En beskrivning av vårt. Verksamhetssystem. Utgåva

Transkript

1 En beskrivning av vårt Verksamhetssystem Utgåva

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING En beskrivning av verksamhetssystemet för JM Entreprenad AB 1 Ledning 1.1 Verksamhetssystem Läsanvisningar Inledning Tillämpning 1.2 Strategisk styrning Policyer Affärsplan Årlig Verksamhetsplan 1.3 Organisation Organisatorisk struktur Ansvar och befogenheter 1.4 Personal Kompetensförsörjning Arbetsmiljö Personaladministration 1.5 Förvaltning av verksamhetssystemet Processägarens genomgång Revisioner Kvalitets- och miljöråd 1.6 Ekonomistyrning Controlling Prognos och bokslut 1.7 Kommunikation Intern kommunikation Extern Kommunikation 1.8 Styrning av stödprocesser Inköp - Projektövergripande uppgifter Kalkyl - Projektövergripande uppgifter Dokumentstyrning 2 Projektanskaffning 2.1 Marknadsbevakning 2.2 Anbudsskede 2.3 Upphandlingsskede 3 Projektgenomförande 3.1 Projektstartmöte 3.2 Planering 3.3 Ekonomi 3.4 Tider 3.5 Styrning

3 3.6 Leveranser 3.7 Besiktningar och överlämnande 3.8 Projektslutmöte 4 Projektering 4.1 Projekteringsstartmöte 4.2 Planering 4.3 Genomförande 4.4 Utvärdering 5 Inköp 5.1 Planering 5.2 Inköp 5.3 Arkivering 5.4 Uppföljning 6 Begreppsförklaringar

4 1. Ledning 1.1 Verksamhetssystemet Läsanvisningar I Verksamhetssystemet är stöddokument samlingsnamnet på samtliga interna dokument som finns tillgängliga. Dessa delas in i kravdokument och hjälpdokument. Genom att nyttja de kravdokument som nämns i kravtexten ska kraven anses vara uppfyllda. Hjälpdokumenten är rådgivande och lämpliga att använda men kan ersättas av andra dokument som tillgodoser kraven i rutinbeskrivningarna. Fet text är kravdokument och orangefärgade ord går att högerklicka på för att få en begreppsförklaring. Stöddokumenten indelas i dokumenttyper enligt följande: Mall Blankett Checklista JM Standard dokument som bör kompletteras eller anpassas för att bli ett färdigt dokument. Ex: AF-mall. dokument som är färdigt att ifyllas, antingen manuellt eller elektroniskt. Ex: projektanmälan. förteckning av moment som bör kontrolleras eller genomföras vid en delprocess eller motsvarande. Ex: checklista APD-plan. anvisning eller information om företagsgemensam standard. Ex: Policyer Inledning Verksamhetssystemet är ett ledningsverktyg för VD. Det beskriver hur JM Entreprenad arbetar i processer som är affärskritiska eller har avgörande betydelse för långsiktig framgång. Systemet är uppbyggt enligt de internationella standarderna ISO 9001 och ISO Tillämpning Verksamhetssystemet ska följas i alla projekt i tillämpbara delar och är strukturerat i enlighet med verksamhetens naturliga processer och egen terminologi. Koncerngemensamma lednings- och stödrutiner finns åtkomliga via JMs Verksamhetssystem. 1.2 Strategisk styrning Har till syfte att kontinuerligt förbättra och utveckla verksamheten i önskad riktning Policyer Syftet med policyer är att klargöra inställning och värderingar för att stödja den operativa verksamheten. JMs övergripande policyer och kärnvärden hålls tillgängliga för alla medarbetare. JMs övergripande policyer förankras hos personalen och granskas årligen av KoM-rådet. Jämställdhetsplan upprättas årligen. Samtliga dokument finns tillgängliga som datafiler och förvaras av KoM-ansvarig. Verksamhetssystemet finns tillgängligt via Intranät. Samtliga dokument är identifierbara genom att det framgår datum, vem som godkänt dokumentet, samt eventuellt revideringsnummer och revideringsdatum. Begreppet enhetschef avser regionchefer respektive arbetschef fasad.

5

6 1.2.2 Affärsplan Affärsplanen har till syfte att ange inriktningen beträffande val av verksamhetsområden och marknader. En vision för verksamheten, en affärsidé och övergripande mål fastställs och sammanställs i en affärsplan vart tredje år. Denna följs upp årligen Årlig verksamhetsplan Verksamhetsplanen har till syfte att planera åtgärder för att förverkliga affärsplanen. Företagets strategier och mål redovisas årligen för styrelsen där beslut tas om de är tillämpbara. Ekonomiska mål upprättas årligen för verksamheten. Mål fastställs som medför att varje medarbetare vet hur dennes insats bidrar till företagets framgång. En marknadsbedömning upprättas årligen med utgångspunkt i tillgänglig statistik liksom en lista över prioriterade kunder. En ackvisitionsplan inklusive prioriterade nya projekt upprättas årligen där behov av nya projekt anges med volym och produktionsstarttid. Rekryteringsplan upprättas årligen för verksamheten. Årligen analyseras de fem allvarligaste konkurrenterna avseende marknadsinriktning, utvecklingsplan, orderläge och prisläge i en konkurrentanalys. 1.3 Organisation Syftar till att förtydliga ansvar, befogenheter och samverkan mellan olika befattningar Organisatorisk struktur Syftar till att veta hur företaget är organiserat. Organisationsscheman upprättas och revideras vid förändringar. Dessa hålls tillgängliga för medarbetarna. Koncernens övergripande organisationsschema hålls tillgängligt för medarbetarna Ansvar och befogenheter Syftet är att medarbetarna ska känna till och verka i enlighet med det ansvar och de befogenheter som respektive befattning omfattas av. Auktorisationsbestämmelser för JM Entreprenad AB fastslås årligen i styrelsen. Arbetsmiljöansvar delegeras årligen enligt dessa bestämmelser. Befattningsbeskrivningar upprättas. Auktorisationsbestämmelser för JM Entreprenad AB och koncernens Auktorisationsbestämmelser för JM hålls tillgängliga. 1.4 Personal Syftar till att skapa strukturer samt att planlägga arbetet med personal och arbetsmiljöfrågor Kompetensförsörjning Syftet är att uppnå engagerade medarbetare med rätt kompetens och till rätt antal. Resursplan upprättas två gånger per år för den egna verksamheten. Årligen upprättas utbildningskatalog med prioriterade kurser för respektive befattning och utbildningsplan inklusive budget för personal i den egna verksamheten. Marknadsmässig struktur för löner och förmåner fastställs årligen. Lönerevision genomförs varje år för samtliga tjänstemän i den egna verksamheten. Utvecklingssamtal genomförs varje år med tjänstemän och vartannat år med hantverkarna Arbetsmiljö Syftet är att upprätthålla en säker arbetsmiljö och effektiv rehabiliteringsprocess. Möte i skyddskommitté med skyddsombud och tjänstemannarepresentanter genomförs två gånger per år. Rapporterade tillbud och olyckor liksom rehabiliteringsärenden redovisas minst en gång per år i ledningsgruppen för beslut om eventuella åtgärder. Förbättringsförslag avseende arbetsmiljö redovisas i ledningsgruppen Personaladministration Syftar till att tydliggöra vem som har ansvaret för personaladministrativa rutiner. Ansvarsfördelning personaladministration upprättas årligen.

7 1.5 Förvaltning av verksamhetssystemet Med syfte att säkerställa att vi har ett väl fungerande verksamhetssystem som är integrerat i vår process, samt uppfylla JM koncernens övergripande krav Processägarens genomgång Syftar till att genom förbättringsförslag från organisationen bidra till att utveckla verksamhetssystemets krav och stöddokument. Processägarens genomgång med processgruppen genomförs minst två gånger per år för att komma med förslag på förändringar till KoMrådet. På processägarens genomgång fastslås dokument som processägaren ansvarar för enligt Ansvarsfördelning underhåll av stöddokument Revisioner Syftet med revisioner är att hjälpa verksamheten att uppnå sina kvalitets-, miljö-, kund- och ekonomiska mål och säkerställa att ledningen är informerad om tillämpningen av verksamhetssystemet. Systemrevisioner genomförs om standard eller verksamheten förändras. Revisionsplan upprättas och processrevisioner genomförs enligt denna. Avvikelser i tillämpningen av verksamhetssystemet rapporteras till KoM-rådet och processägare Kvalitets- och miljöråd Syftet med KoM-rådet är att besluta om föreslagna systemändringar och förbättringar från organisationen. Ledningens genomgång genomförs minst två gånger per år vid KoM-råd, bestående av VD, RC, KoM-ansvarig och koncernens KoM-chef. Processägare med processgrupp utses, med ansvar för respektive huvudprocess i verksamhetssystemet. Resultatet av genomförda revisioner, NKIenkäter och hur kvalitets-och miljömål har uppfyllts, redovisas. Beslut tas om systemändringar. Revisionsplan fastställs och revisorer utses. Förändringar i lagkrav/författningskrav utvärderas och det beslutas om eventuella förändringar i systemet. En gång per år utvärderas och beslutas om vilka betydande miljöaspekter som skall gälla. Ansvarsfördelning underhåll av stöddokument fastslås minst en gång per år. Verksamhetens detaljerade kvalitets- och miljömål i överensstämmelse med koncernens kvalitets- och miljöpolicy samt dess övergripande mål, fastställs. Fastslå att verksamhetssystemet uppfyller JMkoncernens krav. 1.6 Ekonomistyrning Syftar till att upprätthålla regelverk och rutiner så att verksamheten enhetligt och effektivt kan uppfylla ställda krav Controlling Controlling syftar till att analysera och stödja den operativa verksamheten. Prognosplan upprättas årligen. Koncernens befintliga dokument och mallar för företagets interna ekonomiprocesser utvärderas och anpassas årligen. Anpassade dokument tillgängliggörs på Insidan Ekonomi Blanketter & Mallar. Prognoser och utfall följs upp månadsvis på arbetschefs-, regions- och företagsnivå avseende: Operativt kapital Kassaflöde Orderstock Kund- och leverantörsreskontra Upparbetning Föregripande uppföljning utförs baserad på tidiga förvarningar inklusive förslag till åtgärdsprogram Prognos och bokslut Syftar till att den löpande balans- och resultaträkningen speglar företagets finansiella ställning. Prognos lämnas enligt prognosplan och koncernens prognosinstruktioner.

8 Bokslut upprättas och rapporteras kvartalsvis enligt koncernens bokslutsinstruktioner. 1.7 Kommunikation Syftar till att säkerställa att företagets kommunikation och marknadsföring är enhetlig, aktuell och anpassad till mottagarna såväl internt som externt Intern kommunikation Syftet med intern kommunikation är att tillgodose varje medarbetares behov av information. Varje medarbetare har rätt till information från närmaste chef 1 gång /månad. Mötesplan för information upprättas Extern kommunikation Syftar med extern kommunikation är att hålla våra kunder och media informerade om företaget, vår verksamhet och kompetens. Relationsbyggande aktiviteter för kunder planeras årligen och sammanställs i kundaktivitetsplan. Aktuell företagspresentation upprättas minst var sjätte månad. Pressmeddelanden godkänns av Koncernstab Marknadskommunikation innan publicering. Vid händelser som innebär informationsplikt (kurspåverkande information), utarbetas pressmeddelande enligt dokumenten Informationsplikt samt Kurspåverkande information. Väsentliga synpunkter från kunder eller andra externa intressenter behandlas och dokumenteras enligt stöddokument Hantering externa synpunkter. 1.8 Styrning av stödprocesser Syfte är att utveckla stödprocesser och upprätthålla register Inköp - projektövergripande uppgifter. Processägaren för inköp ansvarar för att följande uppgifter utförs: Lista över godkända UE enligt MBL 38 upprättas och underhålls. Processägarmöte genomförs 2 gånger per år och diskuterar: Metoder för att utveckla inköpsarbetet. Status leverantörsregister, antal leverantörer, är det rätt leverantörer, förslag på nya leverantörer, analys av periodens erfarenheter. Användning av JM ABs strategiska- och andra avtal, samarbete med Centrala Inköp och arbetsfördelning. Kontinuerlig leverantörsbedömning genomförs under pågående leverans för att upptäcka varningssignaler som kan påverka vårt projekt negativt. Gäller särskilt om samma leverantör är anlitad i flera projekt samtidigt Kalkyl - Projektövergripande uppgifter Kalkylchefen samt kalkylgrupp ansvarar för följande uppgifter: Att utföra registerunderhåll avseende priser och varor i MAP samt säkerställa att rätt version används. Att upprätta och underhålla referensbibliotek för anbudsbilagor enligt nedan: Referensobjekt, dokumentation CV:n Anbudsmall brev, framsida Försäkringsbevis Registreringsbevis bolagsverket SKV 4820 Årsredovisning samt revisionsberättelse F-skattebevis UC Kvalitets- och miljöledningssystem Exempel på KoM-plan Exempel ekonomistyrning Organisation Företagspresentation Dokumentstyrning Dokumentstyrningen syftar till att samtliga användare av dokument använder dem på ett samstämmigt sätt genom att identifiera, förvara och arkivera dokument enligt stöddokumenten: Arkivplan Handledning för sidfotshantering Projektpärm anläggning 1-31 Pärmregister Hus Pärmetiketter Leverantörsregister upprättas och underhålls. Status enligt MBL 38 ska framgå.

9 2 Projektanskaffning Det övergripande syfte är att erhålla projekt i rätt omfattning och till rätt villkor. 2.1 Marknadsbevakning Syftar till att bevaka potentiella kunder och projekt vilket utgör grunden till en framgångsrik verksamhet. Kunder bevakas enligt verksamhetsplan för att identifiera lämpliga projekt för anbudsgivning. Utvalda projekt införs på en bevakningslista. 2.2 Anbudsskede Anbudsskedets syfte är att lämna anbud på de projekt som ackvisitionsansvarig önskar erhålla. Förfrågningsunderlag beställs och anbudsförfrågan registreras på anbudslista med handläggare, kalkylator och anbudsdag. Analys av anbudsförfrågan genomförs på av anbudsmötena utvalda projekt vilket noteras i anbudslista. På anbudsmötet tas även beslut om framtagande av anbudskalkyl. Anbudskalkyl upprättas för dessa utvalda projekt. Anbudsgenomgång genomförs varefter ett noga dokumenterat anbud upprättas och undertecknas i enlighet med gällande auktorisationsbestämmelser för JM Entreprenad. 2.3 Upphandlingsskede Syftet är att ingå avtal för projekt till önskade villkor samt säkerställa avtalsbekräftelse. Ömsesidigt undertecknad avtalshandling utväxlas varefter originalhandlingen arkiveras enligt gällande arkivplan. Vid erhållet kontrakt görs en intern projektanmälan och projektanmälan till branschorganisation. Vid erhållet kontrakt förbereds samtliga punkter enligt kap 3.1 till projektstartmöte Till mötet kallas produktionsledning, projekteringsledning, kalkylator och inköpare. Vid ej erhållet kontrakt noteras vinnande anbud med företag och belopp i anbudslista. 3. Projektgenomförande Med övergripande syfte att styra och genomföra projekt för att uppfylla entreprenadavtal och övriga interna och externa krav. 3.1 Projektstartmöte Syftet med Projektstartmöte är att överlämna samtlig information om projektet från projektanskaffning till genomförande samt klargöra förutsättningar för projektet. Ansvarsfördelning - i enlighet med Verksamhetssystem JM Entreprenad fastslås. Information om avtalshandlingar och övriga kända projektförutsättningar gås igenom liksom anbudskalkyl och kontraktstidsplan. Organisationsplan för projektet fastslås liksom ansvar för inköp enligt anbudskalkyl. Väsentliga underentreprenader och leveranser fastlås. Informationsmöten om företaget och projektet för produktionspersonal planeras. Beslut tas om slutmöte ska genomföras. Beslut tas om förbesiktningar ska genomföras. Beslut tas om projektanpassad AF-del ska upprättas. Startmötet dokumenteras i projektstartmötesprotokoll. 3.2 Planering Syftar till att skapa förutsättningar för en effektiv och väl genomförd produktion. Struktur för dokumenthantering fastställs. Produktionstidsplan för styrande aktiviteter, händelser, besiktningar och deltider upprättas. Inköpsplan och projektanpassad AF-del upprättas. Arbetsplatsdispositionsplan (APD-plan) upprättas. Arbetsmiljöplan upprättas liksom fuktskyddsbeskrivning Omfattning av byggvarudeklarationer fastslås.

10 Kontrollplan med kontrollplan PBL inarbetad, inklusive egenkontroll upprättas. Arbetsberedningsplan och Resursplan för aktuella yrkesgrupper upprättas. Gränsdragningslista tjänstemän produktion samt ansvarsfördelning mellan tjänstemän på arbetsplatsen, upprättas liksom ansvarsfördelning för Hantering av bygghandlingar på arbetsplatsen. Projektgemensam mötesplan upprättas. Skriftlig arbetsplatsinformation upprättas och anslås på arbetsplatsen, samt delas ut till nyanländ personal. Källsorteringsnivå i enlighet med Källsorteringsguide för JM s byggarbetsplatser fastställs. Dokument med i fetstil sammanställs i Kvalitets- och Miljöplan (försättsblad) 3.3 Ekonomi Syftet är att säkerställa att projektets ekonomiska mål nås. Produktionskalkyl fastställs och delges berörda. Slutkostnadsprognos upprättas kvartalsvis enligt koncernens rutiner. Resultatförändringar större än 500 tkr rapporteras utan dröjsmål till enhetschef. Ersättningskrav aviseras utan dröjsmål via Underrättelse till beställaren och regleras därefter utan dröjsmål.. Muntliga beställningar av ändrings- och tilläggsarbeten bekräftas skriftligen till beställaren och aktuell ÄTA-lista upprätthålls. 3.4 Tider Syftar är att säkerställa innehållandet av avtalade del- och sluttider. Produktionstidsplan och kontraktstidsplan stäms av i samband med byggmöten. Eventuella förändringar av del- och sluttider aviseras skriftligen och regleras utan dröjsmål med beställaren. 3.5 Styrning Styrningens syfte är att projektet genomförs enligt upprättade planer. Produktionsstartmöte genomförs med egen personal. Produktionen genomförs i enlighet med Miljöanpassad produktion för JM, där frågor om buller, damm m.m. behandlas. Produktionen genomförs enligt samtliga planer i kap 3.2, dessa revideras vid förändring. Kontroller genomförs enligt planer i kap 3.2 som revideras vid förändring. Aktuella bygghandlingar anges i UEmötesprotokoll. Skydds-, Energi och Miljö- och Kvalitetsrond utförs på väsentliga arbeten. Mät- och provningsutrustning hanteras enligt stöddokument Hantering av mät- och provningsutrustning. Avvikelser rapporteras i enighet med Avvikelsehantering på stöddokumentet Avvikelserapport Leveranser Syftet är att säkerställa rätt leveranser i tid och mängd. Leveransstartmöte genomförs med väsentliga underentreprenörer och leverantörer i anslutning till att dess leverans påbörjas. Avrop genomförs enligt ramavtal eller tecknat avtal för projektinköp och dokumenteras. Produkter enligt Varugrupper i miljövarudatabasen som avropas kontrolleras så att de är godkända i avtalad miljövarudatabas. Ankomstkontroll mot följesedel vid leverans av varor utförs liksom mottagningskontroll i samband med installation/inbyggnad. Säkerställa att leverantören utfört åtagande enligt kontrakt innan betalning sker. Faktura stäms av mot avtal och villkor innan betalning. Väsentlig brist i leverans meddelas till ansvarig inköpare.

11 3.7 Besiktningar och överlämnande Syftet är att säkerställa ett projektavslut där beställaren får en komplett avtalsenlig leverans. Underlag för relationshandling upprättas och överlämnas tillsammans med handlingar enligt avtal och kontrollplan till beställaren. Reklamation från kund hanteras enligt rutin Kundreklamation. Ansvarsfördelning för åtaganden under garantitiden upprättas. Handlingar som ska arkiveras sammanställs. Väsentliga synpunkter från kunder eller andra externa intressenter behandlas och dokumenteras enligt stöddokument Hantering externa synpunkter. 3.8 Projektslutmöte Syftet är att utvärdera utvalda projekt så att kommande projekt genomförs ännu bättre. Organisera och kalla till projektslutmöte senast fyra veckor efter ekonomisk slutreglering. Följande behandlas på mötet: Värdering av konsulter enligt krav i kapitel Leverantörsutvärdering av väsentliga underentreprenörer och leverantörer Erfarenheter från projektförändringar enligt ÄTA sammanställning Erfarenheter från projekteringsprocessen enligt kapitel Erfarenheter från produktionen utifrån skillnaden på planer och resultat Resultat från kundenkät gås igenom Erfarenheter från slutligt avstämd slutkostnadsprognos Erfarenheter från uppföljning av inköp enligt Inköpsplanen Förslag till förändring i projekteringsanvisningarna meddelas till PAF-gruppen inom JM AB (interna bostadsprojekt). Rapport från projektslutmöte delges enhetschef och berörda. 4 Projektering Det övergripande syfte är att styra och genomföra projekteringsprocessen så att interna och externa krav uppfylls 4.1 Projektering startmöte Syftet är att klargöra projektets innehåll och omfattning för samtliga inom projekteringsgruppen. Konsultprogram upprättas i enlighet med upprättat kontrakt och Gränsdragningslista projektering. Handlingars detaljnivå fastställs i en uppdragsspecifikation för respektive projektör. Arbetsmiljöinstruktioner för projektering överlämnas till respektive projektör. Säkerställa att produkter som föreskrivs av JM Entreprenad eller våra projektörer är godkända i avtalad miljövarudatabas. 4.2 Planering Syftar till att styra projekteringen med avseende på projekteringsbudget, kalkyl och kontraktstidsplan. Projekteringsbudget upprättas i enlighet med anbudskalkyl. Projekteringstidsplan, dokumentförteckning och beskedtidsplan upprättas. Projektets mötesplan kompletteras. 4.3 Genomförande Syftar till att säkerställa att avtalsenliga handlingar enligt dokumentförteckning levereras till beställare, kalkyl, inköp och produktionspersonal i rätt tid. Dokumentförteckningar för projekteringshandlingar uppdateras och konsulternas egenkontrollplaner granskas. Projekteringstidsplan och beskedtidsplan stäms av minst 1 ggr/månad. Projekteringsmöte dokumenteras i protokoll. Konstruktionsgenomgångar med berörda konsulter genomförs och deras egenkontrollplaner följs upp. Samordning av konsulternas handlingar dokumenteras i Samordningsmötesprotokoll. Slutkostnadsprognos för projektering upprättas vid för projektet beslutade prognostillfällen. Relationshandlingar beställs enligt kontrakt.

12 4.4 Utvärdering Syftet är att ta lärdom av genomfört projekt för framtiden. Utredningar om valda och förkastade lösningar dokumenteras i mötesprotokoll. Utvärdering projekteringsprocess genomförs och rapporteras till projektslutmöte. Konsultutvärdering genomförs. 5 Inköp Det övergripande syftet är att upphandla resurser som är nödvändiga för att driva och styra produktionen så fördelaktigt som möjligt. 5.1 Planering Syftet är att klargöra och definiera omfattningen av upphandlingen för att underlätta valet av lämpligaste leverantör. Omfattningen av inköpet definieras. Föreskrivna produkter kontrolleras gentemot avtalad miljövarudatabas. 5.2 Inköp Inköp syftar till att upphandla resurser så fördelaktigt som möjligt. Förfrågan upprättas. Anbudsutvärdering upprättas och Leverantörsbedömning utförs för aktuell leverantör. Förteckning godkända UE uppdateras utifrån leverantörsbedömningen. Vid upphandlingsmöten närvarar från JM Entreprenad minst två personer som är väl insatta i projektet., mötena dokumenteras. Vid offererade avvikelser i fråga om leveranstid eller föreskriven produktkvalitet, inhämtas godkännande från platschef eller arbetschef. Vid tecknande av avtal med materialleverantörer, entreprenörer och konsulter ställs krav i enlighet med kvalitets- och miljökrav i avtal. Skriftlig beställning/avtal upprättas enligt inköpsplan och av parterna påskriven beställning distribueras till platschef. Inköpsplan uppdateras och anbudsgivare som ej har antagits meddelas. Godkännandedokument MBL 38 och skattekontroll arkiveras centralt. 5.3 Arkivering Syftet är att enligt lagstiftning bevara och ha information tillgänglig för att underlätta spårbarhet. Avtal och erhållen säkerhet/garanti arkiveras enligt Arkivplan. 5.4 Uppföljning Syftet är att ta lärdom och återkoppla till berörda inom projektet. Uppföljning av inköpet genomförs enligt Inköpsplanen, rapporteras till projektslutmöte.

13 Begreppsförklaringar Nedan förklaras hur JM Entreprenad AB definierar de begrepp som är kursiverade i Verksamhetsmanualen. Anbudsförfrågan Kunds begäran om anbudsinlämning. Anbudsgenomgång Rutiner för genomgång innan anbuds avlämnande för att, så långt som då anses rimligt: säkerställa att krav är definierade. säkerställa att förmåga finns att uppfylla kraven. bedöma risken som företaget ikläder sig genom avlämnande av anbud. Anbudskalkyl Kalkyl baserad på: anbudsförfrågan, komplettering under anbudstiden, lämnade anbud och kompletteringar och slutförhandlingar. Kalkyl ska överensstämma med avtalsförutsättningar. Anbudssammanställning En sammanställning med jämförelse av erhållna anbud. Anvisning Instruktion som ska efterlevas. Arbetsberedning Ett möte hålls för att skapa rätt förutsättningar inför påbörjande av vissa utvalda arbetsmoment. Detta dokumenteras i en arbetsberedning. Arbetsmöte (projektering) Möte där del av projekteringsgrupp deltar för detaljstudier. Arbetsplatsdispositionsplan (APD-plan) Plan som anger hur arbetsplatsen är disponerad med avseende på bodars placering, plats för materialupplag, avfallshantering, transportvägar, kranars placering etc. Avrop Beställning mot gällande avtal. Avrop omfattar enbart leveranser där pris och övriga avtalsvillkor redan är färdigförhandlade. Avvikelse När en aktivitet eller ett resultat inte motsvarar krav innebär det att en avvikelse har skett. Avvikelser kan orsakas av oss själva, våra leverantörer, underentreprenörer eller beställare. Basmöte Möte med JMs platsledning, lagbas och entreprenörers ansvariga montörer. Vid mötet behandlas bland annat ordningsfrågor, information till arbetsplatsen, planering av produktionen inom närmaste tiden samt utförandeproblem. Beskedstidsplan Lista / tidsplan på besked som måste finnas för att klara projekteringstidsplanen. Besiktningsplan Plan vilken utvisar olika besiktningar och placering i tid. Byggmöte Möte mellan beställare och entreprenör. Vid mötet ska i förekommande fall behandlas frågor enligt AF AMA AFC.382. Även möte mellan JM som beställare och underentreprenörerna. Underentreprenörens ombud eller den person som har rätt att fatta beslut om tider och ekonomi skall närvara. Vid mötet behandlas frågor rörande samordning avseende utförande, dessutom frågor rörande tid och ekonomi. Egenkontroll Kontroll av arbete, genomförd enligt fastställda regler, av den som utfört arbetet. Egenkontrollplaner Plan över vilka egenkontroller som ska utföras. Fuktskyddsbeskrivning En beskrivning i vilken fuktkritiska byggnadsdelar och arbetsmoment uppmärksammas, samt åtgärder för att förebygga fuktproblem redovisas. Förfrågan Ett erbjudande till en leverantör, entreprenör eller konsult att lämna anbud på en leverans eller entreprenad. Inköpsbudget Budget för inköp i projekt. Denna tas fram utifrån den godkända produktionskalkylen och redovisas i inköpsplanen. Inköpsplan En handling för planering och redovisning av inköpsarbetet i projektet, såväl tidsmässigt som ekonomiskt. Inköpsplanen redovisar tider för förfrågan, upphandling och leverans samt budget och utförda inköp. Interna revisioner En systematisk och dokumenterad verifieringsprocess för att på ett objektivt sätt samla in och utvärdera revisionsbelägg för att avgöra om aktiviteter (ex. kvalitets- eller miljöpåverkande) och tillhörande resultat överensstämmer med vad som står i verksamhetssystemet och om aktiviteterna genomförts på ett effektivt sätt och är lämpliga för att nå målen. Konkurrentanalys Uppgifter om konkurrerande objekt. Hyresrätter, brf, äganderätter, begagnatmarknaden och nyproduktion. Hyror, insatser, årsavgifter och rent. Konstruktionsgenomgång Möte där projektör och projekteringsledare fastlägger standard m.m. Kontaktlista Adresslista till berörda, ex. byggherre, projektörer och myndigheter. Kontraktsgenomgång Rutiner för genomgång innan kontrakt undertecknas för att, så långt som då anses rimligt: säkerställa att krav är definierade. säkerställa att förmåga finns att uppfylla kraven. ange hur ändringar mellan kontrakt och anbud klarlägges och behandlas. Kontrollplan Plan över vilka kontroller och egenkontroller som ska utföras. Kvalitet Alla sammantagna egenskaper hos ett objekt eller en företeelse som ger dess förmåga att tillfredsställa uttalade och underförstådda behov. Ledningens genomgång Av högsta ledningen utförd utvärdering av verksamhetssystemets tillstånd och lämplighet i förhållande till kvalitets- och miljöpolicy samt mål. Leverantörsbedömning Bedömning av såväl tidigare anlitad som tidigare icke anlitad leverantör eller entreprenör. Bedömningen utförs innan förfrågan. Distributionslista (projektering) Adresslista till projekt- och produktionsgrupp. Beskrivning av Verksamhetssystem JM Entreprenad AB utgåva

14 Marknadsplan Plan som anger hur vi mot kunder och konkurrenter : - Står idag (nuläge) - Vilken position som är önskvärd och nåbar - Vilka kunderna och målgrupperna är - Mål - Marknadsföringsaktiviteter - Sammanfattning (affärsplan/volymer, resurser, kunder, segment, konkurrensfördelar m.m.). Maskinplan Plan över vilka maskiner som avses användas innehållande angiven tidsåtgång. Mottagningskontroll Kontroll av kvantitet och kvalitet i samband med leverans. Syftet med kontrollen är att säkerställa att inkommande produkter inte används eller behandlas utan att det verifierats att de överensstämmer med specificerade krav. Mötesplan Plan vilken utvisar ordningsföljd och placering i tid för erforderliga möten samt deltagare för respektive möte. Produktionskalkyl Anbudskalkylen uppställd enligt kontoplan för JM, med justering för ev. förändrade förutsättningar. Produktionskalkylen ska vara byggdelssatt. Produktionstidsplan Tidsplan som utvisar styrande aktiviteter under produktionsskedet. Projekteringsbudget Budget för projekteringskostnader. Denna tas fram utifrån den godkända produktionskalkylen. Projekteringsmöte Möte där projekteringsledaren leder projekteringsarbetet och projekteringsgrupp rapporterar status. Projektresultat Resultat av intäkter och kostnader för specifikt projekt. Relationshandlingar Ritningar och beskrivningar eller andra handlingar som visar färdig produkt efter färdigställandet. Resursplan Det egna personalbehovet under hela produktionstiden. Slutmöte produktion Möte i anslutning till projektets slut för genomgång av vad som var bra respektive mindre bra i produktionsskedet samt vad vi kan göra bättre i nästa projekt. Startmöte produktion En information om projektet samt genomgång av förutsättningar och regler som hålls för egen personal och UE. Detta sker i anslutning till att man börjar på arbetsplatsen. Upphandlingsmöte Möte med utvalda anbudsgivare. Veckotidsplan Veckostudie med förstoringsglas av produktionstidsplan, hög detaljnivå. Värdering av leverantörer och entreprenörer En utvärdering av leverantörer, entreprenörer och konsulter som sker efter avslutat projekt. Beskrivning av Verksamhetssystem JM Entreprenad AB utgåva