Revisionsrapport Landstingets investeringar i ny- och ombyggnation - upphandlingar under byggprocessen

Transkript

1 BESLUTSUNDERLAG 1/2 Ledningsstaben Stefan Fredriksson Josefin Bjäresten Dnr: RS Revisionsrapport Landstingets investeringar i ny- och ombyggnation - upphandlingar under byggprocessen På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Östergötland, före detta Landstinget i Östergötland, har PwC granskat landstingsstyrelsens kontroll och uppföljning av avtal under genomförande av byggprojektet Framtidens US. Revisorernas bedömning är att landstingsstyrelsen i huvudsak har en tillräcklig kontroll och uppföljning av avtal i genomförande av byggprojektet och lyfter fram följande bedömningar inom respektive kontrollområde i granskningen: Ansvar, roller och delegation Vi bedömer att arbets- och ansvarsfördelning som rör Upphandlingscentrum, FM centrum och projektorganisationen för genomförande av Framtidens US stämmer överens med landstingets inköps- och upphandlingspolicy. Underlag för upphandlingar Vi bedömer att ansvarsfördelningen och stödmaterialet som tagits fram när det gäller underlag inför upphandlingar som görs under byggprocessen är ändamålsenliga. Mötesstruktur och arbetsordning inom upphandlingsprocesen Vi bedömer att mötesstruktur, arbetsordning och samverkan inom upphandlingsprocessen är ändamålsenliga. Kontroll av följsamhet mot avtal samt behörighet hos attestanter Vi bedömer att följsamheten mot avtal är god samt att kontrollen av behörighet hos attestanter är tillräcklig. Uppföljning och rapportering Enligt vår bedömning bör chefen för FM centrum fastställa ett uppföljnings- och kontrolldokument där det framgår vilka konkreta kontroller som ska utföras. Vi bedömer att uppföljning och rapportering inom byggprojektet och till FM centrum är ändamålsenliga. Vi bedömer att rapportering till landstingsstyrelsen bör utvecklas genom att mer särskilt avse projektet Framtidens US.

2 BESLUTSUNDERLAG 2/2 Ledningsstaben Stefan Fredriksson Josefin Bjäresten Dnr: RS Ledningsstabens kommentarer Ansvar, roller och delegation Revisorernas granskning visar processerna inom de granskade områdena stämmer överens med policy samt är ändamålsenliga. Vad gäller uppföljning och rapportering är revisorernas bedömning att det är ändamålsenligt inom byggprojektet och till FM centrum men att rapportering till landstingsstyrelsen bör utvecklas genom att mer särskilt avse projektet Framtidens US. För att öka kontrollen har FM-centrum anlitat revisionsfirman PWC för att genomföra internrevisioner för byggprojekten. FM-centrum har även utarbetat en rutin för hur externa projektledare skall hantera fakturor där den externa projektledaren är jävig Sedan revisionen genomfördes har rapporteringen till regionstyrelsen (tidigare landstingsstyrelsen) utvecklats genom regelbunden rapportering till RS Samordningsberedning. Rapporteringen är såväl skriftlig som muntlig och det finns tid för dialog. Rapporten har kompletterats med information kring investeringsplanen, projektgenomgångar samt kort beskrivning av byggprojekt som förväntas beslutas på kommande styrelsemöten. Regionsstyrelsen föreslås BESLUTA a t t beakta revisionsrapporten i det fortsatta arbetet. Regionstyrelsen föreslås tillstyrka Regionfullmäktige BESLUTA a t t lägga revisionsrapporten till handlingarna. Mats Uddin Regiondirektör Åsa Hedin Karlsson Ekonomidirektör

3

4 Revisionsrapport Landstingets investeringar i ny- och ombyggnation - upphandlingar under byggprocessen Kerstin Sikander Cert. kommunal revisor Bo Thörn Cert. kommunal revisor Eva Andlert Cert. kommunal revisor 26 mars 2015 Region Östergötland

5 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING 1 BAKGRUND 2 UPPDRAG 2 GENOMFÖRANDE 3 GRANSKNINGSRESULTAT 4 ANSVAR, ROLLER OCH DELEGATION 4 LANDSTINGETS INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY 4 ORGANISATION OCH BEFOGENHETER 4 REVISIONELL BEDÖMNING 5 UNDERLAG FÖR UPPHANDLINGAR 5 UPPHANDLINGAR UNDER BYGGPROCESSEN 5 AVROP FRÅN RAMAVTAL 5 FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING - ENTREPRENÖRSGRUPPER 6 FÖRENKLADE OCH ÖPPNA UPPHANDLINGAR 6 DIREKTUPPHANDLINGAR 7 UNDERLAG FÖR UPPHANDLINGARNA 7 REVISIONELL BEDÖMNING 8 MÖTESSTRUKTUR OCH ARBETSORDNING INOM UPPHANDLINGSPROCESSEN 8 MÖTESSTRUKTUR, ARBETSORDNING OCH SAMVERKAN 8 REVISIONELL BEDÖMNING 9 KONTROLL AV FÖLJSAMHET MOT AVTAL SAMT BEHÖRIGHET HOS ATTESTANTER 9 INOM PROJEKTET 9 ATTESTRUTINER 9 KONTROLLER AV AVTALSTROHET 10 VÅR STICKPROVSGRANSKNING 10 REVISIONELL BEDÖMNING 11 UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING 11 INTERN KONTROLL ALLMÄNT 11 UPPFÖLJNING INOM PROJEKTET 11 FRÅN PROJEKTET TILL LEDNINGEN FÖR FM CENTRUM 12 FRÅN FM CENTRUM TILL LANDSTINGSSTYRELSEN 12 REVISIONELL BEDÖMNING 13 PwC

6 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Östergötland (före detta Landstinget i Östergötland) har PwC granskat regionsstyrelsens (för detta landstingsstyrelsens) kontroll och uppföljning av avtal under genomförande av byggprojekt. Två förtroendevalda revisorer, Eiwor Englund och Agneta Tillmar, har följt granskningen. Granskningen ska besvara den övergripande revisionsfrågan: Har landstingsstyrelsen en tillräcklig kontroll och uppföljning av avtal i genomförandet av byggprojekt? Utifrån de kontrollområden och det urval samt den avgränsning som gjorts i granskningen är den sammanfattande bedömningen att: Regionstyrelsen i huvudsak har en tillräcklig kontroll och uppföljning av avtal i genomförandet av byggprojekt under byggprocessen. Vi redovisar här våra bedömningar inom respektive kontrollområde i granskningen. Ansvar, roller och delegation Vi bedömer att arbets- och ansvarsfördelning som rör Upphandlingscentrum, FM centrum och projektorganisationen för genomförande av Framtidens US stämmer överens med landstingets inköps- och upphandlingspolicy. Underlag för upphandlingar Vi bedömer att ansvarsfördelningen och stödmaterialet som tagits fram när det gäller underlag inför upphandlingar som görs under byggprocessen är ändamålsenliga. Mötesstruktur och arbetsordning inom upphandlingsprocesen Vi bedömer att mötesstruktur, arbetsordning och samverkan inom upphandlingsprocessen är ändamålsenliga. Kontroll av följsamhet mot avtal samt behörighet hos attestanter Vi bedömer att följsamheten mot avtal är god samt att kontrollen av behörighet hos attestanter är tillräcklig. Uppföljning och rapportering Enligt vår bedömning bör chefen för FM centrum, i enlighet med reglementet för intern kontroll, fastställa ett uppföljnings- och internkontrolldokument där det framgår vilka konkreta kontroller som ska utföras. Vi bedömer att uppföljning och rapportering inom byggprojektet och rapporteringen till FM centrum är ändamålsenliga. Vi bedömer att rapportering till landstingsstyrelsen bör utvecklas genom att mer särskilt avse projektet Framtidens US. Framtidens US är ett projekt som skiljer sig från andra investeringsprojekt genom att det, förutom beloppsmässigt är stort, även kommer att få stor betydelse för vården i framtiden. PwC 1 av 13

7 Bakgrund Uppdrag Landstinget, numera regionstyrelse genomför fram till och med år 2020 stora investeringar i ny- och ombyggnation uppgående till totalt 7,2 mdkr. En projektorganisation för Framtidens US har tillsatts som till största delen består av externa konsulter. Med anledning av omfattningen av bygginvesteringarna genomförde revisorerna en riskbedömning av området vid årsskiftet 2012/2013 som pekade på några riskområden. Revisorerna beslutade därför att genomföra återkommande granskningar inom området ny- och ombyggnation. Granskningen genomförs enligt revisionsplan Fullmäktige tog i september 2014 beslut om en reviderad inköps- och upphandlingspolicy där gränsen för direktupphandlingar har anpassats till aktuell lagstiftning. De flesta upphandlingarna under byggprocessen i Framtidens US genomförs som förnyad konkurrensutsättning utifrån upphandlade ramavtal. Det innebär att de leverantörer som landstinget har tecknat ramavtal med erbjuds att lämna anbud på specificerade arbeten. Sedan byggprocessen inleddes har 28 upphandlingar genomförts som förnyad konkurrensutsättning samt 16 som förenklade eller öppna upphandlingar 1. Inom ramen för Framtidens US har fastighetsutvecklingschefen inom FM centrum rätt att skriva på avtal över 20 miljoner kronor och projektchefen upp till 20 miljoner kronor. Det är regionstyrelsen, dåvarande landstingsstyrelsen, som har det övergripande ansvaret. Syftet med granskningen är att bedöma kontrollen och uppföljningen av ingångna avtal. Utifrån syftet ska följande revisionsfråga besvaras: Har landstingsstyrelsen en tillräcklig kontroll och uppföljning av avtal i genomförandet av byggprojektet? Revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollområden: Ansvar, roller och delegation Underlag för upphandlingar Mötesstruktur och arbetsordning inom upphandlingsprocessen Kontroll av följsamhet mot avtal samt behörighet hos attestanter Uppföljning och rapportering Underlag till kontrollområdena har hämtats från följande: - Ekonomistyrningsregler - Internkontrollreglemente 1 Med förenklat och öppet förfarande avses ett upphandlingsförfarande där den upphandlande enheten publicerar en upphandlingsannons och där alla intresserade leverantörer kan lämna anbud. I ett öppet förfarande får den upphandlande myndigheten förhandla med en eller flera anbudsgivare. I ett öppet förfarande väljs anbudsgivarna först efter att anbuden har lämnats in. PwC 2 av 13

8 - Projekthandbok - LoU och landstingets inköps- och upphandlingspolicy - Riktlinjer och rutiner för avrop Genomförande Granskningen avgränsas till byggprojektet Framtidens US. Vidare har granskningen avgränsats till aktuella ramavtal och förnyad konkurrensutsättning utifrån ramavtalen samt till förenklade eller öppna upphandlingar som genomförs under byggprocessen. Granskningen avser inte upphandling av generalentreprenaden. Granskningen har genomförts i tre steg. Steg 1. Intervjuer och insamling av data I detta steg intervjuades ansvariga inom FM centrum samt projektchef, projektekonom och projektledare inom projektorganisationen som svarar för förnyad konkurrensutsättning eller förenklade eller öppna upphandlingar. Vidare har vi intervjuat ansvarig inom Upphandlingscentrum som svarar för upphandlingar inom byggsektorn. I samband med intervjuerna har vi tagit del av dokumentation som berör granskningens frågeställningar. Tonvikten har varit på underlag som verifierar den praktiska tillämpningen när det gäller underlag som tas fram inför beställning och avrop, kontroll av genomförda beställningar, attest, samt rapportering inom projektorganisation, till FM centrum samt till landstingsstyrelsen. Steg 2. Avslutade upphandlingar Stickprovsgranskning av fakturor har genomförts. Åtta avslutade upphandlingar med förnyad konkurrensutsättning samt fyra avslutade förenklade eller öppna upphandlingar har valts ut för granskning. Valet av upphandlingar har gjorts med en spridning på ansvariga inom projektorganisationen. Därefter har vi valt 10 fakturor per avtal. Vidare har 22 fakturor från leverantörsreskontra som inte omfattas av upphandling enligt ovan valts ut för granskning. Syftet med detta var att söka efter eventuella direktupphandlingar där det inte finns avtal eller där upphandlingen kan strida mot gällande avtal. Steg 3. Sakgranskning Ett utkast till rapport har översänds till de intervjuade för sakgranskning. PwC 3 av 13

9 Granskningsresultat Ansvar, roller och delegation Landstingets inköps- och upphandlingspolicy Landstingets Inköps- och upphandlingspolicy reviderades under 2014 och beslutades av landstingsfullmäktige i september Policyn utgör ett komplement till gällande lagar och avser all upphandling och alla inköp av varor, tjänster, utrustningar och entreprenader som genomförs av Landstinget i Östergötland. Policyn är densamma som tidigare med undantag för att gränsen för direktupphandlingar har anpassats till aktuell lagstiftning. Av policyn framgår de mål och riktlinjer som ska beaktas vid inköp och upphandling, bland annat att delegationsordningen i landstinget alltid ska följas vid inköp och under upphandlingar. Enligt policyn har Upphandlingscentrum (UC) ansvar för alla upphandlingar och tecknande av kommersiella avtal inom Landstinget i Östergötland. UC ansvarar för bedömning av att lagar, riktlinjer och policys efterlevs. Landstingets verksamheter är skyldiga att känna till och utnyttja de avtal som upprättats. Vidare ansvarar landstingets verksamheter för att utse personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden på respektive enhet och att dessa har relevant kunskap om gällande lagstiftning och policy. Organisation och befogenheter UC är landstingets centrala funktion gällande upphandling. UC genomför alla upphandlingar och tecknande av kommersiella avtal avseende entreprenader, varor, tjänster och utrustning inom landstinget. Två upphandlare inom UC administrerar upphandlingar som omfattar byggsektorn. När upphandlingar inom Framtidens US genomförs svarar FM centrum för att ta fram underlag till kravspecifikationen i förfrågningsunderlaget, den så kallade AFdelen 2. UC kvalitetssäkrar underlaget, justerar eventuellt innehållet samt kompletterar med avsnitt som tillhör administrationen av upphandlingsprocessen. UC administrerar sedan upphandlingen med annons, förfrågningsunderlag och inkommande anbud. Som stöd för processen används TendSign 3. Inom FM centrum och projektorganisationen för Framtidens US finns en delegationsordning. Befogenheter framgår också i befattningsbeskrivningar för enskilda befattningar i projektorganisationen. Upphandlingschefen skriver under kontrakten för de ramavtal som gäller för landstingets samtliga verksamheter. Inom ramen för Framtidens US gäller följande delegation: 2 AF betyder Allmänna föreskrifter. De administrativa och juridiska kraven för att ett avtal skall kunna slutas preciseras och sammanställs i förfrågningsunderlagets AF-del. 3 TendSign är ett upphandlingsverktyg från företaget Visma för administrativt stöd i upphandlingsprocessen. PwC 4 av 13

10 Fastighetsutvecklingschef inom FM centrum har rätt att skriva under kontrakt över 20 miljoner kronor. Projektchef inom projektet Framtidens US har rätt att skriva under kontrakt upp till 20 miljoner kronor. Projektledare kan göra beställningar upp till 1 miljon kronor. Byggledare kan göra beställningar upp till kronor. Befogenheterna för fastighetsutvecklingschef och projektchef framgår i befattningsbeskrivningen för projektchefen samt i dokumentet Roller, ansvar och befattningsbeskrivning för projektledning FUS 1. Revisionell bedömning Vi bedömer att arbets- och ansvarsfördelning som rör UC, FM centrum och projektorganisationen för genomförande av Framtidens US stämmer överens med landstingets policy och generella riktlinjer för upphandlingar. Underlag för upphandlingar Upphandlingar under byggprocessen Landstinget har upphandlat NCC som generalentreprenör för det uppdrag i Framtidens US som definieras som tätt hus (avser grund, ytterväggar, fönster, tak). Utöver detta uppdrag tillkommer flera verksamhetsspecifika upphandlingar under byggprocessen. Dessa upphandlingar genomförs i någon av följande former: Avrop från ramavtal Förnyad konkurrensutsättning - entreprenörsupphandlingar Förenklade eller öppna upphandlingar Direktupphandlingar Avrop från ramavtal Landstinget har upphandlat ramavtal för flera områden inom byggsektorn. Ramavtalen framgår av följande sammanställning. Ramavtal som avser Projektledning Antal leverantörer Ramavtal som avser Specialistkonsulter Antal leverantörer Projektledning 13 Byggledning 12 Projekteringsledning 12 Kostnadsanalys 8 Konsulter Kontroll 8 Arkitekt och inredning 3 Besiktning 8 Byggnadsteknik 3 Riskanalys 5 VVS-teknik 3 Brandskydd 4 El-teknik 3 Akustik 1 Mark och gatuprojektering 1 SRÖ (Styr, regler och övervakning) 4 PBL (Plan-och bygglag) 7 Geoteknik 2 PwC 5 av 13

11 I förteckningen över ramavtal finns referensnummer till var och en av upphandlingarna, handläggare, start- och slutdatum samt upphandlingsform. Dessa avtal, som ingår i vår granskning, går ut under våren I projektet Framtidens US görs vanligtvis avrop från dessa leverantörer. I de ramavtal som landstinget tecknar framgår att landstinget har möjligheten att gå utanför ramavtalen. Enligt intervjuerna har detta skett vid några tillfällen med motiveringen att annan kompetens och andra erfarenheter behöver tillföras projektet. Förnyad konkurrensutsättning - entreprenörsgrupper UC har upphandlat ramavtal för tre geografiska områden inom landstinget. Inom respektive område finns leverantörer för de fyra tjänsteområdena bygg, VVS, ventilation och el. Framtidens US ingår i det geografiska området Centrala. Inom Centrala finns tre entreprenörsgrupper. Inom varje entreprenörsgrupp har en av entreprenörerna ett uppdrag som samordnare, vilken i samtliga grupper fullgörs av byggentreprenören. Ramavtalen inom entreprenörsgrupperna är upphandlade av UC oberoende av projektet Framtidens US. Inom Framtidens US används ramavtalen för att göra upphandlingar med förnyad konkurrensutsättning. Detta innebär att de leverantörer som landstinget har tecknat ramavtal med erbjuds att lämna anbud på specificerade arbeten inom ramen för Framtidens US. När en upphandling enligt förnyad konkurrensutsättning görs lämnas förfrågningsunderlaget till samordnarna för var och en av de tre entreprenörsgrupperna. Samordnaren administrerar arbetet med anbud från de fyra tjänsteområdena inom entreprenörsgruppen. Samordnaren svarar sedan för samordning inom entreprenörsgruppen av arbetet under byggskedet. Motivet för val av entreprenörsorganisation och sättet att genomföra förnyad konkurrensutsättning är, enligt intervjuerna, en avsikt att påverka leverantörerna som ingår i en entreprenörsgrupp att samarbeta under genomförandet. Detta anges vara särskilt angeläget eftersom entreprenörerna arbetar i sjukhusmiljö och utför detta samtidigt som sjukvårdsproduktionen pågår. Förenklade och öppna upphandlingar Vid några tillfällen har helt nya upphandlingar gjorts. Dessa har genomförts enligt LOU, antingen som förenklat eller öppet förfarande. Förenklat eller öppet förfarande innebär att alla leverantörer har rätt att delta. Enligt den förteckning vi tagit del av har 3 förenklade och 13 öppna upphandlingar genomförts. Inom projektet Framtidens US har upphandlingarna avsett installationer, verksamhetsanpassningar och besiktningar. Upphandlingarna har gällt konsulter och beställningar av mer omfattande entreprenader. Motiven för val att genomföra förenklade eller öppna upphandlingar har bland annat med tidsperioden att göra. Inom projektet anses det vara en fördel att anlita entreprenörer i projektet under en längre tidsperiod, den tid som byggprojektet varar, än den tidsperiod som landstingets ramavtal avser. PwC 6 av 13

12 Upphandlingar av besiktning är ett område som ingår bland de tjänster som upphandlats som öppen upphandling. Motivet är bland annat att det bör vara andra företag än de som har uppdrag inom Framtidens US som gör besiktningarna. Direktupphandlingar Fram till och med juni 2014 var gränsen för direktupphandling enigt LOU omkring kronor. Från den 1 juli 2014 är gränsen för direktupphandling kronor. Samtidigt infördes ett krav på dokumentation och riktlinjer för direktupphandlingar. Även om direktupphandlingsgränserna höjs gäller att upphandlade ramavtal ska användas. Behovet av direktupphandlingar gäller därmed främst situationer där ramavtal saknas för en specifik vara eller tjänst. Få direktupphandlingar genomförs inom projektets ram. De allra flesta upphandlingar som görs avser större belopp varför ett mer formaliserat förfarande enligt LOU används. De tillfällen som de intervjuade kan välja direktupphandlingar är när beställningarna avser mindre belopp, när tjänsterna är mindre komplicerade eller när arbetet med att ta fram förfrågningsunderlag inte motsvarar värdet av upphandlingen. Enligt intervjuerna förekommer direktupphandlingar vid ytterst få tillfällen och alltid i de fall det inte finns tecknade ramavtal för den tjänst som efterfrågas. Det enda exemplet som har angetts är anlitandet av sökhund för att söka efter eventuellt kvarglömda sprängämnen. Underlag för upphandlingarna Upphandlingar med förnyad konkurrensutsättning samt upphandlingar med förenklade eller öppet förfarande sker löpande inom projektet och utförs i olika upphandlingsformer. Projektchef har huvudansvar för det underlag som tas fram för enskilda avrop eller upphandlingar inom ramen för Framtidens US. Övriga ansvariga inom projektledningen tar fram underlag för objektspecifika upphandlingar inom respektive ansvarsområde. Projektchefen tar oftast fram underlag som avser upphandling av konsulter. Övriga i projektorganisationen som medverkar i att ta fram objektsspecifikt underlag som ritningar och tekniska beskrivningar är projektekonom, projektledare, byggledare och projektörer. Beroende på storlek och komplexitet i enskilda upphandlingar samverkar berörda inom projektet Framtidens US med FM centrum och UC. Vid förnyad konkurrensutsättning beställer oftast projektchefen upphandlingen av UC. I detta sammanhang sker en gemensam planering av tider i upphandlingsprocessen och oftast utarbetar ansvarig inom projektet underlaget i samverkan med UC. UC färdigställer förfrågningsunderlag och sänder detta till respektive samordnare inom entreprenörsgruppen. Vid förnyad konkurrensutsättning tar oftast projektledare fram underlag som kan skickas direkt till UC. Beroende på komplexiteten och omfattningen av det som ska upphandlas sker diskussioner i projektledningsgruppen, med FM centrum eller med UC. En avstämning av underlaget görs mot de ramavtal som ingåtts. PwC 7 av 13

13 Som stöd för upphandlingen, och det material som ska lämnas till UC, finns en mall som motsvarar kravspecifikationen i förfrågningsunderlaget. Vidare finns det anbudsmallar för upphandling enligt förnyad konkurrensutsättning för vart och ett av de fyra tjänsteområdena bygg, VVS, ventilation och el samt en för gemensamma kostnader. Enligt intervjuerna har det sättet som förnyade konkurrensutsättningar genomförs och omfattningen av upphandlingar medfört en standardisering av processen. Genom de mallar som utarbetas av UC säkerställs delar i upphandlingsprocessen och underlättas arbetet med att utarbeta underlag i upphandlingarna. Revisionell bedömning Vi bedömer att ansvarsfördelningen och stödmaterialet som tagits fram när det gäller underlag inför upphandlingar som görs under byggprocessen är ändamålsenliga. Mötesstruktur och arbetsordning inom upphandlingsprocessen Mötesstruktur, arbetsordning och samverkan Inom projektorganisationen utarbetas underlag för upphandlingar i en formaliserad arbetsordning. Denna kompletteras med informella diskussioner för att stämma av innehåll. Arbetsordningen mellan Framtidens US och UC stämmer överens med ansvarsfördelningen enligt landstingets inköps- och upphandlingspolicy, bland annat när det gäller att ta fram underlag, svara på frågor under upphandlingsprocessen samt utvärderinga av anbud. Inför avrop från ramavtal utarbetas underlag inom projektorganisationen och oftast diskuteras underlaget för avropet inom projektledningen. Beställningar skickas sedan direkt till ramavtalsleverantör. Exempel på avrop är beställning av lås-system. Projektledare, eller den som tagit fram underlaget, är kontaktperson gentemot UC när det gäller frågor och svar under upphandlingsprocessen. I regel är det den person som tagit fram underlaget som besvarar frågorna. Handlingar läggs in i TendSign av UC och i samverkan med de personer inom projektorganisationen som tagit fram underlaget till upphandlingen. Utvärderingen av anbud kan avse lägsta pris eller också innefatta kvalitetsgrunder. Kvalitetsgrunder kan vara kompetens och tidsaspekter. I de fall projektör har upphandlats för att ta fram det underlaget kan dessa också medverka i utvärderingarna. I de fall utvärderingsgrunderna i upphandlingar endast utgörs av priset gör UC en sammanställning. I de upphandlingar där kvalitetsaspekter ingår i utvärderingarna bildas en grupp. Gruppen består av minst tre personer där representanter från projektorganisationen ingår, vanligtvis projektchef, projektekonom eller produktionschef. Vid upphandlingar som genomförs som förnyad konkurrensutsättning, öppet eller förenklat förfarande, är den mest använda proportionen pris 70 procent och kvalitet 30 procent. När det gäller förnyad konkurrensutsättning ingår leveransens sluttid PwC 8 av 13

14 och när det gäller öppet eller förenklat förfarande vanligtvis genomförandeplan i kvalitetsaspekterna. I de fall som öppen eller förenklad upphandling genomförs har arbetsordningen varit densamma som vid förnyad konkurrensutsättning. Dessa upphandlingsformer väljs när kraven i upphandlingen behöver preciseras eller när projekten är avgränsade och inte så starkt beroende av andra projekt i byggprocessen. När anbuden kommit in öppnar UC anbuden. Utvärderingskriterierna har UC och FM centrum tagit fram gemensamt och utvärderingen genomförs också gemensamt. I värderingarna läggs stor vikt vid att leverantörerna har erfarenheter av att arbeta i sjukhusmiljö under det att verksamheterna pågår. Revisionell bedömning Vi bedömer att mötesstruktur, arbetsordning och samverkan inom upphandlingsprocessen är ändamålsenliga. Kontroll av följsamhet mot avtal samt behörighet hos attestanter Inom projektet Inom projektet sker kontinuerligt kontroller av leveranser och förtydliganden av beställningarna. Det sker dagliga diskussioner om vad som ingår eller inte ingår i beställningarna. ÄTA-möten (ändringar, tillägg och avgående arbeten) hålls regelbundet där projektledare, projektekonom och entreprenör deltar. Förtydliganden och förändringar av beställningarna behandlas alltid på byggmöten som äger rum varannan månad. Det som behandlats på byggmöten ligger sedan till grund för besiktningarna. Vidare genomförs så kallade operativa möten inom projektledningsgruppen ungefär en gång per vecka. Vid dessa tillfällen utbyts information om aktuella praktiska frågor som kan röra projektets alla delar. Dessa möten omfattar inte strukturerade genomgångar av ekonomi eller tidsplaner. Vidare deltar projektledarna på entreprenörernas egna samordningsmöten och byggledare bevakar kontinuerligt leveransernas kvalitet, tid och ekonomi. Projektledarna har genomgång med projektekonomen varje månad. Vid dessa tillfällen sker uppföljningar av budget och prognos samt av tidplanen för enskilda beställningar i byggprocessen. Enligt intervjuerna sker inga ytterligare aktiviteter så länge entreprenörerna håller sig inom budget och tidsram. Avvikelser som kan innebära problem diskuteras vid informella möten med fastighetsutvecklingschefen. Budget, prognos och tider för upphandlade delprojekt står i fokus för uppföljningarna. Attestrutiner Beskrivning av regler för kontroll av ekonomiska transaktioner finns dokumenterade i Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern styrning och kontroll. Anvisningarna är senast uppdaterade PwC 9 av 13

15 Följande kontrollmoment av en leverantörsfaktura ska göras av huvudattestant: Att debiterad vara eller tjänst beställts Att debiterad vara eller tjänst levererats och kvantitativt och kvalitativt överensstämmer med beställning Att pris, rabatt och övriga betalningsvillkor överensstämmer med beställning Att debiterat belopp är korrekt beräknat Att utgiften helt eller delvis inte tidigare belastat enheten Att korrekt kontering av utgiften utförts Att fakturaadressen är korrekt eller ska korrigeras Ankomna fakturor scannas in av fakturamottagare vid FM centrum och sänds sedan vidare till huvudattestant. Huvudattestant är alltid berörd projektledare. Huvudattestant kontrollerar att fakturorna har rätt projektnummer och aktivitetsnummer. Kontroll av fakturor utförs av projektledare, projektekonom, byggledare eller annan person som berörs av upphandlingen. Vissa kontrollåtgärder kan, enligt tillämpningsanvisningarna, överföras till annan attestant, som genom attest signerar bokföringsunderlaget, innan huvudattestanten godkänner det. Fastighetsutvecklingschefen inom FM centrum är utsedd utanordnare för samtliga projekt inom Framtidens US. Utanordningen innebär ett slutligt godkännande av bokföringstransaktionerna. Attestanterna läggs upp i Agresso med behörighetsnivå enligt attestplanen. Exempel på inbyggda kontroller i systemet är beloppsgränser kopplade till behörighet, tidsbestämd aktiverad behörighet samt att attestflödet loggas. Kontroller av avtalstrohet UC gör uppföljningar av avtalstrohet fyra gånger per år genom jämförelser mellan leverantörsregistret och databasen för avtal. En lista skickas ut till varje produktionsenhet om hur stor andel köp som görs från leverantörer med avtal. Uppföljningen sker efter mars, augusti och oktober månader samt vid årsbokslut. Mätetalet för avtalstrohet är andel köp från leverantörer med avtalsbundna leverantörer i förhållande till det totala antalet inköp. Vi har tagit del av resultatet för FM centrum i sin helhet för år Av alla inköp, motsvarande 898 miljoner kronor och fakturor, var andelen köp från avtalsbundna leverantörer 98 procent. Vår stickprovsgranskning Vi har tagit del av en förteckning över samtliga genomförda upphandlingar som avser Framtidens US och som har genomförts efter det att byggprocessen inleddes. I stickprovet har vi bland annat kontrollerat att fakturor har referenser till avtal och objekt samt kontrollerat om fakturerat timpris eller àconto enligt betalningsplan stämmer med avtal. Resultatet av stickprovsgranskningen visar att följsamheten till avtalens allmänna bestämmelser är god. Stickproven, totalt 94 leverantörsfakturor, visade inga avvikelser mellan granskade leverantörsfakturor och avtal. PwC 10 av 13

16 Sökning efter eventuella direktupphandlingar visade att inköp gjorts av fyra leverantörer där det saknats avtal enligt vår förteckning. Vi har begärt kompletterande information om dessa direktupphandlingar från FM centrum och UC. Enligt kompletteringar har: ett inköp genomförts som en enskild ny upphandling enligt LOU två avrop från ramavtal gjorts från IC (Landstingets Informationscentrum) ett avrop från ramavtal under tidigare avtalsperiod gjorts där det finns avtal också för innevarande period Resultatet visar att direktupphandlingarna görs enligt LOU och enligt landstingets inköps- och upphandlingspolicy. Revisionell bedömning Vi bedömer att följsamheten mot avtal är god samt att kontrollen av behörighet hos attestanter är tillräcklig. Uppföljning och rapportering Intern kontroll allmänt Landstingets reglemente för intern styrning och kontroll är daterat Enligt denna är Produktionsenhetschef huvudansvarig för att den interna organisationen och kompetensen är sådan att uppföljning och intern styrningskontroll i redovisning, administrativa system och rutiner kan göras. Den del av system och rutiner som hanteras utanför den egna enheten ansvarar inte produktionsenheten för, men gränssnittet ska definieras och dokumenteras. Produktionsenhetschefen ska fastställa uppföljnings- och internkontrolldokument som ska revideras en gång per år. I tillämpningsanvisningarna, senast reviderad , anges följande: Med uppföljning och internkontroll i redovisning, administrativa system och rutiner menas att beskriva och genomföra de konkreta avstämnings- och kontrollrutiner som löpande behöver ske. FM centrum har tagit fram beskrivningar av rutiner, till exempel för utbetalningsrutinen. FM centrum har dock ingen plan som innehåller konkreta avstämningar och kontroller av rutinerna. Inom Resurscentrum sker vissa generella kontroller som avser hela landstinget. De kontroller som berör FM centrum är representation (deltagarlista) och utbildningar (minst 6 timmar). Produktionsenheterna får del av resultaten från genomförda kontroller. FM centrum anlitar extern konsult för granskning av nedlagda projektkostnader inom Framtidens US. Granskningen avser fakturor från entreprenörer och projektörer och om redovisade kostnader kan styrkas mot underliggande verifikat. Uppföljning inom projektet Uppföljning och rapportering inom projektet avser såväl interna uppföljningar från projekt- och byggledare som avstämningar med entreprenörer. PwC 11 av 13

17 Inom projektet görs en succesiv kalkylering, vilket innebär att ju längre fram i projektet desto säkrare blir prognosen för den slutgiltiga kostnaden. Enligt uppföljningarna och beräkningar av slutkostnad för projektet vid granskningstillfället kommer projektet att hålla sig inom budget. Inom projektet används projektverktyget Antura Projects för hantering av samtliga ritningar och övriga dokument som tillhör administrationen av projektet Framtidens US. Enligt intervjuerna fyller systemet de behov som finns inom projektet. Lägesrapporter för respektive projekt dokumenteras i Antura. Varje projektledare för in eventuella avvikelser för sitt projekt. Med stöd av Antura framställs sedan projektrapporter. Projektledare svarar för sammanställningar av sina projekt där redovisningen lämnas till projektchefen. Projektekonomen träffar gruppen med byggledare för ekonomiska genomgångar. Inför dessa möten genomför projektekonomen avstämningar med var och en av entreprenörerna. Ekonomigenomgångarna leder fram till strukturerade prognoser för respektive delprojekt. Från projektet till ledningen för FM centrum Ledningen för FM centrum får kontinuerligt ekonomiska och beskrivande rapporter från projektchefen. Var tredje månad ställs en kvartalsrapport från Framtidens US samman, vilken redovisas såväl muntligt som skriftligt. I underlaget redovisas den ekonomiska ställningen i varje enskilt delprojekt inom Framtidens US samt en prognos för slutkostnaderna. Projektchefen sammanställer så kallade projektrapporter, vilket är skriftliga redovisningar som skickas kvartalsvis till FM centrum. Från FM centrum till landstingsstyrelsen Landstingsstyrelsen erhåller rapporter från FM centrum om utfallet för den sammantagna verksamheten och av investeringar. Någon rapportering som specifikt avser Framtidens US sker inte kontinuerligt. Projektrapporter lämnas varannan månad till Sober 4. Vid dessa tillfällen redovisas en beskrivning av det aktuella läget för större byggprojekt/investeringar. FM centrum lämnar delårsrapporter med helårsbedömning till landstingsstyrelsen per mars, augusti och oktober månad. Dessa rapporter avser FM centrums sammanlagda verksamhet och inte respektive byggprojekt. FM centrum redovisar utfallet av investeringsplaner en gång per år till landstingsstyrelsen. 4 Landstingsstyrelsens samordningsberedning. Består av presidiet i styrelsen, presidiet i landstingsstyrelsens beredning för regional utveckling, presidiet i landstingsstyrelsens beredning för strategiska ägarfrågor, presidiet i trafiknämnden samt de politiska samordnare som är underställda styrelsen. PwC 12 av 13

18 Revisionell bedömning Enligt vår bedömning bör chefen för FM centrum, i enlighet med reglementet för intern kontroll, fastställa ett uppföljnings- och internkontrolldokument där det framgår vilka konkreta kontroller som ska utföras. Vi bedömer att uppföljning och rapportering inom byggprojektet och till FM centrum är ändamålsenliga. Vi bedömer att rapportering till landstingsstyrelsen bör utvecklas genom att mer särskilt avse projektet Framtidens US. Framtidens US är ett projekt som skiljer sig från andra investeringsprojekt genom att det, förutom beloppsmässigt är stort, även kommer att få stor betydelse för vården i framtiden. PwC 13 av 13