Projekthandbok. Projekthandbok 1 (34)

Transkript

1 1 (34)

2 2 (34) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning Bakgrund Syfte Projekt Projektprocessen Projektbeslut Genomförande av projekt Organisation Projekt i Agresso Projektledning och projektansvar Upprättande av projektplan Skedenas innehåll Miljöarbete, miljöklassning och certifiering Kvalitetsledning Projekteringsledning Upphandling Kalkylering Kostnadsstyrning Myndigheter Riskhantering Rapportering och kommunikation Avslut och överlämnande av projekt Bilagor Skedesplan Regler för fördelning mellan underhåll och investering (utdrag ur Diligentias "Ekonomihandbok") Momsinformation projekt... 33

3 3 (34) 1 Inledning 1.1 Bakgrund Diligentia AB är ett dotterbolag till Skandia Liv. Fastigheterna ligger främst i regionerna Stockholm, Göteborg och Malmö och är värderade till ca 30 miljarder kronor. Diligentias affärsidé är att långsiktigt äga, utveckla och förvalta: bostäder åt människor som vill bo tryggt och trivsamt kontor och köpcentrum åt företag och organisationer som vill bedriva en framgångsrik verksamhet Diligentia ska dessutom aktivt utvärdera investering i andra typer av fastigheter. Diligentia ska genom förvaltning av fastigheter ge ägarna en stabil direktavkastning över tiden. Genom en väl avvägd fördelning av olika fastighetsslag i tillväxtregionerna ska högsta möjliga avkastning uppnås till minsta möjliga risk. Fastighetsbeståndet förvaltas och hyrs ut av såväl egen personal som av kontrakterade förvaltnings- och driftleverantörer. En betydande del av Diligentias verksamhet består av att genomföra olika byggnadsprojekt. Projekten utgörs av allt från stora om- och tillbyggnadsprojekt till små hyresgästanpassningar och åtgärder relaterade till löpande underhåll. 1.2 Syfte Syftet med projekthandboken är att säkerställa Diligentias bygg- och fastighetsprojekt med avseende på kvalitet, tid och kostnad genom att: ge vägledning och bilda stöd för projektledningsarbetet i enskilda projekt ge verktygen att planera, säkerställa och redovisa att projektet uppfyller kundkrav, författningskrav samt övriga interna och externa krav För att skapa en struktur och ett samordnat arbetssätt vid genomförandet av projekten har denna handbok tagits fram. Den är avsedd att tillämpas både internt och externt och är en standard. en lagras digitalt och uppdateras fortlöpande. Användare av boken ska därför säkerställa att rätt version av handbok och tillhörande dokument används när ett projekt ska genomföras. Till hjälp finns en dokumentförteckning framtagen som visar gällande versioner av dokumenten. en ger vägledning vid upprättandet av projektplan och de avsnitt i handboken som direkt ställer krav på innehåll i projektplanen är markerade med i marginalen.

4 4 (34) 2 Projekt 2.1 Projektprocessen Inom Diligentia genomförs projekt av varierande storlek och komplexitet. Det innebär att olika arbetssätt måste användas för att kvalitetssäkra samtliga projekt. I alla projekt ska risker analyseras och begränsas med ett kontinuerligt arbete, som innebär ett strukturerat arbete med avseende på att reducera riskerna. Se vidare under Riskhantering. Projektprocessen kan åskådliggöras enligt nedanstående modell där de olika skedena redovisas tillsammans med beslut och genomförande. Grundtanken är att projekt ska genomföras i de definierade och avgränsade skedena. Omfattningen av de aktiviteter som ska beaktas i de olika skedena varierar beroende på projektets storlek och komplexitet, varefter successiva beslut kan fattas med olika beslutsunderlag som grund. Beslutsprocessen för projektet klarläggs under förstudieskedet. Idé / Behovsanalys Projektbeslut Projektbeslut Programhandlingsskede Projektbeslut Systemhandlingsskede Projektbeslut Förstudieskede Genomförandeskede Överlämnandeskede Nedan beskrivs kortfattat olika skeden i processen, se även bilaga 3.1 Skedesplan. Behovsanalys Syftet med behovsanalysen är att: Klargöra varför en förändring behövs och specificera faktiska behov Formulera mål och strategier som underlag för kommande beslut Behovsanalyser innebär bland annat en sammanställning och bearbetning av de behov som har identifierats i underhållsplaner och strategiska planer för fastigheterna, kompletterat med de behov och krav som framställs av t.ex. befintliga och nya hyresgäster. Förstudieskedet I förstudien prövas olika alternativ till lösningar på de behov som beskrivits i behovsanalysen. Olika förslagshandlingar framtas vid behov för att ytterligare beskriva produkten. För att skapa bästa möjliga lösning vägs de olika alternativen mot de lagar, speciella förutsättningar och andra krav som gäller i den aktuella situationen. Resultatet av arbetet är en rapport som beskriver det fortsatta arbetet. Den ska redovisa det valda huvudalternativet med analys av de alternativa förslagen. Rapporten innehåller funktionsbeskrivning, teknisk redovisning, miljöklassningssystem, kostnadsbedömning, riskanalys, uppskattad tidsåtgång för projektet med mera.

5 5 (34) Bedömda investeringskostnader vägs mot möjliga hyresintäkter och resulterar i en avkastningsberäkning. Fördelning mellan kostnad och investering och momsfrågor utreds. Projektets förutsättningar, såsom teknisk skuld, fastighetens skick, miljöförutsättningar och marknadsförutsättningar beaktas också. Programhandlingsskedet Programhandlingsskedet innebär att ett funktionsprogram tas fram, som beskriver det som ska projekteras. Utgångspunkten för programarbetet är de dokument som benämns Diligentiastandard. De finns upprättade för bostäder, kontor och köpcentrum. Dokumenten ska fungera som underlag och stöd vid upprättande av det specifika programmet för varje enskilt projekt. Se dokumentförteckning för en. Olika förslagshandlingar projekteras vid behov för att ytterligare beskriva produkten. Dessa handlingar kan utgöras av planritningar, sektioner, principlösningar av stomme etc. Flera olika alternativ kan utredas och ställas mot varandra. I projektet genomförs aktuella inventeringar och undersökningar för att öka kunskapen om olika förutsättningar som påverkar tekniskt utförande, kostnader m.m. Resultatet sammanfattas i en rapport som bl.a. redovisar programkrav, programskiss, kostnader, intäkter, avkastning, organisation, huvudtidplan och risker. Fördelning mellan kostnad och investering och momsfrågor utreds. I de fall där flera alternativ studerats bör också ett huvudalternativ tas fram. Systemhandlingsskedet Systemhandlingsskedet innebär en fördjupad studie av det alternativ som valts/utretts i programhandlingsskedet. Systemhandlingar upprättas. Kompletterande undersökningar, som är relevanta för projektet; genomförs. Resultatet sammanfattas i dokumenten ritningar, övergripande tekniska beskrivningar, rumsfunktionsprogram, organisationsplan, huvudtidplan och en systemhandlingskalkyl. Genomförandeskede Genomförandeskedet innebär att projektets fysiska genomförande påbörjas vilket innebär projektering av förfrågningsunderlag, upphandling, detaljprojektering av bygghandlingar och produktion. Projektering, upphandling och produktion hanteras olika beroende på val av genomförandeform. Överlämnandeskedet I anslutning till slutbesiktning ska projektet överlämnas till förvaltningen som i sin tur överlämnar till hyresgäst. Överlämnandeskedet innehåller bland annat rutiner för hantering av eventuella garantifel under garantitiden, utbildning av driftspersonal, överlämnande av drift- och skötselinstruktioner m.m. Skedet avslutas med att garantibesiktning genomförs och att identifierade garantifel ska ha åtgärdats. Förvaltningsorganisationen bevakar, kallar till och ansvarar för att garantibesiktning genomförs.

6 6 (34) 2.2 Projektbeslut Inför varje beslut om att starta ett projekt i Diligentias fastigheter ska ett projektbeslut upprättas i enlighet med anvisningarna som finns i mall för projektbeslut. Ett projekt kan startas först efter det att ett Projektbeslut har blivit godkänt. Beslutsunderlaget innehåller bland annat en redogörelse för motiven till att genomföra projektet och de ekonomiska konsekvenser de medför. Projektbeslutet ska bland annat innehålla beslut om behörighet och befogenhetsgränser. Dokumentet godkänns enligt gällande delegationsordning. Ett godkänt beslutsunderlag innebär att ekonomiska ramar knutet till ett utförande enligt definierade handlingar t.ex. programhandlingar, har satts upp för fortsatt arbete. Ett beslut kan omfatta hela processen från behovsanalys till överlämnande eller delar av processen fram till en ny kommande beslutspunkt. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Projektbeslut Dokumentnummer P 2.2.M

7 7 (34) 2.3 Genomförande av projekt I samband med att ett Projektbeslut fattats fastställs den initiala och interna organisationen och attestordningen av fakturor i projektet. I projektbeslutet klargörs även mandat att teckna leverantörsavtal för projektets genomförande Organisation Organisation och roller ska klargöras tidigt i projektet och detta klargörs i den projektspecifika projektplanen. Organisationen följs upp och vidareutvecklas under projektets gång för att säkerställa att denna fortfarande är relevant och den mest lämpade för varje skede. Följande roller och mandat ska klargöras: Projektansvarig Projektägare Fastighetschef Marknadsområdeschef Förvaltare Teknisk chef Uthyrare Projektledare, extern Miljöansvarig i projektet Projektansvarig En Projektansvarig utses för projektet och ansvarar för att organisera projektarbetet inom ramen för Projektbeslutet, detta görs i samråd med projektägaren. Det är en anställd inom Diligentia som ska ha rollen som Projektansvarig. För att kunna arbeta som projektansvarig krävs relevant kompetens och erfarenhet av projektledning av bygg- och fastighetsprojekt. Det är av stor betydelse att hänsyn tas till projektets komplexitet, när projektansvarig utses. I projekt med detaljplanefrågor och övriga komplexa frågor bör en projektchef från enheten Projekt & Teknik utses som projektansvarig. Den projektansvariges uppgift är att samordna, leda, följa upp och styra projektarbetet. Projektansvarig har det övergripande ansvaret internt för att projektets kostnader ryms inom fattade beslut, samt ett ansvar för tider, teknik, arbetsmiljö, miljö och myndighetsrelaterade frågor. Den projektansvarige företräder byggherren inom ramen för fattade beslut. Projektägare Projektägaren ansvarar för fastighetens drift och förvaltning, hyresgästfrågor som t.ex. uthyrning av lokaler och hantering av befintliga hyresgäster. I samråd med Projektansvarig säkerställs att tillräckliga personella resurser finns

8 8 (34) tillgängliga för projektets organisation. Projektägare ansvarar för att fatta beslut om programändringar som innebär avsteg från projektbeslutet. Projektledare I de flertalet projekt utses en projektledare, vilken ofta anlitas från projektledningsföretag. Projektledarens uppdrag är att driva projektet utifrån uppsatta mål i projektbeslutet. Projektledaren ska rapportera projektet till den projektansvarige och ofta i samråd med projektansvarig till projektets styrgrupp. Styrgrupp I projektet ska en styrgrupp skapas och det är projektansvarig och projektägare som i samråd sätter samman styrgruppen. De som normalt medverkar vid styrgruppsmötena är projektansvarig, projektägare (fastighetschef och eller marknads-områdeschef), samt adjungerade som exempelvis en extern projektledare. Styrgruppens huvudsakliga funktion är att fatta beslut inom projektbeslutets ramar, samt att följa upp att projektet når sina mål. Projektansvarig ansvarar för att styrgruppsmöten genomförs och dokumenteras. Beslut om en styrgrupp ska tas för varje projekt och detta beskrivs i projektbeslutet. I beslutet ska även styrgruppens initiala sammansättning framgå. Uppföljning av enskilda projekt Rutiner för uppföljning ska beskrivas i varje projekt och detta sker i projektplanen, se Upprättande av projektplan. Det normala är att projektuppföljningen sker i projektets styrgrupp, se Rapportering och kommunikation. De mindre komplexa projekten kan dock sakna en styrgrupp av olika skäl, men dessa projekt ska också ha en systematisk uppföljning. Projektägaren har ansvaret för att denna sker bl.a. genom att kontrollera att projektplanen är aktuell och att projektrapportering sker. Övergripande projektuppföljning Avstämning av Diligentias samtliga projekt kommer att ske varje kvartal. Drivande för denna uppföljning är projektcontroller. Detta görs i samråd mellan funktionerna Projekt & Teknik och Ekonomi. Enheten Projekt & Teknik kommer att kontinuerligt genomföra projektsäkringar i Diligentias bygg- och fastighetsprojekt. Syftet med dessa är att gå igenom projektet utifrån en checklista som innefattar bland annat arbetsmiljö, riskanalys, organisation, tider, ekonomi, myndigheter mm. Motivet med dessa projektsäkringar är att säkerställa och föreslå förbättringar i styrningen av projektet, samt lämna erfarenheter mellan de olika projekten.

9 9 (34) Projekt i Agresso Kund- och leverantörsfakturering i Diligentia sker i ekonomisystemet Agresso och all fakturahantering är elektronisk. Inkommande fakturor scannas och distribueras elektroniskt via fördefinierade attestflöden, flödet anges i projektbeslut. Budget, prognos, avvikelser, projektförändringar och utfall hanteras via "Projektstyr", en webbaserad modul i Agresso. I Agressos projektmodul finns följande roller definierade: Slutattestant - slutattesterar fakturor för utanordning. (Obligatorisk roll, intern) Projektansvarig - internt ansvarig för projektet - tekniskt och ekonomiskt. Sakattesterar fakturor. (Obligatorisk roll, intern) Huvudprojektledare - samordnar delprojekt och delprojektledare. Sakattesterar fakturor. (Frivillig roll, kan vara extern part) Projektledare - upprättar projektutkast, budget, prognos, avvikelser etc. Sakattesterar fakturor. (Obligatorisk roll, kan vara extern part) Start av projekt i Agresso Det godkända projektbeslutet distribueras till Projektcontroller, som lägger upp projektet i Agresso. Nya användare i Agresso hanteras av Systemförvaltare för Agresso. Projektcontroller kontrollerar avlyftbar moms med bolagsansvarig enligt separat upprättad momsrutin. Projektbeslut i original, inklusive bilagor, arkiveras av Projektcontroller. Projektansvarig och slutattestant får en kopia av projektbeslut inklusive införda noteringar beträffande projektnummer etc. Kostnadsstyrning i Agresso All kostnadsstyrning hanteras via Projektstyr. Projektansvarig ansvarar för projektet genom att bland annat budgetera, följa upp, prognostisera och styra projektet inom beslutade ramar. Projektansvarig ansvarar även för att projektet avslutas. Projektcontroller ansvarar för att delar som ska kostnadsföras i investeringsprojekt kostnadsförs i samband med kvartalsbokslut och vid projektavslut och att moms hanteras enligt beslut. Aktivering av slutbesiktade projekt Ett pågående projekt "aktiveras" (bokförs på konto för byggnad och läggs upp på avskrivningsplan) i samband med "ekonomiskt avslut". I de fall ett årsbokslut passerar mellan "tekniskt klart" (inflytt etc.) bör det övervägas att aktivera bokförda kostnader och restaktivera vid ekonomiskt avslut. Projektansvarig informerar Projektcontroller att projektet kan avslutas/stängas och ett datum för när projektet var tekniskt klart.

10 10 (34) Hantering av kostnader under garantitid Projekt ska i normalfallet avslutas i Agresso senast inom 4 månader efter att projektet avslutas (tekniskt) och i förekommande fall hyresgästen tar lokalen i besittning. Kostnader för garantibesiktningar etc. ska kostnadsföras. Ekonomiskt avslut av projekt i Agresso När projektet ska avslutas ekonomiskt fyller Projektansvarig i avslutsmall och dokumentet signeras även av slutattestant. Innan avslut ska Projektansvarige stämma av att all fakturering, omföringar och eventuella reserveringar har skett. En avstämning mellan andel kostnad och investering ska även ske. Avslutsblankett distribueras till Projektcontroller vilken avslutar projektet i Agresso inklusive eventuella omföringar, aktiveringar, kostnadsföringar, moms etc. Kopia av avslut skickas till projektansvarig samt övriga som har fattat projektbeslutet. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Dokumentnummer Projektbeslut (mall) P 2.2.M Projektupplägg internprojekt i Agresso (mall) P M Avslut av projekt i Agresso (mall) P M Manual elektronisk fakturahantering - Manual Projektstyr -

11 11 (34) 2.4 Projektledning och projektansvar Den som utsetts till projektansvarig för ett projekt ansvarar för projektet och att denna projekthandbok följs i tillämpliga delar. Startmöte i projektet I ett tidigt skede genomförs ett startmöte. Syftet med mötet är bland annat att överlämna och gå igenom de förutsättningar (inkl. befintlig dokumentation) som gäller för projektet. På startmötet går man även igenom hur överlämnandeskedet planeras att genomföras. Exempel på deltagare på startmötet kan vara representanter från förvaltning, digitalt handlingsarkiv, projektcontroller, projektansvarig och eventuell extern projektledare för det aktuella projektet. På startmötet ska checklista för projektdokumentation i fastighetsprojekt gås igenom Upprättande av projektplan Projektansvarig ansvarar för att en projektplan upprättas för projektet. Projektplanen är ett levande dokument som ska uppdateras under hela projektet. De delar som ska planeras, genomföras och följas upp kontinuerligt under hela projektets gång är: Kostnadsstyrning Upphandling Kvalitetsledning Miljö- och energiledning samt miljöklassningssystem Riskhantering Kommunikation Tidplanering Organisation Myndigheter Produkten Projektplanen ska omfatta och redovisa hur ovanstående frågor hanteras i projektet, projektplanen ska även redovisa vilka tidplaner som kommer upprättas i projektet. Projektplanen ska även visa hur dokumentstyrning (handling, format, lagringsplats/struktur, filformat etc.) kommer att ske i projektets olika skeden, inklusive avslut och överlämnande (se även ) I projektplanen ska det framgå hur det säkerställs att projektörers och entreprenörers egenkontrollplaner innehåller samtliga för projektet relevanta kontrollmoment och hur dessa kommer verifieras. I projektplanen ska det anges att en konstruktionsgenomgång ska genomföras innan projektet övergår i ett genomförandeskede. Projektplanen ska noteras med datum i Projektstyr under Projektliggare (PL1).

12 12 (34) Förenklad projektplan För mindre komplexa projekt kan en förenklad Projektplan upprättas, beslut om detta ska redovisas i projektbeslutet. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Förenklad Projektplan Dokumentnummer P2.4.1.C Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöplaner vid extern projektledning I de fall en extern projektledningsorganisation har anlitats eller kommer att anlitas för att bedriva hela eller delar av projektledningsarbetet ska denne redovisa hur kvalitets- miljö- och arbetsmiljöarbetet planeras ske via kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöplaner. Olika aktiviteter kan delegeras inom den interna och externa projektorganisationen, detta ska redovisas i projektplanen med tillämpliga hänvisningar. Leverantören ska även se till att krav överförs på övriga engagerade leverantörer samt se till att dessa följs och redovisas kontinuerligt. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Checklista för projektdokumentation i fastighetsprojekt. Dokumentnummer P C Skedenas innehåll För att tydliggöra vad Diligentia normalt anser omfattas av respektive skede i processen och hur varje skede ska avslutas finns en skedesplan framtagen. Skedesplanen tillsammans med denna handbok är tänkt som en stomme att utgå från när projektplanen upprättas. Skedesplanen finns sist i denna handbok under bilagor. I projektplanen ska det framgå och motiveras vilka tillägg och avsteg som gjorts från skedesplanen Miljöarbete, miljöklassning och certifiering. Diligentia har långsiktiga miljömål för verksamhet inom bl. a energi, materialval, resor, innemiljö, avfall samt samarbete med hyresgäster. Miljöklassningssystem Diligentia har beslutat att alla ny-, om- och tillbyggnader ska miljöcertifieras. I första hand ska Breeam användas. Projekt där det anses finnas skäl till att inte använda Breeam ska formulera en avvikelserapport som ska godkännas av styrgruppen. Andahandsvalet är istället Miljöbyggnad. Beslut/val ska fattas i projektbeslut för genomförande.

13 13 (34) Om det finns skäl till att använda Leed eller Green Building istället ska dessa formuleras och godkännas av styrgruppen. Miljökonsekvensbeskrivning och tillståndsansökan För projekt ska miljökonsekvensbeskrivning upprättas om det är ett krav beroende på projektets storlek eller art. Lagkrav framgår bland annat av Miljöbalken och Plan- och Bygglagen. Erforderliga tillstånd och anmälningar ska sökas av tillsynsmyndighet. Exempel på detta är: Tillstånd eller anmälan avseende miljöfarlig verksamhet Anmälan om markförorening samt anmälan om marksanering. Rivningslov med tillhörande rivningsinventering Anmälan om sanering av PCB och asbest A, B- eller C-verksamhet? En del miljöfarliga verksamheter är tillståndspliktiga eller anmälningspliktiga. Det innebär att tillstånd ska finnas eller att en anmälan ska ha gjorts, innan man börjar anlägga, bygga eller driva verksamheten. Det gäller även ändringar. Tillståndspliktiga miljöfarliga verksamheter kallas för A- eller B-verksamheter, beroende på vilken myndighet som beslutar om tillstånd (miljödomstol respektive länsstyrelse). Anmälningspliktiga verksamheter kallas för C-verksamheter och anmäls till tillsynsmyndigheten (Miljönämnd eller liknande). Miljö- och energiprogram I alla projekt ska ett miljö- och energiprogram användas där krav ställs på material och system, detta tas lämpligen fram i programskedet. I mer komplexa projekt ska ett projektspecifikt program tas fram enligt Instruktion för miljö- och energiprogram. I mindre komplexa projekt kan Diligentias generella miljö- och energiprogram för mindre komplexa ombyggnader användas. Följ minst kraven i det valda klassningssystemet för framtagandet av programmet. I projektplanen ska det framgå hur det säkerställs att kraven i programmet följs och hur avvikelserapportering sker. Miljö- och energiledning i projektets skeden Miljö- och energifrågor beaktas i projektets samtliga skeden, bl.a. följande aktiviteter utförs: Förstudie Miljökonsekvensbeskrivning där så är lagkrav Tillståndsansökan vid exempelvis miljöfarlig verksamhet samt anmälan vid "c-verksamhet" Val av Breeam-manual för miljöklassningsarbetet

14 14 (34) Programhandlingsskede Ett program upprättas med utgångspunkt från kraven i Breeam samt Diligentias egna krav Miljökrav vid upphandling av projektörer Rivningsinventering/Miljöinventering utförs vid om-/nybyggnad Utredningar avseende exempelvis radon, markförorening och akustik Anmälan avseende t.ex. rivning, förorenad mark etc. Systemhandlingsskede Miljöplan upprättas inkl. plan för hur denna ska följas upp Konsulters miljöplaner Uppföljning av ställda miljökrav Genomförandeskede Miljökrav vid upphandling av entreprenörer Entreprenörers miljöplaner Rivningsplan med rivningsinventering som underlag. Avfallsplan upprättas i större projekt. Anmälan avseende exempelvis sanering av asbest, PCB etc. Rutiner, kontroller, tillstånd och dokumentation enligt miljöprogram Uppföljning av ställda miljökrav Rivningsinventering/Miljöinventering Miljöinventering ska genomföras i alla om- och tillbyggnadsprojekt där rivning av byggnad eller del av byggnad innefattas. Miljöinventeringen ska innefatta en fullständig inventering av den del, eller delar av byggnaden, som kan komma att beröras i eller i anslutning till projektet - avseende farligt avfall enligt definitionen i Avfallsförordning (2001:1063). Vid inventeringarna ska en okulärbesiktning ske beträffande byggnadens övriga funktioner, fukt, mögel, etc. En bedömning bör göras om det föreligger risk för att radon kan förekomma. Inventeringen ska minst innehålla: Listning av avfall (vilket avfall finns i byggnaden) Avfallsmängder (hur mycket av varje avfallstyp finns det) Ritning/karta med lägesprecisering (var finns resp. avfall) Hanteringsbeskrivning (hur ska avfallet hanteras) Rivningsplan och Avfallsplan I de fall som en rivningsplan erfordras och i de fall som farligt avfall kan antas förekomma ska alltid en rivningsplan upprättas. Planen ska redovisa hur avfallet kommer att hanteras i projektet. I större projekt upprättas en avfallsplan. Konsulters och entreprenörers miljöarbete Konsulter och entreprenörer i projekten ska ange vem som är miljöansvarig i projektet. Dessutom ska varje aktör redovisa miljöplaner baserade på kraven i miljöprogrammet. Syftet med planerna är att leverantörerna ska visa att kraven i

15 15 (34) miljöprogrammet uppfylls. Planerna ska godkännas, detta ska ske innan de berörda aktiviteterna påbörjas. Uppföljning I varje projekt ska ställda miljö- och energikrav följas upp i projektets alla skeden, detta kan göras i form av revisioner. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Diligentias generella miljö- och energiprogram för mindre komplexa ombyggnader Diligentias anvisning för upprättande av miljö- och energiprogram Dokumentnummer P.2.4.3S P.2.4.3S Kvalitetsledning Upprättande av kvalitets- och kontrollplaner För varje projekt ska kvalitets- och kontrollplaner upprättas i tillämpliga delar för projektet. Projektets komplexitet avgör utformning och innehåll i planerna. Kvalitetskrav vid upphandling av entreprenörer och konsulter Huvuddelen av kontrollen i projekten sker genom leverantörernas egenkontroll, vilken ska dokumenteras, kontrolleras och överlämnas i samband med projektavslut. Krav ska ställas på att leverantörerna i erforderlig omfattning ska upprätta kvalitetsplaner (kontrollplaner) för den specifika tjänsten. Syftet med planerna är att leverantörerna ska visa att ställda kvalitetsmål uppfylls, inklusive eventuella underleverantörers arbeten. Planerna ska omfatta kontroll av att myndigheters och beställarens krav uppfylls. Planerna ska godkännas, detta ska ske innan de berörda aktiviteterna påbörjas. Projekterande konsulter ska ta fram underlag till den egenkontroll som entreprenörerna ska utföra. Projekterande konsulter ska även upprätta arbetsmiljöplan, eller underlag till sådan för det specifika projektet inom sitt fackområde. Dessa upprättas enligt gällande lagstiftning och föreskrifter. Entreprenörer ska beroende på entreprenadform upprätta underlag till arbetsmiljöplan alternativt upprätta arbetsmiljöplan. Slutkontroll av entreprenadarbeten sker i normalfallet via traditionella slutbesiktningar som utförs av fackspecifika fristående sakkunniga besiktningsmän. En besiktningsplan bör utformas i samband med utarbetandet

16 16 (34) av kontrollplanen. Besiktningarna kan ske som fortlöpande besiktning kopplat till entreprenörens egenkontroll. Diligentia ska via avtalen förbehållas rätten att genomföra revisioner hos denne Projekteringsledning Projekteringens mål Övergripande mål för projekteringen ska vara att planera och projektera byggnader och anläggningar som uppfyller följande krav: gällande lagar, förordningar, föreskrifter, regler och råd funktionella och estetiska flexibla och generella ekonomiska, både på kort och lång sikt energieffektiva hyresgästers krav och behov ombyggnad sker på byggnadens villkor d.v.s. hänsyn ska tas till kulturhistoriska värden, kvarboende hyresgäster och ekonomi enkla, användarvänliga och väl fungerande tekniska system handikapp- och tillgänglighetskrav uppfylls god arbetsmiljö både under produktion och förvaltning sunda med bra inneklimat miljövänliga och kretsloppsanpassade Upprättade handlingar ska vara tydligt redovisade samt beräkningsbara för upphandling och utförande. Projektledningen ansvarar för att det som projekteras ryms inom fastslagen budget och att uppsatta mål för drift- och underhållskostnader uppfylls, se vidare pkt "2.4.8 Kostnadsstyrning". I projektplanen ska det framgå hur det säkerställs att kraven enligt AML 3 kap 7 uppfylls. Arbetsmiljöverkets "Checklista för projekteringsansvar", ADI 583 bör ingå som bilaga till projektplanen. Innan projektet övergår i ett genomförandeskede ska en konstruktionsgenomgång ske. Syftet är att verifiera att programkrav uppfylls. Projekteringshandlingars utförande För att Diligentia ska ha möjligheten att ajourhålla ett samordnat handlingsarkiv är det viktigt att de handlingar som framställs i projektet utformas så att de stämmer överens med Diligentias krav. Dessa krav avser bl.a. namngivning, filformat, metadata m.m. I projektplanen ska det framgå hur det säkerställs att kraven i projekteringsanvisningarna följs i projekteringsgruppen.

17 17 (34) Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Diligentiastandard: - Bostäder - Kontor - Köpcentrum Handbok digital dokumenthantering - Anvisningar Handbok digital dokumenthantering - Hjälpbok Riktlinje för Rums- och våningsnumrering Dokumentnummer S2.4.5.S S2.4.5.S P S Upphandling Upphandling ska ske enligt Diligentias Upphandlingspolicy och riktlinjer på ett sätt som är förenligt med god affärssed och branschens förhållningsregler. Upphandling ska ske enligt Diligentias processbeskrivning Upphandling och avtal kartläggning av processen samt risker och kontroller Innan man påbörjar enskilda upphandlingar ska man göra en marknadsbedömning och en upphandlingsstrategi ska finnas i projektet. Det är viktigt att förfrågningsunderlaget är väl genomarbetat och att alla krav framgår för att uppnå önskvärd kalkylerbarhet och konkurrens vid upphandlingen. Vid upphandling av leverantörer ska krav på kvalitets- och miljösäkring ställas på leverantörerna. För samtliga arbeten där det sammanlagda värdet av arbetena överstiger kr ska skriftliga avtal upprättas, avtal ska alltid upprättas om uppdraget avser utförande av hantverkstjänster. Avtal ska utformas som upphandlingsprotokoll eller beställningsskrivelse innehållande bl.a: Administrativa föreskrifter Specificering av kontraktshandlingar inkl. hänvisning till AB/92/04, ABK/96/09, ABT/94/06 etc. Tidplan som visar igångsättningstid, eventuella deltider och färdigställandetid. Övriga förutsättningar som är viktiga för projektets genomförande. Vid upprättande av administrativa föreskrifter ska punkter och formuleringar enligt följande dokument ingå: P S1 AF konsult P S3 PM - Upphandling av entreprenörer Innan avtal skrivs ska en kontroll ske att tilltänkt avtalspart betalar lagstadgade avgifter och skatter och är registrerade för F-skatt. Kontroll kan ske hos Skattemyndigheten eller via kreditbedömningsföretag (UC m.fl.). Som regel bör inte företag anlitas vilka uppvisar riskklass <3 enligt UC.

18 18 (34) Vid upphandling i projekt där fler delentreprenader upphandlas ska (bör) garantitiderna samordnas till en gemensam garantitid för projektet i sin helhet. Inkomna anbud ska likställas i enlighet med mall "Anbudssammanställning". Avtal med leverantörer tecknas enligt projektbeslut. Ekonomiska regleringar av ändrings- och tilläggsarbeten ska ske fortlöpande i projektet. Vid anlitande av leverantörer vilka kan få tillgång till information om Diligentias verksamhet, kunder, leverantörer etc vilken kan vara känslig om den sprids ska en sekretessförbindelse tecknas med leverantören. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Anbudssammanställning (mall) Säkerhetsregler för entreprenörer (mall/exempel) AF konsult (mall, checklista) PM - Upphandling av entreprenörer (mall, checklista) Avrop ramavtal Projektledning bygg- och installation (mall) Sekretessförbindelse (malll) Förenklad beställning Dokumentnummer P M P S P S1 P S3 P M P M P M Kalkylering Den grundläggande kostnadsnivån läggs tidigt i projektet och beror till stor del på vilken inriktning och omfattning projektet ges. Det är viktigt att man tidigt identifierar funktionskrav och andra krav. Dessa krav ska sedan tillgodoses till en så låg totalkostnad som möjligt. Kalkyler ska upprättas av personer med god kännedom om kostnader i relevanta projekt. I projektplanen ska det framgå vilka kalkyler som ska upprättas i projektet och vilka personer som ansvarar för dessa. Kalkyler ska levereras uppställda enligt Diligentias projektkontoplan. Kostnader ska kalkyleras för alla resurser som kommer att belasta projektet. Detta innefattar; men begränsas inte av, arbetskraft, material, leveranser och även speciella kategorier som indexering och kostnadsreserver. När man uppskattar kostnaderna måste man även ta hänsyn till variationer och osäkerheter i modellerna, orsakerna och konsekvenserna av dessa i den slutliga kalkylen. Kalkyler, avstämningar och prognoser upprättas normalt sett i följande skeden: Förstudieskedet (kalkyl, prognos) Programskedet (kalkyl, prognos) Systemhandlingsskedet (kalkyl, prognos)

19 19 (34) Bygghandlingsskedet (kalkyl, prognos) Upphandlingsskedet (kalkyl, prognos) Produktionsskedet (prognos) Avslutsskedet (efterkalkyl & slutredovisning) Programhandlingen utgör normalt även underlag för projektbeslut och hyresavtal. Även andra underlag kan vara aktuella som beslutsunderlag. Det är viktigt att programmet är så distinkt att det även kan utgöra underlag för upphandling av konsulter och att mätning av projektförändringar kan ske. Vid kalkylering ska (minst) följande delar beaktas och fördelas: Värdehöjande (investering) Ej värdehöjande (underhåll) Ev. inredning och utrustning Ev. ökning/minskning av driftkostnaden Ev. hantering av hyresgästens inredning / utrustning Moms (avlyftbar/ej avlyftbar) En uppdelning av de värdehöjande kostnaderna (investering) efter ekonomisk livslängd ska ske enligt nedan: Byggnad Byggnadsinventarier Markanläggningar Inventarier, verktyg och installationer Moms (avlyftbar/ej avlyftbar) Kostnader som kan uppstå efter slutbesiktning eller projektavslut bör identifieras och kalkyleras, till exempel kostnad under garantitid etc. Då man genomför ett projekt är det även viktigt att hålla reda på om olika åtgärder bidrar till minskad energiförbrukning eller ej. Exempel på åtgärder som kan påverka energiförbrukningen är: Fönsterbyte Tilläggsisolering Installation av luftbehandlingsaggregat med värmeåtervinning O.s.v. Kalkylerna ska innehålla: Beskrivning av den kalkylerade projektomfattningen. Dokumentation av kalkylunderlaget, d.v.s. (program, system osv) Dokumentation av antaganden Eventuellt tidigare upparbetade kostnader vilka ska belasta projektet Behov av evakueringar och störningskostnader Angivande av osäkerheter i resultatet, till exempel +/- % Det ska redovisas vilka handlingar som är underlag till kalkylerna och klart framgå om, och i så fall vilka, kostnader som ej är medtagna i kalkylen.

20 20 (34) Vid kalkylering av ombyggnadsprojekt ska planerade åtgärder bedömas alltefter sin tekniska och ekonomiska livslängd. Kalkylen ska med hänsyn härtill delas upp i värdehöjande (investering) och ej värdehöjande åtgärder (underhåll). Beträffande ej avlyftbar moms i projekt bör en dialog tas med respektive bolagsansvarig. Se även Diligentias "Ekonomihandbok" samt " Momsrutin Diligentia AB". Kalkylerna sammanställs som projektutkast i Projektstyr och biläggs sedan förslag till projektbeslut, se manual för "Projektstyr". Gränsdragning mellan hyresgäst och fastighet En gränsdragningslista upprättas över inredning, utrustning och installationer. Gränsdragningslistan bör upprättas tidigt, lämpligen under programskedet, för att undvika missförstånd och biläggs hyresavtal då det är aktuellt. Projektansvarig säkerställer att kontrakterad gränsdragningslista används i projektet.) Listan fastlägger gränsen mellan vad som tillhör och åligger fastighetsägaren respektive hyresgästen. Detta bör ske innan hyresavtal tecknas med hyresgäst. Beslut och budget Efter det att man har fattat beslut (normalfallet) om fortsatt arbete omarbetas kalkylen till en budget. Beslut fattas enligt gällande delegationsregler. Kostnader (och i tillämpliga delar intäkter) ska styras och optimeras mot budget och beslut. Basbudgeten bör vara periodiserad. Vid större projekt som pågår under en längre tid kan det vara aktuellt att arbeta med flera olika budgetar som jämför alternativa kostnadslägen och finansiering. Exempel på sådana är likviditetsprognoser, betalningsplaner med och utan index etc. Beträffande momshantering samt gränsdragning mellan investering och kostnad se bilagor sist i denna handbok. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Dokumentnummer Ekonomihandbok Diligentia (handbok) - Momsrutin Diligentia AB (rutin) - Projektkontoplan Diligentia AB --

21 21 (34) Kostnadsstyrning Projektansvarige ansvarar för att kostnader kalkyleras, optimeras, budgeteras, följs upp och prognostiseras. Ekonomin ska följas upp och styras kontinuerligt och integrerat med övriga aktiviteter under projektets livscykel. Dels ska kostnaderna för det aktuella skedet hanteras och dels ska kostnaderna för produkten/objektet (dvs. eventuellt kommande skeden) hanteras. Nedan visas principiell hantering av uppdragets och projektets ekonomi. Kalkyl Kalkyler Bearbetning Optimering Redovisning Budget Bas- Index- Reviderad- Aktuell- Likviditetsprognoser Styrning & uppföljning Registrering av "PÄ" & avvikelser Återstår att upparbeta, prognos Övervakning av kostnadsläget Nedlagda kostnader, uppföljning Slutkostnadsprognos Korrigerande åtgärder Ekonomirapporter Slutkostnad Redovisning Aktiveringar Efterkalkyl Nyckeltal Slutredovisning av projekt Projektet ska styras inom och mot beslutade ramar. Beslut om förändringar i projektets omfattning ska ske på ett strukturerat sätt. Beslut om projektets genomförande fattas ofta successivt. Budget, programändringar, avvikelser, reviderad budget, bokförda kostnader och slutkostnadsprognoser i projektet ska följas upp och styras med hjälp av ekonomisystemet Projektstyr/Agresso. Dessa ska vara uppdelade på projektkonton. Instruktioner för detta finns i separat manual för Projektstyr. Uppgifterna ska uppdateras och hållas aktuella under projektets livslängd. Kostnadsstyrning innebär hantering av programändringar, sökande efter orsaker till både positiva och negativa avvikelser. Den måste integreras noggrant med de övriga styrningsprocesserna, tidplanering, kvalitets- och miljöplanering etc. Kostnadsstyrningen kan delas i tre huvuddelar: 1. Styrning av drift- och underhållskostnader. I projekt där målsättning för detta har fastställts ska projektplanen visa hur det säkerställs att målen uppfylls. 2. Kostnadsstyrning av projekteringsresultat. (det som projekteras ryms inom budget) uppnås genom en aktiv projekteringsledning och kalkylering. Förändringar av tidigare uppställda krav som initieras av beställaren eller bedöms som kloka under projektering kallas "programändring". En programändring ska beställaren alltid kunna välja att säga ja eller nej till. För att beställaren ska ges möjligheten att besluta om programändringar

22 22 (34) ska beslutsunderlag, innehållande samtliga kostnader på projektkontonivå som förändringen innebär inklusive drift- och underhåll, presenteras för beställaren med sådan framförhållning att valmöjligheten kvarstår. Kostnadsförändringar som beställaren ej har möjlighet att besluta om betraktas som "avvikelser". Identifierade avvikelser ska löpande redovisas för beställaren. Både kostnad och anledning till avvikelse ska framgå. I Projektplanen ska det framgå vem som ansvarar för kostnadsstyrningen och hur kostnadsförändringar bevakas och rapporteras. 3. Kostnadsstyrning inom ramarna för fattat beslut. När projektet inleds ska projektbudgeten vara fördelad i minst de nivåer som upphandlingar kommer att genomföras. Påslag för oförutsedda kostnader ska vara fördelade så att respektive budgetpost redovisar en bedömd slutkostnad. I projektplanen ska det framgå hur framtagna detaljkalkyler, där även påslag för oförutsedda kostnader framgår, nyttjas i kostnadsstyrningen av projektet. I den mån behov av program/projekt/avtalsförändringar uppstår under projektet ska dessa kalkyleras samt eventuella tidskonsekvenser och andra konsekvenser ska klarläggas. Ändringarna kan innebära en ökning av budgeten eller också en minskning av den. En förändring av tidplanen kan vara en projektförändring. Vid större programändringar och avvikelser bör en kontroll göras för att se om och hur mycket dessa påverkar den procentuella fördelningen över vad som ska bokas som investering och kostnadsföring. Vid större förändringar av den procentuella fördelningen så ska en ändring av den procentuella fördelningen göras i ekonomisystemet. I och med denna ändring innebär det att framtida ombokningar till rätt procentuellfördelning vid kvartalsbokslut kommer baseras på den nya procentuella fördelningen. Projektförändringar ska beslutas i styrgrupp eller likvärdigt innan de genomförs. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Programändring Hyresgäst Dokumentnummer P M

23 23 (34) Myndigheter Projektansvarige ansvarar för att erforderliga ansökningar och anmälningar till myndigheter görs. Vid vilken tidpunkt detta sker beror på projektets karaktär och det är Projektansvarige som avgör när det är lämpligt att så sker. Det är viktigt är att det sker i så god tid så att myndighetstillstånd erhålls och att eventuella aspekter kan hanteras utan att riskera projektet. Nedan listade myndighetsfrågor är exempel på de vanligast förekommande och är inte ämnad att ge en fullständig bild av alla myndighetsfrågor som måste beaktas i ett projekt. Arbetsmiljöplan och samordningsansvar enligt AML Enligt gällande lagstiftning har den som låter utföra byggnads- och anläggningsarbete, byggherren, ett mycket stort ansvar för arbetsmiljön, från projektering till brukande. I pågående projekt i en fastighet kan arbetsmiljöansvar ligga på flera personer/bolag. Fastighetsägaren och anlitade entreprenörer har båda ansvar för arbetsmiljön i egenskap av arbetsgivare. Vid tecknade av entreprenad- och konsultavtal är det därför viktigt att reglera vem av parterna som ska ha samordningsansvaret ("byggarbetsmiljösamordnare"). Beroende på entreprenadform kan detta påverka vem som i praktiken hanterar olika arbetsmiljöfrågor i projektet men enligt lagstiftarna utgår ansvaret för arbetsmiljöarbetet ändå från byggherren. Vid så kallade totalentreprenader/funktionsentreprenader utför totalentreprenören projekteringen medan byggherren utför denna i generalentreprenader/utförandeentreprenader. Den som är ansvarig för att samordna arbetsmiljön på en byggarbetsplats ska till exempel svara för uppgiften att arbetsmiljöplaner upprättas och att anmälan till myndigheter sker. Byggherren kan överlåta uppgiften att svara för "byggarbetsmiljösamordning" till en juridisk eller fysisk person. Byggherren har ett kontrollansvar att uppgifterna utförs och att den man överlåter detta på har erforderlig kompetens. Enligt Arbetsmiljölagen ska byggherren utse en "byggarbetsmiljösamordnare" för: Planering och projektring ( BAS-P ) Utförande ( BAS-U ) Byggherrens arbetsmiljöansvar vid ny- och ombyggnad omfattar kortfattat: Projektering för god arbetsmiljö för såväl uppförande under förvaltning Samordningsansvar ("byggarbetsmiljösamordnare") enligt AML samt AFS 1999:3 Arbetsmiljöplan enligt AFS 1999:3 Förhandsanmälan enligt AFS 1999:3 Ansvaret för hantering av arbetsmiljöfrågor i pågående projekt åvilar den som via projektbeslut utsetts vara Projektansvarig.

24 24 (34) För att dokumentera om det krävs en arbetsmiljöplan i projektet ska checklista "P2.4.9 Checklista arbetsmiljöplan innan etablering" användas i samtliga projekt. I projektplanen ska följande punkter framgå: Vem som ansvarar för att förhandsanmälan utförs Vem som ansvarar för samordning av arbetsmiljön ( BAS-P och BAS- U ) Vem som ansvarar för att en arbetsmiljöplan upprättas, anslås och följs upp. Vem som ansvarar för att skyddsronder genomförs och att anmärkningar åtgärdas Vem som ansvarar för brandskyddsfrågor på arbetsplatsen. Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket En förhandsanmälan ska göras till Arbetsmiljöverket för arbetsplatser där entreprenadarbetena: beräknas pågå under längre tid än 30 arbetsdagar och där mer än 20 personer vid något tillfälle sysselsätts samtidigt eller det totala antalet persondagar beräknas överstiga 500 Ansökan om byggnadstillstånd - LAN Kravet på byggnadstillstånd/igångsättningstillstånd gäller för Stockholms län respektive Göteborgs län. Anmälningsplikt till Länsarbetsnämnden för byggnadsarbete med en total kostnad från en miljon kronor till fem miljoner kronor. Byggnadstillstånd/igångsättningstillstånd krävs för byggnadsarbete med en total byggnadskostnad över fem miljoner kronor i Stockholms län. Undantag från kravet på byggnadstillstånd/igångsättningstillstånd innebär inte undantag från skyldigheten att anmäla byggnationen till länsarbetsnämnden. Ansökan om byggnadstillstånd resp. anmälan om planerat byggnadsarbete görs av byggherren skriftligen hos länsarbetsnämnden (Arbetsförmedlingen Bygg Transport). Ansökan/anmälan görs av byggherre i så tidigt planeringsskede som möjligt. Den som underlåter att fullgöra denna skyldighet kan dömas till böter. Aktuell information och blanketter finns på Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Projektansvarige ansvarar för att kontakt tas med aktuell miljömyndighet då projektet eller den planerade verksamheten omfattas av Förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Vid exempelvis markförorening eller rivning av asbest eller PCB måste anmälan utföras till kommunen. Bygglov, anmälan, skyddsrumsbesked Bygglov och anmälan erfordras i flertalet projekt. Av PBL framgår vilka arbeten som är bygglovspliktiga. PBL och kommunernas byggnadsnämnder avgör vilka arbeten som kräver bygglov och anmälan.

25 25 (34) Myndighetsrelaterade besiktningar Projektansvarige ansvarar för att erforderliga myndighetsrelaterade besiktningar genomförs. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Dokumentnummer Checklista arbetsmiljöplan innan etablering P C Diligentias Handbok "Arbetsmiljö i byggprojekt" Riskhantering I projekt finns det alltid risker av olika kategorier (tider, ekonomi, utformning, ohälsa etc.). Arbetet med strukturerade riskanalyser ska inledas på ett så tidigt stadium som möjligt i ett projekt - gärna redan i förstudien och i programskedet. Syftet med riskhantering är att: Minimera händelsestyrd projektledning Förebygga överraskningar och problem Minska risken för störningar i projektet Öka sannolikheten för att projektet ska lyckas Riskanalyserna med förslag till riskbemötande (åtgärdsförslag) ska finnas framtagna inför de olika beslutsskedena som finns i ett projekt så att medvetna beslut fattas och framförallt innan de moment som kan medföra riskhändelserna utförs. En riskanalys bör utföras i programskedet. Riskhanteringen ska ske kontinuerligt och strukturerat under projektets livscykel. I genomförandeskedet är det krav från Arbetsmiljöverket att riskanalyser med redovisning av åtgärdsplaner ska upprättas innan arbeten med särskild risk genomförs. Alltför korta tider i ett projekt är en risk. I riskhanteringen ingår följande viktiga delar: Identifiera riskhändelserna (vad händer) Beskriv konsekvenserna av att en riskhändelse inträffar (vad får det för följder) Bedöm sannolikheten för att en riskhändelse inträffar (hur ofta kan det hända) Kategorisera riskerna (ohälsa, ekonomi, tider etc) Prioritera riskerna (vilka risker är störst med hänsyn till konsekvens och sannolikhet) Utveckla riskbemötande/åtgärdsplanera (hur ska man undvika att det händer) Utse ansvariga för åtgärderna Implementera riskstrategier/åtgärda (genomför åtgärderna) Utvärdera resultat (fungerade det på avsett sätt) Dokumentera

26 26 (34) Riskanalysen sammanställs och redovisas i en riskhanteringsplan. I projektplanen ska framgå hur risker identifieras och hanteras i projektet. Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Riskanalys (mall) Dokumentnummer P M Rapportering och kommunikation I projekten är det viktigt att rätt information distribueras till rätt målgrupper vid rätt tillfälle, behoven av information varierar med de olika projektens karaktär. Det är viktigt att klarlägga vilka kommunikationsbehov som finns i projektet, inom projektet och med övriga som har intresse av projektet. I lite mer krävande projekt är det lämpligt med en kommunikationsplan. Viktiga frågor är: Målgrupper Krishantering Incidentrapportering Periodicitet Vem som är ansvarig Vid ombyggnationer är det viktigt att de hyresgäster som vistas i lokalen får information om vad som pågår, vem som ska utföra arbetet, när arbetet startar och när det beräknas vara färdigt. Information ska också ges till kringboende hyresgäster då dessa också kan komma att påverkas av projektet. Av projektplanen ska det framgå vem som ansvarar för att information sker till hyresgäster, grannar och andra berörda. Projektrapporter Projektrapporter upprättas i normalfallet en gång per 4-8 veckor för investeringsprojekt. Vid varje rapporteringstillfälle ska rapportering ske med hjälp av mall. Beslutade programändringar och identifierade avvikelser ska vara införda så bedömd slutkostnad är korrekt. Som underlag för ekonomiska rapporter används projektstyr, utskrifter biläggs projektrapporten. Till varje projektrapport ska en avstämd tidplan biläggas. I projektrapporten ska även rapporteras att arbetsmiljöfrågor, skyddsronder, brandskyddsfrågor etc hanteras korrekt, detta som en löpande verifiering av att avtalade ansvarsområden följs.

27 27 (34) Särskilda rutiner, mallar och checklistor Dokumentnamn Projektrapport Styrgruppsmöte Dokumentnummer P M P M Avslut och överlämnande av projekt Projektet avslutas med ett överlämnandeskede. Ett projektavslut har flera perspektiv, t.ex: Erhålla ev. Slutbesked Överlämnande till hyresgäst/kontraktspart. Kontraktsavslut med leverantörer (inklusive slutbesiktning) Tekniskt överlämnande till driftledare/driftorganisation. Överlämnande till förvaltning. Överlämnande av dokumentation Ekonomiskt och administrativt avslut När projektet är genomfört ska ett överlämnande- och avslutsmöte ske med förvaltare. Ett avslutande styrgruppsmöte bör också hållas. Projektansvarige ansvarar för att relevant dokumentation överlämnas. Överlämnande till hyresgäst Projektansvarige lämnar tillsammans med förvaltare över projektet till hyresgäst. I samband med överlämnandet bör en särskild inflyttningsbesiktning av lokalen utföras med hyresgästen. Denna bör skiljas från de traditionella slutbesiktningarna som genomförs i entreprenader. Hur överlämnandet ska gå till bestäms i samråd med förvaltare och hyresgäst. Vid större eller mer komplicerade projekt kan det vara fördel att man tidigt i projektet planerar för hur överlämnandet till hyresgästen ska ske. Överlämnandet måste ibland ske i flera etapper beroende på inredning/utrustning och hyresgästens aktuella situation. Ett eventuellt framtagande av en brukarinstruktion "husguide" avgörs för varje enskilt projekt. Slutbesiktning av entreprenadarbeten Förvaltningen informeras i god tid om när slutbesiktning kommer att ske. Projektansvarig ansvarar för att erforderliga besiktningsmän finns tillgängliga vid tiden för slutbesiktningen. Innan besiktningsman i utlåtande godkänner entreprenad och projektet därmed formellt överlämnas till byggherren ska följande ha skett: Erforderlig utbildning av förvaltningsorganisation ska vara genomförd. Instruktion för hur uppkomna fel under garantitiden ska hanteras och dokumenteras ska ha överlämnats till förvaltningsorganisationen. Instruktionen ska även innehålla relevanta kontaktuppgifter för felanmälan.