Rutin Delgivning av beslut

Transkript

1 Rutin Delgivning av beslut MILJÖFÖRVALTNINGEN MALMÖ STAD, ADM Framtagen av: AHD Ansvar för uppdatering: Juristen Granskad av*: Diariegrp Godkänd av*: HN Senast uppdaterad: AHD Uppdateringsfrekvens: Vid behov * Jurist, chef, viss grupp etc, enligt aktuell rutin. Ange datum och initialer eller motsvarande. Syfte Berörda Förutsättningar (Lagar och krav, stadsövergripande och förvaltningsövergripande riktlinjer m.m.) Att förvaltningen får bevis om mottagande av beslut (delgivningsbevis) där det krävs/behövs, samt att delgivningslagen följs. Rutinen berör personal vid Administrativa avdelningen (ADM), MHS och ALK 1. Förvaltningslag (1986:223), Delgivningslag (2010:1932) 3. Delgivningsförordning (2011:154) 4. Miljöbalken, 30 kap 4 (miljösanktionsavgifter) 5. Lag (1985: 206) om viten, 2 fjärde stycket (vitesförelägganden) 6. JO 1998/99 s. 480 (underrättelse till part ska ske utan kostnad) Genomförande: Sammanfattning Normalt är det handläggaren som bestämmer hur underrättelse/expediering/delgivning ska ske. Samråd kan ske med assistent, överordnad chef och/eller jurist. Beslut om spikning och kungörelse fattas alltid av jurist och/eller på chefsnivå efter förfrågan av handläggaren. I övriga fall är delgivning en verkställighet som det inte behövs ett särskilt beslut för. Ärendets parter ska utan kostnad få beslutet och samtidigt få information om hur man överklagar. A. Om beslutet inte går parten emot kan underrättelsen (expediering) ske: - Muntligt eller genom att överlämna beslutet i handen - per vanligt brev eller e-post ( kopia till ) Har beslutet meddelats muntligt vid tex en inspektion, så ska mottagaren informeras om hur man överklagar rätten och om rätten att få ett skriftligt beslut. Ska beslutet delges, dvs ska vi få bevis om att adressaten verkligen tagit emot beslutet så gäller istället följande: B. Om beslutet kan gå emot parten, är huvudregeln att vi behöver bevis om att parten tagit emot beslutet. Om parten är en juridisk person ska behörig ställföreträdare delges. C. För följande beslut ska delgivning normalt ske direkt med rek m mb, dvs hoppa över m.kv., utom när det gäller statliga eller kommunala verksamheter. Behörig ställföreträdare ska anges på kuvertet, men man kan välja att skicka till juridiska personens adress eller till hemadressen. Delge inte dessa till ombudet (advokaten), som istället bara ska ha en kopia med vanlig post. - Vitesföreläggande (inkl. förbud vid vite) - Beslut om miljösanktionsavgift D. Alla timavgifter / extra avgifter och alla de nyklassificeringar där man kan anta att mottagaren kan ha invändningar (se rutiner vid respektive avdelning) ska man starta med m.kv, men hoppa över påminnelsen och gå genast till rek m mb med behörig ställföreträdare om kvittot inte kommer in. Delgivning+av+beslut 1(10)

2 Genomförande: Mer information Anteckning, diarieföring m.m. av bevis och utdrag...2 Val av delgivningsform...2 Vem delges?...3 Bevakning och nya utskick när en delgivning misslyckats...4 Eftersökningstips...5 Muntlig underrättelse eller överlämnande...5 Vanligt brev / e-post...6 Förenklad delgivning...6 Delgivning: Brev med mottagningskvitto (m.kv)...6 Påminnelse...7 Delgivning: Rekommenderat brev med mottagningsbevis (rek m mb)...7 Särskild delgivning med juridisk person (dg jur)...8 Delgivning med stämningsman (stg.man)...8 Delgivning genom spikning...9 Delgivning genom kungörelse...9 Delgivning i utlandet...10 Anteckning, diarieföring m.m. av bevis och utdrag Handläggarna ansvarar inför expediering för att mottagningskvitton i slutet av beslutet är korrekta, tex datum, beslutsmening, d.nr och namn/adress. ADM kontrollerar. Oavsett vilket delgivnings-/mottagningsbevis vi har: mottagningskvitto, postkvitto över delgivning med rek m mb, intyg från stämningsman eller egen uppgift om att adressaten själv på annat sätt angett/ intygat att denne tagit emot beslutet, så ska det finnas i MiljöReda. Utdrag från bolagsregister etc läggs i akten men diarieförs inte. Den som pratar med en part som anger att han/hon tagit emot beslutet ska snarast göra en anteckning med namn, beslutsdatum och vad som sades i ärendet i MiljöReda. Om det inte är handläggaren som tagit emot samtalet ska handläggaren meddelas omedelbart om samtalet/anteckningen. Anteckningen måste inte göras till handling, även om det är en fördel. Obs att muntlig delgivning på detta sätt (Muntlig underrättelse) inte godtas av Kammarkollegiet som delgivning av beslut om miljösanktionsavgift. Val av delgivningsform Val av delgivningsform: - Ta hänsyn till personliga förhållanden, tex är stämningsmannadelgivning ingripande mot enskilda, och ska ev undvikas i vissa fall av respekt för den enskilde. - Vissa delgivningsformer bör undvikas om innehållet är särskilt känsligt (sekretessbelagt material) eller om handlingen är omfattande. - Använd inte i onödan delgivningssätt som medför höga kostnader, t.ex. stämningsmannadelgivning, om det går att delge på ett billigare sätt (t ex delgivning med juridisk person). För följande beslut ska delgivning alltid ske direkt med rek m mb, dvs hoppa över m.kv., utom när det gäller statliga eller kommunala verksamheter. Behörig ställföreträdare ska anges på kuvertet, men man kan välja att skicka till juridiska personens adress eller till hemadressen. - Vitesföreläggande (inkl. förbud vid vite) - Beslut om miljösanktionsavgift Delgivning+av+beslut 2(10)

3 Ombud/advokat: Om parten har ett ombud skickas handlingar vanligen genom ombudet, utom ovanstående två typer av beslut. Alla timavgifter / extra avgifter och alla de nyklassificeringar där man kan anta att mottagaren kan ha invändningar (se rutiner vid respektive avdelning) ska man starta med m.kv, men hoppa över påminnelsen och gå genast till rek m mb med behörig ställ-företrädare om kvittot inte kommer in. Om det är en juridisk person kan man som alternativ skicka beslutet till ställföreträdares hemadress med mottagningskvitto. Det ger också möjlighet att som nästa steg göra delgivning med juridisk person. Exempel delgivningsförsök beslut mot fysisk person: 1. Har man i ärendet upplyst tex i ansökningsblanketten om att förenklad delgivning kan användas i ärendet? I så fall gå direkt till det. Om brevet kommer tillbaks för att adressen är fel /adressat flyttat / adressat okänd; Kolla senaste adressen och försök på nytt. Om det inte funkar gå till M.kv (gäller normalt sett ej vitesförelägganden/-förbud, beslut om miljösanktionsavgift, timavgifter) 3. Rek m mb hemadressen 4. Kolla adress, försök få tag på per telefon eller på annat sätt. Kan t.ex. ge möjlighet till att skicka Rek m mb till alternativ adress) 5. Stämningsman är det motiverat för just detta beslut? Ska ärendet göras på annat sätt? 6. Kungörelse är det motiverat för just detta beslut? Ska ärendet göras på annat sätt? Exempel delgivningsförsök beslut mot juridisk person: 7. Har man i ärendet upplyst tex i ansökningsblanketten om att förenklad delgivning kan användas i ärendet? I så fall gå direkt till det. Om brevet kommer tillbaks för att adressen är fel /adressat flyttat / adressat okänd; Kolla senaste adressen och försök på nytt. Om det inte funkar gå till M.kv till bolagsadressen eller motsvarande (gäller normalt sett ej vitesförelägganden/- förbud, beslut om miljösanktionsavgift, timavgifter om vi inte har särskild anledning anta att adressaten faktiskt kommer att skicka in mottagningskvittot) 9. Rek m mb till ställföreträdares hemadress eller M.kv. till hemadressen om ni som nästa steg tänker använda Särskild delgivning med juridisk person (då kan ni spara in på kostnaden för rek m mb). 10. Särskild delgivning med juridisk person. 11. Var adressen fel? Vill du inte använda särskild delgivning med juridisk person? Kolla i så fall adress igen, försök få tag på per telefon eller på annat sätt. Kolla om andra ställföreträdare finns. Kan t.ex. ge möjlighet till att skicka Rek m mb till alternativ adress eller annan person. Kan göras flera försök på detta sätt. 12. Stämningsman mot ställföreträdare är det motiverat för just detta beslut? Ska ärendet göras på annat sätt? 13. Kungörelse är det motiverat för just detta beslut? Ska ärendet göras på annat sätt? Vem delges? Skriv på beslutet om och hur delgivning ska ske: Skriv vid namnet på beslutet om och hur delgivning ska ske genom att använda förkortningarna ovan. Tex: Anders Andersson (rek m mb) Kopia till Sivan AB (m.kv) Delgivning+av+beslut 3(10)

4 Vem som ett beslut delges till är ofta inte samma fysiska person som står som "adressat", dvs inte samma som beslutet riktas mot. Delgivning handlar om vem som står på kuvertet, d.v.s vem som får beslutet i sin hand eller hämtar ut det på posten. Exempel: Om ett aktiebolag är adressaten i ett vitesföreläggande, så är det en fysisk person, nämligen VD:n, styrelseledamoten eller en delgivningsbar person som står på kuvertet. Därför kan det stå ett annat namn på kuvertet, än på beslutet. Om delgivning ska ske till annan än den som står som adressat, ska det anges på ett meddelande till assistenten. Kontrollera att det är rätt adressat/adress. Se Eftersökningstips och se Rutin Myndighetsutövning/Förvaltningslagen. Är parten en juridisk person bör vitesbeslut/miljösanktionsavgiftsbeslut skickas till ställföreträdarens hemadress (gäller inte kommun/stat/konkursbo). Annars kan beslutet hämtas ut av en som inte är behörig och då kan det innebära att vite inte kan dömas ut. Skriv på meddelande till ADM om delgivning ska ske till annan än den som står som adressat. Konkursbo delges normalt genom den som har rätt att företräda boet, dvs. konkursförvaltaren. Dödsbo: Om boutredningsman har förordnats så är denne/denna dödsboets ställföreträdare. I annat fall förvaltas dödsboet formellt av samtliga dödsbodelägare. Då kan delgivning ske med en eller fler av dessa. (Se JO:s ämbetsberättelse 1981/82 s. 317). Bouppteckningen anger dödsbodelägarna och kan fås från tingsrätten. Bolag, förening etc: I första hand delges den som är behörig ställföreträdare (VD, styrelseledamot, ordförande, registrerad delgivningsbar person ). Om sådan saknas delges den som har rätt att sammankalla dem som ska besluta i den juridiska personens angelägenheter. Om delgivningsförsök misslyckas med ordinarie ställföreträdare eller sammankallande, eller om alla delgivningsförsök på förhand bedöms som utsiktslösa, får delgivning ske med ersättare för ställföreträdaren (suppleant, vice VD och motsvarande). Kommanditbolag (KB) delges komplementären, inte kommanditdelägaren. Information om olika typer av bolag och juridiska personer se särskild delgivning med juridisk person. Är den förelagde en annan kommunal nämnd kan man först skicka brev med mottagningskvitto, även om det är ett vitesföreläggande. Markera gärna på kvittot att underskrift ska ske av behörig mottagare. Vem som är behörig att motta delgivning framgår av nämndens reglemente. Om det inte rör sig om miljösanktionsavgift eller föreläggande/förbud vid vite kan vi godta annan mottagare. Bevakning och nya utskick när en delgivning misslyckats Vissa avgiftsbeslut, vitesförelägganden/-förbud och beslut om miljösanktionsavgifter måste bevakas. Även i andra fall när vi behöver bevis om när beslutet togs emot (tex för att beräkna när ett föreläggande ska vara uppfyllt) MÅSTE bevakas i MiljöReda, så att det säkerställs ett bevis med datum som visar när parten delgavs beslutet. Genom att kopiera beslutshandlingen till bevakning (finns särskild kopieraknapp för detta bredvid fritextsökningsknappen) skapar man enkelt en bevakning i MiljöReda i vilken viktiga uppgifter från beslutshandlingen följer med in i bevakningen. Ändra handläggare i bevakningen till den bevakningen ska ligga på (sig själv t ex). Skriv i kommentarsfältet vilken handläggare som skrivit beslutet samt när mottagningskvittot är skickat. Sätt bevakningsdatumet fram 21 dagar från att beslutet är skickat. Tryck på Spara grisen så lägger sig bevakningen i bevakningslistan till den personen som bevakningen är lagd på. Delgivning+av+beslut 4(10)

5 Man kan själv styra hur många dagar, innan bevakningen går ut, som man vill kunna se sina egna bevakningar. När mottagningskvittot är inkommet dubbelklickar man på aktuell bevakning, anger utförd datum och sparar, så försvinner bevakningen från bevakningslistan. Bevakningen sker av assistenterna på ADM, som meddelar resultatet till handläggaren för ev. val av formen för nästa försök med delgivning. Assistenterna ordnar automatiskt med påminnelse enligt ovan+-, när sådan ska göras (dvs utan att kolla med handläggaren). Om originalbeslutet har skickats och man behöver skicka beslutet på nytt vid ett nytt delgivningsförsök, så ska man inte skriva ett nytt beslut att skicka ut! Istället tar man helt enkelt kopia på förvaltningens (arkiv)exemplar. Man kan använda samma delgivningsform flera gånger. Exempelvis kan man skicka rek m mb till ny adress om den första inte funkade, till annan behörig person om den första/andra/tredje inte funkade. Man kan använda stämningsman flera gånger också, förstås. Man kan eventuellt skriva till stämningsmannen att beslutet i första hand ska delges personen X (tex VD:n), i andra hand Y (styrelseordföranden) och i tredje hand (Z) styrelseledamot under förutsättning att det finns skäl att gå med stämningsman mot dem, tex för att man försökt med rek m mb. Vi har inte prövat detta, men det bör inte finnas några hinder. Oklart vilken kostnad det blir om vi betalar en gång för varje person som delgivningsförsök sdker mot, eller om vi bara betalar för varje ansökan. Eftersökningstips Hemadress, personnummer och namn på fysiska personer finns på KIR som ADM har tillgång till. Kontrollera alla alternativa adresser och telefonnummer i ärendet, och i eventuella andra ärenden där parten/personen är inblandad. Har du personnumret kan du få adressen via Skatteverkets adress- och namnförfrågan via fax. Kolla om personen sitter i styrelsen hos ett bolag. På så sätt kan du hitta alternativa adresser, kontaktpersoner, arbetsplats etc: eller näringslivsregistret (gratis per telefon, men egen sökning kostar pengar enligt avtal) (här finns också länkar till norska och danska söksidor), och är andra sökmotorer där man kan hitta telefonnummer, adresser eller andra uppgifter som kan hjälpa. Man kan söka på namn, adress, telefonnummer. Se även Organisationsnummer samt delgivningsbara personer i juridiska personer hittar du i registren över sådana, se ovan under Tänk på att sådana handlingar som tas fram som eftersökning är bra för överinstansen att ta del av vid ett eventuellt överklagande även överinstansernas beslut ska ju ofta delges parten. Muntlig underrättelse eller överlämnande Man kan meddela enklare beslut per telefon genom att läsa upp det ordagrant inklusive överklagandehänvisningen, men bara om: - beslutet är enkelt och lätt att förstå och - man är säker på identiteten på den man talar med - det inte rör sig om beslut som MÅSTE delges på särskilt sätt (vissa avgiftsbeslut, vitesförelägganden/-förbud, beslut om miljösanktionsavgifter) För att en uppläsning vid ett telefonsamtal ska räknas som delgivningsbevis enligt delgivningslagen krävs att beslutet efteråt skickas skriftligen till mottagaren. Delgivningsdatumet är då den dag handlingen skickades iväg. Beslut kan också meddelas muntligen vid personligt möte (t ex vid inspektion). Även då måste beslutet lämnas över eller läsas upp i sin helhet. Anteckna samtalet/överlämnandet noga i MiljöReda: dag, klockslag, namn, att du informerat om beslutet och hur man överklagar. Delgivning+av+beslut 5(10)

6 Om parten vill ha skriftligt beslut är man alltid skyldig att ge/skicka ett sådant. För att det ska räcka med muntlig underrättelse bör man också säkerställa att parten är nöjd med beslutet, d.v.s. inte vill överklaga det. Även i så fall behöver man skriva ett skriftligt beslut. Alla beslut ska i slutändan vara skriftliga på något sätt, d.v.s. stå i en handling eller åtminstone antecknas i MiljöReda. Detta för att det ska framgå vem som gjorde bedömningen och när. Om parten bekräftade att han tagit emot / läst det skriftliga beslutet, ska du dokumentera detta i MiljöReda noggrant (exakt vad som sades). På så sätt får man åtminstone tidpunkten för anteckningen som utgångspunkt för beräkningen av överklagandetiden. Om ett överlämnande (buddelgivning) måste kunna bevisas som delgivning (tex vitesförelägganden etc) behöver mottagaren samtidigt skriva under ett mottagningskvitto eller en försäkran på själva beslutet att detta har tagits emot. Därför fungerar inte buddelgivning mot den som vägrar ta emot beslutet och/eller skriva under kvittot. Delgivningsdatum = Det datum som mottagaren undertecknade mottagningskvittot. Vanligt brev / e-post Om beslutet inte går parten emot bör det till denna part skickas med brev utan mottagningskvitto. Skriv i så fall ingen förkortning vid adressatens namn på beslutet. Det går också att skicka beslutet per e-post om man fått ett tydligt besked från parten i fråga att detta är en e-postadress dit man kan skicka beslutet så att det når parten direkt. Beslutet bör vara scannat med underskrift. Begär läskvitto och diarieför detta när det kommer (den blir utgångspunkt för överklagandetiden). Begära läskvitto gör man i Outlook under Alternativ / Direktleverans till, och kryssa i både Begär leveranskvitto och Begär läskvitto. Läskvittot är viktigast! Vissa beslut kan inte meddelas på detta sätt (vitesförelägganden/-förbud, miljösanktionsavgifter och vissa avgiftsbeslut). Förenklad delgivning Förenklad delgivning kan användas när: - parten informerats i en ansöknings-/anmälningsblankett som parten lämnat in, att förenklad delgivning kan komma att användas i ärendet, eller - parten på annan handling som delgivits honom informerats om det. Först skickas beslutet som ska delges. Närmast följande arbetsdag skickas information om att beslutet har skickats. Mall för informationen finns i MiljöReda. Båda utskicken skickas till delgivningsmottagarens senast kända adress. Om delgivningsmottagarens senast kända adress inte kan användas får handlingen och kontrollmeddelandet skickas till delgivningsmottagarens folkbokföringsadress om det finns en sådan annan adress. Delgivning: Brev med mottagningskvitto (m.kv) Mottagningskvitto kallas också delgivningskvitto. Denna delgivningsform kallas också vanlig delgivning. Skriv (m.kv) vid adressatens namn på beslutet. Är du osäker på om beslutet går emot parten ska du åtminstone skicka med mottagningskvitto. Särskilt viktigt blir det när det i ett föreläggande/förbud står att det ska uppfyllas viss tid "efter mottagandet av detta beslut". Detta för att veta när föreläggandet/förbudet faktiskt ska vara genomfört. Delgivning+av+beslut 6(10)

7 Mottagningskvitto finns som olika mallar i MiljöReda: - egen mall ("Mottagningskvitto"), den används av assistenterna vid ADM. - i slutet av vissa beslutsmallar. Eftersom det är handläggaren i detta fall som skriver beslutet ansvarar handläggaren också för att uppgifterna i mottagningskvittot är korrekta. Delgivningsdatum = Den dag som mottagningskvittot är undertecknat eller, om det inte är daterat, den dag kvittot kom in till Miljöförvaltningen. Om ett beslut är brådskande bör du markera kuvertet med "A", vilket innebär leverans nästa dag. Omärkta brev går som B-post och levereras tre vardagar efter inlämning. Påminnelse Om mottagningskvittot inte har kommit in efter någon vecka bör påminnelse göras (per telefon och/eller skriftligen). Kontrollera först med t.ex. bolagsregistret att adressen stämmer. Mall finns i MiljöReda "Påminnelse: Mottagningskvitto" Följande avgiftsbeslut ska man hoppa över påminnelsen och istället gå genast till rek m mb med behörig ställföreträdare: Alla timavgifter / extra avgifter och alla de nyklassificeringar där man kan anta att mottagaren kan ha invändningar (se rutiner vid respektive avdelning). Avstå också från påminnelse om erfarenhet visar att mottagaren är svårdelgiven. Går vidare till nästa delgivningsform eller välj annan mottagare (t.ex. annan styrelseledamot om det rör sig om ett bolag). Delgivning: Rekommenderat brev med mottagningsbevis (rek m mb) Skriv (rek m mb) vid adressatens namn på beslutet. Denna delgivning innebär att beslutet får hämtas ut på posten. Kvittot för uthämtningen blir då ett bevis om delgivning. Dessa rosa kvitton, "MOTTAGNINGSBEVIS" finns hos bitr. nämndssekreteraren. Fler blanketter kan fås av Internposten (kontaktuppgifter finns på KomIn under Stöd och Service / Post & Bud). Klistermärket Information till Postens utlämningsställe ska fästas på kuvertet. Klisterlappar finns i ADM:s kopieringsrum. Om de tar slut skriv ut nya och lägg där. Under "Avsändarens referens..." på mottagningsbeviset, skriv Dnr och - om det får plats - beslutsdatumet. Om beslutet är ett beslut om miljösanktionsavgift, skriv här även MSA. OBS att denna delgivningsform kostar minst 74 kr per tillfälle. Det är därför bra att skicka flera beslut på en gång, om det finns fler till samma adressat. Besluten läggs i samma kuvert. Anteckna Dnr etc för samtliga beslut i så fall på kvittot. Ekonomiassistenterna vid ADM sköter betalningen. - Om det är ett aktie- eller handelsbolag som ska delges kan det vara lämpligt att direkt skicka rek m mb till VD, styrelseledamot eller "delgivningsbar person". Fungerar inte det kan man som andra försök skicka till suppleant. - Om det är ett kommanditbolag, kan beslutet delges komplementären (ej kommanditdelägaren, eftersom denne inte har något personligt ansvar). - Om det är en förening, kan beslutet delges ordföranden. Brevet med beslutet ligger en månad hos Posten. Om brevet inte hämtas ut skickar posten tillbaka brevet till Miljöförvaltningen, som då måste välja annan delgivningsform eller annan mottagare. Om det är ett brådskande beslut, eller det finns annan anledning, kan Miljöförvaltningen begära förkortad liggetid hos Posten. Fäst i så fall en lapp vid kuvertet där det står "Förkortad liggetid till den [datum]" eller "Förkortad liggetid x veckor", där du skriver in till vilket datum eller hur många veckor som brevet högst ska ligga på Posten. I samband med frankeringen kommer Internposten i så fall se till att det stämplas på kuvertet inför att det skickas till Posten. Delgivningsdatum = Den dag som mottagningsbeviset är undertecknat. Delgivning+av+beslut 7(10)

8 Särskild delgivning med juridisk person (dg jur) Skriv (dg jur) vid adressatens namn på beslutet. Särskild delgivning med juridisk person får användas först efter att ett försök har misslyckats att delge en behörig ställföreträdare eller ett sådant delgivningsförsök bedöms som utsiktslöst i det aktuella delgivningsärendet. Åtminstone delgivning med mottagningskvitto med ställföreträdaren ska alltså normalt ha gjorts för varje beslut som ska delges. Om vi kan förutse att ytterligare handlingar kommer att behöva delges i ärendet bör vi samtidigt delge information om att förenklad delgivning kan komma att användas (finns i mallen för dg jur, första brevet). Stiftelse kan inte delges på detta sätt. Så här går det till: 1. Första brevet: Beslutet skickas till den juridiska personen med vanlig post, med följebrev som anger att särskild delgivning med aktiebolag kommer att ske. Använd mall i MiljöReda. 2. Andra brevet: Närmast följande arbetsdag skickas information om att beslutet har skickats. Mall finns i MiljöReda. Handlingarna ovan skickas till den postadress som är registrerad för den juridiska personen i ett sådant här register: 1. aktiebolag som är registrerade i näringslivssregistret, 2. ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar, kooperativa hyresrättsföreningar och sambruksföreningar som är registrerade i föreningsregistret, 3. handelsbolag, kommanditbolag, ideella föreningar och registrerade trossamfund som är registrerade i handelsregistret, 4. bankaktiebolag, sparbanker och medlemsbanker som är registrerade i bankregistret, 5. försäkringsaktiebolag och ömsesidiga försäkringsbolag som är registrerade i försäkringsregistret, 6. europabolag som är registrerade i europabolagsregistret (EBR), och 7. europakooperativ som är registrerade i europakooperativsregistret. Länk till registren: Parten anses delgiven när det har gått två veckor från det att beslutet skickades (dvs två veckor efter att beslutet och första brevet skickades), om det inte med hänsyn till omständigheterna framstår som osannolikt att handlingen kommit fram inom denna tid (gäller t.ex. delgivning med bolag utanför Sverige). Särskild delgivning med bolag bör inte användas vid delgivning med ett fåmansbolag under semestertider eller långhelger, se JO 1999/2000 s 164. Delgivning med stämningsman (stg.man) Skriv (stg.man) vid adressatens namn på beslutet. OBS att denna delgivningsform kostar kr per tillfälle. Det är därför bra att skicka flera beslut på en gång, om det finns fler till samma adressat. Besluten läggs i samma kuvert. Anteckna Dnr etc för samtliga beslut i så fall på begäran. Betalning ska ske i förskott. Ekonomiassistenterna vid ADM sköter det. Stämningsmannadelgivning är reserverad för de svåraste eller mest brådskande fallen och får bara ske om: - det är mycket bråttom så man inte hinner delge på andra sätt, eller Delgivning+av+beslut 8(10)

9 - delgivning inte kan ske på annat sätt. Detta innebär att man måste ha försökt en eller flera gånger med annat delgivningssätt (tex rek m mb och/eller dg med juridisk person) eller man av erfarenhet vet att det är helt utsiktslöst att försöka på annat sätt. Om vi själva kan överlämna beslutet på plats så kanske det kan vara ett alternativ. Vi bör i så fall ha med oss en kollega som kan vittna om att handlingen överlämnats och till vem. Stämningsmannen ska delge en fysisk person! Se vem ovan under Rek m mb och Särskild delgivning med juridisk person om aktie- eller handelsbolag, kommanditbolag, förening etc. Stämningsmannadelgivning sköts av polismyndigheten i det polisdistrikt där delgivning förväntas ske dvs det disktrikt som adressatens adress hör till (eller till delgivningsföretag). Mall för begäran till polisen om delgivning finns i MiljöReda. Kontrollera noga namn och adress, och se om det finns mer info om arbetsplats, uppehållsort etx som kan skickas med till stämningsmannen för att underlätta att hitta personen. Man kan begära förkortad liggetid eller att det brådskar, annars tar det normalt en månad. Från stämningsmannen får man sedan antingen en skriftlig underrättelse om att delgivning inte har kunnat ske, s.k. hindersbevis, eller att delgivning har skett. Delgivning har skett det datum stämningsmannen antecknat att han överlämnat handlingen till den sökte, oavsett om denne skrivit under eller inte. Delgivning genom spikning Beslut om spikning 1 ingår i stämningsmannadelgivning och innebär att beslutet lämnas i brevlåda på den adress mottagaren normalt vistas. Om stämningsmannen ställer frågan om spikning ska göras ska samråd ske med jurist och/eller chef innan beslut om spikning meddelas. Spikning utförs av stämningsman. Kan användas om den sökte har känd hemvist i Sverige, men ska noga övervägas innan den används. Det räcker inte att den sökte är skriven på adressen i fråga, han måste också verkligen vistas/bo där. Delgivning genom kungörelse Beslut om kungörelse, d.v.s. annons i tidning, fattas av chef i samråd med jurist med anledning av kostnaden. Annonsen ska sättas in i Post- och inrikes tidningar samt åtminstone en ortstidning. Kan användas: - om den sökte är utan känd hemvist - om en obestämd krets av sakägare ska delges, t.ex. i anmälningsärenden enligt miljöbalken (om bygglovsansökan lämnats in om samma anläggning kontakta Stadsbyggnadsnämnden eftersom kungörelserna enligt PBL och MB ska samordnas). Möjligheten att använda delgivningsformen är begränsad och kostsam och ska därför noga övervägas innan den används. För mer information se handbok Miljödomstol m.m. (informationen fungerar även för livsmedelsärenden och andra), kap 5 om delgivning: 1 Handlingen lämnas i delgivningsmottagarens hemvist eller på lämplig plats i anslutning till hans eller hennes hemvist, om delgivningsmottagaren inte påträffas där, handlingen inte kan lämnas till annan (surrogat, tex familjemedlem eller arbetsgivare) och det inte kan klarläggas var delgivningsmottagaren uppehåller sig, och det med beaktande av vad som har framkommit i det aktuella delgivningsärendet eller vid andra delgivningsförsök med delgivningsmottagaren finns anledning att anta att han eller hon har avvikit eller på annat sätt håller sig undan. Tex får vitesföreläggande om att något ska fullgöras personligen av den förelagde inte delges till surrogat. Delgivning+av+beslut 9(10)

10 Delgivning i utlandet Beslut om delgivning i utlandet, som inte sker med vanligt brev, m.kv. eller rek m mb fattas av jurist och/eller på chefsnivå. I princip kan delgivning med en privatperson, ett bolag etc i utlandet ske på samma sätt som om det var inom Sverige. Problemet med m.kv utanför Sverige/Danmark är att det troligen inte fungerar att skicka med svarskuvertet som mottagaren kan skicka tillbaks kvittot med. Svenskt Svarskuvert fungerar även till Danmark. För andra länder krävs särskilt avtal med posten. Om vi i så fall misstänker att mottagaren inte kommer att betala portot själv är det därför säkrast att skicka rek m mb. Eftersom det för rek m mb i utlandet krävs ett särskilt rek-kvitto bör handläggarenk m mb utl) bredvid mottagarens adress i beslutet. Detta kvitto skrivs av ADM som vanligt, förutom att det måste anges på mottagningsbeviset att endast adressaten personligen får kvittera ut delgivningshandlingen: "nur eigenhändig" eller "only in person" (stryk den förtryckta texten för utlämningssätt). Om adressaten är ett bolag som företräds av ställföreträdare ska ställföreträdaren anges. När adressaten löst ut försändelsen återsänds mottagningsbeviset till oss. Inom EU (utom Danmark och Finland) krävs vanligen att vi bifogar en översättning till mottagarens språk. Kvittona för utlands-rek finns hos bitr. nämndssekreteraren. Mer information samt blanketter: Se Justitiedepartementets hemsida Utlandsadressen och vem som är ställföreträdare får eftersökas hos mottagarlandets myndigheter. Se också Europeiska bolagsregistret: Miljöförvaltningen är abonnent. Inloggningsuppgifter kan fås av förvaltningsjuristen. Varje sida kostar pengar, så skriv ut de sidor du tittar på och lägg i ärendemappen så att du inte behöver öppna dem igen. Tänk på att sådana handlingar är bra för överinstansen att ta del av vid ett eventuellt överklagande. Hänvisningar och relaterade dokument Rutin Myndighetsutövning/Förvaltningslagen Rutin Överklaganden Register: (gratis) Adress- och namnförfrågan hos Skatteverket Post & Bud, Malmö stad Domstolsverkets handbok om delgivning Proposition 2009/10:297 om delgivningslagen Justitiedepartementet om delgivning i utlandet EBR, Europeiska bolagsregistret: Kommunikation Rutinen kommuniceras till samtliga medarbetare vid Miljöförvaltningen. Finns tillgänglig på Komin/Rutiner/Förvaltningsövergripande Ej lösenordsskyddat Delgivning+av+beslut 10(10)