Förfrågningsunderlag för utförare att bedriva hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) i Gislaveds kommun

Transkript

1 Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Socialnämnden Fastställelsedatum: Socialnämnden , 76 Ansvarig: Områdeschef enheten för bistånd och stöd Revideras: Årligen Följas upp: Av LOV-samordnare på enheten för bistånd och stöd Förfrågningsunderlag för utförare att bedriva hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) i Gislaveds kommun

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ALLMÄN INFORMATION OM UPPDRAGET FRIA VALETS OMFATTNING Beställning av beviljad insats OMRÅDESINDELNING KAPACITETSTAK ICKE-VALS ALTERNATIV INGEN RÄTT ATT AVBÖJA, TACKA NEJ FÖREBYGGANDE ARBETSSÄTT KONTAKTMANNASKAP KRAV PÅ UTFÖRAREN SKRIFTLIGA RUTINER Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Sekretess Rapporterings-/anmälningsskyldighet enligt Lex Sarah Rapporterings-/anmälningsskyldighet enligt Lex Maria Legitimation och säkerhet Nyckelhantering Hantering av privata medel Synpunkter och klagomål DOKUMENTATION OCH VERKSAMHETSSYSTEM Genomförandeplan Krav på dokumentation vid enbart serviceinsatser Krav på dokumentation vid både service- och omvårdnadsinsatser Användare av kommunens verksamhetssystem för utförare av omvårdnadsinsatser Verksamhetssystem för uppföljning av utförd tid Kvalitetsregister PERSONALFRÅGOR Kollektivavtal Kompetens och utbildning Hygienrutiner Meddelarfrihet HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Verksamhetschef Delegerad och instruerad hälso- och sjukvård Lokal handbok för hälso- och sjukvård Team träffar Egna beslut i akuta lägen UTFÖRARENS ÅTAGANDE I VISSA SITUATIONER Ansvar för utskrivningsklar patient Anlitande av tolk När brukare inte är anträffbar Säkerhetsåtgärder Information och tilläggstjänster 13 3 INSYN OCH UPPFÖLJNING AV UPPDRAGET SOCIALNÄMNDS RÄTT TILL INSYN VERKSAMHETSBERÄTTELSE INDIVIDUELL UPPFÖLJNING STRATEGISK UPPFÖLJNING INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING AFFÄRSMÄSSIGA VILLKOR OCH UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER UPPHANDLINGENS FORM UPPHANDLANDE ENHET UPPLYSNINGAR

3 4.4 ANSÖKAN OM AVTAL ANSÖKANS UTFORMNING ADRESSERING HANDLÄGGNING AV ANSÖKAN TILLSYN AVTALSTID UPPSÄGNING AV AVTAL ERSÄTTNING TIDSGRÄNSER FÖR ERSÄTTNING VID START, FÖRÄNDRINGAR, AVBROTT OCH AVSLUT AV UPPDRAG Start av insats Tillfälligt utökade behov Volymförändring av beslutade insatser Brukares frånvaro Avslutande av insatser på grund av att brukare valt ny utförare eller där insatsen upphör av annat skäl Avslutande av insatser på grund av dödsfall FAKTURERING FEL I UPPDRAGETS UTFÖRANDE HÄVNING TVIST OMFÖRHANDLING ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG ÖVERLÅTELSE AV AVTAL SKADESTÅNDSSKYLDIGHET FÖRSÄKRINGAR BEFRIELSEGRUNDER/FORCE MAJEURE AVTALSVILLKOR OCH RANGORDNING FÖRTECKNING ÖVER BILAGOR 23 3

4 1 Allmän information om uppdraget Gislaveds kommun arbetar för att öka valfriheten för kommunens medborgare. Kommunfullmäktige har utifrån detta beslutat att införa valfrihetssystem (LOV) för hemtjänstens brukare. Genom valfrihetssystemet ges brukare av hemtjänst möjlighet att kunna välja utförare av de insatser som de av handläggare beviljats. Det innebär att intresserade entreprenörer/utförare har möjlighet att löpande ansöka om att utföra insatser som faller inom ramen för kommunens hemtjänst. Syftet med fritt val är att brukaren får fler valmöjligheter och själv utifrån godkända utförare - kan bestämma vem som ska utföra de beslutade insatserna. Hur många brukare varje utförare får beror på hur många personer som väljer utföraren. Kommunen garanterar ingen uppdragsvolym. Förfrågningsunderlaget beskriver de tjänster som ingår i Fritt val samt de krav som ansökande utförare måste uppfylla. Kraven måste uppfyllas under hela kontraktsperioden. Om inte kraven uppfylls vidtas åtgärder, vilka beskrivs mer ingående under punkt 4.14 om fel i uppdragets utförande och 4.15 om hävning. Alla utförare som kommunen tecknar avtal med får beskriva sin verksamhet i en företagspresentation (enligt en särskild mall). Beskrivningen kommer att publiceras på kommunens hemsida samt delas ut i samband med att en person sökt och beviljats hemtjänst. Ansökan lämnas till Gislaveds kommun på avsedd ansökningsblankett tillsammans med de handlingar (bevis) som framgår av förfrågningsunderlag och ansökan. Ansökningshandlingar kan hämtas från kommunens hemsida eller på Information till externa utförare samlas på Gislaveds kommuns webbplats: Under prövningsförfarandet av ansökan kommer referenser att inhämtas och sökande kallas till dialog. Utförare som uppfyller ställda krav godkänns och kontrakt/avtal tecknas med socialnämnden. Gislaved kommuns interna hemtjänst är direktkvalificerade som utförare, nämnden ställer dock samma krav på den kommunala produktionen som på övriga utförare och verksamheten kommer att följas upp på samma sätt. Socialnämnden genomför uppföljningar, på uppdrag av kommunfullmäktige, enligt 3 kap. 19 Kommunallagen. Avsikten med uppföljning på kommunalövergripande nivå är att säkerställa att samtliga utförare upprätthåller godkänd kvalitetsnivå. 4

5 1.1 Fria valets omfattning Fria valet omfattar bedrivandet av hemtjänst i enlighet med Socialtjänstlagen (SOL) för personer i ordinärt boende, vilka beviljats insatser vid en biståndsbedömning. Uppdraget kan gälla: Enbart service insatser Både service och omvårdnadsinsatser Med serviceinsatser menas städning, inköp, enstaka ledsagning samt tvätt och klädvård. Övriga insatser benämns som omvårdnad. Utförare av omvårdnadsinsatser skall även kunna utföra beställda (delegerade/instruerade/ordinerade) hälso- och sjukvårdsinsatser, se rubrik 2.4 om hälso- och sjukvård. Insatserna kan erhållas på två sätt, antingen traditionell biståndsbedömning eller förenklat bistånd Beställning av beviljad insats Alla som ansöker om hemtjänst meddelas i ett beslut vilka insatser som beviljats av biståndshandläggaren. I uppdrag/beställning från biståndshandläggaren till utföraren medföljer detaljer kring beslutet. 1.2 Områdesindelning Gislaveds kommun är i hemtjänstvalet uppdelat i två valbara geografiska områden, norra respektive södra delen av Gislaveds kommun. Karta se bilaga Kapacitetstak Utföraren har rätt att ange kapacitetstak dvs. insatstimmar per vecka, inom varje geografiskt område som man ansöker att bli utförare i. Kapacitetstaket får inte understiga 50 timmar/vecka. 1.4 Icke-vals alternativ Om inte brukaren eller dess legale företrädare kan välja utförare av beviljade hemtjänstinsatser kommer turordning bland aktuella utförare att tillämpas. Turordningen följer ett rullande schema där aktuella utförare har en månad var av automatisk tilldelning av ärenden där brukaren inte har valt utförare. Med aktuella utförare menas både utförare och kommun, som är godkända inom aktuellt geografisk område och som inte nått sitt kapacitetstak. Möjlighet kvarstår alltid att välja annan utförare. 1.5 Ingen rätt att avböja, tacka nej Av brukare vald utförare har inte rätt att tacka nej till att utföra insats om det faller inom ramen för kompetens, geografiskt område eller valt, inte uppfyllt kapacitetstak. 5

6 1.6 Förebyggande arbetssätt Utföraren ska ha ett rehabiliterande och förebyggande arbetssätt. En del av detta arbete är exempelvis att motverka att social isolering uppstår och att den enskilde kan leva ett så självständigt liv som möjligt. En förutsättning för att arbetet ska bli framgångsrikt är att utföraren finner goda former för samverkan med såväl hälsooch sjukvården, frivilligorganisationer, som med andra verksamma inom området. 1.7 Kontaktmannaskap För varje brukare ska en kontaktman utses inom 14 dagar efter mottagandet av uppdrag om inget annat avtalas. En kontaktman ska ha extra god kännedom om brukarens behov och ha ett övergripande ansvar för insatserna och att genomförandeplan upprättas och följs. 2 Krav på utföraren Kommunen har ansvar för medborgarna vilket innebär att tillse att de får sina behov tillgodosedda enligt lagstiftning och politiska beslut. Äldreomsorgens verksamhet finansieras med kommunala skatter och avgifter. Volymer, se bilaga 4. Utföraren åtar sig att följa biståndsbesluten på det sätt Gislaved kommun utformat dem. Det innebär att enskild person med beviljat bistånd ska kunna planera sin vardag och leva ett aktivt liv, ska behandlas med respekt och integritet samt kunna känna trygghet och tillit till den personal som arbetar hos dem. För vidare kravspecifikation markeras här ett antal ska-krav (i fet stil) enligt rubrikerna 1) skriftliga rutiner, 2) dokumentation och verksamhetssystem, 3) personalfrågor, 4) hälso- och sjukvård samt 5) utförarens åtagande i vissa situationer. 2.1 Skriftliga rutiner För att bli godkänd som utförare av hemtjänst ska utföraren ha skriftliga rutiner för följande: Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Utförare av hemtjänst ska bedriva ett dokumenterat och systematiskt kvalitetsarbete, enligt socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter (SOSFS 2011:9). 6

7 2.1.2 Sekretess Utföraren ska ha rutiner och ansvara för att all personal iakttar den sekretess och tystnadsplikt som gäller för socialtjänstens personal enligt: Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, 26 kap 1 ) Socialtjänstlagen (2001:453, 15 kap 1-3 ) Patientsäkerhetslagen (2010:659, 6 kap ) Samma sekretesskyldigheter gäller för externa utförare som för hemtjänst i kommunens egen regi och innebär att uppgifter som faller inom sekretessen endast får användas för att fullgöra uppdraget. Viktigt här att sekretessen gäller även efter att avtalet har upphört. Kunskap kring sekretess ska vara väl känd av samtliga medarbetare samt att skriftligt sekretessmedgivande alltid ska finnas Rapporterings-/anmälningsskyldighet enligt Lex Sarah Utföraren ska se till att samtliga personal känner till skyldigheten att enligt SoL och LSS, anmäla missförhållanden i omsorger om äldre eller funktionshindrade. Utföraren ska ha skriftliga rutiner för hanteringen av Lex Sarah där det framgår att risker/avvikelser ska dokumenteras samt delges socialförvaltningen. Utförarens rutiner ska följa SOSFS 2011: Rapporterings-/anmälningsskyldighet enligt Lex Maria Utföraren ska se till att samtliga personal känner till skyldigheten att anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra allvarlig vårdskada. Utföraren ska ha skriftliga rutiner för hanteringen av Lex Maria. Utföraren utreder, vidtar åtgärder och delger kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS). Utförarens rutiner ska följa Socialstyrelsens riktlinjer (SOSFS 2005:28) Legitimation och säkerhet Utföraren ska ha skriftliga rutiner där det framgår att samtliga medarbetare har giltig fotolegitimation som ska bäras väl synlig i tjänsten. Av legitimationen ska framgå den anställdes namn samt vilket företag han/hon är anställd av Nyckelhantering Utföraren ska ha skriftlig rutin för hantering av brukarens nycklar. Rutinen ska säkerställa en trygg nyckelhantering. Förlust av nycklar ska omedelbart redovisas till brukaren. Eventuella kostnader förorsakat av försumlighet hos utföraren och dess personal bärs av utföraren. Utföraren och dess personal får ej gå in i brukarens bostad eller utföra insatser i hemmet när brukaren själv inte är hemma. 7

8 2.1.7 Hantering av privata medel Brukaren eller dennes närstående/god man/förvaltare ska normalt sköta hanteringen av privata medel. Endast i undantagsfall hanteras privata medel av utföraren. Det ska då finnas skriftliga rutiner för förvaring och redovisning så att en god säkerhet uppnås Synpunkter och klagomål Information ska framgå i skriftliga rutiner att utförare och dess personal ska känna till att alla (brukare, anhöriga, närstående, personal m.fl.) har möjlighet att framföra synpunkter och klagomål på särskild blankett som finns tillgänglig på Gislaveds kommuns hemsida under rubrik Omsorg, stöd och hjälp. LOVsamordnaren är behjälplig med att informera om blanketten och om Tyck till som klagomålshanteringssystemet i Gislaveds kommun heter. 2.2 Dokumentation och verksamhetssystem Utföraren ansvarar för att dokumentation och förvaring sker i enlighet med gällande lagstiftning samt Gislaved kommuns riktlinjer. Brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning. Dokumentationen skall vid behov eller begäran, vara tillgänglig för socialnämnden Genomförandeplan I samråd med brukare, eller dennes legala företrädare, ska en genomförandeplan upprättas med hemtjänstbeslutet som grund. Detta ska ske inom tre veckor efter det att insatsen har startats (två veckor vid förenklat bistånd). Genomförandeplanen bör vara underskriven av brukaren och kopia ska omgående sändas in till enheten för bistånd och stöd. Förändringar i planen, under pågående insats hanteras på samma sätt. Genomförandeplanen ska uppdateras minst en gång/år eller vid förändrat behov och förvaras på ett säkert sätt. Utföraren ansvarar för att planen finns tillgänglig vid uppföljning. Mall för Genomförandeplan, se bilaga Krav på dokumentation vid enbart serviceinsatser Dokumentation av insatser enligt SoL ska göras enligt 11 kap SoL, i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamheter som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5) samt Riktlinjer för social dokumentation inom socialförvaltningen i Gislaveds kommun. Genomförandeplan upprättas och följs upp enligt punkt Social dokumentation för serviceinsatser ska göras på papper eller i annat system. En sammanställning av händelser av vikt ska skickas till ansvarig biståndshandläggare kontinuerligt varje månad. Beställning från enheten för bistånd och stöd kan/får skickas per post/fax till utförare. 8

9 2.2.3 Krav på dokumentation vid både service- och omvårdnadsinsatser Dokumentation av insatser enligt SoL ska göras enligt 11 kap SoL samt i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamheter som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5) samt Riktlinjer för social dokumentation inom socialförvaltningen i Gislaveds kommun. I de fall det finns delegerade Hälso- och sjukvårdsinsatser ska dokumentationen även följa Patientdatalagen och Lokal handbok för hälso- och sjukvård. Genomförandeplan ska upprättas och följas upp enligt punkt Social dokumentation av omvårdnadsinsatser och serviceinsatser ska göras direkt i kommunens verksamhetssystem. Händelser av vikt ska sammanställas varje månad i verksamhetssystemet. Beställning av omvårdnadsinsatser och serviceinsatser från Enheten för bistånd och stöd ska ske direkt i kommunens verksamhetssystem Användare av kommunens verksamhetssystem för utförare av omvårdnadsinsatser Utförare ska ha dator med internetanslutning samt mobiltelefon. Utföraren får tillgång till kommunens verksamhetssystem för beställningar och dokumentation genom kommunens web-portal samt intranät. Obligatorisk utbildning i verksamhetssystemet tillhandahålls av kommunen till alla användare och eventuella lönekostnader belastar respektive utförare. Support i verksamhetssystemet tillhandahålls av kommunen under dagtid, helgfria vardagar. Utföraren förbinder sig att följa kommunens riktlinjer för IT-säkerhet Verksamhetssystem för uppföljning av utförd tid Samtliga utförare ska använda det verksamhetssystem för uppföljning av utförd tid som används av kommunen. Detta är del i en kvalitetssäkring, för att säkerställa att brukaren får de insatser/tid som är beviljat av biståndshandläggaren. Ersättning betalas för utförd tid upp till beviljad tid eller utökad tid (se ). Dator som uppfyller de systemkrav som verksamhetssystemet kräver ska tillhandahållas av utföraren. Utföraren får själv installera de lokala klienterna i sin ITmiljö. Filerna som behövs till installationen tillhandahålls av utvecklingsledare IT. Eventuellt övrigt material för att kunna använda systemet tillhandahålls av utföraren. Utbildning i systemet ges till verksamhetsansvarig hos utföraren Kvalitetsregister Utförare förväntas kunna samverka för att lämna uppgifter till olika kvalitetsregister och undersökningar på samma sätt som hemtjänst i kommunens egen regi. 9

10 2.3 Personalfrågor Personal är en central resurs i allt omsorgsarbete. Nedan redogörs för punkter som ska uppfyllas i personalfrågor av externa utförare enligt LOV Kollektivavtal Grunden är att personal anställd hos externa utförare ska ha samma anställningstrygghet som motsvarande anställd i kommunen. Detta innebär att en extern utförare ska arbeta utifrån principer som motsvarar det kollektivavtal som gäller för kommunen. Respektive arbetsgivare har det fulla arbetsgivaransvaret för sin personal och kommunen förutsätter att utföraren har en god arbetsmiljö Kompetens och utbildning Utförare ska ha för arbetsuppgiften adekvat kompetens och erfarenhet. God kännedom ska finnas om relevant lagstiftning och verksamhetsledning och personal ska ha god kunskap om äldres behov och hälsa. Personal ska kunna läsa, skriva och göra sig förstådd på svenska för att tillgodogöra sig instruktioner och lagstiftningens krav på dokumentation. Ny personal ska få grundläggande introduktion i sina arbetsuppgifter. Vidare krav specificeras nedan: Utförare av endast serviceinsatser Måndag fredag Chefen för verksamheten ska ha lämplig utbildning på minst gymnasial nivå. Medarbetaren ska ha för uppdraget lämplig utbildning/ erfarenhet Utförare av service- och omvårdnadsinsatser Veckans alla dagar Chefen för verksamheten ska ha högskole- utbildning med inriktning mot vård, omsorg eller socialt arbete eller annan kompeterns, utbildning eller erfarenhet som bedöms likvärdig. Medarbetaren ska ha för uppdraget lämplig utbildning/erfarenhet; vårdoch omsorgsprogrammet eller motsvarande. Verksamhetsövergripande utbildningar som anordnas av kommunen erbjuds all personal. Då inbjuds även externa utförare till dessa. Exempel kan vara förebyggande arbete, demens eller brandutbildning. Respektive arbetsgivare/utförare ansvarar för ersättning/lön till personal vid dessa tillfällen. För att få delegering av lyft, samt hälso- och sjukvårdsuppgifter ska personal genomgå utbildning. För att få använda lyft och andra förflyttningshjälpmedel krävs utbildning i förflyttningsteknik. Kommunen erbjuder utbildning avseende delegerings och förflyttningsteknik regelbundet. Respektive utförare ansvarar för ersättning/lön till personal vid dessa tillfällen. När säkerhet och arbetsmiljö så kräver ska det finnas 10

11 mer än en personal, t.ex. vid användning av lyft. Utbildningskostnader debiteras respektive utförare Hygienrutiner Utförarens personal ska ha kunskap om basala hygienrutiner. Arbetskläder ska ha kort ärm, kunna tvättas i 60 grader och kunna bytas dagligen. Personal ska ha tillgång till engångshandskar, handsprit, tvål, engångsservetter och engångsförkläde. Vid specifika smittor ska särskilda rutiner finnas Meddelarfrihet Meddelarfriheten för kommunanställda regleras i lag och innebär att arbetsgivaren inte får ingripa mot eller efterforska den anställd som lämnat uppgifter till media. Anställda hos externa utförare ska omfattas av samma skydd mot efterforskningsförbud och repressalier som offentliganställda. Meddelarfriheten avser insatser hos brukare och inte övriga förhållanden inom företaget. 2.4 Hälso- och sjukvård Utförarens personal får inte ta på sig ansvar för hälso- och sjukvård om inte ansvar givits på delegation från hälso- och sjukvårdspersonal. När den enskilde inte själv kan ansvara för sina läkemedel och sitt läkemedelsintag gäller att utföraren inte kan vara behjälplig utan delegering från sjuksköterska. Även träningsprogram eller liknande kan delegeras till utföraren, av sjukgymnast/arbetsterapeut. Ersättning utgår för delegerade/beslutade insatser. Om den enskilde behöver praktisk hjälp kan det bli aktuellt för hemtjänstpersonal att exempelvis öppna medicinburkar. Insatserna är då att betrakta som egenvård och kan ingå i beslut om biståndsinsatser Verksamhetschef Utförare som utför delegerad hemsjukvård ska ha en verksamhetschef enligt HSL (SOSFS 1997:8). Det åligger verksamhetschefen att se till så att hälso- och sjukvården har en hög patientsäkerhet och god kvalitet. 11

12 2.4.2 Delegerad och instruerad hälso- och sjukvård Om en brukare valt en annan utförare än kommunen för hemtjänst i form av personlig omvårdnad, kan det innebära att utförarens personal får utföra hälso- och sjukvård på delegation från sjuksköterskor, arbetsterapeuter eller sjukgymnaster. Delegering av hälso- och sjukvård innebär att legitimerad personal; sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast, överför uppgifter till någon annan som normalt inte får, men har färdighet (reell kompetens) att utföra uppgiften. Utförare av omvårdnadsinsatser ska ha den kompetens som krävs för att utföra delegerad hemsjukvård och en person som tar emot en delegation ska ha erforderlig kompetens för uppdraget. Detta ska av ansvarig arbetsledare vara väl dokumenterat. Vård- och omsorgspersonal kan även utföra viss hälso- och sjukvård efter instruktion av legitimerad personal. En instruktion fodrar inget beslut om delegation Lokal handbok för hälso- och sjukvård Utförare av omvårdnadsinsatser ska vara väl förtrogen med innehåll och rutiner i Lokal handbok för hälso- och sjukvård Team träffar Utförare förutsätts kunna delta i regelbundna team träffar med hälso- och sjukvårdspersonal. Detta kan ske personligen eller per telefon Egna beslut i akuta lägen Utföraren och dess personal har rätt att ta eget beslut att rekvirera ambulans när brukaren är i behov av akut vård. 2.5 Utförarens åtagande i vissa situationer Det finns många olika situationer som möter utförare i hemtjänsten. Några av de vanligaste redogörs för nedan Ansvar för utskrivningsklar patient Kommunens biståndshandläggare genomför vårdplaneringar på sjukhus. Efter vårdplanering skickas en beställning till utföraren. Utföraren ska kunna påbörja hemtjänstinsatser från det en brukare är utskrivningsklar. Om utföraren inte kan åta sig att utföra de insatser som brukaren har behov av för att kunna återvända till det ordinarie boendet, innan betalningsansvar träder i kraft, är utföraren skyldig att ersätta kommunen för de av Landstinget fakturerade kostnaderna för betalningsansvar. 12

13 2.5.2 Anlitande av tolk Utföraren ska vid t.ex. genomförandeplans upprättande eller kommunikation vid utförande av insats tillse att brukare får tolkhjälp om så behövs. Biståndshandläggare anvisar tolk. Kommunen står för kostnader för tolk När brukare inte är anträffbar Om en brukare inte är anträffbar på överenskommen tid ska utföraren så långt som möjligt själv försöka lokalisera brukaren och därefter ska i första hand anhöriga/närstående eller annan kontaktperson underrättas. Om inte anhörig/närstående/annan kontaktperson är anträffbar ska andra åtgärder vidtas; till exempel kontakt med sjukhus eller i de fall brukaren har trygghetslarm kontakt med ansvarig för trygghetslarm i området. I de fall brukaren inte kan lokaliseras med ovanstående åtgärder ska polisen kontaktas. Om upprepad frånvaro inträffar ska biståndshandläggaren kontaktas. Om frånvaron bedöms som så allvarlig att polis tillkallas ska biståndshandläggare kontaktas omgående Säkerhetsåtgärder Kommunen ansvarar för åtgärder om trygghetslarm inte fungerar. Kommunen ansvarar även för att trygghetslarm provlarmas i enlighet med gällande rutiner. Utföraren ska trygga brukarens behov av nödvändiga serviceinsatser och omvårdnad samt ansvara för insatser vid störningar som t.ex. väderstörningar eller bortfall av el, telefon och vatten. Kommunen tillhandahåller evakueringsplatser t.ex. i lokaler där det finns särskilt boende. I samband med evakuering ska utföraren ansvara för att brukare transporteras fram till dörren på evakueringsstället Information och tilläggstjänster Utföraren har rätt att, utöver de biståndsbedömda insatserna, tillhandahålla så kallade tilläggstjänster. Med tilläggstjänster avses dels sådana tjänster som ingår i biståndsbeslutet där den enskilde vill utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs utöver vad biståndsbeslutet anger och dels sådana tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet. Den enskilde ska tydligt informeras om att dessa tjänster inte ingår i biståndsbeslutet och att de inte ingår i hemtjänstavgiften utan att den enskilde betalar för dessa tjänster separat. Kommunen har inget ansvar för tilläggstjänsterna. 13

14 3 Insyn och uppföljning av uppdraget Kommunfullmäktige är ansvarig för uppföljning av kommunal verksamhet som utförs i privat regi. För privata utförare enligt LOV är det dock Socialnämnden som är ansvarig. 3.1 Socialnämnds rätt till insyn Socialnämnden har rätt att ta del av dokumentation som rör enskilda brukare och har rätt att efterfråga synpunkter från enskilda brukare och deras anhöriga i form av till exempel medborgarenkäter. Socialnämnd har även rätt att ta del av övriga handlingar som har betydelse för uppdragets fullgörande. 3.2 Verksamhetsberättelse Utföraren ska senast en månad efter verksamhets-/räkenskapsårs slut lämna en verksamhetsberättelse över det föregående verksamhets-/räkenskapsåret. Verksamhetsberättelsen ska innehålla uppgifter om utfört kvalitetsarbete enligt utförarens kvalitetssystem, hur man arbetat med genomförandeplaner, uppgifter om åtgärder för kompetensutveckling, redovisning av klagomålshantering samt en sammanställning av verksamhetens volym med antal brukare och utförda timmar. 3.3 Individuell uppföljning Utföraren ska vara behjälplig vid individuella uppföljningar och underlätta kvalitetsgranskning i enskilda ärenden. Individuella uppföljningar görs med olika tidsintervaller av biståndshandläggare. Detsamma gäller uppföljning av delegationer, instruktioner och ordinationer som görs av arbetsterapeut, sjuksköterska och sjukgymnast. 3.4 Strategisk uppföljning Utföraren ska vara behjälplig vid insamling av nationell statistik eller annan strategisk uppföljning, liksom insamling av underlag för kommunens nyckeltal, SCB statistik eller annan statistik för planering och uppföljning. 3.5 Information och marknadsföring Kommunen har skyldighet att informera om, samt presentera de olika utförarna för brukare enligt konkurrensneutrala principer. Syftet är att brukaren i sitt val av utförare ska få så mycket information som möjligt om de olika utförarna i valfrihetssystemet. Informationen tillhandahålls elektroniskt på Gislaved kommuns hemsida samt i tryckt form. För att möjliggöra detta skall utföraren tillhandahålla sådan information som kommunen efterfrågar samt under avtalstiden meddela eventuella förändringar så att informationen till brukare är aktuell, se bilaga 6. Utföraren har rätt att marknadsföra sin verksamhet på ett etiskt försvarbart sätt så att den enskilde inte uppfattar det som påträngande. Det innebär bland annat att utföraren inte får försöka värva nya brukare genom ekonomisk ersättning, hembesök eller telefonsamtal. 14

15 4 Affärsmässiga villkor och upphandlingsföreskrifter 4.1 Upphandlingens form Gislaved kommun tillämpar Lag (2008:962). om valfrihetssystem (LOV) för upphandling av hemtjänst- och delegerade hemsjukvårdsinsatser. Om något i underlaget är oklart har utföraren möjlighet att kontakta kontaktpersoner enligt 4.3 kring upphandlingen eller uppdraget. 4.2 Upphandlande enhet Gislaveds kommun, organisationsnummer Socialnämnden GISLAVED 4.3 Upplysningar Frågor kring ansökan om att bli utförare i hemtjänst enligt LOV ställs skriftligen, helst via e-post, till de personer som anges nedan. Frågor kring upphandlingen ska ställas till: Helen Sundström helen.sundstrom@gislaved.se För frågor gällande uppdraget, kontakta LOV-samordnare: E-post: bistand.stodenhet@gislaved.se 4.4 Ansökan om avtal Ansökan om att få teckna avtal med kommunen kan ske löpande. 4.5 Ansökans utformning Ansökan ska ske skriftligt. Ansökan per telefax och accepteras inte. Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling. Finner utföraren att förfrågningsunderlaget i något avseende är otydligt ska förfrågan göras skriftligt till kontaktpersonerna. Ansökan ska göras på och i enlighet med av kommunen fastställt ansökningsformulär samt innehålla de uppgifter och bilagor som anges i formuläret. Ansökan ska vara undertecknad av firmatecknare eller annan behörig person. I ansökan angivna skallkrav ska med kopior styrkas och uppfyllas av utföraren. 15

16 4.6 Adressering Ansökan görs i kuvert märkt: Ansökan Hemtjänst val Upphandlingsenheten Gislaved 4.7 Handläggning av ansökan Försändelse med ansökan öppnas så snart som möjligt efter mottagandet och förs därefter upp i en förteckning. Sökande har möjlighet att rätta felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan. Kommunen kan begära att ansökan förtydligas eller kompletteras. Därefter sker prövning. Utförare kommer att uteslutas om myndigheten får kännedom om att utföraren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt LOV, 7 kap 1, Vidare kan utförare komma att uteslutas om omständigheter enligt 7 kap 2 föreligger. För utförare som är nystartade och inte kan uppvisa bokslut eller ekonomisk redovisning skall affärsplan bifogas för verksamheten. Utföraren kommer att meddelas skriftligt såväl om kommunen kommer att teckna avtal med utföraren eller om avtal inte kommer att tecknas. Ansökningar handläggs skyndsamt och normal handläggningstid beräknas till ca 6 veckor. I de fall ansökningarna behöver kompletteras och förtydligas av utföraren förändras tidsramen. Under semesterperioden juni - aug och vid storhelger, är handläggningstiden längre. Av LOV 10 kap, framgår att överprövning av myndighetens beslut samt skadeståndsanspråk ska ske hos den länsrätt i vars domkrets Gislaved kommun har sin hemvist, f n förvaltningsrätten i Jönköping. 4.8 Tillsyn Regeringen meddelar föreskrifter om vilken myndighet som utövar tillsyn över valfrihetssystem enligt Lagen om valfrihetssystem, LOV. Tillsynsmyndigheten får hämta in sådana upplysningar från utföraren och från kommunen om utföraren som är nödvändiga för tillsynen. 4.9 Avtalstid Kommunen kommer att teckna avtal, bilaga 3, med utförare löpande, efterhand som ansökningar inkommer och beslut om godkännande för utförare fattas. Av tecknade avtal kommer att framgå när avtalet startar och vilken tid som avtalet gäller. Avtal skrivs på 3 år, med möjlighet till 1 års förlängning om parterna kommer överens om detta senast 3 månader före avtalstidens utgång 16

17 4.10 Uppsägning av avtal Utföraren har möjlighet att säga upp avtalet med 3 månaders uppsägningstid, eller annan tid efter överenskommelse. Om utföraren inte bedrivit någon verksamhet åt kommunen på 12 månader upphör avtalet automatiskt att gälla Ersättning Ersättningen uppräknas årligen utifrån löneavtal och justeras vid avtalsförändring eller förändrade politiska beslut. Ersättningen baseras på kommunens beräknade personal- och övriga kostnader. Ersättning skall täcka den tid som utföraren är i brukarens hem, tid som åtgår för förflyttning, planering, samverkan med andra aktörer och andra åtgärder som behövs för att fullgöra uppdraget. Även ersättning för lokal och övriga driftskostnader ingår i beräkningen. Utförd tid som överstiger beviljad tid och som inte på annat sätt avtalats med biståndshandläggare, ersätts inte Tidsgränser för ersättning vid start, förändringar, avbrott och avslut av uppdrag Start av insats Efter det att brukare valt utförare av beviljad insats kontaktar kommunens LOVsamordnare vald utförare. Utföraren kontaktar brukaren för att starta insatserna. Maximal ställtid är: För serviceinsatser 5 vardagar Omvårdnadsinsats för brukare i hemmet eller efter korttidsvistelse är 24 vardagstimmar. Omvårdnadsinsatser vid utskrivning från sjukhus är 24 vardagstimmar. Ställtiden gäller efter det att uppdrag/beställning kommunicerats med verksamhetsansvarig. Uppdrag kommuniceras vardagar kl. 7:30-16:00 (dag före röd vardag 15:00). Uppdrag som kommunicerats senare anses ha inkommit kl nästkommande vardag. I den dokumentation som upprättas ska framgå när uppdraget påbörjades Tillfälligt utökade behov Ersättning för tillfälligt utökade behov av omvårdnadsinsatser p.g.a. förändrat hälsotillstånd hos brukaren kan ges. Utförare bedömer själv det tillfälligt utökade behovet och kontaktar biståndshandläggaren nästkommande vardag för godkännande av den tillfälliga utökningen upp till max 14 dagar. De utökade behoven ska vara väl dokumenterade för att ersättning ska utgå. Om det utökade behovet kvarstår efter 14 dagar ska ny biståndsbedömning/beställning vara gjord för att ersättning ska utgå. 17

18 Volymförändring av beslutade insatser Vid förändringar av antal timmar i pågående ärenden, utgår ersättning för det nya timantalet från och med dagen för beslut om en sådan ändring Brukares frånvaro När en brukare önskar avstå sin hemtjänst tillfälligt, ska han/hon meddela detta till utföraren 3 dagar i förväg. Då utgår ingen ersättning till utföraren och brukaren behöver inte betala hemtjänstavgift för den avbokade tiden. Utföraren ska dokumentera dag och tid för avbokad hemtjänst. Om brukaren av någon anledning inte avbokar sin hemtjänst inom angiven tid, får utföraren ersättning de första 3 dagarna av frånvaron och brukaren får betala sin hemtjänstavgift. Detta eftersom utföraren inte har haft skälig tid att planera om sitt arbete. I det fall brukaren blir inlagd akut på sjukhus får utföraren ersättning de första 7 dagarna av frånvaron. Brukaren behöver dock inte betala sin hemtjänstavgift eftersom frånvaron inte kunnat förutses. I det fall beställning gått ut till utförare när brukare ska komma hem från sjukhus, men hemgången skjuts upp utgår ersättning under ytterligare 3 dagar Avslutande av insatser på grund av att brukare valt ny utförare eller där insatsen upphör av annat skäl Avslutas utförarens insatser hos brukaren på grund av att brukaren valt en annan utförare, eller av något annat skäl, meddelas utföraren det av biståndshandläggare. Efter uppsägning utgår ersättning till utföraren av beviljade insatser under 7 dagar Avslutande av insatser på grund av dödsfall Vid avslutande av insatser på grund av dödsfall utgår ersättning av beviljade insatser 7 dagar efter dödsfallet. 18

19 4.13 Fakturering Leverantören fakturerar beställaren (Gislaveds kommun) månadsvis. Leverantören ska följa beställarens instruktioner vad gäller fakturering och fakturans innehåll. Av fakturaunderlaget ska dessutom framgå antalet utförda timmar per insats och individ, samt antal timmar per avbokad insats och individ där ersättning utgår. Fakturaunderlaget ska vara beställaren tillhanda senast den 5:e varje månad. Betalning sker i efterskott, trettio (30) dagar från fakturaunderlagets ankomstdag. Uppdrag och därmed fakturaunderlaget, anses godkänt om invändning inte har framförts av beställaren inom tio (10) dagar från det att beställaren fick fakturaunderlaget. Ingen ersättning betalas ut i förskott. Fakturaadress är: Gislaveds kommun Kassan, ansvarskod 3BR Gislaved Vid dröjsmål med betalning gäller räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsränta understigande 100 kronor debiteras ej. Fakturerings-, expeditionsavgifter eller dylikt betalas inte Fel i uppdragets utförande Fel i uppdragets utförande föreligger om utförandet avviker från vad som avtalats eller vad kommunen särskilt med hänsyn till detta avtal har rätt att kräva. Fel ska utan dröjsmål efter konstaterat fel avhjälpas. Om fel upptäcks kommuniceras krav på åtgärder till utföraren. Om ingen åtgärd vidtas inom trettio (30) dagar skickas en skriftlig och en muntlig påminnelse till utföraren. Efter ytterligare trettio (30) dagar åläggs utföraren vite om tjugo (20) procent av det totala månadsbelopp som utföraren fakturerar beställaren för innevarande månad, alternativt har kommunen rätt att häva avtalet med utföraren. 19

20 4.15 Hävning Socialnämnd eller utföraren får häva avtalet om motparten inte fullgör sina skyldigheter, inte rättar till fel enligt 4.14 eller om avtalsbrottet är av väsentlig betydelse. Avtalsbrott av väsentlig betydelse föreligger bland annat om utföraren saknar fungerande rutiner och system för kvalitetssäkring eller om tillsynsmyndigheten riktar allvarlig kritik mot verksamheten. Hävningsgrund föreligger även när socialnämnden i samband med uppföljning uppmärksammar allvarliga avsteg från de kvalitetskrav som nämnden ställt. Socialnämnden har också rätt att häva avtalet om omständigheter enligt LOV 7 kap, 1-2 för utföraren eller dennes företrädare föreligger. Ex: Utförare som blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Inte fullgjort sina åliggande avseende avgifter o skatter Dömts för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom Gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen Vid en hävning kommer socialnämnden att kräva ersättning för de merkostnader som hävningen innebär Tvist Tvist med anledning av ingånget avtal som inte kan lösas i samförstånd skall avgöras av svensk domstol på beställarens hemort. Utföraren får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som åvilar denne enligt avtal under åberopande av att tvisteförfarande påkallats eller pågår Omförhandling Om förutsättningarna för avtalets ingående ändras väsentligt under avtalstiden äger parterna rätt att uppta förhandling utifrån sådan förändring. Exempel på en sådan förändring kan vara tillkomst eller bortfall av insatser eller ändringar på grund av politiska beslut. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra avtalsförbindelse. 20

21 4.18 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig, av båda parter undertecknad handling. Kommunen har rätt att genom politiska beslut ändra villkoren i de krav, riktlinjer, policys, ersättningssystem och ersättningsnivåer som tillämpas enligt detta förfrågningsunderlag. Så snart Gislaved kommun har fattat beslut om ändringar av villkoren kommer utföraren att informeras om dessa ändringar skriftligt. Om utföraren inte accepterar de ändrade villkoren ska utföraren inom 30 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligen meddela LOV-samordnaren att de ändrade villkoren inte accepteras. Om sådant meddelande inte mottagits av LOV-samordnaren inom angiven tidsfrist blir utföraren bunden av de ändrade villkoren. Meddelar utföraren Gislaved kommun att de nya villkoren inte accepteras upphör avtalet att gälla senast 60 dagar efter den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, om inte avtalet av andra skäl upphör tidigare. Under denna period gäller kontraktet i sin lydelse före ändringarna. Övriga ändringar i och tillägg till detta avtal skall för att vara gällande, ske i form av skriftligt tilläggsavtal mellan parterna Överlåtelse av avtal Avtal som tecknas enligt detta förfrågningsunderlag får inte utan skriftligt medgivande överlåtas till annan utförare Skadeståndsskyldighet Utföraren svarar i förhållande till kommunen för skadestånd som kommunen på grund av vållande hos utföraren eller dennes personal kan komma att förpliktigas utge till tredje man Försäkringar Utföraren ansvarar för person- och sakskador som orsakats genom fel eller försummelse. Utföraren förbinder sig att teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring, garantiförsäkring och andra erforderliga försäkringar för sitt åtagande, som håller kommunen skadeslös vid skada vållad av utföraren och dess personal av utföraren. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till upphandlingsfunktionen. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till upphandlingsfunktionen senast en vecka innan försäkringen gått ut. 21

22 4.22 Befrielsegrunder/Force Majeure Force Majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar part från fullgörande av dessa skyldigheter. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse Avtalsvillkor och rangordning För avtalet gäller nedanstående handlingar. Om det i dessa förekommer mot varandra stridande uppgifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till något annat, sinsemellan i följande ordning. 1. Skriftliga ändringar eller tillägg 2. Undertecknat avtal 3. Förfrågningsunderlag 4. Utförarens ansökan/anbud 22

23 5 Förteckning över bilagor Nedanstående bilagor hänvisas till i detta förfrågningsunderlag 1. Karta över Gislaved kommun med områdesindelning, Bil 1 2. Ersättning 2013, Bil 2 3. Avtal som efter genomgång kommer att tecknas, Bil 3 4. Volymer/antal inom socialnämndens verksamhet 2011, Bil 4 5. Riktlinjer för social dokumentation för personal inom äldre- och handikappomsorgen i Gislaveds kommun, Bil 5 6. Mall för företagspresentation Bil 6 7. Mall för genomförandeplan, Bil 7 23