i rapporten kring tidigare granskning och regelverk. I rapportens första avsnitt återfinns vår sammanfattande bedömning och rekommendationer. 2 Utifrån denna gransknings inriktning gäller detta främst kultur- och fritidsnämnden samt utbildningsnämnden. 3 Vid tidpunkten då kommunfullmäktige fastställde policyn kring sponsring var Botkyrka Stadsnät AB ett dotterbolag till AB Botkyrkabyggen. Fr o m 2014 har kommunen förvärvat samtliga aktier i detta bolag från AB Botkyrkabyggen och Botkyrka Stadsnät AB är numera ett helägt kommunalt bolag. Botkyrka kommun 4 av 18

7 3 Tidigare granskning och regelverk 3.1 Tidigare granskning Under 2010 genomförde vi en granskning av sponsringsverksamheten, som finns sammanfattad i en revisionsrapport daterad i september Efter genomförd granskning var vår sammanfattande bedömning att styrning och uppföljning av sponsring i kommunen inte var tillräcklig. Konstaterandet gjordes utifrån att kommunövergripande regler kring sponsring saknades samt att den då tillämpade handläggningsordningen och kontoplanen inte möjliggjorde en uppföljning av vare sig förekomsten eller den ekonomiska omfattningen av sponsring. Utifrån granskningsresultatet lämnades bland annat följande rekommendationer: Utarbeta och politiskt fastställ en kommunövergripande policy samt tillämpningsföreskrifter kring sponsring och mottagande av sponsormedel. Tillse att policydelen av regelverket även blir styrande för de helägda bolagen i kommunkoncernen. Detta innebär att bolagen bör utarbeta sina egna regelverk, som fastställs av styrelsen, men inom ramen för den kommunövergripande policyn. Ställ tydliga krav i samband med sponsringsavtal kring uppföljning och utvärdering i syfte att på ett systematiskt sätt kunna bedöma effekter och nyttan med genomförda sponsringsaktiviteter. Komplettera kommunstyrelsens delegationsordning kring avtalstecknande inom vissa beloppsgränser. Revisionsrapporten överlämnades, med en revisionsskrivelse daterad , för besvarande till kommunstyrelsen. I kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten framgår att styrelsen ställer sig bakom granskningsresultatet och uppdrar till kommunledningsförvaltningen att utarbeta en övergripande policy för sponsring samt tydliga riktlinjer kring sponsringsavtal. Ovanstående uppdrag återredovisades till kommunstyrelsen , som i detta sammanhang bland annat föreslog kommunfullmäktige att fastställa utarbetad policy för sponsring. 3.2 Externt regelverk Det finns inte någon särskild lag eller förordning som definierar vad som menas med sponsring eller som reglerar hur sponsring ska hanteras, vare sig inom den privata eller den offentliga sektorn. Det finns heller ingenting i lagstiftningen som uttryckligen förbjuder sponsring inom offentlig verksamhet. Botkyrka kommun 5 av 18

8 Nedan redovisas exempel på lagstiftningar som kan anses utgöra begränsningar inom sponsringsområdet. Regeringsformen Kommunerna är bundna av objektivitetsprincipen som är grundlagsfäst i regeringsformen. Kommunerna ska behandla alla lika inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet i sin verksamhet. Av detta följer att kommunen inte genom sponsring får utsätta sig för sådan påverkan att objektiviteten kan ifrågasättas. De villkor som sponsringen är förknippad med får alltså inte innebära att kommunen kommer i konflikt med objektivitetsprincipen. Kommunallagen Av kommunallagen framgår att varje nämnd har ett ansvar för sitt verksamhetsområde 4. Sponsringen får inte påverka eller inskränka det politiska handlingsutrymmet. Sponsringen får alltså inte förknippas med villkor som påverkar verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Avgörande för om kommunen kan ta emot sponsring är vilka villkor sponsringen är förknippad med. Villkoren får inte medföra ett beroendeförhållande till sponsorn. Villkoren får inte heller leda till inslag i verksamheten som inte är kompetensenliga. Samarbetet mellan kommunen och näringslivet får inte heller innebära ett otillåtet stöd till ett enskilt företag. Lagen om offentlig upphandling (LOU 5 ) Avtal om sponsring med varor eller tjänster ska i vissa fall upphandlas enligt LOU. Upphandlingsskyldigheten inträder då sponsorn bidrar med varor eller tjänster till en upphandlande enhet och i gengäld av enheten erhåller varor eller tjänster, s k barteravtal eller kontanta medel. Är avtalet om leverans av varor eller tjänster utan förpliktelser för den upphandlande enheten, utgör varorna eller tjänsterna en gåva, vilken inte omfattas av reglerna i LOU. Att en upphandlande enhet endast åtar sig att upplysa om att en leverantör sponsrar den upphandlande enheten med varor eller tjänster, innebär normalt inte att avtalet innehåller förpliktelser för enheten. Sponsring med endast kontanta medel omfattas inte av reglerna i LOU. Marknadsföringslagen Marknadsföringslagen gäller om ett sponsringsavtal leder till kommersiell reklam. Enligt marknadsföringslagen ska all marknadsföring utformas enligt god marknadsföringssed. En viktig regel är att reklam måste kunna identifieras som sådan. En annan grundprincip är att reklam ska vara vederhäftig och sann. 4 Kommunallagen innehåller även regler kring exempelvis likställighet, delegation samt kommunstyrelsens samordningsansvar gentemot nämnderna och uppsiktsplikten när det gäller de kommunala bolagen. 5 Fr o m är upphandlingslagstiftningen uppdelad i två olika lagar. För enkelhets skull använder vi LOU i denna rapport som ett samlingsbegrepp för hela upphandlingslagstiftningen. Botkyrka kommun 6 av 18

9 Speciallagstiftning Det finns en mängd speciallagstiftningar inom kommunal verksamhet, bland annat Plan- och bygglag samt Socialtjänstlag. En allmän begränsning med sponsring är att sådan inte bör förekomma vid myndighetsutövning. När det gäller de kommunala bolagen tillkommer även skattelagstiftningens regler kring vad som krävs för att sponsringen ska vara avdragsgill i bolagets verksamhet. För att sponsring ska vara en avdragsgill kostnad krävs att den utgör en driftkostnad i näringsverksamheten. Sponsorn måste erhålla något i motprestation som kan verka resultatfrämjande i näringsverksamheten. Här får sponsoravtalet stor betydelse för att avgöra vilka motprestationer sponsorn erhållit genom sponsringen. Motprestationerna marknadsvärderas och företaget får bara avdrag för värdet av motprestationerna. 3.3 Internt regelverk Kommunfullmäktige fastställde en sponsringspolicy 6, på förslag från kommunstyrelsen, som utgör ett stöd till medarbetare som arbetar med eller överväger att arbeta med sponsring, både när det gäller att ta emot och ge sponsring. Policyn ska även vara en vägledning för externa aktörer som vill sponsra eller bli sponsrad av kommunen. Den övergripande inriktningen av kommunens sponsring beskrivs på följande sätt i policyn: All sponsring som vi i Botkyrka kommun engagerar oss i ska syfta till att stärka Botkyrkas varumärke. En grundförutsättning för att sponsring ska komma i fråga är att den stärker bilden av Botkyrka och vårt varumärkeslöfte långt ifrån lagom en konstrastrik och kreativ mötesplats. Sponsringspolicyn omfattar följande delar: Definitioner och målgrupper Syfte och grundförutsättningar Sponsringsmodell Ansvar och beslutsnivåer Avtalsreglering Uppföljnings- och utvärderingsrutiner Lagar som berör sponsring När kommunstyrelsen behandlade sponsringspolicyn beslutade man för egen del att uppdra till kommundirektören att sätta samman en beredningsgrupp för sponsringsfrågor samt utse en ordförande för gruppen. Av policyn framgår att de kommunala bolagen sköter sponsring inom sin verksamhet, så länge den är inom ramen för det styrdokument som kommunen fastställt. 6 I och med fastställande av den kommunövergripande policyn får de nämndvisa riktlinjerna för reklam och sponsring, som antogs av dåvarande utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden samt dåvarande barn- och utbildningsnämnden , anses ha upphört att gälla även om inget formellt beslut fattats kring detta. Det som stadgas i dessa övergripande riktlinjer är inte heller något som står i strid med nu gällande policy. Botkyrka kommun 7 av 18

10 Sponsring nämns även i andra av kommunens styrdokument. I upplevelsestrategin, daterad , kan man bland att läsa följande: Privat och offentlig samfinansiering samt extern finansiering i form av stöd från stiftelser, fonder och sponsring ska stimuleras. Av kommunstyrelsens delegationsordning, senast reviderad , framgår att beslut kring tecknade av sponsringsavtal upp till ett värde av 200 tkr per avtal är delegerat till kommundirektören, som vidaredelegerat detta till kommunikationschefen. 3.4 Kommentarer Avsnitt tre innehåller endast en beskrivning av tidigare genomförd granskning inom området samt externt och internt regelverk. Detta för att ge en teoretiskt ram för granskningen. Granskningsresultatet utifrån formulerade kontrollmål redovisas i avsnitt fyra, under följande delavsnitt: Aktuellt och ändamålsenligt internt regelverk kring sponsring Handläggnings- och beslutsnivåer kring sponsring Standard på avtal kring sponsring och utvärdering av dessa Inriktning och ekonomisk omfattning kring sponsring Samordning och ägarstyrning inom området sponsring Botkyrka kommun 8 av 18

11 4 Granskningsresultat 4.1 Aktuellt och ändamålsenligt internt regelverk kring sponsring Kontrollmål: Aktuellt och ändamålsenligt internt regelverk för sponsring samt dess tillgänglighet Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av standarden på fastställd policy för sponsring samt dess aktualitet och tillgänglighet. Genomgången har kompletterats via intervjuer. Kommentarer Som tidigare redovisats i delavsnitt 3.3 fastställde kommunfullmäktige en policy för sponsring. Där framgår att sponsring är en affärsmässig metod för kommunikation och marknadsföring. Vidare framgår att sponsorn köper sig rätten att associeras sig med en verksamhet eller en företeelse, exempelvis ett evenemang, en organisation eller ett projekt. Policy är heltäckande och behandlar både förutsättningarna för att ge och ta emot sponsring. I policyn redovisas även de olika typer av lagstiftning som utgör ett begränsande ramverk kring sponsring. Vidare regleras de innehållsmässiga krav som ställs på ett sponsringsavtal. Policyn och information kring ansökningsförfarande inklusive blankettmaterial 7 finns tillgängligt på kommunens webbplats. Policyn är även tillgänglig via kommunens intranät. Vi bedömer att policy för sponsring är väl genomarbetad och håller en god standard. Dokumentet bedöms vidare vara aktuellt och heltäckande samt är vidare tillgängligt via kommunens webbplats, där även information finns kring ansökningsförfarande. Däremot bedömer vi att policyn bör utvecklas när det gäller beskrivningen av hur nyttan och effekterna av sponsring mäts samt hur elitidrott bedöms i relation till breddidrott. Detta är även relevanta frågor för de ideella föreningar som söker sponsorstöd av kommunen. Vi rekommenderar att policyn för sponsring utvecklas när det gäller hur nyttan och effekterna av sponsringen mäts samt hur elitidrott bedöms i relation till breddidrott. 7 Ansökningsblanketten utgår från policyn och beskrivning ska bland annat lämnas vad ansökan avser (verksamhet, projekt eller evenemang) samt nyttan för kommunen (varumärke och värderingar). Blanketten är även anpassad till de regler som gäller i personuppgiftslagen (PUL) kring samtycke till automatiserad behandling av lämnade uppgifter. Botkyrka kommun 9 av 18

12 4.2 Handläggnings- och beslutsnivåer kring sponsring Kontrollmål: Ändamålsenliga handläggnings- och beslutsnivåer kring sponsring Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av handläggnings- och beslutsnivåer kring sponsring inkl kommunstyrelsens protokoll 2013 till 2015 (t o m april). Vidare har urvalsmässig granskning skett av aktuella intäktsslag under motsvarande period. Genomgången har kompletterats via intervjuer. Kommentarer Som tidigare redovisats i delavsnitt 3.3 beslutade kommunstyrelsen , i samband med att sponsringspolicyn behandlades, att uppdra till kommundirektören att sätta samman en beredningsgrupp för sponsringsfrågor samt utse en ordförande för gruppen. En beredningsgrupp har utsetts under kommunikationschefens ledning och ordförandeskap, som består av en representant från vardera kultur- och fritidsnämnden samt utbildningsnämnden, ansvarig handläggare samt en ekonom. Utifrån ett formaliserat ansökningsförfarande, som finns redovisat på kommunens webbplats inkl ansökningsblankett, behandlas och utvärderas inkomna ansökningar en eller två gånger per år. Beredningsgruppen bedömer vilka ansökningar som bäst uppnår grundförutsättningarna och övriga krav på sponsringssamarbeten som policyn fastslår. Efter detta fattas ett delegationsbeslut kring tecknande av sponsringsavtal med olika externa parter 8, som sedan enligt gällande delegationsordning ska återrapporteras till kommunstyrelsen. Efter genomgång av kommunstyrelsens protokoll kan vi konstatera att återrapportering av delegationsbeslut kring sponsringsavtal för 2014 skett till kommunstyrelsen Någon motsvarande återrapportering har inte skett avseende sponsringsavtal för När det gäller sponsringsavtal för 2015 har ett delegationsbeslut fattats , som vid granskningstillfället ännu inte var återrapporterat till kommunstyrelsen. Enligt kommunstyrelsens gällande delegationsordning är det kommunikationschefen som har delegation att teckna sponsringsavtal upp till ett belopp om 200 tkr. I policyn regleras däremot att kommunstyrelsen fattar beslut om sponsring över 100 tkr och i frågor som gäller försäljning av kommunala verksamheters namn. Vid belopp under 100 tkr anges att beredningsgruppen kan fatta beslut. Vår granskning av berörda kostnadsslag visar att sponsringsavtal i normalfallet ligger inom det beloppsmässiga intervallet upp till 100 tkr. Det finns dock tre utbetalningar, utifrån ingångna avtal, som under 2013 och 2014 överstiger denna gräns, vilket framgår av tabell i delavsnitt Föreningar och organisationer samt deras projekt och evenemang av olika slag. Botkyrka kommun 10 av 18

13 Protokollsgenomgången visar att kommunstyrelsen samfällt tagit ett beslut om sponsring under granskad period, vilket skedde Detta i form av att bevilja 200 tkr till scenskolan Fejms 30-årsjubleum. Medlen är enligt beslutet att betrakta dels som sponsringsmedel på 50 tkr, dels ett evenemangsbidrag på 150 tkr. Vidare regleras i policyn att berörd förvaltning fattar beslut kring att ta emot sponsring av kommunal verksamhet vid summor upp till 50 tkr. Vid belopp över 50 tkr eller vid försäljning av kommunala verksamheters namn ska frågan dock hanteras av beredningsgruppen. Vid intervjuer framkom att inga frågor kring mottagande av sponsring hittills har hanterats av beredningsgruppen. Vår urvalsmässiga granskning av aktuella intäktsslag har inte heller kunnat identifiera några sådana intäkter. Vi bedömer att handläggnings- och beslutsrutinerna är ändamålsenliga, förutom att det finns en diskrepans mellan angiven beslutsnivå kring sponsringsavtal i policyn kontra kommunstyrelsens fastställda delegationsordning. Vidare kan vi konstatera att återrapportering av tecknande sponsringsavtal inte skett för ett av åren under granskad period. Vi rekommenderar att beslutsnivån för sponsringsavtal harmoniseras mellan policy och delegationsordning samt att det säkerställs att fattade delegationsbeslut kring sponsring återrapporteras till kommunstyrelsen. 4.3 Standard på avtal kring sponsring och utvärdering av dessa Kontrollmål: Standard på avtal kring sponsring och utvärdering av dessa Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av avtal kring sponsring för 2015, utifrån de innehållsmässiga krav som ställs i policyn och hur avtalen för 2014 har utvärderats. Genomgången har kompletterats via intervjuer. Kommentarer Av policyn framgår att sponsringsavtal alltid ska upprättas mellan parterna och att avtalet ska innehålla följande: Namn, adress och organisationsnummer Kontaktpersoner Syfte med sponsringen Aktiviteten och motprestationen Sponsorns åtagande Mottagarens åtagande Avtalstid Ansvar vid inställda evenemang Uppföljning och utvärdering Botkyrka kommun 11 av 18

14 Former för uppsägning av avtalet om förutsättningarna förändras Formen för lösning av eventuell tvist om avtalets tillämpning Efter genomgång av de 11 sponsringsavtal, som enligt fattat delegationsbeslut, ska slutas för 2015, kan vi konstatera att dessa är upprättade enligt en gemensam grundmall och uppfyller policyns innehållsmässiga krav på avtal. Omfattningen av de krav som ställs i respektive avtal varierar dock utifrån den ekonomiska omfattningen av sponsringen samt om sponsringen omfattar en hel verksamhet eller om det är fråga om ett projekt eller någon typ av evenemang, vilket får anses vara rimligt. Av samtliga granskade avtal framgår att det är den som blir sponsrad som ansvarar för att fakturera kommunen enligt överenskommet avtal, vilket understryker att det är fråga om en affärsmässig relation. I delavsnitt 4.2 redovisades att kommunstyrelsen samfällt tagit ett beslut om sponsring under granskad period, vilket skedde Detta i form att bevilja 200 tkr till scenskolan Fejms 30-årsjubleum, varav 50 tkr av dessa medel är att betrakta som sponsringsmedel. I samband med beslutet uppdrog styrelsen till kommunledningsförvaltningen att innan evenemanget genomförs ta fram ett sponsringsavtal med Fejm. Vår granskning visar att något sådant avtal inte har upprättats. I anslutning till beredningen inför delegationsbeslutet kring nya sponsoravtal för 2015 har även sponsringsavtalen för 2014 utvärderats av beredningsgruppen. Det finns en dokumenterad modell för prövning av ansökningar och utvärdering av befintliga avtal som bland annat utgår från följande: Sponsringsfokus Följsamhet till policy Exponering Marknadsföring och PR I delegationsbeslutet om fördelning av sponsringsmedel för 2015 har vidare avsatts 100 tkr för insatser för utvärdering och marknadsföring, bland annat en oberoende medieutvärdering av föreningarnas publicitet. Vi bedömer att granskade sponsringsavtal håller en god standard. Bedömningen grundar sig på att samtliga granskade avtal uppfyller de innehållsmässiga kraven enligt fastställd policy samt att de utarbetats enligt en ändamålsenlig och standardiserad grundmall för avtal. Vår bedömning är vidare att kommunen på ett föredömligt sätt årligen utvärderar sponsringsavtalen, vilket sker i anslutning till beredningsprocessen och delegationsbeslut kring nya sponsringsavtal. Botkyrka kommun 12 av 18

15 4.4 Inriktning och ekonomisk omfattning kring sponsring Kontrollmål: Inriktning och ekonomisk omfattning kring sponsring Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av inriktning och ekonomisk omfattning av sponsring. När det gäller inriktningen av kommunens sponsring avgränsas granskningen till 2015, medan granskningen av den ekonomiska omfattningen av sponsring omfattar perioden 2013 till Vidare har urvalsmässig granskning skett av aktuella kostnadsslag under motsvarande period och aktuell restlängd. Genomgången har kompletterats via intervjuer. När det gäller bolagens inriktning och ekonomisk omfattning kring sponsring redovisas detta i delavsnitt 4.5, som behandlar samordning och ägarstyrning inom området. Kommentarer I nedanstående tabell redovisas de sponsringsmedel som utbetalts under 2013 och När det gäller 2015 är dessa sponsringsmedel beslutade, men var vid granskningstillfället ännu inte utbetalda. Mottagare/belopp i tkr IFK Tumba skid- och orientering IFK Tumba handboll IFK Tumba P94/juniorer IFK Alby Baseball Botkyrka GK REI Botkyrka Kampsportscenter Balrog IK Tullinge SK Pakistanska Cricket Kulturförening Popkollo Botkyrka Botkyrka Boxningsklubb Nicholas Musoke Falcau Futsal Club ABF/scenskolan Fejm Konyaspor Idrotts- och kulturförening Botkyrka Cricket Club Totalt tkr plus reklamskatt på 8 % (8 tkr). 10 Utbetalningen ej konterad som sponsring. Botkyrka kommun 13 av 18

16 Utbetalda sponsringsmedel är 395 tkr (2013) och 408 tkr (2014). Detta ska relateras till en fastställd årlig budget för sponsring på 350 tkr. I detta sammanhang bör observeras att konteringen mellan verksamheterna sponsring och marknadsföring inte är helt strikt. Vidare har ett samfällt beslut tagits av kommunstyrelsen under 2014, som resulterat i en utbetalning av sponsringsmedel på 50 tkr till Fejm, dvs utöver fastställd budget. För 2015 har den fastställda budgeten för sponsring ökats till 850 tkr. Via delegationsbeslut har 570 tkr fördelats enligt ovanstående sammanställning. 100 tkr har avsatts för marknadsföring och utvärdering. 180 tkr har avsatts att fördela vid senare tillfälle. Efter genomgång av kommunens restlängd kan vi konstatera att de två föreningar som över tid erhållit mest sponsringsmedel även har stora oreglerade skulder till kommunen för hyra av anläggningar och lokaler, som uppkommit inom föreningsstödsverksamheten, enligt nedanstående tabell (belopp i tkr). Förening Aktuell skuld Tidsperiod IFK Tumba Handboll till 2015 Balrog IK till 2015 Vi kan konstatera att samtliga mottagare eller planerade mottagare av sponsringsmedel är ideella föreningar, förutom privatpersonen Nicholos Musoke som är född i Botkyrka och professionell kampsportare inom MMA Denna definition av MMA är hämtad från Wikipedia. Mixed Martial Arts eller i dagligt tal ofta MMA är en kampsport med sparkar, slag, kast och markkamp med inriktning på fullkontakt. Till skillnad från många traditionella kampsporter så definieras inte MMA av hur utövaren ska genomföra en viss teknik, utan förklaras enklare av vad utövaren inte får göra. Utövaren får göra i princip allting förutom "fula trix", såsom peta i ögonen, slå/sparka i skrevet, nypas, bitas, dra i håret och så vidare. Botkyrka kommun 14 av 18

17 I sponsringspolicyn regleras följande kring sponsring av enskilda individer: Vi undviker att sponsra enskilda individer för att vi är medvetna om riskerna med att bygga associationer mellan vårt varumärke och enskilda individers handlingar. Vi kan konstatera att något absolut förbund mot att sponsra enskilda individer inte finns inskriven i policyn, men att skrivningen i policyn visar att stor restriktivitet ska råda inom detta område. Vi bedömer att inriktning och ekonomisk omfattning kring sponsring, under granskad period, i huvudsak ligger inom fastställd policy och budget. De två föreningar som över tid erhållit mest sponsringsmedel, det vill säga IFK Tumba Handboll och Balrog IF, har stora obetalda skulder till kommunen för hyra av anläggningar och lokaler. Med den förstnämnda föreningen finns en avbetalningsplan upprättad och diskussioner förs kring att eventuellt omvandla skulden till ett lån via internbanken. När det gäller den andra föreningen finns inte ens en avbetalningsplan upprättad, vilket är otillfredsställande. Vi rekommenderar att en avbetalningsplan upprättas med Balrog IF för att reglera föreningens skuld till kommunen. Detta är inte primärt en fråga som ligger inom ramen för granskningen av sponsringsverksamheten, men som bedöms vara viktig att åtgärda ur ett likställighetsperspektiv. 4.5 Samordning och ägarstyrning inom området sponsring Kontrollmål: Samordning och ägarstyrning inom området samt omfattning av sponsring inom de helägda kommunala bolagen Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av hur kommunstyrelsen säkerställt sitt samordningsansvar gentemot de nämnder och förvaltningar som närmast berörs av policyn för sponsring. Denna genomgång har kompletterats via intervjuer. Den del av kontrollmålet som avser ägarstyrning har verifierats via granskning av hur fastställd policy har expedierats till bolagen, kunskapen om policyn inom bolagen och om den formellt delgetts bolagens styrelse inkl eventuell förekomst av bolags-specifika regelverk inom området. Vidare har vi följt upp aktuell ekonomisk omfattning av sponsring. Detta har skett via kontakter med företrädare för bolagen samt infordrande och genomgång av viss begränsad dokumentation. Kommentarer Utifrån fastställd policy för sponsring har kommunstyrelsen, utifrån sitt samordningsansvar, tagit initiativ till att tillskapa en kommunövergripande beredningsgrupp inom området. En närmare beskrivning av beredningsgruppens funktion och sammansättning återfinns i delavsnitt 4.2. Botkyrka kommun 15 av 18

18 Kommunfullmäktiges fastställda policy för sponsring har inte expedierats 12 till de då helägda kommunala bolagen AB Botkyrkabyggen, Hågelbyparken AB och Upplev Botkyrka AB. Efter kontakter med företrädare för respektive företagsledning kan konstateras att kunskap finns om kommunfullmäktiges fastställda policy för sponsring, men att den inte formellt delgetts bolagets styrelse. De granskade bolagen har inte heller fastställt någon egen policy inom området, förutom AB Botkyrkabyggen som via styrelsebeslut har fastställt en reviderad policy 13 kring sponsring och samarbeten för perioden 2013 till Av policyn framgår att: Sponsring och samarbeten kommer att i samklang med affärsplanen inrikta sig på att vi är en aktiv part i våra områden, med klart fokus på barn- och ungdomar, samt kvinnor, både när det gäller idrottsaktiviteter och aktiviteter av kulturell art. Aktuell policy och information kring förutsättningarna för sponsring och samverkan finns på bolagets webbplats. Kartläggningen visar att inom AB Botkyrkabyggen finns mellan 10 till 15 aktuella samarbets- och sponsringsavtal på årsbasis, som för 2014 genererade utbetalningar på totalt tkr. De beloppsmässigt största avtalen avser Balrog IK och IFK Tumba Handbollsklubb. Bolaget samverkar även med kommunen kring Medvind (läxhjälpsprojekt) och Recidence Botkyrka (kulturprojekt). Vidare kan vi konstatera att finns en generell grundmall för samarbets- och sponsrings avtal som används inom bolaget samt att det finns ett formaliserat berednings- och beslutsförfarande inom området. För Hågelbyparken AB och Upplev Botkyrka AB 14 visar kartläggningen att det finns ett aktuellt sponsringsavtalt inom de två bolagen. Avtalet är slutet mellan Upplev Botkyrka AB och Botkyrka Bokningsklubb 15 och har en årlig ekonomisk omfattning på 10 tkr. Kommunfullmäktige har under 2014 fastställt nya ägardirektiv för de helägda kommunala bolagen, som utgår från en generell mall. Syftet med detta är bland annat att stärka kommunstyrelsens möjlighet att fullfölja sin uppsiktsplikt över 12 Av tjänsteskrivelsen framgår inte vilka som ska delges beslutet, vilket det ska göra utifrån den ärendehandbok som kommunstyrelsen fastställde Expediering av beslutet har endast skett till kommundirektör och kommunikationschef, utifrån protokollsutdrag och notering i ärendehanteringssystemet Lex. 13 Policyn ersatte en tidigare policy som fastställdes av styrelsen 2009 och bakgrunden till detta var tidigare granskning kring bolaget och dess hantering av sponsring, som i koncentrat redovisas i bilaga. Den aktuella policyn, när det gäller sponsringsdelen, utgår från den övergripande värdgrunden i kommunens policy kring sponsring. 14 De två bolagen har samma tjänstemannaledning och personunion råder på styrelsenivå. 15 Sponsringen avser en enskild idrottsutövare, men avtalet är slutet med hennes idrottsklubb. Botkyrka kommun 16 av 18

19 bolagen. Av mallen framgår att bolagen ska ha policydokument inom ett antal namngivna områden, såsom bland annat inom finans-, säkerhets- och personalområdet. Det anges vidare att kommunens fastställda policydokument inom de angivna områdena i tillämpliga delar även ska ligga till grund för bolagens policydokument. Ovanstående visar på att åtgärder vidtagits när det gäller att strama upp kommunens styrning av de helägda bolagen, med avseende på hantering av vissa strategiska policydokument. Vi bedömer att kommunstyrelsen har uppfyllt sitt samordningsansvar inom området via utarbetandet av en sponsringspolicy samt tillskapandet av en kommunövergripande beredningsgrupp inom området. Beredningsgruppen innehåller bland annat representanter från de förvaltningar som främst berörs av policyn, dvs kultur- och fritidsförvaltningen samt utbildningsförvaltningen. Däremot bedömer vi att ägarstyrningen inte i alla delar skett på ett ändamålsenligt sätt inom sponsringsområdet, eftersom kommunstyrelsen inte säkerställt att den fastställda policyn expedierats till de helägda kommunala bolagen. En grundförutsättning för att få ett koncernövergripande genomslag av en policy av denna karaktär är att bolagsstyrelserna medvetandegörs om sitt ansvar inom området. Vi bedömer dock att den policy som Botkyrkabyggens styrelse fastställt inom sponsringsområdet ligger inom ramen för kommunens sponsringspolicy, när det gäller övergripande värdegrund och grundförutsättningar. Olikheter finns dock kring omfattning och inriktning av sponsringsverksamheten mellan kommunen och bolaget. Vi rekommenderar att den kommunövergripande policyn för sponsring expedieras till de kommunala bolagen, vilket lämpligtvis sker efter att den aktualiserade revideringen av policyn genomförts Jan Nilsson Uppdragsansvarig/projektledare Botkyrka kommun 17 av 18

20 Bil: Tidigare gransking av sponsring avseende AB Botkyrkabyggen PM daterat i oktober 2008 Bolagets auktoriserade revisor har på uppdrag av VD genomfört en granskning av sponsringsverksamheten som dokumenterats i ett PM daterat i oktober Vid tidpunkten för granskningen fanns ett 40-tal sponsringsöverenskommelser till en totalsumma på över 3,5 mnkr. Omfattande brister i den interna kontrollen kring sponsringsverksamheten konstaterades, bland annat att det i flera fall saknades skriftliga avtal och överenskommelser, otydlighet i befintliga avtal avseende motprestationer och deras ekonomiska värde samt därigenom oklara skattemässiga konsekvenser. Bolaget hade även sponsrat sin ägares verksamhet, bland annat inom kultur- och fritidsområdet. Lekmanarevisorns granskningsrapport daterad i mars 2009 Mot bakgrund av detta gjorde bolagets lekmannarevisor en fördjupad granskning av beslutsordningen, som visade att beloppsgränserna för sponsring i VD-instruktion och styrelsens arbetsordning inte i alla delar följdes. I granskningsrapporten, daterad i mars 2009, påtalades vikten av att styrelsen fastställer ett konkret och väl genomarbetat regelverk för sponsring samt säkerställer att det framdeles följs på ett tillfredsställande sätt. Revisionsrapport kring sponsring daterad i september 2010 I uppföljande granskning, som redovisades inom ramen i revisionsrapport kring sponsring daterad i september 2010, konstaterades att hanteringen kring sponsring styrts upp samt att styrelsen numera har en fastställd policy kring sponsring, där bland annat syfte och ändamål definierats Botkyrka kommun 18 av 18