Bättre tillsammans: Spara tid, pengar och undvik frustration med en heltäckande lösning för samarbete

Transkript

1 Bättre tillsammans: Spara tid, pengar och undvik frustration med en heltäckande lösning för samarbete

2 Introduktion 2 Som IT-chef försöker du hela tiden förutse och reagera på ditt företags föränderliga teknikbehov. Med anledning av detta kan du behöva utvärdera, förstå och så småningom anpassa olika lösningar för dina kollegor. Vissa anställda kan aktivt efterfråga nya verktyg eller till och med installera dem på egen hand för att hantera sina särskilda behov. Andra kan vara trötta och skeptiska mot att lära sig använda ännu ett nytt program eller en ny lösning. Även om det är viktigt att förstå allas behov behöver dina anställda i slutändan kunna samarbeta och kommunicera säkert oavsett var och hur de arbetar. De delar filer, arbetar på distans och utbyter kunskap mellan avdelningar varje dag och verktygen de använder behöver återspegla det. Fragmenterade och fristående lösningar orsakar problem för dina anställda och din IT-avdelning. Lösningar som består av punktinsatser medför flera olika problem, bland annat ökade kostnader och ökad komplexitet, luckor vad gäller säkerhet och efterlevnad, begränsad förmåga att skala samt minskad produktivitet. Din IT-avdelning kommer att ansvara för underhåll, säkerhet och administration för verktyg från flera olika leverantörer som tar värdefull tid från centrala teknikprogram. Hantering av dussintals oberoende program innebär en ökad komplexitet. Hur gör man då för att använda det senaste inom samarbetsprogram, men samtidigt göra det enkelt för användarna? Jo, man använder en plattform som smidigt kombinerar så många funktioner som möjligt för den enskilde användaren. Alan Lepofsky Vice President & Principal Analyst, Constellation Research 1 Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc.

3 Introduktion 3 Lösningen? Ett heltäckande paket med samarbetsverktyg som främjar produktivitet och är mer effektivt än fristående lösningar. Alla vinner på att utrusta alla medarbetare - eller utvalda arbetsgrupper - med samma verktyg, helst också verktyg som fungerar smidigt tillsammans. På så sätt ökar man inte bara produktiviteten, man säkrar dessutom driften av systemen och programmen. I en rapport från Constellation Research konstateras att plattformar är särskilt bra på att ge de olika verktygen liknande egenskaper som kan uppskattas av både IT-administrationen och slutanvändare med begränsad teknisk bakgrund. 1 1 Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc.

4 Introduktion 4 Använd en heltäckande lösning med samarbetsverktyg för att spara tid, pengar och undvika frustration. Anställda kommer lättare kunna samarbeta, kommunicera och dela när samtliga verktyg finns på en plattform, vilket också förenklar sök och eliminerar behovet av att växla mellan olika program. IT-avdelningen kommer att ha kontakt med en leverantör för implementering i stället för dussintals, vilket ger betydligt färre förfrågningar om allmän support, uppdateringar, utbildning och lösenordsåterställning. SharePoints integration med Office i molnet, Outlook Online, Exchange Online, Yammer och OneDrive for Business gör att programmet sticker ut jämfört konkurrenterna. Gartner kallar det för ett verktyg med bra funktioner för samarbete och grupper samt konstaterar att SharePoint ofta utgör grunden för sociala funktioner och samarbetsfunktioner.² När ni använder en paketlösning med omfattande verktyg för produktivitet och samarbete får samtliga medarbetare allt de behöver. De upplever hur smidigt lösningarna fungerar tillsammans och hur olika avdelningar kan samarbeta utan problem. Med Microsoft Office 365 kan du och dina anställda känna er trygga med ett programpaket som innehåller några av marknadens bästa verktyg, t.ex. SharePoint som år 2015 rankades som ett av de bästa alternativen inom Enterprise Content Management och horisontella portaler av Gartner.¹ Är du nyfiken på vad en heltäckande lösning mer kan göra för dig? Läs fem viktiga skäl för att byta till moderna samarbetsverktyg, anpassade efter era behov. 1 Magic Quadrant for Horizontal Portals, 2015, Gartner ² Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2015, Gartner

5 Skäl 1: Tidsbesparingar och ökad produktivitet 5 SKÄL 1 Tidsbesparingar och ökad produktivitet Man arbetar snabbare och smartare tack vare möjligheten att varifrån som helst snabbt komma åt information och kommunicera smidigt med vilket dokument eller verktyg som helst. När individer och avdelningar arbetar på olika våningar och kontor (eller på helt olika ställen i världen) blir det enklare att utbyta idéer och synka med hjälp av teknik. Med en hybridlösning kan IT-avdelningen lagra innehåll lokalt och i molnet, medan användare enkelt får tillgång till innehåll oavsett var det lagras. Med hybridserversystem, t.ex. Microsoft SharePoint, kan organisationens filer lagras och delas säkert och när som helst. Genom att lagra innehåll genom Office 365 och ansluta lokala SharePoint-tjänster (som byggs med Office Graph och Delve), kan anställda identifiera filerna som de har tillgång till, hitta relevanta kopplingar för att sedan direkt dela och diskutera filerna med kollegor på exempelvis Yammer. När program smidigt ansluts till varandra slösas varken extra arbete eller tid.

6 Skäl 1: Tidsbesparingar och ökad produktivitet 6 Enligt IDC gör samarbetsprogram i molnet det möjligt för anställda att smidigt arbeta över gränser mellan avdelningar, platser och organisationer.¹ Det är goda nyheter inte bara för lokala arbetsgrupper som vill förbättra sin produktivitet, utan även för distansarbetare som är på språng oftare än de befinner sig på kontoret. Enligt en Forrester-rapport om kostnadsbesparingar för företag som använder paket med samarbetsverktyg kan anställda som ofta arbetar på distans spara ungefär en timme per dag efter tre års implementering.² ¹ Worldwide Content Collaboration Software Forecast, , 2015, IDC ² The Total Economic Impact of Microsoft Office 365: Enterprise Customers, 2015, Forrester Research

7 Skäl 1: Tidsbesparingar och ökad produktivitet 7 Vi måste hantera de preferenser för arbetsplatsen som olika generationer av anställda förväntar sig för att kunna vara på språng, anslutna och produktiva när som helst, var som helst och på hur många enheter som helst. Det är just en sådan arbetsmiljö som stöds av Office 365. Deborah Youmans, Senior Manager of Collaboration Development, Booz Allen Hamilton Microsofts kundberättelser: Booz Allen Hamilton

8 Skäl 2: Lägre kostnader och mindre komplexitet 8 SKÄL 2 Lägre kostnader och mindre komplexitet Samarbetsverktyg ska hjälpa oss, men kostnader för licenser, serviceavgifter, IT-resurser och stilleståndstid för personal kan snabbt skjuta i höjden. Du kanske försöker spara tid och pengar åt ditt företag genom att lägga till fler produktivitetsverktyg för anställda, utan att inse de dolda kostnaderna. Genom att kombinera flera samarbetsverktyg i ett programpaket kan det gå att spara väldigt mycket pengar. Genom att använda samma leverantörs uppsättning API:er för att skapa program som tillhandahåller både information och funktionalitet på en plattform, så minskar enligt Constellation Research både licenskostnaderna och uppdateringstiden kraftigt. Plattformar erbjuder ett enda kontrakt i stället för att jobba med flera leverantörer. Detta ger vanligtvis en mycket lägre kostnad än att köpa in tjänster/verktyg från flera mindre specialistföretag. Det minskar även den administrativa bördan som det innebär att förnya flera licenser. ¹ $8.8m -$3.2m $5.6m Ett byte till en heltäckande lösning kan resultera i: $8,8 miljoner intjänat totalt $3,2 miljoner i totala kostnader $5,6 miljoner i nettoförtjänst Forrester Research visade att organisationer kan se en total förtjänst på $8,8 miljoner när de byter till en plattform för en helhetslösning. I genomsnitt uppgår de totala kostnaderna endast till $3,2 miljoner över tre år, vilket ger en nettoförtjänst på $5,6 miljoner.² ¹ Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc ² The Total Economic Impact of Microsoft Office 365: Enterprise Customers, 2015, Forrester Research

9 Skäl 2: Lägre kostnader och mindre komplexitet 9 Våra driftsteam drar nytta av SharePoint för att samla information i en vy i stället för att behöva hämta information i flera system. Allen Chang, Manager of IT Innovation and Technology, Air Canada Microsofts kundberättelser: Air Canada

10 Skäl 3: Heltäckande säkerhet och regelefterlevnad 10 Genomsnittlig kostnad för ett dataintrång under 2015 var $3,8 miljoner en ökning på 23 % jämfört med 2013.¹ SKÄL 3 Heltäckande säkerhet och regelefterlevnad Risken för dataintrång ökar hela tiden och de som jobbar med säkerhet på ditt företag är sannolikt oroliga för företagets ställning i frågor som rör informationssäkerhet. Och det berör hela företaget. Hackare arbetar hårdare än någonsin och kan skada organisationers finansiella stabilitet, rykte och relationer - både interna och externa. Dessutom kan hot komma inifrån, t.ex. när en anställd omedvetet utsätter en organisation för en risk genom att klicka på skadliga länkar eller dela känslig information externt med ett osäkert program.¹ Det är inte bara enklare att använda en heltäckande lösning med samarbetsverktyg - det är också säkrare. Du vet var din organisations data lagras, vilka som har tillgång till information och vilka metoder för säkerhet och efterlevnad som skyddar den, förklarar Alan Lepofsky på Constellation Research. När du knyter samman flera olika verktyg flödar information fram och tillbaka från en leverantör till en annan, i stället för att kontrolleras och styras av en enda källa. ² ¹ 2015 Cost of Data Breach Study, 2015, IBM Corporation ² Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc.

11 Skäl 3: Heltäckande säkerhet och regelefterlevnad 11 De inbyggda skydds- och sekretessfunktionerna i Microsoft Office 365 går att använda på olika enheter, så att företag inte behöver oroa sig för säkerhet. Du kan skapa hanteringsprinciper och -inställningar för att kontrollera vilka som har tillgång till Office 365 och de olika program för mobila enheter som stöds. Mobile Device Management (hantering av mobilenheter) är inbyggd i Office 365 Enterprise och hjälper dig utföra selektiva raderingar för alla borttappade eller stulna personliga enheter eller företagsägda enheter. Dessutom genomsöks alla inkommande och utgående e-postmeddelanden till och från en organisation efter sofistikerade attacker, osäkra bilagor och skadliga länkar med funktionen Avancerat skydd mot hot i Exchange Online. Microsoft har arbetat med oss för att vi ska vara säkra på att vi arbetar i en miljö som minimerar våra affärsrisker. De fokuserar tydligt på informationssäkerheten i molnet. Michael Waters, Director of Enterprise Information Security, Booz Allen Hamilton

12 Skäl 4: Uppskalning i en takt som du känner dig bekväm med 12 SKÄL 4 Uppskalning i en takt som du känner dig bekväm med Det är mycket jobb med att implementera en heltäckande lösning med samarbetsverktyg. Att förbereda din IT-avdelning för att hjälpa anställda komma igång kan verka vara en svår uppgift, men med Office 365 kan du göra det i din egen takt. Med ett paket tillgängliga verktyg som går att implementera bestämmer du om du vill migrera anställda i grupper eller efter program. Till exempel kan så många eller så få team som krävs starta en videokonferens eller ett onlinemöte med Skype for Business, medan de samarbetar med filer genom OneDrive för företag. Möjligheten att implementera i ett stadigt tempo gör att de kan arbeta i sin egen takt, vilket hjälper dig minska kostnader och öka produktiviteten genom att ditt företag kan anpassa sig till nya lösningar över tid. Dessutom kan ni som företag få praktiskt stöd vid lansering och implementering med FastTrack från Microsoft. För Microsoft-kunden Air Canada gick det inte att lansera alla paketets lösningar omgående för koncernens internationellt baserade anställda som dessutom spenderar mycket tid på språng. Under de första stadierna av migreringen till Office 365 arbetade Air Canada med Microsoft Consulting Services för att distribuera Active Directory och Office 365 ProPlus. Sedan migrerades användare till Exchange Online och Skype for Business och Sharepoint Online distribuerades. Strax därefter lanserades Yammer i företaget (till en början gjordes lanseringen endast i en del av företaget och utvidgades därifrån) och anställda började använda OneDrive för företag. Den fullständiga lanseringen gjordes inom 10 månader. Allen Chang är Manager of IT Innovation och berömmer Microsoft Consulting Services-teamet för att de koordinerade flera outsourcingleverantörer och fick dem att arbeta tillsammans för att få lanseringsschemat att fungera.¹ ¹ Microsofts kundberättelser: Air Canada

13 Skäl 4: Uppskalning i en takt som du känner dig bekväm med av koncernens cirka anställda flyttade 6 terabyte data till OneDrive för företag på åtta månader. Mer information delas på Booz Allen och hjälper oss att öka innovationsgraden. Joseph Atwell, Technical Architect, Booz Allen Hamilton Microsofts kundberättelser: Booz Allen Hamilton

14 Skäl 5: Kontrollera serverdelen 14 SKÄL 5 Kontrollera serverdelen IT-avdelningens största fråga kvarstår ofta: Det låter bra, men kan jag hantera den här övergången och underhålla plattformen med mina befintliga resurser? Svaret är ja. Tack vare automatiska uppdateringar och bättre användarvänlighet sparar IT-personalen mer tid och behöver bara arbeta med en leverantör under migreringen. Om du väljer Office 365 får du även tillgång till experter som kan hjälpa dig under processens alla steg. Allen Chang är Manager of IT Innovation and Technology på Air Canada och han märkte att implementeringen gick mycket snabbare med Office 365 samt att de själva endast skulle kunna hantera enkla korrigeringar och uppgraderingar om de försökte matcha samma takt. Med Office 365 får vi förbättringar och behöver bara fokusera på att utveckla program för att dra nytta av dem. ¹

15 15 Förenklade program och ett användargränssnitt som användare känner igen gör att anställda blir mindre beroende av IT för sin infrastruktur. Med Office 365-grupper kan anställda skapa egna grupper och alias för att snabbt samarbeta och samverka utan att behöva kontakta IT-avdelningen. På liknande sätt gör implementering av molnbaserad programuppdatering att IT-avdelningen kan fokusera på arbete som inte har med produktuppdateringar att göra. Enligt Constellation Research kan plattformar för samarbete enklare lansera nya versioner, flera gånger per år, jämfört med enskilda verktyg som ibland dröjer flera år med att lansera en uppdatering.² Tack vare detta kan er IT-avdelning prioritera företagets verksamhet, i stället för att tillbringa arbetstiden med att uppdatera program. ² Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc. Microsoft utökar ständigt plattformen med nya funktioner och mer lagringsutrymme. Vi har skickat in flera förslag på nya funktioner, och ofta finns de där redan nästa gång vi öppnar programmen. Allen Chang Manager of IT Innovation and Technology, Air Canada

16 16 Ditt företag förtjänar det bästa spretande lösningar med punktinsatser ger dig helt enkelt inte de tjänster du behöver när de kopplas samman. Genom att välja en heltäckande lösning med samarbetsverktyg kan du tillfredsställa alla användare, såväl de som är avvaktande inför förändring och de som uppmuntrar den. Samtidigt blir förväntningarna på din IT-avdelning lättare att hantera. Med en enda infrastruktur sparar ditt företag och dina anställda tid, pengar och undviker frustration. Office 365 med dess verktyg är den enkla lösningen för att hjälpa företagets anställda att enkelt arbeta tillsammans. Kommunicera och dela filer med Yammer och OneDrive for Business, skapa en lagringsplats för innehållshantering i SharePoint, skapa online-möten med Skype for Business samt skicka och ta emot säkra e-postmeddelanden via Outlook och Exchange. Vill du veta vad Office 365 kan göra för din organisation? Ta en rundtur idag och utforska produkternas senaste möjligheter och funktioner, inklusive viktiga samarbetsfunktioner inom programpaketet.