Förslag på harmonisering och uppräkning av stadsarkivets hyllhyror. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen

Transkript

1 Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (4) Datum Vår referens Adam Hidestål Stadsarkivarie Tjänsteskrivelse Förslag på harmonisering och uppräkning av stadsarkivets hyllhyror KN-KFÖ Sammanfattning Stadsarkivet får ersättning för mottagande och förvarande av arkivhandlingar från stadens verksamheter. Denna ersättning ska täcka de kostnader som stadsarkivet har för arbete och förvaring. Då ingen uppräkning av avgifterna gjorts sedan 2006 täcker inte befintlig ersättning stadsarkivets kostnader varför uppräkning måste ske. Befintlig ersättningsmodell är baserad på tidigare bedömning av ärendefrekvens, denna bedömning är i bästa fall väldigt grov och i värsta fall felaktig. För att öka transparens och minska godtycke behövs en harmoniserad prisjustering göras där ersättning för leverans och förvaring av arkivmaterial sker efter enhetlig prislista. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen att en ny prislista för leveranser av arkivmaterial från kommunala verksamheter till Stadsarkivet införs från och med 1 juli 2013 där leverensarbetet debiteras med en engångskostnad enligt Riksarkivets prislista och där hyllmeterpriset blir enhetligt 250 kr för alla kommunala leveranser och uppräknas årligen med KPI. att skicka ärendet vidare till kommunstyrelsen för beslut att justera paragrafen omedelbart Beslutsunderlag Förslag på harmonisering och uppräkning av stadsarkivets hyllhyror Bilaga 1 Uträkning av kostnad av en kommunal hyllmeter vid Malmö stadsarkiv Bilaga 2 Riksarkivets prislista Beslutsplanering Kulturnämnden

2 2 (4) Ärendet Bakgrund Det kostar Malmö stadsarkiv i snitt 236 kr per år och hyllmeter att ha hand om kommunala arkiv (se bilaga). I dag har Malmö stadsarkiv en differentierad prislista med prisklasserna: 122 kr, 149 kr och 392 kr beroende på ärendefrekvens. I snitt får Malmö stadsarkivet in 170 kr per hyllmeter och år. Det har inte funnits någon inskriven uppräkning enligt KPI utan nya ärenden till nämnden har varit nödvändiga vid varje mindre prisjustering. Senaste justeringen som återfinns i diariet var Idag genomför Malmö stadsarkiv alla arbetssysslor runt leveranser utan avgift. Inom Riksarkivet har en avgift för leveranser funnits under flera år för att skapa kostnadstäckning. Avgifterna har varit: kr per leverans (inkl ett arkivbestånd) och 500 kr per följande bestånd. Utöver detta räknar de på hyllmeter med 60 kr hyllmeter för arbete med att kontrollera, justera mm. Malmö stadsarkiv behöver få kostnadstäckning för de tjänster som erbjuds de kommunala verksamheterna. För att skapa harmonisering i prisbilden vill vi se enhetlig prissättning. Dvs. kostnadstäckning för våra utgifter med samma pris oavsett arkivbildande myndighet. Eftersom vi ser en trend att bestånd används mer frekvent och att förvaringskostnader så som el och värme ökar snabbare än KPI så föreslås ett utgångspris på 250 kronor hyllmetern och år. Avtalen ska skrivas så att KPI uppräknas. Konsekvenser av förslaget för Malmös nämnder och stadsdelsområden Konsekvenser av förslaget för Malmös nämnder och stadsdelsområden Nämnd Antal hm Nuvarande deb Vid förändring Fastighetskontoret Gatukontoret Fritidsnämnden Miljönämnden SDF Centrum (-2,7 hm till SDF Fosie (-5,1 hm till SDF Husie (-3 hm till SDF Hyllie (-2,3 hm till 2, SDF Kirseberg (-1,5 hm till SDF Lim/Bunk (-1,7 hm till 9, SDF Oxie (-1 hm till 3,

3 SDF Rosengård (-0,2 hm till 4, SDF Södra innerstan (-1 hm till 17, SDF Västra Innerstan (-0,4 hm till 6, Servicenämnden Sociala resursnämnden Stadskontoret 571, Utbildningsnämnden 614, Valnämnden Överförmyndarnämnden (4) Summa 2039, Från stadsdelar till grundskoleförvalningen 18, Från utbildningsnämnden till gymnasieförvaltningen 614, SDF Centrum 17, SDF Kirseberg 1,5 375 till Stadsområde Norr 4750 SDF Södra innerstan 16, SDF Västra Innerstan Till Stadsområde Innerstan 5625 SDF Husie 0 0 SDF Rosengård 4, Till Stadsområde Öster 1075 SDF Fosie SDF Oxie 2,3 250 till Stadsområde Söder 6500 SDF Lim/Bunk 7, SDF Hyllie 0 0 Till Stadsområde Väster 1850

4 4 (4) Bilaga 1 Uträkning av kostnad av en kommunal hyllmeter vid Malmö stadsarkiv För att räkna ut kostnaden har vi tagit fram ett antal uppgifter i 2012 års bokslut. Vi har räknat på MSA:s nuvarande accessionsutrymme (antal hyllor) på hm (dvs även tomma hyllor kostar i avskrivning, hyra och värme/el). Vi har räknat att en kvadratmeter rymmer runt 10 hyllmeter. Typ av kostnad Kronor hyllmeter och Kommentar år Hyra 132,5 Gäller avtalad hyra på Bergsgatan El 3 Värme/kyla 15 Föreskrivet klimat Inredning/hyllor 18,75 Avskrivning på ett hyllplan Vård (etikettering och 6 byte av trasiga arkivboxar) Lokalvård/tekniker 13,5 Tillhandahållande/besvara ärenden och ta fram i forskarsal 47 Standardärende tar en timme. En timlön hos arkivpersonal är ca 235 kr. År 2012 hade vi ett ärende på var femte hyllmeter kommunalt material Summa 236

5 RIKSARKIVET Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet Två typer av leveransavgifter tas ut med stöd av 17 arkivförordningen: - Mottagningsavgift som ska täcka Riksarkivets engångskostnader för mottagande av leveranser - Bevarandeavgift som ska täcka Riksarkivets årliga kostnader för förvaring, vård och tillhandahållande av arkiven Om arkiven vid leverans inte uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter kan också med stöd av 32 Riksarkivets instruktion tas ut en - Tilläggsavgift för t.ex. ordnings- och förteckningsarbeten eller vårdinsatser Mottagningsavgift Mottagningsavgiften ska täcka kostnader som är direkt förknippade med mottagandet av leveransen såsom mottagande, kontroll, registrering etc. När det gäller analoga ljud och videoupptagningar ingår också överföring till lagringsbeständigt medium. A) Leveranser av pappershandlingar, kartor/ritningar, mikrofilm, ljud och video Fast avgift Leveransadministration kr per leverans inkl en arkivbildare Om leveransen består av flera delarkiv eller arkivbildare tillkommer 500 kr per delarkiv/arkivbildare Pappersarkiv 60 kr per hyllmeter Kartor och ritningar 9 kr per karta/ritning Mikrofilm 9 kr per mikrofilmrulle Mikrokort 1kr per mikrokort Analog ljudupptagning 965 kr per speltimme Analog videoupptagning kr per speltimme CD audio 512 kr per speltimme DVD video 666 kr per speltimme DV-kassetter 915 kr per speltimme Fotografier 9 kr per foto

6 Avgifterna för kartor/ritningar, mikrofilm, mikrokort och foto får bedömas från fall till fall där ovanstående nivåer är en utgångspunkt. B) Leveranser av databaser, (tabellfiler) och bildfiler 1) Databaser, tabellfiler (flata) Fasta avgifter kr per leverans kr per leverans vid återkommande leverans från samma system 106 kr per fil 972 kr per filtyp 97 kr per fält eller term Kommentarer: Vid återkommande leveranser från samma system debiteras bara filtyp och dess fält om de är nya eller förändrade. Omfattar en leverans mer än en formattyp (t.ex. både tabellfiler och bildfiler) från samma system, reduceras de fasta avgifterna till 25 % för varje tillkommande formattyp. Leveranser av olika delsystem eller avskilda projekt räknas som återkommande leveranser från samma system. Varje sammanställning som ska kunna återskapas (via t.ex. SQL) räknas som filtyp. 2) Bildfiler Fasta avgifter kr per leverans kr per leverans vid återkommande ändrade leveranser från samma system kr per leverans vid återkommande oförändrade leveranser från samma system 0,00088 kr per fil kr per filformat 35 kr per GB x packningsnivåer Kommentarer: Avgiften reduceras per fil och filformat till 50 % vid återkommande ändrade leveranser och till 25 % vid återkommande oförändrade leveranser från samma system. Omfattar en leverans mer än en formattyp (t.ex. både tabellfiler och bildfiler) från samma system, reduceras de fasta avgifterna till 25 % för varje tillkommande formattyp.

7 Leveranser av olika delsystem eller avskilda projekt räknas som återkommande leveranser från samma system. Generell kommentar avseende flera filformat: Reduceringen enligt ovan görs på den formattyp som har lägst engångsavgift. 3) Sökapplikationer (utveckling av sökapplikationer för digitala register som levereras tillsammans med pappersarkiv) Ett register med tillhörande sökapplikation Flera register med tillhörande sökapplikation. Registren har samma struktur och innehåller enhetlig information. Flera register med tillhörande sökapplikation. Registren har inte samma struktur men innehåller enhetlig information kr Första registret kr Följande kr/st Första registret kr Följande kr/st Fler än ett register med tillhörande sökapplikationer. Registren Första och andra registret Har inte samma struktur och innehåller inte likartade information kr/st, följande Lika många register som sökapplikationer kr/st Fördjupad informationsanalys för varje register p.g.a. bristande dokumentation kr per timme Bevarandeavgift A) Leveranser av pappersmaterial, kartor och ritningar samt mikrofilm Bevarandeavgiften beräknas för dessa materialtyper genom att tre olika delar läggs samman; avgifter för förvaring, vård och tillhandahållande. Avgifterna för förvaring och vård kan slutligt fastställas när överenskommelsen tecknas. Avgifterna för tillhandahållandet uppskattas vid samma tidpunkt utifrån bedömd användningsfrekvens. I överenskommelsen regleras att denna del kan omförhandlas efter tre år. Förvaring Med förvaring avses den avgift som ska täcka Riksarkivets långsiktiga kostnader för lokaler och inredning/utrustning av dessa. Pappersmaterial Format/objekt Avgift per hyllmeter A 4 Folio Större 115 kr 132 kr räknas om i förhållande till volymen i jämförelse med A 4 Avgift per karta/ritning Kartor och ritningar A0 1,60 kr A1 0,90 kr

8 A2 0,50 kr A3 0,30 kr Mikrofilm Mikrokort Avgift per filmrulle 2,00 kr Avgift per kort 0,20 kr Fotografier färgdia och färgnegativ 2,00 kr per styck s/v negativ och papperskopior 1,00 kr per styck Vård Med vård avses den avgift som ska täcka Riksarkivets långsiktiga kostnader för t.ex. omemballering, konservering, bindning, skyddskopiering m.m. Format/objekt Avgift per hyllmeter eller objekt Pappersmateriel A4 6,00 kr Folio 6,00 kr Större räknas om i förhållande till volymen i jämförelse med A 4 Kartor och ritningar objekt 0,50 kr Mikrofilm objekt 0,50 kr Mikrokort objekt 0.05 kr Fotografier - färgdia och färgnegativ objekt 1,00 kr - s/v negativ och papperskopior objekt 0,50 kr Tillhandahållande Pappersmaterial Kartor och ritningar Mikrofilm Mikrokort Fotografier 60 kr per hyllmeter 4 kr per karta/ritning 4 kr per mikrofilm 0,40 kr per mikrokort 1 kr per foto Dessa avgifter baseras på normalt efterfrågade bestånd. Om efterfrågan kan bedömas bli väsentligt högre tillämpas i stället följande modell: Avgifterna för tillhandahållande avser framtagning och besvarande av forskarförfrågningar och beräknas utifrån en bedömd användningsfrekvens per år och styckkostnad per framtagning och besvarande av förfrågan. Pappersmaterial samt kartor, ritningar och mikrofilm

9 Framtagning Förfrågan Fjärrlån Sekretessbedömning Kostnad per åtgärd 490,00 kr 490,00 kr 560,00 kr 1 900,00 kr Eftersom avgifterna för tillhandahållande baseras på bedömningar regleras i leveransöverenskommelserna att omförhandling i denna del kan ske efter tre år om stora avvikelser skett i förhållande till dessa bedömningar. B) Leveranser av databaser (tabellfiler) och bildfiler 1) Databaser, tabellfiler (flata) Fast avgift 429 kr per leverans 58 kr per fil 530 kr per filtyp 1 kr per fält eller term 86 kr per GB Kommentar: Vid återkommande leveranser från samma system debiteras bara filtyp och dess fält om de är nya eller förändrade. Leveranser av olika delsystem eller avskilda projekt räknas som återkommande leveranser från samma system. Varje sammanställning som ska kunna återskapas (via t.ex. SQL) räknas som filtyp. Omfattar en leverans mer än en formattyp (t.ex. både tabellfiler och bildfiler) från samma system, reduceras de fasta avgifterna till 25 % för varje tillkommande formattyp. Dessa avgifter baseras på normalt efterfrågade bestånd. Om efterfrågan kan bedömas bli väsentligt högre utgår en i det enskilda fallet beräknad högre avgift. 2) Bildfiler Fast avgift kr per leverans 0,0001 kr per fil 0,18 kr per fil på översta nivå kr per filformat 9,4 kr per GB 8,8 kr per GB x packningsnivåer Kommentarer:

10 Avgiften per leverans och filformat reduceras till 50 % vid återkommande ändrade leveranser och till 25 % vid återkommande oförändrade leveranser från samma system. Omfattar en leverans mer än en formattyp (t.ex. både tabellfiler och bildfiler) från samma system, reduceras de fasta kostnaderna till 25 % för varje tillkommande formattyp. Leveranser av olika delsystem eller avskilda projekt inom ett system räknas som återkommande leverans. Dessa avgifter baseras på normalt efterfrågade bestånd. Om efterfrågan kan bedömas bli väsentligt högre utgår en högre avgift. Generell kommentar avseende flera filformat: Reduceringen enligt ovan görs på den formattyp som har lägst engångsavgift. C) Leveranser av ljud och video Analog ljud 27 kr per speltimme Analog video 77 kr per speltimme CD audio 27 kr per speltimme DVD video 77 kr per speltimme DV-kassetter 77 kr per speltimme Tilläggsavgifter Med tilläggsavgifter avses avgifter till följd av att arkivmaterialet vid leverans inte uppfyllt kraven i arkivföreskrifterna, t.ex. om materialet inte är ordnat och förtecknat eller om vårdinsatser är nödvändiga. Dessa avgifter beräknas från fall till fall med utgångspunkt från beräknat antal timmar samt Riksarkivets timavgifter för aktuella insatser.