Motioner Inklusive dagordningar

Transkript

1 Motioner Inklusive dagordningar 2017

2

3 Att skriva en motion Medlemmar i Fonus ekonomisk förening kan påverka verksamheten genom att skriva motioner, som tas upp för beslut på föreningsstämman. Det är alltså inte höstmötet, distriktsstämman eller styrelsen som beslutar om motioner, utan det gör föreningsstämman. Det finns inga krav på vad en motion ska handla om. Men i en rikstäckande förening och koncern som Fonus är det en rekommendation att utifrån ett brett ägarperspektiv ge förslag som gynnar samtliga medlemmar. Det viktiga är uttrycka sig på ett kort, begripligt sätt och med en tydlig att-sats som beskriver vad ni vill uppnå. Det är endast att-satsen som föreningsstämman beslutar om. Att tänka på när man skriver en motion: Fundera på om ert önskemål verkligen är en fråga att ta upp på föreningsstämman. Rör det arbetsrutiner, enklare förbättringsåtgärder eller en lokal företeelse kanske det är bättra att ta upp frågan direkt med Fonus ledning. Så här säger Fonus stadgar: Medlem eller distriktsråd, som vill ha ett ärende behandlat på ordinarie föreningsstämma, ska lämna en skriftlig motion. Medlem ska senast den 15 oktober lämna sin motion till distriktsrådet i det distrikt till vilket medlemmen hör. När distriktsråd avger egen motion ska denna vara registrerad i distriktsrådsprotokoll senast den 31 oktober. Motion ska behandlas vid distriktets höstmöte under november månad. Distriktsrådet ska senast den 31 december året före stämman överlämna inkomna motioner med yttrande från distriktets höstmöte till styrelsen. Sammanfatta i en rubrik vad motionen handlar om. Berätta om bakgrunden och motivera varför ni anser att motionen behövs. Yrka på vad ni vill ska åstadkommas. Det gör man genom att formulera en att-sats. Inget beslut kan fattas vid föreningsstämman om det är oklart vad förslagsställaren vill. Har ni flera förslag, dela upp dem i flera att-satser. Motionen ska vara daterad och undertecknad av behörig person i medlemsorganisation eller distriktsråd, med namnförtydligande.

4

5 Innehåll Motioner Information/marknadsföring av Fonus tjänster inom medlemsorganisationerna 6 Utbildning av ombud till Fonus Höstmöten avseende tjänster inom Fonus 7 Fonus måste erbjuda bättre förmåner för medlemmarna 8 Möjlighet att utnyttja förmåner i Fonus 9 Fonus organisation 10 Ökat inflytande för Fonus medlemmar 10 Ökat inflytande för Fonus medlemmar 10 Ökat inflytande för Fonus medlemmar 11 Hur ska vi få ägarna tydligt att agera? 12 Fristående ledamöter i Fonus styrelse 13 Arbetsmiljön på våra kontor 14 Kistor av papp 15 Fonus internkommunikation 16 Dagordningar Dagordning vid distriktsstämmor 17 Dagordning vid föreningsstämman 18 Distriktens medlemmar och ombud 19

6 01. Information/marknadsföring av Fonus tjänster inom medlemsorganisationerna Det framkommer ofta i samband med Fonus sammankomster att det är svårt att få effekt på information/marknadsföring av Fonus tjänster, t.ex. på möten i medlemsorganisationerna. Varje medlemsorganisation har representation i Fonus och företräder sin medlemsorganisation på Höstmötet med ombud. På Höstmötet lämnar Fonus information om ekonomi, tjänster m.m. När denna information lämnas vidare av ombudet/en på medlemsorganisationens möte blir det abstrakt för medlemmarna (nedan kallad Medlem) i medlemsorganisationen. Man känner sig lite berörd och utan ansvar för Fonus fast man indirekt är Fonus ägare. För att skapa tillhörighet och ansvar krävs konkreta möjligheter för Medlem att bli delaktig. Medlem bör knytas till Fonus som kund/ samarbetspartner vid tidpunkt då det känns angeläget för Medlem. Detta kan ske genom att Medlem skaffar sig ett Vita arkivet-konto. På så sätt är Medlem knuten till Fonus och Fonus kan direkt erbjuda sina tjänster till medlem eller kontaktperson som Medlem anmält i Vita arkivet. Jag föreslår: Att Fonus utvecklar information om Vita Arkivet och möjligheterna för Medlem att skaffa sig ett Vita Arkivet-konto, Att Fonus utvecklar sina tjänster via Vita Arkivet på så sätt att det blir fördel för Medlem att nyttja Fonus tjänster t.ex. genom rabatter som är direkt knutna till Medlem. Persnäs socialdemokratiska förening medlem nr 1961 Lennart Andersson Inger Sundbom, ordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Kalmar-Nybro-Öland, den 15 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Styrelsens yttrande: Motionären skriver om att det behövs utvecklat informationsmaterial om Vita Arkivet och möjligheterna att upprätta Vita Arkivet-konto samt att utveckla någon form av förmån att nyttja i detta sammanhang. Vi delar motionärens uppfattning att det finns många möjligheter och fördelar att göra tjänsten Vita Arkivet än mer känd på den svenska marknaden. Fonus har som strategi att alltmer övergå till digital hantering av Vita Arkivet. Därför passar motionärens synpunkter väl in i Fonus strategier och material kommer att tas fram för att informera medlemsorganisationerna under verksamhetsåret. I årets budget finns medel avsatt för att investera i en ny digital driftmiljö av Vita Arkivet som är grunden för att kunna utveckla tjänsten vidare till medlemmar och kunder. Motionären föreslår även att förmåner ska kopplas till nyttjandet av Vita Arkivet. Även om motionärens förslag är intressant så är styrelsen tydlig med avgränsning i att alla olika former av medlemsförmåner är en operativ fråga och inte något som föreningsstämman eller styrelsen kan eller ska besluta om. Det är koncernledningen som äger det ekonomiska ansvaret för att säkerställa lönsamhet och långsiktighet i verksamheten och därav ligger frågan på deras bord för att analysera och besluta. Styrelsen föreslår att föreningsstämman förklarar motionens bägge att-satser besvarade. 6

7 02. Utbildning av ombud till Fonus Höstmöten avseende tjänster inom Fonus Varje medlemsorganisation, Fonus ägare, har representation i Fonus och företräder sin medlemsorganisation på Höstmötet med ombud. På Höstmötet lämnar Fonus information om ekonomi, tjänster m.m. När denna information lämnas vidare av ombudet/en till medlemmarna (nedan kallad Medlem) på medlemsorganisationens möte krävs det goda kunskaper med kompletterande informationsmaterial för att informationen ska bli konkret och meningsfull. För att klara detta behöver ombuden utbildas i tjänster och möjligheter för Medlem att kunna aktivera sig och bli delaktiga i Fonus verksamhet. Utbildningen bör genomföras i samband med ombudens deltagande på Fonus Höstmöte. Detta sparar tid för ombuden och kostnader för Fonus. Jag föreslår: Att Fonus organiserar utbildning för ombud i enlighet med vad som uttalas ovan eller på annat lämpligt sätt. Att Fonus tar fram informationsmaterial till Medlem om tjänster och rabatter som är direkt knutna till Medlem. Persnäs socialdemokratiska förening medlem nr 1961 Lennart Andersson Inger Sundbom, ordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Kalmar-Nybro-Öland, den 15 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Styrelsens yttrande: Motionären efterfrågar utbildning för medlemmarnas ombud i samband med höstmötet eller på annat sätt, samt informationsmaterial om tjänster och förmåner knutna till medlemskapet. Samtliga medlemmar inbjuds att genom ombud deltaga på höstmöten respektive distriktsstämmor. Höstmötena är i stor utsträckning en lokal angelägenhet för distriktsrådet och medlemsorganisationernas ombud. De motioner som inkommit i distriktet diskuteras och distriktsrådet presenterar sin verksamhetsplan och budget för kommande år. Som komplement brukar Fonus lokala representanter berätta om verksamhet, produkter och aktuella aktiviteter i distriktet. Det görs dock inte några centrala utskick av presentationer eller informationsmaterial inför höstmötena. Vårens distriktsstämmor utgör en upptakt till föreningsstämman i maj. Verksamhetsberättelse och samtliga inkomna motioner behandlas. Dessutom väljs vilket eller vilka ombud som ska representera alla medlemmar på föreningsstämman, och vilka som ska utgöra lokalt distriktsråd och valberedning. Inför och under distriktsstämmorna görs en massiv kommunikationsinsats riktad till medlemmar och ombud. Här är verksamhetsberättelsen en viktig informationsbärare. Vd informerar om läget i koncernen. De senaste åren har det gjorts i form av en film, så att budskapet ska vara identiskt på de 41 stämmorna. Representanter från koncernledningen finns på plats för att berätta om vad som händer inom både begravningsverksamheten och juridiken. Och Fonus lokala personal berättar vad som sker i distriktet. Dessutom brukar informationsmaterial, Vita arkivet och olika produktbroschyrer delas ut till distriktsstämmans deltagare. Under 2016 togs en folder fram med information om medlemskapet i Fonus och vilka förmåner som finns för medlemmarna. Medlemsfoldern Vi finns för våra medlemmar går att beställa kostnadsfritt på hemsidan. Där finns ytterligare information om medlemskapet och medlemsförmånerna, Fonus skickar vid flera tillfällen varje år information till medlemsföreningarna och det är upp till dessa att sprida informationen vidare. T.ex. informerades om medlemsförmånerna tillsammans med kallelsen till höstmötet. Distriktsråden får löpande information om medlemsförmånerna och uppmanas att sprida dessa. Dessutom ges förtroendevalda i distrikten möjlighet att få fördjupad utbildning om Fonuskoncernen. Styrelsen instämmer i att det är viktigt att medlemmar och ombud har kunskaper om Fonus ekonomi, tjänster, verksamhet och medlemsförmåner. Presentationsmaterial finns framtaget och förnyas kontinuerligt. För att vara säkra på att få aktuell och korrekt information rekommenderar vi medlemsföreningarna att bjuda in Fonus respektive Familjens jurist att komma och berätta om verksamheten. Detta är en kostnadsfri förmån för medlemsorganisationerna. Distriktsråden ska arbeta aktivt med att förmedla denna kontakt. Styrelsen föreslår att föreningsstämman avslår den första att-satsen och förklarar den andra att-satsen besvarad. Motioner

8 03. Fonus måste erbjuda bättre förmåner för medlemmarna De nuvarande medlemsförmånerna måste ses över, beloppen höjas kraftigt och även andra medlemsförmåner bör övervägas för att därigenom knyta till oss ägarorganisationernas medlemmar bättre. De alltför snålt tilltagna medlemsförmånerna fungerar inte som incitament för att vända sig till oss på Fonus och alltför många av ägarorganisationernas medlemmar bryr sig inte om, om det är Fonus eller någon av konkurrenterna, utan väljer att anlita den lokala begravningsentreprenören istället. Är man medlem i någon av Fonus ägarorganisationer så erbjuds man för närvarande: 500 kronor i prisavdrag vid beställning av begravning kronor i avdrag vid köp av gravsten för minst kronor. Hos Familjens jurist erbjuds man prisavdrag med 750 kronor för den första konsultationstimmen. Genom att öka skillnaden i priset mellan ägarorganisationernas medlemmar och andra kunder när dessa vänder sig till oss på Fonus blir incitamentet att anlita Fonus större och vi knyter till oss ägarorganisationernas medlemmar på ett bättre sätt. Bättre och förmånligare medlemsförmåner bidrar också i sin förlängning till att flera organisationer ser mervärde i att bli delägare i Fonus vilket kommer att förstärka oss och vända trenden med minskade antal medlemsorganisationer. Det är också viktigt att kommunikationen till ägarorganisationerna förbättras och att ägarorganisationerna uppmanas att exempelvis på sina hemsidor och på Facebooksidor synliggöra sitt medlemskap i Fonus och de förmåner som erbjuds till följd av medlemskapet. Målet måste vara att alla ägarorganisationernas medlemmar vet att man åtnjuter medlemsförmåner hos Fonus. Med anledning av ovanstående kräver vi: Att Fonus styrelse, eller en för ändamålet utsedd grupp, får i uppdrag att göra en översyn av Fonus medlemsförmåner Att Fonus styrelse, eller en för ändamålet utsedd grupp, i samråd med distriktsorganisationen och ägarorganisationerna får i uppdrag att ta fram ett förslag till nya medlemsförmåner. Att Fonus medlemskommunikation får i uppdrag att uppmana ägarorganisationerna att aktivt medverka till att synliggöra sitt medlemskap i Fonus. Distriktsrådet Stora Småland genom Kari Parman, distriktsrådsledamot Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Stora Småland, den 28 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Styrelsens yttrande: Motionären uttrycker en tydlig vilja att öka förmånerna till ägarorganisationernas medlemmar. Fonus har och ska fortsätta att ha en prisdämpande funktion på marknaden. Det är viktigt att förstå att Fonus är en ekonomisk förening som konkurrerar på en öppen marknad. För att klarar att finansiera kraftigt ökade förmåner, vilket motionären föreslår, så måste sannolikt grundpriserna öka i samma omfattning för att Fonus ska behålla ett rimligt resultat för att kunna återinvestera och utveckla verksamheten. Styrelsen vill även tydliggöra att det måste finnas en tydlig avgränsning i det operativa arbetet och det strategiska arbetet. Styrelsens uppfattning är att föreningsstämman inte ska besluta i frågan om förmåner till medlemsorganisationernas medlemmar. Det är styrelsen och koncernledningen som äger det ekonomiska ansvaret för att säkerställa lönsamhet och långsiktighet och därav ligger frågan om rabatter för beslut i dessa forum. länkade med synlig logotyp till både Fonus och Familjens jurist hos bland annat LO Mervärde, PRO Mervärde, SKPF, Riksbyggen samt Hyresgästföreningen. Familjens jurist finns synliga även på Folksams och Coops hemsidor. Fonus uppmanar löpande ägarorganisationerna att kommunicera medlemskapet i Fonus till sina medlemmar och att lägga upp länkar till medlemsförmånerna på sina respektive hemsidor. Instruktioner och logotyp finns på medlemssidorna, fonus.se/medlem. Styrelsen kan konstatera att det finns, trots uppmaningar till medlemsorganisationerna att publicera länkar till Fonus hemsida och i övrigt informera sina medlemmar om organisationens medlemskap i Fonus, mycket kvar att göra. Styrelsen föreslår föreningsstämman - avslår den första att-satsen - avslår den andra att-satsen - förklarar den tredje att-satsen besvarad När det gäller att synliggöra medlemskapet har Fonus medlemskommunikation bland annat sett till att medlemsförmånerna finns 8

9 04. Möjlighet att utnyttja förmåner i Fonus Till föreningsstämman 2016 lämnade PRO Askersund in en motion (nr 26) om att giltighetstiden för rabattcheckarna skulle tas bort. Föreningsstämman beslutade i enlighet med styrelsens förslag, nämligen att anse den besvarad med informationen att det från 1/ går att aktivera medlemsförmånen (värdecheck) på webben och att aktiveringsformulär även finns på PRO:s egen hemsida. Medlemsorganisationerna (ägarna) ska i första hand själva informera sina medlemmar om Fonus medlemsförmåner. Det kan jag förstå, men den digitalisering som nu pågår i samhället skapar klyftor. Dessa kan Fonus vara med att minska! Det finns idag många, kanske framförallt äldre, som inte har tillgång till dator eller kan få hjälp med att ta sig ut på webben. För dem blir det inte möjligt att utnyttja Fonus förmåner. Jag föreslår: Att när man beställer tjänster av Fonus och Familjens jurist införs rutiner som innebär att fråga om medlemskap i en ägarorganisation alltid ställs. Distriktsrådet delar motionärens bild av de svårigheter som finns för dem som inte har tillgång till dator eller kan få hjälp att ta sig ut på webben. Rådet föreslår därför att Fonus tillsammans med sina ägare tar ett gemensamt ansvar för att alla enskilda medlemmar så enkelt som möjligt ska få information om och möjligheter att använda sig av de medlemsförmåner som Fonus erbjuder även om de saknar dator och internetuppkoppling. Distriktsrådet föreslår: Att föreningsstyrelsen ges i uppdrag att initiera en diskussion med ägarna för att hitta en modell där Fonus och ägarna tar ett gemensamt ansvar i frågan. Distriktsrådet i Södra Närke Siv Palmgren, distriktsrådsordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Södra Närke, den 22 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Att det ska räcka med att visa upp medlemskort. Arne Önnefors, distriktsrådsledamot Distriktsrådet i Södra Närke Styrelsens yttrande: Fonus uppmuntrar och stödjer att medlemsorganisationerna informerar sina medlemmar om de förmåner som följer av ett medlemskap i Fonus ekonomisk förening. Vidare arbetar organisationen själva aktivt via medlemsmöten med att föra ut fördelar och förmåner med medlemskapet. Mot bakgrund av att det finns ett stort antal olika medlemsorganisationer i Fonus, är det inte praktiskt möjligt att vid varje enskilt kundbesök ställa frågor om eventuell medlemstillhörighet finns eller inte. Vi får också ta i beaktande att förmånerna gäller vid beställning av begravning för alla medlemmar, dess make/maka, sambo, barn, barnbarn, syskon, förälder, svärförälder samt moroch farförälder så det är ett generös familjeförmån som faller ut baserat på en persons medlemskap. Det är en tydlig skillnad mot rena konsumentvaruföretag där privatpersonen aktivt valt att vare en kundklubbsmedlem vilket är skillnad med Fonus, där det är medlemsorganisationen som är medlem. Fonus gör aktivt reklam för denna medlemsförmån via hemsida, broschyrmaterial samt vid medlemsföreläsningar. Den nya medlemsförmånen introducerades att gälla från den 1 januari 2016 och inte 1 juni som motionären skriver. För att alla medlemmar ska kunna nyttja förmånerna och inte vara beroende av vare sig datorer eller egen uppkoppling mot internet så går det bra att be Fonus kundrådgivare att aktivera förmånen vid själva kundbesöket. Därefter är det bara för personen ifråga att styrka medlemskapet i aktuell organisation, t ex genom aktuellt medlemskort som motionären önskar. Styrelsen synpunkt och hållning kring hur den dagliga driften sker avseende rutiner är något som inte styrelsen eller stämmans kan eller bör fatta beslut om. Det är ytterst ledningens ansvar att i varje enskilt fall driva och utveckla verksamheten utifrån bästa nivå avseende service och tillgänglighet men också i tydlig relation till långsiktig ekonomisk hållbarhet. Styrelsen har en pågående dialog med ägarorganisationerna kring medlemsförmånerna. Styrelsen föreslår att föreningsstämman - avslår den första att-satsen - anser den andra att-satsen besvarad - anser den tredje att-satsen besvarad Motioner

10 05. Fonus organisation Medlemsinflytandet behöver öka genom personliga kontakter och ge medlemsorganisationerna möjlighet att påverka utvecklingen av Fonus. Vi föreslår: Att den föreslagna organisationsförändringen genomförs. Distriktsrådet Ludvika-Smedjebacken Seppo Timonen, distriktsrådsordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Ludvika- Smedjebacken, den 17 november Höstmötet tillstyrkte motionen. 06. Ökat inflytande för Fonus medlemmar Under hösten 2016 har Fonus styrelse lagt fram ett förslag på förnyad parlamentarisk organisation i syfte att öka medlemmarnas inflytande. Förslaget har diskuterats med medlemsorganisationerna i landet. Vid medlemsträffen i Malmö var det tydligt att medlemsorganisationerna vill ha ökat inflytande i Fonuskoncernens verksamhet. För oss som medlemsorganisation är det viktigt med demokrati och att vi får det inflytande som är berättigat. Det är medlemsorganisationerna som äger Fonus, inte distriktsråden. Att vi har en parlamentarisk organisation som fråntar medlemmarna rätten att vara med och direkt påverka utvecklingen i det vi äger är oacceptabelt i en svensk demokratisk organisation. Att vi som medlemmar ska få möjlighet att direkt kunna diskutera med Fonus styrelse och företagsledning är en stor förbättring vilket ökar vårt inflytande över verksamheten. Att vi som medlemmar/ ägare även ska ha möjlighet att lämna synpunkter via olika former av sociala medier är ytterligare fördelar som ökar vårt inflytande över Fonuskoncernens verksamhet. Vi föreslår: Att det av Fonus styrelse framlagda förslaget till ny parlamentarisk organisation ska genomföras. PRO centrum, Malmö medlem nr 448 Ordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Södra Skåne, den 16 november Höstmötet tillstyrkte motionen. 07. Ökat inflytande för Fonus medlemmar Under hösten 2016 har Fonus styrelse lagt fram ett förslag på förnyad parlamentarisk organisation i syfte att öka medlemmarnas inflytande. Förslaget har diskuterats med medlemsorganisationerna i landet. Som medlemsorganisation i Fonus vill vi ha ökat inflytande över Fonuskoncernens verksamhet även om personer som har uppdrag i distriktsråden inte vill det. För oss som medlemsorganisation är det viktigt med demokrati och att vi får det inflytande som är berättigat. Det är medlemsorganisationerna som äger Fonus, inte distriktsråden. Att vi har delar i vår nuvarande parlamentariska organisation som vill hindra medlemsorganisationerna rätten att vara med och direkt påverka utvecklingen i det vi äger är så långt från svensk demokrati man kan komma. Att vi som medlemsorganisation ska få möjlighet att direkt kunna diskutera med Fonus styrelse och företagsledning är en stor förbätt- ring mot hur det är nu. Det ökar vårt inflytande över verksamheten. Att vi som medlemsorganisation även ska ha möjlighet att lämna synpunkter via olika former av sociala medier är ytterligare fördelar som visar på ett modernt tänkande. Vi föreslår: Att det av Fonus styrelse framlagda förslaget till ny parlamentarisk organisation ska genomföras. Brf. Karlshamnshus 11 medlem nr 976 Styrelsen Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Blekinge, den 22 november Höstmötet avstyrkte motionen. Ett ombud reserverade sig från beslutet. 10

11 08. Ökat inflytande för Fonus medlemmar Under hösten 2016 har Fonus styrelse lagt fram ett förslag på förnyad parlamentarisk organisation i syfte att öka medlemmarnas inflytande. Förslaget har diskuterats med medlemsorganisationerna i landet. Vid medlemsträffen i Malmö var det tydligt att medlemsorganisationerna vill ha ökat inflytande i Fonuskoncernens verksamhet. För oss som medlemsorganisation är det viktigt med demokrati och att vi får det inflytande som är berättigat. Det är medlemsorganisationerna som äger Fonus, inte distriktsråden. Att vi har en parlamentarisk organisation som fråntar medlemmarna rätten att vara med och direkt påverka utvecklingen i det vi äger är oacceptabelt i en svensk demokratisk organisation. Att vi som medlemmar ska få möjlighet att direkt kunna diskutera med Fonus styrelse och företagsledning är en stor förbättring vilket ökar vårt inflytande över verksamheten. Att vi som medlemmar/ ägare även ska ha möjlighet att lämna synpunkter via olika former av sociala medier är ytterligare fördelar som ökar vårt inflytande över Fonuskoncernens verksamhet. Vi föreslår: Att det av Fonus styrelse framlagda förslaget till ny parlamentarisk organisation ska genomföras. Distriktsrådet Södra Skåne Claes Block, distriktsrådsordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Södra Skåne, den 16 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Styrelsens yttrande över motion 5, 6, 7 och 8: Motionärerna pekar på vikten av att öka medlemmarnas direkta inflytande över Fonus med hänvisning till det av styrelsen framtagna förslaget till ny demokratisk organisation. Fonus styrelse delar motionärernas syn att Fonus demokratiska organisationen behöver förändras och moderniseras. Styrelsens konstaterar dock att det förslag om förändrad demokratisk organisation som styrelsen framlagt för den extra föreningsstämman den 1 november 2016 inte bifölls. Under debatten på den extra föreningsstämman framkom att stämmoombuden ansåg att ytterligare faktaunderlag som stödjer förändringen av den demokratiska organisationen behöver tas fram. De frågor som föreningsstämman särskilt ville belysa var hur en ny demokratisk organisation ökar medlemsorganisationernas inflytande, hur de föreslagna ambassadörerna ska arbeta, vilka ekonomiska vinster som uppstår samt vilka risker som uppstår för den demokratiska organisationen. Styrelsen står bakom sitt förslag men tar till sig de synpunkter som framkom på den extra föreningsstämman i höstas. Styrelsen har lyssnat på ombudens kommentarer och tillsatt en arbetsgrupp med företrädare från styrelse, ägarföreningar distriktråd och medarbetare. Dessutom öppnades det i februari upp en portal för alla medlemmar att komma med förslag och synpunkter till arbetsgruppen. Det är en sluten grupp på Facebook som heter Fonus i förändring. Rådslaget som hölls i mars var inriktat på medlemsutveckling och Fonus framtida parlamentariska organisation och där fick företrädare för samtliga 41 distriktsråd tillfälle att ha en dialog och komma med konkreta förslag och synpunkter. Utöver detta ser styrelsen till att de faktaunderlag som efterfrågas tas fram. Styrelsens förslag finns presenterat på Fonus medlemssidor, Styrelsen föreslår att föreningsstämman förklarar motionerna 5, 6, 7 och 8 besvarade. Motioner

12 09. Hur ska vi få ägarna tydligt att agera? Efter extrastämman 1 november framkom delade meningar om förslag till ny organisation. Förslaget var att ta bort 41 distrikt plus distriktsråd och inrätta ambassadörer istället. Styrelsen fick Nej i frågan med inte allt för stor majoritet. Vad som kom upp på stämman var Vad vill ägarna egentligen? Man kan säga Det vet vi inte fullt ut, tyvärr. En förändring av organisationen måste till, frågan är hur. Hur ska vi få ägarna tydligt att agera? Vi föreslår: 1. Att träffa ägarna runt om i landet där Fonusstyrelsen och distriktsråden är med i debatten. 2. Att skapa arbetsgrupper med representanter för närliggande distriktsråd och de ägare som så vill för att bearbeta det som framkommit under punkt Att bilda en framtidsgrupp centralt med några distriktsrådsordföranden samt några ur Fonus styrelse med uppgift att utarbeta förslag till ny organisation. 4. Att kommunicera förslaget med ägarna. 5. Att därefter bilda en organisation för framtiden. Distriktsrådet Värmland-Dalsland Hans Forssell, distriktsrådsordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Värmland-Dalsland, den 12 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Styrelsens yttrande: Motionären pekar på vikten av att öka medlemmarnas direkta inflytande över Fonus med hänvisning till det av styrelsen framtagna förslaget till ny demokratisk organisation. Styrelsens förslag vann inte gehör vid den extra föreningsstämman den 1 november Fonus styrelse anser att den demokratiska organisationen behöver förändras och moderniseras och att det av Fonus styrelse framlagda förslaget till ny parlamentarisk organisation ska genomföras. De viktigaste delarna i förslaget rör att ge medlemmarna ökat inflytande genom direkta nomineringar och val av ombud/fullmäktige, samt att ge medlemmarna möjligheter till tätare kontakter med styrelse och koncernledning. Förslaget innebar även att lokala förtroendevalda, kallade ambassadörer, ska ha en aktiv roll med fokus på utåtriktade medlemsaktiviteter snarare än möten, protokoll och formalia. Motionären vill även att styrelsen och distriktsråden ska träffa ägarna runtom i landet, att arbetsgrupper med företrädare från distriktsråd respektive ägarorganisationer bildas, att ett förslag på ny organisation utarbetas och att det att förslaget kommuniceras med ägarna. Styrelsen konstaterar att mycket av det som motionären föreslår redan har gjorts. Fonus styrelse har skrivit till samtliga ägarorganisationer, kallat till ägarträffar samt diskuterat förslaget till ny organisation med ledningen för flera ägarorganisationer. Distriktrådens företrädare har diskuterat ämnet i två rådslag, tagit del av förslaget på distriktsstämmor och föreningsstämmor samt uppmanats att komma med förbättringsförslag och synpunkter till styrelsen. Styrelsen föreslår att föreningsstämman Anser den första att-satsen besvarad Avslår den andra att-satsen Avslår den tredje att-saten Anser den fjärde att-satsen besvarad Anser den femte att-satsen besvarad. 12

13 10. Fristående ledamöter i Fonus styrelse Ledamöterna i styrelsen för Fonus kommer utan undantag från ägarsfären som till största delen utgörs av organisationer. Ledamöterna har med ett par undantag företrädesvis erfarenheter från organisationslivet och kommunal verksamhet. Att styrelsens sammansättning speglar ägarkåren är i sig inte fel, inte heller att det finns erfarenheter av organisationslivet och kommunal verksamhet. Det borde dock finnas utrymme att bredda styrelsens sammansättning genom att engagera ledamöter som är fristående i förhållande till ägare och ledning. Min uppfattning är att fristående ledamöter med andra erfarenheter och bakgrund skulle vara bra för företaget och därmed ägarna. Fristående ledamöter kan ifrågasätta och framföra sådant som det kan vara obekvämt att framföra för ägarrepresentanter men som på sikt gynnar företaget och därmed ägarna. Fonus borde därför i likhet med börsnoterade företag engagera ledamöter i styrelsen som är fristående i förhållande till ägarna och ledningen. Jag föreslår därför: Att stämman uppdrar åt styrelsen att utreda frågan om fristående ledamot/ledamöter i Fonus styrelse. Distriktsrådet Uppsala Gustav Holmlund, distriktsrådsordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Uppsala, den 14 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Styrelsens yttrande: I och med förändringar i lagen om ekonomiska föreningar som antogs av riksdagen den 1 juli 2016 är det nu möjligt att i styrelsen för en ekonomisk förening kunna välja in ledamöter som inte är medlemmar, eller kommer från en medlemsorganisation. För att Fonus ekonomisk förening ska anta ett beslut om personer i styrelsen från icke medlemsorganisationer krävs en stadgeförändring och därmed beslut från organisationens högst beslutade organ, föreningsstämman. Styrelsen ställer sig positiv till motionen. Om föreningen ställs inför särskilda utmaningar i framtiden kan det vara en styrka att ha möjligheten att välja in extern kompetens. Det skulle t.ex. kunna vara kompetens inom utlandsexpansion eller digitala strategier. Styrelsen önskar utreda saken vidare för att analysera vilka behov och utvecklingssteg verksamhet befinner sig i inför framtiden och vilken ytterligare kompetens som kan vara aktuell att söka i ett externt perspektiv. Styrelsen föreslår att föreningsstämman bifaller motion 10. Motioner

14 11. Arbetsmiljön på våra kontor Det är mycket positivt att Fonuskontoren har utrustats med snygg och enhetlig möblering som är ändamålsenlig och dessutom mycket tilltalande för ögat. Tyvärr verkar det som om man i en del kontor inte tillgodosett behoven av ventilation i lokalerna. Varma dagar blir det obehagligt varmt inne och dörrar och fönster öppnas för att det ska bli ett uthärdligt inomhusklimat. Jag har upplevt detta både som ledamot och kund och det känns inte bra att man blir avbruten av motorljud och avgaser från förbipasserande fordon under både möten och beställningar av en begravning eller bouppteckning. arbete och i samband med beställningar av våra tjänster. Idag finns dessutom små klimatanläggningar som är mobila och som räcker för att förbättra inomhusklimatet. Jag yrkar därför: Att företagsledningen ser till att våra kontor/försäljningslokaler förses med klimatanläggningar Distriktsrådet Södra Närke Sven-Inge Karlsson, distriktsrådsledamot Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Södra Närke, den 22 november Höstmötet tillstyrkte motionen. En god arbetsmiljö med bra inomhusklimat gör att vår personal och våra kunder har en sund och behaglig miljö att vistas i under Styrelsens yttrande: Fonus har mellan åren renoverat ca 100 begravningskontor i Sverige, åtta i Norge samt sex juristkontor. Syftet med detta omfattande arbete har varit att byta ut ett föråldrat och slitet koncept men framför allt för att förbättra den fysiska arbetsmiljön för våra medarbetare och därigenom även skapa en behaglig miljö värdig våra kunder. I samband med detta har utvärdering av kontorslokalernas inomhusklimat utförts och i de fall där det har identifierats en allvarlig brist så har konkreta åtgärder gjorts för att förbättra klimatet. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter står det att en lokal där det i huvudsak bedrivs stillasittande arbete ska klara av att hålla ett inomhusklimat mellan grader på sommaren och grader på vintern. Under en kortare period med värmebölja eller köldknäppar så kan inomhusklimatet avvika från föreskrifterna utan att det anses som ett arbetsmiljöproblem. Inomhusklimatet är en viktig fråga i Fonuskoncernens systematiska arbetsmiljöarbete och utreds kontinuerligt i samråd med verksamheten, bl.a. genom skyddsronder och med respektive fastighetsägare. I de flesta fall räcker det med justeringar till befintlig ventilationsan- läggning eller genom att utrusta kontoret med en enklare portabel anläggning som kan användas vid behov. I några fall krävs en större investering i en permanent anläggning och planering för detta görs i samband med koncernens övergripande investeringsplan. Inför varje nytt arbetsår planeras ytterligare kontor som ska förnyas och förbättras. Prioriteringen av detta sker utifrån vilka ekonomiska förutsättningar verksamheten har samt vilken historik och affärsplan respektive kontor har då det i vissa fall även kräver ett lokalbyte. Totalt har koncernen i Sverige 180 begravningskontor och 33 juristkontor vilket gör det till ett omfattande men samtidigt väldigt viktig arbete. Utöver detta pågår ett löpande arbetsmiljöarbete i Fonus träindustri. Styrelsen anser att det inte är en fråga för stämman att besluta om enskilda investeringar. Det är ytterst ledningen som har ansvar för planering och genomförande inom beslutade budgetramar. Styrelsen har tillgång till information från koncernledningen om att Fonus jobbar aktivt med systematiskt arbetsmiljöarbete samt att verksamheten följer lagar och förordningar. Styrelsen föreslår att föreningsstämman avslår motionen. 14

15 12. Kistor av papp Många pensionärer lever under fattigdomsgränsen. Begravningskostnaderna blir en tung börda för efterlevande maka eller make. Billigare alternativ behövs. Vi föreslår: Att möjligheten att använda wellpappkistor utreds Distriktsrådet Ludvika-Smedjebacken Seppo Timonen, distriktsrådsordförande Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Ludvika- Smedjebacken, den 17 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Styrelsens yttrande: Motionären önskar en utredning kring möjligheten att använda pappkistor i syfte att kunna erbjuda ett billigare alternativ än det som idag finns på marknaden. Pappkistor är inget nytt påfund, utan har i olika former lanserats under åren. De olika utvecklingsprojekt som initierats på marknaden, har dessvärre sällan lett till en användbar produkt som uppfyllt de krav som anhöriga, krematorier och branschens personal kräver ur etiskt, praktiskt och arbetsmiljömässiga krav. Dessutom har priset inte blivit nämnvärt mycket lägre jämfört med en träkista. Pappkistor säljs därför i dag i princip inte alls på marknaden. Fonus anser att det är viktigt att erbjuda prisvärda produkter och tjänster med rätt kvalitet. Fonus arbetar därför ständigt med att utveckla våra produkter och tjänster för att vara en attraktiv aktör på marknaden. Den pappkista som idag finns tillgänglig på marknaden saknar bärhandtag, vilket ger en dålig arbetsmiljö. Vi anser inte att pappkistor utan bärhandtag lever upp till de arbetsmiljökrav vi ställer för våra medarbetare. Pappkistor ger avsevärt mindre energi vid förbränning. Detta gör att olja måste tillsättas under förbränningsprocessen. Detta behövs normalt sett inte tillföras för en träkista som har ett helt annat energiinnehåll. Vi anser därför pappkistor är tveksamt ur ett miljöperspektiv. Fonus Träindustri har inte en maskinpark för att producera produkter i papp. Det innebär att vi i så fall måste köpa in pappkistor från externa leverantörer som lägger på en marginal, vilket innebär att priset blir förhållandevis högt gentemot de träkistor som vi själva producerar. Vissa prototyper som tagits fram på marknaden men aldrig blivit någon efterfrågad produkt, har behövt innehålla träskivor för att klara hållfastheten. Dessa kistor blir därav relativt dyra. Pappkistor är inte heller godkända för jordbegravning. Vi eftersträvar kistor som är anpassade för både jordbegravning och kremation för att kunna uppnå effektivitet. För information så kommer Fonus under året att ytterligare se över vår produkt- och prisstrategi. I det arbetet kommer vi ha fokus på kistor med ett attraktivt pris till en kvalitet som Fonus varumärke står för. Styrelsen föreslår att föreningsstämman avslår motionen. Motioner

16 13. Fonus internkommunikation I en ständigt föränderlig värld måste företag anpassa sin organisation efter omvärlden. I samma takt förändras ledarskap och kommunikation, vilka är två avgörande förutsättningar för ett företags framgång och utveckling. Framförallt är dessa faktorer viktiga för företag som Fonus eftersom vi är geografiskt spridda. Trots att vi har ett stort antal kontor både i Sverige och i andra länder måste företaget uppfattas som en helhet, med gemenskap och samma mål. Att vi i Fonuskoncernen förnyat oss genom att implementera en ny grafisk profil och logotyp är ett steg i rätt riktning. Vad som däremot är bekymmersamt är bristerna i internkommunikationen. Det har framkommit att anställda på Fonuskontor på olika håll i landet blivit något förbryllade när man slagit på datorn och upptäckt att man fått ny hemsida med ny grafisk profil och logotyp. Den interna kommunikationen är ett av verktygen för att förmedla strategier inom organisationer och företag. Att finna ett gemensamt språk inom organisationen kan underlätta förståelsen för företagets visioner och mål. Att Fonus internkommunikation har brister blev alltför tydligt i samband med försök till organisationsförändring under En organisationsförändring som saknade förankring i stora delar av organisationen och därmed avslogs av föreningsstämman. Det anmärkningsvärda är både den parlamentariska och den affärsmässiga ledningens ibland bristande insikter om vikten av kontinuerlig kommunikation. Att Fonus ledning negligerar eller helt avstår från att fortlöpande kommunicera till medarbetarna. Det som krävs av Fonus ledning är fortlöpande dialoger med organisationen ut i landet och att medarbetare deltar i frågor kring nya strategier, värdegrunder och gemensamma målbilder för verksamheten på olika nivåer. Då skapas förutsättningar för: Engagemang bland personalen Möjligheter till att förändra attityder Att bygga en önskvärd kultur Det finns problem och utmaningar i informations- och kommunikationskanaler inom en organisation. En utmaning är att informationen ska nå rätt personer i organisationen och att dessa sedan ska tolka informationen. Att tolkningen sker på det sätt som ledningen avsåg är inte helt säkert, innebörden kan ha gått förlorad och handling uteblir. Kommunikation är en angelägenhet för ledningen eftersom de brister som kan uppstå oftast faller under ledningens ansvar. Bristerna kan bero på att människor inte förstår varandra, men också på att rutinerna för kommunikation inte är tillräckligt utformade. Med anledning av ovanstående kräver vi: Att en översyn av Fonus kommunikationsstrategi görs i syfte att anpassa densamma till verksamhetens behov. Att ett styrdokument som reglerar en väl fungerande internkommunikation och stödjer det dagliga arbetet upprättas senast till Föreningsstämman Att ansvaret för en fungerande internkommunikation liksom ansvaret för att kontinuerligt revidera ovanstående styrdokument läggs på chefer och ledare. Distriktsrådet Stora Småland Kari Parman, distriktsrådsledamot Motionen är behandlad på höstmötet, distrikt Stora Småland, den 28 november Höstmötet tillstyrkte motionen. Styrelsens yttrande: Det finns idag en tydlig kommunikationspolicy i verksamheten. Det finns också en tydlig kommunikationsstrategi om vilka personalgrupper och vilka kanaler ledningen ytterst använder. I det aktuella fallet kring ny hemsida så finns information tillgänglig till chefsgruppen under ledningen, till kontorschefer och ytterst via koncernens interna intranät till samtliga medarbetare. Om någon enskild medarbetare inte valt att ta del av detta är i och för sig ett problem men inte i relation till det motionären vill framhålla. Styrelsen har också möjlighet att tillfråga personalrepresentanterna som deltar i styrelsen och där finns ingen invändning mot VD och ledningens informationsstruktur eller tillgång till information för verksamheten. Motionären anser att ett styrdokument ska tas fram till stämman Det är enligt styrelsen uppenbart ingen fråga för en stämma och styrdokumentet genom en kommunikationspolicy finns redan och är något som styrelsen tagit del av. I den digitala styrelseportalen har styrelsen tillgång till en rad formella dokument. När det gäller motionärens skrivning och kritik om processen kring ny parlamentarisk process så vill styrelsen tydligt understryka att detta är en ägarfråga och något som den operativa ledningen ej ansvarar för. Det är enbart en ägarfråga om hur Fonus som förening och verksamhet ska genom sina medlemmar (ägare) utöva ägarstyrning och parlamentarisk struktur. Att motionären starkt kritiserar styrelsens arbete i den aktuella frågan är något styrelsen får vidare utvärdera men det ska tydligt sägas att styrelsen har kommunicerat, träffat medlemsorganisationer, träffat distriktsråd och lagt fram ett förslag och genomfört en extra stämma som röstade nej. Att vissa distriktsråd inte anser att styrelsens tidplan varit tillräckligt är naturligtvis inte bra och något som styrelsen får ta med in i ett eventuellt nytt framtidsarbete kring Fonus parlamentariska organisation. Styrelsen föreslår att föreningsstämman avslår den första att-saten avslår den andra att-satsen anser den tredje att-satsen besvarad 16

17 Dagordning vid distriktsstämmorna Stämmans öppnande. 2. Fastställande av dagordning. 3. Val av - ordförande - sekreterare - två protokolljusterare - två rösträknare. 4. Fastställande av röstlängd. 5. Fråga om kallelse skett i behörig ordning. 6. Orientering om resultatet och framtidsplaner i distriktet och föreningen 7. Genomgång av årsredovisning och revisionsberättelse. Distriktsstämmans yttrande. 8. Genomgång av styrelsens förslag till föreningsstämman angående disposition av föreningens vinst eller förlust samt av revisorernas uttalande om förslaget. 9. Distriktsstämmans yttrande avseende styrelsens förslag till föreningsstämman angående disposition av föreningens vinst eller förlust. 10. Motionsbehandling. Distriktsstämmans yttrande avseende motionerna. 11. Fastställande av antal ledamöter, inklusive ordförande, i distriktsråd enligt Val av ordförande i distriktsråd, som ska väljas av distriktsstämman enligt Val av övriga ledamöter som ska väljas av distriktsstämman enligt Val av distriktets stämmoombud och suppleanter till föreningsstämman enligt Val av ledamöter till distriktsstämmans valberedning enligt Avslutning. Motioner

18 Dagordning vid föreningsstämman Stämmans öppnande. 2. Fastställande av dagordning. 3. Val av - ordförande - sekreterare - två protokolljusterare - två rösträknare. 4. Fastställande av röstlängd. 5. Fråga om kallelse skett i behörig ordning. 6. Information om verksamhet, ekonomi och framtidsplaner i föreningen. 7. Framläggande av årsredovisningen för föreningen samt, om föreningen är moderförening i en koncern, av koncernredovisningen. 8. Framläggande av revisionsberättelsen samt, i moderförening, koncernrevisionsberättelsen. 9. Fastställande av resultat- och balansräkningarna samt, i moderförening, koncernresultat- och koncernbalansräkningarna. 10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter. 11. Fråga om ansvarsfrihet för vd. 12. Disposition av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen. 13. Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna ärenden. 14. I stadgeenlig ordning inkomna motioner. 15. Principer för ersättning och andra anställningsvillkor för föreningens verksamhetsledning. 16. Bestämmande av arvoden och andra ersättningar till de förtroendevalda i föreningen. 17. Fastställande av antalet ledamöter, inklusive ordförande, i styrelsen enligt Val av ordförande i styrelsen enligt Val av ledamöter i styrelsen enligt Val av revisorer och suppleanter enligt Val av valberedning enligt Avslutning. Föreningsstämman hålls onsdag den 31 maj 2017 Plats: Vår Gård, Saltsjöbaden 18

19 Distriktens medlemmar och ombud till föreningsstämman Distrikt Medlemmar/föreningar 31 december 2016 Ombud till föreningsstämman 2017 Avesta-Hedemora 20 1 Blekinge 49 2 Fyrstad 52 2 Gotland 29 1 Gästrikland 53 2 Göteborg-Södra Älvsborg Halland 58 2 Hudiksvall 34 1 Hälsingland 33 1 Kalmar-Nybro-Öland 48 1 Kolbäcksdalen 18 1 Köping-Arboga-Fagersta 37 1 Ludvika 15 1 Luleå-Piteå-Boden 71 2 Lund-Österlen 80 2 Malmfälten 24 1 Medelpad 59 2 Mellersta Kalmar län 46 1 Nordvästra Skåne 48 1 Norra Dalarna 34 1 Norra Skåne 52 2 Norra Sörmland 33 1 Norrtälje 30 1 Nynäshamn 33 1 Skaraborg 77 2 Skellefteå 51 2 Stockholm Stora Småland Strängnäs 21 1 Södertälje 29 1 Södra Närke 41 1 Södra Skåne Södra Sörmland 75 2 Umeå-Lycksele 53 2 Uppsala 40 1 Värmland-Dalsland Z-Jämtland 42 1 Ådalen 58 2 Örebro-Bergslagen 46 1 Örnsköldsvik 35 1 Östra Västmanland 40 1 Totalt Motioner

20 MILJÖMÄRKT