Riktlinjer för IAF-medarbetaren vid operativ granskning

Transkript

1 (13) Granskningsenheten Stefan Lejerdahl Riktlinjer för IAF-medarbetaren vid operativ granskning Riktlinjerna har utvecklats av Stefan Lejerdahl, projektledare, och Marie Nordmarc. Postadress Besöksadress Växel Fax Webbplats Box 210, Katrineholm Hantverkaregatan

2 (13)

3 (13) Innehåll 1 Förord Uppförandekod IAF:s uppdrag Förberedelse inför intervju eller ärendegranskning Skriftlig förhandsinformation Uppdragsledarens roll Väl förberedd Resplan IAF-medarbetarens mandat vid operativ granskning Checklista vid intervju av tillsynsobjekten Checklista vid ärendegranskning hos tillsynsobjekten Tips vid intervjuer Tips vid ärendegranskning Jäv och sekretess med mera Personliga kontakter hos tillsynsobjekten Lunch, middag och kaffe hos tillsynsobjektet Sekretess Hantering av inspelade samtal Information utanför granskningen Egna anteckningar... 13

4 (13) 1 Förord Under 2008 bedrev IAF ett internt utvecklingsprojekt som identifierade ett behov av tydligare riktlinjer för medarbetarna vid operativ granskning 1. Utvecklingsprojektet resulterade även i en arbetsform där granskningar utförs i projekt med en tydlig beställare och en uppdragsledare. För att den operativa granskningen ska vara effektiv krävs att både IAF-medarbetare och representanter för tillsynsobjektet är trygga i granskningssituationen. IAF:s ledning bedömde att riktlinjer vid operativ granskning är ett bra verktyg för att skapa goda förutsättningar för bra möten med tillsynsobjekten. Riktlinjerna ska vara ett nyttigt verktyg för samtliga medarbetare och i synnerhet för nyanställda För IAF:s del syftar dessa riktlinjer därför till att klargöra medarbetarens roll och mandat vid operativ granskning. Det ska kunna bidra till enhetliga och professionella granskningar vilket är av yttersta vikt för myndighetens trovärdighet hos både tillsynsobjekten och medborgarna. IAF ska arbeta för att inte i onödan bidra till ökad arbetsbelastning hos tillsynsobjekten. Vidare ska IAF ha en transparent tillsyn med bibehållen hög integritet. Nyckelord: enhetlighet, professionalitet och trovärdighet Anne-Marie Qvarfort Generaldirektör 1 Med operativ granskning avses granskningar som genomförs i tillsynsobjektens lokaler, till exempel som en intervju eller som en ärendegranskning. I vissa fall kan granskningsmöten genomföras i IAF:s lokaler, via telefonmöten eller via videokonferens.

5 (13) 2 Uppförandekod Att uppträda professionellt och bemöta tillsynsobjekten med respekt är en viktig del för IAF:s trovärdighet. Medarbetarna ska företräda myndigheten på bästa sätt både vid operativ granskning och då representanter för tillsynsobjekten besöker IAF. Att bedriva operativ granskning ställer höga krav på att utredaren inger förtroende och är tydlig gentemot tillsynsobjekten. Vidare ska granskningen präglas av saklighet och oberoende. Det innebär bland annat ett professionellt förhållningssätt gentemot tillsynsobjektet - att vara social utan att vara personlig. Statstjänstemannens roll är att alltid förhålla sig neutral i sin myndighetsutövning. Tillsynsanslaget bör genomsyra hela mötet. Det får inte råda något tvivel hos tillsynsobjektet om varför IAF gör en granskning och vad syftet med granskningen är. En annan förutsättning är att IAF-medarbetarna är väl förberedda inför granskningen. Saklighet är viktigt för att uppnå trovärdighet. Svepande formuleringar bör undvikas. Det bör även beaktas att medarbetarens uttalanden vid en granskning kan komma att tolkas som myndighetens ställningstagande. Naturligtvis är representativ klädsel och att medarbetarna bär namnbricka ett led i god uppförandekod. Det är olämpligt att material som väskor, pennor och dylikt med något tillsynsobjekts logotyp medförs vid möten med tillsynsobjekten. Nyckelord Företräda myndigheten på bästa sätt Tydligt tillsynsanslag och utpräglad saklighet Uppdragsledaren ansvarar för granskningen Väl förberedd Representativ klädsel Namnbricka

6 (13) 3 IAF:s uppdrag Av förordning (2007:906) med instruktion för Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen framgår: 1 Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ansvarar för tillsyn över arbetslöshetsförsäkringen, arbetslöshetskassorna och Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden som har samband med arbetslöshetsförsäkringen. 2 Utöver de uppgifter som följer av lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor och lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring, ska myndigheten 1. granska Arbetsförmedlingens utbetalning av statsbidrag till arbetslöshetskassorna enligt 8 förordningen (1997:836) om arbetslöshetskassor, 2. granska handläggningen av och rutinerna för handläggning av ärenden hos Arbetsförmedlingen som påverkar rätten till arbetslöshetsersättning, 3. granska handläggningen av och rutinerna för handläggning av ärenden hos Arbetsförmedlingen om återkallande av anvisningar till arbetsmarknadspolitiska program, 4. till Arbetsförmedlingen påtala de brister som inspektionen har funnit vid sin granskning, 5. verka för att säkerställa att arbetslöshetsersättning betalas ut endast till den som är berättigad till sådan ersättning, och 6. följa utvecklingen på arbetslöshetsförsäkringens område samt ta de initiativ till åtgärder som uppföljningen ger anledning till. Förordning (2009:334). Av i lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor framgår följande: Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen utövar tillsyn över arbetslöshetskassorna och gör uppföljning av arbetslöshetsförsäkringen. Inspektionen ska verka för att bestämmelserna i lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring och i denna lag tillämpas likformigt och rättvist. Enligt 90 i lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor ska en arbetslöshetskassa lämna uppgifter enligt vad regeringen eller efter regeringens bemyndigande IAF föreskriver. En arbetslöshetskassa är skyldig att lämna inspektionen tillträde till föreningsstämma och styrelsesammanträden. Enligt 48 g lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring ska arbetsförmedlingen till Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen lämna de uppgifter som har betydelse för tillsynen över ärenden om arbetslöshetsersättning. Av ovanstående lagrum framgår att IAF ska verka för en likformig och rättvis tillämpning av lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor och lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring. Det ingår även i myndighetens uppdrag att granska statsbidrag och ärenden som rör arbetslöshetsersättning vid Arbetsförmedlingen. Arbetslöshetskassorna och Arbetsförmedlingen har skyldighet att lämna ut uppgifter och handlingar till IAF.

7 (13) Instruktionen och bestämmelserna i lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor utgör de yttre ramarna för IAF:s tillsynsmandat. Det är i första hand beställarens uppgift att säkerställa att respektive granskningsuppdrag ligger innanför dessa ramar. I beställarens roll ligger även att avgränsa och styra så att granskningen inte går utanför uppdragets ramar. 4 Förberedelse inför intervju eller ärendegranskning En effektiv granskning förutsätter att både IAF och tillsynsobjektet är väl förberedda. 4.1 Skriftlig förhandsinformation Inför granskningen ska tillsynsobjektet i god tid ha fått skriftlig information om intervjun eller ärendegranskningen. Tillsynsobjektet ska vara informerat om vilken typ av uppgifter som kommer att efterfrågas för att kunna säkerställa att rätt funktioner är representerade vid granskningen. Tillsynsobjektet bör alltid till IAF bekräfta tiden för besöket. Notera namn, funktion och telefonnummer på den som är kontaktperson hos tillsynsobjektet. Glöm inte tillsynsobjektets adress. 4.2 Uppdragsledarens roll Uppdragsledaren är den främste företrädaren för myndigheten vid varje granskning. Det är ofta uppdragsledaren som har etablerat de första kontakterna med tillsynsobjektet och är också den som leder mötet och samtalet. Alla uppdragsdeltagare ska dock vara väl förberedda. Det är viktigt att uppdragsgruppen klargör respektive medarbetares roll eller uppgift under granskningen. 4.3 Väl förberedd Vid granskningstillfället ska IAF-medarbetarna vara på rätt plats vid rätt tidpunkt och har rätt uppgifter om tillsynsobjektets kontaktperson. Medarbetarna ska också vara väl insatta i granskningen och ha god kännedom om tillsynsobjektet. Kännedom om IAF:s uppdrag och vision är också en del av förutsättningarna för ett bra möte. 4.4 Resplan Vid granskningar där tillsynsobjekt besöks ska en enkel resplan upprättas av säkerhetsskäl. Den ska innehålla resesätt, restider och hotellövernattningar för att IAF ska kunna nå medarbetare vid behov. Resplanen översänds till respektive medarbetares chef via mejl för godkännande. Nyckelord Skriftlig information till tillsynsobjektet Kontaktuppgifter Klargöra respektive medarbetares roll vid intervjun Resplan

8 (13) 5 IAF-medarbetarens mandat vid operativ granskning Om förutsättningarna för granskning inte är uppfyllda, trots att IAF varit tydliga med dessa uppgifter, kan besöket ombokas. Dock ska i möjligaste mån planerad intervju eller ärendegranskning genomföras, till exempel genom att kompletterande information begärs in senare. Exempel på situationer där granskningen kan ombokas är: Fel funktion infinner sig vid intervjun och det inte finns någon lämplig ersättare med relevant kompetens Relevant underlag saknas Ingen tillgång till objektets datasystem I dessa fall bör uppdragsledaren informera den ansvarige hos tillsynsobjektet om att förutsättningarna för granskningen inte är uppfyllda. Uppdragsledaren begär på plats en skriftlig förklaring och gör en tjänsteanteckning i ärendet. Uppdragsledaren informerar även sin beställare. Det är sedan beställaren som, utifrån inkommet svar från tillsynsobjektet, bestämmer om en ny granskning ska genomföras eller om andra åtgärder ska vidtas. Om uppdragsledaren bedömer att det är force majeure behövs naturligtvis ingen skriftlig förklaring. Om IAF-medarbetare får förhinder med kort varsel inför en granskning gäller följande: I första hand undersöks möjligheten till ersättare i samråd med närmaste ansvarig chef Om ansvarig chef inte finner någon lämplig ersättare kontaktas tillsynsobjektet för att informera om att granskningen är inställd Om tillsynsobjektet uppträder olämpligt eller inte är samarbetsvillig kan IAFmedarbetarna välja att avbryta besöket. Uppdragsledaren informerar då ansvarig chef hos tillsynsobjektet att besöket avbryts. Uppdragsledaren begär en skriftlig förklaring och gör en tjänsteanteckning i ärendet. Uppdragsledaren informerar även sin beställare. Det är sedan beställaren som, utifrån inkommet svar från tillsynsobjektet, bestämmer vilka åtgärder som ska vidtas. 6 Checklista vid intervju av tillsynsobjekten Vid varje intervjutillfälle ska följande information alltid delges de som medverkar från granskningsobjektet: Intervjuns disposition Uppdragsledaren informerar kortfattat om ramarna för intervjun exempelvis uppskattad tidsåtgång, pauser och intervjuns upplägg enligt nedanstående punkter. Syftet med besöket/granskningen

9 (13) Information om projektets bakgrund och syfte samt om det är ett regeringsuppdrag eller ett egeninitierat uppdrag. Projektets upplägg Information om projektets genomförande såsom metod, urval, tidsram och redovisningsform. En djupare presentation av projektdeltagare (bakgrund, arbetsuppgifter) Presentation av granskningsobjektets deltagare Information om IAF IAF:s huvudkontor är beläget i Katrineholm. Det finns en filial i Stockholm. Myndigheten bildades 2004 Organisation: enrådsmyndighet under regeringen och Arbetsmarknadsdepartementet, generaldirektör, stab och enheter och deras verksamhetsområde. (här är lämpligt att dela ut IAF:s presentationsbroschyr och att dela ut visitkort) Presentation av IAF:s vision strategi Vision: genom granskning och normering verka för rättsäkerhet och effektivitet i arbetslöshetsförsäkringen. Informera om sekretess, om att inspelade samtal raderas efter avslutat uppdrag och att överlämnade handlingar utgör till myndigheten inkomna handlingar, se vidare rubrik Jäv och sekretess med mera. Granskningsobjektets representanters godkännande av att spela in samtalet Om godkännande inte lämnas förs i stället anteckningar. Information om faktagranskning På vilket sätt granskningsobjektets representanter ges möjlighet att kontrollera IAF:s sammanfattning av intervjusvaren. Eventuella frågor från granskningsobjektets representanter innan intervjun påbörjas Efter intervjun sammanfattar IAF huvuddragen av intervjusvaren för att minimera risken för missförstånd Kortfattad genomgång av deltagarnas svar. Det är lämpligt att någon medarbetare utses som ansvarig för detta innan intervjun påbörjas. Besöket bör avslutas med en kortare återkoppling till ansvarig chef hos tillsynsobjektet.

10 (13) 7 Checklista vid ärendegranskning hos tillsynsobjekten Varje granskning ska inledas med ett kortare möte mellan medarbetarna och chef eller ansvarig vid tillsynsobjektet. Rör granskningen en arbetslöshetskassa som IAF inte tidigare granskat eller i andra fall där så är lämpligt ska all information nedan delges. Om IAF:s verksamhet är känd hos tillsynsobjektet kan de två första punkterna utgå. Information om IAF IAF bildades 2004 och består av huvudkontoret i Katrineholm och en filial i Stockholm. Organisation: enrådsmyndighet under regeringen och Arbetsmarknadsdepartementet, generaldirektör, stab och enheter och deras verksamhetsområde. (Här är lämpligt att dela ut IAF:s presentationsbroschyr). Presentation av IAF:s vision strategi Vision: genom granskning och normering verka för rättsäkerhet och effektivitet i arbetslöshetsförsäkringen. Ärendegranskningens disposition Uppdragsledaren informerar kortfattat om ramarna för ärendegranskningen exempelvis uppskattad tidsåtgång. En djupare presentation av projektdeltagare (bakgrund, arbetsuppgifter) Presentation av granskningsobjektets deltagare Syftet med besöket/granskningen Information om projektets bakgrund och syfte samt om det är ett regeringsuppdrag eller ett egeninitierat uppdrag. Projektets upplägg Information om projektets genomförande såsom metod, urval, tidsram och redovisningsform. Informera om sekretess och om att överlämnade handlingar utgör till myndigheten inkomna handlingar, se vidare rubrik Jäv och sekretess med mera Information om faktagranskning På vilket sätt tillsynsobjekten ges möjlighet att faktagranska IAF:s observationer. Eventuella frågor från deltagarna innan ärendegranskningen påbörjas Efter ärendegranskningen sammanfattar IAF huvuddragen av observationerna för ansvarig chef vid tillsynsobjektet.

11 (13) 8 Tips vid intervjuer Här följer ett antal tips som kan vara användbara vid intervjuer. Man bör beakta att intervju med en person skiljer sig mot en gruppintervju. Förbereda respektive medarbetares roll vid intervjun Anteckna deltagarnas namn, arbetsort och funktion som de är placerade runt bordet Adressera frågorna med namn eller arbetsort Ställ frågor till inaktiva deltagare Om någon deltagare dominerar samtalet, rikta frågor till övriga Sträva efter ett öppet samtal inom givna ramar Om du är osäker på om din fråga besvarats, eller om du är osäker på om du uppfattat svaret på rätt sätt. Förklara hur du uppfattade svaret eller att du inte förstod svaret 9 Tips vid ärendegranskning Här följer ett antal tips inför ärendegranskning hos granskningsobjekten. Tag med miniräknare, omräkningstabell, ersättningsunderlag och regelboken Använd häftapparaten så lite som möjligt. Häftklamrar måste senare aktrensas, använd i stället gem. Använd arkivbeständig penna Anteckna hellre för mycket än för lite Kopiera hellre för mycket än för lite, men glöm inte att aktrensa onödigt inhämtade handlingar Vid summering av granskningen innan du lämnar granskningsobjektet bör du endast ange ungefär hur många ärenden som granskats eftersom något/några granskade ärenden eventuellt faller bort senare Anteckna inkommetdatum på handlingar som gransknngsobjektet överlämnar till dig. Det datum du mottar dem har de kommit in till IAF 10 Jäv och sekretess med mera 10.1 Personliga kontakter hos tillsynsobjekten Om IAF:s medarbetare tidigare arbetat vid myndighetens tillsynsobjekt ska han eller hon inte genomföra en granskning vid denna arbetslöshetskassa eller arbetsmarknadsområde under minst ett år. Efter detta ska det alltid prövas om

12 (13) jävsituationen kvarstår. Det finns ingen policy i de fall en medarbetare lämnar IAF för att påbörja en anställning vid ett tillsynsobjekt. Dock bör myndigheten vara lyhörd och beakta enskilda medarbetares personliga kontakter hos tillsynsobjekten. Det är upp till medarbetaren och dennes närmaste chef att avgöra om granskning är lämplig. Jäv är inte bara en fråga om medarbetarens förmåga att förhålla sig objektiv utan även om hur IAF uppfattas externt Lunch, middag och kaffe hos tillsynsobjektet Det kan förekomma att IAF-medarbetare blir bjudna på lunch eller kaffe i samband med granskningsbesök. Att bli bjuden på lunch eller middag är exempel på en situation som kan uppfattas som en förmån. Det kan i sin tur leda till att medarbetarens opartiskhet ifrågasätts eller till att medarbetaren får svårigheter med sitt förhållningssätt. IAF:s ställningstagande är därför att: kaffe med kaffebröd eller smörgås tillsammans med tillsynsobjektet ses inte som en otillbörlig förmån. Tvärtom kan denna sociala form bidra till en effektivare granskning. måltider tillsammans med tillsynsobjektet inte utgör något problem i sig, liksom kaffe kan det bidra till en effektivare granskning. Medarbetare som intar en måltid på restaurang eller café tillsammans med tillsynsobjektet ska dock som huvudregel själv betala måltiden Sekretess IAF som tillsynsmyndighet omfattas av den så kallade tillsynssekretessen. Det innebär att handlingar som omfattas av sekretess hos tillsynsobjektet omfattas av samma sekretess hos IAF. Sådana handlingar ska vid ett besök eller postbefordran hanteras på ett sådant sätt att de inte kommer obehörig till del. Förutom aktuella sekretessregler är det viktigt att känna till reglerna om allmän handling i Tryckfrihetsförordningens andra kapitel. I samband med en pågående granskning finns ett öppet ärende. Mycket av det material IAF själva tar fram utgörs av minnesanteckningar och utkast. Dessa är vanligtvis inte allmänna handlingar förrän de färdigställts eller om de sparas i ärendet efter att detta har avslutats. En text som ligger för granskning och som underställs objektet för exempelvis faktagranskning är i normalfallet ännu inte färdigställd och då inte heller allmän handling. Om tillsynsobjektet har inkommit med ett skriftligt svar kan detta däremot bli en allmän handling då den är inkommen till myndigheten. Alla handlingar som lämnas från tillsynsobjektet till IAF blir dock omedelbart allmänna handlingar. Det kan vara angeläget att inte samla in alltför mycket material vid granskningstillfällena utan istället dokumentera att ett visst material finns samt vilken beteckning det har ifall det i ett senare skede kan behöva granskas närmare. IAF:s medarbetare bör alltid kunna informera allmänt om de sekretessregler som gäller vid ett granskningsbesök.

13 (13) 10.4 Hantering av inspelade samtal Vid granskningsbesök kan det förekomma att intervjuer spelas in på band. Dessa band utgör rättsligt en form av minnesanteckningar. Uppgifter relevanta för granskningen ska efter besöket nedtecknas på papper och tillföras ärendet. För att upptagningen inte ska bli allmän handling ska den inte sparas (d.v.s. diarieföras) efter det att anteckningen är färdigställd. Upptagningen ska raderas på lämpligt sätt. Vid behov kan anteckningen skickas till objektet för faktagranskning. Det är viktigt att informera objektet om denna hantering redan innan upptagning sker Information utanför granskningen Om man under granskningen får del av information som inte berör granskningen i sig men är av intresse för IAF:s tillsyn ska denna överlämnas till närmsta chef. Chefen avgör huruvida IAF ska agera utifrån informationen. Det är viktigt att informationen dokumenteras till exempel i form av tjänsteanteckning. Det är viktigt att skilja på själva granskningen, där endast aktuellt ämne diskuteras, och diskussioner och frågor utanför granskningen. Eventuella frågor utanför granskningen besvaras i de fall ett korrekt svar kan lämnas. I övriga fall bör medarbetaren be att få återkomma i frågan. 11 Egna anteckningar Här bör det i den tryckta versionen finnas anteckningsrader. Här kan medarbetarna fylla i nödvändiga uppgifter. Kan vara bra med ett antal förtryckta kom ihåg punkter. Tjänstekort Tjänstetelefon Visitkort IAF:s informationsbroschyr Resebyråns telefonnummer Eventuell inspelningsutrustning