Kontoplan Välj vilken kontoplan som företaget arbetar med. Du kan välja mellan Baskontoplan och det äldre BAS96.

Transkript

1 Den här dokumentationen är till för att hjälpa dig att komma igång med löneprogrammet. När du är klar med installation startar du programmet och gör dina inställningar. Då löneprogrammet finns i olika storlekar och har olika programtillägg finns alla fält inte i den minsta version och i de större finns det fler fält. Handboken ger fördjupad information. Här beskriver vi de viktigaste funktionerna. Vid installation av löneprogrammet skapas ett övningsbolag, Lek & Lär AB, där du kan pröva och testa olika funktioner utan att det påverkar din lönehantering. används också för att namnge den mapp eller katalog där företagets alla data finns sparade Vi rekommenderar att du använder en namnförkortning eller t.ex. företagets organisationsnummer. Nytt företag När du ska skapa ett nytt företag ska du ge det nya företaget en identitet, ange vilken kontoplan som ska användas, startår, m.m. Nedan visas steg för steg hur du skapar ett nytt företag. 1. Välj menyalternativet Företag, Öppna företag. 2. Klicka på knappen [Nytt]. 3. En dialogruta kommer fram där du ska ange företagsid, välja kontoplan, ange startår och markera skapa standard löneartstabell och kontoregister. 4. Klicka på [OK] och det nya företaget skapas, det får tillsvidare namnet "<Nytt företag>". Detta ändrar du sedan i företagsinställningarna. 5. Efter att företaget har skapats kommer du tillbaka till listan där du kan öppna det nya företaget. 6. Markera <Nytt företag> och klicka på [OK]. FöretagsId Företagsidentifikationen används av löneprogrammet för att skilja mellan olika inlagda företag. Uppgiften Kontoplan Välj vilken kontoplan som företaget arbetar med. Du kan välja mellan Baskontoplan och det äldre BAS96. Start år Ange vilket år som lönehanteringen ska påbörjas i det aktuella företaget. Innevarande år lämnas som förslag. Efter att du skapat ett företag med ett visst startår kan du inte i efterhand lägga in lönebesked som ligger tidigare än detta år. Tänk därför på detta om du vill registrera löner tillbaka i tiden, du kanske vill få med alla lönebesked inom semesteråret. Standard löneartstabell Vår standard löneartstabell passar de flesta. Du behöver troligen endast göra små justeringar för att den ska passa ert avtal. Standard kontoregister Använder man ett kontoregister i löneprogrammet kontrolleras varje kontering mot detta och man kan bara kontera på konton som finns upplagda i detta register. Detta minskar risken att kontera fel. Skrivare Det första som bör göras är att se till att du kan skriva ut från löneprogrammet. Under menyrubriken Utskrifter och alternativet Skrivarinställning hittar du inställningarna. Företagsinställningar Nästa steg är att lägga in företagsuppgifter och företagsunika grundvärden. Gå till menyrubriken Företag, sedan menyalternativet Företagsinställningar Sida 1(11)

2 Företagsinställningarna är ett av de centrala registren i löneprogrammet. Många av uppgifterna i företagsinställningarna har en förprogrammerad standard, som du kan ändra om den inte passar. Företagsinställningarna är indelade i fem olika sidomenyer med ett antal undermenyer. Adress Grundinformation Personal Bokföring Försystem Namn och adress Fyll i dina adressuppgifter. Det är viktigt att du fyller i organisationsnummer, kontaktuppgifter och kontaktpersoner då dessa uppgifter används vid utskrift av skattedeklarationerna, kontrolluppgifterna och utbetalningslistorna. Du kan få med logotyp på lönebesked och vissa utskrifter genom att ange en JPEG eller BMP-bild i storlek 70 * 400 punkter. Grundinställningar Kalendarie Vill du använda det inbyggda kalendariet anger du det. Om företaget betalar 10 % av lönen under ett antal dagar för en sjukersättningsperiod ska du ange hur lång tid sjukersättningen sträcker sig, normalt 90 dagar. Lönearter Anger du löneartstabell gäller den som standard på samtliga anställda, ifall du inte väljer någon annan i personalregistret. Allmänna inställningar Här anger du hur avrundningar ska göras. 0,01 betyder ören och 1,00 betyder hel krona. Arbetstider o Semester Arbetstider Ange företagets normala arbetstid per månad, vecka och dag i timmar. Dessa inställningar används om inget annat framgår av personalregistret. Semester Betalar företaget ut semestertillägg och/eller rörliga semestertillägg separat, markerar du det. Försäkringar Fora Har du tecknat någon försäkring hos FORA kan du ange denna uppgift samt avtalsnummer. Du kan då använda dig av funktionen för att skapa lönerapportering och kontera upp preliminära kostnader. Frivilliga försäkringar Om du har behov av ytterligare försäkringar kan du markera här och ange procentsats för bokföring av försäkringen. Statistik Markera och ange eventuella ytterligare uppgifter om du vill kunna skicka lönestatistik till Svenskt Näringsliv, Statistiska Centralbyrån och/eller Byggnads. Kopplar du på funktionerna öppnas ytterligare inställningar i menyer, personalregister och lönearter Sida 2(11)

3 Löneutbetalning Bank Här kan du ange kontaktuppgifter till din bank. Kontonummer På utbetalningslistor och bankfiler måste det framgå från vilket kontonummer utbetalning ska ske. Bankkoppling Genom att markera överföring till bank anger du att du vill skapa en fil av dina utbetalningar som du kan skicka via internet till din bank. Filen skapas automatiskt i samband med att du skriver ut din utbetalningslista. Du markerar den bank för vilket filformat som du vill skapa. Du ska också ange var du vill att filen ska sparas. Detta görs genom att klicka på knappen med tre punkter [...]. I den dialogruta som kommer fram letar du rätt på den mapp där du vill att filen ska sparas. Tänk på att filen alltid skapas med samma namn. Om du har flera företag kan det vara lämpligt att den skapas i den katalog som finns för varje företag. Skatter Skatt & Arbetsgivaravgift Markera Använd 1000 kr gräns socialavgifter om du vill att programmet först ska beräkna arbetsgivaravgift när inkomsten överstiger 1000 kr för en anställd och år. Du kan också markera ifall företaget ska utnyttja utökat företagsstöd. Ange även företagets normala skattetabell. Uppgiften används som förslag när du lägger upp nyanställda samt om du inte anger skattetabell på en anställd. Preliminärskatten beräknas då på här angiven skattetabell plus 10 procent. Personal Du kan välja i vilken ordning du vill sortera anställningsnummer, numerisk eller alfabetisk. Löneuppgifter Vi kallar dessa löneuppgifter för P-uppgifter, P som i personal. P-uppgiften skapar en koppling mellan lönearterna och löneuppgifterna i personalregistret. Det du skriver i Beskrivning kommer du att se i personalregistret på fliken Löneuppgifter t.ex. Frivillig skatt. I personalregistret bockar du i rutan och anger beloppen som ska dras. På lönearten för Frivillig skatt anger du P02 på raden Formel och belopp. Exempel på lämpliga P-uppgifter är lönehändelser där värdet varierar mellan de anställda, men inte går att beräkna utifrån timlön eller månadslön. Med hjälp av en P-kod med belopp angivet i personalregistret kan du använda samma löneart till alla. Kontering Funktion Vill du få en kontroll på de kontonummer du anger, ska du markera att du vill använda kontoregister. Genom denna markering kommer löneprogrammet att för varje kontonummer du anger, stämma av om det finns upplagt i kontoregistret. Registret når du genom att klicka på knappen [Kontoregister] eller med menyalternativet Register, Konton. Fördela på resultatenheter Möjlighet finns i de större versionerna av programmet att fördela arbetsgivaravgift, semesterskuld och eventuella pensionskostnader på resultatenheter Sida 3(11)

4 Konteringsinställningar Du kan ställa in ifall löneprogrammet ska kontera semesterskulder, naturaförmåner, AFA-avgift, försäkringar och mycket annat löpande varje månad. Markera ifall semesterskulden ska schablonberäknas för varje lönebesked och konteras i bokföringen. Beräkning görs utifrån personens semesteravtal och det semesterlönegrundande beloppet på lönebeskedet. Markera även ifall beräknad arbetsgivaravgift för semesterskulden ska konteras. Vill du följa förändring av semesterskulden på ett eget konto, kan du markera att du vill kontera avräkning av semesterskuld på eget konto och ange kontonummer på sidomenyn Kontoplan. Specificera i kontoplanen Vill du ha mer specificerad kontering, kan du markera olika alternativ i de större programmen och på så sätt få fler händelser att knyta kontonummer till. Vill du t.ex. kontera bruttolöner för arbetare på 7010 och tjänstemän på 7210, kan du ange att du vill specificera Lön per personaltyp och ange konto för respektive personaltyp på sidomenyn Kontoplan. Resultatenheter Löneprogrammet kan förutom kontonummer hantera upp till tre olika nivåer av resultatenheter, t.ex. kostnadsställe, projekt, kostnadsbärare, avdelning etc. Det finns även möjlighet att fördela arbetsgivaravgift, semesterskuld och frivilliga försäkringar på de olika resultatenheterna. Kontoplan Grunderna för hur kontoplanen ser ut i löneprogrammet och hur du anger kontonummer för olika funktioner finns under sidomenyn Kontoplan. Här kan du koppla ihop varje händelse (Bokföring av ) som ska bokföras, med det kontonummer den ska ha. I samband med registrering av en löneart undersöker löneprogrammet först lönearten. Finns det ett kontonummer angivet på lönearten används det. Om lönearten saknar kontonummer undersöks personalregistret och om det finns ett bruttolönekonto där, används det. Först i sista hand används kontonumret från kontoplanen. För motkontering på konton som Kassa, Bank, Plusgiro etc. hämtas kontonummer alltid från kontoplanen. Du kan alltid ange ett konto manuellt i löneregistreringen. För att ändra ett kontonummer i kontoplanen gör du följande: 1. Markera (klicka på) den händelse med musen som du vill ändra kontonummer för. 2. Ange kontonummer i fältet Kontonummer, dubbelklicka på det i kontolistan nere till höger eller dra och släpp ett konto till händelsen. 3. Du ser din förändring på händelsen, men inställningen sparas först när du klickar [OK] till hela dialogrutan. Kopplingar Oavsett vilket bokföringsprogram du har, är det sannolika att du kan skapa en koppling mellan bokföringen i löneprogrammet och ditt ekonomisystem. För en del ekonomisystem innebär kopplingen att du skapar bokföringen direkt i databasen och andra innebär att du skapar en fil som du importerar. I övriga fall kan du skapa en SIE/4 fil. Ange var du vill skapa filen genom att klicka på [ ] och bläddra dig till lämplig mapp. I fältet Filnamn anger du vilket namn du vill spara SIE-filen med. Ange filnamnet utan filändelse, t.ex. Löner. Lönearter Med löneprogrammet följer ett stort antal lönearter som passar de flesta avtal och användare. Du kommer sannolikt inte att använda alla dess lönearter, utan endast ett fåtal. Eftersom beräkningarna skiljer sig från avtal till avtal, måste du kontrollera att era eventuella avtal stämmer med de lönearter som finns och kanske skapa nya eller anpassa de som finns. Du kan skiva ut en löneartslista på menyrubriken Utskrifter, Löneartslista så du får en översikt över vilka lönearter som finns. För att lägga till nya löne Sida 4(11)

5 arter eller ändra befintliga, gå du in under menyn Register, Lönearter. De lönearter du inte kommer att använda kan du ta bort bocken i Lönearten används på, för att minska antalet lönearter i din löneartstabell. Ändrar du någon standardlöneart kan du sätta en bock i Spärra mot import, så skrivs inte din ändring över om du vill uppdatera löneartstabellen. Personal Innan själva löneregistreringen kan påbörjas måste du även registrera alla anställda. Gå till menyrubrik Register och menyalternativ Personal. Registrera anställd För att registrera en anställd i personalregistret gör du på följande sätt: 1. Klicka på knappen [Ny] för att få fram en tom bild. 2. Ange ett ledigt anställningsnummer. 3. Registrera alla personuppgifter. 4. Klicka på knappen [Spara] för att lagra den anställde eller tryck på F2. Adress På undermenyn Namn och adress lägger du in: Namn och adress Här lägger du in den anställdes för- och efternamn var för sig, max 30 tecken vardera. Adressuppgiften omfattar fem olika fält, två adressrader, postnummer, ort samt land. Du har gott om utrymme för t.ex. c/o-adress. ID-begrepp Ange den anställdes personnummer. Programmet kontrollerar att kontrolluppgiften stämmer. Personnumret anges i följande format: ååmmdd-nnnn. Personnumret är obligatoriskt på t.ex. kontrolluppgifter och används för att beräkna rätt arbetsgivaravgift. Signatur an användas på diverse listor, där du kanske inte vill använda hela namnet utan tycker att det räcker med t.ex. initialer. Kontaktuppgifter Telefon För varje anställd kan tre telefonnummer anges. Mobiltelefon, hemtelefon samt extra telefon, som t.ex. kan vara nära anhörigs telefonnummer. Du kan också ange anknytningsnummer för arbetsplatsens telefon. E-post Här anger du e-postadress privat och arbete. Skickar du e-lönebesked väljer du ett av dessa adressfält. Anställning På undermenyn Anställningsförhållanden anger du: Anställningsdatum Här anger du när personen anställdes. Uppgiften används bl.a. för att redovisa under vilket intervall personen varit anställd på kontrolluppgiften och vid beräkning av semesterförmåner. Slutat datum Har den anställde slutat, markeras detta och du anger datum. Har personen blivit uppsagd på grund av arbetsbrist och har återanställningsrätt, kan även det markeras Sida 5(11)

6 Befattning och Befattningskod Här anger du den anställdes yrkestitel i klartext. Du kan även ange en yrkeskod. Personaltyp Du kan dela in de anställda i olika personaltyper. Inställningen kan styra lönestatistik och kontering av bruttolön. Klickar du på pilen till höger i fältet kan du se de olika personaltyper du kan välja mellan. Anställningsform Klicka på pilen till höger i fältet för att välja den anställningsform personen har. Uppgiften är av upplysningskaraktär, men kan påverka statistikutskrifter. Anställd t.o.m. Om den anställde har en tidsbegränsad anställning du här ange när anställningen upphör. En varning lämnas ifall du skapar ett lönebesked för den anställde med utbetalning efter detta datum. Löneform Ange på vilket sätt den anställde får sin lön, aningen månadslön eller timlön. Uppgiften styr hur löneprogrammet hanterar olika tillägg och avdrag i samband med att du använder programmets kalendarium eller guider. Arbetstider Arbetstidsschema Här anger du vilket arbetstidsschema den anställde arbetar efter. På programmenyn Register kan du skapa nya scheman vid behov. Sysselsättningsgrad % Här anger du hur många procent av heltiden som en deltidsanställd arbetar. Procenttalet används för att räkna fram personens månadslön utifrån Månadslön heltid, som du anger på sidomenyn Löneuppgifter. Aktuell sysselsättningsgrad sparas på varje löneperiod och kan användas för att utföra en korrekt semesterberäkning. Veckoarbetstid tim Fyll i antalet arbetstimmar den anställde i snitt arbetar per vecka. Uppgifterna används i en del lönearters beräkningsformler, bl.a. vid avdrag för sjukdom. Veckoarbetstid för heltid Ange företagets normala arbetstid för heltid, maximalt 40 timmar. Arbetsdagar per vecka Arbetar den anställde deltid, anger du det antal dagar personen arbetar i genomsnitt under en vecka. Uppgiften används bl.a. vid semesterberäkning och frånvaro. Arbetade timmar per dag Arbetar den anställde deltid, anger du det antal timmar personen arbetar i genomsnitt per dag. Uppgiften används bl.a. vid semesterberäkning och frånvaro. Löneuppgifter Belopp Om den anställde har månadslön, anger du här personens månadslön för heltid. I kombination med uppgiften för Sysselsättningsgrad på sidomenyn Anställning, Arbetstider, kan programmet beräkna personens ersättningar. Har den anställde timlön, markerar du detta och anger personens timlön Sida 6(11)

7 P01 till P20 Det finns en koppling mellan lönearter och löneuppgifter i personregistret. Du kan skapa en löneart som hämtar uppgiften, som t.ex. Frivillig skatt, från personregistret. I personregistret finns plats för 20 löneuppgifter (P01-P20). Vad fälten P01 till P20 används till, dess rubriker, anger du i företagsinställningarna under sidomenyn Löneuppgifter. Där kan du också ange ifall det finns ett värde som ska gälla generellt. Här i personalregistret kan du ange vilka värden som gäller för just denna anställd. Lönebesked Löneartstabell Ska den anställde ha en annan löneartstabell än du angett som standard i företagsinställningarna, kan du ange det här. Schematid automatiskt (från kalendariet) Om du använder kalendariet, kan du få programmet att automatiskt lägga ut de timlöner, eller en månadslön, som personen schema för rapporteringsperioden innehåller, så fort du öppnar ett lönebesked. Inaktiv (Tjänstledig) Här kan du med en markering ange om personen ska ligga som inaktiv i ditt personalregister. Du får en varning om du skapar lönebesked på inaktiv personal. Du har också möjlighet att välja bort inaktiv personal i de flesta utskrifter. Utbetalning Utbetalningsperiod Här talar du om med vilket intervall den anställde ska få lön. Utbetalningsperioden styr hur många löneutbetalningar som kommer att ske under året samt hur skatteberäkningen ska göras. För månadsvis utbetalning finns två olika perioder, för att kunna hantera olika intjänandeperioder, t.ex. månadslön för innevarande månad respektive i efterhand. Du väljer period genom att klicka på pilen till höger i fältet. Plusgiro utbetalningslista, lönen utbetalas till angivet plusgirokonto. Kontant, lönen utbetalas kontant och ingår därför inte i en eventuell fil till bank. Lönekonto Här kan du ange namnet på banken i klartext. Om utbetalning ska ske via bank, ska clearingnummer (4 siffror) anges till den anställdes bank. Har Bank eller Plusgiro angetts som utbetalningssätt, ska även kontonummer anges. Lönebesked elönebesked När du skriver ut dina lönebesked, kan du välja att skicka lönebesked via e-post till den anställde. Du väljer mellan två olika format, HTML eller textformat. Vill du dessutom skriva ut lönebeskedet på papper till den anställde, markerar du det. Du väljer också vilken av e-postadresserna du angett på den anställde, du vill skicka elönebeskedet till. Kontering Här kan du ange om personens bruttolön ska belasta ett annat bokföringskonto, än du angett i Kontoplanen i företagsinställningarna. Använder du resultatenheter i bokföringen, kan du markera vilken resultatenhet personens lön ska belasta. Vill du fördela den anställdes lön mellan olika konton eller resultatenheter, kan du skapa en fördelningsnyckel och ange denna på personen. Skatt Skatteavdrag Ange om du är huvudarbetsgivare eller inte. Endast anställda du är huvudarbetsgivare för, kommer med när du gör en förfrågan till Centrala Skatteregistret. Utbetalningssätt Här väljer du hur personen ska få sin lön utbetald. Följande utbetalningssätt finns: Bank kontoinsättning, lönen betalas ut till angivet bankkontonummer. Bank utbetalningskort, om utbetalningen ingår i en fil till banken, bifogas personen adressuppgifter Sida 7(11)

8 Skattetabell, Kolumn Skattetabellen används för den automatiska preliminärskatteberäkningen. Tabell 32 anges som 32,00. Om du inte anger någon skattetabell kommer löneprogrammet att beräkna preliminärskatt utifrån den tabell som finns angiven i företagsinställningarna. Löneprogrammet gör då enligt skattelagstiftningen dessutom ett påslag på 10 %. Beräknad årslön Uppgiften ligger till grund för beräkning av engångsskatt i procent vid utbetalning av engångsbelopp. Ange den anställdes förväntade beskattningsbara årsinkomst inkl eventuella förmånsvärden. Löneprogrammet ger förslag till årslön om du fyllt i uppgift om sysselsättningsgrad och timlön eller månadslön. Löneutmätning Utmätning av lön görs efter beslut av Kronofogdemyndigheten. Arbetsgivaren gör avdrag från den anställdes lön och vidarebefordrar beloppet till myndigheten. Markera och ange utmätningsbeloppet. Vid utmätning av lön finns ett förbehållsbelopp, även kallat existensminimum. Detta belopp ska den anställde ha kvar efter skatt och löneutmätningen. Tjänstebil Genom att trycka på knappen [Beräkna] på sidomenyn Skatt, Tjänstebil får du tillgång till löneprogrammets inbyggda bilförmånsberäkning. Arbetsgivaravgift Här anger du vilken typ av sociala avgifter du ska betala för den anställde. Normalt väljer du Automatiskt (beroende på ålder). Jämkning Jämkning får endast göras efter beslut från Skatteverket. De jämkningsmetoder som finns är: Ingen jämkning, vanlig tabellskatt dras på lönen. % i skatt, skatt kommer att dras med angiven procentsats. Kr minskat underlag, det belopp som anges kommer att dras av från den skattepliktiga inkomsten innan skatteberäkning görs enligt tabell. Kr ökat underlag, det belopp som anges kommer att läggas på den skattepliktiga inkomsten innan skatteberäkning görs enligt tabell. Ingen skatt, inget skatteavdrag görs på lönen. Belopp / % Här anger du storleken på jämkningen antingen i belopp eller procent. Du anger alltid jämkning med ett positivt tal. Årsmodell/bilmärke, bilmodell Ange vilken årsmodell, bilmärke och bilmodell det är på den anställdes tjänstebil. Ange eventuell extrautrustning och ifall den anställde beräknas köra över 3000 tjänstemil per år samt för miljöbil även typ av bränsle. Förmånsvärdet beräknas enligt Skatteverkets regler. Förmånsvärde per månad beräknas utifrån vilken utbetalningsperiod den anställde har och du anger lönearten för bilförmån på den anställdes lönebesked varje månad. Stäng dialogrutan med knappen [OK] och beräkningen läggs in i personalregistret. Här kan du även ange registreringsnummer på bilen samt drivmedel. Drivmedlet avgör vilket ersättningsbelopp guiden milersättning betalar ut för tjänstemil. Vid årsskiftet beräknar du ny bilförmån för företagets samtliga registrerade tjänstebilar på menyn Företag, Beräkna ny bilförmån. Inkomstgräns jämkning I vissa fall kan en inkomstgräns förekomma vid jämkning. Programmet bortser då från jämkningen när inkomstgränsen passerats och du får en varning Sida 8(11)

9 Kontrolluppgift Specifikationsnummer är obligatoriskt och ska vara unikt för den anställde och uppgiftslämnaren, men i övrigt finns inga krav på hur numreringen görs. I löneprogrammet sätts specifikationsnumret automatiskt till 1, ifall fältet är tomt, när du skapar kontrolluppgifter. Delägare i fåmansbolag Är den anställde delägare i fåmansbolag, markerar du denna ruta. Skicka KU10 som e-post Skickar du elönebesked till den anställde, kan du här markera att du även vill skicka kontrolluppgiften som e-post. Samma adress om används för elönebeskedet används även här. Semester Inställningar till semesterberäkning Semesteravtal För att en person ska ingå i semesterberäkningen måste semesteravtal vara markerat. Ta bort markeringen för personer som får semesterersättning utbetald varje månad i samband med lönen eller som har slutat. Markerar du att personen ska ingå i semesterberäkningen, ska du ange vilken typ av semesteravtal personen har. Klicka på pilen till höger i fältet för att se de olika semesteravtal du kan välja. Kom ihåg att alltid följa eventuellt kollektivavtal om sådant finns på ert företag. Semesterrätt i dagar Du anger semesterrätten, dvs. det antal dagar som den anställde har rätt att vara ledig, oavsett om dagarna är intjänade eller ej. Enligt semesterlagen uppgår semesterrätten till 25 dagar, men enligt vissa avtal kan semesterrätten vara större. Avser nettodagar För anställd som inte arbetar alla dagar i veckan, kan du minska semesterrätten och endast betala ut semester för de dagar personen skulle ha arbetat. Ange i så fall den minskade semesterrätten och markera att det är nettodagar. Aktuellt semesterår Uppgifterna visar information om det pågående semesteråret. Vid en semesterberedning i programmet avslutas den med en uppdatering av framräknade uppgifter till personalregistret, men har du redan ett påbörjat semesterår kan du själv ange uppgifter. Beräknad t.o.m. datum Ange sista dag som ingår i semesterberäkningen. Enligt semesterlagen tjänar man in sin semester från 1 april år ett till 31 mars året därpå och beräknad t.o.m. datum blir då 31 mars. Slutar en anställd gör man beräkning till sista anställningsdagen. Beräknad sys.grad % Om den anställde har haft olika sysselsättningsgrader under intjänadeåret, beräknas den genomsnittliga sysselsättningsgraden under beredningen. Du kan manuellt ändra eller ange värdet här. Semesterskuld Manuell justering sem.skuld Om du vid utskrift av semesterskuld inte får skulden att stämma för en person, kan du här manuellt justera beloppet. Årets semester Semesterdagar Här anger du uppgifter om årets betalda, sparade och eventuella obetalda semesterdagar. Har den anställde beviljat förskottssemester anges också detta. Semesterlön per dag För betalda och sparade semesterdagar samt rörligt tillägg, som beräknats som procent av utbetald lön under intjänandeåret, anger du värdet per dag här. För semester som beräknas på aktuell månadslön, beräknar istället lönearterna för semester värdet vid utbetalningstillfället Sida 9(11)

10 Semesterlön i kronor För anställda där semesterdagar inte används (semesteravtalet Anställda med fria arbetstider) kan semesterlön anges i kronor. Utbetald semester När du börjar använda programmet kan du här ange aktuella saldon på varje persons uttagna semesterdagar. Sedan kommer lönearter för semester att påverka uttagna dagar. Separat utbetalt semestertillägg Har du angivit i företagsinställningarna att ni betalar ut semestertillägg separat en gång om året, kan du ange hur många tillägg som betalats ut. Programmet kan då ta hänsyn till detta på semesterskuldslistan. Förskottssemester Manuell justering förskott Har förskottsdagar betalats ut innan du började med löneprogrammet, kan du ange värdet på förskottsdagarna så att värdet syns på semesterskuldslista. Ska skulden sedan avskrivas, markerar du detta. Sparad semester Enligt semesterlagen får den anställde spara dagar utöver 20 av årets betalda dagar. Sparade semesterdagar ska tas ut inom fem år från utgången av det semesterår då de sparades. Här kan du registrera en anställds sparade semesterdagar och sysselsättningsgrad årsvis. Vid semesteruppdateringen flyttas sparade dagar tillbaka ett år i taget. Vid uttag av sparad semester plockar programmet de äldsta dagarna. Grundvärden Försäkringar Fora Har du valt att använda dig av hanteringen med Foraförsäkring ska du för personen ange vilken typ av Foraförsäkring den anställde har. Du väljer mellan ej tecknad, arbetare eller tjänsteman. Om du har ett speciellt avtal med särskilda rapporteringskrav från Fora, finns ytterligare alternativ inom varje grupp. I de större versionerna av löneprogrammet finns utrymme för fler försäkringar och pensionstyper. Statistik För att underlätta statistikrapporteringen till Svenskt Näringsliv, Statistiska Centralbyrån och Byggnads har en gemensam struktur tagits fram. Beroende på vilken statistik som ska redovisas, anger du här diverse fasta uppgifter. Statistikuppgifter som är gemensam för flera anställda bör anges i företagsinställningarna. Sedan kan du ange avvikande inställning i personalregistret. Periodregister Upplagda löneperioder redovisas årsvis. Med löneperiod avses det tidsintervall som lönerna tjänas in och betalas ut på. På ett företag kan man ha olika perioder för olika grupper av anställda. En löneperiod har en intjänandeperiod, en rapporteringsperiod och en utbetalningsdag. Intjänandeperioden avser den period som grundlönen, t.ex. månadslönen, betalas ut för. Rapporteringsperioden är den period som avvikelser som t.ex. sjukdom och övertid dras eller betalas ut för. Rapporteringsperioden är också de datum från löneprogrammets Kalendarium, som redovisas på lönebeskedet. Utbetalningsdatum är det datum lönen ska Sida 10(11)

11 finnas tillgänglig på den anställdes konto. Vill du ändra på metodiken för årets samtliga perioder gör du på följande sätt: 1. Gå till meny Register, Perioder. 2. Välj den periodtyp du vill skapa eller ändra i sidomenyn till vänster. 3. Tryck på knappen [Skapa]. 4. Ange startdatum och/eller utbetalningsdag för årets första löneperiod. 5. Tryck [Skapa] igen, så skapas perioderna utifrån din nya mall. Vill du ändra något på enstaka period, t.ex. utbetalningsdatum i just december, markerar du istället perioden i listan och gör din justering. Löneperioder finns för många typer av utbetalningsperioder och du kan även skapa upp gemensamma extraperioder i periodregistret, som kan användas för lönekörningar som infaller på andra tider än någon av de normala löneutbetalningarna. Säkerhetskopiering Vid all datoranvändning är det viktigt att med jämna mellanrum ta säkerhetskopior. Det gäller naturligtvis även för löneprogrammet. För att nå maximal säkerhet bör du ta en säkerhetskopia efter varje gång du använt programmet. På så sätt finns den information du lagt in i löneprogrammet sparat på mer än ett ställe. Tänk på att det inte finns några programgarantier eller supportavtal som skyddar din inmatade information. Säkerhetskopiering kan köras till valfritt media som en annan hårddisk eller USB-minne. Säkerhetskopian bör inte läggas på samma hårddisk som programmet är installerad på. Säkerhetskopieringen är uppbyggd som en guide i ett antal steg och du finner den på menyn Företag, Säkerhetskopia, Skapa. Klart att registrera lön! När du gått igenom alla dina register är du redo att börja registrera lön. Supportdokumentet LON0028, Arbetsgång lönekörning, kan vara ett stöd för dig Sida 11(11)