ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK FÖR SÖKANDE

Transkript

1 Bilaga V EUROPEISKA KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FÖR UTBILDNING OCH KULTUR SOKRATES-PROGRAMMET ERASMUS-PROJEKT ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK FÖR SÖKANDE FÖRNYADE PROJEKT FÖR LÄROPLANSUTVECKLING (CD) SPRIDNINGSPROJEKT (DISS) LÄSÅRET 2003/2004

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 0. SYFTET MED DEN ADMINISTRATIVA OCH EKONOMISKA HANDBOKEN ALLMÄN INTRODUKTION DELTAGANDE LÄNDER DEFINITION AV TERMER ÄNDRINGAR I FINANSIERINGSAVTALET ÄNDRINGAR UTANFÖR AVTALET ÄNDRINGAR I PARTNERSKAPET partners utträde BYTE AV JURIDISK företrädare ÄNDRADE KONTAKTuppgifter ÄNDRINGAR I AVTALET ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGEN BYTE AV SAMORDNARE ÄNDRING AV ARBETSPLANEN ÄNDRad BANKINFORMATION MINIMIKRAV OCH BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER FÖR FÖRNYADE CD- OCH DISS- PROJEKT MINIMIKRAV BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER ALLMÄNNA PRINCIPER BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER FÖR förnyelse av cd-projekten BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER FÖR DISS-PROJEKTEN ICKE BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER PRINCIPER SOM TILLÄMPAS PÅ DE OLIKA KATEGORIERNA OCH KOSTNADSSLAGEN Kostnader för resor och TRAKTAMENTEN Utgifter relaterade till användning av ny teknik eller ODL och inköp av utrustning Allmänna administrativa kostnader Kostnader för produktion, tryckning, spridning och översättning ÖVRIGA kostnader MOMS, TULLAVGIFTER OCH ANDRA SKATTER PÅ VAROR OCH TJÄNSTER BIDRAGSMOTTAGARENS EKONOMISKA FÖRVALTNING AV PROJEKTET BANKKONTO FÖRVALTNINGEN AV PARTNERSKAPET VÄXLINGSKURSER SLUTRAPPORT ALLMÄNT INLÄMNING AV SLUTRAPPORTEN ANALYS AV SLUTRAPPORTEN BEGÄRAN OM YTTERLIGARE INFORMATION ÖVERKLAGAN VERIFIKATIONSHANDLINGAR ALLMÄNNA REGLER FÖR HANDLINGAR SÄRSKILDA REGLER FÖR OLIKA KOSTNADSSLAG BILAGA A: FORMULÄR FÖR ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG - 2 -

3 0. SYFTET MED DEN ADMINISTRATIVA OCH EKONOMISKA HANDBOKEN 0.1. ALLMÄN INTRODUKTION De regler som sammanfattas i handboken gäller anslag till ERASMUS-projekt (FÖRNYELSE av projekt för läroplansutveckling (CD) 1 och Spridningsprojekt (DISS) inom SOKRATESPROGRAMMET. Handboken utgör en bilaga till finansieringsavtalet och följaktligen är de regler som finns i den avtalsenligt verkställbara. Hanboken är också avsedd att fungera både som en hjälp för mottagaren och som ett administrativt verktyg. Den är avsedd att: hjälpa mottagarna att delta i projektet på ett effektiv sätt, klargöra olika frågor som uppstår från finansieringsavtalet och dess bilagor; ge praktisk information som mottagarna kan vända sig till under projektets olika steg; ge mottagarna vägledning om den ekonomiska sidan av projektet på ett sådant sätt att ekonomiska redogörelser snabbt kan ställas upp. garantera ett arbetet mellan de olika berörda partnerna sker så smidigt som möjligt genom att skapa en operativ ram för projektet. Det är nödvändigt att den finansiella ledningen av ett projekt är sund för att garantera att resultatet/utbytet sker till en rimlig kostnad. Bidragsmottagaren skall notera att EU:s finansieringsprinciper har ändrats från tidigare år i och med införandet av nya ekonomiska förordningar inom den Europeiska kommissionen Bidraget baseras nu på procentuell finansiering (se avsnitt 0.3. nedan) DELTAGANDE LÄNDER V.v. notera att förutom EU:s 15 medlemsstater har följande länder rätt att delta i SOKRATES-programmet: Island, Liechtenstein, Norge, Bulgarien, Tjeckien, Estland, Ungern, Litauen, Polen, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Cypern och Malta. EU:s officiella språk är danska, engelska, finska, franska, nederländska, grekiska, italienska, portugisiska, spanska, svenska och tyska DEFINITION AV TERMER Nedan finns definitioner av termer som återfinns i handboken: Sökande: Varje institution för högre utbildning som, i enlighet med fastställd procedur, tillkännager sin avsikt att lämna in en ansökan till ett ERASMUS-projekt. Sökanden blir bidragsmottagare om förslaget godkänns av kommissionen, och ett finansieringsavtal ingås därefter mellan kommissionen och sökanden. Partner: Varje institution eller organisation, privat, offentlig eller halvoffentlig, som deltar i ett förslag/projekt och som har undertecknat ett brev i vilket den förbinder sig att i enlighet med de villkor som gjorts upp tillsammans med sökanden bidra till projektets genomförande. Bidragsmottagare: Varje institution för högre utbildning som på partnerskapets vägnar har skrivit under finansieringsavtalet med kommissionen om projektets genomförande. Bidragsmottagaren har det övergripande juridiska ansvaret inför kommissionen för att finansieringsavtalet genomförs i vederbörlig - 3 -

4 ordning. Bidragsmottagaren är också ansvarig för den löpande samordningen och förvaltningen av CD- eller DISS-projektet och för att de medel som tilldelats projektet på vederbörligt sätt fördelas till övriga partner. Projektsamordnare: Den person som utsetts av den bidragstagande institutionen som ansvarig för nödvändig samordning och löpande förvaltning. Juridisk företrädare: Den person som är juridiskt bemyndigad att ingå juridiska och ekonomiska förbindelser på den företrädda organisationens vägnar. Kontoret: Kontoret för tekniskt bistånd till SOKRATES, LEONARDO och UNGDOM. Kontoret är bemyndigat av kommissionen att övervaka finansieringsavtalets fullgörande. Procentuell finansiering: Kommissionen kommer att bidra med finansiering upp till ett maximibelopp som anges under punkt A.3 i avsnitt A av finansieringsavtalet, och som motsvarar en viss procent av den totala uppskattade kostnaden för projektet och anges under punkt A.5 i avsnitt A. Denna procentsats specificeras under punkt A.4 i avsnitt A. I det fall de berättigade kostnaderna i slutet av projektet är lägre än den totala uppskattade kostnaden som angivits under punkt A.5 i avsnitt A, kommer bidraget från kommissionen begränsas till ovan nämnda procentsats av det faktiska beloppet. Bidragsmottagaren åtar sig att till kommissionen återbetala den del som överstiger denna summa

5 1. ÄNDRINGAR I FINANSIERINGSAVTALET 1.1. ÄNDRINGAR UTANFÖR AVTALET Vissa förändringar av finansieringsavtalet behöver inte först ha godkänts av kommissionen. Dessa förändringar, som framförallt är av administrativ karaktär, omnämns i detta avsnitt som förändringar utanför avtalet och specificeras i avsnitt till nedan. Tillvägagångssättet kan variera beroende på ändringens karaktär. För att göra förändringar utanför avtalet skall bidragsmottagaren använda sig av de formulär som finns i handbokens bilaga A. I dessa formulär finns även ytterligare information ÄNDRINGAR I PARTNERSKAPET PARTNERS UTTRÄDE Om en part vill dra sig ur ett projekt är det tillåtet, under förutsättning att minimikraven fortfarande uppfylls (se handbokens avsnitt 2.1.). Kommissionen skall i förväg meddelas skriftligt genom Kontoret. Ändringen skall förklaras och på vederbörligt sätt motiveras i Slutrapporten. Det bör framhållas att de utgifter en partner haft inom ramen för projektet förblir bidragsberättigande om denna partner skulle lämna projektet under löpande avtalsperiod, förutsatt att avgifterna hänför sig till verksamhet som genomförts innan partnern lämnat projektet och att samordnaren kan tillhandahålla nödvändiga verifikat. Om arbetsplanen i avsevärd grad påverkas av att en partner dragit sig ur projektet, skall en ny arbetsplan lämnas in tillsammans med en begäran om en kontraktsenlig ändring (se avsnitt nedan) V.v. observera att det är inte möjligt att lägga till eller byta ut en partner under löpande period. En partner som inte finns med i den ursprungliga ansökan kan endast delta på egen bekostnad BYTE AV JURIDISK FÖRETRÄDARE Om den juridiska företrädaren byts ut skall kommissionen underrättas skriftligt om det via kontoret. Bidragsmottagare skall använda de formulär som finns i handbokens bilaga A ÄNDRADE KONTAKTUPPGIFTER Om det sker andra förändringar vad gäller projektinformation (t.ex. adressändring, byte av telefonnummer, fax och/eller e-post, byte av ERASMUS-samordnare) skall kommissionen skriftigt meddelas om detta via kontoret. Bidragsmottagare skall använda de formulär som finns i handbokens bilaga A ÄNDRINGAR I AVTALET En beskrivning av de olika typerna av ändringar i avtalet ges nedan. Avsikten med listan är att uppmärksamma bidragsmottagaren på vissa förändringar som kräver ett formellt godkännande av kommissionen. Det bör även noteras att om uppgifter om en förändring inte lämnas in, kan detta medföra stora svårigheter vid utvärderingen av slutrapporten och kan i vissa fall leda till en sänkning av det slutliga bidraget. Listan över ändringar är emellertid inte fullständig, och om tveksamheter uppstår bör kontoret kontaktas för ett klargörande

6 Bidragsmottagaren skall via kontoret skicka en skriftlig begäran om en ändring, som är daterad och signerad av den juridiska företrädaren. Kommissionen undersöker, i vart fall för sig, om den begärda förändringen skall presenteras i ett formellt dokument och informerar bidragsmottagaren om sitt beslut. För att kommissionen skall ta upp ärendet skall ändringsförfrågan skickas till kontoret inom den tidsgräns som anges i artikel II.13 i de allmänna villkoren för finansieringsavtalet. V.v. observera att varje begäran om en förändring skall åtföljas av en detaljerad motivering och fullständig information om de begärda förändringarna. Förändringen träder i kraft först sedan den skriftligt har godkänts av kommissionen. För att göra förändringar i finansieringsavtalet skall bidragsmottagaren använda sig av de formulär som finns i handbokens bilaga A. I dessa formulär finns även ytterligare information ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGEN BYTE AV SAMORDNARE Projektsamordnaren har en mycket viktig roll då det gäller utvecklingen av projektet och dess eventuella lyckade resultat. Byte av projektsamordnare skall därför först godkännas av kommissionen. Vid byte av projektsamordnare skall bidragsmottagaren använda sig av de formulär som finns i handbokens bilaga A ÄNDRING AV ARBETSPLANEN En ändring av arbetsplanen är ett viktigt steg och är föremål för ett formellt ändringsförfarande. En sådan förändring kan bland annat innebära att en verksamhet avbryts/upphör, att ett medium byts ut mot ett annat (en presentation på cd-rom kan exempelvis ersättas med en presentation på Internet), att de språk som används för produkten byts ut (t.ex. om spridningen av en handledning för god praxis sker på fyra språk istället för på de ursprungligen planerade fem) eller att strukturen för en produkt förändras (exempelvis förändring av mängden material som tas fram för en kurs). När en ändringsansökan läggs fram bör bidragsmottagaren vara noga med att kontrollera om denna ändring kommer att ha någon direkt inverkan på andra aspekter av avtalet (i synnerhet på ekonomiska aspekter). Bidragsmottagare skall använda de formulär som finns i handbokens bilaga A ÄNDRAD BANKINFORMATION Förändringar av bankinformation kräver ett formellt godkännande av kommissionen och bidragsmottagaren skall använda de formulär som finns i handbokens bilaga A

7 2. MINIMIKRAV OCH BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER FÖR FÖRNYADE CD- OCH DISS-PROJEKT I det här avsnittet får du information om minimikrav och vilka regler som gäller för bidragsberättigande för genomförandet av FÖRNYADE CD- och DISS-projekten MINIMIKRAV Förutom de villkor och förutsättningar som anges i Finansieringsavtalet utgör reglerna nedan minimikrav för vad som berättigar till bidrag. Projektet får endast genomföras enligt följande villkor: a) FÖRNYADE CD- eller DISS-projekt skall utföras av en institution för högre utbildning i minst en EUmedlemsstat och två övriga deltagande länder. Om detta villkor inte kan uppfyllas sedan en eller fler bidragsberättigade parter dragit sig ur projektet, skall samordnaren omedelbart via kontoret informera kommissionen och alla aktiviteter och utgifter i anslutning till projektet skall stoppas tills kommissionen meddelar annat. Om detta inte sker kan det leda till att hela bidraget måste betalas tillbaka när man kommit fram till slutrapporten. b) Det är endast de partnerinstitutioner som anges under punkt B.1 i avsnitt B av finansieringsavtalet som är bidragsberättigade inom projektet. Av den anledningen, och inom ramen för partnerskapet, är det bara kostnader som är förknippade med dessa partner som ses som bidragsberättigande. Om aktiviteterna inte når upp till de minimivillkor som anges ovan, förbehåller sig kommissionen rätten att begära att hela eller delar av bidraget betalas tillbaka BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER ALLMÄNNA PRINCIPER Bidragsmottagaren skall garantera att: alla uppkomna kostnader är nödvändiga för projektets utförande och att de inte är onödigt höga, ingen medlemsorganisation inom partnerskapet gör en ekonomisk vinst av bidrag som beviljats av den Europeiska gemenskapen, varje utgift endast finns under en enda rubrik i de ekonomiska rapporterna. Vid projektets slut skall alla utgifter för direkta kostnader verifieras med fakturor eller likvärdiga räkenskapshandlingar. Kopior av dessa handlingar skall tillhandahållas på begäran från kontoret. Kostnader som uppkommit på grund av partnerskapet är bidragsberättigande om de: uppkommer i direkt anslutning till genomförandet av projektet, i enlighet med projektets arbetsplan och hänför sig till verksamhet som inbegriper länder som är officiellt kvalificerade att delta i programmet, samt överensstämmer med bestämmelserna i handboken och finansieringsavtalet

8 BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER FÖR FÖRNYELSE AV CD- PROJEKTEN Inom ramen för det FÖRNYADE CD-projektet räknas följande kostnader som bidragsberättigande: resor, kostnader för uppehälle och logi för akademisk och/eller administrativ personal vid förberedande möten, uppföljning och utvärdering, vid resor utom eller inom landet för partner inom projektet. utrustning med direkt anknytning till användning av ODL eller ny informations och kommunikationsteknologi som är oumbärlig för utvecklingen av läroplansprojektet, administrativa kostnader (begränsat till 20% av projektets totala beräknade kostnad), produktion, översättning, genomförande och spridning av undervisningsmaterial med direkt anknytning till eller som är ett resultat av läroplansprojektet övriga kostnader, moms, tullavgifter och andra skatter på varor och tjänster (förutsatt att de utgörs av kostnader som betalas av bidragsmottagaren eller annan partner, se avsnitt i denna handbok) BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER FÖR DISS-PROJEKTEN Inom ramen för DISS-projektet räknas följande kostnader som bidragsberättigande: kostnader för resor och traktamenten för akademisk och/eller administrativ personal vid resor utom eller inom landet för partner inom projektet, förberedande möten, uppföljning och utvärdering med anknytning till spridning och/eller genomförande av det gemensamma läroplansprojektet, konferenser och möten för presentation av projektet samt för att sprida resultatet till framtida partner, utrustning med direkt anknytning till användning av ODL eller ny information och kommunikationsteknologi som är oumbärlig för utvecklingen av läroplansprojektet, administrativa kostnader (begränsat till 20% av projektets totala beräknade kostnad), produktion, översättning, genomförande och spridning av undervisningsmaterial med direkt anknytning till eller som är ett resultat av läroplansprojektet, övriga kostnader, moms, tullavgifter och andra skatter på varor och tjänster (förutsatt att de utgörs av kostnader som betalas av bidragsmottagaren eller annan partner, se avsnitt i denna handbok) ICKE BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER Förutom de kostnader som faller utanför avsnitt och ovan är följande kostnader inte bidragsberättigande och skall därför inte tas upp under någon rubrik i slutrapporten; kostnader som uppkommit före eller efter den period som berättigar till bidrag i enlighet med finansieringsavtalet, kostnader som redan finansieras av en annan källa, i synnerhet av andra gemenskapsfonder (om fonderna kompletteras av andra skall detta uttryckligen motiveras och förklaras), representations- och nöjeskostnader, kostnader för resor till länder andra än de som är berättigade att delta i programmet, om inte kommissionen på förhand givit sitt skriftliga tillstånd, strukturella kostnader som härrör från bidragsmottagarens inköp, förbättring eller underhåll av byggnader eller möbler, betalning in natura, kostnader för investerat kapital, reserver för framtida möjliga förluster eller skulder, reserver för likvidation, avveckling av verksamhet, uppsägning av hyres-/leasingavtal eller rättsligt - 8 -

9 ansvar, reserver för avtalsenliga eller moraliska förpliktelser, reservfonder, skulder och osäkra fordringar, böter och andra ekonomiska bestraffningar, kostnader för rättsliga förfaranden, hyreskostnader, värme, elektricitet, vatten och andra hyreskostnader som vanligtvis uppbärs av partnerskapets enskilda medlemmar, kostnader som härrör från inköp av kontorsutrustning (som t.ex. möbler och kopieringsmaskiner), överdrivna eller dåligt beaktade kostnader, varje utgift som rör institutioner som inte är inkluderade i det godkända partnerskapet, varje utgift som uppkommer utan partnerskapets kännedom eller godkännande, varje utgift som härrör från kursens gång, Endast för DISS: varje utgift som härrör från utvecklingsfasen av det gemensamma läroplansprogrammet PRINCIPER SOM TILLÄMPAS PÅ DE OLIKA KATEGORIERNA OCH KOSTNADSSLAGEN Detta avsnitt beskriver i detalj de bidragsberättigande kostnaderna för FÖRNYAD CD- och DISS-projekten och skall läsas i anslutning till avsnitt 2.1. till 2.3. ovan KOSTNADER FÖR RESOR OCH TRAKTAMENTEN Dessa kostnader är endast bidragsberättigande om de direkt kan hänföras till projektet och om de avser verksamhet som är tydligt identifierbar. Rese- och försäkringskostnader baseras på de faktiska kostnader som uppstått. De mest ekonomiska alternativen skall användas. Ett flertal resebyråer bör kontaktas så att billigast möjliga priser kan erhållas. Tåg (första klass om deltagaren så önskar och om hans/hennes institution godkänner det) skall utnyttjas för resor på upp till 400 kilometer, förutom i brådskande fall eller om sjöresor måste göras. Resor som överstiger 400 kilometer (eller i brådskande fall eller då sjöresor måste göras) får göras med flyg. Apex-biljetter eller specialpriser skall användas i görligaste mån. Flygbiljetter dyrare än ekonomiklass är inte tillåtna. Bilresor är bidragsberättigande enligt följande villkor: a) privatbil eller taxi: Det bidragsberättigande beloppet är begränsat till kostnaden för motsvarande resa med tåg i första klass (oavsett antalet passagerare i bilen). b) Hyrbil (alltid klass A, förutom om fler än två personer färdas i bilen, då klass B får utnyttjas): de faktiska kostnaderna ersätts (inklusive bensin). Hyrbil får emellertid endast användas om andra lämpliga transportmedel saknas. Normala reseförsäkringskostnader är bidragsberättigande. Resekostnader till och från länder som inte deltar i SOKRATES-programmet är inte bidragsberättigande, såvida inte kommissionen givit ett uttryckligt och skriftligt förhandsgodkännande. Kostnader för resor och traktamenten i samband med resor till länder som inte ingår i projektet men i övrigt är kvalificerade att delta i programmet är bidragsberättigande om de direkt hänför sig till projektets genomförande och kan visas vara en skälig och ekonomiskt försvarbar användning av bidraget

10 Kostnader för resor och traktamenten som uppstår för personer som inte är uttryckligen anställda av en projektpartner eller av en underleverantör är bidragsberättigande om dessa kostnader direkt hänför sig till projektets genomförande och kan visas vara en skälig och ekonomiskt försvarbar användning av bidraget. Kostnader för traktamenten, inklusive både kost och logi, är bidragsberättigande om de: är nödvändiga och skäliga med hänsyn till vistelseorten, är beräknade i enlighet med de interna bestämmelserna för den institution som resenären företräder, inte överstiger de maximibelopp per person och dag som anges i nedanstående tabell: Land Maximibelopp i Land Maximibelopp i BE Belgien 150 IS Island 183 DK Danmark 179 LI Liechtenstein 174 DE Tyskland 127 NO Norge 171 GR Grekland 113 BG Bulgarien 157 ES Spanien 141 CZ Tjeckien 214 FR Frankrike 130 EE Estland 129 IE Irland 165 CY Cypern 100 IT Italien 130 LV Lettland 174 LU Luxemburg 143 LT Litauen 126 NL Nederländerna 148 HU Ungern 136 AT Österrike 122 MT Malta 86 PT Portugal 143 PL Polen 227 FI Finland 156 RO Rumänien 185 SE Sverige 157 SI Slovenien 148 UK Storbritannien 199 SK Slovakien 164 De summor som specificeras i tabellen inkluderar alla kostnader som uppstår i samband med vistelsen i det aktuella landet. Om resan inte omfattar övernattning reduceras beloppet med 50%. Inom ramen för dessa gränser kan traktamentet baseras på faktiska kostnader eller ett fast belopp. Om de interna reglerna för den institution som resenären företräder föreskriver lägre maximibelopp än i ovanstående tabell är det emellertid institutionens egna bestämmelser som gäller som beräkningsgrund UTGIFTER RELATERADE TILL ANVÄNDNING AV NY TEKNIK ELLER ODL OCH INKÖP AV UTRUSTNING Kostnader i samband med förvärv av maskinvara och utrustning, vare sig det sker genom köp, leasing eller hyra, godtas endast om de är absolut nödvändiga för projektets genomförande. Vid val mellan leasing, hyra eller köp av maskinvara och utrustning skall det minst kostsamma alternativet väljas. Ett flertal leverantörer skall kontaktas så att de ekonomiskt mest fördelaktiga villkoren kan erhållas. Vid hyra eller leasing kan kostnaden för en eventuell utköpsoption vid slutet av hyres- eller leasingperioden inte anses som bidragsberättigande. Om kostnaderna för maskinvaror och utrustning godkänns kan även kostnader för installation, underhåll och försäkring ersättas upp till ett belopp som motsvarar den proportionella användningen av utrustningen för projektets räkning. Hela kostnaden för projektperioden kommer att godtas men anpassas efter den procentuella användningen inom ramen för projektet. Om inköpet av maskinvara och utrustning medges skall utgifterna beräknas enligt följande: a) Vid beräkning av avskrivningsvärde skall maskinvara och utrustning antas ha en livslängd på tre år om inköpspriset är högre än (exkl. moms),

11 b) årskostnaderna beräknas enligt en avskrivningsfaktor på 33,33% men anpassas efter den procentuella användningen inom ramen för projektet. Exempel: Den bidragsberättigande kostnaden under det första året för utrustning som är värd och som till 50 % används för projektets räkning uppgår till 1.666, eftersom x 33,33% x 50% = Under projektets andra år kommer de bidragsberättigande kostnaderna också att uppgå till om den procentuella användningen av maskinvaran eller utrustningen förblir den samma. Om den inte är avsedd att användas inom projektet under det andra året kommer ingen kostnad (avskrivningskostnad eller annan) att vara bidragsberättigande under detta år. c) Om det totala värdet på maskinvaran eller utrustningen är högst (exkl. moms) kommer hela inköpsvärdet att godtas som bidragsberättigande kostnad för det aktuella året, i förhållande till den procentuella användningen inom projektet. d) Avskrivnings- eller inköpskostnader kommer inte att godtas om maskinvaran eller utrustningen anskaffats före bidragsperiodens startdatum enligt finansieringsavtalet, med undantag för förnyade projekt där avskrivningskostnaderna varit bidragsberättigande utgifter under föregående avtalsår. Kostnaderna för material (exempelvis mjukvara) behöver inte avskrivas såvida detta inte krävs enligt lagstiftningen i det land där partnern är stationerad. Dessa kostnader kommer emellertid att justeras i förhållande till den procentuella användningen av materialet inom projektet. Bidragsmottagaren skall tillse att offerter från minst tre oberoende leverantörer begärs in för varor, tjänster eller utrustning då värdet av detta uppgår till eller mer (exkl. moms). Vidimerade kopior på dessa offerter skall på förfrågan kunna lämnas in till kommissionen ALLMÄNNA ADMINISTRATIVA KOSTNADER Med allmänna administrativa kostnader avses administrativa kostnader som direkt härrör från förvaltningen av projektet inklusive i synnerhet: kommunikation (via telefon, fax, post etc.); administrations och kontorsutrustning (inklusive mjukvara för de datorer som används i administrativt syfte), försäkringar (konferenslokaler), kopieringskostnader; hyra av externa lokaler och andra faciliteter, d.v.s. hyra av konferenslokaler och kurslokaler under förutsättning att det är strikt nödvändigt för att uppnå målsättningen för projektet, kostnader för sekreterare, administration och/eller annan personal (se nedan). Dessa kostnader beräknas utifrån de principer, regler och metoder för redovisning som är tillämpliga för bidragsmottagaren och/eller övriga partner. Dessa principer, regler och metoder skall vara rättvisa och rimliga och skall överensstämma med gällande redovisningssed i landet i fråga. Bidragsmottagaren skall på uppmaning från kommissionen eller från kontoret kunna uppvisa en redogörelse för de metoder som använts för att beräkna dessa utgifter. Administrativa kostnader får inte överstiga 20% av projektets totala beräknade kostnader. Administrativa kostnader kan inkludera personalkostnader. Dessa kostnader är begränsade till kostnaderna för administration och/eller teknisk personal som särskilt anställts för projektet, på deltids- eller heltidsbasis. Institutionens normala kostnader för sekreterare, administration och/eller personal är inte bidragsberättigande om inte dessa kostnader härrör från övertidsbetalning som helt och hållet är knutet till projektet och detta tydligt framgår av lönespecifikationen

12 Personalkostnaderna får inte överstiga arbetsmarknadsnormerna i landet i fråga KOSTNADER FÖR PRODUKTION, TRYCKNING, SPRIDNING OCH ÖVERSÄTTNING Dessa kostnader är bidragsberättigande om de är rimliga och står i proportion till mängden och komplexiteten av de dokument och det materiel som använts. Bidragsmottagaren skall sträva efter att få arbetet utfört till lägsta möjliga pris. När en medlem av partnerskapet använder sig av sin egen tekniska avdelning för produktion, tryck eller distribution är det endast materielkostnaderna (för förbrukningsvaror) (t.ex. papper) som är bidragsberättigande. Om personal rekryteras av en av partnerskapets medlemmar eller står som mottagare av lön för tydligt identifierbara extratimmar endast för detta ändamål, skall motsvarande personalkostnader införas under allmänna administrationskostnader (se avsnitt ). Totalkostnaderna för arbetet skall inte överstiga den summa som en oberoende entreprenör normalt skulle begära för att utföra arbetet. Bidragsmottagaren skall tillse att offerter från minst tre oberoende leverantörer begärs in för varor, tjänster eller utrustning då värdet av detta uppgår till eller mer (exkl. moms). Vidimerade kopior på dessa offerter skall på förfrågan kunna lämnas in till kommissionen. Om en medlem av partnerskapet anlitar en underleverantör för att utföra arbete skall det ske efter ett anbudsförfarande och därefter väljs det anbud som ger bäst valuta för pengarna. Samtidigt är det viktigt att öppenhet råder, att samtliga underleverantörer får samma villkor samt att man anstränger sig för att undvika intressekonflikter. En överenskommelse skall ingås med underleverantören som garanterar att denne anpassar sig efter finansieringsavtalet och dess bilagor. Bidragsmottagaren skall garantera att de villkor som är tillämpliga under artiklarna II.1, II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.10 och II.19 i avtalet även gäller kontrakterad underleverantör. Ingen av de huvudsakliga verksamheterna inom projektet får läggas ut på en underleverantör. Endast en begränsad del av projektet får utföras genom underleverantörskontrakt ÖVRIGA KOSTNADER Övriga kostnader som inte faller under avsnitt till (t.ex. bankavgifter) kan godkännas om: beloppen är skäliga, de är nödvändiga för projektets genomförande, de är utförligt dokumenterade och förklarade i slutrapporten, de inte finns upptagna under någon annan rubrik i slutrapporten. Bankavgifter för att öppna eller upprätthålla ett konto särskilt avsett för projektet är bidragsberättigande och skall föras in under övriga kostnader. Dessutom är alla banköverförings- och växlingskostnader, i samband med erhållande och utbetalning av bidragsberättigande kostnader inom projektet, bidragsberättigande. Avgifter för att upprätta eller behålla krediter och övertrasserings- eller garantimöjligheter är däremot inte bidragsberättigande

13 MOMS, TULLAVGIFTER OCH ANDRA SKATTER PÅ VAROR OCH TJÄNSTER Bidragsmottagaren skall hos behöriga myndigheter inhämta information om lagstiftning och andra bestämmelser gällande beskattningen av utgifter för projekt i landet. Moms kan inte åberopas som bidragsberättigande kostnad såvida det inte är en slutkostnad, d.v.s. en kostnad som inte är avdragsgill och inte kan återvinnas av bidragsmottagaren eller övriga partner. Liksom moms är andra typer av beskattning och avgifter som hänför sig till projektet och som kan uppkomma till följd av gemenskapsfinansiering bidragsberättigande, om det är projektpartnerna som står för den faktiska och slutliga kostnaden för dessa

14 3. BIDRAGSMOTTAGARENS EKONOMISKA FÖRVALTNING AV PROJEKTET 3.1. BANKKONTO Det konto som anges i finansieringsavtalet och till vilket ERASMUS-bidraget skall betalas skall om möjligt öppnas i. Vidare skall det: stå i den bidragstagande organisationens namn (personkonton accepteras inte under några omständigheter), vara avsett enbart för projektet, om detta är möjligt, finnas i ett av Europeiska unionens medlemsländer. Kontantuttag från kontot skall undvikas och skall under alla omständigheter styrkas av kontoutdrag. Bidragsmottagaren skall upprätta ett speciellt konto för varje ERASMUS-projekt. I det fall det öppnats ett allmänt eller ett specifikt konto skall bidragsmottagaren upprätta ett bokföringssystem som gör att transaktionerna på kontot är klart identifierbara i förhållande till projektets utgifter och kvitton Förändringar av bankinformation kräver ett formellt godkännande av kommissionen och bidragsmottagaren skall använda de formulär som finns i handbokens bilaga A. Genom ett analytiskt redovisningssystem eller ett tillfredsställande internt system skall bidragsmottagaren underlätta identifieringen av källorna till projektets finansiering och projektets samtliga utgifter under bidragsperioden FÖRVALTNINGEN AV PARTNERSKAPET Inom ramen för partnerskapsavtalet med var och en av de bidragsberättigade partner som är involverade i ERASMUS-projektet skall bidragsmottagaren: vidta alla nödvändiga åtgärder för att garantera ett aktivt samarbete med sina partner samt att de utan undantag uppfyller samtliga villkor i finansieringsavtalet, samtycka till distribution av medlen mellan dessa partner, skicka en kopia av finansieringsavtalet med bilagor till varje partner. En partner vars namn inte förekommer under punkt B.1 av avsnitt B i finansieringsavtalet erkänns inte som partner inom ramen för finansieringsavtalet, och följaktligen kommer inga kostnader som hänför sig till en sådan partner att betraktas som bidragsberättigande. På begäran av kommissionen och/eller kontoret skall bidragsmottagaren lämna in en kopia av de skriftliga avtalen med de olika partner som anges under punkt B.1. i avsnitt B i finansieringsavtalet. Kommissionen frånsäger sig allt ansvar för relationerna mellan projektets partner, även då det gäller fördelningen av gemenskapsstödet mellan bidragsmottagaren och partnerna. Det faktum att kommissionen (eller kontoret) har informerats om avtalen mellan bidragsmottagaren och dess olika projektpartner ändrar på intet sätt bidragsmottagarens ansvar i detta avseende

15 3.3. VÄXLINGSKURSER Alla belopp som tas upp i slutrapporten skall anges i. Kommissionen förbehåller sig rätten att avvisa slutrapporter där beloppen angivits i en annan valuta. Växlingskursen (för länder utanför euro-området) skall vara den som specificeras i artikel II.16.1 av finansieringsavtalet

16 4. SLUTRAPPORT 4.1. ALLMÄNT Bidragsmottagaren skall kunna styrka projektets samtliga bidragsberättigande kostnader inför kommissionen. Bidragsmottagaren är också skyldig att inför kommissionen beskriva det arbete som utförts inom ramen för projektet. Slutrapporten är en betydelsefull del i projektet eftersom den möjliggör en helhetsbedömning av: de produkter och resultat som åstadkommits i förhållande till angivna mål (för verksamheter/produkter) i ansökan, de kostnader som uppstått under arbetet med att uppnå dessa resultat. Slutrapporten skall ge en komplett och exakt bild av projektet. Bidragsmottagare rekommenderas därför att läsa igenom rapportformuläret noga så snart det erhållits, så att de blir förtrogna med innehållet och vet vilka uppgifter avseende ekonomi och redovisning som skall lämnas i rapporten. I rapporten bildar de olika ekonomiska tabellerna en sammanhängande helhet: siffrorna måste därför vara konsekvent angivna. Innan rapporten lämnas in skall bidragsmottagaren kontrollera att uppgifterna uppfyller detta krav, och är relevanta med hänsyn till de förklaringar som ges i handboken och i formuläret för slutrapporten. De belopp som anges i slutrapporten skall anges i och avrundas till närmaste heltal. Innan rapporten lämnas in skall bidragsmottagaren också kontrollera att summorna och delsummorna är korrekt uträknade INLÄMNING AV SLUTRAPPORTEN Slutrapporten skall lämnas in till kommissionen (adresserat till kontoret) i två upplagor inklusive de komponenter som specificeras under artikel II.15 i finansieringsavtalet och innan det sista datum som anges i artikel I.5. i finansieringsavtalet. Slutrapporten skall författas på ett av den Europeiska unionens 11 officiella språk på det standardformulär som finns som bilaga till finansieringsavtalet. Kommissionen kan göra förändringar i formuläret efter att först meddelat bidragsmottagaren om förändringen. Bidragsmottagaren skall skicka slutrapporten och utgiftsdeklarationen till de olika partnerorganisationerna. Instruktioner om hur formuläret för slutrapporten skall fyllas i finns i finansieringsavtalets bilaga IV. Slutrapporten består av följande delar: en beskrivande (teknisk) del, som skall ge en detaljerad bild av projektet genom att beskriva arbetet, produkterna och resultaten för hela projektet, en ekonomisk del som preciserar de uppkomna utgifterna samt kvitton 2. Den delen måste var komplett och uppge samtliga utgifter man haft för projektets genomförande, en kopia (inte tre exemplar) av varje dokument som producerats inom ramen för projektet (ljud- eller bilddokument, modeller, rapporter, studier, träningsprogram etc.) såväl som eventuellt omnämnande av projektet i media (television, radio, tidningar). Kommissionen förbehåller sig rätten att begära in ytterligare kopior (upp till 10 kopior)

17 Om rapporten inte uppfyller kriterierna ovan kan kommissionen besluta att inte utvärdera den förrän den formella presentationen är korrekt. Om kommissionen inte får rapporten i rätt format kan bidraget dras in och bidragsmottagaren kan bli skyldig att återbetala den del av bidraget till kommissionen som redan betalats ut. Det rekommenderas starkt att slutrapporten kontrolleras av en person inom bidragsmottagarens organisation som har utbildning och erfarenhet av bokföring. Slutrapporten skall dateras och skrivas under av bidragsmottagarens juridiska företrädare i enlighet med vad som anges på framsidan av finansieringsavtalet eller senare justeringar ANALYS AV SLUTRAPPORTEN Slutrapporten analyseras av kommissionen, om så behövs med hjälp av experter, enligt följande procedur: Från de totala kostnaderna för projektet som anges i finansieringsavtalet dras alla icke bidragsberättigande poster bort, i enlighet med instruktioner i handboken och i finansieringsavtalet, för att komma fram till projektets totala bidragsberättigande kostnad. Procentsatsen för finansiering, enligt specifikationen under punkt A.4 i avsnitt A i finansieringsavtalet, tillämpas sedan på projektets totala bidragsberättigande kostnad, se ovan, för att därefter komma fram till det beviljade bidraget. Från den summan dras sedan den del som redan betalats ut till bidragsmottagaren. Därefter betalas resterande del, om sådan finns, ut till bidragsmottagaren. Även om den totala bidragsberättigande kostnaden överskrider den ursprungligen beräknade kostnaden kan det beviljade bidraget inte överstiga det tak som specificerats under punkt A.3 i avsnitt A i finansieringsavtalet. Exempel 1 Uppskattad Maximalt bidrag Deklarerade Bidragsberättigande Slutligt bidrag kostnad (procentsats, kostnader kostnader efter finansiering) i slutrapporten utvärdering 100, (60%) Det slutliga bidraget fås genom att multiplicera den totala bidragsberättigande summan med den godkända procentsatsen för finansieringen. Om bidragsmottagaren fått ett förskottsbidrag på kommer den slutliga betalningen att uppgå till ( ) Exempel 2 Uppskattad Maximalt bidrag Deklarerade Bidragsberättigande Slutligt bidrag kostnad (procentsats, kostnader kostnader efter finansiering) i slutrapporten utvärdering ,000 (60%) Här kan det slutgiltigt godkända bidraget inte överstiga maximibeloppet på även om de totala bidragsberättigande kostnaderna är större än den totala uppskattade kostnaden. Om bidragsmottagaren fått ett förskottsbidrag på kommer den slutliga betalningen att uppgå till ( ) Exempel 3 Uppskattad Maximalt bidrag Deklarerade Bidragsberättigande Slutligt bidrag kostnad (procentsats, kostnader kostnader efter finansiering) i slutrapporten utvärdering (60%)

18 I detta exempel är de deklarerade kostnaderna i slutrapporten lägre än de totala uppskattade kostnaderna. Detta innebär att det slutligt godkända bidraget blir lägre än det maximala bidraget eftersom: det maximala ERASMUS-bidraget anges som en procentsats av den totala uppskattade kostnaden, denna procentsats (här 60%) utgör en del av finansieringsavtalet (se artikel I.3.2) och kan inte förändras, en minskning av projektets totala kostnad minskar även summan av det maximala ERASMUSbidraget i absoluta tal. Om det slutliga bidraget är lägre än den förskottsbetalning som gjorts av kommissionen är bidragsmottagaren skyldig att återbetala mellanskillnaden på begäran av kommissionen (se artikel II.17 i finansieringsavtalet). Reglerna i detta avsnitt kommer inte påverka kommissionens rätt att helt eller delvis kräva återbetalning av bidraget om den inte är nöjd med projektets innehåll. Förutom den typ av återbetalning som beskrivits ovan kan andra återbetalningar komma i fråga enligt artiklarna II.17 och II.18 i finansieringsavtalet. Ingenting som faller inom detta eller andra avsnitt kommer att negativt påverka kommissionens rätt att hävda sin rätt enligt ovan nämnda artiklar i finansieringsavtalet BEGÄRAN OM YTTERLIGARE INFORMATION På begäran från kommissionen eller från kontoret skall bidragsmottagaren på egen bekostnad och inom den tidsfrist som specificeras i artikel I.4 i finansieringsavtalet lämna in kompletterande information, fakturor eller andra dokument (se avsnitt 5 i handboken) som rör det arbete som utförts och användningen av det bidrag som beviljats inom ramarna för avtalet. Denna information kan också begäras in som stickprov ÖVERKLAGAN Om bidragsmottagaren inte accepterar det slutliga bidrag som beviljats, eller om kommissionen krävt återbetalning, kan bidragsmottagaren överklaga beslutet hos kontoret. För att överklagan skall vara giltig måste den ske skriftligt och skickas till kontoret inom 60 dagar från det att beslutet tagits. Bidragsmottagaren skall ge en fullständig redogörelse för grunderna för sin överklagan av kommissionens beslut, tillsammans med kopior av relevanta stödjande dokument eller de motiveringar som överklagan grundar sig på. Överklagan skall baseras på nya förhållanden eller fakta som inte beaktats när den slutliga rapporten ursprungligen utvärderades. Det skall observeras att kommissionen kan avvisa en överklagan som inte lagts fram inom 60 dagar eller som inte innehåller nödvändiga motiveringar eller tillräcklig dokumentation. Kommissionen fattar ett beslut med anledning av överklagan och resultatet, tillsammans med motiveringen, kommer i normala fall att meddelas bidragsmottagaren inom 4 månader från det att överklagan ingetts

19 5. VERIFIKATIONSHANDLINGAR I det här avsnittet informeras om de verifikationshandlingar som bidragsmottagaren behöver kunna lämna in i händelse av en revision, begäran om ytterligare information eller av ett stickprov ALLMÄNNA REGLER FÖR HANDLINGAR Bidragsmottagaren måste kunna tillhandahålla handlingar som stärker samtliga kostnader som härrör från genomförandet av ERASMUS-projektet. Handlingarna från bidragsmottagaren skall föreligga i original och vara daterade. Om en partner står för utgifterna måste bidragsmottagaren kunna visa upp kopior på vidimerade fakturor från den ekonomiskt ansvarige hos den partnern. Kommissionen förbehåller sig emellertid rätten att kunna kräva in originalhandlingar. Proformafakturor kommer inte att accepteras, förutom vid utgifter som ännu inte betalats. I sådana fall skall bidragsmottagaren inkomma med betalningsbevis vid senare tillfälle. Om så efterfrågas skall bidragsmottagaren och partnerna kunna tillhandahålla alla nödvändiga handlingar för att verifiera inbetalningar och andra transaktioner som gjorts i samband med genomförandet av projektet, inklusive erhållen ränta från ERASMUS-bidraget. Om bidragsmottagaren inte kan tillhandahålla adekvata verifikationshandlingar för utgifter i samband med projektet eller om verifikationshandlingarna inte uppfyller kraven enligt detta kapitel, förbehåller sig kommissionen rätten att utesluta de aktuella kostnaderna från de totala bidragsberättigande utgifterna. De verifikationshandlingar som krävs för varje kostnadsslag beskrivs i nedanstående avsnitt: 5.2. SÄRSKILDA REGLER FÖR OLIKA KOSTNADSSLAG Personalkostnader För de FÖRNYADE CD- och DISS-projekten, förutom de fall som beskrivs i avsnitt i handboken, skall bidragsmottagaren kunna tillhandahålla: Kopior av kontrakt för sekreterare, administrativ och/eller teknisk personal som anställts speciellt för projektet och vars lönekostnader har inkluderats i slutrapporten som en del av de administrativa kostnaderna. Kostnader för resor och traktamenten (se avsnitt ) Resekostnader skall verifieras med följande handlingar: för tågresor: originalbiljetter (om originalbiljetterna måste behållas av skatteskäl skall vidimerade kopior företes), för flygresor: originalbiljetter eller boardingkort (om originalen måste behållas av skatteskäl skall vidimerade kopior företes), för resor i privata fordon: besked från järnvägs- eller flygbolag med en bekräftelse på priset för tåg- eller flygresa, för resor i hyrfordon: faktura för taxiresa: taxikvitto

20 Kostnader för traktamente, omfattande kost och logi, betalas utifrån ett faktisk eller fast belopp och får inte överstiga det maximibelopp per person och dag som tillämpas av den organisation som resenären tillhör, alternativt det maximibelopp per person och dag som anges i tabellen i avsnitt i denna handbok. Det är det lägsta av dessa båda belopp som gäller som gräns. Kostnader för utrustning och material (se avsnitt ) Bidragsmottagaren skall kunna förete samtliga originalhandlingar som härrör sig från köp, leasing och hyra av teknik och utrustning, inklusive sådana som härrör sig från underhåll och installation av sådan utrustning. Driftskostnaderna för utrustningen skall tydligt framgå av handlingarna. Fakturor från inköp av maskinvara och utrustning skall finnas tillgängliga för inspektion tillsammans med avskrivningstabeller, om sådana finns. Allmänna administrativa kostnader (se avsnitt ) Bidragsmottagaren skall tydligt kunna visa hur dessa kostnader beräknades och användes inom projektet. Bidragsmottagaren skall kunna förete originalhandlingar som styrker kostnaderna. Kostnader för produktion, tryckning, spridning och översättning (se avsnitt ) Bidragsmottagaren skall kunna förete originalhandlingar som styrker kostnaderna. Fakturorna skall vara detaljerade och innehålla fullständig information om t.ex. antal arbetstimmar, material som producerats, taxa som använts och, där så är tillämpligt, studio- och produktionstid etc. I de fall då detta arbete utförts av en intern avdelning skall bidragsmottagaren kunna styrka på vilken grund kostnaderna beräknats. Övriga kostnader (se avsnitt ) Det är endast de kostnader som tas upp i fakturorna som kan debiteras projektet