Hogia Ekonomi version

Transkript

1 Hogia Ekonomi version Här följer en sammanställning av programförändringar som skett i den nya versionen av Hogia Ekonomi. Martin Elvheim Bolagschef för Hogia Business Accounting Products AB. Redovisning Ingående balans Den spärr som lades in i version vid överföring av ingående balans från tidigare år är borttagen i versionerna och Det går alltså bra att föra över ingående balans från andra år än innevarande år. Automatkontering Om du bläddrar i listan, öppnar en automatkontering och därefter går tillbaka så står nu markören där du befann dig i listan. Tidigare hamnade alltid markören i början av listan. Det har också tillkommit en knapp som heter Ersätt med. Använd den om du vill ändra namnet på en befintlig automatkontering. Anläggning Nu går det att lägga in projekt vid import från Excel. Förändringar är gjorda i Excelmallen och i importbilden samt i rapporten som kommer ut efter utförd import. Kundreskontra/fakturering Nu kan du ta bort beräknad ränta från fakturor som inte ska faktureras via rutinen Räntefakturering. Tidigare behövde räntefältet nollställas via programmets registervård. Avtal Vid uppläggning av nya avtal hanteras nu inläsningen av register bättre för att undvika att registreringen låser sig pga stora register som exempelvis ett omfattande artikelregister. Leveranörsreskontra Nyhet! Bild på e-faktura! Du som har programtillägget E-faktura har nu tillgång till en ny funktion - för en inkommande e-faktura skapar programmet en bild. Bilden sparas i systemet så att du kan se och skriva ut den i nya grundboken, under Visa leverantörsfaktura och i leverantörsreskontrajournalen. Summering för enklare avstämning! Om du behöver ändra status på leverantörsfakturor för att kunna skicka om dessa till banken, gör du detta i programmets Registervård. Formuläret till Registervård Leverantörsfakturor har nu kompletterats med uppgift om obetalt belopp (Totalt kvar att betala) för att du enkelt ska se att du har fått med alla fakturor som skall ändras jämfört med underlaget från banken. Se bild på nästa sida... INNEHÅLLSFÖRTECKNING Redovisning...sid: 1 Anläggning...sid: 1 Kundreskontra/fakturering... sid: 1 Avtal...sid: 1 Leverantörsreskontra...sid: 1 Rapportcentralen...sid: 2 Hogia Admin...sid: 2 Hogia Order/Lager/Inköp...sid: 3 Hogia Approval Manager...sid: 4 Att få presentera nyttiga nyheter, förbättringar och utveckling av en produkt är alltid lika roligt. Det ligger förstås mycket arbete bakom alla förändringar som görs i en så omfattande programvara som Hogia Ekonomi är. Bakom varje liten ändring ligger ett gediget arbete med att finjustera och förbättra funktionalitet, tillvägagångssätt och därefter säkerställa detta i olika testscenarion. Det är många inblandade i sådana förändringar, allt ifrån engagerade kunder till vår egen personal som arbetar omkring och med utvecklingen av ekonomisystemet. När produkten lämnar oss markerar det slutet på en lång period, som förstås tas vid av en ny d v s arbetet med nästkommande version. För oss på Hogia, som arbetar över mycket lång tid med våra system, är det viktigt med kontinuitet och att vi ständigt arbetar vidare med förbättringar och justeringar. Detta arbete slutar aldrig, de senaste 31 åren har vi arbetat likartat med dessa förbättringar. Vi tänker göra det ett tag till Med dessa ord vill jag, med stort nöje inleda presentationen av Hogia Ekonomi version /Martin Hogia Ekonomi version Sid. 1

2 Försäljningsstatistik nu på kontonivå! När du beställer rapporten försäljningsstatistik kan du nu både göra urval och gruppera alternativt sortera statistiken på konto. I nedanstående exempel har rapporten grupperats på konto och sedan sorterats på kund. Hur du grupperar och sorterar statistiken styr du själv i samband med beställningen av rapporten. Rapportcentralen Nya rapporter för behandlingshistorik! Branschorganisationen för revisorer och rådgivare (FAR) och de sju stora revisionsbyråerna har tillsammans bildat en arbetsgrupp G8-gruppen för att gemensamt träffa programvaruföretagen och informera om bokföringslagens krav. Förra hösten bjöd G8-gruppen in Hogia och ett flertal andra programvaruleverantörer för att diskutera utformningen av bokföringsprogrammen. En av punkterna under mötet rörde programvarans behandlingshistorik. För att uppfylla de krav som gäller beträffande behandlingshistorik har vi i version tagit fram 5 nya rapporter; två av dessa visar vilka förändringar som gjorts i kund- och leverantörsregistret. Nu kan du enkelt se vem som har lagt upp en kund/leverantör och om någon förändrat betalningsuppgifter så som bankgiro/plusgironummer. Programmet sparar också förändringar beträffande namn och adressuppgifter och vad dessa var innan ändring. Det finns också en rapport som visar en leverantörsfakturas olika händelser och vem som utförde själva fakturahändelsen, t ex skickade fakturan till banken och när detta inträffade. Motsvarande rapport finns även för kundfakturor. Det finns också en rapport som visar vem som har lagt upp en verifikation i verifikationsregistret och om någon verifikation har tagits bort. De nya rapporterna för behandlingshistorik hittar du i Rapportcentralen. Vill du veta mer om dessa kan du läsa hjälptexten genom att välja F1 när du har beställningsbilden till respektive rapport på skärmen. Vid framtagningen av dessa nya rapporter tog vi hänsyn till önskemålen som anmälts på de befintliga Historikrapporterna i Rapportcentralen, dessa rapporter kommer att fasas ut så småningom och helt ersättas av de fem nya rapporterna för behandlingshistorik. Betalningsjournal - Leverantör I tidigare versioner kunde betalningsjournalen generera ett felmeddelande vid många betalningshändelser. Detta problem är åtgärdat och nu fungerar journalen oavsett hur många sidor den blir på. Kontoutdrag - Redovisning Om det fanns kontotransaktioner som saknade transaktionstext så försköts beloppen felaktigt åt vänster och hamnade i fel kolumn vid export av rapporten till txtformat, detta fel har korrigerats. Resultatrapport - Projektredovisning (Xtended version) I tidigare version gick det inte att välja egna kolumner för resultatrapporten för projekt/ärende vilket du ska kunna göra om du har Xtended version av Rapportcentralen. Vissa av de valda kolumnerna under Utskriftslayouten visades inte på utskriften. Detta fel är korrigerat. Hogia Admin Vid backup och återläsning av de gemensamma databaserna, dvs admin-, rapport- och blankettdatabasen, kan du nu välja någon av dessa. Tidigare kopierades/återlästes alla tre och det fanns ingen valmöjlighet. Filnamnet på en Backupfil innehåller nu uppgift om datum när filen skapades för att undvika att du skriver över en tidigare tagen backup. Hogia Ekonomi version Sid. 2

3 Hogia Order/Lager/ Inköp version En sammanställning av programförändringar som skett i den nya versionen av Hogia Order/Lager/Inköp Nytt sökfönster När man öppnar sökfönstret för artiklar visas information om lagersaldo, vad som är reserverat, fysiskt disponibelt och beställt. Du kan enkelt stega mellan de olika artiklarna och snabbt välja den som finns i lager. Utökad historik Med hjälp av historiken på kundorder kan du nu se om utskrift av orderbekräftelse har skett eller ej. Kundens adress på kontantorder För att snabba upp hanteringen av kontantorder går det numera att visa och mata in kundens adressuppgifter direkt i kundorderhuvudet. Med hjälp av snabbkommandot F5 flyttas markören direkt till adressfältet. OBS-signal På varje enskild artikel kan man lägga in en OBS-signal som aktiveras när man registrerar artikeln på en kundorder. Signalen kan även fås vid utleverans. Inställningen för OBS-signal gör du i programmets basinställningar. Dokument kopplade till artikel Via kundordern kan du nu komma åt de dokument som finns kopplade till artiklarna. Dokumenten kan du enkelt öppna för att titta på och ev. redigera. Det går också att lägga till en kolumn i själva kundorderbilden för att du enkelt ska se om artikeln har kopplade dokument. Modellbeteckning Informationen som skrivs i fältet modellbeteckning på en artikel kan nu visas vid registrering av kundorder. Modellbeckningen visas i en separat kolumn som du själv lägger till i kundorderbilden. Informationen kan även skrivas ut på affärsdokumenten orderbekräftelse och följesedel. Ny sorteringsmöjlighet i arbetsbänken! Nu kan inneliggande order i arbetsbanken sorteras och visas i fallande eller stigande ordning baserat på ordernummer. Prioritera en kundorder När du skapar en kundorder går det att sätta en prioritet på ordern. Välj mellan hög, normal eller låg prioritet. Prioriteten använder du i arbetsbänken för att snabbt göra urval på och bearbeta dina kundorder efter vilken prioritet dessa har. Behörighetsstyrning och kontroll av kreditgräns Med behörighetshanteringen går det att styra om en användare skall tillåtas registrera nya order då kundens kreditgräns är överskriden. Du kan också styra om befintliga order ska kunna utlevereras då kreditgränsen är överskriden. Nytt fält för TG på kundorder I kundorderbilden har det tillkommit en uppgift som visar täckningsgraden. Beräkningen på baseras på artikelns aktuella inköpspris. En orderrad kan därmed ha två olika TG, ett som beräknas på det vägda snittpriset (TG %) och ett som alltså baseras på inköpspris. Exportera kundorder Möjligheten att exportera ut kundorder via IEA Adaptrar till XML har utökats. Med hjälp av ordertyp kan du styra vilka av dessa som ska exporteras. Det går också att ställa in att enbart nyskapade order ska exporteras eller enbart förändrade kundorder. Hogia Order/Lager/Inköp version Sid. 3

4 Uppdatera redovisning Nu kan du uppdatera redovisningen direkt med utskrivna och godkända fakturor. Detta gör du i samband med att du godkänner fakturorna (från samma fönster). Ny funktion - kopiera offert! Nu kan du även kopiera en offert. Kopieringen fungerar på liknade sätt som kopiering av kundorder där de flesta värden kopieras, vissa värden hämtas automatiskt från kunden. Försäljningsstatistik per säljare På rapporterna försäljningsstatistik och kundstatistik går det nu att göra urval på ansvarig säljare d.v.s. säljaren som är kopplad till kunden i kundregistret. Kundstatiskt inklusive moms Rapporten kundstatistik kan skrivas ut inklusive moms för att du enkelt ska kunna stämma av eventuell kontantförsäljning. Inventering av batchartiklar Nu kan programmet även inventera batchberoende artiklar. Precis som vid den vanliga artikelinventeringen kan detta göras flytande, dvs under tiden som du arbetare i programmet. Dölja lagerplaceringar I registervården går det att inaktivera lagerställen, lagersektioner och lagerplatser för att minimera inventeringsunderlaget så mycket som möjligt. Programmet kan alltså inaktivera placeringar där artikeln inte längre finns och saldot är noll. Godsmärke Om man sätter ett godsmärke på en order som senare ingår i en samlingsfaktura så framgår nu godsmärkningen av fakturainformationen. Textrader till inköpsorder Om man skapar inköpsorder utifrån kundorder så kan man välja om kundorderns textrader skall följa med till inköpsordern. Filter vid koppling av leverantörsfaktura mot inleverans Vid registrering av en leverantörsfaktura visas endast de inköpsorder/inleveranser som saknar koppling till en leverantörsfaktura. Hogia Approval Manager version En sammanställning av programförändringar som skett i den nya versionen av Hogia Approval Manager Hogia Approval Manager är en workflow lösning i leverantörsreskontran som ersätter det traditionella pappersflödet. Leverantörsfakturorna kan antingen skannas in eller tas emot elektroniskt. Vid ankomstregistreringen skapar ekonomen ett konteringsförslag och därefter skickas fakturorna vidare i organisationen för sakgranskning och attest via Internet. Hogia Approval Mobile Nu kan du attestera dina leverantörsfakturor var som helst, när som helst, via din mobil. Hogia Approval Manager har utvecklat en app för Android telefonen, Hogia Approval Mobile. Leverantörsavtal i Hogia Approval Agreement Att hantera leverantörsavtal i Hogia Approval Agreement innebär både ett förenklat arbetssätt i organisationen och stora besparingar för företaget, både i tid och i pengar. Ni får bättre kontroll och överblick på alla avtal och fakturor kan stämmas av mot avtalen. Hogia Approval Agreement är helt integrerat i Ekonomisystemet. Ekonomen registrerar in avtalet, sätter vilka personer som har behörigheter och när uppsägningstid löper ut på avtalet. Attestanten ser hela avtalet när de attesterar fakturan på webben. Du får enkelt svar på frågorna: Godsmärkning framgår nu av fakturainformationen. Var finns avtalet och är det aktuellt? När ska underhållsavtalet/prenumerationen omförhandlas eller sägas upp? Vilka kostnader har vi för t.ex. lokalerna nästa år? Hogia Order/Lager/Inköp version & Hogia Approval Manager Sid. 4

5 Trygghet och kontroll med påminnelsehantering Med den automatiska påminnelsehanteringen bevakas avtal för viktiga händelser som omförhandling, förlängning och avslut. Alla avtal lagras i Hogia Approval Manager databasen, vilket underlättar både återsökning av avtal för dig som ekonom eller som attestant. Avstämning och kontroll av fakturor När du får en faktura som är kopplad till ett avtal kan du enkel ta upp detta avtal och stämma av mot fakturan. I en förlängning skall du även kunna matcha avtalet mot fakturan och få fakturan automatiskt godkänd. Nya funktionen i Hogia Approval Manager Tidregistrering Om du använder dig av tidregistrering i Hogia Ekonomi/ Affärsystem kan du nu komma från Hogia Approval till tidkortsregistreringen när du registrerar en leverantörsfaktura, detta under förutsättning att du har modulen Tid i ekonomiprogrammet. Samma registreringsbild som är i Hogia Ekonomi/Affärssystemet används i Hogia Approval. Inkommande fakturor Nu kan attestanten se alla sina inkommande fakturor under en ny flik, Inkommande. Bra för dig som t ex ska gå på semester och behöver attestera fakturor innan semestern påbörjas. Du ser även här vilka fakturor som du har ute för kontroll. Omvänd skattskyldighet Du kan nu använda omvänd skattskyldighet/byggmoms när du gör en definitivregistrering av en ankomstfaktura. Ta bort bildfil Du kan nu ta bort en bildfil från fliken obehandlade i Hogia Approval. Det görs genom att högerklicka på den bildfilen som du vill ta bort och välja Öppna filens mapp. Du kommer då in i den mappen där filen ligger sparad och kan ta bort filen där. Nya funktionen i webbapplikationen Betaldatum på webben Nu visas betaldatum för fakturan under historiken på webben. Omkontera bara till resultatenhet eller projekt Attestanten har nu möjlighet att endast omkontera till resultatenhet, kostnadsbärare och/eller projekt på webben. Inställningen för denna behörighet görs på attestanten under fliken Konteringsregler. Hogia Approval Manager version Sid. 5