Värmdö kommun. Granskning av verkställighet av beslut. KPMG AB Antal sidor: 25

Transkript

1 ABCD Värmdö kommun Granskning av verkställighet av beslut KPMG AB Antal sidor: 25

2 Innehåll 1. Bakgrund 4 2. Syfte 4 3. Avgränsning 4 4. Revisionskriterier Ansvar enligt kommunallagen Verkställighet Uppföljning av verkställighet 5 5. Metod 5 6. Projektorganisation 5 7. Uppföljning och kontroll av verkställighet Iakttagelser Kommentarer 6 8. Granskning av beslut KF : Policy för en rökfri arbetstid vid Värmdö kommun KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Trafiksäkerhetsförbättrande åtgärder inom Viks skolområde KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning Beslutet är verkställt enligt beslutsformuleringen KF : Om- och tillbyggnad av Viks skola och Ekedalsskolan KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Samordning av lån mellan Värmdö kommun och kommunens bolag KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning 10 1

3 8.5 KF : Utlåning av journalhandlingar KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Samordning av ledningsstöd och administration KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Kommentar KF : Expropriation Ösby 1:355 och del av Ösby 1: KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Fördjupad inriktning för planering av centrala Gustavsberg KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Åtgärder för tillskapande av bostäder lämpliga för ungdomar KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Bidrag på lika villkor KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Färdtjänstavtal med landstinget KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Policy för sponsring KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Kommentar KF : Fastighets- och lokalförsörjningspolicy inklusive lokalförsörjningsprocess KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Införande av kundval inom daglig verksamhet enligt LSS KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning 21 2

4 8.15 KF : Finanspolicy KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Energi- och klimatpolicy KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Bedömning KF : Trygg i Värmdö inrättande av en fullmäktigeberedning KF:s beslut Implementering och uppföljning av beslut Kommentar Sammanfattning 24 3

5 1. Bakgrund Ett beslut innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. Vad som ska utföras bör vara formulerat i protokollet. Beslutet bör även åtföljas med uppgift om när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att beslutet expedieras snaras möjligt och att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan varje kommun har att finna sina egna former för detta. I beslut som rör myndighetsutövning finns i förvaltningslagen grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras och expedieras till berörd part. 2. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen har tillförlitliga system för verkställighet av beslut från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Delmålen för granskningen är att följa upp ett antal beslut som kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige fattat under åren 2009 och 2010 och undersöka Om besluten verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället Administrativa rutiner för expediering av beslut Handläggningstid mellan beslut och verkställighet Om det finns beslut som inte verkställts och vad som i så fall är orsaken Om verkställigheten avviker från beslutet och vad som i så fall är orsaken Om eventuella avvikelser från beslutet rapporterats till beslutsfattarna 3. Avgränsning Granskningen har avgränsats till att omfatta 17 slumpmässigt utvalda beslut fattade av kommunfullmäktige under åren 2009 och Urvalet har gjorts från beslut med uppdrag till KS/nämnd. 4. Revisionskriterier Av kommunallagens tredje kapitel 14 framgår att nämnderna ska bereda fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Det åligger särskilt styrelsen att ansvara för verkställighet av fullmäktiges beslut, se KL 6 kap 4. 4

6 4.1 Ansvar enligt kommunallagen En konsekvens av lagens föreskrifter innebär att nämnderna svarar för att fullmäktiges beslut verkställs medan kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att besluten verkligen verkställs. 4.2 Verkställighet Beslut ska, om inte annat sägs, verkställas så snart som möjligt. Någon gång kan det finnas anledning att invänta beslutets lagakraftträdande. Inväntande av klagotidens utgång behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kommer att överklagas och att ett återställande av verkställt beslut inte är möjligt. En förutsättning för att kunna verkställa är att uppdrag och eventuella direktiv är klart formulerade och att den nämnd som fått uppdraget informerats om det. Detta ställer kvalitativa krav på beslutsformuleringen och att det finns fungerande expedieringsrutiner. 4.3 Uppföljning av verkställighet Det är av yttersta vikt att fullmäktige får återkoppling på att utdelade uppdrag verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. Ett beslut om att uppdra åt styrelsen eller nämnd om utförande av utredning eller annat uppdrag bör åtföljas av tydligt direktiv om vad uppdraget har för syfte och när uppdraget ska återrapporteras. Utdelade uppdrag bör noteras i diariet eller på särskild bevakningslista så att kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen kan följa vilka uppdrag som är utdelade och när dessa kan förväntas återrapporteras. 5. Metod Insamling och bedömning av information och underlag från genomförandet av respektive beslut mot KF:s beslutsformulering. Genomgång av diariet för respektive beslut samt intervjuer för bedömning av rutiner kring handläggning och dokumentation i ärendehanteringen. 6. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Catarina Wester. Mats Lundberg, certifierad kommunal revisor, har deltagit i egenskap av sin roll som kundansvarig för Värmdö kommuns revisorer. 7. Uppföljning och kontroll av verkställighet 7.1 Iakttagelser Ärenden/beslut registreras i ett för kommunen gemensamt diarium, endast bygg- och miljönämnden har ett eget system. I den allmänna delen av systemet som vi har gått igenom för 5

7 det urval av beslut vi granskar läggs inkomna handlingar, åtgärder och beslut samt anges om ärendet är öppet eller avslutat. Enligt kommunarkivarien och systemförvaltaren är rutinen att respektive registrator går igenom om några ärenden ligger och släpar en gång per år. Hur detta sköts och vilka dokument som läggs upp i systemet kan variera beroende på person. Men systemet möjliggör en utsökning på ärenden som fortfarande är öppna. Bevakningslistor är möjliga att begära ut för den som har uppföljningsansvar. 7.2 Kommentarer Det verkar i dagsläget vara tekniskt möjligt att i nuvarande ärendehanteringssystem följa upp handläggningen av ärenden genom att sortera ut vilka beslut som fortfarande är öppna. Det handlar om att skapa enhetliga rutiner och riktlinjer och en samsyn kring både hanteringen av dokument i systemet, att det som hör till ärendet verkligen läggs in där, och kontinuerlig uppföljning av att fattade beslut verkställs och avslutas som avsett. Därmed skulle en tillfredsställande intern kontroll möjliggöras, från fattade beslut till genomförande och uppföljning av resultatet. För att bevakningen och uppföljningen ska vara möjlig på ett smidigt sätt krävs dock en gemensam princip för när ett ärende ska registreras som avslutat. Flera ärenden vi har granskat är registrerade som avslutade i diariet trots att alla moment inte är genomförda fram till slutrapportering. 8. Granskning av beslut 8.1 KF : Policy för en rökfri arbetstid vid Värmdö kommun KF:s beslut 1. Policy för rökfri arbetstid för samtliga anställda vid Värmdö kommun fastställs. 2. Samtliga nämnder får i uppdrag att vidta sådana åtgärder att kommunens policy blir styrande för all kommunalt finansierad verksamhet oberoende av om den är kommunalt driven eller drivs av annan huvudman Implementering och uppföljning av beslut Enligt diariet är ärendet avslutat KS noterar förvaltningsrapport om genomförandet i protokoll Rutiner avseende rökfri arbetstid beslutades av Kommundirektören Rökfri arbetstid innebär att det inte är tillåtet att röka under arbetstid eller korta pauser. (Lunchrasten räknas inte som arbetstid.) 6

8 Styrdokumenten finns på personalwebben under personalpolitik, policy och riktlinjer. Policyn följs upp genom medarbetarsamtal med närmaste chef, där respektive chef har uppföljningsansvar. Medarbetarnas rökvanor följs även upp i en medarbetarenkät vartannat år. Frågeställningen är dock inte specifikt om rökfri arbetstid, utan om personen är rökare eller inte. Angående externa enheter styrs rökfri arbetsplats upp via en punkt om detta i upphandlingsunderlaget. Det framgår inte hur detta följs upp av kommunen. Av policyn framgår att en rökfri arbetstid gäller för samtliga anställda vid Värmdö kommuns alla arbetsplatser från och med Där framgår arbetsgivarens ansvar att följa upp kommunens policy samt att agera enligt anvisningar i kommunens Rutiner för genomförande av rökfri arbetstid vid Värmdö kommun. Vidare anges att genomförande och efterlevnad av policyn ska utvärderas och kan följas upp med medarbetarenkät samt genom medarbetarsamtal. En särskild medarbetarbroschyr har tagits fram och skickats ut till alla medarbetare vid Värmdö kommun. För chefer finns en särskild informationsbroschyr till hjälp och stöd vid genomförande och tillämpning av rökfri arbetstid. På personalwebben finns också presentationsmaterial att använda på personalmöten, arbetsplatsträffar eller liknande Bedömning Beslutet är verkställt i linje med vad som avsågs i beslutsformuleringen. Eftersom syftet med rökfri arbetstid bland annat är att beakta ett kundperspektiv med ökad kvalitet för brukare där ingen ofrivilligt ska utsättas för tobaksrök är det lika viktigt att de fristående enheterna omfattas och informeras om genomförande och uppföljning. Enligt den information vi har erhållit finns kravet om rökfri arbetstid med som en punkt i upphandlingsunderlaget. Vi rekommenderar kommunen att regelbundet följa upp hur policyn efterlevs såväl hos kommunalt drivna som externa enheter. 8.2 KF : Trafiksäkerhetsförbättrande åtgärder inom Viks skolområde KF:s beslut 1. Varmtek uppdras att utföra föreslagna åtgärder för att förbättra trafiksäkerheten inom Viks skolområde. 2. Kommunen avsätter kronor ur kommunens investeringsbudget för 2009 så att åtgärderna kan genomföras. 7

9 8.2.2 Implementering och uppföljning av beslut Trafikförbättrande åtgärder i enlighet med upprättade underlag till beslut är genomförda och avslutade inom Viks skolområde. Enligt diariet är ärendet avslutat Det hade inte lagts in några dokument kring genomförandet eller avrapportering till KF i diariet Bedömning Beslutet är verkställt enligt beslutsformuleringen. Det saknas underlag och därmed spårbarhet kring ärendet i diariet. 8.3 KF : Om- och tillbyggnad av Viks skola och Ekedalsskolan KF:s beslut 1. VKFAB ges i uppdrag att bygga om på Viks skola och Ekedalsskolan enligt redovisat förslag till en kostnad av 5,7 mnkr. Medel för detta tas från 2009 års investeringsbudget. 2. Medel för ökade hyreskostnader på 340 tkr anvisas utbildningsnämnden. 3. Produktionsstyrelsen får i uppdrag att återkomma med förslag på besparingar på sammantaget 3,84 mnkr genom att effektivisera lokalutnyttjandet i kommunens skolor Implementering och uppföljning av beslut Ombyggnationen av Viks skola är avslutad. Beroende på väsentligt ökad kostnad beroende på en avloppsledning som behövde bilas upp och bytas ut blev investeringen för Viks skola väsentligt dyrare än beräknat. Arbetena är avslutade. Beträffande ombyggnationen av Ekedalsskolan är den genomförd och klar efter erforderliga kompletterande beslut kring utökat behov av investeringsmedel. Trafikförbättrande åtgärder i enlighet med upprättat underlag till beslut är genomförda och avslutade inom Viks skolområde. Enligt diariet är ärendet fortfarande öppet Bedömning Beslutet är verkställt enligt beslutsformuleringen, men till en högre kostnad än planerat. 8

10 Det verkar ligga en eftersläpning i uppdateringen av diariet för ärendet. Det är varken stängt eller innehåller underlag för exempelvis kompletterande beslut kring det utökade behovet av investeringsmedel och avrapporteringen till KF. 8.4 KF : Samordning av lån mellan Värmdö kommun och kommunens bolag KF:s beslut 1. All upplåning i Värmdös kommunkoncern, exklusive Värmdö Bostäder AB (VBAB), ska samordnas och upptas av Värmdö kommun i en internbank. 2. Förvaltningens förslag till principorganisation för internbanken godkänns. 3. I linje med kommunfullmäktiges beslut 12/ övertar Värmdö kommun samtliga Värmdö Kommun Fastigheter ABs (VKFAB) lån, upptagna med kommunal borgen. 4. Värmdö kommuns inriktning är att även VBAB ska ingå i internbanken. Beslut om detta tas efter det att internbanken tagits i bruk. 5. Värmdö Kommun vidareutlånar till övriga bolag till en ränta uppgående till av Sveriges kommuner och landsting fastställd internränta +0,4 procent. 6. Värmdö Kommun vidareutlånar till övriga bolag till en ränta som motsvarar kommunens genomsnittliga upplåningskostnad med ett tillägg som beslutas i särskild ordning. 7. Bolagen ska amortera de koncerninterna lånen, med utgångspunkt från lägst avskrivningstakten för de tillgångar aktuella lån finansierar, om inte annat anges. 8. Bolagen ska erlägga ränta och amorteringar kvartalsvis. 9. Befintliga reversfordringar inom koncernen ska åsättas samma villkor som koncernintern utlåning i övrigt. 10. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att i samverkan med VKFAB göra en översyn av befintliga kontrakt respektive hyresrabatter. 11. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att återkomma med förslag till finanspolicy för koncernen. 12. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att utreda förutsättningar för att ansöka om medlemskap i Kommuninvest. 9

11 13. Administration och kostnader för kommunkoncernen får inte öka genom beslutet om samordning av lån. 14. En återrapportering ska ske till kommunfullmäktige sex månader efter ikraftträdandet Implementering och uppföljning av beslut 1 och 3. Detta är genomfört i januari Något nytt beslut i frågan är inte fattat, VBAB ingår således inte tills vidare. Däremot sker i dag viss samordning, exempelvis sker finansiell återrapportering till kommunstyrelsen avseende VBAB och koncernen i övrigt samordnat. 5. Denna punkt är felskriven i protokollet, vilket tidigare konstaterats tillsammans med kansliavdelningen. Notera att övriga bolag återkommer i två att-satser, vilket är fel. Ska vara VKFAB. Angivet villkor har tillämpats, enligt KF:s beslut, för VKFAB sedan kommunen tog över lånen. 6. I juni 2010 beslutade kommunstyrelsen att tillägget skulle vara 0,1 %, vilket tillämpas. 7. Principen tillämpas. 8. I inkörningsskedet skedde avisering glesare, men sedermera tillämpas kvartalsavisering. 9. Beslutet har verkställts. 10. Hyresrabatterna slopades i och med ingången av Förutsättningarna för översynen i övrigt har förändrats i och med att fullmäktige i början av 2010 beslutade att VKFAB skulle avvecklas, fastigheterna överfördes till kommunen och hyresfaktureringen fortsättningsvis blir intern. Internhyressättningen håller på att ses över 2011 med siktet inställt på förändring Förslag till finanspolicy togs fram och fastställdes av fullmäktige i april Frågan utreddes våren 2010, en informell förfrågan ställdes till Kommuninvest, som sedan erbjöd kommunen medlemskap. Kommunstyrelsen föreslog att kommunen skulle gå in som medlem, fullmäktige tog beslut i frågan i september Formaliafrågor, inbetalning av andelskapital mm fullföljdes hösten 2010 och Värmdö kommun var således medlem vid årsskiftet 2010/ Lånehanteringen sköts med samma bemanning som förelåg innan förändringen. Inte heller i övrigt har kostnaderna ökat. 14. Genomförandet är en kedja av åtgärder, varav vissa trädde i kraft först vid ca årsskiftet 2010/11. En återrapportering planeras (notabelt därutöver är att sedan halvåret 2010 lämnas finansrapport kvartalsvis). Enligt diariet är ärendet avslutat och redovisat i KS om hur samordningen har genomförts Bedömning Beslutet är verkställt i linje med vad som avsågs i beslutsformuleringen. 10

12 8.5 KF : Utlåning av journalhandlingar KF:s beslut 1. Attendo medges, vid drift av äldreboendet Ljung, låna dokumentation i VIVA-systemet enligt lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring under förutsättning att samtycke ges från vårdtagaren eller denne närstående. 2. Journalerna får förvaras och föras så länge den enskilde bor och vårdas på Ljung och Attendo svarar för verksamheten, dock senast till 1/ eller den tidigare tidpunkt kommunen inför nytt verksamhetssystem som Attendo kan övergå till. 3. Journalerna ska inom utlåningstiden återlämnas till kommunen ett år efter det att journalen avslutats p.g.a. att den enskilde inte bor eller vårdas på Ljung. 4. Utlåningen kan förlängas om kommunen inte infört nytt verksamhetssystem innan 1/ Implementering och uppföljning av beslut 1. Attendo har uppgivit att de skaffat samtycke från alla som flyttade in på Ljung och som kom från annat boende i kommunen och att det finns noterat i respektive patientjournal. 2. Avtalet med Attendo Care kommer att tecknas om förlängning av utlåning av journaler för de som flyttade in i verksamheten då den öppnades. 3. Rutiner finns inte för sådan systematisk kontroll. I detta fall har inlämning av journaler skett i enlighet med MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) riktlinjer. Rutiner för systematisk kontroll kommer att ske i samband med kommunens utveckling av internkontrollen. 4. Vi kommer upprätta avtal med dem om förlängning se punkt 2. Kommunen träffade endast ett muntligt avtal med Ljung om utlåning av journalerna och det underlag de har är KF-beslutet och beslutet från dåvarande Nämnden för äldre och funktionshindrade. Vi har i grundavtalet med Ljung (Attendo) avtalat att de ska följa MASriktlinjer och beslut i nämnden. Ljung har återlämnat utlånade journaler till kommunens arkiv enligt MAS riktlinjer och överenskommelsen. Överenskommelsen om utlåning av journaler gäller endast de journaler som rörde de personer som flyttade från annat boende i kommunen till Ljung. Härutöver har det förstås flyttat in andra personer till Ljung och deras journaler upprättas av Attendo/Ljung och berörs inte av beslutet/muntlig överenskommelse om utlåning av journaler. Idag bor 15 personer kvar som flyttade in från främst Hemmestahöjdens servicehus då Ljung öppnade. Då det av journalhandlingar inte kan säkerställas att dokumenterat samtycke gällande informationsöverföring även innefattar utlåning av journaler kommer Ljung tillsammans med MAS säkerställa medgivande om utlåning av journaler på ett särskilt dokument för de 15 personer 11

13 som fortfarande bor kvar på Ljung och för en person som vistas på Ljung i perioder på avdelning 5 för växelvård. KMPG har erhållit samtyckesblankett. Enligt diariet är ärendet avslutat Inga handlingar inlagda efter beslutsprotokollet Bedömning Beslutet är i huvudsak verkställt enligt beslutsformulering. Det som avviker något är punkt 3, där MAS riktlinjer om återlämning av journaler gäller, vilket innebär den 31 mars året efter avslutade journaler, istället för ett år efter respektive journals avslut enligt beslutsformuleringen. Det saknas underlag och därmed spårbarhet kring ärendet i diariet. 8.6 KF : Samordning av ledningsstöd och administration KF:s beslut 1. Förvaltningens och de kommunala bolagens, utom Värmdö Bostäder AB:s, ledningsstöd och administration ska samordnas i enlighet med bilagda utredningsförslag. 2. Samordningen ska ske per 1/1 2010, utom vad avser ekonomi och redovisning som samordnas per 1/ Fullmäktiges beslut enligt ovan är ett ägardirektiv. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att särskilt redovisa effekterna av beslutet med en delrapport i samband med budgetuppföljningsprognos 1/2010 och en slutrapport efter bokslutet 2010 eller Implementering och uppföljning av beslut Den helt dominerande volymen ledningsstöd och administration, som var tänkt att samordnas, avsåg Värmdö Kommun Fastigheter AB. I ett avseende, arvoden till styrelsen, överfördes uppgiften till kommunen i början av Strax därefter tog utvecklingen en ny vändning i och med att fullmäktige beslutade att VKFAB skulle avvecklas. Samordning med bolaget var således ej längre aktuell. Fastigheterna har gått in i Värmdö kommun (fastighetsenheten), merparten den 1 september VKFAB, där endast simhallsfastigheten är kvar, administreras såsom tidigare av VBAB fram till 1/ I särskilt ärende, som behandlas i juni i KS/KF, föreslås att VKFAB ska finnas kvar och ta över simhallsverksamheten från VSAB. I det läget tar Värmdö kommun över bolagets ekonomiadministration. 12

14 För övriga bolag (Värmdö Hamnar AB, Värmdö Simhall AB och Gustavsbergs Porslinsmuseum AB) tillämpades samordning i huvudsak, t ex när det gäller löner, ekonomi och redovisning, redan innan fullmäktiges beslut Återrapportering har skett översiktligt i budgetuppföljning, delårsrapport samt verksamhetsberättelse. Omfattningen av rapporteringen har påverkats av att lejonparten av bolagssamordningen (VKFAB) aldrig blev aktuell. Enligt diariet är ärendet avslutat Inga handlingar inlagda efter beslutsprotokollet Kommentar Beslutet har genomförts i linje med vad som avsågs vid beslutstillfället, med de avvikelser som blev följden av att merparten av VKFAB avvecklades. Det saknas underlag och därmed spårbarhet kring ärendet i diariet. 8.7 KF : Expropriation Ösby 1:355 och del av Ösby 1: KF:s beslut 1. Expropriationsärendet ska fullföljas i enlighet med expropriationstillståndet. 2. Expropriationen avser hela Ösby 1:355 och de delar av Ösby 1:1 som redovisas på av lantmäteriet upprättad expropriationskarta. 3. Kommunen önskar tillträde med äganderätt 30/ Implementering och uppföljning av beslut Enligt kommunledningskontoret är samtliga åtaganden enligt beslutet utförda och avslutade. Enligt diariet är ärendet avslutat Ett antal dokument angående fastighetsköp och expropiationen av aktuella fastigheter finns inlagda. Framgår inte om slutrapporterat till KF Bedömning Beslutet har verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. 13

15 8.8 KF : Fördjupad inriktning för planering av centrala Gustavsberg KF:s beslut 1. Viljeinriktningen för centrala Gustavsberg godkänns. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsätta en politisk ledningsgrupp om upp till nio personer för att koordinera det kommande arbetet med detaljplaner med avseende på boende, arbetsplatsområden samt trafikutveckling. 3. Samhällstekniska nämnden får i uppdrag att, utifrån de besked som lämnas från ledningsgruppen, genomföra arbetet med detaljplaner inom detaljområdet. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att, under maj månad 2010, återkomma med en rapport till kommunfullmäktige över hur arbetet fortlöpt fram till dess Implementering och uppföljning av beslut Den viljeinriktning som beslutades av kommunfullmäktige har legat till grund för planprogram, utarbetandet av detaljplaner samt de dokument som kommer att kopplas till detaljplan och kommande exploateringsavtal. För att säkerställa ekologisk hållbar bebyggelse, ett av målen enligt viljeinriktningen, kommer ett miljöprogram fastställas i samband med att detaljplanerna antas av kommunfullmäktige. Miljöprogrammet kommer att kopplas till byggherrarna genom exploateringsavtal. Vidare säkerställs en variation i skala och gestaltning genom ett gestaltningsprogram som också kopplas till exploateringsavtal. Ett annat mål enligt viljeinriktningen var varierade upplåtelseformer. För att säkerställa att ca 20 procent av de lägenheter som tillkommer inom hela centrala Gustavsberg ska bli hyresrätter används planeringsavtal. I planeringsavtalen fastslås hur stor andel av lägenheterna, för de olika fastighetsägarna, som ska vara hyresrätter. Att bevara och framhäva byggnader av kulturhistoriskt värde var ett annat mål, enligt beslutet i kommunfullmäktige. Den kulturhistoriska miljön i området har inventerats och i samrådshandlingarna framgick att majoriteten av byggnaderna med kulturhistoriskt värde ska bevaras. Informationsbroschyr inför samråd av detaljplanerna Fabriksstaden, Kvarnbergsterrassen och Idrottsparken bifogas. I arbetet för att utarbeta planer för central Gustavsberg har förvaltningen, den politiska ledningsgruppen och senare kommunstyrelsens Gustavsbergsutskott stämt av planer med mål enligt inriktningsbeslut. (2) Den politiska ledningsgruppen med ansvar att koordinera det kommande arbetet med detaljplaner med avseende på boende, arbetsplatsområden samt trafikutveckling tillsattes enligt 14

16 beslutet. Ledningsgruppen bestod av nio ledamöter med representanter från samtliga politiska partier som då fanns representerade i kommunfullmäktige. Projektchefen fick huvudansvaret för att leda och samordna förvaltningens arbete åt ledningsgruppen vad gäller detaljplanering, exploateringsfrågor och näringslivsutveckling. Den politiska ledningsgruppen verkade för att planlägga området för att uppnå en utveckling av centrala Gustavsberg som åsyftade att nå målen enligt den beslutade viljeinriktningen. (3) Ansvaret för strategiska utvecklingsfrågor inom fysisk planering åligger kommunstyrelsen, enligt beslut i ärendet Reglementen för nämnder och styrelser i kommunstyrelsen Kommunstyrelsen bedömde att utvecklingen av centrala Gustavsberg är av strategisk art varför uppdraget att upprätta detaljplaner ålades kommunstyrelsen. Detta framgår även i reglemente för samhällsplaneringsnämnden (tidigare samhällstekniska nämnden). I samband med kommunstyrelsens beslut i ärendet inrättades utskottet för utvecklingen av centrala Gustavsberg. Val av kommunstyrelsens Gustavsbergsutskott valdes också på kommunstyrelsens sammanträde den första december. Fem ledamöter och tre ersättare valdes och utskottet fick möjlighet att adjungera deltagarna i den tidigare politiska ledningsgruppen. Tre personer från den tidigare ledningsgruppen är för närvarande adjungerade. Utskottet har delegerats rätten att besluta om plansamråd och utställning av detaljplaner samt sammanställa inkomna synpunkter för centrala Gustavsberg. Därmed har kommunstyrelsens Gustavsbergsutskott tagit över den tidigare ledningsgruppens ansvar för att koordinera detaljplaner för centrala Gustavsberg. Gustavsbergsutskott har sammanträtt flertalet gånger under våren Kommunstyrelsens Gustavsbergsutskott har delegerats rätten att fatta beslut gällande exempelvis utställning av detaljplaner för centrala Gustavsberg. Utöver dessa ansvarsområden har utskottet en mycket viktig funktion i och med att de bereder ärenden till kommunstyrelsen gällande frågor som berör centrala Gustavsberg. Det underlättar det strategiska arbetet och ger en möjlighet till kontinuerlig uppföljning av beslut som berör projektet samt framåtskridandet i sin helhet. (4) Den 23 juni 2010 skedde en muntlig återrapportering kring arbetet gällande omdaningen av centrala Gustavsberg. Enligt diariet är ärendet fortfarande öppet, även om ärendet nu bör vara avslutat enligt redovisning ovan. Det har dock inte gått så långt tid sen det blev klart Bedömning Beslutet har verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. 15

17 8.9 KF : Åtgärder för tillskapande av bostäder lämpliga för ungdomar KF:s beslut 1. Värmdöbostäder AB (VBAB) får i form av ägardirektiv i uppdrag att inventera sitt befintliga bostadsbestånd för att se om man har lokaler, eller lokaler som genom enkla om/tillbyggnader, kan bli bostäder lämpliga för ungdomar. 2. VBAB får i uppdrag att tillsammans med samhällsbyggnadskontoret utreda förutsättningarna för att uppföra tillfälliga bostäder lämpliga för ungdomar på skoltomten i Charlottendal och på tomterna vid Vita Hästen, Gustavsberg 1:51 och Ösby 1:318 och utarbeta former för förvaltning och uthyrning av dessa. 3. Kommunstyrelsen hemställer att VBAB i sin nybyggnation planerar för mindre lägenheter som kan upplåtas till ungdomar. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utarbeta ett förslag till trygghetspaket för andrahandsuthyrning. 5. Till kommunfullmäktigebehandlingen ska ärendet kompletteras med kartor och övriga relevanta upplysningar om fastigheterna. 6. Samhällstekniska nämnden ges i uppdrag att i detaljplaner och exploateringsavtal stimulera privata byggföretag att bygga bostäder lämpliga för ungdomar. 7. Berörda statliga myndigheter ska kontaktas om eventuella behov av lagändringar Implementering och uppföljning av beslut Information från Värmdö Bostäder AB (VBAB): 1. VBAB har inventerat samtliga lokaler för att bedöma möjligheten att skapa nya bostäder. Bland annat har Socialstyrelsen anmält intresse för att få förhyra lägenheter i tidigare Hemmestahöjdens servicehus efter ombyggnaden för gruppbostäder för ungdomar. Ärendet ligger för närvarande hos KS för beslut. 2. VBAB har ansökt om förhandsbesked om att uppföra tillfälliga bostäder inom Hästhagens bostadsområde. Byggnadsnämnden har i beslut meddelat att tillfälligt bygglov kan påräknas. VBAB har även begärt planändring för att kunna uppföra permanenta bostäder (ca 150 lägenheter) på ett flertal platser inom Hästhagen. VBAB har dock fått avslag av Samhällsplaneringsnämnden på deras begäran om planändring för permanenta bostäder. Tanken var bland annat att genom nyproduktion underlätta omflyttning i området, där de äldre husen med lägenheter i de övre planen och som saknar hiss i större utsträckning skulle kunna erbjudas 16

18 ungdomar. Jämfört med nyproduktionen har dessa lägenheter en relativt låg hyra, vilket också skulle gynna ungdomar. 3. VBAB har lämnat förslag till nyproduktioner både inom förtätningsområden och inom andra delar inom Värmdö kommun. KS intentioner har enligt VBAB:s uppfattning inte fått tillräckligt genomslag inom den övriga kommunala förvaltningen. Avsaknaden av framför allt detaljplanelagd mark medför att VBAB hittills saknat förutsättningar att genomföra nyproduktion av mindre lägenheter som skulle kunna upplåtas till ungdomar. 4. Informationsmaterial för andrahandsuthyrning finns tillgängligt för allmänheten. 6. I planarbetet har kommunen enligt lag inte rätt att besluta kring upplåtelseformer inom planen. Påverkan kring detta kan enbart ske i dialog och i samförstånd mellan politiker och exploatören. 7. Någon kontakt har tills vidare inte upprättats. Enligt diariet är ärendet fortfarande öppet. Av inlagd dokumentation framgår att KF godkänner punkt 4 angående andrahandsuthyrning Bedömning Beslutet är ännu inte verkställt fullt ut. VärmdöBostäder har utrett punkt 1-3 i beslutet. Punkt 1 ligger för beslut hos KS, punkt 2 ser ut att vara under utredning fortfarande och punkt 3 bedöms inte kunna genomföras på grund av att VärmdöBostäder anser sig sakna förutsättningarna för det. Punkt 4 är verkställd och avrapporterad. Det är oklart om Samhällstekniska nämnden avser att stimulera byggföretag att bygga bostäder lämpliga för ungdomar enligt punkt 6. I svaret anger de bara att de inte har rätt att besluta om upplåtelseformer. Även oklart huruvida det har utretts om det finns behov av lagändringar. Någon kontakt enligt punkt 7 har inte tagits KF : Bidrag på lika villkor KF:s beslut 1. Förslag till peng för förskola, grundskola, skolbarnsomsorg och gymnasieskola inklusive lokalersättning, utformade enligt ändrade regler i skollagen fr.o.m. kalenderåret 2010, godkänns. 2. Utbildningsnämndens budgetram för 2010 revideras med tkr för beräknade merkostnader, beroende på den ändrade lagen, att belasta kommunens budgeterade resultat. 3. Hyresvärden, Värmdö Kommun Fastigheter AB (VKFAB) och i förekommande fall Värmdö kommun, ska teckna hyresavtal med samtliga fristående enheter som nyttjar kommunala lokaler fr.o.m. 1/

19 4. Utbildningsnämnden får i uppdrag att göra en uppföljning av effekten av det nya lokalpengsystemet för olika årsklasser. 5. Utbildningsnämnden får i uppdrag att göra en uppföljning av de ekonomiska effekterna av det nya lokalpengsystemet och hur olika enheter påverkas av detsamma avseende särskilt specialsalar för hemkunskap, kemi, fysik, biologi och slöjd. 6. Uppföljningarna ska redovisas i samband med delårsbokslutet Implementering och uppföljning av beslut 1och 2 Genomfört fr o m Hyreskontrakt tecknas inte längre av VBAB, utan det ansvarar Samhällsbyggnadskontoret för, arbete med detta pågår fortfarande. 4. Avvaktar överenskommelse om hyresavtal. Redovisat i budgetuppföljning och bokslut Avvaktar beslut om hyresprinciper för kommunal verksamhet och hyresavtal med fristående enheter slutförs. 6. Avvaktar överenskommelse om hyresavtal. Ersättningen för lokalkostnader ska motsvara kommunens genomsnittliga lokalkostnader per barn eller elev i motsvarande verksamhet eller skolform. Om det finns särskilda skäl ska ersättningen motsvara en fristående skolas faktiska kostnad förutsatt att kostnaden är skälig. Vidare anges att inga nya skyldigheter att betala bidrag till fristående skolor tillkommer utan att det främst handlar om förtydliganden av vad som redan gäller för kommunerna. Några kostnadskonsekvenser bör därför enligt propositionen (2008/09:171) inte uppstå. (Cirkulär 09:41, SKL, Nya bidragsregler för fristående skolor och enskilt bedrivna förskolor, fritidshem och förskoleklasser). De nya bestämmelserna i skollagen tillämpas första gången på bidrag för kalenderåret Enligt diariet är ärendet fortfarande öppet. Inga handlingar inlagda sen beslutsprotokollet Bedömning Beslutet är ännu inte verkställt. Tecknande av hyresavtal med fristående enheter är ännu inte slutfört, vilket även försenar genomförandet av beslutspunkterna 4-6. Fann inga handlingar i diariet efter beslutsprotokollet som förklarar orsakerna till att detta ännu inte är klart KF : Färdtjänstavtal med landstinget KF:s beslut 1. Värmdö kommun tecknar nytt färdtjänstavtal med landstinget i Stockholms län att gälla fr.o.m. 1/

20 2. Återrapportering angående tillstånd/avslag ska ske till Värmdö kommun. 3. En utvärdering av avtalet ska göras efter ett år Implementering och uppföljning av beslut - Återrapportering från landstinget angående tillstånd respektive avslag har ej skett. - Någon utvärdering av avtalet har ännu inte gjorts av Värmdö kommun. Enligt diariet är ärendet avslutat Färdtjänstavtal har skickats till landstinget för underskrift Av anteckning på avtalet framgår att inget underskrivet exemplar ännu kommit i retur från landstinget Bedömning Ärendet har avslutats i diariet trots att avtalet ännu inte ser ut att ha skrivits under av landstinget. Det innebär att ärendet inte skulle komma med på en bevakningslista över öppna ärenden trots att det ännu inte är avslutat KF : Policy för sponsring KF:s beslut 1. Policyn för sponsring godkänns. (2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att senast 31/ återkomma med en redovisning av effekterna av kommunens sponsringspolicy samt ev. förslag till justeringar.) Implementering och uppföljning av beslut Redovisning lämnades till kommunfullmäktige i maj Redovisning av uppdrag gällande effekter av kommunens sponsringspolicy. Enligt diariet är ärendet avslutat Kommentar Beslutet är verkställt på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. 19

21 8.13 KF : Fastighets- och lokalförsörjningspolicy inklusive lokalförsörjningsprocess KF:s beslut Förslaget till fastighets- och lokalpolicy inklusive lokalförsörjningsprocess godkänns med korrigeringar som kommunstyrelsen föreslagit Implementering och uppföljning av beslut Framtaget material ligger till grund för aktuella lokalförsörjningsprocesser. Någon nyproduktion av verksamhetslokaler är inte utförd under året. Värmdö Hamnar tillämpar denna policy till de delar som är möjligt pga verksamhetens art, t ex strategi för markinnehav. Information från Värmdö Bostäder AB: Policyn avser kommunala verksamhetslokaler och VBAB är inte berörd annat än som tjänsteleverantör till VKFAB. Enligt diariet är ärendet avslutat Bedömning Beslutet är verkställt i linje med vad som avsågs vid beslutstillfället KF : Införande av kundval inom daglig verksamhet enligt LSS KF:s beslut 1. Förslaget till kundval, enligt LOV (lagen om valfrihet) för daglig verksamhet enligt LSS (lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) införs enligt förslaget från nämnden för äldre och funktionshindrade. (2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att senast 31/ lämna kommunfullmäktige en utvärdering med fokus på kvalitet för den enskilde.) Implementering och uppföljning av beslut Förfrågningsunderlaget om möjligheten att bedriva daglig verksamhet enligt LOV godkändes och publicerades därefter på kammarkollegiets hemsida. Ännu har inget leverantör, som uppfyller kvalificeringskraven, anmält intresse för att bedriva daglig verksamhet enligt LSS. 20

22 Enligt diariet är ärendet öppet. Inga handlingar inlagda efter beslutsprotokollet Bedömning Beslutet har genomförts i linje med vad som avsågs vid beslutstillfället. Förfrågningsunderlaget borde ha lagts in i diariet när det godkändes ( ). Kvarstår att se om det finns något att utvärdera vid årets slut, beroende på om någon extern leverantör kommer att ha bedrivit verksamhet inom området KF : Finanspolicy KF:s beslut 1. Förslaget till finanspolicy för Värmdö kommun godkänns. 2. Policyn ska gälla kommunen och de kommunala bolagen, dock med undantag för Värmdö Bostäder AB i den del som handlar om koncernsamordning. 3. Under förutsättning av att kommunfullmäktige godkänner förslaget till riktlinjer för finanshanteringen godkänns att kommunen övertar av Värmdö Kommun Fastigheter AB (VKFAB) tecknade avtal med banker rörande derivatinstrument Implementering och uppföljning av beslut Hela koncernen tillämpar policyn. VBAB administrerar dock sin egen upplåning, såsom framgår att-satsen. Samordning med VBAB sker dock t ex när det gäller finansrapportering till kommunstyrelsen. Under 2010 övertog Värmdö kommun samtliga avtal från VKFAB. Enligt diariet fortfarande öppen. Dokument som visar att finanspolicyn har fått lagakraftsbevis från Förvaltningsrätten finns inlagda (stämpel på beslutsprotokollet) Bedömning Beslutet är verkställt på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. 21

23 8.16 KF : Energi- och klimatpolicy KF:s beslut Förslaget till energi- och klimatpolicy antas. Ärendebeskrivning Inom ramen för samverkan med statens energimyndighet i projektet Uthållig Kommun har förvaltningen tagit fram ett förslag till energi- och klimatpolicy med mål och strategier till grund för kommunens framtida satsningar inom området. Förslaget omfattar: Energi- och klimatpolicy för en uthållig kommun Klimatarbete i Värmdö Kommun Internationella miljö-, energi- och klimatmål Lokala miljö-, energi-, klimat- och transportmål Förslag till strategier Uppföljning Nuläge i Värmdö Energiplan för Värmdö Lagar och regler Implementering och uppföljning av beslut Enligt diariet är ärendet på väg att avslutas (för avslut). Värmdö Hamnar står, enligt VD, bakom kommunens energi- och klimatpolicy och agerar enligt denna vid t ex upphandlingar. Gällande simhallen har samordning framför allt skett genom avtal för energi. Driften av, det förhållandevis nybyggda Gustavsbergsbadet, blir successivt mindre energikrävande genom optimering av vattenförbrukning, salt och koldioxid. I arbete med en översiktsplan har frågor om hållbar utveckling fångats upp. Information från Värmdö Bostäder AB: Under 2010 erbjöds kommuner att ansöka om energieffektiviseringsstöd under Stödet kunde även omfatta kommunens bolag. VBAB gjorde en ansökan som hänvisade till energi- och klimatpolicyn. Energimyndigheten beviljade stödet och KS har därefter beslutat att överlåta det ekonomiska bidraget till VBAB. Stödet kan bli 315 tkr per år under en femårsperiod Bedömning Beslutet är verkställt i linje med KF:s beslutsformulering. 22

24 8.17 KF : Trygg i Värmdö inrättande av en fullmäktigeberedning KF:s beslut 1. En fullmäktigeberedning tillsätts med nio ledamöter med uppdrag att kartlägga trygghet och ta fram strategier för en ökad trygghet i Värmdö kommun. 2. En av ledamöterna väljs till ordförande och en till vice ordförande i beredningen. 3. Ordföranden får en ersättning motsvarande 5 % av heltidsengagerad nämndpresidieledamot. Vice ordföranden får en ersättning motsvarande 2 % av en heltidsengagerad nämndpresidieledamot. 4. Finansieringen av beredningens arbete behandlas i reviderad budget för Kommunstyrelsen får i uppdrag att fastställa en projektplan för beredningens arbete. 6. Direktiven kompletteras med följande: Trygghet och delaktighet hänger nära samman. I en kommun med stor delaktighet ökar tryggheten och med stort utanförskap minskar tryggheten, Fullmäktigeberedningen ska lämna förslag till hur kommunen kan öka medborgarnas delaktighet genom att utveckla kommunens strategi för att främja social ekonomi och partnerskap i Värmdö kommun. 7. Beredningen får pågå under max ett år och ska redovisa sitt resultat senast 1/ Implementering och uppföljning av beslut Beredningen har tillsatts och 350 tkr har avsatts för beredningens arbete. Projektplan har antagits där följande syfte uttalats: att kartlägga tryggheten i Värmdö kommun utifrån en rad olika aspekter. Ett annat syfte med beredningen är att arbeta fram strategier för hur tryggheten kan stärkas. Ansatsen är att skapa ett socialt hållbart Värmdö. Beredningen fokuserar på social hållbarhet utifrån följande områden: Utbildning, arbete, bostad, brottsförebyggande, hälsa och kommunikationer. Beredningen har fått förlängd tid för sitt arbete till den 31 oktober Beredningen har hittills arbetat fram en projektplan, genomfört en medborgardialog, undersökt andra kommuners arbete och definierat viktiga begrepp. Beredningen har anordnat ett seminarium om social ekonomi och arbetat fram en nulägesbeskrivning gällande social hållbarhet i kommunen. Beredningen hade en konferensdag den 8 mars på Skevik, då olika referenspersoner bjöds in som föredragshållare Sedan starten har beredningen haft cirka 12 beredningsmöten, då minnesanteckningar har förts. 23

25 Under april och maj genomförs fyra workshops med beredningens ledamöter och inbjudna tjänstemän. Syftet med dessa är att utifrån sex områdena, utbildning, arbete, bostäder, brottsförebyggande, hälsa och kommunikationer, få fram vad Värmdö kommun kan göra för att bli mer socialt hållbart. Resultatet från work shopsen ska leda fram till ett förslag på en strategi för social hållbarhet. Under september månad kommer beredningen att genomföra medborgardialoger/fokusgrupper kring det material som arbetats fram. Till dessa medborgardialoger kommer olika grupper av medborgare att bjudas in. Slutrapporten för beredningens arbete väntas bli klar i månadsskiftet september/oktober I beredningens arbete ingår också att revidera kommunens program för social ekonomi. Detta arbete pågår parallellt med strategiarbetet. Enligt diariet är ärendet öppet. Begäran om förlängning till 31 oktober 2011 för slutredovisning har gjorts av beredningen Kommentar Beslutet är ännu inte verkställt. Arbetet är försenat ett halvår, skulle ha slutredovisats , fick sedan förlängt till juni Ny begäran om förlängning fram till 31 oktober 2011 i tjänsteskrivelse daterad Sammanfattning Värmdö kommun har ett ärenderegistreringssystem som inte utnyttjas fullt ut i dagsläget. Det saknas gemensamma rutiner för dokumenthantering och diarieföring av ärenden. Samtliga dokument som ligger till grund för verkställandet av ett beslut bör läggas in i diariet för att skapa spårbarhet och möjlighet till uppföljning. Ärenden borde inte registreras som avslutade förrän de är helt verkställda och avrapporterade, vilket skulle underlätta bevakning och uppföljning av tagna beslut. För att underlätta för Kommunstyrelsen att uppfylla sin uppsiktsplikt är det viktigt att denna rutin fungerar. 4 av de 17 utvalda besluten hade ännu inte verkställts enligt beslutsformuleringen vid tiden för denna granskning (avser besluten i avsnitt 8.9, 8.10, 8.11 och 8.17). KPMG, dag som ovan Mats Lundberg Certifierad kommunal revisor Kundansvarig Catarina Wester Seniorkonsult 24