Manual till FC.BatchAssist v ~för FirstClass 7 eller senare

Transkript

1 Manual till FC.BatchAssist v ~för FirstClass 7 eller senare Innehåll Inledning 2 Börja att använda FC.BatchAssist 2 Säkerhetskopiera 2 Inställningar 3 Uppdatera med aktuella FC-konton 4 Dexter-mail 6 Batch Adressbok 7 Guide batchscript 8 Skapa nya FC-konton 9 Utskrift av nya konton - exportera fil 13 Automatisk uppdatering av grupptillhörigheter 14 Registervård 15 Radera konton 16 Några tips 19 Möjliga problem 19 Appendix: Uppdatera med aktuella FC-konton 21 Bild på formulär "Lägg till nya användare" 24 Bild på exceldokument för import 24 Direktanslut till externa system/databaser, exempel 25 Uppdatera grupptillhörigheter automatiskt, exempel 30 Koppling-Id/Pnr i gamla konton 35 Uppdatera grupper via batch 36 Uppdatera FC.BatchAssist från v1.3 till v Startformulär:

2 2 Inledning FC.BatchAssist är en databasaplikation i MsAccess-97 alt /-XP för Win-95/98/NT4/2000/XP. Programmet är till för att underlätta administrationen av ett FirstClass Intranet. FC.BatchAssist hjälper till med kontogenerering, radering, kontoinformation till nya användare, anslutning till externa system/databaser, aut. uppdatering av grupptillhörigheter samt annan administration av FirstClass via "batchfiler". Administrationsarbetet effektiviseras och cervisen till användarna kan förbättras. Används FC.BatchAssist enl. anvisningarna, uppstår ingen "felaktig" infomation. Alla namn, e-postalias, Id etc. som skapas, testas mot befintliga konton i FirstClass. Namngivning bygger på användarnas vanliga namn, inga koder. Man heter det man heter. Programmet är lättanvänt och självförklarande. Användarna av FC.BatchAssist förutsetts dock ha grundläggande kännedom om FirstClass. I texten, förklaringarna, förutsetts administratören vara inloggad som subadministratör (undantaget upptatering av lösenord). Är administratören iloggad som admin, behöver ej lösenord för batch anges. Samtliga batchfiler kan då börja med <Reply>. Stryk första raden <Pw lösenordet för batch >. Börja att använda FC.BatchAssist Läs denna manual. Tänk igenom och ta beslut angående lämpliga rutiner för kontohantering i FC. När ovan är klart: Börja med att registrera önskade inställningar, knappen "Inställningar" i startformuläret. Uppdatera FC.BatchAssist med befintliga FC-konton. Obs! Finns redan konton i aktuellt FC-system, som registrerats på annat sätt än via FC.BatchAssist, kommer vissa funktioner inte få full verkan. Inga fel uppstår dock. Läs mer om detta och om hur det kan lösas i Appendix Koppling-Id/Pnr i gamla konton. Om "direktanslutning" till externa system/databaser skall användas: Skaffa ODBC-drivrutiner för de externa databaserna Skaffa konton i aktuella databaser med nödvändig "läsbehörighet" Inhämta kunskap om externa databasers uppbyggnad/tabellstruktur etc. I appendix finns en utförlig beskrivning av hur direktanslutning till externa system görs. Nu är allt klart för att börja arbeta med FC.BatchAssist. Säkerhetskopiera Det är mycket enkelt att säkerhetskopiera systemet då databasen endast består av en fil. Det räcker med att sökerhetskopia denna fil. Säkrhetskopiera till t.ex. bandstation, diskett el. dyl. Förvara säkerhtskopian på säker plats, ej i samma hus som dator där FC.BatchAssist körs. Om egen s.k. "systemdatabas" används för FC.BatchAssist (används normalt inte), skall även denna fil säkerhetskopieras.

3 3 Inställningar Använd personnummer Ange om personnummer skall användas vid registrering avcnya konton/användare. Används personnummer kommer FC.BatchAssist att kontrollera alla nya konton mot en "historietabell". Finns redan användaren i historietabellen sker en varning. Detta förhindrar att en person får mer än ett konto i FC. Systemet kan även använda 6-siffriga födelsedata för att undvika dubletter. Dessa kan i efterhand uppdateras till 10-siffriga, om informationen blir tillgänglig (se Registervård). Pnr krävs även för att automatiskt kunna uppdatera grupptillhörigheter i FC. Pnr lagras ej i FC utan endast i FC.BatchAssist. Hanteringen är OK enligt Personuppgitslagen (PUL). Används ej Pnr, rekommenderas ej, sker ej kontroll enligt ovan. Pnr kan då helt utelämnas vid skapande av nya konton. Flera e-postdomäner Bocka denna ruta om flera e-postdomäner används. Bocka även denna ruta om e-postalias inkl. e- postdomän skall registreras. Är rutan ej bockad, registreras nya e-postalias utan domännamn. e-postdomäner Registrera alla e-postdomänerna, minst en, som används (t.ex: mydomain.com). Om endast en domän används, skall endast denna registreras i listan. Namn på Intranet Används till utskrifter och formulär i FC.BatchAssist. Namn på hela Intranet/FirstClass-systemet. Grundsökväg till... Skriv in sökvägen till mapp där "importfiler" lagras, t.ex: D:\Importfiler\ Endast till för att snabbare kunna ange sökvägen till de filer som skall importeras. Det som skrivs in här blir automatiskt förvalt när sökväg till importfiler skall anges. Antal tecken i lösenord Här anges hur många tecken skapade lösenord skall ha. Skapade lösenord innehåller endast "alfanumeriska" tecken. I FC 6 och senare versioner, kan minimal längd på lösenord anges. Denna inställning skall ej understiga ev. inställning i FC 6. Grupper i FC När nya konton skapas av FC.BatchAssist, kontrolleras samtliga grupper som kontot önskas regestreras i, mot en intern tabell. Detta för att undvika problem med felstavningar etc. Alla gruppnamn som skall användas vid skapande av nya konton, skrivs in här. Informationen används även av formulär i systemet. Skriv in nya gruppnamn sist i listan, vid ny post >. Radera gruppnamn som inte längre används, genom att markera ett namn och sedan trycka på knappen Radera markerad grupp. Inställningen "Ej valbar" kan användas för grupp som inte används, men fortfarande finns kvar i FC. Inställningen påverkar endast formulär i FC.BatchAssist. Ang. inställningen "Uppdatera ej aut.", se kap: Automatiskt uppdatering av grupptillhörigheten. Mål-katlog för batchfiler Ange här fullständig sökväg och namn på katalog, där de av programmet skapade batchfilerna skall sparas. T.ex: C:\Temp\FC-Batchfiler\ Sökvägen måste sluta med tecknet: \ Påminn om diskett Används diskettenhet (heter normalt A:\) för lagring av batchfiler, bör denna ruta bockas. Påminnelse om att sätta i en diskett ges då innan filer skapas. Id för adminkontot Ange lokalt använt Id för adminkontot. Systemet förhindrar att uppgifter om adminkontot sprids/lagras.

4 4 Uppdatera med aktuella FC-konton I appendix finns en utförligare beskrivning av detta avssnitt, med detaljerade instruktioner och förklarande bilder. Följ instruktionerna i formuläret. När alla steg i formuläret utförts, har FC.BatchAssist en kopia av FC's kontodatabas inkl. e-postalias. Även lösenord kan importeras om så önskas. Lösenord bör normalt inte importeras. Används FC.BatchAssist enl. anvisningarna, behöver denna uppdatering inte göras så ofta. Systemet håller sig själv aktuellt. Detta förutsätter centralicerad kontohantering via FC.BatchAssist. Sker inte kontohantering "centralt", t.ex. autoregistrering är aktiverat, måste denna uppdatering ske ofta. Var noga med att textfiler som importeras är i rätt format. Om svar från Batch Admin i FC sparas som textfiler direkt i FC, måste skräp i början av filen samt extra radslut i slutet på filen raderas. Filer skall direkt, ingen tomrad, börja med användarinfo. Obs! Import kommer inte att lyckas om textfilen har felaktigt format. Se appendix. Antalet grupper för ett enskilt konto i systemet är begränsat till 15st. Innehåller aktuell FC-kontodatabas enskilda konton som är medlemmar i fler än 15 grupper, kommer importen att misslyckas. Standardgrupperna All Users, Network Users etc. räknas ej in i de 15 möjliga grupperna per användare.

5 5 Uppdatera även alla lösenord Med hjälp av denna funktion, kan lösenorden för samtliga konton (utom Admin) uppdateras. Uppdateringen behöver ej ske i samband med att all annan kontoinfo uppdateras. Detta är en fristående funktion. Detta behövs ej för att kontogenerering etc. i FC.BatchAssist skall fungera. Det är endast nödvändigt då man önskar ha tillgång till alla lösenorden via FC.BatchAssist. Det blir då t.ex. enkelt att skapa en exelfil (använd exportfunktioner under menyn "Arkiv") med alla elevkonton för en skola. Detta kan vara praktiskt att lämna till lokalt FC-avsvariga vid terminsstarter. Det minskar "glömt-lösenordet-supporten" i det fall RAD-applikation för lösenordsbyten ej används. Tillvägagångssättet är mycket likartat de vid import av e-postalias. Följ anvisningarna i formuläret och ha en diskett i beredskap. För mer hjälp se Appendix - Uppdatera med aktuella FC-konton. Obs! Var försiktig med denna information. Radera meddelanden till/från Batch Admin och filer.

6 6 Dexter-mail Funktionen används för att föra över e postadresser från FirstClass till IST Extens/Dexter. Speciell lösning från IST används för att hantera överföringen. Funktionen skapar en batchfil med alla kontons personnummer och primära e-postadresser (finns flera e-postalias används det första) inkl. domännamn semikolonseparerade. Filen har format enl. nedan: ÅÅMMDD-9999;karl.karlsson@domain.xx ÅÅMMDD-9999;ulla.jansson@domain.xx etc. Filen får namet BatchMail_ÅÅMMDDTTMMSS.txt (år, månad, dag, timme, minut, sekund) och läggs i den mapp för batchfiler som är angiven under inställningar.

7 7 Batch Adressbok I FC 6.1 och senare finns färdiga importfunktioner för adressboken. Skapar personliga adresser i en användares adressbok. Detta är praktiskt då en användare t.ex. har många adresser i "Outlook Express" och vill flytta dessa till FC. Exportera fälten: Förnamn, Efternamn och E-postadress från använt e-postprogram i textformat, semikolonseparerad med fältnamn som första rad. Obs! Fältnamnen skall vara exakt enligt ovan! Kan inte använt e-postprogram spara i detta format, ta först in info i Excel, ordna informationen och spara excelfilen i angivet textformat. För- eller efternamn i filen kan vara "tomma", dock ej båda. Fyll i fälten <Sökväg/filnamn till importfil:> (t.ex: A:\Adresser.txt) samt <Id i FC för aktuell användare:> och Importera (tryck på "knapp"). Fältet <Tillägg till efternamn:> måste vara ifyllt. Använd gärna det förifyllda förslaget. Detta är praktiskt då FC har en liten dumhet: Om samma namn finns i personlig adressbok samt som konto i FC, frågar ej FC efter viken adress som skall användas. FC väljer adressen i den personliga adressboken. (Problemet uppstår endast då hela namnet skrivs in i ett adressfält i FC.) Med ett tillägg enligt ovan undviks problemet. En adress i adressboken kan t.ex. se ut så här: Karl Karlsson pers.a-b

8 8 Guide batchscript Detta är en liten godbit för den som använder batch för administration av FC. Här kan administratören snabbt skapa en fil som utför en önskade åtgärder på alla FC-konton eller ett eget urval av FC-konton. Ange först i fältet <Välj:> alla konton eller konton enligt urval. Under "Urval, fyll i..." anger du valfritt antal kriterier. Samtliga ifyllda kriterier skall vara uppfyllda, för att ett konto skall tas med. Vilket fält som helst kan lämnas tomt/vara ifyllt. Under "Bygg upp rad..." skapar du en rad med ett batchkommando. Antingen Id eller namn ( (F)+(M)+E ), kan användas som referens till aktuella konto. Tryck på "Skapa Batch..." så skapas en batchfil med önskat kommando, för alla utfiltrerade konton. Det går även att visa urvalet som en lita genom att trycka på knappen "Visa urval". Varning! Denna lista innehåller Id och lösenord. Det går att spara konton enligt listan som en excelfil, genom att använda exportguiden under meny "Arkiv". På detta sätt kan t.ex. inloggningsinfo skickas till en lokalt ansvarig vid behov. Endast de konton som behövs filtreras ut. Görs först uppdatering av lösenord, är alla information aktuell. I kombination med ett genomtänkt utnyttjande av grupperna i FC, kan denna funktion bespara administratören mycket arbete.

9 9 Skapa nya FC-konton (bild på formulär finns i appendix) Personuppgifter kan inhämtas/registreras på tre olika sätt: Via import från exceldokument - behandlas utförligt nedan Via direktanslutning till externt system/databas - se appendix Manuell registrering - se sist i detta kap. Finns möjlighet till direktanslutning, är detta det bästa och snabbaste alternativet. Vid import av personuppgifter etc. från exceldokument: Börja med att färdigställa ett exceldokument med kontoinformation. Utgå från bifogad mall. Excelfilen: Mall_Nya_FCkonton i MsExcel-97-format. Bild finns i appendix. I denna fil lämnar skolor/avdelningar/enheter etc. personuppgifter. Övriga uppgifter fylls i av FC-ansvariga enl. följande: Källa AnvTyp Enhet Grp1-15 Obligatorisk uppgift. Unikt namn för aktuell import. Skall vara samma för alla rader i filen. T.ex: "Skolan_elever_åk_datum" Obligatorisk uppgift. N för normalanvändare. F för fjärranvändare. Denna uppgift kan ev. fyllas i av uppgiftslämnaren. Valfri uppgift. (Kallas "Department" i FC) Enhet används ej av senare FC-versioner. Finns med av kompabilitetsskäl. Är fältet Enhet ifyllt, används det dock vid skapande av Id. Se Id nedan. Denna uppgift kan fyllas i av uppgiftslämnaren. Valfria uppgifter. Fyll i de grupper resp. konto skall tillhöra, 0-15 st, vilket fält som helst kan lämnas tomt/vara ifyllt. Obs! Turordning spelar roll för resp. kontos behörigheter i FC. Även dessa uppgifter kan fyllas i av uppgiftslämnaren, om klara instruktioner ges. Exceldokumentet måste anpassas efter lokala förhållanden. Obs! Fältnamnen får dock ej ändras. Ordningen på fälten (kolumnerna) får inte heller ändras. Det går mycket fort att färdigställa dessa filer om funktionen "fill down" <Ctrl-D> används i Excel. Det är klokt att begära in informationen enhetsvis per årskurs för skolor (per avdelning på företag). Det går snabbare att färdigställa dokumentet, om alla konton skall vara med i ungefär samma grupper. Alla elev-/personalsystem brukar kunna exportera i excelformat. Det hela kan då lösas med klippa och klistra. Uppgiften är inte svårare än att systemansvariga kanslister klarar av den. Lägg inte in för många konton åt gången. Det fungerar utmärkt, dock tar kontroller i systemet lite tid. Förslagsvis ca st åt gången är lagom. Om personnumret är angivet med 10 siffror, utan mellanslag eller bindestreck; spara den färdiga excelfilen som en tabseparerad textfil, 1:a raden fältnamn. Detta för att undvika problem med Excel. Excel-97 vill omvandla stora tal till 10-potenser, även om man anger kolumnen som "textformat". Följ sedan instruktionerna i formuläret. En batchfiler skapas för konton inkl. e-postalias.

10 10 Programmet sätter automatiskt unika namn (F+(M)+E). Mellannamnet (initial) används endast vid behov då förnamn + efternamn är "upptaget". Saknas mellannamn sätter systemet mellannamnet till Nr1, Nr2 etc, då förnamn + efternamn är "upptaget". å, ä, ö, é, è etc. behålls i namnen. Programmet sätter automatiskt unika e-postalias. Detta blir alltid (enda undantaget är mellanslag i efternamnet) det samma som namn ovan (F+(M)+E) utan prickar etc. Känner man namnet inom FC, skall man alltid kunna "räkna ut" den externa e-postadressen. FC.BachAssist kontrollerar att e-postalias är unikt. Programmet klarar av att kontrollera upp till 6 olika e-postalias, per gammalt FC-konto. Ett och samma konto i FC kan ha flera olika e-postalias. Är "Flera e-postdomäner" bockat under inställningar, registreras e-postalias inkl. domännamn. Om ej bockat registreras e-postalias utan domännamn (tar emot e-post från alla domäner som "pekar på" aktuell FC-server. Är "Flera e-postdomäner" bockat under inställningar, måste e-postdomän väljas i formuläret vid registrering av nya användare. Det går även att registrera användarna i två olika e-postdomäner samtidigt (alias-strängen blir då t.ex: nils.nilsson@domain1.com,nils.nilsson@domain2.com). Programmet sätter automatiskt unika Id. Anges "Enhet" i importfil, blir Id normalt på formen: 2 första bokst. i förnamn + första bokst. i efternamn + två första bokst. i enhet. Är detta upptaget, skapas ett annat (unikt) Id på liknande form. T.ex: för Sverker Eriksson, Musikskolan blir Id: svemu om detta är upptaget: sve-mu etc. Id innehåller aldrig å, ä, ö etc. Detta för att underlätta inloggning från t.ex. icke svenska tangentbord. Saknas Enhet i importfil, skapas Id på formen: fffeeeår (f-ur förnamn, e-ur efternamn, födelseår). Är detta Id upptaget, skapas ett annat unikt Id på liknande form. Saknas Pnr ersätts År ovan med: ">" Lösenord skapas på formen: en till tre bokstäver (ej l som förväxlas med siffran 1) + slumpvis valda siffertecken. Lösenordet innehåller aldrig "svenska tecken". Lösenordet består endast av "alfanumeriska" tecken. Längd (antal tecken) för lösenord anges under inställningar. Denna inställning får ej understiga ev. inställning i FC (minimal längd för lösenord kan anges fr.o.m. version 6.1 av FC). Kontona blir med i de grupper som angivits i exceldokumentet. Grupptillhörigheten blir i samma turordning som i Exceldokumentet. Ordningen påverkar behörigheten i FC. Vilket gruppfält (Grp1 - Grp15) som helst kan lämnas tomt i exceldokumentet. Det går t.ex. utmärkt att ange en grupp i fältet "Grp3", lämna "Grp4-7" tomma och fylla i nästa grupp i "Grp8". FC.BatchAssist kräver att förnamnet skall vara med i Exceldokumentet. I övrigt fungerar konton utan förnamn utmärkt i programmet. FirstClass kräver ej förnamn. Programmet utför ett antal säkerhetstester: Ej mellanslag i förnamn. Stränglängd på allt (ej för långa namn/adresser etc.). Kontrollerar att alla grupper finns (och är rättstavade). Obligatoriska uppgifter finns. Fältet <Källa> korrekt ifyllt (samma för alla) och ej tidigare använt. Vid varje kontroll anges hur många normalanvändare som finns i FC samt hur många nya normalanvändare som finns i aktuell import. Om personnummer används (se Inställningar), 6-siffriga/ 12-siffriga: Programmet kontrollerar att personen inte redan har ett konto. Detta förhindrar helt problem med "kontodubletter". Förutsätter centralicerad kontohantering och ingen autoregistrering. Kontroll av ev. dubletter i aktuell import utförs också.

11 11 Pnr: 6-siffriga födelsedatum. Vissa gamla system kan endast exportera födelsedata, 6-siffriga personnummer. FC.Batch-Assist kan ändå förhindra dubletter. Vid kontroll av importerade data (Steg 4 Kontrollera), frågar systemet om kontroll mot de 6 första siffrorna i Pnr skall göras. Svara alltid Ja på denna fråga om 6-siffriga Pnr förekommer i systemet (i aktuell import eller tidigare). 6-siffriga Pnr, ######0000, kan uppdateras till 10-siffriga i eferhand, se kap Registervård. 6-siffriga/10-siffriga/12-siffriga. Importfil får innehålla 10-siffriga samt 6- och 12-siffriga Pnr/födelsedata blandat, med eller utan mellanslag och/eller streck. Om så är fallet, tryck på "Konv. Pnr" direkt efter import. Mellanslag och streck raderas, 0000 läggs till 6-siffriga och sekel raderas ur 12-siffriga. Korrekta Pnr lämnas orörda. Radera dubletter Denna funktion raderar alla "dubletter" i aktuell importtabell. Även ev. dubletter inom importabellen raderas. Funktionen förutsätter att personnummer används, se "Inställningar". Avänd detta vid "komplettering". Importera uppgifter om alla, radera sedan dubletter i importtabellen. Kvar blir de som ej redan har FC-konto. Obs! Använd INTE funktionen "Radera dubletter", om aktuell import innehåller konton med 6- siffriga födelsedata som personnummer. Om personnumret inte används, se "Inställningar", görs ingen kontroll av "dublettkonton". Kontrollera: Kan ta lång tid (generera ej för många konton i taget < 100). Denna funktion testar allt och lite till. Om fel/varningar meddelas vid kontroll, kan justeringar göras direkt genom att trycka på "Importerade data". En lista med alla importerade data visas. Radera t.ex. en person som redan har ett konto i FC. Ändra ett felstavat gruppnamn el. dyl. Återgå sedan alltid till steg 4 och kontrollera åter importerade data. Funktionen "Kontrollera" frågar om kontroll mot 6-siffriga Pnr skall göras. Svara ja om systemet, eller aktuell import, innehåller konton som registrerats med 6-siffriga födelsedata som personnummer. Systemet meddelar alla "träffar" på de 6 första siffrorna i Pnr. För- och efternamn från registret och från den aktuella importen visas. Det går då nästan alltid att avgöra om det är sama person eller ej. Notera dubletter och radera dessa poster i importtabellen genom att trycka på "Importerade data" och sedan radera posterna i listan som visas. Meddelas inga fel så fortsätt. Programmet meddelar här även hur många normalanvändare som finns i FC resp. hur många nya normalanvändare som finns i aktuell import. Sätt en diskett i enhet A:, tryck på Uppdatera och skapa batchfiler. En batchfil, "AddUsers...", skapas på disketten. Kopiera innehållet i filen "AddUsers och skicka till Batch Admin i FC. Glöm ej att skriva in lösenordet för batch (är du inloggad som admin kan lösenordraden strykas). Batch Admin svarar med Added Id för varje nytt konto. Konton inkl. e-postalias har nu skapats i FC. Användartabeller i FC.BatchAssist har också uppdaterats.

12 12 Ångra import: Om det av någon anledning inte skapats nya FC-konton av skapade batchfiler, skall importen "ångras". Nyskapade konton raderas då ur FC.BatchAssist. Välj <Källa> för aktuell import som skall ångras och tryck på "Ångra import". Följ anvisningarna. Om detta inte görs, kommer programmets "historietabell" att innehålla icke existerande konton. Detta kan leda till felaktiga varningar, om att en person redan har ett konto i FC. Ångra import om inte motsvarande konton i FC skapats av batchfilerna: Manuell registrering av personuppgifter: Det går att skriva in personuppgifter och önskad grupptillhörighet direkt i importtabellen i FC.BatchAssist. Öppna formuläret "Lägg till nya användare" och tryck på knappen "Importerade data". Radera ev. gamla data i tabellen. Skriv in personuppgifter och grupptillhörighet manuellt. Fyll även i fältet <Källa> med ett för dokumentet unikt namn t.ex. "Manuell_datum_tid" (skall vara samma för alla poster i aktuell importtabell). Stäng formuläret (som visar importtabellen) och tryck på knappen "Kontrollera". Fortsätt nu som om data kom från en "vanlig" excelimport eller import via direktanslutning.

13 13 Utskrift av nya konton - exportera fil Information om skapade konton kan skrivas ut på två sätt. Aktuell kontoinfo kan exporteras som fil. Konto-info per användare Välj "Källa" för aktuell import, så skrivs infolappar ut till var och en av de nya kontona (från vald "Källa"). Info innehåller all information användaren behöver inkl. Id och lösenord. Progammet frågar om utskrift skall granskas först. Önskas inte utskrift av alla konton för en "Källa": svara Ja på frågan om utskriften skall granskas. Konto-info per "Källa" Välj "Källa" för aktuell import. Utskrift "typ telefonkatalog" med kontoinfo för alla konton i "Källa" görs. Kan t.ex. vara praktiskt att lämna till dataansvarig på en skola. Detta minskar supporttrycket på administratörerna, då eleverna glömmer sina inloggningsuppgifter. Information till utskrifterna ovan hämtas från historietabellen. Om användarna har möjlighet att själva ändra sina lösenord, kommer inte info om lösenordet att vara aktuell på dessa utskrifter, annat än i ett begynnelseskede. Men det är ju då de behövs Telefonkatalog med alla konton Vill man skapa en "telefonkatalog" med alla FC-konton, gör följande: Se till att FC.BatchAssist är aktuell. Exportera tabellen "tabfcusers" i Excel- Format (Export finns under Arkivmenyn i MsAccess). Radera "omnödiga" kolumner i det skapade exceldokumentet. Obs! Radera alltid Id och Password. Sortera dokumentet enligt egen önskan. Nu kan dokumentet spridas. Detta är mycket praktiskt i stora system. Användare kan med hjälp av grupptillhörigheten se "vem som är vem". Det är inte så lätt för en lärare att veta vem av 5 st. Johan Persson som går i lärarens klass. Det är inte alla som följer regler om att Presentation i FC skall vara ifylld. Vanliga användare kan inte se vilka grupper an annan användare tillhör i FC. Med telefonkatalogen kan dom det. Obs! Var noga med att inte sprida Id i omnödan. Detta förenklar för "hackare". Exportera Id och lösenord för valfri delmängd Funktion för export av kontoinformation inkl. Id och lösenord för vald delmängd av FC-konton, finns under "Guide Batchscript". Det går även att visa urvalet som en lita genom att trycka på knappen "Visa urval" (Guide Batchscript). Varning! Denna lista innehåller Id och lösenord. Skall listan sparas som en excelfil, använda exportguiden under meny "Arkiv". På detta sätt kan t.ex. inloggningsinfo skickas till en lokalt ansvarig vid behov. Endast de konton som behövs filtreras ut. Görs först uppdatering av lösenord, är alla information aktuell.

14 14 Automatisk uppdatering av grupptillhörigheter Detta beskrivs ingående med ett exempel i Appendix. Med hjälp av denna funktion kan grupptillhörigheten i FC automatiskt uppdateras, genom att den "kopplas" till uppgifter i ett/flera externa system. Man kan t.ex. importera elever från några skolor och sedan låta valfri information om eleverna, t.ex. skola, årskurs och klass, styra vilka grupper eleverna skall tillhöra. FC.BatchAssist tar automatiskt bort och lägger till grupper för resp. elev. Det går även att "skydda" vissa grupper mot denna uppdatering. Om det t.ex. finns grupper som inte är kopplade till skola, årskurs etc, är detta praktiskt. Om t.ex. alla kommunens elever som är avstängda från "chat" finns i gruppen "Ej Chat grp", kan man genom denna inställning förhindra att dessa grupptillhörigheten försvinner vid automatisk uppdatring. Även grupptillhörigheter i FC.BatchAssist uppdateras, så att FC.BatchAssists kontodatabas håller sig aktuell.

15 15 Registervård Id: Används personnummer vid kontogenerering, är det viktigt att uppdatera "historietabellen" i FC.BatchAssist, då Id ändrats för ett konto direkt i FC. När konton raderas via batch, raderas även motsvarande konton i historietabellen. Detta kräver korrekta Id i historietabellen. Inga fel uppstår dock om detta ej görs. Änvänds inte Pnr vid kontogenerering, finns det ingen anledning att uppdatera Id i historietabellen. Pnr: Här kan även Pnr ändras, om felaktigt Pnr registrerats tidigare. Ange först Id för aktuellt konto som skall påverkas. Håll FC.BatchAssist aktuell Om någon kontoinfo, utöver Id, ändras direkt i FC, kommer FC.BatchAssist att bli "aktuell" genom att uppdatering mot FC görs. Sker bara små förändringar direkt i FC, går det snabbare att skriva in dessa direkt i FC.BatchAssist. Tryck på knappen: "Lista med FC-konton" och ändra önskade data. Använd sökfunktion i MsAccess <Ctrl-F>, för att snabbt hitta rätt konto. Om manuell justering av grupper görs, får inget gruppfält lämnas tomt, om grupper med högre nummer finns (fyll på från vänster). Obs! Om Id ändrats direkt i FC, skall ändring ske enligt "Ändra enskilda Id..." ovan. Uppdatera 6-siffriga Pnr till 10 siffror. Har 6-siffriga Pnr, ######0000 registrerats, kan dessa uppdateras i efterhand, genom att importera kontoinfo (som vid "Skapa nya FC-konto). Nu med fullständiga Pnr. Konton i importtabellen söks igenom och uppdatering av Pnr (med 4 sista =0000) sker vid överensstämmelse av för- och efternamn samt 6 första i Pnr. Översstämmer 6 första i Pnr och ett av namnen, ställs fråga om uppdatering skall ske. Det går normalt att avgöra med hjälp av nytt och tidigare registrerat namn i frågan, om uppdatering skall ske.

16 16 Radera konton Säkerhetskopiera före denna åtgärd! Alla konton som är medlemmar i båda de valda grupparna i formuläret raderas. Om endast fältet <Grupp 1> är ifylld, raderas alla konton som är medlemmar i denna grupp. Motsvarande konton raderas även ur FC.BatchAssist. För säkerhets skull bör inte konton i FC.BatchAssist raderas, före det att motsvarande konton raderats ur FC. Tryck på OK först efter att konton raderats ur FC. Körs FC.BatchAssist på samma dator som används för att kommunicera med FC, går det ej att "stanna upp" och radera i FC enligt förslag ovan. Det är då ännu viktigare att säkerhetskopiera före det att konton raderas. Åtgärden i FC.BatchAssist kan inte ångras när väl kontona är raderade ur databasens tabeller. Meddelanden från rutinen visas nedan:

17 17 Radering enl. urval i extern import, se även formulär på föregående sida. Använd denna metod då det t.ex. går att importera alla avslutade/avflyttade personer från ett externt system/databas. För att metoden skall fungera, krävs att konton registrerats via FC.BatchAssist. Om inte saknas länken mellan personnummer och Id i FC. Personnummer lagras ej i FC s kontodatabas. Personer vars personnummer FC.BatchAssist inte känner igen, kommer att ignoreras. Konton "märks" med en grupptillhörighet. Denna märkgrupp kan vara lokal för FC.BatchAssist. Märkgruppen behöver ej finnas i FC. Exempel på hur det går till: Importera alla personer/elever som är avflyttade genom lämplig filtrering, på samma sätt som vid import av nya användare. Import kan ske via ODBC/SQL eller via excel-dokument. Återgå sedan till formuläret, se nedan, Radera konton/personer i aktuell import. Välj grupp som skall användas som märkgrupp. Denna skall finnas registrerad i FC.BatchAssist. Den behöver dock ej finnas i FC. Gruppen används bara för tillfällig märkning. Tryck på knappen <Skapa lokal grupptillhörighet>. Alla personer i importtabellen som har konton i FC, kommer att märkas med grupptillhörigheten. Återgå till formuläret Radera konton. Utför radering genom att ange "märkgruppen" som <Grupp 1> och trycka på knappen <Skapa batchfil för radering>.

18 18 Radering konton som ej används. Detta är det optimala tillvägagångssättet om man vill undvika att radera aktiva konton av misstag. Med denna metod kan konton som ej används efter önsad brytpunkt (datum )filtreras ut och raderas. Det går att begränsa delmängden av konton vilka skall kontrolleras utifrån användartyp och grupptillhörighet. Radera t.ex. alla avslutade elever som ej använt sitt konto det senaste året. Gör på följande sätt: Tryck på <Skapa batch-script> och ange endast önskat urval av konton som skall kontrolleras. Scriptkod fylls i automatiskt. Skapa scriptet och skicka till Batch Admin i FC. Spara svar som textfil. Radera "skräp" i början och slut av fil. Ange sökväg och fullständigt filnamn på textfil med batchsvar. Tryck på knappen <Importera fil>. Ange gränsdatum (standardvärde är nu - 2år) och intern grupp som skall användas för "märkning" av konton vilka skall raderas. Tryck på <Märk konton>. FC.BAtchAssist meddelar antal konton i urval samt hur många av dessa som uppfyller datumkriteriet. Utför sedan radering på vanligt sätt i formuläret <Redera konton>, genom att ange använd lokal märkgrupp som raderingskriterium.