Business Intelligence Utveckla ditt företag med rätt nyckeltal

Transkript

1 Business Intelligence Utveckla ditt företag med rätt nyckeltal

2 Introduktion Dagens komplexa affärsmiljöer gör att företagen måste vara snabbrörliga och proaktiva i sina beslutsprocesser. Företagens framtida beslut och framgång hänger på deras förmåga att förstå all den information som lagras. Data och information utgör trots allt företagets absoluta kärna, vilket innebär att de IT-ansvariga inte längre kan betrakta datahantering som en av många komponenter i företagets generella IT-strategi. De måste i stället utveckla strategier som tar hänsyn till datahanteringens drivande roll vad gäller lönsamma aktiviteter 1. Företag av i dag samlar på sig mer data än någonsin tidigare, oavsett företagets storlek. Dessa data kommer från en rad olika system och källor, t.ex. kunder, leverantörer, affärspartner och marknadsundersökningar. Att hantera och omvandla så ofantligt stora mängder data till användbar information som kan gynna ditt företag är en stor utmaning 2. För att dessa data ska kunna omvandlas till begriplig och användbar information som enkelt kan användas i företagsanalyser måste företagen använda sig av Business Intelligenceverktyg (BI). BI handlar om rapportering och analys i syfte att förse rätt personer med rätt information vid rätt tillfälle, så att de korrekta strategiprocesserna kan tillämpas. Att kunna omvandla systemens utdata till relevant information är nyckeln till framgång. BI-verktygen blir alltmer populära inom alla typer av branscher, och både små och stora företag välkomnar den nya tekniken och de nya insikter som den medför. Vi kommer därför i denna guide att ta en närmare titt på BI-konceptet; hur det fungerar, de senaste trenderna och hur små och medelstora bolag (SMB) kan dra fördel av BI-verktygen. Vi kommer vidare att belysa de vanligaste utmaningarna, den typ av affärsinformation som SMB-företagen bör uppmärksamma och ge fem olika tips som hjälper dem att bättre utnyttja sina data. Denna guide är först och främst riktad till SMB-företag som är i behov av verktyg som stödjer faktabaserade beslutsprocesser. 2 Bild 1: Business Intelligence Komponenter 1 IDC White Paper, sponsrad av Delphix, Taking a Holistic View of the Total Cost of Data helps CIOs Optimize IT and Business Gains, april Inside Info Whitepaper, Business Intelligence in SMEs, 2013.

3 Innehåll Introduktion...2 Vad är BI?...4 Hur fungerar BI?...4 Trender inom BI...5 Vad är Big Data?...6 Varför behöver SMB BI?...7 Hur kan BI hjälpa SMB?...8 Vilka utmaningar kan BI innebära för SMB?...8 Om Visma Software

4 Vad är BI? BI omfattar de processer, verktyg och tekniker som krävs för att omvandla data till information, information till kunskap och kunskap till bättre affärspraxis. Detta ger i sin tur förmåga att identifiera, utveckla och skapa nya strategiska affärsmöjligheter som fungerar som drivkraft för de åtgärder som krävs för att förbättra affärsverksamheten, konkurrenskraften och den långsiktiga stabiliteten 3. BI-verktyg ger med andra ord mer effektiva och skräddarsydda rapport- och analysprocesser så att du kan driva ditt företag utifrån aktuella fakta, vilket i sin tur hjälper dig att fatta välinformerade och intelligenta affärsbeslut. BI-tekniken ger dig dessutom en historisk, aktuell och förutseende överblick över din affärsverksamhet. De vanligaste BI-funktionerna omfattar rapportering, online analytical processing (OLAP), analys, datautvinning, styrning av verksamhetsprocesser och jämförelser. Det handlar inte bara om teknik. Det handlar inte bara om metodik. Det handlar om ett nytt omfattande styrmedel och förhållningssätt som, när det sköts på rätt sätt, kan erbjuda kunskap, effektivitet, bättre beslut och vinst till praktiskt taget alla som tillämpar det. 4 Hur fungerar BI? BI fungerar huvudsakligen genom att extrahera data från flera transaktionshanterings- eller verksamhetssystem för att sedan integrera och lagra informationen i en särskild databas. Databasen kan sedan exempelvis matcha och kombinera kundregister från olika driftsystem (t.ex. CRM, Service Management, Order Management, Web shop) i en enda datauppsättning. Denna extraherings- och integrationsprocess omvandlar data till en helt ny produkt: information. 4 Användarna får på så sätt tillgång till analysverktyg (t.ex. fråge-, rapporterings- och datautvinningsverktyg) som gör att de enklare kan komma åt och analysera den information som lagras i databasen. Analyserna identifierar olika trender, mönster och avvikelser, och analysverktygen låter användarna omvandla information till kunskap, vilket gör att de kan fatta beslut som grundas på tillgänglig information och inte bara på magkänsla. Med hjälp av denna kunskap och insikt kan åtgärdsplaner sedan utvecklas och anpassas för specifika marknader och/eller kunder i särskilda segment. 3 Inside Info Whitepaper, Business Intelligence in SMEs, S. Williams och N. Williams, The Profit Impact of Business Intelligence, Morgan Kaufmann, 2010.

5 Bild 2: BI i praktiken Trender inom BI BI-trenderna har påverkats av betydande faktorer såsom låga utgifter och företagens investeringsbegränsningar till följd av dagens ekonomiska klimat. Dessa faktorer har tillsammans med begreppsförvirring (analys, BI, Big Data) resulterat i långsam marknadsspridning och ökat fokus på avancerade användare. Med Big Data menas den explosion av tillgängliga data som har uppstått och är mer relevant för större företag. Detta beskrivs vidare i nästa avsnitt, där vi även understryker varför SMB-företagen bör vänta ytterligare 5-10 år innan de fördjupar sig i Big Data. De flesta av dagens BI-system har höga licenskostnader och kräver dyr konsultexpertis för att implementera systemet. Kunden får då ett system med ett antal nyckeltal (key performance indicators, KPI:s) som hjälper dem att driva företaget bättre. Men för att ändra eller justera nyckeltalen krävs återigen konsulthjälp. Det innebär att det endast är större och mer avancerade företag som har tjänat på att använda BI-systemen. 5 Dock har BI-trenden de senaste åren riktat in sig på system som stödjer datagranskning och dataidentifiering. Den största skillnaden mellan dessa nya verktyg och traditionella BIverktyg är att de nya verktygen i större utsträckning tillåter att professionella användare analyserar sina data utan konsulthjälp. Detta blir en rimligare lösning för många företag eftersom systemet inte är lika statiskt som tidigare. Dessutom blir analysprocessen i många fall mer dynamisk, vilket är bra när man inte riktigt vet vad man letar efter. Summa summarum är att dessa nya verktyg för datagranskning eller dataidentifiering lämpar sig bättre för företag i SMB-segmentet.

6 Vad är Big Data? Termen Big Data syftar på dagens informationsexplosion av tillgängliga data. Antalet länkade datakällor som finns tillgängliga för allmänheten har vuxit enormt de senaste åren. Ett exempel är den norska dataportalen där du kan hitta aktuella data om en mängd olika offentliga tjänster. Data relaterade till demografi, inkomst, köppreferenser, marknader, omsättning m.m. blir helt plötsligt allmänt tillgängliga för vidare analyser. Det finns dessutom informationskällor tillgängliga. Detta kan t.ex. resultera i att det skapas datauppsättningar som är så stora och komplexa att traditionella applikationer har svårt att hantera dem 5. Big Data genererar ofta marknadstrender ur ett statistiskt perspektiv eller databaserad information som kan användas för att understödja strategiska beslut. 6 Användningen av Big Data ökar, men tekniken kan ännu inte leva upp till förväntningarna. Verktygen som kan göra Big Data tillgängliga för ditt företag är än så länge otillräckliga, varför Gartner s Hype Cycle for Emerging Technologies råder företag i SMB-segmentet att vänta ytterligare 5-10 år innan de investerar mer pengar i hanteringen av Big Data. Här nedan illustrerar figuren från Gartner att det dessutom krävs avancerad kunskap och expertis för att nå framgång 6. 5 Forbes, Big Data Definitions: What s yours? Gill Press, mars Gartner Webinar, Big Data Industry Insights, Lisa Kart, september 2014.

7 Bild 3: Nödvändig kunskap för tillämpning av Big Data Varför behöver SMB BI? BI-lösningar gör att företagen i SMB-segmentet kan driva sin verksamhet med hjälp av fakta, och inte enbart gå på magkänsla. Detta gör att de kan uppnå bättre resultat genom att använda sin affärsinformation på ett mer strategiskt sätt. SMB-företagen kan på så sätt göra det de gör bäst, men snabbare, med mer precision och med finansiell transparens. BI-mjukvara utgör en värdefull resurs för företagen, och den är en nödvändig faktor för företag som vill optimera sin datahantering och leda verksamheten framåt. De potentiella fördelarna är enorma: ökad produktivitet bland de anställda, bättre kundservice, högre intäkter och övergripande framgång och lönsamhet. 7 Välutformade BI-lösningar gör SMB-företagen mer flexibla och de anställda kan samarbeta smartare, snabbare och mer synkront, och de kan fatta bättre affärsbeslut. Enligt industrianalytikern IDC 7 bör SMB-företag som vill utöka sin konkurrenskraft göra följande: Erbjuda snabb och konsekvent tillgång till företagsdata och en enda sanning till alla sina anställda. Ge beslutsfattarna de data som behövs för att i god tid kunna beräkna nästa steg så att de kan fatta bättre operativa och strategiska beslut. Fokusera på produktiviteten utveckla tillämpningar som förenklar affärsprocesserna och kortar ned ledtiderna. Förbli rörliga på marknaden för att överlista konkurrenterna. Hålla den totala ägandekostnaden (total cost of ownership, TCO) för alla tekniska implementeringar nere. 7 IDC White Paper, sponsrad av Delphix, Taking a Holistic View of the Total Cost of Data helps CIOs Optimize IT and Business Gains, april 2014.

8 Hur kan BI hjälpa SMB? För att SMB-företagen ska gynnas av BI måste de välja nyckeltal och rapporter som understödjer deras affärsmål. Mäta och följa nyckeltalen över tid, dvs. både finansiella och icke-finansiella mätningar. Identifiera och isolera siffrornas drivkrafter. Erbjuda särskilda rapporteringsnivåer så att företagets alla led enkelt kan se vad de bör fokusera på. Inte bara rapportera olika händelser, utan även analysera och förstå bakomliggande orsaker. Presentera information på ett sätt som kartlägger en särskild affärsprocess eller ger de anställda en tydlig översikt över den relevanta informationen. Exempelvis mäta resultaten för leverantörskedjan eller presentera flerdimensionella resultatöversikter för säljteamen. För att uppnå detta måste en typisk BI-lösning bestå av två huvudmiljöer: en databaserad och en analytisk. 8 Bild 4: Business Intelligence miljö Vilka utmaningar kan BI innebära för SMB? Brist på resurser gör det svårare för SMB-företag att tillämpa BI SMB-företag av idag är väl medvetna om vilken typ av affärsinformation som behövs och hur denna information kan gynna företaget. Men den största utmaningen är vanligtvis bristen på nödvändiga resurser. Antingen har företaget inte den BI-expertis eller -kunskap som behövs, eller så är det för dyrt att köpa in den hjälp som behövs. Standardiserade affärsrapporter är inte nog för att analysera all data Standardiserade rapporter som genereras i de flesta affärssystem ger information om företagets resultaträkning och balansräkning och en generell översikt över försäljningsmarginalerna eller olika stadier vad gäller kostnad-nytta-projekt. Dock är denna information ofta ganska svår att tyda och analysera närmare. Utmaningen ligger därför i att hitta den rapport som bäst lämpar sig för företaget. Något som är lättare sagt än gjort eftersom affärssystemen ofta har flera hundra olika standardrapporter som

9 SMB-företagen kan välja mellan. Dessvärre kan affärssystemen inte alltid generera den typ av rapport som företaget behöver, och det är här som BI-verktygen kommer in i bilden. De största utmaningarna: SMB-företagen vet inte alltid exakt vilken information som behövs för att uppnå bättre resultat Begränsade resurser för professionell hantering BI-relaterade kostnader Svårigheter att se fördelarna Inga nytänkande lösningar Osäkerhet runt datakvalitet Vilken typ av affärsinformation bör SMB fokusera på? 1. Operativ och strategisk information För att kunna fatta beslut behöver SMB-företagen operativ och strategisk information, samt relevant affärsinformation. Det är viktigt att den operativa informationen är lättöverskådlig från flera olika perspektiv. På så sätt kan SMB-företagen få bättre förståelse för marknaden och konkurrenterna. Strategiska beslutsunderlag spelar också en viktig roll, särskilt för större företag i samband med nya marknads- eller produktlanseringar eller förvärv. Men detta är även viktigt för SMB-företagen. Operativ och strategisk information som kan vara relevant är: Operativt: Är vår kundtjänst effektiv? Är mina kunder nöjda? Inom vilka områden behöver jag öka förtroendet? Vilka kunder är mest lönsamma? Strategiskt: Förstå marknaden Förstå konkurrenterna Förstå kunderna Förutspå: Tänk om... 9 När det kommer till beslutsfattande är det viktigt att företagets aktiviteter identifierar olika trender och avvikelser: trender visar vart företaget är på väg och avvikelser får oss att förstå varför. Till exempel varför ett visst projekt visade sig vara mer lönsamt än ett annat projekt. Att förutspå och avläsa trender baserat på standardiserade rapporter är svårt då dessa rapporter är statiska. Dock erbjuder BI-verktygen viktiga funktioner vad gäller utredningar av trender och avvikelser. 2. Ekonomisk förvaltning BI-verktyg kan ge SMB-företagen en djupgående kunskap om företagets finansiella information, vilket gör beslutsfattandet enklare och mer flexibelt. Dessutom har BIverktygen oftast bättre grafiska funktioner än traditionella rapporter. Företaget kan t.ex. analysera sin kostnadsbas i syfte att upptäcka eventuella avvikelser på grund av inkomstbringande aktiviteter, överinvesteringar, produktproblem eller utökat behov av kundsupport.

10 Vissa BI-verktyg kan dessutom generera påminnelser eller varningar exempelvis om de schemalagda betalningarna överskrider företagets aktuella tillgångar, eller om kunder är sena med betalningar som påverkar företagets kassa. Situationer då ledningen kan behöva vidta särskilda åtgärder. 3. Försäljningssiffror Med BI-verktygen kan SMB-företagen få en tydlig inblick i aktuella försäljningssiffror och annan relevant information. Detta gör det enklare att identifiera olika säljtrender och drivkrafterna bakom trenderna, något som hjälper företagen att anpassa sina säljaktiviteter för att förbättra resultaten och öka lönsamheten. De kan t.ex. analysera avvikelser för att avgöra om de beror på säsongsvariationer, marknadsskiftningar eller på specifika produkter eller säljaktiviteter. Frågeställningar som kan vara relevanta är: Vilka kunder bör jag rikta mig till? Vilka marknader bör jag rikta mig till? Inom vilka områden kan jag öka företagets merförsäljning? Är mina säljare motiverade? Har jag rätt produktsortiment? Hur presterar jag jämfört med mina konkurrenter? 4. Projekthantering BI-verktyg kan även optimera företagets projekthantering. Standardrapporter innehåller inte nödvändigtvis tillräckligt mycket information för att företaget ska kunna följa ett projekt i detalj. Med BI-verktyg kan man i detalj följa varje steg i projektet och få utförlig information om t.ex. antal arbetstimmar, kostnader, löner, övertid och om hur dessa utgifter är fördelade. 10 Verktygen gör det möjligt att jämföra projekt och se vilka projekt som har varit mest lönsamma och varför. Anledningen kan vara projektplanering eller arbetsfördelning, och specifika rapporter kan underlätta identifieringen av de olika framgångsfaktorerna, vilket i sin tur gör det lättare att planera och hantera projekten och nå framgång. 5 tips som hjälper SMB-företag att optimera sina data 1. Säkerställ att alla verkligen förstår verksamheten För att ett affärssystems olika lösningar och analyser ska fungera är det viktigt att alla företagets anställda är väl medvetna om företagets verksamhet och om vad de data som används innebär i praktiken. Innan BI-analyserna introduceras bör företaget säkerställa att alla berörda anställda förstår företagets drivkrafter och vilka data eller nyckeltal som ligger bakom företagets lönsamhet och framgång. Detta motiverar implementeringen av BI-verktygen och hjälper till att etablera nödvändiga användarprocesser. 2. Säkerställ att företagets affärssystem används genomgående För att SMB-företag ska få bättre information om den egna verksamheten är det av yttersta vikt att företagets affärssystem används aktivt och genomgående i hela organisationen. Utgör systemet t.ex. en del av de anställdas dagliga arbetsuppgifter?

11 Det är med andra ord viktigt att affärssystemet ligger bakom företagets verksamhet och struktur även ur ett praktiskt perspektiv. Det är viktigt att all kund- och leverantörsrelaterad information finns samlad i affärssystemet och inte i t.ex. e-postmeddelanden eller lokalt på de anställdas enskilda datorer. 3. Säkerställ att informationen är tillförlitlig Om affärssystemet utgör kärnan i företagets verksamhetsrutiner är det viktigt att informationen i systemet är tillförlitlig. Systemet avgör kvaliteten på den exporterade informationen, samt kvaliteten på den information som finns tillgänglig i systemet. Företaget måste därför säkerställa att den information som exporteras från affärssystemet är korrekt, precis och aktuell. Ett bra sätt att få mer tillförlitliga data är att automatisera processerna för purchase-to-pay och order-to-cash. Ett annat bra sätt är att försäkra sig om att kund- och försäljningsinformationen lagras i databaser, t.ex. CRM, varifrån analyser kan genereras. 4. Rätt verktyg för rätt företag SMB-företag bör välja ett BI-verktyg som är användarvänligt och pedagogiskt, och att dess introduktion och implementering inte kräver alltför stora resurser. Urvalsprocessen bör också innefatta en utvärdering om verktyget stödjer företagets affärsmiljö. SMB-företag kan välja mellan särskilda BI-verktyg som kan integreras med det befintliga affärssystemet, eller så kallad oberoende BI-mjukvara. De oberoende BI-mjukvarulösningarna är oftast ganska dyra eftersom de kräver ett mer avancerat implementeringsprojekt. Dock är BI-mjukvara som kan integreras i affärssystemet ofta billigare och snabbare eftersom de resurser som då krävs är begränsade. SMB-företagen bör beakta följande kriterier när de ska välja BI-lösning: Kostnad Möjlighet att ändra nyckeltal utan konsulthjälp Support för datagranskning med hjälp från företagets berörda anställda Identifiera företagets drivkrafter Ju mer medveten ledningen är om drivkrafterna bakom företagets lönsamhet, desto bättre blir besluten som fattas.

12 Sammanfattning Företag av i dag handskas med allt större datavolymer, vilket gör BI-verktygen till en alltmer nödvändig komponent i företagens faktabaserade beslutsprocesser, oavsett storlek och komplexitet. Precis som de större konkurrenterna måste SMB-företagen ha snabb och enkel tillgång till de data som lagras i affärssystemet, i den ekonomiska förvaltningen, i CRM eller i andra affärslösningar. För att kunna hålla jämna steg med dagens konstant skiftande marknader och tekniker måste SMB-företagen dessutom anpassa sin tillväxtstrategi till rätt hanteringsverktyg. De senaste BI-trenderna visar att dessa lösningar har blivit mycket billigare och mer flexibla, vilket gör dem alltmer lämpliga för företag i SMB-segmentet. De senaste BI-verktygen låter SMB-företagen själva ange viktiga nyckeltal och jobba i en mer dynamisk miljö, utan extern konsulthjälp. Dagens konkurrenskraftiga klimat kräver optimerade affärs- och beslutsprocesser, vilket i sin tur kräver högkvalitativa data. Det är inte bara konkurrensen som ökar, utan affärsmiljön blir i sig själv alltmer komplex. Detta tydliggör den viktiga roll som bra affärsprocesser, faktabaserat beslutsfattande och operativ kompetens spelar alla faktorer som BIverktygen erbjuder för att hjälpa ditt företag att lyckas och ligga före konkurrenterna. 12

13 Om Visma Visma gör verksamheter mer effektiva, genom att leverera programvara, outsourcingtjänster, inköpslösningar, inkassotjänster, butiksdatalösningar samt IT-relaterad utveckling och konsultverksamhet. Vi förenklar och automatiserar verksamhetsprocesser både inom privat och offentlig sektor nordeuropeiska kunder använder våra produkter och tjänster, och ytterligare använder oss som hostingpartner. Vi är anställda och omsatte miljoner norska kronor Kontakta oss Telefon: E-post: info@vismasoftware.se Malmö (huvudkontor) Besöksadress Neptuniplan Malmö Postadress Box Malmö Stockholm Lindhagensgatan Stockholm Göteborg Gårdatorget Göteborg Umeå Umestan Företagspark Hus Umeå 13