Kallelse till årsstämma

Transkript

1 Kallelse till årsstämma Samfällighetsföreningen Stackmyran 2 inbjuder härmed samtliga medlemmar till årsstämma. Tid: 22:a maj, kl 19:00. Plats: Uggleskolans matsal Förslag till dagordning: 1 Val av ordförande för årsmötet 2 Val av sekreterare för årsmötet 3 Val av justerare tillika rösträknare 4 Fastställande av mötets behöriga utlysande 5 Fastställande av dagordning 6 Verksamhetsberättelse och ekonomisk rapport 7 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 8 Val av styrelse enl. roterande schema 9 Val av revisor 10 Val av valberedning 11 Fastställande av budget för Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd för Propositioner 14 Motioner 15 Övrigt 16 Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt 17 Årsmötet avslutas Bilagor: Resultat- och Balansräkning, Verksamhetsberättelse, Motion nr 1, Motion nr 2, Budgetalternativ, Underhållsplan Välkomna!

2 Stackmyran 2 Sida: 1 Resultatrapport Utskrivet: Preliminär Räkenskapsår: Senaste vernr: 70 Resultatenhet: Hela företaget Period: Perioden Period fg år Rörelsens intäkter och lagerförändring Övriga rörelseintäkter 3911 Medlemsavgifter , , Medl Kabel TV , ,00 S:a Övriga rörelseintäkter , ,00 S:a Rörelseintäkter och lagerförändring , ,00 Rörelsens kostnader Råvaror och förnödenheter mm 4010 Kabel TV , ,00 S:a Råvaror och förnödenheter mm , ,00 Bruttovinst , ,00 Övriga externa kostnader 5070 Reparation/Underhåll fastighet 0, , Snöröjning , , Försäkringsprem fastighet , , El för drift , , Renhållning , , Förbrukningsmaterial 0,00-987, Kontorsmaterial , , Styrelse möten/kostnader -400,00-480, Redovisningstjänster , , Bankkostnader , ,00 S:a Övriga externa kostnader , ,00 S:a Rörelsens kostnader inkl råvaror mm , ,00 Rörelseresultat före avskrivningar , ,00 Avskrivningar 7832 Avskrivn inventarier , ,00 S:a Avskrivningar , ,00 Rörelseresultat efter avskrivningar 9 014, ,00 Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader 9 014, ,00 Resultat från finansiella investeringar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 8310 Ränteintäkter 809, ,89 S:a Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 809, ,89 Räntekostnader och liknande resultatposter 8400 Räntekostnader , ,15 S:a Räntekostnader och liknande resultatposter , ,15 S:a Resultat från finansiella investeringar , ,26 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader 7 720,01 722,74 Resultat före bokslutsdispositioner och skatt 7 720,01 722,74 Resultat före skatt 7 720,01 722,74 Beräknat resultat 7 720,01 722, Redovisat resultat ,01-722,74

3 Stackmyran 2 Sida: 1 Balansrapport Utskrivet: Preliminär Räkenskapsår: Senaste vernr: 70 Resultatenhet: Hela företaget Period: Ing balans Period Utg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar 1220 Inventarier och verktyg ,00 0, , Ack avskrivn inv/verktyg , , ,00 S:a Materiella anläggningstillgångar , ,00 0,00 S:a Anläggningstillgångar , ,00 0,00 Omsättningstillgångar Fordringar 1730 Förutbet Com Hem ,00 497, , Övr interimsfordringar.medl.avg.q , , ,00 S:a Fordringar , , ,00 Kassa och bank 1910 Kassa 32,50 0,00 32, Bank, checkräkningskonto , , , Bank.SPB. Ö.sparkto , , , Bank, LF Premie kto 1 978,10 0, ,10 S:a Kassa och bank , , ,24 S:a Omsättningstillgångar , , ,24 S:A TILLGÅNGAR , , ,24 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2010 Avräkning medlemmar ,00 0, , Redovisat resultat fg år ,36 0, , Årets resultat -722, , , Reparationsfond ,85-722, ,59 S:a Eget kapital , , ,24 Långfristiga skulder 2352 Lån Kabel TV Sparbanken , ,00 0,00 S:a Långfristiga skulder , ,00 0,00 Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder , , ,00 S:a Kortfristiga skulder , , ,00 S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , , ,24 BERÄKNAT RESULTAT*** 0,00 0,00 0,00

4 Verksamhetsberättelse för Samfälligheten Stackmyran 2, 2012 Bilaga 2: Verksamhetsberättelse Styrelsen har sedan årsstämman för 2011 som hölls bestått av följande medlemmar: Ordförande Kassör Sekreterare Garageförman Garageförman Garageförman Suppleant Henrik Enquist Agneta Moulettes Karolina Mileros Britt Lundberg Bo Öster Barbara Makowska Sofie Lindström Henrik, Britt och Barbara tillträdde sina poster på förra stämman. Övriga styrelsemedlemmar har nu suttit i styrelsen i två år och lämnar sina poster i samband med att nya väljs in på stämman. Under året har styrelsen haft 4 protokollförda möten. Den årliga vårstädningen utfördes helgen , och höststädningen Under 2012 har det sista av lånet för antennanläggningen betalats av. Därför sänktes avgiften för sista kvartalet motsvarande amorteringen. I november genomfördes en undersökning av garageportarnas skick. Vi fick in 26 svar, där hälften svarade att portarna fungerar bra. Resultatet visar att portarna börjar visa vissa ålderstecken, men håller några år till innan ett byte är motiverat.

5 Bilaga 3: Motion nr 1 Samfällighetsföreningen Stackmyran 2 Motion till årsmöte Angående skyddsplantering utmed vägen mellan Södra Sandby och Dalby samt Assarhusavägen. Skyddsplanteringen har växt sig för hög, planteringen består mest av kala stammar vilket ger dåligt skydd mot trafiken på angränsande vägar. De höga träden skuggar även de fastigheter som angränsar till planteringen. Fastigheterna med adress Assarhusarvägen 260 samt 262 är mest exponerade mot vägarna så för oss är det av stor vikt att åtgärda planteringen så att den åter kan fungera som ett skydd mot angränsande vägar. Det har inte varit någon beskärning av höjden på träden samtidigt som nya skott vid marken har rensats bort. Under den gemensamma höst städningen har löven krattats bort vilket innebär att ingen ny näring återgår till jorden. Det enda som bör rensas bort i en skyddsplantering är ogräs. Eftersom det är svårt att få planteringen riktigt skött med flera hushåll inblandade är jag ägare till fastighet nr: 71, Uno Malm, villig att sköta hela planteringen för att få en väl fungerande skyddsplantering. De kostnader som tillkommer för att få ordning på planteringen bör föreningen stå för, som tex. en del träd/buskar bör ersättas och kostnader för att frakta bort nedtagna träd. Om styrelsen inte godkänner ovannämnda förslag bör tydliga anvisningar för hur planteringen ska skötas skrivas ner och delges de fastigheter som är involverade i skötseln av planteringen. Förslag på skötsel anvisningar: Inga skott från marken eller stammar ska rensas bort endast ogräs rensas bort. Löven får ligga kvar och ge näring till jorden. Beskärning av träd och buskar bör genomföras snarast och underhållas av någon som är kunnig på området. För att belysa problemet riktigt skulle vi vilja träffa styrelsen på plats innan årsmötet. Det skulle vara en fördel om det var möjligt att få tillstånd att börja beskärningen redan Uno Malm Fastighet nr:71

6 Bilaga 4: Motion nr 2 Samfällighetsföreningen Stackmyran 2 Motion till årsmöte Angående bullerplank mot vägen mellan Södra Sandby och Dalby. Vi hemställer om att styrelsen ordnar mätning av bullernivå mot vägen och undersöker om ev bullerplank kan vara aktuellt. Bullernivå mätningen bör genomföras höst/vinter då vägen är mer trafikerad av bet och spannmålstransporter. 2. Angående ev cirkulationsplats i korsningen Assarhusavägen och Dalbyvägen. Vi hemställer om att styrelsen kräver bullerskydd om det skulle bli aktuellt med cirkulationsplats, eftersom bullernivån troligen kommer att öka. Uno Malm Fastighet nr: 71

7 Budget 2012 samt budget 2013 Utgifter Budget 2012 Resultat 2012 Budget Kabel-tv Reparation/underhåll Snöröjning Försäkringsprem fastighet El Sophantering Förbrukningsmaterial Kontorsmaterial Styrelsemöten/Kostnader Redovisningstjänster Bankkostnader Avsättning reparationsfond Summa utgifter kr kr kr Utgifter 2013 Summa utgifter Sparränta -809 Utgifter kr Fastighet 72 ingår endast delvis i samfälligheten Fast nr 72 antal hushåll Sophantering /67= Snöröjning 11625/67= 174 Kontorsmaterial 1221/67= 18 Redovisningstjänster 6875/67= 103 Bankkostnader 2600/67= 39 Totalt kr

8 Debiteringslängd för Stackmyran Fast nr Antal Kvartalsavgift Årsagift Total medl. Avg kr kr kr kr kr kr 72* kr kr kr N/A 170 kr kr kr kr kr Totalt kr Fast nr Antal Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Årsavgift Kontroll Förfallodatum Total avgift kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Totalt kr

9 Budgetalternativ för 2013 Alternativ 1 Fastighet nr Antal Kvartalsavgift Årsagift Total avg. Intäkter Utgifter (exkl rep.fond) Avsättning rep.fond * N/A Summa Alternativ 2 Fastighet nr Antal Kvartalsavgift Årsagift Total avg. Intäkter Utgifter (exkl rep.fond) Avsättning rep.fond * N/A Summa Alternativ 3 Fastighet nr Antal Kvartalsavgift Årsagift Total avg. Intäkter Utgifter (exkl rep.fond) Avsättning rep.fond * N/A Summa

10 Underhållsplan Samfälligheten Stackmyran 2, uppdaterad Antal Enhet Nästa Intervall år Föregående år Kostnad/enhet Kostnad Evig kostnad/år Mark Asfalt körbar, omläggning 5500 m Garagelängor Träpanel, 2 ggr strykning 526 m Stuprör, byte 66 m Stuprör, 2 ggr strykning 66 m Hängrännor, byte 382 m Hängrännor, 2 ggr strykning 382 m Omläggning av papp, läkt o tegel 1200 m Vipportar aluminium, kompl. byte oisolerad ca 5 m2 67 st Vipportar aluminium, 2 ggr strykning 325 m Vipportar aluminium, justering 67 st El, belysning, byte/renovering 32 st Soprum Dörrar aluminium, justering 6 st Dörrar aluminium, 2 ggr strykning utsida 6 st Lekplats Sandlåda, byte av ram 2 st Gungbräda, byte 1 st Gungställning, byte 1 st Övrigt Gräsklippare, byte 1 st Total kostnad /år Antal hushåll 66 Kostnad per hushåll och månad 162,93 Kostnad per hushåll och år 1955,107

11 Information från styrelsen April 2013 Underhållsplan och avgifter I samband med att frågan om ansvaret för garaget kom upp uppmärksammade vi i styrelsen att föreningen har hittills inte haft någon underhållsplan. Utan en sådan är det svårt att planera för framtida utgifter. Det finns också ett lagkrav på att en underhållsplan ska finnas. Vi har därför tagit fram en underhållsplan för gemensamhetsanläggningen som samfälligheten ansvarar för. Det vi kan se är att vi har ett par större poster framför oss, främst asfaltering av gator och gångbanor, byte av garageportar samt omläggning av garagelängornas tak. Tidigare har underhållet till stor del bestått av målning och andra mindre reparationer. Det är först nu vi börjar närma oss de större åtgärderna. I dagsläget täcker föreningens inkomster inte så stora utgifter och avsättningen till reparationsfonden har varit relativt liten under lång tid. Den dagen dessa åtgärder behöver genomföras kommer avgifterna därför att behöva höjas betydligt. Genom att öka avsättningen till underhållsfonden redan nu, kan dock läget förbättras avsevärt. Vi har tagit fram tre alternativ, ett där avgifterna behålls på nuvarande nivå, och två med olika stora höjningar av avsättningen till underhållsfonden. Alternativ 1: Ingen höjning, 1347 kr per kvartal och hushåll - ger inget utrymme för reparationer Alternativ 2: Höjning med 78 kr till 1425 kr per kvartal och hushåll - täcker behovet närmaste tiden Alternativ 3: Höjning med 228 kr till 1575 kr per kvartal och hushåll - täcker behovet långsiktigt enligt underhållsplan De olika alternativen representerar olika strategier för hur avgiften ska sättas. På lång sikt blir totala summan likvärdig för alla alternativen, men alternativ 1 och 2 kommer att innebära större variationer i avgifternas storlek då avgifterna måste höjas tillfälligt varje gång en större åtgärd ska bekostas. I alternativ 3 kan avgiften hållas på en relativt konstant nivå. Årsstämman kommer att rösta om vilket alternativ vi följer. Underhållsplanen är bara ett verktyg för att ha översikt över när reparationer kan behövas, och en prognos för hur mycket de kan kosta. Vilket år en viss åtgärd utförs ska givetvis bestämmas av det faktiska behovet, och inte av vad som står i planen. Årsredovisningen Den väsentliga delen av revisionsberättelsen är bifogad med kallelsen. För att spara papper delar vi inte ut bilagorna i pappersform. Revisionsberättelsen i sin helhet, med alla bilagor finns att ladda ner från vår hemsida:

12 Garage Vad gäller garagen beklagar vi förvirringen som har rått vad gäller var ansvaret ligger. Samfälligheten ansvarar för underhåll byggnaden, inklusive portar. Däremot ansvarar varje hushåll själv för låscylinder och nycklar. Med gällande avgifter har dock föreningen begränsat ekonomiskt utrymme för att bära kostnader för reparationer av portar. Samfälligheten har en försäkring för själva garagebyggnaden. Denna försäkring gäller bara byggnaden, och täcker alltså inte någonting som förvaras i garaget. Varje hushåll måste ha egen försäkring för eventuellt lösöre som förvaras i garaget. Observera att garagen inte är lämpliga för förvaring av stöldbegärliga föremål som t.ex. vinterdäck eller cyklar. Garagens syfte är endast att skydda fordon från väder och vind. Resultatet av enkätundersökningen om garageportarnas skick gav att de flesta portar fungerar väl. Ett mindre antal har problem och målsättningen är att föreningen ska se till att dessa åtgärdas. 13 st svarade att porten fungerar bra och inte behöver bytas 3 st tycker att porten fungerar bra, men är intresserade av att byta ut den ändå 6 st tycker att porten fungerar mindre bra, men inte behöver bytas 6 st tycker att porten fungerar mindre bra och behöver bytas 30-årsfest Under 2014 fyller området 30 år. Vi i styrelsen föreslår att vi firar detta genom att ordna en fest för samtliga boende. Till detta behöver vi tillsätta en festkommitté. Är du intresserad av att vara med om att planera festen, hör gärna av dig till styrelsen innan årsmötet! Inbrott Under vintern har det varit en inbrottsvåg i stora delar av Skåne och tyvärr har flera hushåll på området haft oinbjudna gäster. Det finns en hel del man kan göra för att minimera risken att drabbas. Försäkringsbolagen och polisen har många tips, se tex: Vi rekommenderar också alla boende att vara uppmärksamma på okända personer och bilar som rör sig på området. Vi är mycket tacksamma för initiativet att sätta ihop en telefonlista så att det är lätt att kontakta grannarna om något händer. Mycket bra gjort!