BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Transkript

1 KYRKORÅDET (13) Plats och tid Åkersberga Kyrkliga Centrum måndag den 7 mars :00-18:35 Ledamöter Leif Törnquist, Mia Hinndal Bellander, Lars Starkerud ( 18-24) Marianne Knutsson, Ulf Ellnebrant ( 1-24) Jan Winberg, Gerhard Nuss, Mats Broström och Jan Bonander. Tjänstgörande ers Kristina Lemón ( 18-23), Margareta Lindqvist ( 25-29), Ersättare Margareta Lindqvist ( 18-24), Kerstin Nilsson, Rolf Ericsson, Elisabeth Toller, Titti Jöngren. Övriga Ekonomichef Karin A Widing, kyrkogårds- och fastighetschef Stefan Mattsson och sekreterare Margareta Nelkenmark. Utses att justera Lars Starkerud ( 18-24), Gerhard Nuss ( 25-29) Justeringens plats och tid Protokollet är justerat Sekreterare Ordförande Justerande Margareta Nelkenmark Leif Törnquist Lars Starkerud ( 18-24) Gerhard Nuss ( 25-29) BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ KYRKORÅDET Sammanträdesdatum Datum för anslagets uppsättande Datum för anslagets nedtagande Förvaringsplats för protokollet Åkersberga Kyrkliga Centrum Underskrift Margareta Nelkenmark

2 KYRKORÅDET (13) KR 18 SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE, NÄRVARO, VAL AV JUSTERARE Kyrkorådets ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. Kyrkoherden inledde med Fastlagssöndagens Psaltarpsalm samt gav några reflektioner om vad fastetiden kan få betyda i våra liv och avslutade med Heliga Birgittas bön Herre, visa mig vägen och gör mig villig att vandra den. Lars Starkerud utsågs att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll t.o.m. 24. Gerhard Nuss utsågs att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll från och med 25.

3 KYRKORÅDET (13) KR 19 ANMÄLAN OM TILLÄGGSÄRENDEN OCH FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Ett ärende till nästkommande Kyrkorådsmöte anmäldes. Önskemål uppkom om att kyrkoherden på nästa möte skulle lämna en rapport om verksamheten inom de olika rådgivande grupperna. På grund av att några av mötesdeltagarna måste gå tidigare för att kunna närvara vid kommunens fullmäktigesammanträde, hade förslag framförts om att flytta punkten 6 på föredragningslistan till dagens första punkt. att ändra ordningsföljden på dagens ärendelista och därefter fastställa föredragningslistan; att ge kyrkoherden i uppdrag att på nästa kyrkorådssammanträde lämna en rapport om verksamheten inom de olika rådgivande grupperna.

4 KYRKORÅDET (13) KR 15 AU 17 KR 20 PERSONALENS FÖRDJUPNINGSDAGAR Församlingens ledningsgrupp har förberett Fördjupningsdagar för personalen under sammanlagt elva vardagar i maj och augusti samt en lördag i september Frågan har tidigare varit uppe för diskussion i såväl arbetsutskott som kyrkoråd. Moderata gruppen har tidigare framfört sin tveksamhet till fördjupningsdagarnas genomförande; bland annat med kritik över att församlingen under dessa dagar skulle vara en stängd församling med låsta dörrar. Kyrkoherden lämnade en utförlig rapport om syftet med Fördjupningsdagarna och dessutom en plan för hur man skulle hålla församlingen öppen för församlingsbor och allmänhet med hjälp av inhyrd personal samt jourberedskap för kyrkoherde och kyrkogårdschef. Handling delades ut. Majdagarna ska utvärderas innan det bestäms om det blir ytterligare fördjupningsdagar i augusti. Efter kyrkoherdens genomgång tackade den moderata gruppen för den specificerade informationen och menade att om man tidigare hade fått dagens fördjupade information, hade man sluppit oron inför en stängd kyrka. Moderata gruppen ansåg att ärendet hade felhanterats och lämnade en skriftlig handling att bilägga till protokollet. att godkänna kyrkoherdens förslag till Fördjupningsdagar för personalen i maj; att lägga moderata gruppens skriftliga synpunkter som bilaga till Protokollet. (Bilaga 1)

5 KYRKORÅDET (13) AU 15 KR 21 AKTUELLA PERSONALÄRENDEN Organisationschefens uppsägning och förslag till ny chefssammansättning Kyrkoherden informerade om att organisationschef Pär Åkerström hade sagt upp sig den 14 februari Pär Åkerström är formellt anställd till och med den 14 maj men eftersom organisationschefens tjänst är en chefstjänst, hade kyrkoherden tagit beslutet att Pär Åkerström skulle få vara arbetsbefriad från och med 1 mars. Handling med kyrkoherdens förslag till åtgärder för ledningsgrupp och chefssammansättning hade bifogats kallelsen och kyrkoherden lämnade också en utökad redogörelse av konsekvenserna. Kyrkoherden föreslog att församlingen inte skulle återbesätta tjänsten som organisationschef utan i stället utse en ny verksamhetschef som ersättande ledamot av ledningsgruppen. Kyrkoherden föreslog Marie Engström, som nu är samordnare för barnoch ungdomsarbetet, till ny verksamhetschef med ansvar för barnoch ungdomsverksamheten samt samordnare för konfirmandverksamheten.. Gruppledarna hade inför dagens kyrkorådssammanträde beretts tillfälle till ett samtal med Marie Engström. Inga invändningar fanns mot att ge Marie Engström uppdraget att från och med 15 maj bli verksamhetschef. Vissa av organisationschefstjänstens administrativa uppgifter föreslås bli fördelade på övriga i Ledningsgruppen. Protokollföraruppgiften i förtroendeorganisationen föreslås bli lagd på kyrkoherdesekreterartjänsten. Ang arbetet med IT och telefoni kommer de tjänsterna att köpas externt. Kyrkoherden meddelade att han kallat till MBL-förhandlingar enligt 11 den 10 mars. att tillstyrka förslaget att utse Marie Engström till Verksamhetschef för barnoch ungdomsarbetet, samordnare för konfirmandverksamheten samt ledamot av Ledningsgruppen från och med 15 maj 2011, under förutsättning att MBL-förhandlingar inte ger starka och sakliga invändningar mot ny organisation samt chefstillsättning; att tillstyrka kyrkoherdens förslag enligt utsänd bilaga.

6 KYRKORÅDET (13) KR 22 Övriga personalärenden a) Till tjänsten som församlingsassistent hade 18 ansökningar inkommit. Tre av de sökande har utvalts till intervju. b) Till tjänsten som husmor/värdinna hade 32 ansökningar inkommit. c) Kyrkorådet har tidigare beslutat att återbesätta tjänsten som familjerådgivare när Gudrun Lindgren avgår med pension den 31 juli Annons kommer inom kort. att notera informationen till protokollet

7 KYRKORÅDET (13) KR 23 FASTIGHETSÄRENDEN a) Etapp 1 av ombyggnaden Information inför utvärdering och slutrapport lämnades. Några moment återstår innan Etapp 1 av ombyggnaden är helt avslutad. Bland annat ska en ny pulpet för styrning av ljus och ljud införskaffas till Åkersberga kyrka. När den är installerad kommer Kyrkorumsgruppen att sammankallas för en slutgenomgenomgång av kyrkorummet i Åkersberga kyrka. att notera informationen till protokollet.

8 KYRKORÅDET (13) AU 16 KR 24 FASTIGHETSÄRENDEN b) Etapp 2 av ombyggnaden En skrivelse från ombyggnadsprocessens styrgrupp med förslaget att avbryta Ombyggnad etapp 2 hade bifogats kallelsen. Genomgång gjordes Kyrkogårds- och fastighetschefen och detaljerad förklaring lämnades. Förslaget till att avbryta etapp 2 gjordes med hänvisning till ökade kostnader i förhållande till tidigare kalkyl från huvudentreprenören. Styrgruppen föreslår att ny entreprenadupphandling i konkurrens ska göras. Skrivelsen innehöll förslag till åtgärder av mindre omfattning som föreslogs genomföras under 2011, även om etapp 2 i stort avbryts. Åtgärder som svarar mot myndighetskrav på byggnaderna och skulle kunna genomföras utan att en byggplatsetablering behöver komma till stånd är: * Utbyte av ett mindre antal elinstallationer med anmärkningar på grund av elsäkerhet. * Genomförande av separat upphandlad sidoentreprenad för lås, larm och passersystem. * Ombyggnad av personalkök. * Fönsterbyten, elinstallationer och radiatorbyten i västra delen av Åkersberga Kyrkliga Centrum. att Ombyggnad etapp 2 av Åkersberga Kyrkliga Centrum ska avbrytas; att de fyra mindre åtgärderna som kan genomföras utan byggplatsetablering ska utföras enligt förslag.

9 KYRKORÅDET (13) AU 16 KR 25 EKONOMIÄRENDEN a) Ett preliminärt resultat för 2010 hade bifogats kallelsen. Ekonomichefen delade vid sittande bord ut en ny handling med uppdaterat preliminärt resultat och redogjorde därefter för innehållet. b) Muntlig information angående arbetet med Verksamhetsberättelse 2010 lämnades av Kyrkoherden. c) Budgetdirektiv 2012 hade bifogats kallelsen. Under punkten om askgravlund vid Östra Ryds kyrka, önskade kyrkoherden göra en komplettering med: samt omgestaltning av minneslunden. På en fråga om eventuellt kommande förändrade momsregler svarade ekonomichefen att det ej är troligt att någonting kommer att förändras under att notera informationen angående punkterna a) och b) till protokollet; att komplettera budgetdirektiven 2012 enligt kyrkoherdens förslag och därefter fastställa budgetdirektiven för (Bilaga 2)

10 KYRKORÅDET (13) AU 19 KR 26 BREDBAND/STADSNÄT Kyrkogårds- och fastighetschefen informerade om erbjuden anslutning till stadsnätsdragning inom Österåkers kommun. Församlingen hade tidigare fått frågan om anslutning till Östra Ryds kyrka och Vasagården, men nu hade förutsättningarna ändrats och frågan gällde eventuell dragning till Österåkers kyrka och Prästgården för en kostnad av ca kronor + moms. Diskussion om fördelar och nackdelar med trådlöst bredband kontra stadsnät.. Trådlöst bredband kan vid första anblicken låta som ett billigare alternativ, men mottagningen av trådlös uppkoppling fungerar inte till 100 % runt Österåkers kyrka. Till exempel kommer troligtvis inte dataprogrammet för gravkartor att fungera med trådlös uppkoppling. Påpekades också att det med trådlös uppkoppling kan bli problem med sekretessbelagda ärenden och e-post, eftersom oärlig åtkomst av utomstående underlättas. Ekonomichefen påpekade att det är av stor vikt att samtlig personal har regelbunden tillgång till internetuppkoppling på samtliga församlingens arbetsplatser. Församlingen är ansluten till en portal som heter Advance med servrar i Göteborg och alla behöver kunna koppla upp sig för åtkomst av olika program samt Outlook. att uppdra åt kyrkoherden att ta fram en konsekvensbeskrivning och ekonomisk kalkyl för de olika alternativen.

11 KYRKORÅDET (13) 27 RAPPORTER Besök i vänförsamlingen S:t Peter s En ny kyrkoherde, Will Hughes, ska installeras i vänförsamlingen den 28 mars. Kyrkoherden och ekonomichefen kommer att närvara. Dagen efter installationen kommer det finnas utrymme för samtal mellan de båda kyrkoherdarna, bland annat om vänförsamlingskontraktet. Ekonomichefen kommer att få möjlighet att samtala med de ekonomiansvariga i S:t Peter s. Förslag till ändring i församlings- och pastoratsindelningen Skrivelse och remiss från Stockholms stift hade bifogats kallelsen. Kyrkoherden ska formulera ett svar som ska behandlas på nästkommande möte med arbetsutskottet. Orgelentreprenad Kyrkoherden rapporterade att fyra orgelbyggarfirmor hade svarat på församlingens förfrågan angående renovering av orgeln i Åkersberga kyrka. Kyrkoherden tillsammans med organist Magnus Holmlund hade närvarat vid anbudsöppningen och efter genomgång av samtliga anbud valt att ge Grönlunds Orgelbyggeri uppdraget att renovera orgeln. Arbetet kommer att utföras under tredje kvartalet MM = Mångfaldens mosaik En tidning om flerspråkighet från Svenska kyrkan delades ut för kännedom. Slutrapport från HIV/AIDS-projektet i Zhoukou delades ut för kännedom. Svenska kyrkans fasteinsamling presenterades kortfattat av kyrkoherden. Presidiekonferens Nytt datum är september Inbjudna är presidiet, gruppledarna och kyrkoherden. Information delades ut. Anmälningar tas emot av Margareta Nelkenmark. Inkommen post En handling med notering av inkommen post till kyrkorådet delades ut.

12 KYRKORÅDET (13) KR 28 EXTRA MÖTE FÖR ARBETSUTSKOTTET Kyrkorådets ordförande kallade arbetsutskottets medlemmar till ett extra möte den 11 april 2011 kl Vid detta möte ska följande två ärenden beredas: 1) Årsredovisning ) Verksamhetsberättelse att notera kallelsen i protokollet.

13 KYRKORÅDET (13) KR 29 SAMMANTRÄDET AVSLUTAS Kyrkoherden avslutade med bön och välsignelse och därefter förklarade ordföranden sammanträdet för avslutat kl