Användarmanual i Thord Optik För optiker

Transkript

1 Användarmanual i Thord Optik För optiker

2 Innehåll 1 Optikeranvändare Startsida Specifik information på startsidan för glasögonbidrag Specifik information på startsidan för glasögonbidrag 8-19 år Specifik information på startsidan för administratörer Sök och visa person Personuppgifter Information på brukarsidan Afaki/diplopi Kort beskrivning av arbetsflöde för afaki/diplopi Se information om hjälpmedel för afaki/diplopi Registrera hjälpmedel för afaki/diplopi Registrera hjälpmedel för afaki/diplopi - ansök om glasögonbidrag vid samma tillfälle Glasögonbidrag Kort beskrivning av arbetsflöde för glasögonbidrag 0-7 år Kort beskrivning av arbetsflöde för glasögonbidrag 8-19 år Se information om glasögonbidragsansökningar Ansöka om bidrag inom sex månader från senaste bidragsuttag Registrera bidragsansökan Specifikt för glasögonbidrag 0-7 år Specifikt för glasögonbidrag 8-19 år Sök bidragsansökningar Skapa fakturaunderlag för glasögonbidrag 0-7 år Skapa fakturaunderlag för glasögonbidrag 8-19 år Administration Fakturering Skapa faktura Sök fakturor Kreditera faktura Administrera användare Lista användare Ändra användare Ny användare Hantera avdelningar/butiker Lägg till avdelningar/butiker Inaktivera eller ändra avdelningar/butiker Ansöka om utökad roll för företaget Metamenyn Ändra den egna användarinformationen Ändra lösenord Mer information Hjälp Kontakta oss

3 1 Optikeranvändare I Thord kan du som optiker ansöka om glasögonbidrag för 0-7 åringar och/eller glasögonbidrag för 8-19 åringar. Vissa optiker kan även registrera hjälpmedel för afaki och diplopi. Om du har rollen administratör för ditt företag kan du hantera det som listas under avsnittet Administration. OBS! För att kunna ansöka om glasögonbidrag måste du som användare vara knuten till en specifik avdelning/butik. Om du själv har rollen Administratör kan du välja aktuell butik själv (se avsnitt Ändra användare ), i annat fall får du kontakta ditt företags administratör så får administratören sätta aktuell avdelning/butik för dig. När ni lägger upp användare är det viktigt att varje enskild användare också registreras med individuella användaruppgifter. Det räcker inte att verksamheten endast har ett användarkonto per butik som alla använder gemensamt. Varje användare måste ha sina egna inloggningsuppgifter i systemet. 3

4 2 Startsida Gemensamt för alla optiker oavsett om du hanterar glasögonbidrag, registrerar hjälpmedel för afaki/diplopi eller arbetar som administratör för ditt företag så visar startsidan en meny samt en sökruta för att söka upp en person och på så sätt komma till brukarsidan. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen kan även publicera nyheter riktade till optiker i Thord som visas på denna sida, om nyheterna innehåller en längre text går det att visa hela texten genom att klicka på länken Visa mer. Det finns även flera länkar i övre högra hörnet där du kan ändra dina användarinställningar samt få mer information och hjälp. 2.1 Specifik information på startsidan för glasögonbidrag Om du hanterar glasögonbidrag så visas menyalternativet Sök bidragsansökningar där det går att söka bland de befintliga bidragsansökningarna Specifik information på startsidan för glasögonbidrag 8-19 år En snabblänk till listningen av godkända glasögonbidragsansökningar visas här om sådana finns. Om du klickar på länken hamnar du på Sök bidragsansökningar-sidan med en lista på godkända ansökningarna. 4

5 2.2 Specifik information på startsidan för administratörer I menyn kan du välja administrativa handlingar som du vill utföra: Administrera användare, Skapa faktura, Sök fakturor, Hantera avdelningar/butiker, Ansök om utökad roll (visas endast om det finns några roller att ansöka om). 5

6 3 Sök och visa person 1. Sök person -funktionen finns tillgänglig mitt på startsidan eller för övriga sidor direkt under menyraden. 2. Skriv in person- eller reservnummer och tryck Sök. Menyvalet Brukare tänds och Brukarsidan visas. 3. Vald person visas alltid uppe till vänster under menyn, genom att klicka på personen så kommer man alltid tillbaka till Brukarsidan. Kopplingen till brukaren släpps vid menyval Sök bidragsansökningar och Administration. 4. En sida visas med information om personen så som personuppgifter samt listor med glasögonbidragsansökningar samt erhållna synhjälpmedel. 5. Har du under sessionen (senaste inloggningen) sökt på flera olika personer så visas ett rullgardinsfält över de senaste uppsökta personerna ( Tidigare personer ). Genom att klicka på ett namn i denna rullgardinsmeny kommer du direkt till dennes Brukarsida. 3.1 Personuppgifter 1. Sök efter en person enligt ovan. 2. Högst upp på Brukarsidan visas personuppgifter. 6

7 3. För att uppdatera uppgifterna välj Ändra personuppgifter. 4. Uppdatera önskade fält i dialogen. Tryck på Spara. 5. Uppgifterna sparas på personen och visas sedan upp på Brukarsidan. 7

8 3.2 Information på brukarsidan På Brukarsidan listas information om sådant som är kopplat till det som du arbetar med i Thord om du hanterar glasögonbidragsansökningar visas dessa här, och om du arbetar med att registrera hjälpmedel för afaki/diplopi så visas befintliga hjälpmedel här. Listorna innehåller även hjälpmedel/glasögonbidragsansökningar som andra optiker har registrerat. Dessa rader visas utgråade i listan och är inte klickbara för dig som jobbar på ett annat företag (i afaki-/diplopifallet) eller i en annan butik (i glasögonbidragsfallet). I det fallet att raden är skapad av företaget/butiken som du arbetar på är raderna i listorna klickbara. Klicka på en rad och en dialog med ytterligare information visas. För att lättare hitta önskat hjälpmedel/bidragsansökan så är kolumnerna sorteringsbara. Som standard visas alla raderna i fallande datumordning. 8

9 4 Afaki/diplopi 4.1 Kort beskrivning av arbetsflöde för afaki/diplopi Förhandskrav: företaget måste vara registrerat och godkänt i Thord. Butiker och användare måste vara registrerade, och användaren och organisationen denne tillhör måste ha rätt roll. 4.2 Se information om hjälpmedel för afaki/diplopi Klicka på hjälpmedlet i listan för att se ytterligare information om detta hjälpmedel. Man kan ta bort ett hjälpmedel i listan innan det är fakturerat genom att klicka på soptunnan längst ut till höger. 9

10 Notera: när det gäller hjälpmedel som regleras av kvoter så får man inte ta bort ett hjälpmedel om det finns ett senare skapat hjälpmedel då kvoten för detta baseras på det tidigare skapade hjälpmedlet. Soptunnan visas endast för de rader som det är tillåtet att ta bort. 10

11 4.3 Registrera hjälpmedel för afaki/diplopi Klicka på länken Registrera hjälpmedel. En dialog visas där du fyller i nödvändiga uppgifter. Klicka på Gå vidare-knappen för att komma till steg 2 av registreringen. Om brukaren har fått hjälpmedel tidigare så måste i vissa fall en orsak till anskaffning anges. Om det är så att brukaren redan har fått hjälpmedel som regleras av kvoter så visas den informationen i den gula rutan till vänster. 11

12 I steg 2 väljer du positioner för hjälpmedlet och klickar på Klar för fakturering-knappen för att slutföra registreringen. Du kan ta bort redan tillagda positioner genom att klicka på soptunnan på den raden. 12

13 4.4 Registrera hjälpmedel för afaki/diplopi - ansök om glasögonbidrag vid samma tillfälle När hjälpmedlet är färdigregistrerat (dvs. steg 2 i föregående avsnitt Registrera hjälpmedel för afaki/diplopi är ifyllt och du har klickat på Klar för faktureringknappen) så finns möjligheten att ansöka om glasögonbidrag om brukaren har rätt till detta (korrekt ålder samt inte någon pågående glasögonbidragsansökan). Om brukaren är 0-7 år så kan ansökan och fakturaunderlaget skapas direkt (se avsnitt Registrera bidragsansökan samt Skapa fakturaunderlag för glasögonbidrag 0-7 år ). Om brukaren är 8-19 år kan endast ansökan för glasögonbidraget göras direkt eftersom denna måste godkännas av landstinget innan fakturaunderlaget kan skapas (se avsnitt Registrera bidragsansökan samt Skapa fakturaunderlag för glasögonbidrag 8-19 år ). 13

14 Dialogen som visas när man skapar ett fakturaunderlag för ett glasögonbidrag som är kopplat till ett afaki-/diplopihjälpmedel visas nedan. Fälten som ska fyllas i speglar hjälpmedelstypen, är det glasögon som skapats så visas fälten glas och bågar är det linser som har skapats så visas fält som hör till den hjälpmedelstypen. För glasögonbidrag 8-19 år är även brukarens eventuella egenavgift med i summeringen: Läs mer om glasögonbidrag och se hur arbetsflödet ser ut för dessa under avsnittet Glasögonbidrag. 14

15 5 Glasögonbidrag Eftersom stora delar av arbetsflödena för glasögonbidrag 0-7 år och glasögonbidrag 8-19 år är likadana så visas de gemensamma delarna först. Där arbetsflödena skiljer sig mellan 0-7 år och 8-19 år så visas de stegen separat. Vissa skärmbilder kan därför visa att exemplet gäller 8-19 år men bilden och beskrivningen motsvarar även hur det ser ut och fungerar när man hanterar glasögonbidrag 0-7 år. 5.1 Kort beskrivning av arbetsflöde för glasögonbidrag 0-7 år Förhandskrav: företaget måste vara registrerat och godkänt i Thord. Butiker och användare måste vara registrerade och användaren måste ha rätt roll samt vara knuten till en butik. 5.2 Kort beskrivning av arbetsflöde för glasögonbidrag 8-19 år Förhandskrav: företaget måste vara registrerat och godkänt i Thord. Butiker och användare måste vara registrerade och användaren måste ha rätt roll samt vara knuten till en butik. 5.3 Se information om glasögonbidragsansökningar Tidigare registrerade bidragsansökningar visas dels i listan över Glasögonbidrag 0-7 år eller Glasögonbidrag 8-19 år på brukarsidan men kan även sökas fram via sidan Sök bidragsansökningar. Om du klickar på raden så visas informationen som angavs vid ansökningstillfället samt eventuellt informationen från ett skapat fakturaunderlag. Om soptunnan visas på raden kan man ta bort ansökan (klicka i så fall på soptunnan). Om det redan finns en ansökan som inte är färdigbehandlad (dvs. helt färdigfakturerad) så 15

16 kan man inte ansöka om ett glasögonbidrag på nytt utan länken Registrera bidragsansökan är utgråad. Detsamma gäller om bidraget är fakturerat inom 6 månader från nytt ansökningsdatum. Om kunden har en synförändring kan nytt bidrag betalas ut. Då ska en ansökan om att öppna upp systemet för kunden mailas in till glasogonbidrag.hsf@sll.se Bifoga recept som verifierar synförändring sedan föregående bidrag. 5.4 Ansöka om bidrag inom sex månader från senaste bidragsuttag Om en brukare tagit ut glasögonbidrag för mindre än sex månader sedan, och man vill göra en ny bidragsansökan, måste förvaltningen för glasögonbidrag kontaktas för att hantera den nya ansökan. Förvaltningen nås via e-post: glasogonbidrag.hsf@sll.se, ange referensnummer om möjligt samt orsak till bidragsansökan. 5.5 Registrera bidragsansökan Det går inte att registrera och ansöka om glasögonbidrag för endast synundersökning. Synundersökningen måste kopplas till samtidigt köp av glasögon/linser för att bidrag ska utgå Klicka på länken Registrera bidragsansökan (som visas, längst ut till höger, på samma rad som den gula rubriken) för att visa dialogen för ansökan. OBS! Om du inte har en aktuell, vald avdelning/butik så är länken inte klickbar. I första steget av ansökan så måste du bekräfta att ett medicinskt behov/förändring föreligger samt skriva ut en fullmakt för brukarens eller vårdnadshavarens underskrift. En separat utskriftsdialog visas av ditt operativsystem där du väljer skrivare och därefter skriver ut fullmakten. 16

17 I steg två av ansökan behöver du bekräfta att brukaren/vårdnadshavaren skrivit på fullmakten samt att brukaren/vårdnadshavaren godkänner hanteringen enligt angivna specifikationer i Thord Specifikt för glasögonbidrag 0-7 år Om brukaren som är vald är äldre än 7 år så visas inte länken Registrera bidragsansökan alls. 17

18 När glasögonbidragsansökan är färdigregistrerad, dvs. när steg 2 av 2 är ifyllt och du har klickat på Ansök-knappen så kan man direkt skapa ett fakturaunderlag för detta glasögonbidrag. Se avsnitt Skapa fakturaunderlag för glasögonbidrag 0-7 år nedan för hur du gör detta Specifikt för glasögonbidrag 8-19 år Om brukaren är yngre än 8 år eller äldre än 19 år så visas inte länken alls. 5.6 Sök bidragsansökningar 1. För att hitta bidragsansökningar, klicka på Sök bidragsansökningar i huvudmenyn. 2. Sidan för att söka öppnas. 3. För att filtrera din sökning kan du välja att bara visa bidragsansökningar med en viss status genom att klicka i eller ur de olika filtreringsalternativen. Det går även att söka på ett specifikt referensnummer. Det finns fler sökkriterier som visas genom att klicka på Visa fler sökkriterier (bl. a. fler statusar och datumintervall). Om ditt företag hanterar både Glasögonbidrag för 0-7 år samt Glasögonbidrag 8-19 år kan du även filtrera resultatet på bidragstyp. 4. Genom att klicka på raderna öppnas dialogen för att skapa fakturaunderlag där du även kan välja att ta bort en ansökan. 18

19 5.7 Skapa fakturaunderlag för glasögonbidrag 0-7 år Välj vilken typ av hjälpmedel och fyll därefter i respektive fält och klicka på Skapaknappen för att färdigställa fakturaunderlaget (se bild nedan på dialogen Skapa fakturaunderlag samma dialog används för att skapa ett fakturaunderlag för glasögonbidrag 8-19 år). Status på glasögonbidragsansökan 0-7 år har nu ändrats till Klar för fakturering. Fakturan kan därefter skapas av administratören på ditt företag. 5.8 Skapa fakturaunderlag för glasögonbidrag 8-19 år När du sökt upp bidragsansökan som har godkänts så kan du skapa ett fakturaunderlag genom att klicka på raden för bidragsansökan. Detta går att göra i sökresultatet som visas på Sök bidragsansökningar-sidan eller från brukarsidans lista över befintliga bidragsansökningar. Välj vilken typ av hjälpmedel och fyll därefter kostnaderna (exkl. moms) som brukaren får betala i respektive fält. Observera att momsen skrivs in separat i moms-fältet. Klicka därefter på Skapa-knappen för att färdigställa fakturaunderlaget. Status på glasögonbidragsansökan 8-19 år har nu ändrats till Klar för fakturering. Fakturan kan därefter skapas av administratören på ditt företag. 19

20 6 Administration Administrationsmenyn och dess val visas endast för de användare som har rollen Administratör på företaget. Som administratör kan du administrera de användare som finns på företaget, skapa fakturor, söka fakturor samt hantera företagets avdelningar/butiker och ansöka om utökade roller för företaget om sådan finns att ansöka om. 6.1 Fakturering Skapa faktura När hjälpmedel/glasögonbidrag ska faktureras genom Thord hämtar systemet automatiskt upp alla faktureringsunderlag som har status Klar för fakturering. Om ett fakturaunderlag inte ska faktureras väljer man bort det från listan. Om det är många rader i listan går det att få bättre överblick samt bättre sök- och filtreringsfunktioner genom att exportera informationen till en Excel-fil genom att klicka på länken Exportera alla rader till Excel. För att skapa en faktura följ stegen enligt nedan: 1. Välj menyvalet Administration och Skapa faktura. Välj Typ av faktura och alla fakturaunderlag som har status Klar för fakturering visas för den fakturatyp som är vald. 20

21 2. Genom att klicka på en rad visas en dialog upp där administratören kan se mer detaljerad information om hjälpmedlet. Välj Stäng för att stänga dialogen. 3. Bocka i de kryssrutor för de hjälpmedel som ska faktureras. I normalfallet: bocka i rutan i menyraden så väljs samtliga hjälpmedel, därefter kan man bocka ur de hjälpmedel som eventuellt inte ska faktureras. Sidan uppdateras med totalsumma. Hjälpmedel som exkluderas från fakturan kommer fortfarande att ha status Klar för fakturering, och kan faktureras vid annat tillfälle. 4. Fakturadatum är angivet till dagens datum och förfallodatum är angivet trettio dagar senare. Fakturadatum går att ändra på. Ange ett fakturanummer (det som ert företag själv vill använda) och klicka på Skicka. En dialogruta för Skapa faktura öppnas, klicka på OK för att fortsätta, eller Avbryt för att gå tillbaka. 5. En elektronisk faktura skickas till handläggare på LSF ekonomi som granskar och godkänner fakturan. Om fakturahandläggaren anser att det är något fel med fakturan kan de avvisa den. Ni blir då kontaktade av LSF via telefon eller mejl. Afaki- /diplopihjälpmedel som finns med på en faktura som avslagits hamnar i status Klar för fakturering och kan bearbetas. Glasögonbidragsfakturaunderlag hamnar också i status Klar för fakturering men dessa kan inte bearbetas utan måste tas bort innan en eventuell ny ansökan kan registreras för att därefter faktureras på nytt. 21

22 6.1.2 Sök fakturor Under Sök fakturor kan man sortera, filtrera och söka på redan skickade fakturor. Filtrering görs på fakturatyp Afaki/Diplopi, Glasögonbidrag (0-7 år eller 8-19 år) och på fakturastatus Skickade, Godkända och Avslagna, samt på datumintervall. Man kan söka på fakturanummer eller del av fakturanummer för att hitta specifik faktura. Genom att klicka på vald faktura så kommer man till Fakturainformation som ger mer detaljerad information om fakturan samt visar upp fakturaunderlaget. Fakturan med underlag kan exporteras till Excel för vidare hantering Kreditera faktura På en faktura med status Godkänd kan en kreditfaktura skapas. Kreditfaktura kan enbart skapas på hjälpmedelsnivå. 22

23 1. Välj menyvalet Administration och Sök faktura. 2. Välj en faktura med status Godkänd, vid behov använd filterfunktionen för att bara få upp fakturor med status Godkända. 3. Vald faktura visas upp, välj länktext Skapa kreditfaktura. 4. Sida för att skapa kreditfaktura visas. Markera de hjälpmedel som ska krediteras, vid behov använd sök- och filtreringsfunktionerna. Hjälpmedel som eventuellt redan är krediterade är utgråade och inte valbara. 5. Ange ett fakturanummer (det som ert företag själv vill använda) och klicka på Skicka. Fakturadatum är angivet till dagens datum och förfallodatum är angivet trettio dagar senare. Fakturadatum går att ändra på. 6. En elektronisk faktura skickas till handläggare på LSF ekonomi som granskar och godkänner fakturan. 23

24 6.2 Administrera användare Lista användare Välj Administrera användare i menyn. Möjlighet finns att filtrera användare utifrån grupp och eventuella kombikakoder samt om användaren är aktiv eller inaktiv. Listorna är också sorterbara utifrån listans kolumnrubriker. Det går också bra att söka på användarens namn/användarnamn. Om du klickar på en användare i listan så öppnas en dialog med informationen för denna användare (se avsnitt Ändra användare nedan för mer information). Om du vill skapa en ny användare, klickar du på länken Ny användare till höger ovanför listan (se avsnitt Ny användare nedan för mer information). 24

25 6.2.2 Ändra användare Klicka på vald användare i listan. En dialogruta öppnas. Editera informationen och spara. Notera: I det fallet att användaren som du ändrar har rollen Användare och håller på med Hantering av glasögonbidrag så måste du sätta en avdelning/butik för denna användare annars kan användaren inte arbeta med glasögonbidrag i Thord Hantera användarroller Här kan du som administratör välja vilka speciella användarroller som användaren ska ha i Thord. Användarrollerna som kan specificeras för användaren beror på vilka roller ditt företag får hantera. Om ditt företag får hantera glasögonbidrag 0-7 år och/eller 8-19 år så finns dessa användarroller med i listan. Om ditt företag får registrera hjälpmedel för afaki/diplopi så finns den användarrollen också med i listan. 25

26 Inaktivera användare Klicka på länktexten Inaktivera användare för att inaktivera den valda användaren. När användaren har inaktiverats så visas en bekräftelse om detta Aktivera användare Inaktiva användare kan återaktiveras. Filtrera i listan på Inaktiva användare. Klicka på vald användare. Dialogfönster visas. Klicka på länktexten Aktivera användare. 26

27 6.2.3 Ny användare För att lägga till ny användare, klicka på Ny användare. En dialogruta öppnas. Ange användarinformation och spara. När en ny användare skapas får denna alla roller som företaget har tillgång till. Om företaget har de utökade rollerna Ansöka om glasögonbidrag 0-7 år samt Ansöka om glasögonbidrag 8-19 år får den nya användaren dessa roller automatiskt. Om användaren endast ska arbeta med en av företagets roller så får du öppna denna användare och ändra vilka roller hen ska ha genom att klicka på länken Hantera användarroller. Notera: I det fallet att användaren som du ändrar har rollen Användare och håller på med hantering av glasögonbidrag så måste du sätta en avdelning/butik för denna användare annars kan användaren inte arbeta med glasögonbidrag i Thord. 27

28 6.3 Hantera avdelningar/butiker Lägg till avdelningar/butiker 1. Klicka på Administration och sedan Hantera avdelningar/butiker så öppnas en dialogruta som listar alla avdelningar/butiker som lagts till för företaget. 2. Fyll i uppgifterna i formuläret och klicka sedan Lägg till och avdelningen/butiken läggs till i listan. Du kan nu fortsätta fylla i ännu en ny butik. 3. När du lagt till de nya avdelningarna/butikerna måste du klicka Spara för att ändringarna ska sparas. Du kan endast ta bort en butik innan du klickat på Spara, därefter kan man bara avaktivera eller aktivera en avdelning/butik genom att klicka på ögonikonen Inaktivera eller ändra avdelningar/butiker 1. Klicka på Administration och sedan Hantera avdelningar/butiker så öppnas en dialogruta (lika som punkten ovan) som listar alla avdelningar/butiker som lagts till för företaget. 2. I listan klickar du på den avdelning/butik du vill ändra på varpå alla tillhörande uppgifter hämtas till informationsformuläret bredvid. 3. Ändra de uppgifter du vill justera och klicka sedan på knappen Ändra under formuläret och därefter på Spara för att ändringarna ska börja gälla. 28

29 6.4 Ansöka om utökad roll för företaget Om ditt företag har möjlighet att ansöka om en utökad roll så visas ett meddelande för företagets administratörer. Genom att klicka på detta meddelande så kan du ansöka om att få den utökade rollen. Denna ansökan kan behöva godkännas av landstinget (meddelas vid ansökan om så är fallet). Om du för tillfället inte vill ansöka om den tillgängliga rollen så kan du dölja meddelandet som visas på förstasidan genom att klicka på krysset i högra hörnet av meddelandet. Du kan vid ett senare tillfälle ansöka om att få den utökade rollen genom att välja Ansök om utökad roll under menyalternativet Administration. För att ansöka om utökad roll markerar du rollen du vill ansöka för i dialogen som visas och klickar därefter på Ansök. Notera: om du har ansökt om en utökad roll för företaget så måste du därefter sätta denna roll på de användare som ska få utföra handlingen som rollen innebär. 29

30 7 Metamenyn Eftersom när man som optiker hanterar glasögonbidrag måste vara kopplad till en specifik avdelning/butik när man arbetar så visas vald avdelning/butik i metamenyn bredvid användarnamnet. 7.1 Ändra den egna användarinformationen 1. Klicka på namnet bredvid kugghjulet i metamenyn. 2. Ändra användaruppgifter och välj Spara. 3. Användaruppgifterna har sparats. 30

31 7.1.1 Ändra lösenord Klicka på Ändra lösenord. En dialogruta visas. Fyll i uppgifterna och spara. 7.2 Mer information Här finns allmän information om systemet Thord. Det finns även länkar till Hjälpmedelsguiden och Utbildningsmaterial Förskrivningsprocessen. 31

32 7.3 Hjälp Här finns kontaktinformation till support samt aktuell användarhandledning. 7.4 Kontakta oss Här finns en kontaktlista till handläggare inom aktuella olika områden. 32