Ann-Britt Borrman, Lena Bolton, Jan Andersson och Tom Lönnholm. Irene Sandberg och Ola Wässman BEVIS. Valnämnden. Pastoratets stabskansli

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid Kyrkbacksgården, Munken, 18:00-20:00 Beslutande Ersättare Frånvarande Utses att justera Lars-Evert Larsson (ordförande), Barbro Schneeberger, Rune Vikman och Mikael Thorgren. Ann-Britt Borrman, Lena Bolton, Jan Andersson och Tom Lönnholm Irene Sandberg och Ola Wässman Barbro Schneeberger Underskrifter Sekreterare... Paragraf 1-7 Elin Ivemo Ordförande... Lars-Evert Larsson Justerande... Barbro Schneeberger BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Valnämnden 15 mars 2017 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Pastoratets stabskansli Underskrift... Utdragsbestyrkande

2 1 Fastställande av dagordning Valnämnden beslut Dagordningen godkänns. 1

3 2 Cirkulär och brev från Svenska kyrkan Informationsbrev med beställningsunderlag för valmaterial har skickats ut till valnämndsordföranden. Brevet inkluderar en förtryckt beställningssedel med beräkningar på vad som behöver beställas. Blanketten ska vara valkansliet till handa senast 31/3. Att 2:e vise ordföranden och sekreteraren, tillsammans med valnämndens handläggande sekreterare från kyrkovalet 2013, ska se över vilket valmaterial det blev brist på 2013 för att kunna göra en utökad beställning. 2

4 3 Vallokaler Valnämnden har godkänd följande vallokaler (nya distrikt i kursivt): Västerås Lundby 1: Mikaeligården Västerås Lundby 2: Mikaeligården Västerås Lundby 3: Församlingshemmet Sparven Västerås Lundby 4: Bäckbykyrkan Västerås Lundby 5: Håkanstorpsskolans matsal Önsta 1: Önsta Gryta kyrka Önsta 2: Rönnby kyrkcenter Norrbo: Mariagården i Skultuna Dingtuna-Lillhärad: Dingtuna skolas matsal Västerås Barkarö: Barkarö prästgård Rytterne: Församlingsgården Kungsåra: Församlingshemmet Irsta Tillberga: Församlingshemmet Knektgården i Hökåsen Västerås Badelunda 1: Tomasgården Marta Västerås Badelunda 2: Tomasgården Dorkas Västerås Badelunda 3: Tomasgården Torget Gideonsberg 1: Gideonsbergskyrkan Gideonsberg 2: Skallbergsskolans matsal Skerike: Paletten på Vallby Västerås Domkyrko 1: Kyrkbacksgården, Elsa Celsing Västerås Domkyrko 2: Kyrkbacksgården, Rudbeckius 1 Västerås Domkyrko 3: Kyrkbacksgården, Rudbeckius 2 3

5 4 Västerås Domkyrko förtidsröstning under valdagen: Kyrkbacksgården, Receptionen Viksäng 1: Viksängskyrkan Viksäng 2: Viksängskyrkan Vaktmästare kommer behövas på Skallbergsskolan, Dingtuna skola och Håkanstorpsskolan, minst vid öppning och stängning och som jour på valdagen. Vaktmästare kommer även behövas för att ta emot valmaterial och hjälpa till att förbereda lokalerna för iordningsställande av vallokal. Skolmatsalarna behöver hyras lördag 16/9-måndag 18/9, viss förberedelse behöver även antagligen göras redan fredag 15/9. Leverans av valmaterial till Viksängskyrkan måste beställas med väldig noggrannhet. Personal på plats måste kunna ta emot materialet och leveransen behöver kunna ställas in direkt i förvaringsrummet av företaget som levererar. Det finns en hög tröskel vid källaringången, så leveransföretaget behöver få den informationen så att de kan ta med sig hjälpmedel för att komma in i lokalen. Allt valmaterial ska förvaras i källaren på Viksängskyrkan och skulle med fördel stå i det stora rummet. Att godkänna samtliga vallokaler Att kontakta Västerås stad för att hyra skollokalerna som behövs och kolla priset för vaktmästare på plats under valdagen. Att kontakta Viksängskyrkan och se om deras verksamheter nere i källarlokalerna krockar med leveransen av valmaterialet, och om det är möjligt att förvara allt i stora rummet. 4

6 5 Öppethållande på valdagen Ordföranden rapporterade att han efter träffen med gruppledarna märkte att det fanns en öppning för ökat öppethållande på valdagen och därför begärde att få efterhöra kyrkorådets mening. Det skedde den 2 mars. s försöksvotering visade med klar tydlighet att en betydande majoritet var för att hålla vallokalerna öppna hela dagen från kl. 8 till kl. 20. Att hos stiftsstyrelsen ansöka om dispens för Västerås pastorat att hålla vallokalerna öppna kl på valdagen. 5

7 6 Valförrättare Förslag på sätt att få tag på valförrättare diskuterades. Alternativ som kom upp var att fråga de som var valförrättare under kyrkovalet 2013, sätta upp information ute i församlingarna om att valförrättare sökes, kontakta Svenska kyrkans unga och kontrollera intresset där och tillslut att gå igenom listan över valförrättare under riksdagsvalet Valvärdrar kommer behövas till de vallokaler som har flera valdistrikt på samma ställe. Att kontrollera med valförrättare i kyrkovalet från föregående år om intresset finns för att vara valförrättare även i år. Att sätta upp anslag ute i församlingarna om att valförrättare sökes. Att kontakta Victor Månsson i Svenska kyrkans unga och be honom kontrollera om det finns något intresse för att vara valförrättare där. Att gå igenom listan på valförrättare från riksdagsvalet 2014 och se om någon där är intresserad. Att fastställa antalet valförrättare som behövs. 6

8 7 Övrigt Tf. domprost Susanne Center har bjudits in till att delta i nästa valnämndsmöte, den 10/4. Öppettiderna för förtidsröstning måste fastställas senast 31/3. Förtidsröstning kommer vara möjlig på Tomaskyrkan, Kyrkbacksgården, Mikaelikyrkan och Önsta Gryta kyrka. I första hand kommer receptionister eller annan personal ta emot dem. Vid behov tas valförrättare in. Alla röstmottagare vid förtidsröstning behöver utbildning. På valdagen kommer endast Kyrkbacksgården vara öppen för förtidsröstning. En bemanningslista över vaktmästare och annan viktig personal ute i vallokalerna behöver sammanställas. Att valnämndens arbetsutskott plus sekreterare träffas vid senare datum och fastställer öppettiderna för förtidsröstning och sedan skickar ut detta för godkännande till resten av valnämnden. Att en bemanningslista sammanställs 7