Rikspolisstyrelsen Bo Stålhammar Polisens verksamhetsstöd

Transkript

1 1 (3) Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd (åberopas vid korresp) Affärsenheten/Upphandlingssektionen Samtliga anbudsgivare RAMAVTAL, KONSULTTJÄNSTER AVSEENDE LOKALFÖRSÖRJNINGSSTÖD/FASTIGHETSKONSULTATION 1 INBJUDNINGSBREV Ni inbjuds av Rikspolisstyrelsen att lämna anbud på leverans av tjänster i enlighet med bifogat förfrågningsunderlag. Upphandlingen genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) och med öppet förfarande enlig 4 kap 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Syfte Syftet med denna upphandling är att teckna ramavtal med en (1) leverantör för att med extern konsulthjälp inom fastighetskonsult-/hyresgästrådgivning och byggnadstekniska tjänster stödja uppdragsgivarnas arbete inom lokalförsörjningsområdet. Ramavtalet är uppdelat i två (2) kategorier, fastighetskonsult-/hyresgästrådgivning och byggnadstekniska tjänster. Anbud skall lämnas på hela ramavtalet, underkonsulter får användas. Mål Beställaren ska, utifrån verksamhetens behov, hyra kostnadseffektiva och ändamålsenliga lokaler. Målet med denna upphandling är att Beställaren, vid behov, ska få stöd från extern kompetens för att skapa och säkerställa de bästa tänkbara lokallösningarna ur ett funktionellt, ekonomiskt och juridiskt perspektiv. Om Beställaren Polisen består idag av Rikspolisstyrelsen, 21 polismyndigheter och Statens kriminaltekniska laboratorium (SKL). Den 1 januari 2015 bildas den nya Polismyndigheten vilket innebär att Polisen kommer att bli en myndighet organiserad i sju regioner, ett antal nationella avdelningar samt ett kansli, (nedan kallad Polisen). SKL kommer även fortsättningsvis att tillhöra Polisen men byter namn till Nationellt forensiskt center.

2 2(3) Polisen äger inga egna fastigheter utan är alltid hyresgäst i sina lokalförhyrningar. Polisen har idag ca hyresavtal av varierande lokalstorlek fördelade över hela landet. Den totala inhyrda lokalytan omfattar mer än 1,4 miljoner kvadratmeter LOA, varav drygt 60 % finns i de tre storstadsregionerna. Den totala hyreskostnaden uppgår till ca 1,4 miljarder kronor. Inom Polisen pågår årligen ungefär större om-, ny eller tillbyggnadsprojekt och ett flertal mindre projekt som alla befinner sig i olika skeden. Detta innebär att det ständigt pågår ett stort antal större eller mindre projekt och rådgivningsärenden på olika håll i hela landet. Orientering om uppdragen Ramavtalet omfattar olika uppdrag inom lokalförsörjningsstöd/fastighetskonsultation där Konsultföretaget, tillsammans med Beställaren, utreder, planerar och genomför Beställarens lokalbehov/lokalutformning med beaktande av verksamhetsmässiga, ekonomiska, tekniska och legala aspekter. Ramavtalet avser konsulttjänster inom två (2) kategorier: 1. Fastighets- och hyresgästrådgivning (hyresgäststöd inom fastighetsekonomi och fastighetsjuridik, främst hyresjuridik.) 2. Byggnadstekniska tjänster Arbetsinsatserna kommer att ske både självständigt och i team och Beställaren har behov av att med kort varsel kunna beställa/avropa konsulttjänster för såväl längre som kortare uppdrag. Omfattning Omfattningen av Konsultföretagets arbetsinsats inom de olika kategorierna kan variera stort över tiden beroende på hur de olika aktuella projekten och uppdragen hos Beställaren fortlöper. I genomsnitt har Polisen de senaste tre (3) åren köpt motsvarande konsulttjänster för ca: mkr/år. Uppdragen kommer att skilja sig åt vad gäller kortare eller mer kontinuerliga insatser. Varje uppdrag kommer att redovisas i en uppdragsbeskrivning, där det slutliga utförandet av uppdraget kommer att utarbetas i vidare samråd mellan Beställaren och Konsultföretaget. Varje uppdrag är ett enskilt konsultuppdrag som beställs av behörig representant för Beställaren. Beställaren ska ange uppdragets omfattning och innan uppdraget påbörjas ska Konsultföretaget redovisa bemanning, budget och leveranstid. Samtliga uppdrag ska dokumenteras i en uppdragsbekräftelse i enlighet med handling 10 Avrop/Uppdragsbekräftelse/Beställning. Ramavtalstid Två år med möjlighet till förlängning med år.

3 3(3) Samtliga till denna förfrågan hörande handlingar framgår i detalj under punkten AUB.22 i "2 Administrativa Föreskrifter. Anbud Anbud ska lämnas enligt "4 Formulär till anbud". De utvärderingspriser som anbudsgivaren lämnar enligt " 4 Formulär till anbud" kommer att ligga till grund för framtida reglering av avrop. Anbud lämnas i slutet omslag och ska märkas: "ANBUD Ramavtal, Konsulttjänster avseende lokalförsörjningsstöd/fastighetskonsultation Anbud ska vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 14 april Lämnas i ett original till: Rikspolisstyrelsen Att. Registratorskontoret Box Stockholm /eller anbud kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm (vardagar ). Frågor och svar Sista dag att inkomma med frågor är Sista dag RPS lämnar svar på inkomna frågor är Upplysningar Frågor beträffande denna anbudsförfrågan ska ställas skriftligen via e-post till bo.stalhammar@polisen.se, se även "Administrativa föreskrifter, punkterna AUA.121 och AFB.23.

4 RAMAVTAL 2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER () : Upprättad av:.

5 Administrativa Föreskrifter () 2 (48) AU ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 5 AUA ALLMÄN ORIENTERING 5 AUA.1 Kontaktuppgifter 5 AUA.12 Beställare 5 AUA.121 Beställarens ombud under anbudstiden 5 AUA.2 Orientering om objektet 5 AUA.21 Översiktlig information om objektet 5 AUA.22 Objektets läge 6 AUA.3 Orientering om projektet och uppdraget 6 AUA.4 Förkortningar 7 AUA.4 Begreppsförklaringar 7 AUB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 8 AUB.1 Former m m för upphandling 8 AUB.11 Upphandlingsförfarande 8 AUB.12 Uppdragsform 8 AUB.13 Ersättningsform för anbudsgivning 8 AUB.14 Ersättningsform för uppdraget 8 AUB.15 Förutsättningar för upphandlingen 8 AUB.2 9 AUB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag 9 AUB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag 9 AUB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag 10 AUB.24 Frågor under anbudstiden 10 AUB.25 Återställande av förfrågningsunderlag 10 AUB.3 Anbudsgivning 10 AUB.31 Anbuds form och innehåll 10 AUB.311 Huvudanbud 11 AUB.312 Sidoanbud 11 AUB.313 Kompletterande till anbud 11 AUB.32 Anbudstidens utgång 11 AUB.33 Anbuds giltighetstid 11 AUB.34 Adressering 12 AUB.4 Anbudsöppning 12 AUB.41 Anbudssekretess 12 AUB.5 Anbudsprövning 13 AUB.51 Prövning av anbudsgivare 13 AUB.52 Värderingsgrunder vid utvärdering 17 AUB.53 Meddelande om beslut efter utvärdering av anbud 17 AUC UPPDRAGSFÖRESKRIFTER 19 AUC.1 Omfattning 19 AUC.11 Kontraktshandlingar 20 AUC.111 Sammanställning över ändringar i ABK AUC.13 Förutsättningar 21 AUC.131 Antidiskrimineringsvillkor. 21

6 Administrativa Föreskrifter () 3 (48) AUC.132 Befintliga hyreskontrakt 23 AUC.14 Skydds- och säkerhetsföreskrifter 23 AUC.141 Säkerhet och sekretess i övrigt 25 AUC.15 Information 25 AUC.151 Beställarens informationsansvarige 25 AUC.152 Beställarens informationsverksamhet 25 AUC.18 Författningar 26 AUC.2 Genomförande 26 AUC.21 Beställarens krav på sekretess 26 AUC.22 Kvalitets- och miljöstyrning 26 AUC.221 Kvalitetsledning 26 AUC.2211 Beställarens kvalitetsansvarige 27 AUC.2212 Konsultens kvalitetsansvarige 27 AUC.222 Miljöledning 27 AUC.2221 Beställarens miljöansvarige 27 AUC.2222 Konsultens miljöansvarige 27 AUC.223 Plan för kvalites- och miljöstyrning 27 AUC.2231 Beställarens plan för kvalitets- och miljöstyrning 27 AUC.2232 Konsultens plan för kvalitets- och miljöstyrning 28 AUC.224 Kvalitets- och miljörevision 28 AUC.23 Tillstånd 29 AUC.24 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter 29 AUC.241 Informationssamordning 29 AUC.242 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från beställaren 30 AUC.243 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från konsulten 30 AUC.3 Organisation 31 AUC.31 Beställarens projektorganisation 31 AUC.32 Konsultens projektorganisation 31 AUC.321 Konsultens projektorganisation för uppdragen 32 AUC.322 Projektorganisation, personallista 32 AUC.323 Projektorganisation övrigt 33 AUC.33 Möten 33 AUC.331 Beställarens projektorganisation 34 AUC.332 Projekteringsmöten med beställaren 34 AUC.333 Byggmöten 34 AUC.34 Tillsyn och kontroll enligt PBL 34 AUC.35 Underkonsulter 35 AUC.36 Uppgifter om sidokonsultuppdrag 35 AUC.37 Samordning 35 AUC.371 Samordning av arbete 35 AUC.374 Samordning av arbetsmiljö 35 AUC.3741 Byggarbetssamordnare för planering och projektering (BAS-P) 36 AUC.3742 Byggarbetssamordnare för utförande (BAS-U) 36 AUC.3743 Upplysning om byggarbetssamordnare 36 AUC.4 Tider 36 AUC.41 Tidplan 37 AUC.42 Uppdragsstart 37 AUC.43 Deltider 37 AUC.44 Färdigställandetid 37 AUC.45 Vite vid försening 37 AUC.5 Ansvar 38

7 Administrativa Föreskrifter () 4 (48) AUC.51 Ansvarsbegränsning 38 AUC.53 Konsultens skadeståndsskyldighet 38 AUC.54 Försäkring 39 AUC.6 Ekonomi 39 AUC.61 Ersättning 39 AUC.611 Rörligt arvode 40 AUC.612 Fast arvode 40 AUC.613 Annan arvodesform 40 AUC.614 Ersättning för ändringar 41 AUC.615 Särskild ersättning 41 AUC.617 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) 42 AUC.62 Betalning 42 AUC.622 Betalningsplan 42 AUC.623 Förskott 42 AUC.624 Fakturering 43 AUC.64 Avbeställning 43 AUC.65 Statistik och uppföljning 43 AUC.651 Avstämning- och erfarenhetsutbyte 44 AUC.7 Rätt till uppdragsresultat 44 AUC.71 Nyttjanderätt 44 AUC.72 Äganderätt till originalhandlingar och datafiler 45 AUC.8 Hävning 45 AUC.81 Befrielsegrund (force majeure) 46 AUC.82 Överlåtelse 47 AUC.83 Ändringar och tillägg 47 AUC.84 Fristående parter 47 AUC.85 Tillämplig lag 48 AUC.9 Tvistelösning 48

8 Administrativa Föreskrifter () 5 (48) AU ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa föreskrifter ansluter till AMA AF KONSULT 10. För uppdragen gäller ABK09 med de ändringar och tillägg som följer dessa Administrativa Föreskrifter och de ändringar eller tillägg som redovisas under AUC.111. AUA ALLMÄN ORIENTERING AUA.1 Kontaktuppgifter AUA.12 Beställare I upphandlingen Rikspolisstyrelsen (RPS) Box Stockholm I uppdragen RPS, Sveriges samtliga 21 Länspolismyndigheter eller Statens Kriminaltekniska Laboratorium (SKL). Från och med slås RPS och länspolismyndigheterna samman i en ny myndighet kallad Polismyndigheten. SKL byter då också namn till Nationellt forensiskt center. AUA.121 Beställarens ombud under anbudstiden : bo.stalhammar@polisen.se AUA.2 Orientering om objektet AUA.21 Översiktlig information om objektet Objektens storlek och utformning varierar stort. Allt från stora rättscentrum med ledningscentraler, polisstationer med arres-

9 Administrativa Föreskrifter () 6 (48) ter, till mindre närpolisstationer/kontor. Gemensamt för alla objekt är ett högt säkerhetstänkande med zonindelningar. AUA.22 Objektets läge Objekt finns i varierande omfattning i samtliga Sveriges län. AUA.3 Orientering om projektet och uppdraget Ramavtalet omfattar att i olika uppdrag, tillsammans med Beställaren utreda och planera lokalbehov och lokalutformning med beaktande av verksamhetsmässiga, ekonomiska, tekniska och legala aspekter. Ramavtalet avser konsulttjänster inom två kategorier: 1. Fastighets- och hyresgästrådgivning (hyresgäststöd inomfastighetsekonomi och fastighetsjuridik, främst hyresjuridik). 2. Byggnadstekniska tjänster Kategorierna avser uppdrag under planerings-, projekteringsoch genomförandeskedet och omfattar projekt- och byggledning, kontroll och besiktning vid ny-, till- eller ombyggnation av Beställarens förhyrda lokaler. Vidare ingår i uppdragen att, vid behov, tillsammans med representanter från Beställaren delta i förhandlingar med hyresvärdar, utarbeta förhandlingsstrategier samt i övrigt stödja Beställaren i dess roll som hyresgäst. Uppföljning och säkerställande av fungerande drift och underhåll i bruksskede ingår också i uppdragen. Arbetsinsatserna kommer att ske både självständigt och i team och Beställaren har behov av att med kort varsel kunna beställa/avropa konsulttjänster för såväl längre som kortare uppdrag. Beställaren lämnar ingen volymgaranti under ramavtalstiden. Ramavtalet inskränker inte Beställarens rätt att låta utföra uppdragen med egen personal. Inte heller inskränks Beställarens rätt till att låta utföra uppdragen själv eller med anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Konsultföretagets kapacitet Då Beställaren inte får äga fastigheter utan alltid är hyresgäst så kan vissa av arbetsuppgifterna i uppdragen komma att utföras av hyresvärdens konsulter.

10 Dokument Sidnr Administrativa Föreskrifter () 7 (48) AUA.4 Förkortningar Följande förkortningar kan förekomma: ABK 09 BKK:s Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet. AF Administrativa föreskrifter AMA AF KONSULT 10 B Beställare BO Beställarens ombud K Konsultföretaget Kontrakt Avrop/uppdragsbekräftele/beställning KV Kriminalvården LOU Lagen (2007:1091)om offentlig upphandling LUFS Lagen (2011:1029) om upphandling på försvars och säkerhetsområdet NFC Nationellt Forensiskt Center Ramavtal Handling 9 enligt AUB.22 RPS Rikspolisstyrelsen SKL Statens kriminaltekniska laboratorium SUA Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal UK Underkonsult UUK Underkonsults underkonsult AUA.4 Begreppsförklaringar Vedertagna begrepp vid upphandling av och avtal om uppdrag redovisas och förklaras i ABK 09 och AMA AF KONSULT 10. Begreppet länspolismyndighet och organsiationsstrukturen med 21 länspolismyndigheter upphör och ersätts med en myndighet Polismyndigheten från och med

11 Administrativa Föreskrifter () 8 (48) AUB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Upphandlingen sker enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. AUB.1 Former m m för upphandling Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för RPS, Sveriges samtliga 21 länspolismyndigheters och Statens Kriminaltekniska Laboratoriums (SKL) räkning. AUB.11 Upphandlingsförfarande Upphandling av detta ramavtal sker med öppet förfarande enligt 4 kap 1 i LOU med Säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1. AUB.12 Uppdragsform Ramavtal i två (2) år med rätt till förlängning i upp till två (2) år med ett (1) år i sänder. AUB.13 Ersättningsform för anbudsgivning Anbudsgivaren äger ej rätt till någon ersättning för sitt anbudsarbete. AUB.14 Ersättningsform för uppdraget Detta är en utökning av ABK 09 Kap 6 2. Ersättning kan erhållas på tre (3) sätt; 1. Rörligt arvode enligt avtalade á-priser, 2. Rörligt arvode enligt avtalade á-priser och med ett takpris eller 3. Fast arvode. AUB.15 Förutsättningar för upphandlingen Beställaren har rätt att avbryta upphandlingen enligt de förutsättningar som följer av LOU och de allmänna upphandlingsrättsliga principerna. Anbudsgivare har inte rätt till ersättning vid avbruten upphandling.

12 Administrativa Föreskrifter () 9 (48) Konsultföretaget ska teckna ett säkerhetsskyddsavtal nivå 1 med Beställaren och vidmakthålla detta under hela ramavtalsperioden och ända fram till dess att alla uppdrag som kräver säkerhetskydd är avslutade. Samtliga UK och UUK som anbudsgivaren vill anlita i kommande avtalsförfarande ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Beställaren och registerkontroller ska utföras. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll ska ej heller få utföra uppdrag i anslutning till Ramavtalet. Dessa säkerhetsskyddsavtal kan komma att tecknas för hela ramavtalsperioden eller för enskilda uppdrag beroende på uppdragens innehåll och längd. Se vidare AUC.14. AUB.2 Annonsering sker i databasen samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT) och på Polisens upphandlarprofil AUB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag et tillhandahålls via Polisens upphandlarprofil AUB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag Anbudsgivare är skyldig att själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt nedan erhållits. et består av följande handlingar; 1 Inbjudningsbrev 2 Administrativa föreskrifter 3 ABK 09, Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet (bifogas ej) 4 Formulär till anbud 5 Sanningsförsäkran för UK och UUK 6 Referensblad Konsultföretaget 7 Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 med bilagor (2st) 8 Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 och 3.

13 Administrativa Föreskrifter () 10 (48) 9 Ramavtal (utkast) 10 Avrop/Uppdragsbekräftelse/Beställning (utkast) AUB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag Om förfrågningsunderlaget behöver förtydligas, skall skriftlig begäran om förtydligande vara Beställarens ombud under anbudstiden enligt AUA.121 tillhanda senast i enlighet med anbudsinbjudan. Beställaren publicerar samtliga inkomna frågor och svar fram till det datum som anges i anbudsinbjudan på Beställarens upphandlarprofil. AUB.24 Frågor under anbudstiden Frågor ska ställas skriftligen via epost till bo.stalhammar@polisen.se. För tider se 1 Inbjudningsbrev. AUB.25 Återställande av förfrågningsunderlag et ska ej återställas. AUB.3 Anbudsgivning AUB.31 Anbuds form och innehåll Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud skall struktureras och lämnas enligt 4 Formulär till anbud. I 4 Formulär till anbud efterfrågade uppgifter och handlingar skall bifogas anbudet. À-priser skall anges i SEK, exklusive mervärdesskatt. Syftet med ett (1) timpris för de tre efterfrågade konsultnivåerna är att förenkla de aspekter av samarbetet som har att göra med budgetering, avrop och uppföljning av sammarbetet. Beställaren kan se att marknadspriser i vissa fall varierar något mellan de två kategorierna, men väljer att i denna upphandling arbeta med en prisbild per konsultnivå.

14 Administrativa Föreskrifter () 11 (48) Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i förfrågningsunderlaget inklusive bilagor. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor ovan samt i bilagt Säkerhetsskyddsavtal, nivå 1 utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat 4 Formulär till anbud godtas som accept av villkoren i 7 Säkerhetsskyddsavtal, nivå 1 med bilagor. Konsultföretagets säkerhetsansvarige skall namnges i anbudet. Använd gärna hålat A4-papper och undvik helst pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. AUB.311 Huvudanbud Anbud ska avges helt enligt förfrågningsunderlaget. AUB.312 Sidoanbud Sidoanbud accepteras inte. AUB.313 Kompletterande till anbud LOU begränsar möjligheten till att komplettera ett anbud efter att anbudstiden har löpt ut. Det är därför av största vikt att anbudsgivaren innan anbudsinlämning kontrollerar att samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar finns med vid anbudets avlämnande. AUB.32 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast vid den tidpunkt som anges i anbudsinbjudan. AUB.33 Anbuds giltighetstid Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i 180 dagar efter Anbudstidens utgång.

15 Administrativa Föreskrifter () 12 (48) AUB.34 Adressering Anbud märkt: ANBUD KONSULTTJÄNSTER AVSEENDE LOKALFÖRSÖRJNINGSSTÖD/FASTIGHETSKONSULTATION. sändes till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbud kan även avlämnas i receptionen hos Rikspolisstyrelsen i Stockholm, Polhemsgatan 30, vardagar mellan klockan och AUB.4 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning sker snarast efter anbudstidens utgång. AUB.41 Anbudssekretess Som myndighet omfattas Beställaren av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till Beställaren inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 19 kap 1 följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Beställaren att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: Begära att viss uppgift ska hållas hemlig; Ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda.

16 Administrativa Föreskrifter () 13 (48) Ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. AUB.5 Anbudsprövning Endast de krav som ställs i et kommer att utvärderas. et innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Samtliga inkomna anbud kommer att prövas i två (2) på varandra följande steg enligt nedan. Kvalificering skall- och skakrav (steg 1) Vid anbudsprövningen kontrolleras inledningsvis att anbud uppfyller de ställda skall-kraven på anbudsgivaren (AUB.51) och att inga reservationer finns. Kontrollen innefattar även de skallkrav som det av förfrågningsunderlaget framgår att uppfyllandet av skall redovisas i inlämnat anbud. Övriga skall- eller skakrav är att betrakta som kommersiella krav och skall vara uppfyllda i samband med uppdragens utförande. (Uppfylls inte de övriga kraven vid uppdragsstart utgår vite enligt AUC.45 till dess att kravet är uppfyllt enligt överenskommen tidplan. Är inte kraven uppfyllda enligt tidplan och det beror på anbudsgivaren äger Rikspolisstyrelsen rätt att häva Ramavtalet i sin helhet, se även AUC.8). Antagande av anbud (steg 2) Därefter kommer de anbud som uppfyller kraven enligt steg 1 att genomgå en bedömning av vilket anbud som lämnat det lägsta anbudspriset i enlighet med AUB.52. AUB.51 Prövning av anbudsgivare De krav som ställs på anbudsgivare och underkonsulter som ska utföra uppdrag i det aktuella Ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan.

17 Administrativa Föreskrifter () 14 (48) Med underkonsult avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av Ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underkonsult får bilagt 5 Sanningsförsäkran underkonsult mångfaldigas. Uteslutningsgrunder 1. Anbudsgivare skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudet samt ej utelämna information av betydelse för prövningsförfarandet. Anbudsgivare intygar genom att underteckna 4 Formulär till anbud att kravet enligt ovan är uppfyllt. I det fall anbudsgivaren avser att anlita UK skall av denne behörig person underteckna 5 Sanningsförsäkran underkonsult och anbudsgivare skall sedan bifoga den till sitt anbud. Rikspolisstyrelsen är medveten om att anbudsgivaren vid anbudsinlämningen inte fullt ut kan veta vilka UK han kan komma att behöva anlita i kommande uppdrag varför möjlighet ges att komplettera med nya UK under avtalstiden. Kravet ovan gäller då fortsatt under ramavtalsperioden även för tillkommande UK. Register- och tillståndskontroll 2. Anbudsgivare och eventuella UK skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. RPS kommer att via Skatteverket och Kronofogdemyndigheten kontrollerat detta för anbudsgivaren. Eventuella UK skall uppfylla samma krav och RPS genomför den kontrollen på samma sätt för svenska UK. För eventuell utländsk UK bifogas handling/-ar med motsvarande information som Skatteverkets Blankett SKV 4820 utfärdade av behörig officiell myndighet i hemlandet. Handling/-arna får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. 3. I det fall anbudsgivaren och eventuell UK är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/uks verksamhet är etablerad skall anbudsgivaren/uk visa att denne är registrerad. Anbudsgivaren skall styrka detta genom att till anbudet bifoga ett registerutdrag från Bolagsverket (ej Skatteverket). För

18 Administrativa Föreskrifter () 15 (48) eventuell UK skall detta visas genom att anbudsgivaren bifogar anbudet en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket för UK. För eventuell utländsk UK skall detta visa genom att bifoga anbudet intyg med motsvarande uppgifter eller om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken UK har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete. Inlämnade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. Ekonomisk ställning 4. Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk kapacitet så att han kan säkerställa uppdragens genomförande. Med ekonomisk kapacitet avses riskklassificering 3 i enlighet med UC AB klassificsering eller motsvarande. Anbudsgivaren skall bifoga anbudet ett sådant utdrag. Anbudsgivaren kan i de fall riskklassificering är lägre än ovan angiven nivå ändå anses ha efterfrågad ekonomisk kapacitet om det i årsredovisningen för de senast två (2) avslutade räkenskapsåren framgår att soliditeten/år varit 20% eller högre samt att kassalikviditeten/år varit 1 eller högre. 5. Anbudsgivaren skall under de två (2) senast föregående och avslutade räkenskapsåren haft en genomsnittlig nettoomsättning om minst 20 miljoner kronor (SEK). Detta skall styrkas genom att till anbudet bifoga årsredovisningar innefattande efterfrågade uppgifter. Teknisk och yrkesmässig kapacitet 6. Tidigare åtaganden Anbudsgivare skall inge: - två (2) 6 Referensblad Konsultföretaget per kategori (totalt 4 stycken) som styrker att anbudsgivaren har utfört två (2) uppdrag under de senaste tre (3) åren som liknar det som efterfrågas samt att det har utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet om att uppdragen har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera referensblad vara tre (3) poäng eller högre. Referensbladen skall innehålla efterfrågade uppgifter.

19 Administrativa Föreskrifter () 16 (48) Anbudgivaren skall själv ombesörja för att referenternas omdömen fylls i formuläret. Rikspolisstyrelsen kan komma att ringa angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter. 7. Kvalitetssäkring. För att kunna säkerställa kvaliteten på avtalets genomförande krävs att anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO9000-certifiering eller likvärdigt. Alternativt i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Minst följande skall då framgå: a) kvalitetspolicy b) allmän beskrivning av kvalitets mål c) allmän beskrivning av kvalitetssäkring. Kvalitetssäkring innebär att ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs som säkrar kvaliteten på den produkt eller tjänst som Beställaren har beställt. 8. Miljöskyddsåtgärder. För att kunna säkerställa att miljöarbetet i avtalets genomförande sker på ett effektivt och rationellt sätt krävs att anbudsgivaren skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO14001-certifiering eller likvärdigt. Alternativt i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Minst följande skall framgå: a) miljöpolicy b) allmän beskrivning av miljömål c) allmän beskrivning av miljösäkring. Miljösäkring innebär att ett systematiskt miljöarbete bedrivs för att minska företagets negativa påverkan på miljön och därmed förbättrar sin miljöprestanda.

20 Administrativa Föreskrifter () 17 (48) 9. Utbildnings- och yrkeskvalifikationer. För att kunna utföra uppdrag krävs oavsett tjänstekategori, att konsulterna ska ha erfarenhet och kompetens enligt nedan; Ansvariga konsulter ska: inneha för uppdraget relevant akademisk examen ha varit verksamma i branschen och utfört liknande uppdrag i minst fem (5) år varit verksamma som projektledare eller motsvarande i ledande befattning i minst fem (5) år Handläggande konsulter ska: där så krävs för uppdraget inneha relevant akademisk examen, i övrigt relevant utbildning på lägst gymnasienivå ha minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet med uppdrag liknande de som omfattas av upphandlingen ha dokumenterad erfarenhet av projektledning Junior konsulter ska: ha för uppdraget relevant utbildning, lägst på gymnasienivå minst 1 års i branschen dokumenterad arbetslivserfarenhet med likartade arbetsuppgifter. Anbudsgivaren skall styrka att han under ramavtalstiden kommer att förfoga över denna kompetens. Undertecknat 4 Formulär till anbud räcker. I samband med kommande avrop ska kompetensen styrkas med CV eller motsvarande för i uppdraget ingående konsulter. AUB.52 Värderingsgrunder vid utvärdering Lägsta anbudspris (=summan av fiktiva kostnader i enlighet med 4 Formulär till anbud ) kommer att antas om alla förutsättningar för upphandlingen i övrigt är uppfyllda. AUB.53 Meddelande om beslut efter utvärdering av anbud När beslut om antagande av anbudsgivare har fattats, meddelas samtliga anbudsgivare elektroniskt till den e-postadress anbudsgivaren i 4 Formulär till anbud angivit att han vill ha detta beslut tillsänt. Tilldelningsbeslut publiceras även på Polisens upphandlarprofil.

21 Administrativa Föreskrifter () 18 (48) Tilldelningsbeslut är inte att anses som en accept i avtalslagens mening.

22 Administrativa Föreskrifter () 19 (48) AUC UPPDRAGSFÖRESKRIFTER För Ramavtalet gäller Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet ABK 09, med de ändringar och tillägg som följer av dessa administrativa föreskrifter. AUC.1 Omfattning Detta ramavtal omfattar leverans av konsulttjänster enligtnedan samt så som det i övrigt har beskrivits i förfrågningsunderlaget. 1. Fastighets- och hyresgästrådgivning Konsultföretagets roll är att inom fastighets- och hyresgästrådgivning utgöra ett hyresgäststöd och bistå med rådgivning inom områdena: fastighetsjuridik, huvudsakligen hyresjuridik och fastighetsekonomi. Uppdragen är huvudsakligen av operativ karaktär och omfattar såväl större som mindre uppdrag inom de ramar som Beställaren beslutat. Vid behov av specialistkompetens kan Konsultföretaget, efter godkännande av Beställaren, anlita underleverantörer för att utföra uppdraget. Rollen innebär att vara rådgivande vid olika typer av löpande ärenden inom ämnesområdena. Den omfattar även att vara involverad i större eller mindre uppdrag vid lokalförändringar och lokalplanering och dylikt. Rollen innebär även att vid behov vara Beställarens rådgivare avseende beslut i strategiska genomförandefrågor. Exempel på konsultuppdrag inom fastighets-/hyresjuridiken är att förhandla, upprätta och granska hyresavtal, delta vid alternativt självständigt genomföra hyresförhandlingar eller utföra juridiska utredningar. Exempel på konsultuppdrag inom fastighetsekonomi är att projektleda eller vara behjälplig vid större eller mindre lokalförsörjningsärenden. I uppdraget ingår det t ex att utarbeta kravspecifikationer och lokalprogram, att upprätta eller granska hyres- och/ kostnadskalkyler, utföra behovs- och nyckeltalsana-lyser eller andra fastighetsekonomiska analyser. 2. Byggnadstekniska tjänster Konsultföretagets roll är att stödja Beställaren som hyresgäst inom byggnadstekniska tjänster. Konsultföretaget ska medverka i koncept- och projektutveckling, ha förmåga att omvandla beställarkrav till byggnadsprogram samt kunna kvalitetsgranska förfrågningsunderlag. Konsultföretaget ska kunna

23 Administrativa Föreskrifter () 20 (48) ta fram inom området kvalificerade utredningar och förslag kring större ny-, om- och tillbyggnader, göra utredningar av mindre förändringar i befintliga lokaler, leda och samordna projekteringsprocessen och vid behov upprätta kostnadskalkyler. Vidare ska Konsultföretaget kunna bedöma anbud (teknisk kravuppfyllelse), kontrollera byggproduktionen samt medverka vid överlämning, inflyttning och förvaltning av densamma. Att organisera systematisk utvärdering och erfarenhetsåterföring ingår också i Konsultföretagets roll. Exempel på konsulttjänster inom byggprocessen är att: vara projektledare, granska hyresvärdens projekteringshandlingar, utföra/granska ekonomiska kalkyler och hyresofferter, delta och bistå vid hyresförhandlingar, inför och under byggprocessen finna de bästa lokaltekniska lösningarna, samband, utformning och funktion m.m. Bistå med rådgivning i entreprenadjuridiska frågor. Bevaka myndighetsfrågor och tillståndsansökningar. Rollen kommer att omfatta arbete med ny- till- och ombyggnadsprojekt i varierande storlek. Konsultföretaget är helt eller delvis ansvarig för att leda projekten från tidiga idéer och utredningskeden via genomförande med projektering och produktion till förvaltningsskedet inom de ramar som Beställaren beslutat. Rollen innebär även att vid behov vara Beställarens rådgivare avseende beslut i strategiska genomförandefrågor. Vid behov av specialistkompetens kan Konsultföretaget, efter godkännande av Beställaren, anlita underleverantörer för att utföra uppdraget inom områden som exempelvis konstruktion, arkitektur, inredningsarkitekt, miljösamordnare, tillgänglighet, akustik, brandsäkerhet, ventilation, VA, energiteknik, ljusdesign, el-, styr- och reglerteknik, mark- och geoteknik. AUC.11 Kontraktshandlingar Med ändring av ABK 09 kap 1 2 gäller följande rangordning mellan handlingarna. 1. Avrop/Uppdragsbekräftelse/Beställning 2. Skriftliga ändringar och tillägg till Ramavtalet 3. Ramavtalet 4. Kompletteringar till förfrågningsunderlaget 5. et 6. Ändringar i ABK 09 upptagna under AUC.111

24 Administrativa Föreskrifter () 21 (48) 7. ABK Kompletteringar till anbud 9. Anbud AUC.111 Sammanställning över ändringar i ABK 09 Följande koder och rubriker innehåller ändringar av fasta bestämmelser i ABK 09: AUB.14 Ersättningsform för uppdraget AUC.11 Kontraktshandlingar AUC.132 Befintliga hyreskontrakt AUC.61 Ersättning AUC.613 Annan arvodesform AUC.615 Särskild ersättning AUC.71 Nyttjanderätt AUC.8 Hävning AUC.82 Överlåtelse AUC.9 Tvistelösning AUC.13 Förutsättningar Avrop ska göras skriftligen i handling 10 Avrop/Uppdragsbekräftelse/Beställning. Konsultföretaget skickar tillbaka blanketten/offerten med av denne ifyllda uppgifter och priser. Parterna ska sedan skriftligen godkänna beställningen (avropskontraktet) AUC.131 Antidiskrimineringsvillkor. Konsultföretaget förbinder sig att vid utförande av uppdrag i Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under avtalstiden. De lagar som gäller vid avtalstidens början är 16 kap. 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567). Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt första stycket inte omfatta den del av kontraktet som avser varor. En svensk lag som träder i kraft under avtalstiden ska gälla i avtalsförhållandet när den angetts i Konkurrensverkets all-

25 Administrativa Föreskrifter () 22 (48) männa råd för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt. Konsultföretaget ska senast den 1 september varje år med början år 2015 till Beställaren inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av Konsultföretagets förbindelse enligt första stycket: a. Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b. Dokumenterat arbete mot diskriminering på grund av kön, etnisk tillhörighet eller annan trosuppfattning enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c. Sanningsförsäkran som anger om Konsultföretaget eller anställd som Konsultföretaget svarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen. Konsultföretaget är dessutom skyldigt att på Beställarens begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Konsultföretagets verksamhet enligt första stycket. Informationen ska redovisas till Beställaren senast en (1) vecka efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet. Om Konsultföretaget inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt tredje stycket eller om Konsultföretaget vid utförandet av Ramavtalet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskri-mineringslagen, ska avtalsvite utgå till Beställaren med kr per varje kalendervecka som påbörjas från det att sju dagar förflutit sedan Konsultföretaget mottog Beställarens underrättelse angående detta avtalsbrott till det att rättelse vidtagits. Om Konsultföretaget eller anställd som Konsultföretaget ansvarar för, vid utförandet av Ramavtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till myndigheten för varje överträdelse med kr. Om Konsultföretaget i en sanningsförsäkran enligt tredje stycket inte oavsiktligt förtigit en lagakraftvunnen dom enligt sjätte stycket, har Beställaren dessutom rätt att häva Ramavtalet. Konsultföretaget ska ålägga underkonsulter den skyldighet som anges i stycken 1-7, under förutsättning att underkonsulten i Sverige kommer att utföra en väsentlig del av Ramavtalet

26 Administrativa Föreskrifter () 23 (48) om delen, exklusive varor, utgör minst 30 procent (30 %) av det totala ramavtalsvärdet. Företaget ska tillse att Beställaren erhåller information avseende dessa underkonsulter i enlighet med fjärde stycket. Konsultföretaget svarar gentemot Beställaren för dessa underkonsulters överträdelser enligt styckena 5-7. Förpliktelsen enligt åttonde stycket gäller endast i den utsträckning som Konsultföretaget enligt branschpraxis eller av annan anledning har faktisk möjlighet att införa dessa skyldigheter i sitt avtal med underkonsulten. AUC.132 Befintliga hyreskontrakt Då Beställaren inte äger några fastigheter utan i samtliga fall är hyresgäst så kan, beroende på hyreskontraktens utformning, vissa av Ramavtalets uppdrag i förekommande fall komma att utföras av eller i samarbete med hyresvärdens konsulter. Detta kan innebära ett avsteg ifrån ABK 09 Kap 2 7 och Kap 6 2. AUC.14 Skydds- och säkerhetsföreskrifter Konsultföretaget (och i förekommande fall underkonsulter som) kommer att delges, självständigt arbeta med samt förvara sekretessbelagda uppgifter i egna av Beställaren godkända lokaler. För arbetet erfordras att antagen anbudsgivare och dess personal har genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen (1996:627) och därvid blivit godkända. Ramavtalet blir gällande först då Säkerhetsskyddsavtal har ingåtts och Konsultföretaget har blivit godkänt efter genomförd säkerhetsprövning. Konsultföretaget och dess eventuella underkonsulter ska vid utförande av uppdrag följa vid var tid gällande säkerhetsförskrifter hos Beställaren. Uppgifter som berör uppdrag från Beställaren får inte diskuteras eller utlämnas av Konsultföretaget till tredje man utan att godkännande inhämtats från Beställarens uppdragansvarige. Säkerhetsskyddsavtal, nivå 1 För säkerhetsskyddsavtal nivå 1 gäller men är ej begränsat till att:

27 Administrativa Föreskrifter () 24 (48) det skall finnas ett säkerhetsskåp enligt SS3492 för förvaring av hemliga handlingar ingående i uppdragen. Tillgång till säkerhetsskåpet får endast de som gjorts behöriga till att få del av uppdragsunderlaget ha, det/de utrymmen där handlingarna hanteras skall ha individuell låsning och endast behöriga för uppdraget får ha tillgång till nyckel/kod för komma in i utrymmet, det skall finnas upprättade rutiner för att säkerställa att utrymmet låses vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingarna ligger framme) t ex. vid toalettbesök, kortare kafferast med uppsyn över rummet etc. Vid längre frånvaro, t ex. lunch skall handlingarna låsas in i säkerhetsskåpet. Handlingar som hanteras digitalt skall hanteras i en PC som ej är kopplad till ett nätverk (standalone med löstagbar hårddisk), det skall finnas upprättad rutin för att PC:n skall låsas in i säkerhetsskåpet när den inte används (används krypterat USB-minne eller löstagbar hårddisk räcker det att dessa lagringsmedia låses in i säkerhetsskåpet), det skall finnas upprättade rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med E-post mellan behöriga personer, krav kan komma att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsskåp, ska skyddas med ett inbrottslarm och ett passerkontrollsystem. Konsultföretaget ska ha egen rådighet över larm- och passersystemet. Krav kan ställas på att larmet överförs via skyddad och övervakad ledning till en bevakningscentral med utryckningsverksamhet. Då Beställaren i förväg ej har kännedom om hur tilltänkta lokaler ser ut kan efter företagsbesök andra åtgärder av byggnadseller säkerhetsskyddsteknisk karaktär bli aktuellt beroende på fastighetens placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan hyresgäst i fastigheten behöva (på Konsultföretagets egen bekostnad) vidtas innan Konsultföretaget kan anses ha uppfyllt kraven för att affärsavtal kan tecknas/träda ikraft. Säkerhetsskyddsavtal, nivå 2 Är för underkonsult som kommer att delges och arbeta med sekretessbelagda uppgifter; men endast i av Beställaren anvisade lokaler. För arbetet erfordras att underkonsulten och berörd personal har genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen (1996:627) och därvid blivit godkända av Beställaren samt att underkonsulten har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Beställaren.

28 Administrativa Föreskrifter () 25 (48) Säkerhetsskyddsavtal, nivå 3 Är för underkonsult som inte kommer att arbeta med sekretessbelagda uppgifter men som kan få del av uppgifter som är av betydelse för rikets säkerhet, eftersom arbetet utförs i av Beställaren anvisade lokaler. För arbetet erfordras att underkonsultens personal har genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen (1996:627) samt att underkonsulten har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Beställaren. AUC.141 Säkerhet och sekretess i övrigt Konsultföretaget är skyldigt att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Beställaren gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underkonsulter beaktar dessa regler och föreskrifter. Konsultföretaget är skyldigt att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underkonsulter om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt denna punkt gäller även då Ramavtalet i övrigt har upphört att gälla. AUC.15 Information AUC.151 Beställarens informationsansvarige Beställaren svarar för kontakter med massmedia gällande detta Ramavtal samt de uppdrag som avropas med anledning av Ramavtalet om inget annat överenskommits. Namnges i respektive avrop. AUC.152 Beställarens informationsverksamhet Konsultföretaget äger ej inte rätt att i annons eller i annat reklamsyfte publicera det avsedda uppdraget utan samtycke av Beställaren. Konsultföretaget ska tillse att denna föreskrift även följs av dennes underkonsulter.

29 Administrativa Föreskrifter () 26 (48) Marknadsföring Konsultföretaget äger inte rätt att använda Beställarens namn eller det faktum att Konsultföretaget utför uppdrag åt Beställaren i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Beställaren. AUC.18 Författningar AUC.2 Genomförande Konsultföretaget åtar sig att utföra uppdragen professionellt och fackmannamässigt och i enlighet med Beställarens instruktioner, villkoren i Ramavtalet, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i Konsultföretagets anbud. Konsultföretaget är därvid skyldigt att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Konsultföretaget är skyldigt att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Ramavtalet. AUC.21 Beställarens krav på sekretess AUC.22 Kvalitets- och miljöstyrning Konsultföretaget ska arbeta efter ett kvalitets- och miljöledningssystem som motsvarar kraven ISO 9001 och ISO eller likvärdigt. AUC.221 Kvalitetsledning För att kunna säkerställa kvaliteten på uppdragen genomförande krävs att Konsultföretaget ska arbeta efter ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i ISO9001eller motsvarande. Minst följande ska ingå: a) kvalitetspolicy b) beskrivning av kvalitetsmål

30 Administrativa Föreskrifter () 27 (48) c) beskrivning av kvalitetssäkring. Kvalitetssäkring innebär att ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs som säkrar kvaliteten på den produkt eller tjänst som Beställaren har beställt. AUC.2211 Beställarens kvalitetsansvarige Utses vid behov i respektive avrop. AUC.2212 Konsultens kvalitetsansvarige Skall anges i anbud. AUC.222 Miljöledning Konsultföretaget ska arbeta efter ett miljöledningssystem som uppfyller kraven i ISO14001eller motsvarande. Minst följande ska ingå: a) miljöpolicy b) beskrivning av miljömål c) beskrivning av miljösäkring. Miljösäkring innebär att ett systematiskt miljöarbete bedrivs för att minska företagets negativa påverkan på miljön och därmed förbättrar sin miljöprestanda. AUC.2221 Beställarens miljöansvarige Anges vid behov i respektive avrop. AUC.2222 Konsultens miljöansvarige Skall anges i anbud. AUC.223 Plan för kvalites- och miljöstyrning AUC.2231 Beställarens plan för kvalitets- och miljöstyrning

31 Administrativa Föreskrifter () 28 (48) AUC.2232 Konsultens plan för kvalitets- och miljöstyrning Kvalitetsstyrning Konsultföretaget ska efter överenskommelse vid avrop upprätta en kvalitetsplan. Av kvalitetsplan ska framgå hur Konsultföretaget kommer att genomföra sin egenkontroll. Dokumenterad egenkontroll förutsätts föreligga före granskning av handlingarna. Kvalitetsplan ska innehålla: a) projektorganisation med ansvarsområden b) projektgenomgångar c) kvalitetskritiska punkter i uppdraget d) rutiner för egenkontroll e) rutiner för slutkontroll f) underlag för granskning av handling g) förslag till uppföljning/revision av kvalitetsplan Miljöstyrning Konsultföretaget ska efter överenskommelse vid avrop upprätta en miljöplan. Av miljöplan ska framgå hur Konsultföretaget kommer att genomföra sin egenkontroll. Dokumenterad egenkontroll förutsätts föreligga före granskning av handlingarna. Miljöplanen ska innehålla: a) projektorganisation med ansvarsområden b) uppdrag c) miljökritiska punkter i uppdraget d) rutiner för egenkontroll e) rutiner för slutkontroll f) underlag för granskning av handling g) förslag till uppföljning/revision av miljöplan AUC.224 Kvalitets- och miljörevision Kvalitets- och miljörevision kommer att genomföras avseende Konsultföretagets arbete enligt dennes plan för kvalitets- och miljöstyrning.

32 Administrativa Föreskrifter () 29 (48) AUC.23 Tillstånd Konsultföretaget kan vid genomförande av uppdrag inom ramen för avtalat åtagande komma att åläggas att ombesörja inhämtande av tillstånd i den utsträckning som erfordras för genomförande av det aktuella uppdraget. Vid avrop anges om Konsultföretaget ska svara för att erforderliga tillstånd inhämtas. AUC.24 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter Handlingar som överlämnas till Beställaren ska vara detaljgranskade av Konsultföretaget. Eventuell justering och korrigering av granskade handlingar till följd av slarv ersätts inte. Samtlig dokumentation som Konsultföretaget tillhandahåller ska vara avfattade på svenska. Konsultföretaget ska hantera Beställarens dokumentation med försiktighet och förvara den så att en handling avseende Beställarens uppdrag kan hämtas fram i upp till fem (5) år. Kopior ska dessutom förvaras i redigerbara filtyper. Beställaren ska med kort varsel kunna komma på besök hos Konsultföretaget och få möjlighet att se de sparade handlingarna. Konsultföretaget ska kunna redovisa ett system för granskning av handlingarna. Undantag från ovan är de uppdrag som utförs i säkerhetsklassade uppdrag, då all dokumentation ska lämnas till Beställaren efter avslut och inte får sparas av Konsultföretaget på något sätt, annat än efter särskild överenskommelse. AUC.241 Informationssamordning Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Ramavtalet. Meddelanden mellan parterna enligt Ramavtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser: För Beställaren Rikspolisstyrelsen Box Stockholm Telefon: , E-post: bo.stalhammar@polisen.se.

33 Administrativa Föreskrifter () 30 (48) För Konsultföretaget: namn efternamn adress postnummer postadress Telefon: E-post: Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefonnummer och e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Ramavtalet är Beställaren endast skyldig att kontakta Konsultföretaget på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de ändrade kontaktuppgifter som Beställaren fått del av. AUC.242 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från beställaren Beställaren kommer vid respektive avrop tillhandahålla de handlingar som krävs för aktuellt uppdrag. Om Beställaren ej förtecknat vilka handlingar som gäller för uppdraget, ska Konsultföretaget efter samråd med Beställaren ange de handlingar som ligger till grund för avropet/budgeten. Efter genomgång med Beställarens kontaktperson och dennes godkännande görs ett skriftligt avrop inkluderande gällande tider och handlingar. Efter genomfört uppdrag ska Konsultföretaget redovisa verkligt ekonomiskt utfall. Konsultföretaget ska ansvara för samtliga administrativa tjänster som krävs för ledning och hantering av uppdraget. AUC.243 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från konsulten Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från Konsultföretaget sker enligt överenskommelse vid avrop. Dagbok eller motsvarande som beskriver pågående arbeten, erhållna och lämnade besked, kontakter med myndigheter m m ska föras av Konsultföretaget om så överenskommits vid avrop.