Version: Handbok för projektledning av fastighetsinvesteringsprojekt inom Landstingsservice

Transkript

1 Version: 01 1 Handbok för projektledning av fastighetsinvesteringsprojekt inom Landstingsservice

2

3 Version: 01 2 Innehåll Inledning... 5 Syfte... 5 Tillämpning... 5 Region Uppsalas fastighetsinvesteringsprocess... 5 Fastighetsinvesteringsprojekt... 5 Projektägare... 6 Styrgrupp... 6 Projektavdelningens uppdrag... 6 Samordning av investeringsbehov... 6 Styrande dokument... 7 Dokumenthantering... 7 Bilagor... 7 Behovsanalys Beställning Platsbesök Ekonomi Behovsanalysrapport... 9 Förstudie Beställning Uppdragsgenomgång Planera projektet Projektorganisation Startmöte Tidplan Ekonomi Riskhantering Arbetsmiljö Miljö Kvalitet Möten Datasamordning Projektrapportering... 15

4 Version: Avvikelsehantering Utredning/fördjupning av lösningsförslag Förstudierapport Program Beställning Uppdragsgenomgång Uppdatera projektplanen Komplettera projektorganisationen Styrgrupp Startmöte Ledning Tidplan Ekonomi Riskhantering Arbetsmiljö Miljö Kvalitet Möten Datasamordning Avrop/upphandling Bygglov och andra myndighetstillstånd Projektrapportering Ändringshantering Avvikelsehantering Granskning av handlingar Programrapport Genomförande Beställning Uppdragsgenomgång Uppdatera projektplanen Komplettera projektorganisationen Startmöte Ledning... 31

5 Version: Tidplan Ekonomi Riskhantering Arbetsmiljö Miljö Kvalitet Möten Datasamordning Granskning av handlingar Avrop/upphandling Projektrapportering Ändringshantering Besiktning Överlämning Avslut Besiktningsanmärkningar Dokumentation Slutavstämning/avslut entreprenör Ekonomi Erfarenhetsåterföring Garantitid Revisionshistorik... 40

6 Version: 01 5 Inledning Syfte Handboken ska tillämpas vid fastighetsinvesteringsprojekt inom Landstingsservice (LSU), den är därmed ett styrande dokument. Den beskriver arbetsgång och aktiviteter i ett fastighetsinvesteringsprojekt. Varje projekt är unikt och kan kräva mer eller mindre av vissa aktiviteter. Handboken riktar sig till projektledare, projektägare och projektdeltagare. Tillämpning Handboken är, förutom detta inledande kapitel, indelad i kapitel som följer faserna i landstingets fastighetsinvesteringsprocess - behovsanalys, förstudie, program och genomförande. Därutöver finns ett kapitel som beskriver hur ett projekt ska avslutas. Handboken innehåller hänvisningar till mallar och rutiner som är tillämpliga i det enskilda avsnittet. Det är projektledaren som ansvarar för att utförandet av det enskilda projektet följer handboken och dess intention. Region Uppsalas fastighetsinvesteringsprocess Region Uppsala har en av fullmäktige beslutad fastighetsinvesteringsprocess. Denna innebär att respektive förvaltning inför kommande års budgetprocess ska lämna uppgifter om nya investeringsbehov avseende fastighetsinvesteringar till Landstingsservice. Landstingsservice sammanställer behoven tillsammans med redan beslutade och pågående investeringar. Regionfullmäktige fattar beslut om budget inklusive investeringsplan. Behov som är upptagna i investeringsplanen ska beredas och beslutas enligt de faser som beskrivs i investeringsprocessen och i denna handbok. Investeringsbehov som uppkommer under löpande år på grund av skador eller haverier ska i första hand tas om hand genom omprioriteringar inom befintlig investeringsplan. Fastighetsinvesteringsprojekt Fastighetsinvesteringsprojekt initieras av en hyresgäst, av Landstingsservice förvaltande verksamhet eller av ägaren. Behov av nya investeringar uppstår ofta på grund av ändrade verksamhetsförutsättningar eller på grund av behov av att uppgradera eller komplettera teknisk standard i en fastighet. Dessa behov ska planeras och hanteras i Region Uppsalas investeringsplan enligt ovan. Beroende på om projektet har initierats av hyresgäst (hyresgästinitierad investering) eller av fastighetsägare (fastighetsägarinitierad investering) finansieras det av hyresgästen eller av fastighetsägaren. Beslut att starta behovsanalys och efterföljande faser i ett fastighetsinvesteringsprojekt tas enligt Landstingsservice delegationsordning.

7 Version: 01 6 Projektägare När behov har klarlagts och beställningar kommer till Landstingsservice beställer respektive fastighetsförvaltare ett projektuppdrag av projektavdelningen. Systemförvaltarna ansvarar för beställningar som rör fastighetens tekniska system. Den som beställer ett uppdrag av projektavdelningen, d.v.s. fastighetsförvaltaren eller systemförvaltaren, är projektägare. Projektägarens roll: Se till att beslut enligt landstingets delegationsordning finns innan projektet startas Ansvara för att projektet är finansierat Ta fram och göra projektbeställning inklusive beskrivning av projektet, relevanta underlag, tidsramar och tilldelade medel Godkänna projektplan, d.v.s. planeringen av projektet Regelbundet under projektet följa upp att projektplanen följs och att projektets ramar hålls Ta beslut om ändringar av projektets ramar avseende tid, ekonomi och omfattning Godkänna projektresultat Styrgrupp En styrgrupp tillsätts i projekt med en investeringsutgift som överstiger 10 miljoner kronor eller i projekt med särskilt behov. Styrgruppen är projektets beslutande organ samt säkerställer att projektet drivs i linje med uppställda mål. Projektavdelningens uppdrag Projektavdelningen tillhandahåller projektledare för ledning av fastighetsinvesteringsprojekt. Ledningen inom projektavdelningen utser projektledare för nya projekt. Projektledaren leder projekt. Till stöd för projektledarens arbete finns projekthandboken, rutiner och mallar. Landstingsservice styrande dokument liksom de verksamhetskrav som tas fram i ett projekt utgör projektkrav. Samordning av investeringsbehov Oavsett hur behovet av ett fastighetsinvesteringsprojekt uppstår så berör både hyresgästinitierade och fastighetsinitierade projekt Region Uppsalas fastigheter. Det är därför nödvändigt att det kontinuerligt sker en avstämning och samordning avseende behovet av att genomföra projekt i en fastighet eller i gränssnittet mellan två fastigheter. Denna samordning mellan hyresgästinitierade och fastighetsinitierade behov ska respektive fastighetsförvaltare ansvara för.

8 Version: 01 7 Styrande dokument Landstingsservice styrande dokument ska följas vid utförande av fastighetsinvesteringsprojekt. De styrande dokumenten finns samlade på regionuppsala.se/dokument. De styrande dokumenten innehåller kravställning inom olika områden och ska följas av alla projekt. Projektledaren ansvarar för att projektet följer Landstingsservice styrande dokument. Avsteg från styrande dokument ska godkännas av respektive dokumentägare. Utöver Landstingsservice styrande dokument finns övergripande styrdokument inom region Uppsala som all verksamhet ska följa. Av dessa ska särskilt fastighetsinvesteringsprocessen nämnas. Avsteg från fastighetsinvesteringsprocessen (behovsanalys, förstudie, program och genomförande) kan göras om det finns särskilda skäl, tex vid utrustningshaveri. Beslut om eventuellt avsteg tas innan projektbeställning överlämnas till projektavdelningen. Avsteg kan endast göras efter samråd mellan avdelningschefen för den beställande avdelningen och chefen för projektavdelningen. Dokumenthantering Landstingsservice är en offentlig förvaltning som lyder under offentlighets- och sekretesslagen. Projektledaren ansvarar för att dokumenthanteringen inom projektet sker på ett korrekt sätt i förhållande till lagstiftning och regler. Följande gäller: Projektdokument ska diarieföras eller ordnas systematiskt Projektdokument ska sparas under G:\11 Byggprojekt. Mall projektstruktur ska användas. Projektdokument som kräver extern åtkomst ska sparas på ibinder Dokumentation från avslutade projekt sparas i arkivet Som ett minimum ska avtal/avrop, beslut, bygglovshandlingar, slutbesiktningsprotokoll och blanketten färdig lokal diarieföras i ett projekt. Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Tillkommande information till projekthandboken Ordlista Fas- och dokumentlista Faser och skeden Hänvisningar och kontaktuppgifter

9 Version: 01 8 Behovsanalys Ett fastighetsinvesteringsprojekt startar i regel med anledning av ett förändrings- eller ett utvecklingsbehov i en fastighet. Hyresgästen gör beställning av en behovsanalys till respektive fastighetsförvaltare inom LSU som beställer utförande av en behovsanalys av projektavdelningen. Respektive systemförvaltare ansvarar för behovsanalyser inom sitt ansvarsområde genom att kontinuerligt inventera och analysera behovet av investeringar avseende fastigheternas tekniska standard. Syfte och omfattning Behovsanalysen ska beskriva verksamhetens behov samt om och hur det är möjligt att tillgodose. De tekniska förutsättningarna ska beskrivas översiktligt. Möjlighet till alternativa lösningar ska grovt belysas. Behov av fördjupade utredningar ska framgå. Behovsanalysen ska ligga till grund för beslut om förstudie. I normalfallet genomförs behovsanalysen av en funktionsplanerare i samråd med hyresgäst, projektägare och systemförvaltare för att få en snabb och översiktlig bild av behovet och möjligheterna att tillgodose detta. Vid behov av omfattande förändringar krävs att en mer omfattande behovsanalys utförs. Vid dessa tillfällen utses en projektledare och funktionsplaneraren ingår då i projektorganisationen. Resultat Behovsanalysen ska resultera i en behovsanalysrapport. Även ett preliminärt lokalprogram tas fram. Beslut om nästa fas Efter att projektägaren och hyresgästen har godkänt behovsanalysrapporten är nästa steg beslut om att inleda en förstudie. Beställning När fastighetsförvaltaren har fått en beställning inklusive verksamhetsbeskrivning från hyresgästen avseende lokalbehov tas beslut om att starta behovsanalys enligt LSU:s delegationsordning. Fastighetsförvaltaren beställer därefter en behovsanalys av projektavdelningen. Beställningen ska vara komplett med diarienummer och ramar för utförandet i form av tilldelade medel och önskemål om leveranstid. Beställningen ska också innehålla en beskrivning av uppdragets omfattning inklusive verksamhetsbeskrivning. Ledningen för projektavdelningen utser funktionsplanerare för behovsanalysen. Funktionsplaneraren fungerar i detta fall som projektledare, d.v.s. med ett helhetsansvar för uppdraget. Funktionsplaneraren granskar beställning och bifogat underlag för att bedöma om underlaget är komplett. Om så inte är fallet, kontaktas projektägaren för komplettering.

10 Version: 01 9 Platsbesök Behovsanalysen inleds med ett platsbesök, projektägaren ansvarar för kallelsen. Deltagare är representant för verksamheten, systemförvaltare, projektägare samt projektledare/funktionsplanerare. Om projektet ska utföras i en externt ägd fastighet ska även representant för fastighetsägaren delta. Vid platsbesöket samordnas de uppgifter som ska tas fram till behovsanalysrapporten. Vid behov planeras ytterligare möten in. Minnesanteckningar skrivs av funktionsplanerare. Behovsanalysrapport (mallen kan utgöra underlag vid platsbesök) Minnesanteckningar Ekonomi Projektavdelningens verksamhetsstöd registerar tilldelade medel för aktuell fas samt år och månad i Agresso. Funktionsplaneraren upprättar en budget och prognos för fasen. Funktionsplaneraren ansvarar för kostnadskontrollen i projektet och följer upp utfall och prognos mot tilldelade medel. Avvikelser ska hanteras i samråd med projektägaren. Prognosen ska uppdateras i takt med att projektet fortskrider. Behovsanalysrapport Efter platsbesöket erhåller funktionsplaneraren skriftlig dokumentation från berörda systemförvaltare. Funktionsplaneraren sammanställer behovsanalysrapporten med stöd av underlag från hyresgäst och systemförvaltare. För att få en uppfattning om utförande och omfattning av förstudiefasen, sker en avstämning med generalkonsulten enligt gällande projekteringsramavtal för bedömning av tid och kostnad för medverkan i förstudiearbetet. Funktionsplaneraren sammanställer bedömningen av delkostnaderna för förstudien till en totalsumma. Ett lokalprogram tas fram och biläggs till rapporten. Lokalprogrammet ska visa lokalbehov och sambandskrav. LSU:s utrymmesbenämningar ska användas i lokalprogrammet. Behovsanalysrapporten lämnas för granskning till projektområdeschef och därefter till projektägaren för godkännande och vidare hantering. Projektägaren ser till att originalrapporten diarieförs. Behovsanalysrapport inkl. lokalprogram

11 Version: Förstudie Fastighetsförvaltare eller systemförvaltare beställer utförande av en förstudie av projektavdelningen. En förstudie för ett hyresgästinitierat projekt baseras på genomförd behovsanalys. Om en kostnadsuppskattning av förstudien inte tidigare tagits fram ska projektägaren, inför att förstudieavtal med hyresgästen upprättas, uppdra åt projektavdelningen att ta fram en kostnadsuppskattning för förstudien. För fastighetsinitierade projekt baseras förstudien på ett inledande arbete/bedömning som gjorts av respektive systemförvaltare. Syfte och omfattning Förstudien omfattar en fördjupning av de lösningsförslag som togs fram i behovsanalysen. Tekniska förutsättningar utreds för att klargöra möjligheter, hinder och risker. Påverkan på befintliga system beskrivs. Dimensionering säkerställs och skissförslag tas fram. Lösningsförslagen analyseras och konsekvensbeskrivs. Val av lösning föreslås. En kostnadsuppskattning tas fram för det föreslagna alternativet. Förändrade driftskostnader, t.ex. avseende personal eller media, ska belysas. Resultat Förstudien ska resultera i en förstudierapport. Även ett rumsfunktionsprogram (RFP) tas fram för respektive alternativ. Lokalprogrammet ses över och kompletteras. Beslut om nästa fas Efter att projektägaren och hyresgästen har godkänt förstudien är nästa steg beslut om att inleda programarbete. Beställning När fastighetsförvaltaren har fått en beställning inklusive uppdaterad verksamhetsbeskrivning från hyresgästen tas beslut om att starta förstudie. Fastighetsinitierade investeringar initieras av respektive systemförvaltare och beslut tas om att starta förstudie. Beslut tas enligt LSU:s delegationsordning. Projektägaren beställer en förstudie av projektavdelningen. Beställningen ska vara komplett med diarienummer, projektnummer och ramar för utförandet i form av tilldelade medel och önskemål om leveranstid. Beställningen ska också innehålla en beskrivning av uppdragets omfattning inklusive uppdaterad verksamhetsbeskrivning. Det underlag som systemförvaltaren har tagit fram innan förstudien ska biläggas förstudiebeställningen. Om förutsättningarna har förändrats mycket sedan behovsanalysen genomfördes ska en ny behovsanalys genomföras istället för att gå vidare till en förstudie. Ledningen för projektavdelningen utser projektledare för förstudien. Projektledaren granskar beställningen och bifogat underlag för att bedöma om underlaget är komplett och riktigt. Om så inte är fallet, kontaktas projektägaren för komplettering. Projektledaren granskar och analyserar underlaget inklusive tilldelade medel och påbörjar planering av uppdraget.

12 Version: Uppdragsgenomgång Projektledaren kallar projektägaren till möte för att tillsammans gå igenom uppdraget och dess förutsättningar. Uppdragets omfattning och ramar justeras vid behov och fastställs. Projektägaren ska informera om angränsande projekt. Projektledaren dokumenterar mötet. Checklista uppdragsgenomgång Minnesanteckningar Planera projektet Projektledaren planerar projektet och upprättar en projektplan. I planeringen ingår bland annat att: Bryta ned projektet i aktiviteter för att underlätta fortsatt planering, utförande och uppföljning Sätta samman projektorganisationen Planera resursbehov kopplat till ingående aktiviteter Göra en budget för ingående aktiviteter Göra en tidplan som avspeglar ingående aktiviteter Planera möten Planera riskarbete och göra en första riskanalys Tidigt i en ny projektfas är projektplanen preliminär. Projektledaren ska involvera projektdeltagarna i planeringen av genomförande och tidsåtgång för respektive aktivitet. Den arbetstid som bedöms för en resurs (eller grupp av resurser) kopplat till en aktivitet ska vara överenskommen och kommunicerad med respektive resurs. Tidsåtgången ska inte ändras om inte projektets omfattning eller krav förändras. Varje resurs ansvarar för att hålla sig inom tilldelad tidsåtgång. När planeringen är klar och projektplanen är komplett ska den granskas av projektområdeschef och godkännas av projektägaren. Större ändringar i projektplanen under projektets gång ska godkännas av projektägaren. Projektplan Projektorganisation Projektledaren sätter samman projektorganisationen med hänsyn till projektets innehåll, omfattning och komplexitet. Bemanningen av ett förstudieprojekt kan förutom projektledaren bestå av t.ex. Funktionsplanerare Systemförvaltare Datasamordnare Representant från driftenheten Utsedda representanter från verksamheten Representant från Kultur och bildning Utredande/projekterande/samordnande konsulter

13 Version: Vid stora och/eller komplexa projekt bör en projektekonom ingå i projektgruppen. Vid behov knyts representanter från Landstingsservice beställar- och controlleravdelning respektive transportavdelning till projektgruppen. Projekt som i någon form omfattar medicinteknisk utrustning, sjukhusfysik, t ex strålskydd och/eller IT (datainstallation), bör kalla en representant från MSI för samordning och konsultation. Efter startmöte justeras projektgruppen så att den får rätt sammansättning i relation till projektets karaktär och omfattning. Projekterande konsulter i relevanta discipliner ropas av enligt ramavtal. Avrop föregås av att projektledaren tar fram en uppdragsbeskrivning och konsultföretaget återkommer med förslag till utförande och budget. Om inte omfattningen eller förutsättningarna har förändrats sedan behovsanalysen ska kostnadsnivån som då togs fram gälla för konsultarbetet i förstudien. Avrop görs skriftligt enligt avropsmall. Undertecknat avrop diarieförs. Avrop konsulter Avrop datasamordning Startmöte Projektledaren kallar projektgruppen och projektägaren till startmöte där projektets bakgrund, förutsättningar och planering gås igenom. Innan mötet skickas preliminär projektplan ut till mötesdeltagarna. Till startmöte kallas ytterligare funktioner för att få information, men också för att kunna bedöma om det är aktuellt med deltagande i projektgruppen: Avdelningschef från beställar- och controlleravdelningen inom Landstingsservice Avdelningschef från transportavdelningen inom Landstingsservice Till startmöte för hyresgästinitierat projekt kallas även: Lokalansvarig från beställande förvaltning Verksamhetsansvarig projektledare från Kultur och bildning. Minnesanteckningar ska skrivas och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare. Projektgruppen justeras vid behov efter mötet. Projektplanen uppdateras efter mötet. Startmöte Minnesanteckningar

14 Version: Tidplan Projektets tidplan ska förutom aktiviteter omfatta beslutspunkter och milstolpar. Projektledaren leder fortlöpande förstudiearbetet så att tidplanen för slutleverans av förstudierapport kan hållas. Viktiga beroenden följs upp så att insatser vid behov fokuseras på enskilda aktiviteter för att inte försena helheten. Om avvikelse från tidplanen konstateras ska korrigerande åtgärd vidtas för att minimera konsekvensen och säkerställa att avvikelsen inte äventyrar andra aktiviteter och därmed sluttiden för projektet. Ändring av gällande tidplan kan beslutas endast av projektägare eller styrgrupp. Ekonomi Projektavdelningens verksamhetsstöd registrerar tilldelade medel för aktuell fas samt år och månad i Agresso. De medel som tilldelats förstudiearbetet får inte överstigas. Projektledaren upprättar en budget för fasen genom att de tilldelade medlen fördelas på projektets olika aktiviteter och resurser. Budgeten registreras i aktuellt projektskede och aktivitet i Agresso fördelat per år. Prognos fördelas samtidigt på samma sätt. Projektledaren ansvarar för kostnadskontrollen i projektet och följer upp utfall och prognos mot tilldelade medel. Prognosen ska uppdateras månadsvis i takt med att projektet fortskrider. Vid risk för att förstudiens ekonomiska ram inte kan hållas ska projektledaren vidta åtgärder så att denna hålls. Projektägaren ska involveras i detta arbete. I slutet av förstudieskedet, då ett lösningsförslag förordats, ska en totalprognos för investeringen upprättas dvs. en prognos för samtliga skeden trots att beslut om att gå vidare med projektet ännu inte fattats. Projektledaren registrerar prognosen i Agresso fördelat på respektive projektskede och aktivitet per år. I totalprognosen ska även kostnader som inte är aktiverbara identifieras och beräknas. För att säkerställa finansieringen av dessa poster särredovisas de i prognosen under rubriken kostnader. Projektledaren ska informera projektägaren och ekonomiavdelningen då kostnader som inte kan aktiveras har identifierats. Komponentuppdelning ska beaktas vid framtagande av kostnadsuppskattning. Totalprognosen ska för större investeringar där tiden är lång mellan framtagande av beslutsunderlag och färdigt projekt innehålla ett index för att kompensera för den allmänna prisutvecklingen. Begäran om ökad tilldelning i projekt Rutin: Kostnader anskaffningsvärde

15 Version: Riskhantering Projektledaren ansvarar för att riskarbete utförs enligt vad som fastlagts i projektplanen. Riskanalys ska genomföras regelbundet och tillräckligt ofta för att fånga upp risker tidigt och för att kunna åtgärda dessa. Under förstudien ska dels risker i förstudiefasen och dels risker avseende senare faser i projektet hanteras. Risker ska konsekvensbedömas avseende påverkan på tidplan, budget, kvalitet, pågående fastighetsdrift, hyresgästens verksamhet och miljö. Miljörisker dokumenteras samlat med övriga risker. Vid genomförande av riskanalys kan dokumentet Möjliga risker i projekt användas för att underlätta riskidentifiering, se under Mall nedan. Möjliga risker i projekt Bilaga 1_Processbeskrivning- Hantering av risker i projekt Rutin: Rutin för riskhantering i projekt Arbetsmiljö LSU har som byggherre det grundläggande ansvaret för arbetsmiljön i alla projektfaser. Chefen för projektavdelningen delegerar arbetsmiljöansvaret till projektledaren som innehar rollen som BAS-P under förstudiefasen. BAS-P frågor att hantera under förstudien är främst att bevaka att arbetsmiljörisker identifieras i tidigt skede. 1.INFO om arbetsmiljödokument Miljö Projektledaren ansvarar för att miljöfrågor hanteras i projektet enligt LSU Miljöhandbok. Miljökrav ska uppfyllas. Miljörisker ska identifieras. Dokumentation av miljörisker hanteras samlat med övriga risker. Miljöinventering Vid ombyggnad eller rivning kan miljö- och/eller fuktinventering av fastigheten behöva göras, särskilt vid kända problem med arbetsmiljön. Kvalitet Projektledaren ansvarar för att ett systematiskt kvalitetsarbete utförs i projektet. Kvalitet i projekt kan indelas i processkvalitet och produktkvalitet. Processkvalitet innebär att projekt leds och utförs enligt styrande dokument och rutiner som finns inom Landstingsservice. Kvalitetssäkring utförs genom intern revision eller granskning inom projektavdelningen. Produktkvalitet innebär att produkten uppfyller ställda krav. Styrning och kontroll av produktkvaliteten ska planeras och dokumenteras. I planeringen ska framgå vilka egenkontroller, granskningar, besiktningar, revisioner etc, som ska genomföras i projektet.

16 Version: Möten Projektledaren ansvarar för att möten organiseras och anpassas till förutsättningar och behov i projektet. Mötesupplägg fastställs i projektplanen. I projektplanen ska respektive mötesforums syfte, beslutsnivå, deltagare och frekvens framgå. Exempel på mötesforum är projektledningsmöten eller specifika möten inom ett område, t.ex. teknikmöten eller verksamhetsmöten. Minnesanteckningar ska noteras vid samtliga möten och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare och diarieföras om de innehåller beslut. Startmöte Dagordning Minnesanteckningar Beslutslogg Datasamordning Projektledaren ansvarar för att projektet levererar dokumentation enligt LSU:s kravspecifikation för teknisk dokumentation. Projektets datasamordnare ska tillse att projektörerna arbetar så att leverans enligt LSU:s krav sker. Skiss- eller projekteringsarbete som inleds under förstudien ska utgå från ställda krav. Projektrapportering Projektledaren ska månadsvis uppdatera status för projektet i projektavdelningens övergripande projektrapport. Projektledaren ska månadsvis skriftligt rapportera status avseende ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet för projektet till projektägaren. Projektledaren ska i övrigt vid behov informera projektägaren om status i projektet samt i frågor som påverkar projektets ramar - ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet. Projektägaren ska regelbundet följa upp projektet och efterfråga projektinformation som krävs för att styra projektet. Projektrapport mall Projektrapport (excel) Avvikelsehantering Projektledaren ansvarar för att projektet följer LSU:s styrande dokument. Behov av att göra avsteg från styrande dokument ska utan dröjsmål lyftas till respektive dokumentägare och godkännas av denne. Avsteg styrande dokument

17 Version: Utredning/fördjupning av lösningsförslag Projektledaren ser till att utredningar genomförs enligt projektplanen. Projektledaren följer löpande upp att förstudiens omfattning motsvarar den beställning som gjorts, att kvalitetssäkring görs av de underlag som tas fram samt att ramar i form av tidplan och tilldelade medel hålls. Styrande dokument inom alla discipliner utgör krav och förutsättningar för arbetet. Lokalprogrammet ses över och kompletteras. För att underlätta kostnadsuppskattning i lokaler med komplexa funktioner tas ett utkast till rumsfunktionsprogram (RFP) fram för varje alternativ. RFP ska redovisa de olika rummens användning, inredning, utrustning och specifika tekniska krav. I RFP tydliggörs fastighetsägarens respektive hyresgästens finansieringsansvar enligt gällande gränsdragningslista. Ett första skissförslag tas fram för de olika alternativen. Projektledaren ser till att kostnadsuppskattningar tas fram för de aktuella lösningsförslagen. Kostnadsuppskattning ska baseras på erfarenhetsvärden och nyckeltal och inkludera även byggherrekostnad och reserv för oförutsedda kostnader. De oförutsedda kostnaderna ska avspegla projektets risker. Kostnadsuppskattning ska upprättas för hela projektet uppdelat på återstående faser. Kostnader som inte kan aktiveras ska identifieras och tydligt lyftas fram för att säkerställa finansiering. Totalkalkylen bör för större investeringar där tiden är lång mellan framtagande av kostnadsuppskattning i förstudie till färdigt projekt inkludera index för att kompensera för den allmänna prisutvecklingen. Kontakta ekonomiavdelningen för vidare diskussion. Faktorer nedan bör ligga till grund för bedömningen av om det finns behov av indexuppräkning i investeringsprojekt: Investeringsbeloppets storlek Tid från framtagande av kostnadsuppskattning till färdigt projekt Bedömd kostnadsutveckling Kostnadsuppskattningen ska redovisas uppdelat på komponenter. Förändringar avseende driftkostnader för hyresgäst och fastighetsägare ska tydliggöras. Mall komponentuppdelning vid investeringsprojekt Rutin: Rutin för RFP Beskrivning till RFP Förstudierapport Projektledaren ansvarar för att resultatet från förstudien sätts samman till en rapport. Godkännande Projektledaren överlämnar granskad rapport till projektområdeschef för granskning och därefter till projektägaren för godkännande och vidare hantering. Förstudierapport

18 Version: Program Programfasen omfattar enligt region Uppsalas investeringsprocess både framtagande av programhandling och systemhandling. Fastighetsförvaltare eller systemförvaltare beställer programarbete av projektavdelningen. Arbetet ska bygga på underlag från genomförd förstudie. Syfte och omfattning Syftet med programfasen är att definiera slutproduktens mål, krav och egenskaper samt att redovisa förutsättningar för projektets genomförande. Beroende på vilken entreprenadform som blir aktuell kommer projekteringen att drivas olika långt innan upphandling av entreprenör görs. Upphandling av utförandeentreprenad baseras på bygghandlingar medan upphandling av totalentreprenad baseras på i huvudsak beskrivningar. Totalentreprenad upphandlas under programfasen. Resultat Resultat från programfasen är programhandlingar och systemhandlingar. Lokalprogram och rumsfunktionsprogram uppdateras och fördjupas vid behov. Vid totalentreprenad tas förfrågningsunderlag fram under programfasen. Beslut om nästa fas Efter att projektägaren och hyresgästen har godkänt resultat från programfasen är nästa steg beslut om genomförande. Beställning När fastighetsförvaltaren har fått en beställning från hyresgästen kan programarbete starta. Programarbete för ett fastighetsinitierat projekt initieras av respektive systemförvaltare. Beslut tas enligt LSU:s delegationsordning. Projektägaren beställer programarbete (inklusive systemhandling) av projektavdelningen. Beställningen ska vara komplett med diarienummer och ramar för utförandet i form av tilldelade medel och önskemål om leveranstid. Ledningen för projektavdelningen utser projektledare för programarbetet. Projektledaren granskar beställningen och bifogat underlag för att bedöma om underlaget är komplett. Om inte kontaktas projektägaren för komplettering. Projektledaren granskar och analyserar underlaget inklusive tilldelade medel och påbörjar planering av uppdraget.

19 Version: Uppdragsgenomgång Projektledaren kallar projektägaren till möte för att tillsammans gå igenom uppdraget och dess förutsättningar. Uppdragets omfattning och ramar justeras vid behov och fastställs. Projektägaren ska informera om angränsande projekt. Projektledaren dokumenterar mötet. De medel som tilldelats för programarbetet får inte överstigas utan godkännande enligt delegationsordningen. Checklista uppdragsgenomgång Minnesanteckningar Uppdatera projektplanen Projektplanen från förstudien uppdateras med nya förutsättningar och uppgifter som ska gälla för programfasen. I planeringen ingår bland annat att: Bryta ned projektet i aktiviteter för att underlätta fortsatt planering, utförande och uppföljning Sätta samman projektorganisationen Planera resursbehov kopplat till ingående aktiviteter Göra en budget för ingående aktiviteter Göra en tidplan som avspeglar ingående aktiviteter Planera möten Planera riskarbete och göra en första riskanalys Tidigt i en ny projektfas är projektplanen preliminär. Projektets mål/leveranser bryts ned i aktiviteter. Nedbrytning i aktiviteter görs för att skapa en gemensam syn på vad som ska göras i projektet samt för att kunna få ett underlag för att göra bedömningar av tider och kostnader. Projektledaren ska involvera projektdeltagarna i planeringen av genomförande och tidsåtgång för respektive aktivitet. Den arbetstid som bedöms för en resurs (eller grupp av resurser) kopplat till en aktivitet ska vara överenskommen och kommunicerad med respektive resurs. Tidsåtgången ska inte ändras om inte projektets omfattning eller krav förändras. Varje resurs ansvarar för att hålla sig inom tilldelad tidsåtgång. I tidplanen ska krav/önskemål som rör genomförandefasen beaktas, t ex behov av genomförandebeslut, så att tidplanen om möjligt anpassas efter detta. När planeringen är klar och projektplanen är komplett ska den granskas av projektområdeschef och godkännas av projektägaren. Större ändringar i projektplanen under projektets gång ska godkännas av projektägaren. Projektplan

20 Version: Komplettera projektorganisationen Projektorganisationen sätts liksom i förstudiefasen samman med hänsyn till projektets innehåll, omfattning och komplexitet. Samma organisation som i förstudien nyttjas om möjligt. Projektgruppen kompletteras med resurser och kompetenser som krävs för programmet. Säkerställ att det finns kompetens för att hantera miljö- och energifrågor. Projektledaren delegerar arbetsuppgifter som rör byggarbetsmiljö till en särskilt utsedd BAS-P. Vid behov knyts resurser från LSU eller från andra förvaltningar till projektet. Vid stora och/eller komplexa projekt bör en projektekonom ingå i projektgruppen. Projekterande konsulter i relevanta discipliner ropas av enligt ramavtal. Avrop föregås av att projektledaren tar fram en uppdragsbeskrivning och konsultföretaget återkommer med förslag till utförande och budget. Om inte omfattningen eller förutsättningarna har förändrats sedan förstudien ska kostnadsnivån som då togs fram gälla för programarbetet inklusive systemhandling. Avrop görs skriftligt enligt avropsmall. Undertecknat avrop diarieförs. Avrop konsulter Avrop datasamordning BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare Styrgrupp Projektägaren ansvarar för att en styrgrupp tillsätts i projekt med en investeringsutgift som överstiger 10 miljoner kronor eller i projekt med särskilt behov. Styrgruppen består i normalfallet av en ordförande från den beställande avdelningen, förvaltare/systemförvaltare, en chef från projektavdelningen samt en representant för hyresgästens organisation. Projektledaren är föredragande. Projektrapport styrgrupp Startmöte Projektledaren kallar projektgruppen och projektägaren till startmöte där projektets bakgrund, förutsättningar och planering gås igenom. Innan mötet skickas preliminär projektplan ut till mötesdeltagarna. Minnesanteckningar ska skrivas och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare. Projektgruppen justeras vid behov efter mötet. Projektplanen uppdateras efter mötet och överlämnas därefter till projektområdeschef för granskning och till projektägaren för godkännande. Startmöte Minnesanteckningar

21 Version: Ledning Projektledaren leder och följer upp programarbetet för att nå projektets mål och leverera resultat. Det innebär att projektledaren fortlöpande planerar och organiserar liksom delegerar och följer upp aktiviteter. Projektledaren hanterar ändringar och kommunicerar med projektets intressenter. Projektledaren ska ha kontroll på vad som har presterats och hur mycket resurser (tid och pengar) som har förbrukats jämfört med vad som planerats för att veta hur projektet ligger till. Projektledaren hanterar beslutsfrågor inom projektets ramar. Frågor som påverkar projektets ramar i form av tilldelade medel, tidplan och omfattning/kvalitet ska lyftas till projektägaren. Tidplan Projektets tidplan ska förutom aktiviteter omfatta beslutspunkter och milstolpar. Projektledaren leder fortlöpande programarbetet i dess delar så att tidplanen för slutleverans av program- och systemhandlingar kan hållas. Viktiga beroenden följs upp så att insatser vid behov fokuseras på enskilda aktiviteter för att inte försena helheten. Om avvikelse från tidplanen konstateras ska korrigerande åtgärd vidtas för att minimera konsekvensen och säkerställa att avvikelsen inte äventyrar andra aktiviteter och därmed sluttiden för projektet. Ändring av gällande tidplan kan beslutas endast av projektägare eller styrgrupp. Ekonomi Projektavdelningens verksamhetsstöd registrerar tilldelade medel för aktuell fas samt år och månad i Agresso. De medel som tilldelats projektet får inte överstigas. Projektledaren upprättar en budget för fasen genom att de tilldelade medlen fördelas på projektets olika aktiviteter och resurser. Budgeten registreras i Agresso i aktuellt projektskede och aktivitet per år. Prognos för programskedet fördelas på samma sätt som budget. Prognos ska även upprättas för hela projektet dvs. för samtliga skeden trots att beslut om att gå vidare med projektet ännu inte har fattats. Totalprognosen baseras inledningsvis på kostnadsuppskattningen från förstudien. När programarbetet är klart justeras totalprognosen med uppgifter från senaste kalkylen. Projektledaren registrerar prognosen i Agresso fördelat på respektive projektskede och aktivitet per år. Prognosen ska uppdateras i Agresso vid varje nytt skede eller då ny eller mer detaljerad information om projektet erhålls. Projektledaren ansvarar för kostnadskontrollen i projektet och följer upp utfall och prognos mot tilldelade medel. Prognosen ska uppdateras månadsvis i takt med att projektet fortskrider. Vid risk för att projektets ekonomiska ram inte kan hållas ska projektledaren vidta åtgärder för att hålla denna. Projektägaren ska involveras i detta arbete.

22 Version: I totalprognosen ska även kostnader som inte är aktiverbara identifieras och beräknas. För att säkerställa finansieringen av dessa poster särredovisas de i prognosen under rubriken kostnader. Projektledaren ska informera projektägaren och ekonomiavdelningen då kostnader som inte kan aktiveras har identifierats. Den komponentuppdelning som gjordes i förstudien ska justeras i enlighet med senaste kalkyl, i syfte att få ett korrekt avskrivningsunderlag och därmed ge beställaren ett korrekt underlag för finansiering. Totalkalkylen bör för större investeringar där tiden är lång mellan framtagande av kalkyl och färdigt projekt inkludera index för att kompensera för den allmänna prisutvecklingen. Kontakta ekonomiavdelningen för vidare diskussion. Begäran om ökad tilldelning i projekt Rutin: Kostnader anskaffningsvärde Riskhantering Projektledaren ansvarar för att riskarbete utförs enligt vad som fastlagts i projektplanen. Riskanalys ska genomföras regelbundet och tillräckligt ofta för att fånga upp risker tidigt och för att kunna åtgärda dessa. Hur ofta riskanalys behöver göras beror främst på projektets komplexitet. Under programarbetet ska dels risker i programfasen och dels risker avseende genomförandefasen i projektet hanteras. Vid genomförande av riskanalys kan dokumentet Möjliga risker i projekt användas för att underlätta riskidentifiering, se under Mall nedan. Möjliga risker i projekt Bilaga 1_Processbeskrivning- Hantering av risker i projekt Rutin: Rutin för riskhantering i projekt Arbetsmiljö LSU har som byggherre det grundläggande ansvaret för arbetsmiljön i alla byggskeden. LSU utser en byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering, BAS-P, och delegerar arbetsuppgifterna till denne. Projektledaren ansvarar för att BAS-P ropas av som en konsulttjänst enligt ramavtal. Avrop görs skriftligt enligt avropsmall. Undertecknat avrop diarieförs. BAS-P ska medverka vid planering och projektering och samordna arbetet med avseende på arbetsmiljön, så att risker fångas upp och åtgärdas samt att hänsyn tas mellan de olika projektörerna. BAS-P ska upprätta arbetsmiljöplan. BAS-U tar över arbetmiljösamordningen i samband med produktionsstart. BAS-U utses i samband med avrop/upphandling av entreprenör. Som stöd för arbetsmiljöarbetet i fastighetsinvesteringsprojekt finns ett antal mallar och underlag. Projektledaren ansvarar för att följa upp att arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt lagkrav och LSU:s rutiner. Projektledaren ansvarar för att brandskyddsansvarig tillika tillståndsansvarig för heta arbeten utses, se mall BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare. Brandskyddsansvarig

23 Version: ansvarar för att personal alltid är på plats under den tid brandteknisk funktion är avstängd. Kontakt ska tas med driftcentralen dagligen för avstängning och för återställning av brandteknisk funktion. Anmälan om avstängning kan enbart göras för två veckor i taget, dock måste anmälan kompletteras med daglig kontakt för att urdrifttagande ska ske. 1.INFO om arbetsmiljödokument BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare BAS Arbetsmiljöplan_projektering_produktion BAS Checklista egenkontroll BAS-P BAS Checklista egenkontroller projektledare BAS Checklista-Egenkontroll-Riskhantering- Arbetsmiljö-Projektering BAS Intyg_arbetsmiljöegenkontroll_projektering BAS Arbetsmiljörapport Rutin: Kompletterande rutin för brandskydd Miljö Projektledaren ansvarar för att miljöfrågor hanteras under programarbetet enligt LSU Miljöhandbok. Vid behov utses en miljösamordnare. Ett projektspecifikt miljöprogram ska upprättas. För små projekt upprättas ett förenklat miljöprogram. Miljörisker ska fortlöpande analyseras och hanteras. Vid nybyggnation och större ombyggnationer ska certifiering enligt Miljöbyggnad anmälas till Sweden Green building Council (SGBC), enligt rutin i Miljöhandboken. LSU använder SundaHus som miljöhanteringssystem. Projektledaren registrerar projektet i SundaHus enligt rutin i Miljöhandboken. Projektspecifikt Miljöprogram Reg sundahus Kvalitet Projektledaren ansvarar för att ett systematiskt kvalitetsarbete utförs i projektet. Kvalitet i projekt kan indelas i processkvalitet och produktkvalitet. Processkvalitet innebär att projekt leds och utförs enligt styrande dokument och rutiner som finns inom Landstingsservice. Kvalitetssäkring utförs genom intern revision eller granskning inom projektavdelningen. Produktkvalitet innebär att produkten uppfyller ställda krav. Styrning och kontroll av produktkvaliteten ska planeras och dokumenteras. I planeringen ska framgå vilka egenkontroller, granskningar, besiktningar, revisioner etc, som ska genomföras i projektet.

24 Version: Möten Projektledaren ansvarar för att möten organiseras och anpassas till förutsättningar och behov i projektet. Mötesupplägg fastställs i projektplanen. I projektplanen ska respektive mötesforums syfte, beslutsnivå, deltagare och frekvens framgå. Exempel på mötesforum är projektledningsmöten, projekteringsmöten och specifika möten inom ett område, t.ex. teknikmöten eller verksamhetsmöten. Minnesanteckningar ska noteras vid samtliga möten och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare och diarieföras om de innehåller beslut. Startmöte Dagordning Minnesanteckningar Möte projektering produktion Beslutslogg Datasamordning Projektledaren ansvarar för att projektet levererar dokumentation enligt LSU:s styrande dokument. Projektets datasamordnare ska tillse att projektörerna arbetar så att leverans enligt LSU:s krav kan efterlevas. Datasamordnaren ansvarar för att: Möten avseende datasamordning genomförs med projektörerna Erforderlig dokumentation för styrning av projekteringen tas fram Kontrollera att respektive projektör genomför egenkontroller gentemot LSU:s krav och anvisningar Planera och skapa förutsättningar för att utväxla digitala filer mellan parterna i projektet Skapa förutsättningar för att projektörerna på ett effektivt och tillförlitligt sätt kan informera varandra och övriga parter om ändringar Följa upp att LSU:s kravspecifikation för teknisk dokumentation följs Avsteg styrande dokument Avrop/upphandling I projekt med samordningsbehov (flera discipliner) med total investeringsutgift mindre än 3 mnkr avropas enligt ramavtal partnering. I projekt med total investeringsutgift från 3 mnkr upp till ca 15 mnkr och som omfattar flera discipliner och därmed har ett samordningsbehov, utförs andra konkurrensutsättning enligt ramavtal partnering. Projekt som endast omfattar en disciplin kan avropas på ramavtal fastighetsunderhåll. Avrop baseras vanligtvis på program- eller systemhandling. Upphandling görs i projekt med total investeringsutgift större än 15 mnkr. Om särskild anledning finns kan upphandling göras vid lägre investeringsutgift än 15 mnkr. Inför upphandling av en entreprenör ska projektledaren tillse att en upphandlingsstrategi tas fram.

25 Version: En upphandlingsstrategi har flera centrala komponenter: Entreprenadform, ersättningsform, upphandlingsförfarande (anbudsinfordran), anbudsutvärdering samt samverkansform. Några faktorer som starkt påverkar val av upphandlingsstrategi är marknadssituation, tidspress och projektets komplexitet och osäkerhet. En upphandlingsstrategi bör tas fram i programfasen, innan systemhandlingsprojekteringen inleds. Projektledaren ansvarar för att förslag till upphandlingsstrategi tas fram. Projektområdeschef ska granska strategin och beslut tas av projektägaren eller av styrgruppens ordförande om en styrgrupp har tillsatts. Beroende på vilken entreprenadform som är mest lämpad i det enskilda projektet kommer upphandling att göras i programfasen eller i genomförandefasen. Om totalentreprenad är aktuell så kommer upphandling att ske under programfasen på beskrivningshandlingar. Vid utförandeentreprenad kommer upphandling att ske under genomförandefasen på bygghandlingar. Genomförande av upphandling kräver särskild tidplanering. Beslut tas enligt LSU:s delegationsordning. Upphandling och andra konkurrensutsättning genomförs med stöd av Visma Tendsign. Avrop partnering Avrop avtalsentreprenör Uppdragsbeskrivning avrop ramavtal Bygglov och andra myndighetstillstånd Om åtgärderna i projektet medför behov av bygglov och/eller rivningslov, ska projektledaren se till att ansökan om bygglov och/eller rivning tas fram och att de överlämnas till byggnadsnämnden. Projektledaren utser också en kontrollansvarig (KA). Ansökningshandlingar undertecknas av projektområdeschef. Projektledaren ansvarar för hantering av övriga eventuella myndighetstillstånd som krävs inom projektet. Alla startade bygglovsärenden ska skrivas in i mallen nedan, Bygglovsärenden LSU. Bygglovsärenden LSU

26 Version: Projektrapportering Projektledaren ska månadsvis uppdatera status för projektet i projektavdelningens övergripande projektrapport. Projektledaren ska månadsvis skriftligt rapportera status avseende ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet för projektet till projektägaren. Projektledaren ska i övrigt vid behov informera projektägaren om status i projektet samt i frågor som påverkar projektets ramar - ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet. Projektägaren ska regelbundet följa upp projektet och efterfråga projektinformation som krävs för att styra projektet. I projekt med styrgrupp ska projektledaren inför styrgruppsmöte skriva en projektrapport. Rapporten skickas till styrgruppens ordförande senast tre dagar innan styrgruppsmöte. Projektrapport styrgrupp Projektrapport mall Projektrapport (excel) Ändringshantering En ändring är en avvikelse från det som tidigare har beslutats avseende projektets krav och omfattning. Den som har önskemål om en ändring avseende krav och/eller omfattning ska dokumentera ändringsbegäran skriftligt och lämna till projektledaren. Projektledaren ansvarar för att ändringsbegäran analyseras och konsekvensbedöms och att detta sammanställs skriftligt. Projektledaren beslutar om och genomför ändringar som inte påverkar projektets budget, tidplan eller mål. Övriga ändringar ska beslutas av projektägaren eller, om det finns en styrgrupp, av styrgruppens ordförande. Region Uppsalas delegationsordning styr ytterst vem som har rätt att fatta beslut om en ändring som påverkar tilldelade medel. Det är projektledarens ansvar att lyfta en ändring som ligger utanför det egna mandatet till projektägare/styrgrupp för beslut eller beredning inför beslut i annan instans. Projektledaren ska upprätta en lista med hanterade ändringar och tillägg. Bilaga 1 Blankett ändringsbegäran Bilaga 3 Ändringsliggare projekt Rutin: Rutin för ändringshantering i projekt Avvikelsehantering Projektledaren ansvarar för att projektet följer LSU:s styrande dokument. Avsteg från styrande dokument ska godkännas av respektive dokumentägare. Avsteg styrande dokument

27 Version: Granskning av handlingar Granskningshandling skickas till systemförvaltare och övriga funktioner som har utsetts för granskning. Granskare ska lämna granskningsutlåtande inom 10 arbetsdagar. Om granskningsutlåtande inte har inkommit efter 10 arbetsdagar kan handlingen stämplas som gällande handling. Programrapport Programhandling Programarbetet ska definiera och redovisa mål, krav och egenskaper för projektet och vara så detaljerad att systemhandlingsprojektering kan ta vid alternativt att upphandling/avrop av totalentreprenad kan genomföras. I mindre projekt sammanställs programrapporten enligt den mall som har tagits fram inom LSU. I större projekt tas mer material fram vilket normalt kräver ett annat rapportformat. I större och/eller komplexa projekt görs en kostnadsbedömning baserad på programhandlingen innan systemhandlingsarbete tar vid. Om kostnadsbedömningen ligger högre än den kostnadsuppskattning som gjordes i förstudiefasen, ska projektägaren besluta om huruvida besparingar i projektet ska initieras innan systemhandlingsarbetet startar. Programhandlingen bör omfatta följande områden: Översiktlig beskrivning, bakgrund och mål Verksamhetsprogram Lokal- och rumsfunktionsprogram Programritningar (A) Teknikprogram Miljöprogram Konstprogram Tidplan Programkalkyl Arbetsmiljöplan Riskanalys Verksamhetsprogram: Programhandlingen ska omfatta ett verksamhetsprogram. Detta bygger på verksamhetsbeskrivningen från förstudien som ses över och kompletteras vid behov. Lokal- och rumsfunktionsprogram: Lokalprogram liksom rumsfunktionsprogram ses över och revideras vid behov. Programritningar: Programritningar (A) upprättas och ska översiktligt redovisa disposition och utformning av tomt och byggnad. Specifika behov hos verksamheten hanteras. Teknikprogram: Tekniskt program upprättas av respektive projekteringskonsult där så behövs. De tekniska programmen ska redovisa principer för stomuppbyggnad, installationssystem och andra tekniska funktioner med hänsyn tagen till eventuella befintliga system.

28 Version: Exempel på områden som hanteras är: Konstruktion VVS inkl. styr, kyla etc. El Säkerhet Brand Medicinska gaser Ljud Tekniska utrymmen Geoteknik Samordning och gränsdragning till angränsande projekt Miljöinventering Miljöprogram: Ett projektspecifikt miljöprogram ska upprättas vid nyproduktion och större ombyggnad. Gestaltningsprogram: I större projekt bör ett projektspecifikt gestaltningsprogram tas fram för att beskriva gestaltning och kvalitet för planerade byggnader och omgivande yttre miljö. Systemhandling Programfasen inkluderar även framtagande av systemhandlingar för byggnad och system. Systemhandling för byggnad och dess tekniska system omfattar planlösningar, konstruktiv utformning samt installationernas placering och utrymmesbehov. Planlösningar ska klarläggas med avseende på sådant som har stor påverkan på byggnadens slutliga utformning. Byggnadens konstruktiva utformning ska vara i huvudsak fastställd. Måttsättning av element som påverkar fortsatt projektering, exempelvis balkar, pelare och installationsstråk, ska vara redovisad. Systemhandlingarna ska beskriva en byggnad eller del av byggnad och dess tekniska system samt redovisa möjligheter och begränsningar med de lösningar som valts. Systemhandlingarna ska ligga till grund för en systemkalkyl. Om systemhandlingskalkylen ligger högt i förhållande till tidigare bedömning/uppskattning, ska projektägaren besluta om huruvida besparingar i projektet ska initieras innan genomförandebeslut kan tas. Kalkyler I större projekt tas både en programkalkyl och en systemkalkyl fram. I mindre projekt görs normalt en kalkyl baserad på systemhandlingen. Systemhandlingskalkylen baseras på mängder. Eventuella förenklingar och antaganden ska framgå i kalkylen. I kalkylen ska även byggherrekostnader och reserver för oförutsedda kostnader ingå. Dessa kostnader redovisas som egna poster. De oförutsedda kostnaderna ska avspegla projektets risker. Förändrade driftskostnader, t.ex. avseende personal eller media, ska tydliggöras. Kostnader som inte kan aktiveras ska identifieras och redovisas för att säkerställa finansiering.

29 Version: Totalkalkylen bör för större investeringar där tiden är lång mellan framtagande av kalkyl till färdigt projekt inkludera index för att kompensera för den allmänna prisutvecklingen. Kontakta ekonomiavdelningen för vidare diskussion. Faktorer nedan bör ligga till grund för bedömningen av om det finns behov av indexuppräkning i investeringsprojekt: Investeringsbeloppets storlek Tid från framtagande av kalkyl till färdigt projekt Bedömd kostnadsutveckling Kalkylen ska redovisas uppdelat på komponenter. Den komponentuppdelning som görs i programarbetet ska justeras i enlighet med senaste kalkyl. Godkännande Projektledaren överlämnar programhandling, systemhandling, kalkyl och granskningsutlåtanden till projektområdeschef för granskning och därefter till projektägaren för godkännande och vidare hantering. Programrapport Mall komponentuppdelning vid investeringsprojekt

30 Version: Genomförande Fastighetsförvaltare eller systemförvaltare beställer projektgenomförande av projektavdelningen. Arbetet ska bygga på underlag från programfasen. Genomförandefasen omfattar bygghandlingsprojektering, produktion och överlämning. Tidigare taget beslut om upphandlingsstrategi och entreprenadform styr när och på vilka handlingar entreprenörer handlas upp. Vid totalentreprenad har entreprenören handlats upp i programskedet och är den som ansvarar för projektering av bygghandlingar. Vad som anges om upphandling nedan gäller utförandeentreprenad som handlas upp i genomförandefasen. Syfte och omfattning Bygghandling Bygghandlingarna ska ge entreprenören den information som behövs för att kunna uppfylla projektets krav vid byggproduktionen. Handlingarna ska redovisa mark, byggnad och tekniska lösningar så ingående att kvalitet, omfattning, material och utförande framgår tydligt. Förfrågningsunderlag (vid utförandeentreprenad) Projekt med en totalkalkyl större än 15 miljoner kronor upphandlas i normalfallet. Förfrågningsunderlag tas fram. En upphandlare från Ledningskontoret ska delta vid upphandling. Produktion Produktionen omfattar inköp, bygg- och anläggningsarbeten, installation och provning i enlighet med bygghandlingar. Överlämning Efter godkänd slutbesiktning överlämnas lokalen/anläggningen till projektägaren, driftenheten och hyresgästen. Resultat Resultat från genomförandefasen är ett ombyggt eller nybyggt objekt som har överlämnats till förvaltningsorganisationen och till hyresgästen. Till det överlämnade objektet hör relationsritningar och drift- och skötselinstruktioner. Beställning Efter att fastighetsförvaltaren fått beställning från hyresgästen kan genomförandet starta. Genomförande av fastighetsinitierade projekt startas av respektive systemförvaltare. Beslut tas enligt LSU:s delegationsordning. Projektägaren beställer genomförande av ett projekt av projektavdelningen. Beställningen ska vara komplett med diarienummer och ramar för utförandet i form av tilldelade medel.

31 Version: Ledningen för projektavdelningen utser projektledare för genomförandefasen. Projektledaren granskar beställningen och bifogat underlag för att bedöma om underlaget är komplett. Om inte kontaktas projektägaren för komplettering. Projektledaren påbörjar planering av uppdraget. Uppdragsgenomgång Efter det att projektledaren fått uppdraget ska denne granska och analysera underlaget inklusive tilldelade medel. Därefter går projektledare och projektägare tillsammans igenom uppdraget och dess förutsättningar. Uppdragets omfattning och ramar justeras vid behov och fastställs. Projektägaren ska informera om angränsande projekt. Projektledaren dokumenterar mötet. De medel som tilldelats för genomförandet får inte överstigas utan godkännande enligt delegationsordningen. Checklista uppdragsgenomgång Minnesanteckningar Uppdatera projektplanen Projektplanen från förstudien uppdateras med nya förutsättningar och uppgifter som ska gälla för programfasen. I planeringen ingår bland annat att: Bryta ned projektet i aktiviteter för att underlätta fortsatt planering, utförande och uppföljning Sätta samman projektorganisationen Planera resursbehov kopplat till ingående aktiviteter Göra en budget för ingående aktiviteter Göra en tidplan som avspeglar ingående aktiviteter Planera möten Planera riskarbete och göra en första riskanalys Tidigt i en ny projektfas är projektplanen preliminär. Projektets mål/leveranser bryts ned i aktiviteter. Nedbrytning i aktiviteter görs för att skapa en gemensam syn på vad som ska göras i projektet samt för att kunna få ett underlag för att göra bedömningar av tider och kostnader. Projektledaren ska involvera projektdeltagarna i planeringen av genomförande och tidsåtgång för respektive aktivitet. Den arbetstid som bedöms för en resurs (eller grupp av resurser) kopplat till en aktivitet ska vara överenskommen och kommunicerad med respektive resurs. Tidsåtgången ska inte ändras om inte projektets omfattning eller krav förändras. Varje resurs ansvarar för att hålla sig inom tilldelad tidsåtgång. När planeringen är klar och projektplanen är komplett ska den granskas av projektområdeschef och godkännas av projektägaren. Större ändringar i projektplanen under projektets gång ska godkännas av projektägaren. Projektplan

32 Version: Komplettera projektorganisationen Projektorganisationen sätts liksom i tidigare faser samman med hänsyn till projektets innehåll, omfattning och komplexitet. Samma organisation som vid programarbetet nyttjas vid projektering i genomförandefasen. Projektgruppen kompletteras med resurser och kompetenser som krävs för genomförandet. I större projekt bör en projektekonom delta. Driftenhetens medverkan tydliggörs. Avrop konsulter Avrop drift Avrop besiktning Rutin: Rutin driftenhetens medverkan i projekt Startmöte Projektledaren kallar projektgruppen, utöver projekt- och byggledning även entreprenören, och projektägaren till startmöte där projektets bakgrund, förutsättningar och planering gås igenom. Innan mötet skickas preliminär projektplan ut till mötesdeltagarna. Minnesanteckningar ska skrivas och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare. Projektgruppen justeras vid behov efter mötet. Projektplanen uppdateras efter mötet och överlämnas därefter till projektområdeschef för granskning och till projektägaren för godkännande. Startmöte Minnesanteckningar Ledning Projektledaren leder och följer upp genomförandet för att nå projektets mål och leverera resultat. Det innebär att projektledaren fortlöpande planerar och organiserar liksom delegerar och följer upp aktiviteter. Projektledaren hanterar ändringar och kommunicerar med projektets intressenter. Projektledaren ska ha kontroll på vad som har presterats och hur mycket resurser (tid och pengar) som har förbrukats jämfört med vad som planerats för att veta hur projektet ligger till. Projektledaren hanterar beslutsfrågor inom projektets ramar. Frågor som påverkar projektets ramar i form av tilldelade medel, tidplan och omfattning/kvalitet ska lyftas till projektägaren.

33 Version: Tidplan Projektets huvudtidplan ska förutom aktiviteter omfatta beslutspunkter och milstolpar. Huvudtidplanen ska avspegla projekteringstidplanen, produktionstidplanen och andra tillämpliga tidplaner i projektet. Projektledaren leder fortlöpande arbetet i dess delar så att tidplanen för slutleverans kan hållas. Viktiga beroenden följs upp så att insatser vid behov fokuseras på enskilda aktiviteter för att inte försena helheten. Om avvikelse från tidplanen konstateras ska korrigerande åtgärd vidtas minimera konsekvensen och säkerställa att avvikelsen inte äventyrar andra aktiviteter och därmed sluttiden för projektet. Ändring av gällande tidplan kan beslutas endast av projektägare eller styrgrupp. Ekonomi Projektavdelningens verksamhetsstöd registrerar tilldelade medel för aktuell fas samt år och månad i Agresso. De medel som tilldelats projektet får inte överstigas. Projektledaren upprättar en budget för fasen genom att de tilldelade medlen fördelas på projektets olika aktiviteter och resurser. Budgeten registreras i aktuellt projektskede och aktivitet i Agresso samt fördelat per år. Prognos för genomförandeskedet fördelas på samma sätt som budget. Prognosen för den kvarvarande projekttiden ska inledningsvis baseras på den kalkyl som gjorts i programarbetet. Projektledaren registrerar prognosen i Agresso fördelat på respektive projektskede och aktivitet samt fördelat per år. Prognosen ska uppdateras i Agresso allteftersom ny och mer detaljerad information om projektet erhålls. Projektledaren ansvarar för kostnadskontrollen i projektet och följer upp utfall och prognos mot tilldelade medel. Prognosen ska uppdateras månadsvis i takt med att projektet fortskrider. Vid risk för att projektets ekonomiska ram inte kan hållas ska projektledaren vidta åtgärder för att hålla denna. Projektägaren ska involveras i detta arbete. I totalprognosen ska även kostnader som inte är aktiverbara identifieras och beräknas. För att säkerställa finansieringen av dessa poster särredovisas de i prognosen under rubriken kostnader. Projektledaren ska informera projektägaren och ekonomiavdelningen då kostnader som inte kan aktiveras har identifierats. Begäran om ökad tilldelning i projekt ÄTA lista Rutin: Kostnader anskaffningsvärde

34 Version: Riskhantering Projektledaren ansvarar för att riskarbete utförs enligt vad som fastlagts i projektplanen. Riskanalys ska genomföras regelbundet och tillräckligt ofta för att fånga upp risker så tidigt som möjligt och kunna åtgärda dessa. Vid genomförande av riskanalys kan dokumentet Möjliga risker i projekt användas för att underlätta riskidentifiering, se under Mall nedan. Möjliga risker i projekt Bilaga 1_Processbeskrivning- Hantering av risker i projekt Rutin: Rutin för riskhantering i projekt Arbetsmiljö LSU har som byggherre det grundläggande ansvaret för arbetsmiljön i alla byggskeden. Projektledaren ansvarar för att följa upp att arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt lagkrav och LSU:s rutiner. BAS-P samordnar projekteringen med avseende på arbetsmiljön, leder riskanalysarbete och håller arbetsmiljöplanen uppdaterad. BAS-U tar över arbetsmiljöplanen från BAS-P vid produktionsstart och håller planen uppdaterad. BAS-U leder arbete avseende arbetsmiljörisker, organiserar skyddsarbetet och ser till att arbetsmiljöaspekter hanteras vid planering av arbete. BAS-U utses i samband med avrop/upphandling av entreprenör. Som stöd för arbetsmiljöarbetet i fastighetsinvesteringsprojekt finns ett antal mallar. Projektledaren ansvarar för att brandskyddsansvarig tillika tillståndsansvarig för heta arbeten utses, se mall BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare. Brandskyddsansvarig ansvarar för att personal alltid är på plats under den tid brandteknisk funktion är avstängd. Kontakt ska tas med driftcentralen varje dag före avstängning och för återställning av brandteknisk funktion. Anmälan om avstängning kan enbart göras för två veckor i taget, dock måste anmälan kompletteras med daglig kontakt för att urdrifttagande ska ske. 1.INFO om arbetsmiljödokument BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare BAS Arbetsmiljöplan_projektering_produktion BAS Checklista egenkontroll BAS-P BAS Checklista egenkontroller BAS-U BAS Checklista egenkontroller projektledare BAS Checklista-Egenkontroll-Riskhantering- Arbetsmiljö-Projektering BAS Intyg_arbetsmiljöegenkontroll_projektering BAS Arbetsmiljörapport Rutin: Kompletterande rutin för brandskydd

35 Version: Miljö Projektledaren ansvarar för att miljöfrågor hanteras under genomförandet enligt LSU Miljöhandbok. Om en miljösamordnare har utsetts ska denne granska och godkänna miljöplaner och slutdokumentation, projektledaren ansvarar för att detta sker. Projektets miljöprogram ska uppdateras och följas upp löpande i projektet. Miljörisker ska fortlöpande analyseras och hanteras. Projektledaren säkerställer att projektet är registrerat i SundaHus. Status för Miljöbyggnad följs upp. Projektspecifikt Miljöprogram Reg sundahus Kvalitet Projektledaren ansvarar för att ett systematiskt kvalitetsarbete utförs i projektet. Kvalitet i projekt kan indelas i processkvalitet och produktkvalitet. Processkvalitet innebär att projekt leds och utförs enligt styrande dokument och rutiner som finns inom Landstingsservice. Kvalitetssäkring utförs genom intern revision eller granskning inom projektavdelningen. Produktkvalitet innebär att produkten uppfyller ställda krav. Styrning och kontroll av produktkvaliteten ska planeras och dokumenteras. I planeringen ska framgå vilka egenkontroller, granskningar, besiktningar, revisioner etc, som ska genomföras i projektet. Möten Projektledaren ansvarar för att möten organiseras och anpassas till förutsättningar och behov i projektet. Mötesupplägg fastställs i projektplanen. I projektplanen ska respektive mötesforums syfte, beslutsnivå, deltagare och frekvens framgå. Exempel på mötesforum är projektledningsmöten, projekteringsmöten, byggmöten och specifika möten inom ett område, t.ex. teknikmöten eller verksamhetsmöten. Minnesanteckningar ska noteras vid samtliga möten och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare samt diarieföras om de innehåller beslut. Startmöte Dagordning Minnesanteckningar Möte projektering produktion Beslutslogg

36 Version: Datasamordning Projektledaren ansvarar för att projektet levererar dokumentation enligt LSU:s styrande dokument. Projektets datasamordnare ska tillse att projektörerna arbetar så att leverans enligt LSU:s krav kan efterlevas. Datasamordnaren ansvarar för att: Möten avseende datasamordning genomförs med projektörerna Erforderlig dokumentation för styrning av projekteringen tas fram Kontrollera att respektive projektör genomför egenkontroller gentemot LSU:s krav och anvisningar Planera och skapa förutsättningar för att utväxla digitala filer mellan parterna i projektet Skapa förutsättningar för att projektörerna på ett effektivt och tillförlitligt sätt kan informera varandra och övriga parter om ändringar Följa upp att LSU:s kravspecifikation för teknisk dokumentation följs Leveransspecifikation Granskning av handlingar Granskningshandling skickas till systemförvaltare, fastighetsdokumentation och övriga funktioner som har utsetts för granskning. Granskare ska lämna granskningsutlåtande inom 10 arbetsdagar. Om granskningsutlåtande inte har inkommit efter 10 arbetsdagar kan handlingen stämplas som gällande handling Handling som ska ligga till grund för byggproduktion ska stämplas bygghandling. I handling ska framgå vilken version av tekniska anvisningar som har använts vid projektering. Avrop/upphandling Avrop och andra konkurrensutsättning på befintliga ramavtal samt upphandling av totalentreprenad har normalt genomförts i programskedet baserat på program- eller systemhandling. Upphandling av utförandeentreprenad görs på bygghandlingar. Genomförande av upphandling kräver särskild tidplanering. Beslut avseende upphandling tas enligt LSU:s delegationsordning. Förfrågningsunderlag tas fram. En upphandlare från Ledningskontoret ska delta vid upphandlingsarbetet. Upphandling genomförs med stöd av Visma Tendsign. När anbud har inkommit görs avstämning med upprättad kalkyl.vid risk för att projektets ekonomiska ram inte kan hållas ska projektledaren i samråd med projektägaren analysera möjliga åtgärder. Projektägaren tar därefter beslut om någon åtgärd ska genomföras. Uppdragsbeskrivning avrop ramavtal Avrop partnering Avrop avtalsentreprenör

37 Version: Projektrapportering Projektledaren ska månadsvis uppdatera status för projektet i projektavdelningens övergripande projektrapport. Projektledaren ska månadsvis skriftligt rapportera status avseende ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet för projektet till projektägaren. Projektledaren ska i övrigt vid behov informera projektägaren om status i projektet samt i frågor som påverkar projektets ramar - ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet. Projektägaren ska regelbundet följa upp projektet och efterfråga projektinformation som krävs för att styra projektet. I projekt med styrgrupp ska projektledaren inför styrgruppsmöte skriva en projektrapport. Rapporten skickas till styrgruppens ordförande senast tre dagar innan styrgruppsmöte. Projektrapport styrgrupp Projektrapport mall Projektrapport (excel) Ändringshantering En ändring är en avvikelse från det som tidigare har beslutats avseende projektets krav och omfattning. Den som har önskemål om en ändring ska dokumentera ändringsbegäran skriftligt och lämna till projektledaren. Projektledaren ansvarar för att ändringsbegäran analyseras och konsekvensbedöms och att detta sammanställs skriftligt. Projektledaren beslutar om och genomför ändringar som inte påverkar projektets budget, tidplan eller mål. Övriga ändringar ska beslutas av projektägaren eller, om det finns en styrgrupp, av styrgruppens ordförande. Region Uppsalas delegationsordning styr ytterst vem som har rätt att fatta beslut om en ändring som påverkar tilldelade medel. Det är projektledarens ansvar att lyfta en ändring som ligger utanför det egna mandatet till projektägare/styrgrupp för beslut eller beredning inför beslut i annan instans. Projektledaren ska upprätta en lista med hanterade ändringar och tillägg. Bilaga 1 Blankett ändringsbegäran Bilag 3 Ändringsliggare projekt Rutin: Rutin för ändringshantering i projekt

38 Version: Besiktning Projektledaren ansvarar för att besiktningsorganisation avropas och att en besiktningsplan upprättas. Förbesiktningar genomförs om det är fördelaktigt eller nödvändigt. Fastighetsförvaltare, systemförvaltare och driftenheten kallas till slutbesiktning via mailadress Efter slutbesiktning hålls slutmöte där noteringar från slutbesiktning och eventuella fortlöpande besiktningar kontrolleras och eventuella resterande anmärkningar antecknas. Vid godkänd slutbesiktning övertar LSU ansvaret för drift och underhåll. I små och okomplicerade projekt kan projektledaren och entreprenören tillsammans göra en besiktning och använder sig då av mallen Besiktningsutlåtande. Avrop besiktning Besiktningsutlåtande Rutin: Rutin för besiktning Överlämning Överlämning ska planeras tidigt i genomförandefasen. Projektledaren ansvarar för att upprätta och uppdatera en överlämningsplan. Detta görs i samråd med projektägaren, fastighetsdokumentation och driftenheten. Planen ska beskriva förutsättningar för överlämningen, vilka objekt som ska överlämnas samt hur överlämningen ska utföras. Projektledaren ska bevaka att överlämningsplanen efterlevs. Entreprenören ska, innan entreprenaden kan godkännas, utföra föreskriven utbildning av driftspersonal och/eller hyresgäst i enlighet med entreprenadavtal. Projektledaren ska följa upp att entreprenören kallar till och genomför utbildning. I samband med utbildning och överlämning ska drift- och skötselpärmar samt en digital kopia via ibinder överlämnas till fastighetsdokumentation. Projekt som inte har en pärm i ibinder ska lämna en kopia på USB till fastighetsdokumentation. Relationsritningar upprättas enligt kravspecifikation för utförande av teknisk dokumentation och gällande rutin för relationshandlingar och överlämnas till fastighetsdokumentation. Entreprenadområdet lämnas efter godkänd slutbesiktning tillbaka till projektägaren. Överlämnande till driftenheten ska ske i direkt anslutning till ett godkännande av entreprenaden då entreprenörens ansvar och försäkringar upphör vid det tillfället. Formell överlämning till projektägaren sker vid slutmöte som projektledaren kallar till. Överlämningsplan Checklista för överlämnande av projekt till drift Rutin: Att använda överlämningsplan och checklista

39 Version: Avslut Ett projekt kan avslutas efter att överlämning till projektägare, drift och verksamhet har skett och avslutande aktiviteter har utförts: Dokumentation ska erhållas och sammanställas Slutmöte ska hållas och slutreglering göras med entreprenörer Projektets ekonomi ska slutredovisas och ekonomiskt avslut ska göras i ekonomisystemet Besiktningsanmärkningar Projektledaren säkerställer att kvarstående anmärkningar från slutbesiktning åtgärdas. Dokumentation Projektledaren kontrollerar att all dokumentation har överlämnats från entreprenören. Projektledaren sammanställer slutdokumentation avseende miljö och fuktsäkerhet enligt miljöhandboken. Förhandsgranskad miljöbyggnadsverifiering ska inkluderas. Projektledaren kontrollerar att relevanta projektdokument är arkiverade och diarieförda. Som ett minimum ska avtal/avrop, beslut, bygglovshandlingar, slutbesiktningsprotokoll och blanketten färdig lokal diarieföras i ett projekt. Slutavstämning/avslut entreprenör Projektledaren genomför slutmöte inklusive slutreglering med entreprenören. Minnesanteckningar ska skrivas och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare. Slutmöte Slutmöte ekonomi Minnesanteckningar

40 Version: Ekonomi Huvudregeln är att ekonomiskt avslut/delavslut ska ske i samband med att en anläggning tas i bruk eller då hyresgästen flyttar in i lokalen och hyresdebitering startar. Detta kan ske även om projektet i övrigt inte är avslutat. Anledningen till det ekonomiska avslutet vid ibruktagande är att värdeminskning måste påbörjas vid denna tidpunkt. I de fall alla kostnader inte har redovisats då anläggningen tas i bruk får dessa kostnader hanteras i form av en tilläggsaktivering vid ett senare tillfälle, då alla kostnaderna redovisats på projektet. Rådgör alltid med ekonomiavdelningen när delavslut ska göras. Projektledaren sammanställer blanketten Färdig lokal och ekonomiskt avslut av projekt och bokar möte med projektägaren och ansvarig handläggare inom fastighetsdokumentation för signering. Efter signering diarieförs originalet och en kopia skickas till ekonomiavdelningen för aktivering och avslut i Agresso. Blanketterna komponentuppdelning vid investeringsprojekt och färdig lokal och ekonomiskt avslut av projekt biläggs. Ekonomiskt delavslut av projekt Färdig lokal och ekonomiskt avslut av projekt Mall komponentuppdelning vid investeringsprojekt Erfarenhetsåterföring Projektledaren kallar de som har varit involverade i projektet, exempelvis projektägare, verksamhet, systemförvaltare, fastighetsdokumentation, driftenhet, konsulter och entreprenörer, till möte för erfarenhetsåterföring. Deltagare anpassas efter det enskilda projektet. Resultatet från utvärderingen dokumenteras i slutrapporten. När projektet är avslutat ska projektledaren upprätta avslutsrapport med en sammanställning av projektets resultat och erfarenheter från projektet. Rapporten ska upprättas senast tre månader efter det att entreprenaderna har blivit godkända. Erfarenhetsåterföring projekt LSU Bilaga Erfarenhetsåterföring projekt LSU LSU Projektutvärdering Avslutsrapport Garantitid Kontaktuppgifter till entreprenörer ska framgå i överlämningsdokumentationen. Garantibesiktning utförs före garantitidens utgång. Vid garantibesiktning kontrolleras att alla garantianmälningar är åtgärdade. Beställaren ansvarar för kallelse till garantibesiktning. Vid garantitidens utgång ska säkerhet återlämnas till entreprenören.

41 Version: Revisionshistorik Datum Orsak till revidering Ver.nr Tidigare version Omarbetning i sin helhet av handbokens struktur och innehåll 01