Malung-Sälens kommun. Granskning av ombyggnationen av fastighet till idrottsutbildningarna vid Malung-Sälens Gymnasieskola

Transkript

1 Granskning av ombyggnationen av fastighet till idrottsutbildningarna vid KPMG AB 20 april 2015 Antal sidor: 9

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig nämnd/styrelse 2 7. Metod 2 8. Projektorganisation 3 9. Resultat av granskningen Styrdokument och tillämpningsanvisningar Förkortningar Beslutsprocessen Beslutsprocessen år Kommentarer Beslutsprocessen år Kommentarer Upphandlingsprocessen Slutsats Rapport granskning ombyggnation Rosengrensfastigheten.docx

3 1. Sammanfattning KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i fått i uppdrag att granska investeringsprocess och beslutsprocess kring ombyggnaden av Rosengrensfastigheten till träningslokal för. I juni 2013 fick Malung-Sälens gymnasieskola besked om att de hade blivit beviljade ett fortsatt riksintag på skidgymnasiet. I ansökan hade man beskrivit sina utvecklingsplaner för gymnasiet och med det positiva beskedet från Svenska Skidförbundet gällde det nu att omsätta utvecklingsplanerna till verklighet. Vi konstaterar i denna granskning att de beslut som är fattade i denna process inte är tillräckligt dokumenterade och förankrade. Så snart beslutet kom i juni 2013 att Malung-Sälen skulle få utökade platser och behålla riksintag på sitt skidgymnasium borde ett formellt beslut fattats huruvida man skulle investera eller inte. Detta genom att barn- och utbildningsförvaltningen tillsammans med service- och teknik hade arbetat fram ett förslag och gjort en preliminär kostnadsberäkning för projektet. Efter beslut i berörda nämnder borde sedan KS ha behandlat ärendet och föreslagit KF att godkänna ombyggnationen och bevilja ekonomiskt bidrag till detta. Därefter borde en projektgrupp ha tillsatts med representanter från de olika berörda enheterna. De skulle fått ett tydligt uppdrag och direktiv och de skulle regelbundet ha rapporterat vidare om projektets status på formell väg. Även om Malung-Sälen är en relativt liten kommun kan inte beslut och diskussioner om viktiga investeringar ske muntligen i korridorerna. Att inte protokollföra viktiga beslut ger heller inte medborgarna någon insyn i politiken. Framför allt kan man inte utelämna KF från beslutsfattandet. 1

4 2. Bakgrund 3. Syfte KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i fått i uppdrag att granska investeringsprocess och beslutsprocess kring ombyggnaden av Rosengrensfastigheten till träningslokal för. Syftet med granskningen har varit att bedöma om projektet med en ombyggnation av byggnaden till träningshall för gymnasieskolan är förankrat i kommunens organisation på ett korrekt sätt. Vi har därför granskat Hur har beslutsvägarna sett ut? Hur har upphandlingen skett? 4. Avgränsning Granskningen omfattar ombyggnationen av träningslokal för idrottsutbildningarna på Malung- Sälens Gymnasieskola (ombyggnad av Rosengrensfastigheten). Granskningen avser barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen. 5. Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om rutinerna/verksamheten uppfyller Kommunallagen kap 6 Lagen om offentlig upphandling Budget och direktiv från fullmäktige Styrdokument om projektarbete och uppföljning av projekt. Övriga tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Granskningen avser barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen (tekniska kontoret) Granskningen har genomföras genom: Studier av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker 2

5 8. Projektorganisation Granskningen har utförts av Marita Castenhag, konsult under ledning av Lena Forsell, certifierad kommunal revisor. 9. Resultat av granskningen 9.1 Styrdokument och tillämpningsanvisningar Upphandlings- och inköpsreglemente för. Antagen av KF Reviderad av upphandlingsenheten. Riktlinjer gällande upphandling och inköp för. Antagen av KF Reviderad av upphandlingsenheten. Delegationsordning för Kommunstyrelsen. Antagen av KS Reglemente för kommunstyrelsen i. Antagen av KF Arbetsordning för kommunstyrelsen i. Allmänt reglemente för nämnderna i. Antagen av KF Allmän arbetsordning för nämnderna i. Antagen av KF Arbetsordning för kommunfullmäktige. Antagen av KF Förkortningar KF Kommunfullmäktige KS Kommunstyrelse KsAu Kommunstyrelsens Arbetsutskott KsBu Kommunstyrelsens Budgetutskott BUN Barn- och utbildningsnämnd SoT Service- och Teknik RIG Riksidrottsgymnasium 3

6 9.3 Beslutsprocessen Beslutsprocessen år 2013 Nedan följer en tabell som redovisar vilka enheter som har agerat i ärendet i kronologisk ordning. Aktör/Tid feb-13 mar-13 jun-13 sep-13 okt-13 nov-13 dec-13 KS/Utskott 3) 6) 7) 8), 9), 10) 12), 13) Arbetsgrupp 3) 6) Ledningsgrupp Projektgrupp 16) BUN 1) 2) Byggnadsnämnd 15) Service- och Teknik 1) 4) 5), 6) 7) 8), 11) Gymnasieskola 1) 3) 4) 6) 8) KF 14) Näringslivschef 3) 6) Stadsbyggnadskontoret 13) 1) I början av år 2013 bestämmer sig för att skicka in en ansökan om RIG Alpin 2014 till Svenska Skidförbundet. I den ansökan nämns att samtal har även förts med kommunens ordförande i Barn- och utbildningsnämnden, skolchefen samt kommunens fastighetschef. 2) BUN har sammanträde I punkten 6 om verksamhetsberättelse 2013 står att läsa att förvaltningen står inför stora utmaningar framöver med oförändrad budgetram. Bland annat Utveckling av RIG-utbildning på gymnasiet. 3) KsAu beslutar att tillsätta en arbetsgrupp (skola/näringsliv) med uppdrag att klargöra beslutsprocessen, utarbeta strategi- och handlingsplan för ett bibehållet RIG. Sammankallande i gruppen är näringslivschefen. 4) Gymnasieskolan får beslut från Svenska Skidförbundet att skolan får RIG. Samtal pågår mellan gymnasiechef och fastighetschef. Fastighetschefen säger att han har skrivit ett tjänsteutlåtande om en ombyggnation, men något sådant står inte att finna. 5) Service- och teknik informerar KS om att Rosengren utvecklas till ett projekt som kommer att skapa sysselsättning inom SoT. 6) KsAu beslutar att service- och teknik ska ingå i arbetsgruppen (skola/näringsliv)

7 7) Förslag inkommer till KsAu från arbetsgruppen att lokalisera RIG till Rosengrensfastigheten. Dessutom beslutar KsAu att Service- och teknikförvaltningen uppdras att kostnadsberäkna om- och tillbyggnad av Rosengrensfastigheten i enlighet med tjänsteutlåtande från ) har man ett arbetsmöte (informellt) som inte protokollförs då ingen sekreterare är närvarande. Deltar i mötet gör den politiska styrgruppen (majoriteten i KsBu) samt SoT. Underlag för budget och investeringsplan diskuteras och summor läggs fram. Summan om 6 mkr för 2014 tas då fram som en start/början för ombyggnationen. En behovsutredning pågår då mellan SoT och gymnasiet. 9) skriver Planeringschefen och ekonomstrategen ett tjänsteutlåtande till kommunfullmäktige där man kort beskriver kommande investeringar samt förslag till investeringsplan bifogas. 10) har KsBu sammanträde angående investeringsplanen. KsBu föreslår till KS att man beslutar i enlighet med tjänsteutlåtandet per med vissa justeringar. 11) skriver SoT ett tjänsteutlåtande till KsAu att man bör ge stadsbyggnadskontoret i uppdrag att påbörja ett detaljplanearbete för fastighet Svetsaren 1 i syfte att inrymma RIG i Rosengrenslokalerna. 12) bifaller KS till KsBu s förslag. 13) ger KsAu stadsbyggnadskontoret i uppgift att påbörja detaljplanearbete för fastighet Svetsaren 1 i syfte att inrymma RIG i Rosengrenslokalerna. 14) antas investeringsplanen för i paragraf 117 av Kommunfullmäktige. Debatten i ärendet redovisas som protokollsbilaga. I investeringsplanen upptas 6 mkr år 2014 för investeringen. Dock har KS ordförande, enligt uppgift, muntligen informerat KF om att 6 mkr bara är en uppstartskostnad och att kostnadsberäkning pågår och kommer att komplettera investeringsplanen för ) beslutar byggnadsnämnden att detaljplanearbete får påbörjas. 16) hålls första projektmötet avseende ombyggnationen av Rosengrensfastigheten. Här finns inget skriftligt beslut om att köra igång. Klartecknet att köra igång, enligt SoT, gavs till barn- och utbildningsförvaltningen när beskedet kom att Malung-Sälen fick RIG ( ). 5

8 9.3.2 Kommentarer KsAu tillsatte en arbetsgrupp med uppdrag att klargöra beslutsprocessen, utarbeta strategi- och handlingsplan för ett bibehållet RIG. Enligt både näringslivschefen och gymnasieskolchefen var det inte så de hade uppfattat uppdraget. Enligt dem handlade det endast om en samverkan mellan näringsliv och skola för att få behålla RIG. Ingen har klargjort beslutsprocessen. Fastighetschefen informerade gymnasiechefen om att ett tjänsteutlåtande till KS var skrivet angående ombyggnationen av Rosengren. Redan i juni 2013 står det alltså redan klart att det är Rosengrensfastigheten som ska byggas om för att inrymma träningsanläggning till RIG. Ett tjänsteutlåtande skrivet av fastighetschefen går dock inte att finna. Genom att fastighetschefen förde diskussioner med gymnasieskolan om ombyggnation så insåg SoT att det skulle innebära arbete för dem. Därför skrev de ett tjänsteutlåtande till KS och KS beslutade att SoT skulle ingå i arbetsgruppen. Något möte med arbetsgruppen blev inte SoT kallade till. Den kostnadsberäkning som SoT blev ålagda att utföra för ombyggnationen i oktober 2013 blev inte klar förrän under våren 2014 i samband med att upphandlingsprocessen kom igång och anbud inkom från entreprenörer. Då först visste man vad projektet skulle kosta. BUN var under den här perioden inte involverade i beslutsprocessen utan ansåg att investeringen var KS ansvar. De blev dock hela tiden muntligen (informellt) informerade om projektets fortskridande. Inga protokoll om detta har förts, varken att BUN lämnar över ansvaret på KS eller att BUN har fått information från KS. Vid beredning av investeringsplanen för hölls ett arbetsmöte som inte protokollfördes och i december 2014 antog KF den föreslagna investeringsplanen där 6 mkr var avsatta för ombyggnation av Rosengrenfastigheten. KS framhöll muntligen för KF att detta bara var en uppstartskostnad och att den skulle komma att kompletteras vid nästa investeringsplan. Detta är dock inte protokollfört. I och med att investeringsplanen godkändes tillsatte SoT en projektgrupp som höll sitt första projektmöte tre dagar efter antagen investeringsplan. Något särskilt beslut eller direktiv till SoT lämnades inte som gav klartecken att starta upphandlingsprocessen utan man anser att klartecken att starta lämnats redan beskedet kom att Malung-Sälen blev beviljade RIG. 6

9 9.3.3 Beslutsprocessen år 2014 Nedan följer en tabell som redovisar vilka enheter som har agerat i ärendet i kronologisk ordning. Aktör/Tid jan- 14 feb-14 mar-14 maj- 14 jun- 14 sep-14 dec-14 KS/Utskott 18), 20) Arbetsgrupp Ledningsgrupp Projektgrupp 16) 16) 24) BUN 18), 19) 25) 26) Byggnadsnämnd 17) 23) Service- och Teknik 18), 20), 21) 22) Gymnasieskola 18) 25) 26) KF 21) Näringslivschef Stadsbyggnadskontoret 17) inkommer bygglovsansökan till byggnadsnämnden angående ändrad användning. 18) bestämmer KsAu att tillsätta en ledningsgrupp med uppdrag att samordna de tekniska, pedagogiska och ekonomiska kraven och effekterna gällande ombyggnaden av Rosengrensfastigheten för RIG-utbildningarna. Förvaltningschefen för SoT ges i uppdrag att leda ledningsgruppen. BUN uppdras att utse representanter att ingå i ledningsgruppen. Dessutom redogör förvaltningschef och fastighetschef för det pågående planeringsarbetet och föreliggande underlag avseende iordningsställande av lokaler för RIG för KsBu. Dessa beslutar att SoT tillsammans med Barn- och utbildningsförvaltningen ska analysera underlag för iordningsställande av lokaler i förhållande till riksidrottsförbundets krav. Dessutom får SoT i uppgift att se över kostnaderna för kommande investeringar och lämna förslag på finansiering av investeringarna. BUN ska redovisa förväntade intäkter av utökningen av RIG. 19) utser BUN förvaltningschef och gymnasiechef som representanter att ingå i ledningsgruppen. Förvaltningschef och gymnasiechef uppdras att redovisa förväntade intäkter av utökningen av RIG. 20) Enligt SoT meddelas KsAu/KsBu vid att av de stående mötena att han inte anser att han ska vara sammankallande och samordna projektet, utan skolchefen. Detta finns dock inte protokollfört. 21) Löpande under våren rapporterar SoT till KsBu om kostnadsberäkningen. Detta sker i samband med det årliga arbetet med investeringsplanen (för 2015). Investeringsplanen för fastställs av KF där 12 mkr är anslagna för det fortsatta arbetet med ombyggnad av Rosengrensfastigheten. Finns inte särskilt protokollfört. 22) beställer man entreprenadarbeten till ett pris av ca 16,5 mkr. 7

10 23) har Byggnadsnämnden sammanträde och beslutar om att bevilja ett tidsbegränsat bygglov för ändrat användningssätt av industribyggnad till lokaler för skidgymnasium. Detta i enlighet med upprättat tjänsteutlåtande daterat ) har projektgruppen startmöte för den upphandlade totalentreprenaden. 25) besöker sportchefen BUN för att redogöra för aktuellt läge avseende RIG och dess nya lokaler. 26) informerar skolchefen BUN att 17,5 mkr är avsatta för ombyggnationer i Rosengrenfastigheten samt 500 tkr till inventarier Kommentarer Under våren 2014 förbereds inför ombyggnationen. Tidsbegränsat bygglov beviljas och detaljplaneändringsarbete påbörjas. Samtidigt pågår projektmöten under januari och februari där en detaljerad kravspecifikation skrivs och förfrågningsunderlag tas fram. Det är därför märkligt att KS beslutar att tillsätta en ledningsgrupp med uppdrag att samordna de tekniska, pedagogiska och ekonomiska kraven och effekterna gällande ombyggnationen. SoT ges i uppdrag att leda ledningsgruppen, men avsäger sig senare det uppdraget. Detta är dock inte protokollfört. Några möten i denna ledningsgrupp hölls aldrig. KS ger BUN i uppdrag att redovisa förväntade intäkter av utökningen av RIG. BUN ger i sin tur detta uppdrag till gymnasieskolechefen. Någon redovisning tillbaka har inte skett. Enligt gymnasiechefen är det omöjligt att räkna ut hur mycket intäkterna förväntas öka pga. RIG. 9.4 Upphandlingsprocessen Enligt den delegationsordning som är antagen av KS och som gäller i, har Förvaltningschef på SoT delegation på att genomföra byggupphandlingar. Man har i det här ärendet samarbetat med upphandlingsenheten som tillstyrker att upphandlingen har gått korrekt till. Det är även SoT som är byggherrens ombud enligt AB92. I denna totalentreprenad har SoT klargjort detta för samtliga inblandade i byggprojektet. Dock har gymnasieskolan gjort ett fåtal egna korrigeringar som de kommunicerat direkt till entreprenören, vilket har fördyrat ombyggnationen något. 8

11 9.5 Slutsats Så snart beslutet kom i juni 2013 att Malung-Sälen skulle få utökade platser och behålla riksintag på sitt skidgymnasium borde ett formellt beslut fattats huruvida man skulle investera eller inte. Detta genom att barn- och utbildningsförvaltningen tillsammans med service- och teknik hade arbetat fram ett förslag och gjort en preliminär kostnadsberäkning för projektet. Efter beslut i berörda nämnder borde sedan KS ha behandlat ärendet och föreslagit KF att godkänna ombyggnationen och bevilja ekonomiskt bidrag till detta. Därefter borde en projektgrupp ha tillsatts med representanter från de olika berörda enheterna. De skulle fått ett tydligt uppdrag och direktiv och de skulle regelbundet ha rapporterat vidare om projektets status på formell väg. Även om Malung-Sälen är en relativt liten kommun kan inte beslut och diskussioner om viktiga investeringar ske muntligen i korridorerna. Att inte protokollföra viktiga beslut ger heller inte medborgarna någon insyn i politiken. Framför allt kan man inte utelämna KF från beslutsfattandet. KPMG, dag som ovan Marita Castenhag Konsult Lena Forsell Kundansvarig/certifierad kommunal revisor 9