Kårstyrelsesammanträde 2 13/14

Transkript

1 ! Föredragningslista Sid 1(2) Kårstyrelsesammanträde 2 13/14 Föredragningslista Datum: Tid: Lokal: MC323 F13-2 FORMALIA ANMÄRKNING F Mötets öppnande F Avstängning av mobiltelefoner F Val av mötessekreterare F Val av justerare, tillika rösträknare, samt justeringsdatum F Justering av röstlängd F Mötets behöriga utlysande F Godkännande av föredragningslista F Adjungeringar M13-2 MEDDELANDEN ANMÄRKNING M Kårstyrelsen informerar M Sektionerna informerar Föredragande: Sektionsordförandena M Råden och arbetsgrupper rapporterar F Anmälan av beslut Föredragande: Kårordförande Sebastian Jonsson Bilaga ksm13-2.4a F Uppföljning av förgående Föredragande: Kårordförande Sebastian Jonsson sammanträde F Remisser Bilaga ksm13-2.6a Föredragande: Kårordförande Sebastian Jonsson B13-2 BESLUT ÅTGÄRD/BESLUT B Detaljbudget övrig verksamhet 13/14 Bilaga ksb13-2.1a Föredragande: Kårordförande Sebastian Jonsson Anm: Bilaga ksb13-2.1a är icke-offentlig, delas ut under sammanträdet. fastställa detaljbudget för övriga verksamheter för verksamhetsåret 13/14 enligt bilaga ksb13-2.1a. B Beslut om införande av rosa logotyper Bilaga ksb13-2.2a Föredragande: Vice kårordförande Anneli Maxe inrätta NTK:s logotyp och emblem i färgen rosa, för användning under Rosa-veckan, samt införa denna i NTK:s grafiska profil. Kårstyrelsen ordforande@ntk.umu.se

2 ! Föredragningslista Sid 2(2) B B B B Overallsmärken till Rosa-veckan Bilaga ksb13-2.3a Tillfälliga regler för sektionerna gällande arbetsmarknadsfrågor och arrangemang Bilaga ksb13-2.4a Fastställande av bokningsvillkor för Kårhuset Origo Bilaga ksb13-2.5a-b. Fastställande av datum för kårstyrelsesammanträden HT13 Bilaga ksb13-2.6a Föredragande: Vice kårordförande Anneli Maxe beställa tygmärken i form av rosa NTK-emblem till försäljning. Föredragande: Vice kårordförande Anneli Maxe fastställa tillfälliga regler för sektionerna gällande arbetsmarknadsfrågor och arrangemang enligt bilaga ksb13-2.4a. Föredragande: Kårordförande Sebastian Jonsson fastställa bokningsvillkor för Kårhuset Origo enligt bilaga ksb13-2.5b. samt dessa villkor skall träda i kraft från och med taget beslut och vara gällande för samtliga bokningar av Kårhuset Origo. Föredragande: Vice kårordförande Anneli Maxe fastställa datum för höstterminens kårstyrelsesammanträden enligt bilaga ksb13-2.6b. V13-2 VAL ANMÄRKNING V Val av projektledare för höstbalunsen 2013/2014 Bilaga ksv13-2.1a. Föredragande: Vice kårordförande Anneli Maxe välja Mariam Shirdel, Doktorandsektionen, till projektledare för höstbalunsen A13-2 AVSLUTANDE FORMALIA ANMÄRKNING A Övriga frågor A Mötets högtidliga avslutande I tjänsten, dag och ort som ovan Sebastian Jonsson, Kårordförande Kårstyrelsen ordforande@ntk.umu.se

3 Beslutsunderlag Bilaga ksb13-2.2a Sid 1(1) Beslut om införande av Rosa logotyper Bakgrund NTK:s styrelse har beslutat inrätta en Rosa-vecka. Under denna vecka ska fokus ligga på bröstcancerfonden för skapa större kunskap och låta studenterna göra en god gärning tillsammans med sin kår! För sätta en prägel på denna vecka och skapa en igenkänningsfaktor är en idé göra NTK:s logotyp och emblem i ett rosa utförande. Denna logotyp ska komma användas på alla trycksaker och även göras till märken (som säljs för insamling till cancerfonden). Beslutsförslag En rosa logotyp, som sticker ut från det vanliga, kommer skapa en nyfikenhet. Detta kan bli början på en årlig tradition, vilket vi bör jobba hårt för. En rosa logotyp är bara början! Kårstyrelsens föreslås besluta inrätta NTK:s logotyp och emblem i färgen rosa, för användning under Rosa-veckan, samt införa denna i NTK:s grafiska profil. I tjänsten, ort och datum som ovan Anneli Maxe Vice kårordförande Informationsansvarig Anneli Maxe information@ntk.umu.se Informationsenhetens ordförande 1314

4 Beslutsunderlag Bilaga ksb13-2.3a Umeå, Sid 1(1) Overallsmärken till Rosa-veckan Bakgrund Under oktober månad ska NTK genomföra en Rosa-vecka med fokus på bröstcancer och insamling till cancerfonden. NTK kommer använda sig av en rosa logotyp och ett rosa emblem för skapa en igenkänningsfaktor för veckan och för kommande år. För samla in pengar till cancerfonden vill vi trycka upp märken i form av ett rosa emblem som våra studenter har möjlighet köpa. På så vis samlar vi in pengar samtidigt som våra medlemmar får visa de gör en god gärning. Beslutsförslag Detta är början på en tradition. Att sälja märken som sys på overaller och kommer synas en lång tid framöver ökar möjligheten för den rosa logotypen verkligen etableras och bli igenkännbar. Kårstyrelsens föreslås besluta beställa tygmärken i form av rosa NTK-emblem till försäljning. I tjänsten, ort och datum som ovan Anneli Maxe Vice kårordförande Informationsansvarig Anneli Maxe information@ntk.umu.se Informationsenhetens ordförande 13/14

5 Beslutsunderlag Bilaga ksb13-2.4a Sid 1(1) Fastställande av tillfälliga regler för sektionerna gällande arbetsmarknadsfrågor och arrangemang Kårstyrelsen har observerat det tidigare inte funnits några riktlinjer för sektionerna rörande arbetsmarknadsfrågor och arrangemang. Problem har uppkommit då sektionerna själva har ingått avtal och överenskommelser med företag samt fakturerat dessa företag. Detta är ej tillåtet då sektionerna inte får företräda kårens organisationsnummer (genom exempelvis ingå i avtal) då endast kårens tre firmatecknare får göra detta. Detta är en stor fråga som behöver diskuteras vidare då det behöver utredas kring hur kåren och dess sektioner ska jobba med arbetsmarknadsevent. Utan regler och rutiner kan sektionernas arbetsmarknadsarbete konkurrera mot kårens centrala arbetsmarknadsarbete. Vi behöver därför fastställa regler för sektionerna till dess denna fråga utretts ordentligt. Kårstyrelsens föreslås besluta fastställa tillfälliga regler för sektionerna gällande arbetsmarknadsfrågor och arrangemang enligt bilaga ksb13-2.4b. samt dessa regler skall träda i kraft från och med taget beslut och vara gällande för samtliga sektioner vid NTK I tjänsten, ort och datum som ovan Anneli Maxe Vice kårordförande Informationsansvarig Anneli Maxe information@ntk.umu.se Informationsenhetens ordförande 13/14

6 Regler för sektionerna gällande arbetsmarknad Bilaga ksb13-2.4b Sid 1(3) Tillfälliga regler för sektionerna gällande arbetsmarknadsfrågor och arrangemang Inledning Umeå naturvetar- och teknologkår (nedan kallad NTK) består av nio (9) sektioner. Varje sektion representerar vissa specifika programstudenter. Varje sektion består av en styrelse med ordförande och ledamöter. Sektionerna har ett (1) garantimandat till vardera av kårens fyra (4) enheter. Arbetsmarknadsenheten är en av kårens enheter. Denna enhet arbetar bland annat med arrangera företagsevent. Att sektionerna arrangerar sektionsspecifika företagsevent är för kåren något nytt. Det finns dock inga riktlinjer kring vad som gäller för sektioner vid kontakt med externa företag, vilket måste finnas. Vid kontakt med företag måste vissa regler efterföljas, detta för inte skapa osämja mellan kårcentral och sektioner samt kårens samarbetspartners. Syfte Detta dokument anger ramarna för sektionernas arbetsmarknadsarbete och vilka förhållningssätt som gäller till dess annat råder. Historik Detta dokument antogs för första gången av X den X X ntk@ntk.umu.se Umeå Umeå universitet

7 Regler för sektionerna gällande arbetsmarknad Bilaga ksb13-2.4b Sid 2(3) Allmänt De regler som regleras i detta dokument måste följas av sektioner vid NTK. Detta dokument gäller till dess ett beslut om hur arbetsmarknadsarbete inom kåren skall skötas har tagits. 1. Avtal NTK har tre firmatecknare, vilka alla är utsedda av fullmäktige. Firmatecknarna har befogenhet företräda organisationen och rätten skriva under avtal med externa företag. Sektioner får därför ej ingå i avtal/samarbete med externa företag då de inte har rätten företräda kårens organisationsnummer. Vid samarbeten mellan NTK eller sektioner och företag måste en firmatecknares underskrift finnas. Råder annat anses avtalet, alternativt samarbetet, som ogiltigt. 2. Riktlinjer Prissättning ska ske kårcentralt av arbetsmarknadsenhetens ordförande i samråd med sektionernas arbetsmarknadsansvarig. Vid event som kräver lokal och/eller förtäring ska sektionen i största möjliga mån främja kårens egna verksamheter. Nedan följer riktlinjer kring företagsevent, marknadsföring, annonser och sponsring. 2.1 Företagsevent Alla företagsevent som genomförs vid en sektion ska vara sektionsspecifik. Detta innebär sektioner ej har tillåtelse låta företag representera sig vid informationsbord, då detta är en sektionsöverskridande informationskanal. Nedan finns exempel på event som sektioner, i samråd med arbetsmarknadsenhetens ordförande, har rätt erbjuda externa företag. Lunchföreläsningar Kvällsevent Mottagningsevent för program eller sektion Casetävlingar Sektionsmässor/Branchkvällar Alla företagsevent ska genomföras enligt följande: Skicka in svar på dessa frågeställningar till arbetsmarknadsenhetens ordförande: 1. Vad går eventet ut på? 2. Hur ska företagseventet se ut? ntk@ntk.umu.se Umeå Umeå universitet

8 Regler för sektionerna gällande arbetsmarknad Bilaga ksb13-2.4b Sid 3(3) 3. vad är väsentligt för företaget veta för kunna besluta om ifall de vill delta eller ej? 4. Vad förväntar sig sektionen utav företaget? Lämna in förslag till arbetsmarknadsenhetens ordförande på vilka dagar arrangemanget ska genomföras Kontakta företaget efter godkännande från arbetsmarknadsenhetens ordförande Kontakta arbetsmarknadsenhetens ordförande med tid och datum för bokning av lokal och eventuell mat och dryck Lämna faktureringsadress och fakturauppgifter till arbetsmarknadsenhetens ordförande 2.2 Marknadsföring Sektionerna har ej tillåtelse marknadsföra ett externt företag på sin hemsida eller via någon av NTKs marknadsföringskanaler. Marknadsföring på allmänna/sektionens egna anslagstavlor och i bunkerlokaler är okej. Vid funderingar kring marknadsföring kan man i första hand vända sig till informationsenhetens ordförande. 2.3 Annonser Vissa sektioner driver egna tidningar. Dessa sektioner får finansiera tidningsproduktionen med annonsintäkter, dock alltid i samråd med arbetsmarknadsenhetens ordförande. 2.4 Sponsring Sektionerna har rätt ordna sponsring för exempelvis profilkläder och mottagningsarrangemang. Alla sponsorer måste dock godkännas av arbetsmarknadsenhetens ordförande. Alternativt samtalar sektionen med arbetsmarknadsenhetens ordförande innan sponsring söks, detta för vid tidigt skede komma överens om vad som är godkänt ntk@ntk.umu.se Umeå Umeå universitet

9 Beslutsunderlag Bilaga ksb13-2.5a Sid 1(1) Fastställande bokningsvillkor för Kårhuset Origo Det har kommit till kårstyrelsens kännedom det tidigare inte funnits några entydiga regler eller villkor för bokningar av Kårhuset Origo. Detta är icke önskvärt ifall kårhuschef eller den ideellt arbetande personalen skull på något sätt hamna i konflikt med en person som bokat kårhuset. Om det finns tydliga villkor kring vad som gäller för kårhuset, kan detta vara till stöd och trygghet inte minst för den ideellt arbetande personalen, kårhuschefen och i förlängning kåren. Då skulle bokaren veta vilka villkor som denne måste uppfylla samt följa. Samtidigt som kårhuset vid av bokaren brutna villkor, debitera denna för de kostnader som uppkommer vid exempelvis skadegörelse. Således har kårstyrelsen i samråd med kårhuschefen arbetat fram ett förslag på bokningsvillkor för kårhuset. Kårstyrelsens föreslås besluta fastställa bokningsvillkor för kårhuset Origo enligt bilaga ksb13-2.5b. samt dessa villkor skall träda i kraft från och med taget beslut och vara gällande för samtliga bokningar av Kårhuset Origo. I tjänsten, ort och datum som ovan Anneli Maxe Vice kårordförande Informationsansvarig Anneli Maxe information@ntk.umu.se Informationsenhetens ordförande 13/14

10 Bokningsvillkor för Kårhuset Origo Bilaga ksb13-2.5b Sid 1(3) Bokningsvillkor för Kårhuset Origo Vilka får boka Origo? Kårhuset Origo får bokas av studenter, företag samt anställda vid Umeå universitet. Det är inte möjligt boka Kårhuset Origo på tisdags-, fredags- och lördagskvällar, eller de dagar som Kårhuset Origo har verksamhet. Alkohol Kårhuset Origo har fullständiga rättigheter servera alkoholhaltiga drycker till allmänheten, dock med verksamhetsinriktning mot stundeter på universitet och högskola, samt övriga som på något sätt har anknytning till högskola/universitet. Samtlig alkoholhaltig dryck måste beställas/köpas genom Kårhuset Origo och det är förbjudet medtaga och/eller servera egen alkohol. Gäster som överträder dessa bestämmelser avvisas från lokalen. Om bokare eller personer i bokandes sällskap vid ankomst till Kårhuset Origo är märkbart påverkade kommer dessa bli avvisade. Depositionsavgift Vid bokning av Kårhuset Origo skall en depositionsavgift erläggas för samtliga bokningar. Depositionsavgiften är 500 (femhundra) kronor och skall vara inlämnad till kårhuschefen senast 14 dagar innan bokat datum. Depositionsavgiften återbetalas efter avslutad bokning, föruts faktura är betald samt inga villkor specificerade i detta dokument eller övriga överenskommelser brutits. Företagskunder samt Umeå universitetet behöver ej erlägga depositionsavgift för sina bokningar. Istället faktureras depositionsavgiften utöver resterande kostnader för bokningen på fakturan, i de fall där något/några villkor specificerade i detta dokument eller övriga överenskommelser brutits. Bokningsavgift Vid bokning av Kårhuset Origo tillkommer bokningsavgift enligt nedan. Utöver detta tillkommer kostnad för eventuell förtäring, kuvertavgift (bestick, porslin, glas, dukning) samt eventuella kostnader vid övriga önskemål. Studentarrangemang: NTK-medlemmar som bokar Kårhuset Origo för arrangemang för andra NTK-medlemmar betalar 0 (noll) kronor. Övriga studenter som bokar Kårhuset Origo för arrangemang för andra studenter betalar 500 (femhundra) kronor ntk@ntk.umu.se

11 Privata arrangemang: Bokningsvillkor för Kårhuset Origo Bilaga ksb13-2.5b Sid 2(3) NTK-medlemmar som bokar Kårhuset Origo för privata arrangemang betalar 500 (femhundra) kronor. Övriga studenter som bokar Kårhuset Origo för privata arrangemang betalar 800 (åttahundra) kronor. 1 Privatpersoner (avser de med anknytning till Umeå universitet t.ex. anställda, professorer, lektorer etc.) som bokar Kårhuset Origo för privata arrangemang betalar 1200 (ettusen tvåhundra) kronor. Företagsarrangemang: Företag som bokar Kårhuset Origo för arrangemang som ej är riktat mot studenter betalar 1500 (ettusen femhundra) kronor. Vid bokning av arrangemang på Kårhuset Origo där företag riktar sig mot studenter skall detta gå via arbetsmarknadsenhetens ordförande vid NTK, arbetsmarknad@ntk.umu.se / Det är enbart arbetsmarknadsenhetens ordförande som kan ge godkännande samt prisuppgifter för dessa bokningar. Övrigt: Umeå universitet bokar Kårhuset Origo utan kostnad. Med Umeå universitet avses om bokaren t.ex. är universitetet centralt, en fakultet, en institution, en enhet eller en centrumbildning. Larm Kårhuset har flertalet nödutgångar vilka endast får användas vid nödfall, som vid en utrymning av kårhuset vid brand eller liknande. Vid öppnande av nödutgång utlöses ett larm till larmbolaget G4s. Bokaren blir ersättningsskyldig för de kostnader som kan uppkomma vid en felaktig larmutryckning och skall betala mot faktura. Utrustning Projektor och ljudanläggning finns. Vid önskan om nyttjande av denna utrustning ska detta anmälas i förväg. Användning av utrustningen kan ej garanteras om detta önskas på plats. Förstörelse och nedskräpning Bokaren är ansvarig för den förstörelse och onormal nedskräpning som sker under bokningstiden, dvs. från dess början till dess Kårhuset Origo tar över verksamheten (dvs. kl , vid bokningar på fredag och lördag, om inte annat anges). Vid ringa åverkan eller skadegörelse är bokaren ersättningsskyldig för de kostnader som uppkommer vid eventuella reparationer. Vid förstörelse upprättas polisanmälan. Bokaren är även ansvarig för övrig åverkan som faller utanför normalt 1 Som student avses studerande på grund- och avanceradnivå samt doktorand vid Umeå universitet eller Sveriges Landsbruksuniversitet ntk@ntk.umu.se

12 Bokningsvillkor för Kårhuset Origo Bilaga ksb13-2.5b Sid 3(3) slitage, exempelvis åverkan på väggar, lampor, stora mängder trasigt glas och porslin etc. Vid åverkan behåller Kårhuset Origo erlagd depositionsavgift. Betalning Betalning sker mot faktura 30 dagar netto som utgår efter avslutad bokning. Vid betalning efter förfallodatum tas en påminnelseavgift på 60 (sextio) kronor ut, samt debitering av dröjsmålsränta enligt räntelagen. Övriga villkor Sittningsunderlag och specifikation över specialkost skall vara inne hos Kårhuschef minst 1,5 veckor innan bokat datum. Slutgiltig bordsplacering, vid exempelvis sittnings- samt övriga middagsbokningar, skall senast 4 dagar innan bokat datum vara inlämnad till Kårhuset Origo. Samtliga bokningar innan fredag samt lördag nklubb skall avslutas innan kl , om bokningen avslutas efter denna tid anses depositionsavgiften förverkad och tillfaller Kårhuset Origo. Detta gäller dock inte i de fall där Kårhuset Origo på något sätt kan anses vara orsak till bokningen ej kan avslutas i tid till kl (t.ex. dessert utgår markant försent och bokningen på så vis drar utöver tiden). Om inget annat avtalats i förväg skall riktlinjer för en 3-rätters meny vara förrätten serveras vid kl , varmrätt serveras vid kl samt efterrätt serveras vid kl Undertecknande: Genom underteckna detta dokument godkänner bokaren samtliga villkor och avgifter kopplade till sin bokning. Bokaren är även underförstådd med vid avbokning inom 14 dagar före bokat datum faktureras halva (50% av) bokningsavgiften. Vid avbokning inom 7 dagar från bokat datum faktureras hela (100% av) bokningsavgiften. Ort/datum Ort/datum Underskrift bokare Underskrift Kårhuschef Namnförtydligande bokare Namnförtydligande Kårhuschef ntk@ntk.umu.se

13 Beslutsunderlag Bilaga ksb13-2.6a Sid 1(1) Fastställande av datum för kårstyrelsesammanträden HT13 Kårstyrelsen brukar vanligen vid sitt första sammanträde för verksamhetsåret fastställa datum för verksamhetsårets alla sammanträden. För samtliga ledamöter i kårstyrelsen skall kunna närvara är det av vikt man planerar och diskuterar igenom vilka datum som är lämpliga föreslå till beslut. Då det ännu är oklart huruvida arbetskalendern eller scheman ser ut efter nyår kan vi inte med säkerhet besluta om sammanträdesdatum för vårterminen. Således ligger det endast förslag på datum för höstterminens sammanträden. Intentionen är kårstyrelsen skall under sitt sista sammanträde för höstterminen besluta om datum för ytterligare sammanträden. Föreslagna datum för kommande kårstyrelsesammanträden är enligt följande: KS3 den 28 oktober 2013 KS4 den 18 november 2013 KS5 den 18 december 2013 Kårstyrelsens föreslås besluta fastställa datum för KS3 till den 28:e oktober 2013 fastställa datum för KS4 till den 18:e november 2013 fastställa datum för KS5 till den 18:e december 2013 I tjänsten, ort och datum som ovan Anneli Maxe Vice kårordförande Informationsansvarig Anneli Maxe information@ntk.umu.se Informationsenhetens ordförande 13/14

14 Valunderlag Bilaga ksv13-2.1a Sid 1(1) Val av projektledare för höstbalunsen 2013/2014 Bakgrund Varje höst anordnar NTK en höstbaluns. Höstbalunsen är en sittning där de engagerade inom NTK är inbjudna. För få en struktur på arbetet och göra denna höstbaluns till något extra vill vi välja en projektledare. Mariam Shirdel är en mycket idérik och initiativtagande person som i flera års tid jobbat mycket med arrangemang inom kåren. Detta är en stor trygghet för oss då vi vet Mariam kommer göra ett mycket bra jobb! Förslag välja Mariam Shirdel, Doktorandsektionen, till projektledare för höstbalunsen I tjänsten, dag och ort som ovan, Anneli Maxe Vice kårordförande Informationsansvarig Anneli Maxe information@ntk.umu.se Informationsansvarig, Vice kårordförande